Definitieve versie d.d. juli 2017

Strategisch plan Hub

2017-2020 Begeleiding, spreken bij uitvaarten en het gesprek-bij-leven

Het strategisch plan, humanistische uitvaartbegeleiding, geeft een analyse van de huidige situatie en

een reeks onderwerpen voor het handhaven van de continuïteit op langere termijn.

2

Hub Strategisch beleidsplan 2017 - 2020 Voorwoord De komende jaren gaat het om de levensvatbaarheid van de Hub en het realiseren van een landelijke dekking voor onze dienstverlening. Om hieraan inhoud te geven heeft een onderzoek plaatsgevonden naar onze kwaliteit, zichtbaarheid en identiteit. Dit onderzoek is uitgevoerd door studenten van de Universiteit voor Humanistiek. Op advies is een strategiegroep geïnstalleerd waarin zoveel mogelijk regio’s zijn vertegenwoordigd. Zij hebben van het Stichtingsbestuur de opdracht gekregen om in strategisch beleidsplan op te stellen met ruimte voor eenheid én diversiteit. Inmiddels is het strategisch plan besproken op alle niveaus in onze organisatie. Van alle Rwu’s heeft het Stichtingsbestuur een reactie ontvangen. De reacties zijn zoveel mogelijk verwerkt in deze aangepaste versie van het “Strategisch plan Hub 2017 – 2020” en op 23 maart 2017 besproken in het Stichtingsbestuur. Op de Besturendag van 31 maart 2017 vragen we instemming van de regiobesturen met de tekst en inhoud van deze aangepaste versie. Gelijktijdig wordt de nota voorgelegd aan de Raad van Toezicht eveneens met de vraag of zij kan instemmen met de tekst en inhoud van het “Strategisch plan 2017 - 2020”. Op 1 juni 2017 heeft de Raad van Toezicht, met inachtneming van een aantal opmerkingen, ingestemd met het strategisch plan. De definitieve versie treft u hierbij aan. Het Stichtingsbestuur is van mening dat na de Besturendag van eind 2016 voldoende ruimte is gegeven voor inspraak en overleg met alle besturen en onze leden. Hierdoor is draagvlak ontstaan en zijn we gestart met de realisatie van een aantal doelstellingen en acties. In hoofdstuk 8 zijn doelstellingen en acties geformuleerd, alsmede hoe en wanneer de activiteiten zijn gepland voor realisatie. Een aantal acties uit dit strategisch plan zijn inmiddels gestart. Als voorbeelden kunnen genoemd worden: a) samenstellen van een Social Media Werkgroep (SMW) en b) de bevoegdhedenmatrix, gebaseerd op de huidige situatie, treft u hierbij aan. Tijdens de Besturendag van 31 maart 2017 is de matrix besproken en wordt opgenomen in het Hub Handboek. Wanneer de Akte van oprichting ofwel het RWU Reglement wijzigt, wordt de matrix hierop aangepast. Het strategisch plan, met alle onderliggende notities als naslagwerken, zij onze referentiepunten en de koers voor de komende vier jaren. Namens het stichtingsbestuur, Coby Molenaar, voorzitter Juli 2017

3

Begeleidend schrijven bij strategisch plan Hub 2017 - 2020

De opdracht De Strategiegroep kreeg van het stichtingsbestuur het verzoek om een strategisch plan op te stellen voor de jaren 2017 – 2020 met ruimte voor eenheid én diversiteit. In de groep zaten, behalve de voorzitter Coby Molenaar: Lou Verhage (Drenthe- Overijssel en Flevoland), Sabina Rietveld en Paul In der Rieden (Friesland), Henk Mulderij (Limburg), Nico Vos (Midden-Nederland), Joyce Hes (Noord-Holland), Hannie Vonk (Zeeland) en Mariëtte Osinga (communicatieadviseur).

De hoofdlijnen van het plan Het strategisch plan 2017- 2020 gaat ervan uit dat ook op lange termijn behoefte bestaat aan professionele vrijwilligers die spreken bij uitvaarten, omdat wij vinden dat iedereen recht heeft op een persoonlijk, respect- en waardevol afscheid van het leven. Steeds meer mensen willen een afscheid zonder religie en er blijven altijd mensen die zelf niet in staat zijn om te spreken bij het afscheid van een dierbare. Onze kerntaak blijft het schrijven en uitspreken van toespraken bij uitvaarten. De commerciële uitvaartbranche waarin we werken is dynamisch en staat onder druk. Het is verrassend hoeveel nieuwe diensten er worden aangeboden. De opkomst van zzp-ers heeft de uitvaartbranche verandert, “de dood is in“. De Hub-leden denken dat we ons staande kunnen houden als vrijwilligers in deze commerciële omgeving als we goede kwaliteit blijven leveren, investeren in Pr, de samenwerking zoeken met uitvaartverzorgers, participeren in relevante netwerken en inspelen op de veranderende vraag. Nietsdoen en alles laten zoals het is, is in de ogen van het Stichtingsbestuur geen optie. Hoe we de komende jaren staande kunnen blijven staat in dit strategisch plan. De belangrijkste richtingen waarvoor we kiezen zijn:

- ons meer richten op de ontwikkelingen in de buitenwereld;

- zorgen voor een goed geoliede interne organisatie, waarin de verantwoordelijkheden

en taken van de landelijke en regionale besturen helder zijn;

- samen aan de slag gaan, elkaar informeren en bereid zijn om te helpen.

In feite zijn we de afgelopen jaren deze weg al ingeslagen.

Inhoud van het strategisch plan 2017-2020 Hoofdstuk 1: Waar staat de Hub nu?

Hoofdstuk 2: De positie van de Hub in de uitvaartwereld

Hoofdstuk 3: Ontwikkelingen rondom de Hub

Hoofdstuk 4: Kansen, bedreigingen, sterkten en zwakten van de Hub

Hoofdstuk 5: Enkele knelpunten nader belicht

Hoofdstuk 6: Visie van de Hub voor de komende jaren

Hoofdstuk 7: De Hub in de toekomst

Hoofdstuk 8: Doelstellingen en acties

Hoofdstuk 9: Prioriteiten

De totstandkoming van het conceptplan en de vervolgstappen De Strategiegroep is in de maanden mei t/m september zes keer bijeen geweest alvorens het eerste concept in september is voorgelegd aan het stichtingsbestuur. Een maand later is het plan besproken op de Besturendag en met de Raad van Toezicht. In november zijn de hoofdlijnen van het plan gepresenteerd op de Themadag en was er gelegenheid tot het stellen van vragen. Daarna is het plan aangepast en toegezonden aan alle leden voor intern regionaal overleg. De ontvangen reacties zijn zo goed mogelijk opgenomen in het aangepaste strategisch plan wordt op 31 maart 2017 voor de laatste keer besproken met de regiobesturen. Na vaststelling ervan gaat het stichtingsbestuur met de regiobesturen en de raad van toezicht aan de slag met de implementatie, door uitvoering te geven aan de geformuleerde doelstellingen en bijbehorende acties.

