Stavaza AGB SO 2010. Inhoudstafel 2 4. Goedkeuringsmatrix 3. Procedurehandboek 1. Organisatie AGB 7....

Stavaza AGB SO2010

Inhoudstafel

2

4. Goedkeuringsmatrix4. Goedkeuringsmatrix

3. Procedurehandboek3. Procedurehandboek

1. Organisatie AGB1. Organisatie AGB

7. Verkoopproces binnen het AGB 7. Verkoopproces binnen het AGB

8.Aankoopproces binnen het AGB 8.Aankoopproces binnen het AGB 9. Kas- en bankverrichtingen9. Kas- en bankverrichtingen

5. Begroting5. Begroting

6. Standaarddocumenten en -boekingen6. Standaarddocumenten en -boekingen

10. Wat de medewerker moet kunnen/weten na de training?10. Wat de medewerker moet kunnen/weten na de training?

2. Organisatie Basis2. Organisatie Basis

1. Organisatie van het AGB

4

Organisatie van het AGB

- 1 juridische entiteit onder de vorm van een Autonoom Gemeentebedrijf.

- Opdeling op basis van divisies ipv 12 scholengemeenschappen

- Aanwezigheid van Service- en coördinatiecentrum dat integraal deel uitmaakt van het AGB dat o.a. de diensten Patrimonium, ICT en HRM bevat.

- Verantwoordelijken voor de verschillende niveaus:

- AGB: Algemeen en Financieel Directeur (AD & FD)

- Divisie: Divisiedirecteur (DIDI)

- SCC: Procescoördinatoren

- SG: Coördinerend directeur (CODI)

- School: Directeur

• Algemene organisatie Stedelijk Onderwijs

5

Organisatie van het AGB

• Financiële organisatie Stedelijk Onderwijs

- Nieuwe functies binnen het AGB:

• Beheerscontroller!

• Aankoopbeheerder!

• Hoofdboekhouder SCC!

2. Organisatie van het Basisonderwijs

7

2. Organisatie van het Basisonderwijs

3. Procedurehandboek

9



3.1 Algemene info

3.2 Modules

3.3 Opbouw module

10


- Procedurehandboek geeft een beschrijving van de financiële transacties binnen de processen van het AGB Stedelijk Onderwijs

- Organisatie procedurehandboek

- elke divisie heeft een apart procedurehandboek

- procedurehandboek bestaat uit verschillende modules

- elke module beschrijft een proces

- afhankelijk van de divisie wordt een module opgenomen in het procedurehandboek

• Algemene info


• Modules

1. Leerlingenfacturatie versus Cursistengelden

2. Verkoop aan derden

3. Debiteurenbeheer

4. Aankopen

5. Kas- en bankverrichtingen

6. Bankbeheer

7. Afsluitverrichtingen (is nog niet beschikbaar)

11


• Opbouw module

Bijvoorbeeld : Module 5: Kas- en bankverrichtingen

• Procesinformatie:

• Toepassingsgebied: opsomming van de subprocessen die in de module beschreven worden

1. Ontvangst en uitgave van kasgeld

2. Kasverificatie en –registratie

3. Betaling via bankrekening

4. Registratie van bankafschriften

• Betrokken personen: identificeren van personen aan de hand van rollen

Rollen Omschrijving

Schoolmedewerker Leerkracht of medewerker in de school

Directeur Directeur van de school

Divisieboekhouder Persoon die de boekhoudkundige taken op divisieniveau met betrekking tot de scholen verricht, alsook de boekhouding van de divisie.

12


• Terminologie: begrippen die in de module worden vermeld, worden verklaard in een woordenlijst.

• Betrokken boekhoudkundige rekeningen in Wis@cc: opsomming van de rekeningen die gebruikt worden binnen het proces.

