April 2011Versie 1.0

Pagina | 2

Startgids Accounthouder

Uw organisatie overweegt of heeft inmiddels gekozen om gebruik te maken van de diensten van deAanbestedingswijzer. Het aanbesteden van onderhandse aanbestedingen bestaat voor de medewerkers van uworganisatie nog maar uit enkele eenvoudige stappen. In deze startgids vindt u alle informatie terug die u nodigheeft om te kunnen starten voor het gebruik van onze dienstverlening.

De volgende onderwerpen worden behandeld.

- Registreren

- Account activeren

- Implementatie Aanbestedingswijzer

- Beheren van documenten

- Uitschrijven

- Contact

Pagina | 3

Registreren

U kunt zich op verschillende manieren registreren voor het gebruik van de Aanbestedingswijzer. U kunt telefonischcontact met ons opnemen via 0900 – 999 555 9 of registreren op de website.

Registreren via de website kunt u doen door het registratieformulier in te vullen en te verzenden.

Onder accounthouder wordt verstaan, de persoon die het inkoopbeleid en andere kaderstellende documenten vande organisatie beheerd. De accounthouder krijgt tevens het overzicht van alle lopende en uitgevoerdeaanbestedingen. Dit is ook de persoon waar de Aanbestedingswijzer contact neemt als er vragen zijn over deorganisatie of de kaderstellende documenten.

Het kan zijn dat een andere persoon de overeenkomst met Aanbestedingswijzer zal ondertekenen. In dat gevalvragen wij u de gegevens van deze persoon aan te geven, zodat de offerte en overeenkomst op de juiste naamkomen te staan.

Na ontvangst van uw registratie zal de Aanbestedingswijzer u een offerte toezenden.

Pagina | 4

Account activeren

Na de registratie voor onze diensten ontvangt u van ons een offerte. Daarbij ontvangt u de inloggegevens voor deaccounthouder. Tijdens het beoordelen van de offerte en (laten) tekenen van de overeenkomst, kan deaccounthouder alvast starten met het gereedmaken van het organisatieprofiel. In het organisatieprofiel worden allekaderstellende documenten die voor uw organisatie van belang zijn verzameld.

Hierna worden de stappen beschreven uw account te activeren.1. Bij de offerte worden de inlog gegevens bijgevoegd die nodig zijn om u aan te melden als accounthouder. De

inlog gegevens bestaan uit een inlognaam en een wachtwoord.2. U tikt in de adresbalk van uw internetbrowser het adres https://www.aanbestedingswijzer.nl/inloggen in en vult

daarin de inlognaam en het wachtwoord in en drukt u op de knop “Inloggen”.

Vervolgens wordt u doorgestuurd met een beveiligde verbinding naar “Organisatiepagina”. Deze pagina bestaat uittwee onderdelen. Onderdeel “Organisatieprofiel”, hier kunt u kaders aanleveren waar de Aanbestedingswijzerrekening mee moet houden. Daarnaast vindt u op deze pagina “Mijn accountgegevens”. Hier kunt u uw gegevensaanpassen. Dit scherm ziet er als volgt uit.

Pagina | 5

3. U bent nu ingelogd en ziet op het blad “Organisatieprofiel” de gegevens die bij de registratie zijn aangeleverd.Wanneer u een fout ontdekt in deze gegevens kunt u deze wijzigen.

4. Vervolgens kunt u gegevens aanvullen. Het betreft de verschillende documenten die voor deaanbestedingswijzer het kader vormen voor de aanbestedingen. Met de knop “toevoegen” kunt u bestandenuploaden. Als het uploaden gereed is, verschijnt het bestand in de tabel. Verkeerde bestanden kunt u eenvoudigverwijderen door op de knop “verwijderen” te klikken.

Pagina | 6

5. U kunt tussentijds op de knop “opslaan” drukken om de gegevens tijdelijk op te slaan, u kunt later weer verdergaan met het bewerken van gegevens.

6. Als u alle bestanden heeft aangeleverd, kunt u “Akkoord voor gebruik”. Hiermee staat u gesteld voor het gebruikvan de diensten van de Aanbestedingswijzer.

7. Op het moment dat de getekende overeenkomst is ontvangen, wordt uw organisatieprofiel door onsontgrendeld zodat u organisatie gebruik kan gaan maken van de Aanbestedingswijzer.

8. U ontvang hiervan van ons een bericht per e-mail met een activatiecode. Deze kunt u aan alle medewerkerssturen en is voor u steeds zichtbaar onder “mijn account”. Uiteraard kunt u of uw collega’s ons ook bellen ofmailen als u de activatiecode niet bij de hand heeft.

Pagina | 7

Implementatie AanbestedingswijzerDoor de eenvoud en het gebruiksgemak van de Aanbestedingswijzer is er geen training nodig voor de mensen uit uworganisatie. Iedereen kan vanaf het moment dat het organisatieprofiel is voltooid en de overeenkomst met deAanbestedingswijzer getekend is, een aanvraag indienen. Enige dat dat daarvoor nodig is, is het invoeren van deactivatiecode zodat uw medewerker.

Natuurlijk wilt u wel uw medewerkers goed informeren. Daarom hebben wij voor u de volgende informatiebronnenbeschikbaar:

- Website voor “Introductie medewerkers” (https://introductie.aanbestedingswijzer.nl/)

- Handleiding voor gebruikers

- Online trainingsvideo

- Contact, wij helpen u op weg

Laat ons weten op welke wijze wij u verder van dienst kunnen zijn bij de ondersteuning van de uitrol.

Pagina | 8

Beheren van documentenIn de loop van de tijd zal één of meerdere van uw kader stellende documenten wijzigen. Zo gaat u te werk.1. Inloggen als accounthouder2. Selecteer de pagina “Organisatieprofiel”3. Voeg de nieuwe bestanden toe, door middel van de knop “Toevoegen”4. Verwijder de oude bestanden, door middel van het de knop “Verwijderen”

Pagina | 9

De Aanbestedingswijzer weet nu dat uw kader stellende documenten zijn gewijzigd. Vanaf dit moment zullen denieuwe documenten gebruikt worden als kader voor de op te stellen aanbestedingen. Om de nieuwe documenten tebeoordelen, worden aanvragen 24 uur aangehouden.

Pagina | 10

UitschrijvenOnderdeel van de overeenkomst is dat u zich iedere dag kosteloos kan afmelden via de website. Een opzegtermijnhanteren wij niet.

U kunt de organisatie online uitschrijven. Onder “Account acties” vindt u de optie “opzeggen”.

Door akkoord aan te vinken en uw opzegging te bevestigen bent u uitgeschreven.

Pagina | 11

Als u de organisatie heeft afgemeld, wordt dit schriftelijk bevestigd door de Aanbestedingswijzer. DeAanbestedingswijzer zal uw account blokkeren. Dat betekent dat de gebruikers geen nieuwe aanvragen meerkunnen indienen. De lopende aanvragen worden wel afgewikkeld. De gebruikers kunnen nog wel de alle aanvragenen bijbehorende bestanden blijven inzien gedurende één maand.

Nadat alle aanvragen zijn afgewikkeld wordt uw account volledig verwijderd. Een back-up van alle gegevens leverenwij u tegen kostprijs.

Pagina | 12

Contact

U kunt ons bereiken:Telefoon: 0900 – 999 555 9 (lokaal tarief)E-mail: vragen@aanbestedingswijzer.nl

Verder kunt u meer informatie vinden, zoals vaak gestelde vragen, op uw pagina onder Informatie.