1. Online stadsportaal: Mechelen.be Tom Andries Webmaster-cordinator, Afdeling ICT 03/04/2010 Inspiratiedag eGov 2.0

2.

Buitenlandse voorbeelden

• Verbazende niveauverschillen

• Amerika:

• • Te vaak focus op organisatie of politiek

• • Focus op functionaliteiten, online transacties

• • (Te) veel aandacht aan trends & hypes?

Mechelen.be 3. Mechelen.be

De navigatie

Zoekfunctie?

En persbericht centraal op de pagina

4. Mechelen.be

Wat valt er op?

De eigenlijke teksten en inhoud is goed en bruikbaar.

5. Mechelen.be

Random linkernavigatie

Burgemeester op de startpagina: leuk voor hem, maar niemand anders

Het meest afleidende element zie je niet op deze screen:de topbanner One Call To City Hall > bewegende flashbanner

Website nog te veel principe Als het er maar op staat.

6. Mechelen.be

Seattle.gov

Grafisch niet spectaculair maar duidelijke opbouw

7. Mechelen.be

San Diego Best of the Web 2010 finalist

Ook hier grafisch niet spectaculair

Zr uitgebreid informatie aanbod

8. Mechelen.be

Boston Best of the Web 2010 winnaar

Grafisch niet spectaculair maar wel overzichtelijke, standaard opbouw Linkernavigatie, gebruik deurmatten(trouwens gn foto van de burgemeester meer op startpagina)

Citizens Connect:

• • Uitgebreid e-loket met online betalingen

• • Staan ook ver in mobile apps

9. Mechelen.be

Iets dichter bij huis: amsterdam.nl

Navigatie duidelijk en centraal, zoekfunctie waar je ze verwacht

Overzichtelijke paginas

Consequente eenvormige aanpak geen uitzonderingen

10. Mechelen.be

Wij doen het ook goed!

Fan van Kortrijk.be

Overzichtelijke opbouw

Navigatie onmiddellijk zichtbaar en centraal

11.

Onze teletijdmachine

1997 2000 200320052009

Mechelen.be 12.

Onze teletijdmachine

19972000200320052009

Mechelen bij de eerste steden met websites

• 1995 test met website stadsarchief

• 1997 Mechelen.be

Gastenboek en forum

Onbekend is onbemind

Alles kon 1999: een website in Flash 4.0.

Mechelen.be 13.

Onze teletijdmachine

1997 2000 200320052009

Mechelen.be in het nieuw met fel uitgebreide informatie

Blikvangers:

• een digiloket of e-loket

• pionier met wijk- en dorpswebsites

• activiteitenkalender op voorpagina

Alle inhoud werd online geplaatst en vaak zelfs verzameld en geschreven door dewebmaster op de ICT-afdeling.

Website leeft niet bij de stadsdiensten:Mechelen.be wordt aanzien als speeltje en niet prioritair

Mechelen.be 14.

Onze teletijdmachine

1997 20002003 20052009

Het stadswapen wordt vervangen door een nieuwe huisstijl

Kan de webmaster even de site vernieuwen? wordt gevraagd 3 weken voor launch

2000 paginas worden in sneltreintempo omgezet

Blikvangers:

• ICT start met een intern ontwikkeld content management systeem voor nieuwsberichten en wegenwerken

• Mechelen brengt als eerste stad een succesvolle podcast waarmee het de 3 deplaats in de iTunes podcast top 100 behaalt.

• Webcam op het oud Schepenhuis

Mechelen.be 15.

Onze teletijdmachine

1997 200020032005 2009

Mechelen lanceert i.s.m. Memori als derde Vlaamse stad een stadsblog:Mechelen Blogt.

2 ewebcam op Sint-Romboutstoren

Eerste stad met gepersonaliseerde paginas MijnMechelen.be

Mechelen.be 16.

Onze teletijdmachine

1997 200020032005 2009

Na registratie:

• Snelformulieren (vooringevuld)

• Gepersonaliseerde pagina met jouw interesses:

• • Vacatures

• • Wegenwerken

• • Stadsblog

• • Nieuws

• • Flickr fotos

• • En keuze uit alle websiterubrieken.

Mechelen.be 17.

Onze teletijdmachine

1997 2000200320052009

Voor het eerst wordt er budget uitgetrokken voor de stedelijke website (2008).

Er wordt een nauwgezette 2 jaar planning opgesteld (maart 2009 maart 2011)

Launch vernieuwde website op 23 november 2009.