Balansrekeningen:

• Rubriek 55: Kredietinstellingen: tegoeden bij banken of andere financiële instellingen

• Rubriek 57: Kassen: kasmiddelen inclusief fiscale zegels en opleidingscheques

• Rubriek 58: Interne overboekingen: overboekingen van tegoeden tussen financiële instellingen en/of kas

• Referentiedocumenten: overzicht van de standaarddocumenten die zijn opgenomen in bijlage

Benaming document Documentnummer Referentie

Kasboek SOF-PH-KB/F001 Bijlage 5.4.3.1

Bewijs van betaling SOF-PH-KB/F002 Bijlage 5.4.3.2

Kasaankoop SOF-PH-KB/F003 Bijlage 5.4.3.3

Verklaring op eer SOF-PH-KB/F004 Bijlage 5.4.3.4

13


• Procesbeschrijving:

• Processchema: schematische weergave van de belangrijkste stappen in het proces. De stroomschema’s kunnen teruggevonden worden in de bijlage van de module.

14


• Toelichting bij de processtappen: de verschillende subprocessen worden in detail beschreven, met telkens verwijzing naar de standaarddocumenten die de school gebruikt moet worden. Indien een processtap moet geregistreerd worden in Wis@cc, wordt ook telkens de standaardboeking vermeld.

• Procesgerelateerde reglementering: in detail uitgewerkte beschrijving van de toe te passen regels en boekhoudwetgeving gelinkt aan het proces.

Maximale kasinhoud

De waarde van de kas (geldkoffer + brandkast) mag maximaal 5.000 euro bedragen. Indien deze waarde wordt overschreden, moet deze waarde binnen de 5 werkdagen teruggebracht worden tot 3.000 euro. Het teveel aan gelden moet gestort worden op de bank.

• Interne controle: een overzicht met de belangrijkste controle activiteiten om de risico’s gelinkt aan een proces te beheren.

Controlenummer Controlebeschrijving

SOF-PH-KB/C001 Een aankoop met kasgeld dient gedocumenteerd te worden op formulier “kasaankoop” vóór de aankoop plaatsvindt. Verantwoordingsstukken voor de aankoop worden aan het formulier gehecht en samen gearchiveerd.

15


• Rapportering: een overzicht met de belangrijkste op te maken rapporten gelinkt aan het proces.

Inhoud rapportering Niveau Opgemaakt door Doelgroep Frequentie

Staat van banken termijnrekeningen

School binnen SG

Beheerscontroller CODI, DIDI, financieel directeur

Maand

Bank- en kasverificatie SG binnen divisies + SCC

Divisieboekhouder + Hoofdboekhouder SCC

Financieel directeur, Directiecomité

Kwartaal

16


• Documentinformatie:

• Versiebeheer: aanduiding van de huidige versie. De versie wordt ook vermeld op de titelblad van de module.

Opgelet: het versiebeheer over de verschillende divisies heen kan verschillend zijn! Wanneer er een verandering plaatsheeft binnen één bepaalde versie, zal ook enkel het procedurehandboek van de betrokken divisie aangepast worden en dus een andere versiebeheer krijgen.

Verandering omtrent procedure innen cursistengelden. Dit heeft enkel betrekking op de divisies DKO en VWO. Enkel voor deze divisies zal het procedurehandboek en versiebeheer wijzigen.

• Distributie: een overzicht met de medewerkers die een kopij ontvangen bij opmaak van nieuwe versie

• Goedkeuring: een overzicht van de medewerkers die de nieuwe versie zullen moeten goedkeuren alvorens deze kan verdeeld worden

17

4. Goedkeuringsmatrix


• Principe

Doel:

- op een overzichtelijke en eenduidige manier vastleggen wie er binnen het AGB verantwoordelijk is voor het nemen van bepaalde beslissingen.