4

1. Waar staat de Hub nu? De Stichting Humanistische Uitvaartbegeleiding (Hub) is op 27 oktober 2004 opgericht voor onbepaalde tijd. Wij zijn een stichting van het Humanistisch Verbond en hebben geen winstoogmerk. Ons uitgangspunt is dat ieder mens recht heeft op een waardevol afscheid van het leven. De humanistische waarden zijn hierbij onze inspiratiebron. De Hub is een kleine stichting met vrijwilligers en beperkte middelen voor ondersteunend personeel. Ruim 160 professionele vrijwilligers zetten zich anno 2015 in met het spreken bij uitvaarten en het voeren van gesprekken bij leven. In 2016 is het aantal vrijwilligers gedaald naar 140. Op dit moment werken er twee zzp'ers voor de Hub: een administratieve kracht annex webmaster voor minimaal 12 uren per week en een Pr- en communicatieadviseur werkt 6 uur per week voor de stichting. Het aantal keren dat onze sprekers betrokken werden bij uitvaarten daalde de afgelopen 10 jaar geleidelijk tot 1538 dienstverleningen in 2014. De Hub is betrokken bij 1,1 à 1,2% van het totaalaantal uitvaarten in Nederland. Tegen de achtergrond van een toenemende secularisering - ongeveer de helft van de Nederlanders noemt zich buitenkerkelijk- en een stijgende vraag naar buitenkerkelijke vormen van afscheid, is het landelijk percentage van 1,2% laag te noemen. Gelukkig groeide het aantal uitvaarten in 2015 naar 1614 en in 2016 tot het aantal van 1677 diensten. Daarnaast voerden we in 2015, 50 gesprekken bij leven en in 2016 daalde het aantal naar 41 gesprekken. Het is te vroeg om te zeggen of er sprake is van een trendbreuk of dat de groei in 2015 en 2016 louter toeval is. Om ervoor te zorgen dat het daadwerkelijk een trendbreuk wordt, is het van belang om een strategisch beleidsplan voor de komende jaren te hebben. Een andere reden voor het opstellen van dit plan zijn de verschillen in werkwijze tussen de negen regio’s 1 in het land. Dit als gevolg van het uitgangspunt: “Wat in de regio kan, moet in de regio gebeuren”. In het 2015 uitgevoerde onderzoek door studenten van de Universiteit voor Humanistiek naar de kwaliteit, zichtbaarheid en identiteit van ons werk, geven de studenten aan het wenselijk te vinden om onze organisatie en uitgangspunten kritisch tegen het licht te houden. Uit genoemd onderzoek door de studenten, naar onze kwaliteit, zichtbaarheid en identiteit is de volgende beeldvorming over onze diensten naar voren gekomen. Er is onbekendheid bij een grote groep mensen over wat het humanisme is, waardoor dat het woord “humanistisch” onjuiste beelden of negatieve associaties oproept. Dit komt voor bij de uitvaartverzorgers en nabestaanden. Dit kan een uitvaartverzorger ervan weerhouden om sprekers van de Hub naar voren te schuiven in het eerste gesprek dat hij heeft met nabestaanden. Naar aanleiding van genoemd onderzoek wordt geadviseerd om op landelijk niveau te werken aan eenheid in beleid met name voor de interne administratieve organisatie. Op regio-niveau blijft het belangrijk om in te spelen op de regionale cultuurverschillen door differentiatie en op het individuele niveau de persoonlijke voorkeuren te respecteren door acceptatie van fragmentatie. Bij het laatste punt kan gedacht worden aan de persoonlijke wensen voor praktische invulling van werkzaamheden. Keuzevrijheid is een groot goed in onze organisatie, mits de keuzes blijven binnen de gestelde beleidskaders is dit te realiseren. Het uitgangspunt is, dat in principe iedere spreker alle werkzaamheden kan doen waarvoor hij/zij is opgeleid. Voor de coördinatoren is daarom van belang om te weten of een spreker wel of niet een uitvaart wil/kan doen wanneer er bijvoorbeeld sprake is van zelfdoding, een overleden kind of bijzondere familieomstandigheden. Onze coördinatoren dragen zorg voor een adequate inzet bij aanvragen voor ondersteuning van nabestaanden. Juist de mogelijkheid tot individuele voorkeuren maakt ons tot een sterke, flexibele en een interessante organisatie op de uitvaartmarkt.

1 Eind 2016 heeft Nood- en Zuid-Holland aangegeven als één regio verder willen gaan. Hierdoor is het aantal regio’s gedaald van 9 naar 8.