Mechelen.be 18.

Hoe pakten we het aan?

• De webmasters vroegen en kregen een tabula rasa

• Uitgangspunt onze klanten/bezoekers: feedback!

• Interne analyse van de noden en problemen

• Webredactie bleek een pijnpunt: ICT verzocht om een webredacteur.

• Eindbeslissing ligt bij webmasters Bij discussies hakt de stuurgroep website knopen door.

Mechelen.be 19.

Hoe bepaalden we de noden?

• Feedback bezoekers

• Usabilitytests met gebruikers (Inwoners en toeristen)

• Enqutes

• Vragen vanuit MT, stadssecretaris en de organisatie adviseur

• Feedback, bemerkingen en vragen van stadsdiensten

• Beleidsnotas, sectorale beleidsplannen en het bestuursakkoord

• Studies, screenings en extern advies (Indigov, Memori, Cultuurnet,...)

• Bezoekcijfers en statistieken

• Online analysetoepassingen

• Via de algemene Werkgroep website en de specifieke werkgroepen per departement

• Return On Investment, kosten/baten

• Haalbaarheid:De gepaarde workload voor de stadsdiensten en de webredacteur op de afdeling Marketing en Communicatie aan bepaalde functionaliteiten (daarom zetten we in op zo veel mogelijk automatisering waar mogelijk)

Mechelen.be 20.

Praktisch

• Uit de mogelijke 10 kandidaten koos stad Mechelen voor Anaxis.

• Oprichten van:

• • de stuurgroep website (kick-off project en doorhakken knopen)

• • de werkgroep websitevoor de praktische afspraken(bestaande uit 23 leden uit alle departementen)

• Structuur en navigatie

• • Elke dienst ging met de webmaster en het communicatiebureau samenzitten om hun inhoud in een boomstructuur te gieten. (juli 2009)

• • Er werd rekening gehouden met hun vragen maar usability en klantgerichtheid was prioritair.

• • Usability tests

• • Definitieve structuur (augustus 2009)

Mechelen.be 21.

Praktisch

• Voorbereiding teksten (augustus/september 2009)

• • Systeem van webverantwoordelijken per dienst.

• • Elke dienst heeft er minstens n, deze staan in voor de creatie van de teksten en invoer in het CMS

• Invoer teksten in het Content Management Systeem(september 2009- tot heden)

• • Afdeling communicatie staat in voor webredactie en goedkeuren teksten niets komt ongecontroleerd online.

• • Webmasters koppelen navigatie en werken structuur af

• Test- en debugperiode (november)

• Launch nieuwe website op 23 november 2009

Mechelen.be 22.

Concept

• Zo veel mogelijk automatisering

• Intern Samen sterk, extern Klant is koning

• De website is een stadsportaal dat openstaat voor al onze partners: stadsdiensten, UiT in Mechelen, OCMW, vzws (Nekkerhal, Mechelse Feesten,)

• Leven Bezoeken Werken Bestuur E-loket

• • Slechts n van de 5 hoofdrubrieken is uitsluitend voorzien voor de stad en zijn diensten nl. Bestuur.

• • E-loket ?

• Toekomstgericht uitbreidbaar platform

Mechelen.be 23.

Uitbreidbaar? Toekomstgericht?

De webmasters sprongen op een aantal unieke mogelijkheden zoals:

• • Social media (januari 2011 overgedragen aan afdeling Marketing en Communicatie)

• • Een iPhone App

Mechelen.be 24.

Een iPhone app automatisch gevoed door het CMS.

Mechelen.be 25.

Waarom een iPhone app?

• Draait ook op iPad

• Grote en actieve userbase

• iTunes als populair verdeelplatform

Wat is de meerwaarde van een smartphone/iPad

• Always on/Direct on

• Directe interactie via touchscreen

• Altijd op zak > Persoonlijk toestel/statussymbool Studies: Mensen geven liever vaste internet/telefoonlijn en computer op dan hun smartphones. Zelfs minderbedeelden.

• Geavanceerde ingebouwde sensoren + GPS

Mechelen.be 26.

Social media automatisch gevoed door het CMS.

Mechelen.be 27.