Opbouw: - De bevoegdheden worden weergegeven voor de meest gangbare transacties/beslissingen

- De beslissingsbevoegdheid is bepaald voor verschillende waardeniveaus

Aankopen voor dagelijkse werking & investeringen Kasaankopen Bankbeheer Andere

Kas & bankverrichtingen Verkopen Contracten

Kleiner dan 5.500 EUR Tussen 5.500 en 22.000 EUR Tussen 22.000 en 67.000 EUR

Tussen 67.000 en 250.000 EUR Vanaf 250.000 EUR Andere

19


• Oefening• 2 scholen van één scholengemeenschap willen elk een printer aankopen voor 1.500 euro per stuk

Vraag: wie moet de bestelaanvraag en bestelbon goedkeuren?

• Divisie koopt voor alle scholen in totaal 100 bedden aan voor een totaalbedrag van 68.000 euro

Vraag: wie keurt bestelaanvraag, bestelbon, factuur en de betaling goed?

• Een school wenst een nieuw dak te plaatsen voor de sporthal voor een bedrag van 15.000 euro

Vraag: wie moet de bestelaanvraag goedkeuren?

• Er heeft een brand gewoed in een school. Alle computers en moeten uit de boekhouding verdwijnen. De totale waarde van deze computers voor de brand bedroeg 16.452 euro. Wie moet de buitengebruikstelling van deze computers goedkeuren?

• De school wenst een bijgebouw inclusief inboedel te verkopen voor een totaal bedrag 66.000 euro. Is de goedkeuring van de directiecomité voldoende?

20

4. Rapporten

• Financiële rapportering binnen het AGB

- Doel: opzet van informatiestroom over bedrijfsprocessen naar bestuurders en verantwoordelijken op verschillende niveaus binnen het AGB.

- In het procedurehandboek wordt bij elke proces een oplijsting gegeven van de verschillende rapporten

- Rapporten worden opgemaakt door divisieboekhouder, hoofdboekhouder SCC en beheerscontroller op basis van de informatie die wordt aangeleverd door de scholen.

- Documenten aan te leveren door de school zelf:

• Kascontrole

Maandelijks opgemaakt worden en goedgekeurd worden door directeur

• Voorraadtelling

Jaarlijkse telling voorraad die goedgekeurd moet worden door directeur

21

5. Begroting: invoer en opvolging

5. Begroting

5. Begroting

5.1 Begroting: Ingave

5.2 Budgetopvolging

23

24

5.1Begroting: Ingave

Begroting kan op verschillende momenten wijzigen:

- begrotingsopmaak (oktober)

- begrotingswijziging (juni)

- begrotingsaanpassing (maart en oktober)

=> elke aanpassing of wijziging van de budgetten moet doorgevoerd worden in Wis@cc

5.1Begroting: Ingave

- De goedgekeurde begroting moet door de school ingegeven worden in Wis@cc op de algemene rekeningen => Let op: de begroting zal opgemaakt worden op 3 cijfers, de ingave in Wis@cc gebeurt

op 8 cijfers

- Analytische begroting:- Analytisch plan 1: verplichte ingave vanaf 01/01/2011- Analytisch plan 2: keuze van de school

25

5.2 Budgetopvolging

Budgetopvolging

zeer belangrijk

op 3 eerste cijfers van algemeen rekeningnummer = titelrekening

gebeurt in Wis@cc

bij elke bestelaanvraag: budgetcontrole

begroting in Wis@cc moet up-to-date zijn

26

5.2 Budgetopvolging

In Wis@cc verschillende afdrukken mogelijk met betrekking tot het budget:

- Afdruk van budget op de algemene rekeningen- Afdruk van budget op de analytische rekeningen- Afdruk van budget op de algemene en analytische rekeningen

=> Afhankelijk van de keuze van bepaalde selectiecriteria, bekomt men een andere afdruk

27

6. Standaarddocumenten en -boekingen


• Standaarddocumenten

Reden

• 1 AGB => uniforme werkwijze over de verschillende divisies heen

• gemakkelijker voor medewerker die in meerdere scholen staat

• duidelijke werkwijze voor iedereen binnen het AGB

• naar buitenwereld toe is Stedelijke Onderwijs één geheel

Gebruik

• de standaarddocumenten moeten steeds gebruikt worden zoals beschreven in de processen

