http://performancemanagement.finext.nl/

SOEPEL PLANNEN BIJ TENNET

TenneT implementeerde eerst de consolidatie in Tagetik, waarna het planningsproces geautomatiseerd werd. “Vanaf het begin van

het project wilden we naast een consolidatieoplossing ook een budgeting tool. De reden daarvoor was dat beide processen volledig in

Excel plaatsvonden. Met de groei van TenneT werd dat steeds minder handig,” vertelt Michiel Wassink van TenneT. Er werken 2300

mensen bij TenneT, verspreid over Nederland en Duitsland.

“Een bekend probleem is versiebeheer; welke Excel is nu de laatste? We gingen dus op zoek naar een tool die enerzijds het proces zou

gaan stroomlijnen en daarnaast voor een uniforme vastlegging en rapportage zou zorgen. Bovendien wilden we zorgen voor

consistente data in het gehele budget, door het automatisch verwerken van dwingende verbanden tussen de P&L en de balance

sheet.”

DE KEUZE VOOR TAGETIK

Na een uitgebreide pakketselectie koos Tennet voor Tagetik als Performance Management applicatie voor zowel het consolidatie- als

het budgetteringsproces. “Alle bekende CPM tools kunnen in grote lijnen hetzelfde; ze voldeden aan onze selectiecriteria. We kozen

voor Tagetik omdat het één geïntegreerde oplossing biedt, in plaats van allerlei losse modules. Binnen Tagetik is er één look en feel,”

vertelt Michiel over de keuze voor de nieuwe tool. “Bovendien is het door IT zeer eenvoudig te onderhouden, dit blijkt ook in de

praktijk. IT is daar heel tevreden mee, zo doen ze upgrades er heel eenvoudig bij. De kosten zijn lager dan bij andere pakketten,

waardoor we een lage Total Cost of Ownership hebben.”

“IN HET PROJECT ZIJN EERST DE HOOFDLIJNEN UITGEWERKT,

WAARNA WE DE DEELPLANNEN IN DETAIL ZIJN GAAN INVULLEN.”

DE DEELPLANNEN ALS BOUWSTENEN

Het project kende een bijzondere aanpak, zo vertelt Joris van der Hoeven, consultant bij Finext Performance Management en nauw

betrokken bij de implementatie van Tagetik voor het planningsproces. “In het project zijn eerst de hoofdlijnen uitgewerkt, waarna we

de deelplannen in detail zijn gaan invullen.”

Dit was een bewuste keuze vanuit TenneT. “We wilden in korte tijd een budgetproces in Tagetik neerzetten. Dan moet je keuzes

maken. Om die goed te kunnen maken, wilden we eerst een nauwkeurig beeld hebben van de bouwstenen waar het budget uit bestaat

en aan welke verbetering de meeste behoefte is. Dit leverde een roadmap op van waar we naar toe wilden, waarmee we prioriteiten

konden stellen. Vervolgens konden we met focus aan de opeenvolgende stappen werken,” legt Michiel uit.

TenneT is de elektriciteitstransporteur van Nederland en een groot gedeelte van Duitsland. Om haar

groei te ondersteunen wilde de organisatie haar planningsproces verbeteren. Met het

implementeren van Tagetik als haar nieuwe planningsapplicatie werd het budgetproces effectiever

en minder foutgevoelig.

Tekst: Danielle Gruijs - Springfish

“We werkten vanuit een vrije projectaanpak; we wisten wat het budget was en wat we als hoofddoel hadden. De functionele invulling

hebben we gedurende het project bedacht,” vertelt Joris. “Het doel was duidelijk, maar de precieze route nog niet.”

Terugkijkend op het project ziet Michiel deze projectaanpak als de juiste aanpak op het juiste moment. “Als we de implementatie niet

nu gedaan hadden, was het momentum om in Tagetik te gaan budgetteren voorbij gegaan. Deze projectaanpak was de enige manier

om het snel te doen.”

INZICHTEN EN HANDS-ON AAN DE SLAG

Tagetik koos voor Finext als implementatiepartner voor het budgetproces. “We hadden al goede ervaringen met Finext rondom de

inrichting van de Equity Pick Up en de inrichting van de ETL. De ‘hands-on’ mentaliteit is heel prettig. We hebben voorgesprekken

gevoerd met Enno van Kampen van Finext Performance Management over het goed inrichten van een budgetproces in een Corporate

Performance tool. Hij heeft ons goed geholpen met het op een andere manier naar je proces kijken dan wij zelf deden,” vertelt Michiel.

“Daarna heeft Finext tijdens het project goed geadviseerd bij het uitdenken van het datamodel en de benodigde dimensies. Het denken

in dimensies begrepen we wel, maar hoe je daar berekeningen mee kunt maken wisten we nog niet.”

