SOCIALE MEDIA EN ARBEIDSRECHT

Praktische richtlijnen voor het

invoeren van een sociale media

beleid

Isabel Plets – Of Counsel Lydian

INLEIDING

Waarom een sociale media beleid een must is

Technologie loopt voor op wetgeving

Zelfregulering bij gebrek aan wettelijk kader

Email- en internetpolicies vaak niet toepasbaar op sociale media

Opportuniteiten (marketing tool + HR-tool) vs. risico’s

Exponentiële verspreidingsgraad informatie

Vervagen lijn privé-professioneel

Eerste rechtspraak, m.n. inzake ontslag

3

Gebruik & misbruik van sociale media door werknemers

Misbruik arbeidstijd - Virtueel absenteïsme

Cyberpesten – Schending privacy derden

— 22% heeft over een collega tweet verzonden

— 28% heeft foto’s werkevenementen gepost

Onthulling vertrouwelijke informatie

— Voortijdig lekken nieuwe producten

— Gevoelige informatie “Zit nog steeds vast met Chinese investeerders. Reken niet op mij vanavond…!”

Merk- en reputatieschade

— “De klantenbloopers van Ikea”

— “te gekke Colruyters”

Werknemers vatten impact posts niet

— “OMG I HATE MY JOB! My boss is a total pervy wanker always making me do stuff just to piss me off!!”

— Foto’s op café/vakantie tijdens “arbeidsongeschiktheid”

4

Duidelijke regels vereist

3/4e Belgische bedrijven heeft geen sociale media beleid

Nochtans, een sociale media beleid:

— Vermijdt misverstanden d.m.v. duidelijke afspraken

— Voorkomt dat onderneming in negatief daglicht komt te staan

— Informeert werknemers over hun privacyverwachtingen

— Biedt juridische kapstok voor nemen maatregelen en sancties, met

respect privacy werknemers

— Is zeer belangrijk element bij beoordeling concrete zaak door rechter

6

OPSTELLEN VAN EEN SOCIALE MEDIA BELEID

De werkgever beslist

8

Over toegang en gebruik tijdens de arbeidstijd

Werknemer staat onder gezag en moet instructies werkgever opvolgen (art. 17,

2° AOW)

Werkgever is als eigenaar van arbeidsmiddelen (PC, smartphone,

internetverbinding) vrij om hierover te beschikken

“Deze CAO heeft geen betrekking op de regels voor de toegang tot en/of het

gebruik van de elektronische online communicatiemiddelen, welke het

prerogatief van de werkgever zijn” (CAO 81)

Over gebruik buiten de arbeidstijd

Werknemers moeten zich respectvol en loyaal gedragen, geen vertrouwelijke

informatie vrijgeven en werkgever niet schaden (art. 16 en 17 AOW)

9

Stappenplan Social Media Team

Beleid op maat bepalen

• Noden & wensen

• Functioneel / Niet-functioneel?

• Open / gesloten beleid?

• Hard / zacht beleid?

Keuze instrument

• Arbeidsovereenkomst?

• Arbeidsreglement?

• Eenzijdige richtlijnen (policy)?

Opvolging, controle & sanctionering

Opstellen

• Taal

• Inhoud

Invoeren

• I&C overlegorganen/werknemers

• Wijzigen arbeidsreglement

• Ter kennis brengen

Begin goed voorbereid

Sociale media team

— HR manager / HR medewerker

— Commercieel profiel

— Social Media Manager

— IT-specialist

— Bedrijfsjurist

10

Kies een beleid op maat

Noden & wensen

Functioneel – niet functioneel — OF sociale media als werkinstrument (virtuele ambassadeurs)

— EN/OF puur privaat gebruik

Gesloten of open beleid — OF toegang sites blokkeren

— generatie Y – smartphones – gebruik buiten arbeidstijd

— OF beperken toegang qua tijd (pauzes), duur, frequentie (aantal x per dag inloggen) of communicatiemiddelen (andere PC)

— OF geen strikte controle op toegang, wel algemene gedragsregels

Hard of zacht beleid — OF strikte opvolging, controle en sanctionering

— OF “soft law” gedragscode

11

Kies een beleid op maat

12

Meest geblokkeerde websites (Bron: Smart Business Strategies)

1. Erotiek 69%

2. Gokken 59%

3. Download-sites 53%

4. Online games 46%

5. Geweld 45%

6. Facebook 43%

7. Twitter 39%

8. MySpace 36%

9. Videostreaming 35%

10. YouTube 35%

Op zoek naar het geschikte instrument

13

Arbeidsovereenkomst Arbeidsreglement Eenzijdige richtlijnen

Waarde Hoog Gemiddeld Laag (↔ gebruik)