5

2. De positie van de Hub in de uitvaartwereld Onze sprekers acteren als professionele vrijwilligers in een commerciële omgeving. De grote uitvaartbedrijven zoals Dela, Monuta en Yarden verzorgen ongeveer 40% van alle uitvaarten in Nederland. Mede door het feit dat deze bedrijven eigen crematoria exploiteren en actief zijn op de markt met uitvaartverzekeringen kunnen zij voor zichzelf een groot aantal uitvaarten verwerven. Naast de drie grote spelers zijn er de plaatselijke of regionale begrafenisverenigingen en talloze kleine zelfstandig gevestigde uitvaartverzorgers, die in een aantal gevallen zijn uitgegroeid tot middelgrote ondernemers. Zij verdelen de overige 60% van de uitvaartmarkt. Het vrijgeven van de uitvaartmarkt en de komst van zzp'ers heeft de uitvaartbranche veranderd in een concurrentiemarkt. Het aantal uitvaartbedrijven groeit en voor de consument is het keuze aanbod vergroot. Mede daardoor neemt de concurrentie toe. Uitvaartondernemers worden uitgedaagd zich beter te profileren, kwaliteit te leveren en in te spelen op de veranderende wensen van consumenten. We zien dat het aantal kleine bedrijven groeit dat diensten aanbiedt om een afscheid persoonlijker te maken zoals b.v. de ritueelbegeleiders, makers van lijkwaden en fotografen. Zzp'ers die spreken bij uitvaarten en ritueelbegeleider zijn, spelen flexibel in op de toename van het aantal uitvaarten en de veranderende behoeften bij het grote publiek. Zij bieden net als de Hub, diensten aan om te spreken bij uitvaarten en deze te begeleiden. Een onderscheidend verschil is, dat zij werken met commerciële tarieven en wij een sterke prijs - kwaliteit verhouding aanbieden. Onze positie als spreker is voor de nabestaanden een andere dan die van de uitvaartverzorger. De verzorger komt in de eerste plaats om een aantal praktische zaken te regelen. Hoe empathisch hij ook wil zijn, wanneer hij buiten staat moet zijn checklist afgewerkt zijn. Wij komen veelal op een tijdstip dat de eerste emotie wat verwerkt is en er ruimte is om samen met nabestaanden na te denken over de praktische en persoonlijke invulling van de uitvaartplechtigheid.

3. Ontwikkelingen rondom de Hub

Demografisch

Door de vergrijzing zal naar verwachting het aantal uitvaarten in Nederland, tot het jaar 2050 toenemen met 40%.

Maatschappelijk

De ontkerkelijking zet door met als gevolg dat steeds minder mensen behoefte hebben aan een kerkelijke uitvaart.

Het taboe rondom de dood wordt minder. Ouderen en zieken denken en praten meer over de naderende dood en geven vaker tijdens hun leven aan welke ideeën zij hebben over hun afscheid van het leven.

Nabestaanden zijn steeds meer in staat om zelf te spreken of iets te doen bij uitvaarten en spelen een steeds grotere rol bij de vormgeving van de uitvaart.

De groep mensen die geen geld heeft voor een uitvaart neemt ook toe. Steeds minder mensen sluiten een overlijdensverzekering af. Hoe groot deze groep is, is ons niet bekend.

Veranderende vraag

De behoefte aan een persoonlijkere invulling van het afscheid groeit. Er is meer behoefte aan maatwerk en doe het zelf-uitvaarten.

Via het zoeken op internet worden diensten en prijzen met elkaar vergeleken.

Steeds vaker wordt bij een afscheid gekozen voor een besloten bijeenkomst.

Mensen zoeken naar andere dan kerkelijke manieren om hun behoefte aan spiritualiteit te voeden.

Onze sprekers leiden vaker op verzoek van nabestaanden de gehele afscheidsceremonie. In 2015 gebeurde dit in ongeveer 58% van de gevallen en in 2016 was dit percentage 40.

6

Er is een toename van het aantal mensen dat tijdens hun ziekbed of leven vraagt om een gesprek met iemand van de Hub om hun levensverhaal op te tekenen.

Samenwerking met andere humanistische organisaties

De laatste jaren zoeken de humanistische organisaties naar meer verbinding met elkaar. Er is sprake van nieuwe samenwerkingsinitiatieven, die zichtbaar worden door activiteiten van de Humanistische Alliantie en het opzetten van een Humanistisch Portaal door het Humanistisch Verbond.

4. Kansen, bedreigingen, sterkten en zwakten van de Hub Alvorens een strategisch beleidsplan voor de komende jaren op te stellen heeft de Strategiegroep een inventarisatie gemaakt van de (interne) sterke en zwakke punten en de (externe) kansen en bedreigingen. Hieronder kunt u deze zogenaamde SWOT-analyse lezen. De strategiegroep heeft deze punten in volgorde van belang voor de Hub gerangschikt. Zij realiseert zich hierbij dat de beleving van het belang van diverse punten tussen de regio’s kan verschillen. Kansen voor de Hub * Meer mensen willen een toespraak die niet gebonden is aan een levensovertuiging. * Een groeiende groep mensen wil tijdig hun levensverhaal laten optekenen. * Wij kunnen uitvaartverzorgers ontlasten door tijd en aandacht te besteden aan nabestaanden. * Uitvaartverzorgers worden explicieter in hun verwachtingen van onze sprekers. * Een digitaal portaal van humanistische organisaties kan onze bereikbaarheid verbeteren. * Nabestaanden willen vaker maatwerk bij een uitvaart. * Intensievere contacten met humanistische organisaties vergroot de mogelijkheden op Pr-gebied. * Directe en frequente contacten met uitvaartverzorgers kunnen onze naamsbekendheid vergroten. * Onze ruime ervaring met bijzondere (moeilijke) uitvaarten. * Nog steeds zijn veel nabestaanden zelf niet in staat te spreken bij een uitvaart. * Ons manifesteren in een groeiende omgeving van mensen met een migratie achtergrond en eigen

uitvaartrituelen. * Onze tarieven zijn lager dan die van zzp'ers. * Onze rijke bestuurlijke ervaring en kennis bieden kansen bij het uitbreiden van onze netwerken en

het aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden. Bedreigingen * Onze afhankelijkheid van uitvaartverzorgers wat betreft het aantal aanvragen. * Zzp'ers hebben vaak een nauwe samenwerking met ondernemers en verdringen ons van de markt. * Samenwerking met humanistische organisaties kan tegen ons werken als mensen de humanistische

levensbeschouwing zien als een ‘alternatieve kerk’. * Uitvaartverzorgers gaan zelf meer spreken bij uitvaarten. * Uitvaartondernemers brengen een opslag in rekening voor onze werkzaamheden. * De dynamiek in de ontwikkeling van onze multiculturele samenleving. * Ons tarief is niet doorslaggevend bij de keuze tussen onze sprekers of zzp'ers. * Een tekort aan sprekers vergroot de kans dat we “nee” moeten verkopen bij aanvragen. Sterke punten * De tijd en aandacht die we kunnen en willen besteden aan nabestaanden en aan onze diensten. * Wij zetten de mens in zijn omgeving centraal en zijn niet gebonden aan een (dogmatische)

levensovertuiging. * Onze sterke intrinsieke motivatie en persoonlijke betrokkenheid. * De kwaliteit van ons werk wordt gewaarborgd door een vakgerichte opleiding en intervisie. * Onze ervaring en deskundigheid om te spreken bij zogenaamde moeilijke gevallen.

