Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

35
Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF

Transcript of Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Page 1: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Sofie Renders28-03-2013

AWV Kennisdag Gent

Wijziging aan de opdracht en IF

Page 2: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

I. Situering

• Juni 2011 : juridische werkgroep binnen MOW heeft reeks definities opgesteld, o.a.:• Bijakte• Verrekening• Ramingstaat of ambtshalve verrekening

• Op die definities baseert MOW en ook AWV zich om wijzigingen aan de oorspronkelijke opdracht voor te leggen voor advies en goedkeuring door de bevoegde delegatiehouder

Page 3: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• 2012: AWV kreeg op verschillende verrekeningen telkens een gelijkaardig negatief advies van de Inspectie van Financiën:• “IF merkt op dat dergelijke wijzigingen een

bijakte zijn en bijgevolg niet als verrekening kunnen beschouwd worden. Mits aanpassing dossier, geen verder bezwaar”

• 2012: juridische werkgroep overlegt Dienstorder Pressetext binnen MOW en vervolgens met Rekenhof en uiteindelijk ook IF

Page 4: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Wijziging aan de opdracht

A. Wettelijke beperking:• het voorwerp van de opdracht (art. 7 AUR en

42 AAV)• Enkel gehoudenheid van aannemer beperkt• Geen beperking op wijzigingsrecht overheid

• motivering van de voorgenomen wijziging (art. 8 AUR)

• Formeel – wijziging van essentiële bepaling• Opnemen in bijakte

• Materieel – wijziging van niet-essentiële elementen dient te steunen op draagkrachtige motieven

• gelijkheid der inschrijvers en transparantie

Page 5: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

B. Pressetext arrest Hof van Justitie 19 juni 2009:• Onderscheid (niet)wezenlijke wijziging aan opdracht• Niet-wezenlijke wijziging:

• Verrekening of bijakte met bestaande opdrachtnemer

• 3e ontwerprichtlijn: “Elke wijziging waarvan:• Absolute waarde niet boven Eur. Drempels (5 mio

W en 200.000 L en D)• Relatieve waarde beneden 10% inschrijving

(gecumuleerde waarde verrekeningen!)”

• Wezenlijke wijziging:• Nieuwe overheidsopdracht

Page 6: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• Pressetext-criteria:

1. Toelating van andere inschrijvers of keuze andere offerte1. andere inschrijvers

2. keuze voor andere offerte• Indien inhoud van de wijziging van in begin in

bestek aanwezig was• Bv. tunnelbouwen => bouwen van 2 bruggen =>

bouwen van tunnel en brug = essentieel element geschrapt en gewijzigd

• Bv. bestek eist hoge zuiverheid van strooizout => tijdens uitvoerig niet afzwakken = essentieel element niet geschrapt maar gewijzigd

Page 7: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

2. Belangrijke uitbreiding van de opdracht+ bewoordingen artikel 17 §2 2°a) – aanvullende opdracht:• Prestaties niet in oorspronkelijke overeenkomst: tot

50%• Noodzakelijk voor voltooiing hoofdopdracht• Niet zonder bezwaar scheidbaar van

hoofdopdracht• Maar BUITEN voorwerp van oorspronkelijke

opdracht• M.a.w. ook BINNEN voorwerp tot 50% van

hoofdopdracht (maar niet max. 50%...)

Page 8: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

3. Wijziging van het economisch evenwicht van de overeenkomst wijzigt in het voordeel van de opdrachtnemer op een wijze die niet bedoeld was

• bv. verlengen uitvoeringstermijn of duur van contract

• Toestaan dat 2 rijstroken mag bezetten tijdens uitvoering terwijl in bestek slechts 1 voorzien was zonder prijskorting of compensatie

• M.a.w. mogelijkheid tot herstel van contractuele evenwicht bij wijziging volgens artikel 16 §1 en §4 AAV

Page 9: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• Na aftoetsing 3 criteria: wijziging = wezenlijk, DAN:• Nieuwe overheidsopdracht• Uitzondering: 3 cumulatieve voorwaarden (+

aanvullende opdracht) wijziging aan zelfde inschrijver:

• Wijziging tijdens uitvoering en onvoorzienbaar• Wezenskenmerken opdracht niet gewijzigd• Prijsverhoging lager dan 50% aannemingssom EN

absoluut niet boven Eur. Drempels 50% = knipperlicht (net als 10% voor kleine wijziging) niet automatisch groen licht maar ook niet max. 50% (bv. gecumuleerde wijzigingen 53%)

Page 10: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Samenvatting Pressetext

• Vóór elk bevel tot wijziging reflex: overheid respecteert voorwaarden:• artikel 7-8 AUR en 42 AAV:

• Wijziging onvoorzienbaar• Motivering in dossier

• Pressetext:• Gelijkheid der inschrijvers, belangrijke uitbreiding,

economisch evenwicht• Zelfs al blijft wijziging strikt “binnen voorwerp

opdracht”• Niet wezenlijk: verrekening of bijakte• Wezenlijk: 1. nieuwe opdracht publiceren

2. aanvullende opdracht

Page 11: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Probleem

• Historisch gebruik: “verrekening” zéér ruim…• Start van (Eindeloze) discussie met IF over

• (ambtshalve)Verrekening • Bijakte• aanvullende opdracht: ‘voldongen feit’ tot 31

januari 2013• Persberichten over verwijlinteresten• Rapportering “Oerlijsten” verrekening aan kabinet

Page 12: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Definities

1. Verrekening

2. Bijakte

3. Ramingstaat

4. Ambtshalve verrekening

5. Aanvullende opdracht

Page 13: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

1. Verrekening

• artikel 7-8 AUR:• Art. 7.- Ongeacht de wijze waarop de prijzen

worden bepaald, is de aanbestedende overheid gerechtigd de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen, voor zover het voorwerp ervan onveranderd blijft en, zo nodig, mits een rechtmatige compensatie.

Page 14: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• Art. 42 § 1 AAV:• De aannemer is ertoe gehouden alle

toevoegingen, weglatingen en wijzigingen aan de opdracht aan te brengen, die de aanbestedende overheid in de loop van de uitvoering beveelt en die met het voorwerp van de opdracht samenhangen en binnen de perken ervan blijven. De aannemer is echter tot de uitvoering niet meer verplicht zodra hun totale waarde méér dan 50% van het initieel bedrag van de opdracht bedraagt.

Page 15: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• Deze wijzigingsbevelen moeten schriftelijk gegeven worden.

• Artikel 42 §2 AAV:• De onvoorziene werken die de aannemer

gehouden is uit te voeren• De voorziene werken die aan de aanneming

worden onttrokken• Alsmede al de andere wijzigingen

• Worden berekend tegen de eenheidsprijzen van de offerte (AANB.)

• Bij ontstentenis aan de hand van overeen te komen eenheidsprijzen (O.P.)

Page 16: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• Motivering verantwoordingsnota:• Aanpassing VH van inschrijving aan werkelijk

uitgevoerde hoeveelheden volgens eindstaat• Loutere speling VH• Onvoorziene min/meerwerken (OP-posten

en/of inschrijvingsposten)

Page 17: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• definitie verrekening KB Uitvoering:• 13° verrekening : document opgesteld door de

aanbestedende overheid tot aanpassing van de samenvattende opmeting of de inventaris met de becijferde vaststelling :

a) van de werkelijke hoeveelheden in geval van een opdracht of een post tegen prijslijst ;

b) van de nieuwe of gewijzigde hoeveelheden en de overeengekomen of herziene prijzen die voortvloeien uit eender welke toevoegingen, weglatingen of wijzigingen met betrekking tot de opdracht ;

Page 18: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Definitie verrekening

• Een verrekening: bij elke toevoeging, weglating en wijziging aan de opdracht die met het voorwerp van de opdracht samenhangt en binnen de perken ervan blijft en die tot gevolg heeft dat hoeveelheden en/of prijzen in de meetstaat of de inventaris moeten worden toegevoegd of gewijzigd: • Eenheidsprijzen offerte• O.P. posten : overeenkomst overheid -

aannemer• Niettemin kan de overheid ook besluiten tot de

opmaak van een ambtshalve verrekening en dit met behoud van alle rechten van de opdrachtnemer.

Page 19: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.
Page 20: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.
Page 21: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.
Page 22: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

2. Bijakte

• Art. 8 AUR:• Na gunning van de opdracht kan van haar

essentiële bepalingen en voorwaarden niet worden afgeweken dan bij een gemotiveerde beslissing van de aanbestedende overheid.

• De initiatietekst BZ vult artikel 8 AUR als volgt aan:• Ondanks het feit dat het artikel dit verzwijgt,

vergt dergelijke afwijking ook het akkoord van de opdrachtnemer via een door beide partijen te ondertekenen bijakte of addendum bij de oorspronkelijke overeenkomst.

Page 23: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• Een overeenkomst tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer waarbij wijzigingen worden aangebracht in de contractuele voorwaarden die de opdracht beheersen. Dit kan zowel betrekking hebben op elementen uit het bestek als uit de goedgekeurde offerte.