Binding Hoog

obv instructierecht WG

Hoog

obv instructierecht WG

Hoog

obv instructierecht WG

Controle en

sancties

Obv arbeidsreglement Obv arbeidsreglement Obv arbeidsreglement

Werknemers-

inspraak

Volledig Gemiddeld Geen

Informatie en

consultatie

Ja Ja Ja

Formaliteiten Administratief zwaar want

individueel akkoord van iedere

werknemer vereist

Geen individueel akkoord vereist,

maar strikt formele procedure met

collectieve werknemersinspraak

Afschrift sociale inspectie

Geen formaliteiten

Op zoek naar het geschikte instrument

14

+ -

Arbeids-

overeenkomst

• Hoog sociaal draagvlak

• Individueel akkoord

• Sancties

• Individueel akkoord vereist, ook voor

wijzigingen

• Administratief zwaar

• Evt. ook wijziging arbeidsreglement

vereist (hard beleid)

Arbeids-reglement • Hoog sociaal draagvlak

• Sancties

• All-in-one

• Collectief overleg

• Zware formele procedure, ook voor

wijzigingen

• Sociale inspectie

Eenzijdige

richtlijnen (policy)

• Geen werknemersinspraak/akkoord

vereist

• Geen formaliteiten

• Eenvoudig te wijzigen dmv

wijzigingsbeding

• Lager sociaal draagvlak

• Evt. ook wijziging arbeidsreglement

vereist (hard beleid)

Op zoek naar het geschikte instrument

Eenzijdige richtlijnen

— Policy, gedragscode, protocol, (ondernemings)reglement, dienstorder,

nota, …

— Afzonderlijke policy?

— Relatie met andere policies:

IT (email / internet)

Ethische gedragscode

15

Taalwetgeving

NL / FR / DUI obv exploitatiezetel

Engels beleid op groepsniveau ?

Arrest Las (HvJ 16 april 2013, C-202/11) – internationale

arbeidsovereenkomsten

16

Inhoud – Voorbeeldclausules

Inleiding

— Waarom een beleid? – Informed consent

Materieel toepassingsgebied

— Zo ruim mogelijk, zowel op het werk als daarbuiten

Personeel toepassingsgebied

— Alle werknemers

Regels inzake toegang

— Open of gesloten beleid

— Werk/productiviteit mag er niet onder lijden

17

Inhoud – Voorbeeldclausules

Internet is publiek domein

— Verweer tegen privacyrecht werknemers

— Juiste en gepaste privacy settings (interne training)

Bevestiging algemene werknemersverplichtingen

— Eerbied en achting – loyauteit

— Vertrouwelijke informatie moet confidentieel blijven

— Welvoeglijkheid en goede zeden

— Respect voor IP (auteurswet, logo’s, …) en privacy

derden (recht op afbeelding)

— Instructies en bevelen werkgever naleven

Verwijzing naar andere policies

Ongepaste / schadelijke posts op eerste verzoek verwijderen

18

Inhoud – Voorbeeldclausules

Algemene gedragsregels bij niet-functioneel gebruik

— Berichten plaatsen over of namens bedrijf

— Hoe bedrijf beschrijven op profielpagina’s

— Regels inzake “vriendschap” met hiërarchisch oversten, klanten, leveranciers

— Statement dat opinies persoonlijk zijn

— Wat te doen bij vaststellen van negatieve uitlatingen over bedrijf

— Klachten over werk intern oplossen, niet via sociale media

— Regels bij exit – aanpassen profiel, verwijzing naar bedrijf

— …

19

Inhoud – Voorbeeldclausules

Specifieke gedragsregels voor functioneel gebruik

— Huisstijl, communicatieregels, hoe zich kenbaar maken, profiel

verwijderen bij einde AO, …

Aanduiden contactpersoon sociale media

Controle en sanctionering

— Hard of zacht beleid

— Verwijzing naar CAO 81 en Privacywet

— Verwijzing naar relevante bepalingen arbeidsreglement

20

Inhoud – Voorbeeldclausules

Aansprakelijkheid (art. 18 AOW)

— Werknemers blijven zelf aansprakelijk voor gebruik en eventuele schade

Akkoordverklaring eenzijdige richtlijnen / arbeidsreglement

— Ondertekening “voor ontvangst” en/of “voor akkoord” – informed

consent

Nieuw akkoord bij iedere wijziging?