Voornaamste problemen

• Niet het eilanddenken van politici maar van de stadsdiensten en ambtenaren bemoeilijkte het hele proces

• Enkele voorbeelden:

• • Vooruitstellen eigen inhoud

• • Fierheid (wie zijn wij met fotos en filmpjes over personeelsleden, onze teksten zijn goed genoeg en hoeven geen redactie,)

• • Vasthouden aan bepaalde termen en benamingen

• • Er willen uitspringen

• • Logos

• • Geen benul van de doelgroep, geen concrete doelstellingen

• • Bepaalde personen die werkingsproces blokkeerden

Mechelen.be 28.

Oplossingen:

• Mechelen heeft een zeer aangename en flexibele huisstijl

• 5 verschillende kleurencombinaties

• De afdeling ICT voorzag de noden van verscheidene diensten en speelde hier op in door het voorzien van een module Projectsites.

• Hiermee kunnen stadsdiensten voor bepaalde projecten afzonderlijke websites creren binnen de mogelijkheden van de huisstijl. Hierover werden duidelijke afspraken gemaakt.

Mechelen.be 29.

Oplossingen:

• Motto van de nieuwe website Samen Sterk

• Diensten worden zowel door management als beleid aangespoord de algemene visie van de stad te volgen

• Duidelijke ICT bedrijfspolicy:Websites en CMS, social media, blogs en apps

• De goede resultaten en het gebruiksvriendelijke CMS overtuigden de laatste dwarsliggers.

• Stok achter de rug: geen webpromotie voor diensten die afspraken niet volgen

Mechelen.be 30.

Projectsites

• Geen meerkost indien gebruik standaard template van de stad

• Bescheiden meerkost indien ontwikkeling nieuwe template en specifieke extra functionaliteiten

• Duidelijke afspraken!

• • • Evenementen

• • • Kan indien geen meerwaarde voor de stadswebsite Voorbeeld: website stadsarchief.

Mechelen.be 31. Mechelen.be 32. Mechelen.be 33. Mechelen.be 34. Mechelen.be 35. Mechelen.be 36. Mechelen.be 37.

Budget:

• Oorspronkelijk budget: 215.000 euro

• Traject van anderhalf jaar bestaande uit grafische, usability en technische aspect:

• • • Content Management Systeem

• • • Website Mechelen.be

• • • Projectblog BeleefMechelen.be

• • • e-Loket en online betalen

• • • Intranet

• • • Anysurfer Screening

• • • Mobile versie van de website,

• Tot de helft van het budget van grotere steden maar met betere resultaten.

• Lange termijnvisie: Eerste jaar na lancering nogmaals 50.000 euro budget, daarna 25.000 euro jaarlijks

• Terugverdieneffect > geen of minder kosten voor projectsites

Mechelen.be 38. Mechelen.be 39. Mechelen.be 40.

Memori onderzoek Digitale stad (2009):

• 82% van de Mechelaars is actief internetgebruiker en gebruikt de stadswebsite regelmatig

De drie belangrijkste vaststellingen uit het onderzoek

• 1. De Mechelaar is (misschien wel) de digitaalste Belg 2. De Mechelaar wil mediamix 3. De Mechelaar wil van thuis uit bediend worden

Mechelen.be 41.

Een gestroomlijnd aanbod:

• Promotie en bekendmaking

• Gebruiksvriendelijk en herkenbaar

• Het grijpen van kansen

Mechelen.be 42. Mechelen.be 43.

Ook de Mechelse ambtenaar gaat digitaal!

• Performant datacommunicatienetwerk

• Een nieuw intranet gevoed door het eGo CMS

• Praktische gebruikersopleidingen voor alle medewerkers door de afdeling ICT

• E-Link

Mechelen.be 44.

Toekomstvisie en ICT-missie

• ICT draait om meer dan alleen machines en software.

• gebruiker steeds op de eerste plaats

• creren van ongeziene kansen en meerwaarde voor onze klanten (de Mechelaars enerzijds en de stadsorganisaties en zijn medewerkers anderzijds)

Mechelen.be 45.

Toekomstvisie en ICT missie:

• ICT met een menselijk gelaat:

• • green IT

• • extra aandacht voor de sociaal zwakkere en mensen met beperkingen.

• Hartelijk, dynamisch en verrassend - dat is Mechelen - ook dankzij haar ICT-beleid

• Nog een lange, boeiende en uitdagende weg te gaan!

Mechelen.be 46.

Vragen?

Mechelen.be Tom Andries Webmaster-cordinator, Afdeling ICT [email_address] http://www.twitter.com/andriestom BEDANKT VOOR UW AANDACHT! CONTACT