• school mag de lay-out van de documenten niet aanpassen (zoals eigen logo’s toevoegen ed)

• dienen vaak als verantwoordingsstuk in de boekhouding

• dienen als basis voor de opmaak van rapporten

29


• Overzicht

30


• Overzicht (vervolg)

31


• Standaardboekingen

Reden

• 1 AGB => uniforme werkwijze over de verschillende divisies heen

• verhoging kwaliteit van de financiële gegevens

• betere analyses en rapporten

• hulpmiddel voor medewerker

• minder kans op fouten

• snellere afsluit van de boekhouding

Gebruik

• standaardboekingen met betrekking tot bepaald proces zijn opgenomen in de desbetreffende module

• databank waarin alle standaardboekingen zitten vervat met zoekfunctie op onderwerp

32

7. Verkoopproces binnen het AGB

34

7. Verkoopproces binnen het AGB

7.Verkopproces binnen het AGB

7.1 Leerlingenfacturatie

7.2 Fiscale attesten

7.3 Verkoop aan derden

7.4 Aanmaningen

35


• Schoolmedewerker: registratie van leerlingengegevens en verbruik van leerlingen.

• Fin medewerker: input lln-gegevens; opmaak, boeken en verdeling facturen.

• Automatische overdracht van leerlingeninformatie van Wis@d naar Wis@cc.

• Facturatie dient in AGB in Wis@cc te gebeuren op individueel leerlingenniveau.

• Registratie van verbruiksgegevens in Wis@cc

• Opmaak en printen van facturen dient te gebeuren vanuit Wis@cc

• Boeking van factuur in boekhouding automatisch vanuit de opmaak op individuele leerlingenrekening

36


- verrichtingen in het financieel dagboek verwerken - openstaande facturen opvolgen- rappels versturen- historieken raadplegen- facturen afpunten als dubieus

- Op basis van de vervaldagbalans wordt een algemene waardevermindering op de vorderingen geboekt volgens de volgende percentages:

• Opvolging of debiteurenbeheer

Aantal dagenPercentage

waardevermindering

90 25%

120 50%

180 75%

240 100%

37


- Wisa ontwikkelt op vraag van SO een applicatie waarbij o.a. volgende toepassingen geïntegreerd worden:

- Leerkrachten/vrijwilligers:

- Ingave van verbruik leerlingen door leerkrachten/vrijwilligers aan de hand van een webapplicatie.

- Opmaken van prestatiestaat door leerkracht/vrijwilliger voor verkrijgen van vergoeding voor bvb verschillende types bewaking.

- Fin. medewerkers:

- Controle & indien nodig aanpassen van data ingegeven door leerkrachten/vrijwilligers

- Doorsturen van geregistreerd verbruik naar Wis@cc

- Automatisch boeken van aanvaarde prestatiestaat van leerkracht/vrijwilligers in Wis@cc

- Controle op overschrijden maximumfactuur & wettelijk maximum voor vrijwilligers.

- Voorgestelde opleverdatum Wisa: november 2010

- Ingebruikname zal gespreid gebeuren voor de scholen van BaO

- Scholen die met Klikonline werken, blijven het gebruiken tot januari 2011

38

7.2 Fiscale attesten

- Bijkomend tabblad in de module boekhouding

• Inbrengen van de gegevens

• Voorbereiden Fiscale attesten

- Fiscaal jaar selecteren- Dagboeken selecteren

• Beheer Fiscale attesten

- Eventueel aanpassingen doen

• Afdrukken Fiscale attesten

39

7.3 Verkoop aan derden (met factuur)

- Fin medewerker: aanmaken klant; opmaak, boeken en verdeling facturen.

- Aanmaak van klant in Wis@cc.

- Facturatie dient in AGB in Wis@cc te gebeuren op individueel klantenniveau.