Page 24: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• Een bijakte vertoont sterke gelijkenissen met een verrekening. Maar verschil:

Bijakte Verrekening

wijzigingen omvat aan het bestek en/of de goedgekeurde offerte

wijzigingen aan de samenvattende meetstaat of inventaris

Voorafgaand aan geven van wijziging: administratief goedgekeurd (incl. advies IF)

Na afloop worden de meer- en minwerken financieel verrekend en administratief goedgekeurd

Page 25: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.
Page 26: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.
Page 27: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

3. Ramingstaat

• Indien de aangebrachte wijziging financiële implicaties heeft: verrekening opstellen

• niet steeds mogelijk onmiddellijk over te gaan tot de opmaak van een verrekening:• administratieve afhandeling heel wat tijd • ook het akkoord van de opdrachtnemer kan

een tijdje op zich laten wachten.

Page 28: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• Indien • geen enkele toe te passen prijs • en/of vermoedelijke hoeveelheid

eenduidig te bepalen is in afwachting van een definitieve verrekening:

RAMINGSTAAT

= een raming van de kosten die waarschijnlijk uit de beoogde wijziging van de opdracht zullen voortvloeien. voor deze raming (= doorgaans 70 à 80%) budget

vastleggen en betalingen uitvoeren = vermijden verwijlinteresten

Page 29: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

• administratieve – en begrotingscontrole van een ramingsstaat :• (1) boven de 65.000 euro aan de IF• (2) aan de controleur der vastleggingen• (3) hoewel elke verrekening vanaf het

bedrag van 105.000 euro (conform de dienstorder MOW 2010/01) ter advies aan ATO worden voorgelegd, moet een ramingsstaat niet aan ATO worden voorgelegd.

• Te regulariseren via verrekening! 80% is geen akkoord, maar schept ‘verwachtingen’

Page 30: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

4. Ambtshalve verrekening

• artikel 42 §3 tweede lid AAV: • “Wanneer geen akkoord bereikt wordt over de

nieuwe eenheidsprijzen, stelt de aanbestedende overheid ze van ambtswege vast, met behoud van alle rechten van de aannemers.”

= eenzijdig, zonder akkoord van aannemer

• De aannemer is ertoe gehouden de werken zonder onderbreking voort te zetten, ondanks de betwistingen waartoe het vaststellen van nieuwe prijzen aanleiding zou kunnen geven.

Page 31: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

5. Aanvullende opdracht

• In essentie spreekt men van een wijziging wanneer een bestaand element uit de opdracht tijdens de uitvoering ten gevolge van onvoorzienbare omstandigheden moet worden aangepast (gewijzigd element).

• Van een aanvullende opdracht zal dan weer sprake zijn wanneer ten gevolge van onvoorzienbare omstandigheden tijdens de uitvoering een bepaald element aan de opdracht moet worden toegevoegd (bijkomend element).

Page 32: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Voorbeeld

• De dakpannen van een gebouw moeten worden vervangen. Tijdens de uitvoering blijkt dat de productie van de pannen, die in het bestek waren voorzien, plots werd stopgezet. Verder blijkt tijdens de verwijdering van de bestaande pannen het dakgebinte in een veel slechter staat te zijn dan voorzien en zijn herstellingen aan het gebinte noodzakelijk vooraleer de nieuwe pannen kunnen worden geplaatst. • De keuze voor een ander type pannen:

wijziging van de oorspronkelijke opdracht.• De herstellingen aan het dakgebinte:

aanvullende opdracht.

Page 33: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Momenteel focus van IF:

- wijziging binnen opdracht:o verrekening – wijzigingen aan hoeveelheden

en/of prijzen in de meetstaat of inventairso bijakte – wijzigingen aan contractuele

voorwaarden (elementen uit het bestek of uit de goedgekeurde offerte)

- wijzigingen die het oorspronkelijke voorwerp van de opdracht te buiten gaano aanvullende opdracht art. 17 § 2, 2°, a)

Page 34: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Cumulatieve voorwaarden

(1) de aanvullende werken of diensten werden niet gevat door de oorspronkelijke opdracht;

(2) de werken of diensten zijn noodzakelijk geworden wegens onvoorziene omstandigheden voor de uitvoering van het werk of de dienst;

(3) het totale bedrag van de aanvullende werken of diensten ligt niet hoger dan 50% van de waarde van de hoofdopdracht;

(4) ofwel zijn de aanvullende werken of diensten economisch of technisch gezien niet zonder ernstig bezwaar van de hoofdopdracht te scheiden ofwel zijn deze werken of diensten wel scheidbaar maar zijn ze strikt noodzakelijk voor de vervolmaking van de hoofdopdracht.

Page 35: Sofie Renders 28-03-2013 AWV Kennisdag Gent Wijziging aan de opdracht en IF.

Administratieve en begrotingscontrole

• Aanvullende opdracht = OPZB:• Gemotiveerde beslissing (na bestek) tot goedkeuring

van offerte

IF W 67.000

D 67.000

AH W 67.000

D 25.000

A-G W 1.000.000

D 200.000

Min W 2.000.000

D 500.000