Joris van der Hoeven (Finext) en Michiel Wassink (TenneT)

Ook bij de interne gesprekken waren de inzichten vanuit de consultants van Finext waardevol. “Tijdens gesprekken met bijvoorbeeld

control over de mogelijkheden rondom het personeelsplan merk je duidelijk dat Finext dit vaker gedaan heeft. Dat heeft mij erg

geholpen in de interne discussies. Bovendien leverde Finext ook de handen om bijvoorbeeld rapporten te bouwen en andere zaken die

moesten gebeuren om op tijd klaar te zijn.”

MINDER FOUTEN EN EEN EFFECTIEVER PROCES

Michiel is positief over de resultaten van het nieuwe budgetteringsproces. “Ik zie veel kwalitatieve verbeteringen, veel minder fouten

en een effectiever proces. De uniformiteit in het proces en de data is een grote verbetering. We hebben nu een gestructureerde

vastlegging waarbij zichtbaar is wie welke wijzingen heeft doorgevoerd; alle entries liggen vast met datum en naam. Daarnaast

hebben we een groot aantal interfaces op kunnen heffen.”

“Bovendien hebben we nu een goede split in verantwoordelijkheden. Zo zit HR nu goed in zijn rol door de kosten per FTE aan te

leveren, terwijl de business units verantwoordelijk zijn voor het aantal benodigde medewerkers. En het is erg gebruiksvriendelijk; je

kunt makkelijk elementen zelf aanpassen, maar ook de mogelijkheid tot integratie met PowerPoint voor de rapportages is prettig.”

Finext Performance Management Park de Werve 1, 2274 ES Voorburg Postbus 81, 2270 AB Voorburg Tel: +31(0)70 300 3000 Fax: +31 (0)70 300 3003 performancemanagement.finext.nl

Daarbij is het budgetteren in Tagetik ook sneller. “De tijdswinst zit met name in het feit dat er na het opstellen van het budget niet nog

allerlei interfaces nodig zijn om de gegevens in Tagetik te krijgen. Bovendien moesten voorheen wijzigingen aan iedereen worden

doorgegeven. Als er bijvoorbeeld een wijziging was in het personeelsplan, moest dat voorheen eerst naar HR. Daar werden zaken

aangepast, waarna het weer terug moest naar de business. Soms duurde dat te lang, waardoor de business zelf wijzigingen

doorvoerde zonder het HR te vertellen.”

DE SMAAK TE PAKKEN

Michiel heeft nog meer plannen met Tagetik voor de toekomst. “We hebben de smaak te pakken. Nu we bijna klaar zijn met het budget,

komen de business controllers alweer met nieuwe wensen die we willen gaan implementeren voor de volgende forecastronde. We

willen bijvoorbeeld nog graag een cockpit bouwen waarin alle rapporten zijn opgenomen die achtereenvolgens gebruikt moeten

worden. Nu hebben we het personeelsplan, het investeringsplan en het inkoopplan ‘energie & vermogen’ geautomatiseerd. Een

verdere wens is om de uren die medewerkers aan investeringsprojecten werken ook te automatiseren. Daarnaast willen we rapporten

optimaliseren, zowel de data-entry als de outputrapporten.”

“VEEL KWALITATIEVE VERBETERINGEN, MINDER FOUTEN EN EEN EFFECTIEVER

PROCES. DE UNIFORMITEIT IN HET PROCES EN DE DATA IS EEN GROTE VERBETERING.”

WANNEER IS DE NIEUWE TOOL EEN SUCCES?

Gevraagd naar advies voor andere organisaties die een nieuwe planningsapplicatie overwegen, vindt Michiel dat vooral de

voorbereiding veel aandacht verdient. “Bereidt goed voor wat er minimaal nodig is. Niet per se alles tot in de puntjes uitgewerkt, maar

vooral gericht op wat je wilt bereiken. Wanneer is de nieuwe tool minimaal een succes? Dat moet je vervolgens goed communiceren

naar de stakeholders, waarbij je de verwachting realistisch moet schetsen om teleurstellingen te voorkomen. Ik ga graag een

uitdaging aan, maar wel met een realistisch verwachtingspatroon. Tot slot is het van belang om alle stakeholders goed aangehaakt te

houden. Anders wordt er iets gebouwd, dat daarna geen draagvlak heeft. Bij ons is dit gelukkig goed uitgepakt.”

MEER WETEN?

Verder praten met Joris over het efficiënter maken van het planningsproces? Neem contact op met Joris van der Hoeven via

joris.van.der.hoeven@finext.nl of 070-300 3000.

OVER FINEXT PERFORMANCE MANAGEMENT Finext Performance Management helpt bij het creëren van transparantie, zodat jouw organisatie tijdig kan sturen. Wij richten ons op het adviseren en implementeren van Enterprise Performance Management oplossingen bij Nederlandse organisaties. Creatief, betrokken en ondernemend. Dat typeert onze mensen en onze organisatie. Onze mensen waarderen de ruimte om het beste uit zichzelf te halen. En onze klanten waarderen de kracht van oplossingen gecreëerd door de samenwerking met echte vakmensen.