Waarde akkoord? Ondergeschikte positie werknemer

— Instemming controle en verwerking persoonsgegevens

21

Inhoud - Voorbeeldclausules

Aanvullen met praktijkvoorbeelden

“Tips & tricks” – “Do’s & dont’s”

22

INVOEREN VAN HET SOCIALE MEDIA BELEID

Tussenkomst overlegorganen

Onafhankelijk van de gekozen rechtsbron

— Beslissingsrecht? Neen

— Informatie en/of consultatie? Ja

Ondernemingsraad — Wet 20 september 1948: advies over maatregelen die arbeidsorganisatie

en -voorwaarden zouden kunnen wijzigen

— CAO nr. 9 van 9 maart 1972 inzake OR: raadplegen over ingrijpende

veranderingen arbeidsorganisatie of -overeenkomsten

— CAO nr. 81 : inlichten over controle elektronische

communicatiegegevens

24

Tussenkomst overlegorganen

CPBW

— Bij ontstentenis OR: CAO nr. 9

— Bij ontstentenis OR: CAO nr. 81

Syndicale Delegatie

— CAO nr. 5: gehoord over veranderingen die de contractuele of gebruikelijke loon- en arbeidsvoorwaarden kunnen wijzigen

— Bij ontstentenis OR en CPBW: CAO nr. 81

Werknemers

— Bij ontstentenis OR, CPBW en SD: CAO nr. 81

25

Wijziging arbeidsreglement

Noodzakelijk indien:

— Gekozen voor opname sociale mediabeleid in arbeidsreglement

— Inhoud sociale media beleid via arbeidsovereenkomst of eenzijdige

richtlijnen betrekking heeft op verplichte vermeldingen

arbeidsreglement (hard beleid)

Rechten en plichten toezichthoudend personeel

Tekortkomingen en straffen (disciplinaire sancties)

Opsomming dringende redenen

26

Wijziging arbeidsreglement

Procedure

27

Geen OR Wel OR

Werkgever stelt ontwerp op OR stelt ontwerp op

Aanplakking + Register / 15 dagen Aanplakking

Verzenden register aan sociale inspectie Raadpleging OR

Evt. tussenkomst sociale inspectie + paritair comité

Inwerkingtreding

Bewaren op toegankelijke plaats en afschrift aan iedere werknemer

Afschrift aan sociale inspectie

Ter kennis brengen

Aan personeel

— Informatiesessies - training

— Intranet

Aan Privacycommissie

— (https://eloket.privacycommission.be/elg/chooseDeclarationType.htm;jsessionid=328556D0BC3B9208EAC1954DA12F0E16)

Aan sociale inspectie

— Indien wijziging arbeidsreglement

Aan derden / derde ondernemingen

— Zelfstandige dienstverleners, uitzendkrachten, cateraars, schoonmaakploeg, etc.

— Via dienstverleningsovereenkomsten

28

OPVOLGING, CONTROLE

& SANCTIONERING

Opvolging

Up to date houden!

30

Controleer gepast

Voorwaarden van CAO 81 naleven

Finaliteit = naleven regels sociale media

Legaliteit – transparantie

- “informed” consent – werknemer moet weten wat inbreuk is en tegen welke modaliteiten => policy!

- Collectieve informatie aan overlegorganen

Proportionaliteit (verhouding inbreuk privacy en nagestreefde doeleinde: eerst anoniem – dan individualiseerbaar)

31

Controleer gepast

Privacy-issues

Recht op bescherming privé-leven

— Niet absoluut: zelf publiek maken informatie (afstand)

— Clausule in social media beleid

Redelijke privacyverwachting?

(Beperkte) rechtspraak is streng — Arbeidsrechtbank Namen, 10 januari 2011 — Arbeidsrechtbank Leuven, 17 november 2011 en Arbeidshof Brussel, 3 september 2013: posten op publieke facebook-pagina

sluit redelijke privacyverwachting uit

Feitelijke beoordeling - publieke informatie in context bekijken — Ruchtbaarheid informatie

— Aard informatie

— Intentie te schaden

32

Controleer gepast

Verwerken van persoonsgegevens conform Privacywet

— Rechtmatig doeleinde

— Informatie over verwerking

— Rechten werknemer

— Aangifte Privacycommissie

(https://eloket.privacycommission.be/elg/chooseDeclarationType.htm;js

essionid=328556D0BC3B9208EAC1954DA12F0E16)

33

Controleer gepast

Vrije meningsuiting (art. 19 Grondwet) - Recht op kritiek

— Niet absoluut

— Begrensd door

Verplichtingen als werknemer: Respect, vertrouwelijkheid, oneerlijke

concurrentie, …

Geen laster – eerroof

— Fr. Cour de Cassation 10 april 2013: beledigingen t.a.v. ex-werkgever

zijn privaat

34

Sancties

Het internet als bewijsmiddel - wering uit debatten?