- Opmaak en printen van facturen dient te gebeuren vanuit Wis@cc

- Boeking van factuur in boekhouding automatisch vanuit de opmaak op individuele klantenrekening

•Registratie factuur

40

7.3 Verkoop aan derden (met factuur)

- Fiche aanmaken

- Zo volledig mogelijk invullen

- Toevoegen aan klantengroep

• Aanmaken Klanten

41

7.4 Aanmaningen

• Debiteurenbeheer

GGB AGB

Taak School Divisie School Divisie Andere

Nazicht openstaande vorderingen (X) X

Opmaak en opvolging afbetalingsplannen (X) X

Opmaak aanmaningsbrief 1 (X) X

Opmaak aanmaningsbrief 2 (X) X

Screening van leerling OCMW

Juridische opvolging Juridische dienst

Opmaak provisie dubieuze debiteuren X

Controle op het proces Beheerscontroller

42

7.4 Aanmaningen

- Hoofding selecteren- Detailboek selecteren- Welke afdruk wil ik hebben?

• Aanmaken rappels

• Aanmaken Vorderingsrapporten

- Voor welke periode- Welke afdruk wil ik hebben?

• Status van leerling aanpassen

- Een leerling uit de rappel procedure halen indien er een afbetalingsplan voor bestaat.

8. Aankoopproces binnen het AGB

44



8.1 Aankopen:bestellingen

8.1.1 Bestelaanvraag

8.1.2 Bestelprocedure

8.1.3 Nieuwe leverancier

8.1.4 Aanmaken rubrieken en artikels

8.2 Aankopen:kas

8.2.1 Bestelaanvraag

8.2.2 Soorten kasuitgaven

8.3 Aankopen: facturatie

8.4 Aankopen: investeringen

45


• Aankopen:bestellingen

GGB AGB


Opmaak bestelaanvraag X X

Goedkeuring bestelaanvraag X X X

Procedure Wet OHO X X X X

Gunning aankoop X X X X

Aanmaken leveranciers X X

Budgetcontrole X X

Opmaak bestelbon X X X X

Ontvangst levering X X

Registratie factuur in Wis@cc X X X

Controle op het proces BeheerscontrollerAankoopbeheerder

46

8.1 Aankopen: Bestelling

- Invullen formulier bestelaanvraag

- Nakijken budget door goedkeurder

- Via afdruk uit wisa: afdrukken/begroting/begroting algemeen

Of (enkel basis) afdrukken/begroting/analytisch-algemeen

( pas mogelijk vanaf 01/01/2011)

- Genoeg budget: goed/dienst kan besteld worden

- Te weinig budget: indien aankoop noodzakelijk, formele goedkeuring

• Bestelaanvraag

47


Wet op overheidsopdrachten (OHO)

A. Raamcontract

A. Ja – raamcontract dient gevolgd te worden, afwijking enkel mogelijk indien bewezen (met andere offertes) dat raamcontract niet voordeligste is.

B. Nee – werkwijze OHO volgen (zie verder)

B. < 125,00 euro (zie aankopen: kas)

C. ≤ 5500,00 euro

A. Minstens 3 offertes aanvragen

• Bestelprocedure (zie ook procedurehandboek)

48


Wet op overheidsopdrachten (OHO)

D. > 5500,00 euro

A. > 5500,00 ≤ 22000,00 euro: min. 5 offertes

B. > 22000,00 ≤ 67000,00 euro: gunningsprocedure aankoopbeheerder

* Min. 5 offertes

C. > 67000,00 euro: gunning aankoopbeheerder

* Algemene offerteaanvraag of openbare aanbesteding

E. Centrale aankopen

Idem A t/m D, maar marktbevraging door aankoopbeheerder

• Bestelprocedure (zie ook procedurehandboek)

49


• Nieuwe leverancier

- Mailtje naar SO_Boekhouding_Wisacc

+ Bijlage formulier Leveranciersgegevens

- Bestelbon/ Factuur invullen met blanco leverancier (= ‘nieuwe leverancier’)