7

* Wij kunnen vrijwel altijd de aanvragen honoreren, omdat we landelijk en regionaal opereren en een diversiteit aan sprekers hebben.

* Het aanbieden van maatwerk. * We zijn een niet-commerciële partij in een commerciële wereld. * De gunstige prijs- kwaliteitsverhouding van onze diensten. Zwakke punten * We zijn onbekend bij het grote publiek en voor nabestaanden moeilijk vindbaar op het internet. * Onze organisatie mist landelijk beleid voor het ambassadeurschap, het aangaan van 1 : 1-relaties

met uitvaartondernemers, de profilering als humanistisch spreker en kwaliteitsbewaking. * De aansturing van de organisatie verloopt niet meer naar wens. Het uitgangspunt “Wat in de regio

kan, moet in de regio gebeuren” belet efficiënte aansturing op verschillende niveaus in onze organisatie en het ontbreken van een helder en eenduidig Pr-beeld naar buiten toe.

* De organisatie als geheel heeft beperkt contact met uitvaartondernemers. * De organisatie speelt onvoldoende en traag in op veranderingen in de uitvaartbranche. * De coördinatiefunctie is kwetsbaar, in het bijzonder de facilitering ervan. * De Raad van Toezicht kan haar taken niet goed uitvoeren vanwege de huidige samenstelling en de

meerstemmige organisatiecultuur. * Het contact tussen het landelijk bestuur, de regio’s en sprekers verloopt eveneens niet naar wens.

In enkele regio’s zijn vergelijkbare problemen gesignaleerd in de afstand tussen het Stichtingsbestuur, de regionale besturen en onze sprekers.

5. Enkele knelpunten nader belicht Diverse knelpunten hangen met elkaar samen en in dit hoofdstuk worden enkele van die samenhangende knelpunten nader belicht. 5.1 Het teruglopend aantal uitvaarten en vrijwilligers Het geringe aantal uitvaarten dat wij verzorgen is 1,1 à 1,2 % van de uitvaartmarkt, heeft waarschijnlijk te maken met onze onbekendheid bij het grote publiek en de slechte vindbaarheid van de Hub via het internet. Bekendheid van de Hub bij uitvaartverzorgers en nabestaanden is van wezenlijk belang. Het grote aantal uitvaarten dat de regio Friesland verzorgt, is een indicatie dat er een directe relatie bestaat tussen de bekendheid van de Hub en het aantal spreekbeurten bij uitvaarten. Door het doen van meer uitvaarten en een actief Pr-beleid zullen ook meer mensen bekend raken met het bestaan en de mogelijkheden van de Hub. Uitvaartverzorgers kunnen kiezen uit o.a.: zelf spreken, een spreker van de Hub uitnodigen of gaan samenwerken met een zelfstandig sprekers die als zzp’er op commerciële basis werkt. De afgelopen decennia is de groep zzp'ers zichtbaar gegroeid, zowel in de uitvaartverzorging als op het werkgebied van ‘spreken bij uitvaarten’. Zzp'ers zijn flexibel, herkenbaar en bouwen snel een samenwerking-relatie en netwerk op met uitvaartverzorgers. Door deze directe werkrelatie, kan het gevolg daarvan zijn dat de sprekers van de Hub minder worden gevraagd. Het aantal vrijwilligers is in 2016 teruggelopen van 162 vrijwilligers per 1 januari 2016 naar 140 per 31 december 2016. Het aantal actieve sprekers is in 2016 gedaald van 125 naar 114. In het voorjaar van 2017 zijn 12 nieuwe sprekers in opleiding gegaan tot spreker bij uitvaarten, waardoor het aantal actieve sprekers weer op een gewenst niveau is. Voor een gezonde vrijwilligersorganisatie is het noodzakelijk dat het aantal aanvragen voor dienstverlening en het aantal actieve sprekers in de komende jaren op het huidige niveau blijft. Een daling brengt het voortbestaan van de Hub in gevaar. De levensvatbaarheid van de Hub loopt gevaar bij een daling beneden de ondergrens van 1600 uitvaarten per jaar. Voor de handhaving van kwaliteit in uitvaartbegeleiding is een ondergrens, van minimaal één uitvaart per maand, vereist.