Disciplinaire sancties

Stakingsvordering of schadevergoeding

Ontslag om dringende reden

Strafsancties

Klacht bij Privacycommissie - imagoschade

36

Sancties: algemene regels

Zorg voor een geldig bewijs

Volg interne procedures consequent

Sanctioneer proportioneel en gelijk

Bouw dossier op

37

Het internet als bewijsmiddel

Automatische wering uit debatten van onrechtmatig verkregen bewijs — “Exclusionary rule”

— Antigoon brengt verandering (Cass. 14 oktober 2003) Onder bepaalde voorwaarden kan rechter beslissen om onrechtmatig

bewijs toe te laten

— Antigoon vindt weg naar burgerlijke zaken (Cass. 10 maart 2008)

— Ook in arbeidszaken? Soms wel: Arbrb. Gent 1 september 2008; Arbh. Antwerpen, 2 september

2008; Arbrb. Mechelen, 20 maart 2013; Arbh. Antwerpen 24 mei 2013; Arbh. Brussel 3 september 2013

Soms niet: Arbh. Brussel 7 februari 2013

38

Tuchtsancties

Link met arbeidsreglement

39

Stakingsvordering en schadevergoeding

Staking vorderen van informatie op internet

— Kortgeding voor arbeidsrechtbank

Schadevergoeding

— Bewijs van fout, schade en causaal verband

— Artikel 18 Arbeidsovereenkomstenwet

— Begroting imagoschade?

40

Ontslag om dringende redenen

— Artikel 35 Arbeidsovereenkomstenwet

— “De ernstige tekortkoming die elke professionele samenwerking tussen

de werkgever en de werknemer onmiddellijk en definitief onmogelijk

maakt”

— Foutief gebruik sociale media of andere contractuele tekortkoming

— Drie dagen termijn

41

Ontslag om dringende redenen

— Feitelijke appreciatie

— Concrete omstandigheden en context

— Duidelijkheid en transparantie van de overtreden norm

Rechtbank aanvaardt niet dat werknemer niet-naleving procedures/verbodsbepalingen ten laste wordt gelegd, indien niet duidelijk vooraf meegedeeld

Belang goed opgestelde arbeidsreglement / policies

— Houding werkgever (gedoogbeleid)

— Verleden werknemer

— Clausule policy?

42

Ontslag om dringende redenen

— Arbrb. Leuven 17 november 2011 en Arbh. Brussel 3 september 2013: DR

Hoge functie

Beursgenoteerd bedrijf

Tijdstip posten informatie

— Arbh. Brussel 4 maart 2010: Geen DR

Geen besef werknemer

Relatief beperkte impact van informatie voor beperkte groep

Sociaal conflict

— Arbrb. Namen 10 januari 2011: Geen DR

Sociaal klimaat

43

Strafsancties Artikel 124 Wet elektronische communicatie

— wijzigen, schrappen, kenbaar maken, opslaan of er enig gebruik van maken Geldboete 50 EUR tot 50.000 EUR (x 6)

Artikel 314bis Strafwetboek — gebruik met bedrieglijk gebruik / oogmerk te schaden

Gevangenisstraf 6 mnd tot 1 jaar / geldboete 200 EUR tot 10.000 EUR (x 6)

Hacking (art. 550bis §1 Sw) — diegene die, terwijl hij weet dat hij daar toe niet gemachtigd is, zich toegang verschaft tot een

informaticasysteem of zich daarin handhaaft 3 maanden tot 1 jaar (bedrieglijk opzet: 6 mnd tot 2 jaar) / 26 tot 5.500 euro (x 6)

“Intern” toegang verschaffen (art. 550bis §2 Sw) — met bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden, zijn toegangsbevoegdheid tot een

informaticasysteem overschrijden 6 mnd tot 2 jaar / 26 tot 25.000 euro (x 6)

44

Klacht bij Privacycommissie

Imagoschade

45

BESLUIT

Besluit

Social media beleid is een must in werkomgeving

— Sensibilisering – informatie

— Conflictbeheersing

Vermijden misverstanden door duidelijke afspraken

Vermijden imago- en/of reputatieschade

— Verweer tegen privacyrecht werknemer

— Juridische kapstok voor controle en sanctionering met respect privacy werknemers

— Toetsingselement voor beoordeling door rechtbanken

47

Vragen?

48

49

Isabel Plets

Of counsel, Lydian

Praktijklector, Vakgroep sociaal recht, Universiteit Gent

T +32 2 787 90 83

M +32 477 79 10 01

Isabel.plets@lydian.be

www.lydian.be