- Volgende dag staat de leverancier in de databank

Aanpassen leverancier op bestelbon of factuur

50


• Aanmaken rubrieken en artikels

• Aanmaken bestelbon

• Gebruik standaard aankoopvoorwaarden

- Worden via binnenpost aan elke school bezorgd

- Bestelbon wordt op de voorkant hiervan afgedrukt

- Voorwaarden moeten gehanteerd worden

51

8.2 Aankopen: Kas

- Kasuitgaven beperkt tot 125,00 euro

geen bestelbon nodig

- Invullen formulier bestelaanvraag (zie bijlage)

- Goedkeuring bestelaanvraag cfr goedkeuringsmatrix

- Budget en aankoop in orde: goed/dienst kan besteld worden

- Budget ontoereikend: indien aankoop noodzakelijk, formele goedkeuring (bijlage 1)

- Aankoop niet noodzakelijk:geen aankoop mogelijk

• Bestelaanvraag

52

8.2 Aankopen: Kas

- Voorschot uit kas

- Formulier “Kasaankoop” wordt ingevuld

- Geld wordt meegegeven aan de medewerker, na ondertekening formulier kasaankoop

- Nadien worden de nodige bewijzen binnengebracht (factuur, kassaticket, verklaring op eer )

- Afrekening wordt gemaakt – overschot/tekort wordt verrekend/bijgepast

- Prefinanciering

- Formulier “Terugbetaling prefinanciering” (zie bijlage) wordt ingevuld

- Nodige tickets, bewijzen worden hieraan bevestigd

- Elke individuele aankoop mag niet meer bedragen dan 125 euro

- Het bedrag van prefinanciering zal terugbetaald worden:

* < 20 euro: (kan) via kas

* > 20 euro: via de bank

• Soorten kasuitgaven

- Gebruik bankkaart school

- Formulier “Logboek bankkaart” (zie bijlage ) wordt ingevuld

- Bij het terug binnenbrengen van de bankkaart:

- Beide formulieren terug invullen

- Bewijzen afgeven

- Formulier “Bankboek” (zie bijlage ) wordt ingevuld en de bewijsstukken worden hierbij gearchiveerd

- Kasaankopen ≥ 125 euro

- Enkel toegestaan in uitzonderlijke gevallen

- Bijkomende goedkeuring van directeur vereist (zie bijlage )

- Bestelaanvraag én bestelbon zijn verplicht

53

8.2 Aankopen: Kas

• Soorten kasuitgaven

8.3 Aankoop: facturatie

• Inboeken factuur met bestelbon

• Inboeken factuur zonder bestelbon

• Overdracht naar de boekhouding

54

55

8.4 Aankoop: investeringen

Nagaan of het aangekochte goed een investering is

Voorwaarden voor activering investeringsgoederen:

• Goederen binnen een bepaalde categorie worden altijd geactiveerd

• Voor andere aankopen, worden eenheidsaankopen boven of gelijk aan 500 EUR (incl BTW) geactiveerd.

• Waarderingsregels

Computers en toebehoren

- PC- Laptop

- Scherm- Printer

Elektrische toestellen

- Diepvriezer- Koelkast- Droogkast- Wasmachine

- Kookplaat- Microgolfoven- Vaatwasmachine- Oven- Dampkap

Materiaal - Turnmatten - Turntoestellen

Boeken Bestemd voor verhuur

Meubilair - Kast- Stoel- Tafel- Bank

- Schoolbord- Bureau- Bed- Buitenspeeltuig

Multimedia - Diascherm- Overheadprojector

- Beamer- Smartphone

Muziekinstrumenten - Instrumenten - Versterker

8.4 Aankoop: investeringen

- Investeringsfactuur inboeken zoals in de module Aankoop:facturatie uitgelegd was.

- Altijd op de rekening klasse 2 boeken.

- Na het inboeken van de factuur via de module Boekhouding de investeringsfactuur openen en fiche manueel opmaken.