8

Een verdere inkrimping van het totaalaantal vrijwilligers en beroepsmatige ondersteuning verzwakt de organisatie en vergroot de werkdruk voor bestuursleden. Dit is een ongewenste ontwikkeling en daarom is het een bestaansvoorwaarde dat de Hub voldoende vrijwilligers blijft beschikken. We willen voorkomen dat we bij aanvragen “nee” moeten verkopen. Als dat gebeurt verliezen we één van onze sterke troeven. De landelijke dekking en kunnen voldoen aan de vraag van nabestaanden. De afgelopen jaren heeft de landelijke Pr-groep samen met de communicatieadviseur flink aan de weg getimmerd om de trend van het teruglopend aantal uitvaarten te keren. Hiervoor zijn concrete aanleidingen benut, zoals ons 10-jarig bestaan en de uitgave van publicaties. Het is moeilijk vast te stellen of deze publicaties hebben geleid tot de kleine opbloei van het aantal aanvragen in dienstverlening in 2015. In 2016 zijn nieuwe folders gemaakt voor “het spreken bij uitvaarten” en “het gesprek bij leven”. Voor 2017 is het gewenst dat er een Pr- en marketingplan wordt gemaakt. 5.2 Toenemende concurrentie en onze sterke afhankelijkheid van uitvaartondernemers Onze belangrijkste “concurrenten” zijn de zzp'ers die er hun beroep van hebben gemaakt om te spreken bij uitvaarten en de regie te voeren. Ondanks hun hogere tarief weten zij in sommige regio’s veel werk naar zich toe te trekken. Dit schrijven wij vooral toe aan het feit dat zij in staat zijn, een één op één relaties aan te gaan met uitvaartverzorgers. Een uitvaartverzorger wil erop kunnen vertrouwen dat een spreker snel beschikbaar is, wie er komt en kwaliteit levert. Steeds meer uitvaartverzorgers willen hun specifieke wensen voor een type spreker gehonoreerd zien. Dit kan voortkomen uit kwaliteitsoverwegingen, het beeld over de juiste match met nabestaanden of omdat de verzorger bepaalde wensen of voorkeuren heeft over de manier van samenwerken. Een aantal van onze sprekers wil alleen spreken bij de uitvaart en veel andere sprekers nemen ook graag de regie van de uitvaart op zich. Dit is een keuzevrijheid van onze sprekers en past in de visie van diversiteit en fragmentatie, afgestemd op de lokale behoeften. 5.3 Verschillende werkwijze in de regio’s leidt tot problemen Uit het onderzoek van de studenten naar onze kwaliteit, zichtbaarheid en identiteit komt naar voren dat het uitgangspunt: “Wat in de regio kan, moet in de regio gebeuren” heeft geleid tot grote verschillen in de organisatie tussen de regio’s onderling. Bijvoorbeeld wat betreft de administratieve organisatie en financiële administratie; de profilering als humanistisch spreker en het ambassadeurschap; intensivering van de relatie van met uitvaartondernemers. Het is door deze diversiteit moeilijk een eenduidig gezicht naar buiten toe te tonen en een landelijk Pr-beleid op te stellen. Het stichtingsbestuur vindt het lastig om adequaat leiding te geven aan de Hub-organisatie, omdat ze te maken heeft met 8 regiobesturen die qua ontwikkeling en problematiek sterk van elkaar verschillen. Uit het onderzoek komt ook naar voren dat het vinden van bestuursleden in een aantal regio’s een probleem is. Het is bekend dat een aantal regiobestuurders liever geen bestuurder wil zijn. Zij zijn bij voorkeur actief in onze praktische dienstverlening als spreker bij uitvaarten. De Raad van Toezicht (RvT) is een apart punt van aandacht. Thans bestaat de raad uit vertegenwoordigers van alle 8 regio’s. Door de meerstemmige organisatiecultuur en wijze van administratieve organisatie is het Stichtingsbestuur niet in staat geweest de RvT voldoende te informeren. Bijvoorbeeld over algemene en de financiële stand van zaken in 2015. Met als gevolg dat naast het Stichtingsbestuur ook de raad haar taak niet naar behoren heeft kunnen uitoefenen. Verantwoording over de 2015 en 2016 zal nu gelijktijdig gaan plaatsvinden.

9

6. Visie van de Hub voor de komende jaren In deze paragraaf wordt onze visie geschetst, wat voor de Hub belangrijk is en waarom. 6.1 Een herziene missie De Strategiegroep vindt het wenselijk de missie van de Hub kernachtig te verwoorden. Voorgesteld wordt de bestaande missie te vervangen door onderstaande formulering.

Wij, professionele vrijwillige sprekers bij uitvaarten, vinden dat ieder mens het recht

heeft op een persoonlijk, respectvol en waardig afscheid van het leven. De humanistische waarden inspireren ons bij het schrijven van levensverhalen, het

vormgeven aan uitvaarten en onze omgang met nabestaanden.

6.2 Onze gezamenlijke waarden en uitgangspunten De Hub werkt vanuit humanistische waarden, zoals:

- mensen zijn verantwoordelijk voor hun eigen leven en geven zin aan hun leven; - mensen hebben de regie over hun eigen leven; - mensen zijn in staat tot het maken van gewetensvolle keuzes; - mensen zijn betrokken bij en voelen verantwoordelijkheid voor de samenleving; - ieder mens is uniek.

Dit betekent voor ons werk dat: - ieder mens heeft een uniek levensverhaal en recht op een daarbij behorend, respectvol en

waardig afscheid; - wij aandacht besteden aan het persoonlijke levensverhaal van de overledene en de beleving

van de nabestaanden; - wij maatwerk leveren in overleg met de nabestaanden en de uitvaartverzorger; - wij trots zijn op ons werk als humanistisch spreker bij uitvaarten en dat uitdragen.

6.3 Voor wie zijn we er? Wij zijn er voor iedereen die een beroep op ons doet. We richten ons primair op het ontlasten van nabestaanden bij een uitvaart en mensen die zelf de zaken rondom hun uitvaart tijdens hun leven willen voorbereiden. Uitvaartverzorgers zijn onze belangrijkste toeleveranciers als het gaat om “spreken bij uitvaarten”, deze beroepsgroep is een belangrijke partner in onze (externe) samenwerking. Als Hub streven wij ernaar, alle aanvragen naar onze dienstverlening voor 100% te honoreren. 6.4 Onze diensten Onze dienstverlening bestaat uit “het spreken bij uitvaarten” en “het voeren van gesprekken tijdens het leven”. Getalsmatig is het spreken bij uitvaarten nog altijd onze meest gevraagde dienstverlening en dat zal in de toekomst ook wel zo blijven. Met de gesprekken bij leven, sluiten we aan op een ontwikkeling in de samenleving. Een groeiende groep mensen denkt tijdens het leven na over hun uitvaart en daarom wensen zij het persoonlijke levensverhaal vast te leggen. Gebaseerd op onze ervaring met de voorbereiding van uitvaartplechtigheden is het voeren van de regie tijdens de uitvaart meer en meer een onderdeel van ons werk geworden. Wij benoemen deze diensten apart in de wetenschap, dat onze sprekers de vrijheid hebben om zelf te bepalen of zij ook daadwerkelijk inzetbaar willen zijn bij alle facetten van onze dienstverlening. Die keuzevrijheid is een belangrijk aspect van ons vrijwilligerswerk en dat willen we in de toekomst handhaven.

10

6.5 Kwaliteitszorg De kwaliteit van ons werk is één van onze belangrijkste troeven. Hierin zullen we blijven investeren o.a. via de opleiding “spreken bij uitvaarten”, het aanbieden van themadagen, workshops voor beginnende en gevorderde sprekers en intervisiebijeenkomsten. Het stichtingsbestuur is verantwoordelijk voor het aanbieden van scholing en themabijeenkomsten voor sprekers, coördinatoren, intakers, opleiders en bestuurders. Daarnaast zijn up-to-date functieprofielen wenselijk. Hierbij wordt o.a. gedacht aan de functies van: spreker, intaker, coördinator, opleider en bestuurder. De regiobesturen zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit in de praktijk van onze dienstverlening en het faciliteren van intervisie, nascholing en “nestwarmte”. Van onze sprekers, coördinatoren en bestuurders verwachten we dat zij zich persoonlijk blijven ontwikkelen door bijscholing en gebruikmaking van de door de organisatie aangeboden mogelijkheden. De kwaliteit van ons werk kan een extra impuls krijgen wanneer we ervaringen en expertises uit alle regio’s weten te benutten door samenwerking. Het is waardevol als onze sprekers bereid zijn om kennis en ervaring te delen met collega’s, dit geldt ook op de gebieden van Pr en besturen. Instrumenten als evalueren en het geven van feedback zijn hiervoor te gebruiken. De studenten van de Universiteit voor Humanistiek adviseren de Hub nieuw beleid te maken voor:

- de profilering als humanistisch spreker bij uitvaarten; - de relaties met uitvaartverzorgers; - het ambassadeurschap; - de samenwerking en communicatie binnen de organisatie en - het actief volgen van ontwikkelingen rondom de Hub.