- Automatische opmaak van de fiches zal voorzien worden door Wis@.

- Afschrijvingstabel genereren!

• Nota

• Fundamentele herstellingswerken: werken die de levensduur van de gebouwen aanzienlijk verhogen worden als investeringen verwerkt en afgeschreven over 10 jaar (met maximum resterende duur van recht van erfpacht)

Kleine onderhouds- en herstellingswerken: in kost genomen in het boekjaar waarin ze worden uitgevoerd.

56

58



9. 1 Kas

9.1.1 Kasverrichtingen

9.1.2 Registratie kasverrichtingen

9.1.3 Kascontrole

9.1.4 Kasverificatie

9.1.5 Reglementering inhoud kas

9.2 Bank

9.2.1 CODA

9.2.2 Opmaak betalingsbestand

9.2.3 Opmaak manuele betalingen in Dexiaweb

9.2.4 Ophalen en inboeken CODA bestanden

59

9.1 Kas

• Fin. medewerker: beheer van contant geld, registratie in kasboek, inboeken maandelijkse beweging in Wis@cc.

• Maandelijkse telling van de kas door kashouder en directeur.

• Maandelijks nazicht van het kasboek en de verantwoordingsstukken door directie

• Elk kwartaal opmaak van (vereenvoudigde) kasverificatie door divisie.

• Gebruik van standaardformulieren opgemaakt voor hele AGB.

• Kasverrichtingen

9.1 Kas

• Registratie kasverrichtingen

• Noteren kasboek

• Elke kasontvangst en –uitgave moet in het kasboek genoteerd worden

• Voor elke uitgave moet er een verwijzing naar het verantwoordingsstuk zijn

• Archiveren verantwoordingsstukken bij het kasboek

• Bij de betaling van een factuur via kas, een kopie daarvan bij de kas klasseren

• Inboeken kas in Wis@cc

• Inboeken kasbewegingen in Wis@cc aan de hand van het kasboek

• Verwijzing naar desbetreffende verantwoordingsstuk

• Wanneer? Begin van de volgende maand ( tegen 10 van de volgende maand)

60

9.1 Kas

• Kascontrole

• DOEL

Controleren of er verschillen bestaan tussen de werkelijke inhoud van de kas en het kastotaal

volgens kasblad

• WERKWIJZE• Einde van de maand: kastelling

• Registratie telling op formulier “Kascontrole” (zie bijlage)

• Invullen kastotaal volgens kasblad op het kascontroleblad

• Overschotten – tekorten verantwoorden en inboeken in de volgende maand

• Goedkeuring directeur kascontrole

61

9.1 Kas

- Kasverificatie- Driemaandelijkse verplichte rapportering

- Opgemaakt door divisieboekhouder op basis van aangeleverde info door scholen:

- Welke documenten?- Goedgekeurd kascontroleblad- Kopie laatste kasblad

- Wanneer?- Zo snel mogelijk na afloop van het voorbije kwartaal( tegen 10 van de volgende maand)

62

9.1 Kas

- Reglementering inhoud kas- Regel inhoud kas:

“De waarde van de kas (geldkoffer + brandkast) mag maximaal 5.000 euro bedragen. Indien deze

waarde wordt overschreden, moet deze waarde binnen de 5 werkdagen teruggebracht worden tot

3.000 euro. Het teveel aan gelden moet gestort worden op de bank.”

63

64

9.2 Bankverrichtingen

Selectie van facturen ter betaling op basis van vervaldag.Gebruik van betalingsbestand aangemaakt door Wis@cc aan de hand van selectie. Betalingsbestand

kan ingelezen worden in Dexiaweb.Gebruik van CODA bestanden bij inlezen van banktransacties. Geen manuele ingave van bankafschriften

meer!Goedkeuring van betaling dient te gebeuren volgens de bepalingen van de goedkeuringsmatrix.