Het stichtingsbestuur wil aan de slag met de beleidsontwikkeling van genoemde punten, net als met de verdere vormgeving van de kwaliteitszorg. Dit wil het bestuur doen in samenspraak met de regio’s. De verwachting is dat deze aanpak de afstand tot het stichtingsbestuur, die thans door enkele regio’s wordt gevoeld, zal verkleinen en het bestuurlijk werk in de regio’s zal verminderen 6.6 Een inspirerende thuisbasis Alle vrijwilligers zijn van groot belang voor het voortbestaan van de Hub. Daarom wil de Hub zijn vrijwilligers een thuisbasis bieden. Dat begint bij de opleiding “spreken bij uitvaarten” en het inwerken in de functie die wordt vervuld. Verdere vormgeving gebeurt in de regio’s tijdens intervisie bijeenkomsten, de Algemene Ledenvergaderingen en op de Themadag voor alle leden. De Hub wil een organisatie zijn waar sprekers zich kunnen (blijven) ontwikkelen als spreker en zich vrij voelen om vragen en problemen te bespreken met collega’s. Dit vraagt van collega-sprekers wederzijds respect en een open steunende houding. Elkaar willen helpen, feedback en vertrouwen geven, en daardoor uitdagen om het werk goed te doen. 6.7 Ambassadeurschap Het ambassadeurschap is een integraal onderdeel van onze huidige opleiding tot spreker bij uitvaarten en het werken als vrijwilliger bij de Hub. Door vanuit een persoonlijke betrokkenheid enthousiast te praten over het werken bij de Hub, wordt vormgegeven aan de rol van ambassadeur. Wanneer een vrijwilliger actief mee werkt aan de uitvoering van Pr-activiteiten ontstaat een bredere vormgeving van het ambassadeurschap. Voorwaarde voor het actief invullen van een persoonlijk ambassadeurschap is de beschikking hebben over passende Pr-middelen en mogelijkheden zich te bekwamen op dit terrein. Hierbij kan gedacht worden aan een workshop en leren van collega’s door “training on the job”. Onze coördinatoren hebben doorgaans als eersten contact met de buitenwereld. Zij beïnvloeden in belangrijke mate het gezicht van de Hub naar de buitenwereld, in het bijzonder naar: uitvaartverzorgers en nabestaanden. In de eerste plaats is goed ambassadeurschap zichtbaar door kwalitatief goed werk af te leveren. Tijdens ons werk kunnen we de waarden van de Hub uitstralen en zetten we ons positief in het daglicht.

11

Onze Hub-organisatie zou profijt kunnen hebben van een “extern” ambassadeur, dat wil zeggen iemand die bereid is om het boegbeeld te zijn van onze organisatie door ons werk te promoten in brede kring. Ook bij de uitvaartondernemers kunnen we ons werk meer en beter promoten. Dit vergt een actief gedrag en een doordacht plan van aanpak dat bij de persoon past. 6.8 Meer contacten met uitvaartverzorgers We beschouwen de wensen van nabestaanden als leidend bij de invulling van onze werkzaamheden en gaan ervan uit dat de uitvaartverzorgers ditzelfde principe hanteren. Dit betekent dat wij de wensen van nabestaanden en onze rol tijdens de uitvaart, zorgvuldig willen afstemmen met de uitvaartverzorgers. Van de wijze waarop zzp'ers samenwerken met uitvaartverzorgers en investeren in het opbouwen van een netwerk, kunnen we wat leren. Een persoonlijke relatie heeft voor de uitvaartverzorger als voordeel dat deze weet wat hij kan verwachten en vooral met wie hij gaat samenwerken. In sommige regio’s wordt hiermee ervaring opgedaan. Het is wenselijk deze ervaringen te evalueren en te delen met andere regio’s. Om ons bestaansrecht te behouden zullen we de komende jaren moeten investeren in onze contacten met uitvaartverzorgers. Als we de concurrentie met zzp'ers het hoofd willen bieden zullen we zoveel mogelijk moeten inspelen op de wensen van nabestaanden en de uitvaartverzorgers. Primaire factoren die meespelen bij de keuze of de uitvaartverzorger ons voordraagt als spreker zijn:

- eerdere ervaringen met onze vrijwilligers; - de kwaliteit van onze dienstverlening; - snel duidelijkheid kunnen geven over onze beschikbaarheid en wie er komt; - het honoreren van wensen m.b.t. het type spreker die aansluit bij de nabestaanden; - een positieve klik hebben over de werkwijze en onderlinge taakverdeling; - de relatief lage kosten voor onze kwaliteit van diensten.

Tevens is het goed onze sterke kanten over het voetlicht te brengen bij de uitvaartverzorgers, zoals: - de tijd en aandacht die we besteden aan onze dienstverlening; - de kwaliteit en het maatwerk dat we kunnen leveren; - onze ervaring met “moeilijke familieomstandigheden”; - onze beschikbaarheid; - ons landelijk dekkend netwerk; - het ontbreken van een winstoogmerk.