• Bankverrichtingen

GGB AGB


Selectie van facturen ter betaling X X X

Opmaak betaallijst X X X

Goedkeuring betaling X X X X

Invoeren banktransacties X X X

Verwerken banktransacties X X X

65


Automatisatie van financiële administratie met betrekking tot bankverrichtingen door gebruik te maken van CODA

- CODA = gecodeerd bankuittreksel

- CODA is een bestand dat alle transacties bevat die plaatsvonden op de schoolrekening

- Wordt door Dexia ter beschikking gesteld in Dexiaweb

- Ontvangen bedragen met gestructureerde mededeling worden automatisch gelinkt met de juiste openstaande vordering

- Betalingen opgenomen in een betalingsopdracht worden automatisch afgeboekt tov de juiste leverancier

• CODA


• Opmaak betalingsbestand

- Goedgekeurde facturen

- Facturen op het juiste tijdstip betalen

=> financiële middelen optimaal benutten

- Betalingsbestand wordt door medewerker in de school klaargezet in Dexiaweb

- Goedkeuring betalingsbestand volgens goedkeuringsmatrix

=> betalingen kunnen niet meer gebeuren door medewerkers in de school!

Wel klaar zetten in Dexiaweb!

66


• Opmaak manuele betalingen in Dexiaweb

- Welke?

Betalingen of overschrijvingen waarvoor er geen factuur ingeboekt is in Wis@cc

bijvoorbeeld: terugbetaling prefinanciering of vervoersonkosten, terugbetalingen aan leerlingen

- Werkwijze- de betaling of overschrijving wordt manueel ingegeven in Dexiaweb door medewerker in de

school

- betaling wordt goedgekeurd volgens de goedkeuringsmatrix

=> betaling kan niet uitgevoerd worden door een medewerker in de school

67


• Ophalen en inboeken CODA bestanden

- worden dagelijks door Dexia ter beschikking gesteld in Dexiaweb

- gedownload door medewerker in de school en bewaard op lokale computer

- opgeladen in Wis@cc

- Gestructureerde mededelingenautomatische koppeling van ontvangen betaling aan juiste vordering

- Betaalopdrachtenautomatische koppeling aan de juiste leverancier

- Manueel toewijzenbedragen worden door Wis@cc automatisch op de wachtrekening 49900000 geboektmanueel juiste algemeen rekeningnummer selecteren

68

10. Wat de medewerker moet kunnen/weten na de training?

70


- Verkoop:

- Leerlingenfacturatie: transfer leerlingen naar Wis@cc- Aanmaken artikels in Wis@cc- Invoer verbruik Wis@cc- Afdruk van facturen in Wis@cc- Opmaak creditnota’s- Afdruk van aanmaningen- Afdruk van vorderingrapporten- Status van leerlingen aanpassen- Opmaak fiscale attesten- Aanmaken klanten


- Aankoop:

- Opmaak bestelbon in Wis@cc - Wet OHO- Gebruik sjabloon bestelbon- Link van bestelbon met budget/analytische code- Inboeken van facturen met of zonder bestelbon- Inboeken van investeringsfacturen

- Kas- en bankverrichtingen:

- Gebruik kasboek - Inboeken van kasbewegingen in Wis@cc- Ophalen van CODA in Dexia- Inladen van CODA in Wis@cc- Matchen van inkomende en uitgaande betalingen in Wis@cc

71


- Invoer begroting en nazicht:

- Invoer van begroting en Wis@cc rekening houdend met analytische code

- Nazicht van beschikbare budget

- Gebruik van goedkeuringsmatrix

- Gebruik van standaarddocumenten

- Gebruik van het procedurehandboek

72

Vragen?

Bedankt!

Stavaza AGB SO 2010. Inhoudstafel 2 4. Goedkeuringsmatrix 3. Procedurehandboek 1. Organisatie AGB 7....

Documents

Transcript of Stavaza AGB SO 2010. Inhoudstafel 2 4. Goedkeuringsmatrix 3. Procedurehandboek 1. Organisatie AGB 7....