Wanneer we er in slagen dat uitvaartverzorgers de sprekers van de Hub vaker voordragen bij de nabestaanden en wij goed werk leveren, wordt de groep externe ambassadeurs automatisch ook groter. 6.9 Promotie en Public Relations De groei van het aantal aanvragen wordt beïnvloed door het inzetten van Pr als wapen. Uit een scala van mogelijkheden kunnen keuzes gemaakt worden. Daarbij moeten we ons realiseren dat het spreken bij uitvaarten een ander promotietraject vraagt dan het gesprek bij leven. Afstemming tussen het stichtingsbestuur en de regio’s is van groot belang, want uitingen naar buiten toe zullen te allen tijde in elkaars verlengde liggen en de eenheid van beleid moeten uitstralen. De strategiegroep is niet toegekomen aan het opstellen van een Pr- en marketingplan. De een conceptnotitie is geschreven, maar niet rijp bevonden voor publicatie in deze strategienota. Vanuit de Strategiegroep is een werkgroep van 4 personen samengesteld met de opdracht “maak een social media plan”. Inmiddels is de Social Media Werkgroep (SMW) geïnstalleerd en actief. Op dit moment loopt het project “dienstenportal” bij het Humanistisch Verbond, waaraan meerdere humanistische organisaties uit de alliantie deelnemen, waaronder de Hub.

12

7. De Hub in de toekomst Het Stichtingsbestuur wil inhoud geven aan een professionele vrijwilligersorganisatie. 7.1 Eenheid en diversiteit Het Stichtingsbestuur gaat de komende jaren werken aan eenheid én diversiteit, conform het advies van de studenten van de Universiteit voor de Humanistiek. Het stichtingsbestuur is verantwoordelijk voor de eenheid in beleid. De regio’s zijn medeverantwoordelijk voor beleidsontwikkeling en de uitvoering van het beleid in hun regio. Zij houden daarbij rekening met de regionale en lokale omstandigheden waardoor in de praktijk een diversiteit ontstaat. Hierbij wordt ook aandacht gevraagd voor de groei en dynamiek van onze multiculturele samenleving, die vooral zichtbaar is in de Randstad. In Nederland groeit de diversiteit van mensen met een verschil in culturele achtergrond en de daarbij behorende levenswijze en rituelen. Dit ondersteund de noodzaak voor regionale diversiteit binnen de landelijk geaccepteerde hoofdlijnen van beleid. De Hub wil communiceren met haar omgeving. Een kritische succesfactor voor deze wens is duidelijkheid over ons beleid, zichtbaarheid in verantwoordelijkheden en duidelijkheid over taakafbakening. Het stichtingsbestuur voelt zich geroepen hiermee op korte termijn aan de slag te gaan. Met name voor de administratieve organisatie, financiële administratie en de jaarlijkse verantwoording wil het Stichtingsbestuur eenheid in de regionale en landelijke uitvoering. De realisering van landelijke voorstellen op het gebied van de profilering als spreker, het ambassadeurschap, contacten met uitvaartverzorgers, etc. vereist professionele vrijwilligers en diversiteit in de praktijk. Dit kan lastig zijn voor de regio’s die moeite hebben met de vervulling van alle vacatures. Daarom wil het stichtingsbestuur de regiobesturen faciliteren en stimuleren tot samenwerking met andere regio’s. In de Strategiegroep is de optie besproken om de regiobestuurders te ontlasten door de regio-indeling te veranderen door de vorming van minder regio’s en minder bestuursorganen. Hiervan is afgezien, omdat de groep van mening is dat eerst duidelijk moet worden wat de visie is op onze dienstverlening, organisatiestructuur en verantwoordelijkheidsverdeling. De Strategiegroep sluit niet uit, dat in de nabije toekomst, mede als gevolg van het overleg tussen stichtingsbestuur en de regio’s, nog eens gekeken wordt naar de geografische indeling, die gedachte is nu even geparkeerd. De Raad van Toezicht en het Stichtingsbestuur De taken en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht (RvT) en het Stichtingsbestuur zijn vastgelegd in de Stichtingsakte van oktober 2004. De laatste versie van het Rwu Reglement is van oktober 2012. Het is anno 2016 meer en meer gebruikelijk om raden van toezicht, naast toetsing van het gevoerde beleid meer om advies te vragen en mee te laten denken over de toekomst van een organisatie. Een heldere opdracht en taakomschrijving voor en in overleg met de Raad van Toezicht kan ertoe bijdragen dat zij effectiever binnen de organisatie functioneert. Deze uitgangspunten kunnen consequenties hebben voor de huidige samenstelling van de raad, zowel kwantitatief als kwalitatief. Een aanpassing van de Stichtingsakte is hiervoor noodzakelijk en kan in overleg met het Humanistisch Verbond gerealiseerd worden. 7.2 Samenwerking met andere humanistische organisaties Er wordt gewerkt aan verdere samenwerking met andere humanistische organisaties. Een actueel samenwerkingsproject richt zich op de totstandkoming van een zogenaamd “dienstenportal; Inspiratie voor het leven”, waarbij alle humanistische diensten worden ondergebracht. Het stichtingsbestuur steunt dit project, omdat dit voordelen kan hebben bij de vindbaarheid van de Hub via internet en de kansen op het gebied van externe communicatie verbeteren. Nog niet duidelijk is wat de consequenties zijn van deze samenwerking voor de beeldvorming van de Hub. Op directieniveau onderhoudt onze voorzitter contacten met o.a. Humanitas, de Universiteit voor Humanistiek en het Humanistisch Verbond.

8. Doelstellingen en acties Voor het realiseren van ons strategische plan volgt hieronder een overzicht van doelstellingen, alsmede hoe en wanneer we verwachten dat deze activiteiten afgerond kunnen zijn.

Wat willen we bereiken en hoe

Wie zijn erbij betrokken

Landelijke of regionale actie

Actie klaar

1. Taakafbakening en verantwoordelijkheid zichtbaar maken door het opstellen van een bevoegdhedenmatrix

Stichtingsbestuur

L

April 2017

2. Opstellen van een meerjaren Pr-plan en marketingplan, gericht op uitvaartverzorgers en nabestaanden

Stichtingsbestuur en Pr-adviseur

L Mei 2017

3. Versterken van de interne organisatie door concreet te werken aan eenheid in de administratieve organisatie, het implementeren van i-Muis als één digitaal financieel registratiesysteem

St.B.

L & R

Eind 2017

4. Ontwikkelen beleid op hoofdlijnen voor uitvoering en registratie ledenbestand en dienstverlening. Wordt nader uitgewerkt in jaarplannen

St.B. & Rwu’s

L & R

2017 t/m 2020

5. Jaarlijks realiseren van minimaal 1600 uitvaarten en 50 gesprekken bij leven

Regiobesturen en leden

L (Pr.) & Rwu’s de uitvoering

2017 t/m 2020

6. Handhaven van minimaal 165 vrijwilligers, waarvan 125 sprekers. Daar waar noodzakelijk actief W&S uitvoeren. Personeelsplanning

Regiobesturen

L (Pr.) & Rwu’s de

uitvoering

2017 t/m 2020

7. Opbouwen en onderhouden van netwerken op verschillende niveaus van samenwerking is ambassadeurschap

St.B. & Rwu’s en individuele leden

L. overkoepelend en R. op de werkvloer

Structurele

actie.

8. Bekendheid en vindbaarheid vergroten door ontwikkelen van Pr-folders; het bouwen van een nieuwe Hub website; Herziening huisstijl en Hub-logo.

St. B

L & R

(Pr. en digitalisering)

2017 - 2018

9. Samenwerken met het HV voor de ontwikkeling ‘digitaal diensten portal’. Waaraan onze zelfstandige website gekoppeld kan worden

St. B & Pr-adviseur

L

2018

10. Instellen van werkgroepen voor: - Social Media (bestaat al); - Opstellen digitale Nieuwsbrief 4 x

per jaar (gebeurt inmiddels); - Monitoren en publiceren van

ontwikkelingen en gebeurtenissen in de uitvaartwereld (gebeurt al);

- Behoefte workshops (voor beginnende en ervaren sprekers) inventariseren;

- Inventariseren behoefte aan borging aparte/kwetsbare functies zoals de coördinatie

St.B.

L & R

Besturendag 31 maart en

oktober 2017

14

11. Invulling ambassadeurschap en regietaken via de opleiding ‘spreken bij uitvaarten’ en ontwikkelen workshop (nascholing) voor ervaren sprekers

St. B in overleg met huidige

docenten

L & R

Is gestart. Workshop eind 2017

12. Intensivering contacten tussen onze vrijwilligers, nabestaanden en de uitvaartverzorgers. Door o.a. contact maken met nieuwe UO’s deelname aan beurzen en geven van lezingen. Opnemen in de activiteiten jaarplanning van de Rwu’s

Rwu’s

R

2017; 2018; 2019

13. Bewaken van kwaliteit: - Bestaande functieprofielen updaten

en zo nodig nieuwe maken; - Persoonlijke kwaliteit door

intervisie en collegiale feedback; - Afscheid nemen van een

vrijwilliger, hoe doe je dat? - Opleiding ‘spreken bij uitvaarten’

evalueren door de deelnemers; - Faciliteren van workshops, jaarlijks

behoefte inventariseren - Ontwikkelen evaluatieformulieren

via digitale mogelijkheden voor nabestaanden en de UO’s?

St.B. & Rwu’s Uitvaartverzorgers Individuele leden

L & R

2017; 2018; 2019

14. Communicatie verbeteren en Rwu besturen ontlasten door wijzigen van huidige overlegstructuur: - Besturendag en

Penningmeesteroverleg integreren en als experiment uitvoeren;

- Themadag s ’morgens informatief en s ’middags inhoudelijk;

Een neveneffect kan zijn meer draagvlak creëren binnen de organisatie voor de koers die we varen

St. B & R

2017; 2018; 2019

15. Herzien van de Stichtingsakte St. B & HV L Eind 2017

16. Rwu-Reglement aanpassen St. B L & R Eind 2017

17. Taken, verantwoordelijkheid en samenstelling RvT herzien

St. B & RvT & Rwu’s

L & R 2018

18. Herziening van het Hub Handboek St. B L & R 2018 – 2019

19. Evalueren activiteitenplan lopend jaar St. B & R L & R Eind 2017; 2018; 2019

20. Opstellen strategisch plan 2020 - 2024 St. B L & R Eind 2019

21. Coördinatoren bijeenkomst organiseren Coördinatoren L & R 2017 – 2018

Bij de uitvoering van bovenstaande doelstellingen wil het bestuur de Rwu’s faciliteren en de samenwerking binnen de organisatie bevorderen. Eén van de te realiseren doelstellingen is, verminderen van het meervoudig zelfde (ontwikkeling)-werk doen bij verschillende Rwu’s.

15

9. Prioriteiten

Het stichtingsbestuur zal na vaststelling van dit beleidsplan, prioriteiten vaststellen in de opgestelde doelstelling en acties die het overzicht bij hoofdstuk 8 zijn beschreven. De regiobesturen hebben op de Besturendag van 14 oktober 2016 aangegeven waar hun prioriteiten liggen. Dat zijn: - promotie en Pr (met stip); - contact met uitvaartondernemers en - versterken van de interne organisatie. Van de besprekingen in de vier subgroepen op de Besturendag zijn verslagen gemaakt. Daarin staan concrete suggesties, die meegenomen zijn in dit strategisch plan en desgewenst kunnen worden gebruikt door de leden van de voorgestelde werkgroepen. Deze werkwijze past bij de afspraken om voorgestelde suggesties uit overlegbijeenkomsten ter harte te nemen.

Juli 2017

16

Geraadpleegde bronnen

1. Notitie: Opdracht aan de strategiegroep van C. Molenaar (april 2016). 2. Brochure: Sprekers bij uitvaarten van de Hub (maart 2016). 3. Kwaliteit, zichtbaarheid en identiteit, onderzoek van 9 studenten van de UvH (februari 2016). 4. Onderzoek van studenten van de Christelijke Hogeschool Ede (april 2016). 5. Onderzoek naar de relatie van uitvaartondernemers met de regio’s (augustus 2015). 6. Trends in afscheid en herinneren van Yarden (februari 2015). 7. Nieuwe koers Hub Actieplan 2015-2018 in 10 punten van het landelijk bestuur van de Hub

(januari 2015). 8. Jaarverslagen Hub 2014 en 2015, het jaar van de veranderingen van H. Stempher. 9. De staat van de humanistische uitvaartbegeleiding van Wouter Beekman (januari 2014). 10. De veranderende uitvaartcultuur en de HUB van het landelijk bestuur (mei 2013). 11. Identiteit en profilering Humanistische Uitvaartbegeleiding (augustus 2011). 12. Beleidsplan 2011 Hub, van het landelijk bestuur (oktober 2010). 13. Schmeets, J.J.G. 2009. Religie aan het begin van de 21e eeuw. Den Haag: Centraal Bureau

voor de Statistiek. 14. CBS (2007) Uitvaartverzorging blijft groeien. 15. Statuten van de Stichting Humanistische Uitvaartbegeleiding (27 oktober 2004).