Social Media Strategie al spelend verkennenO-Magazine-43-Social-Media-Game.pdf · Sociale media...

6
Social Media Strategie al spelend verkennen Door: Plony van Veldhoven, A+O fonds Gemeenten / Fotografie: Kees Winkelman.

Transcript of Social Media Strategie al spelend verkennenO-Magazine-43-Social-Media-Game.pdf · Sociale media...

Social Media Strategie al spelend verkennen

Door: Plony van Veldhoven, A+O fonds Gemeenten / Fotografie: Kees Winkelman.

Sociale media raken het dagelijks werk bij gemeenten:

de omgang met de burger verandert en dat geldt ook

voor de arbeidsrelaties en de interne communicatie.

Weet iedereen waar de verantwoordelijkheden liggen?

Wat kunnen consequenties van sociale media zijn? Wat

moet je bij voorkeur niet doen? Nieuwe media zijn snelle

media: ‘Berichten op Facebook en Twitter exploderen, de

wethouder wil nú advies’. Handig als er dan werkafspraken

en draaiboeken klaarliggen. Om gemeenten daarvoor uit te

rusten is in opdracht van het A+O fonds een Social Media

Game ontwikkeld. Een interactieve spelvorm met alledaagse,

herkenbare casussen. Een spel als startpunt van een

serieuze Social Media Strategie voor de hele organisatie.

Ziek vanaf Ibiza

“Het spel gaat over de impact van social media op het

dagelijks werk in een gemeente. Mensen zeggen: ‘Zo’n

vaart zal het vast niet lopen?’ Of: ‘We hebben alles toch

geregeld?’ Nou, nee dus. Formeel is in heel veel organisaties

nog weinig of soms zelfs niets geregeld. Wat doe je

wanneer een zieke medewerker twittert dat hij nachten

doorhaalt op Ibiza? Mag een gemeenteambtenaar in zijn

vrije tijd op fora ‘luid en duidelijk’ zijn mening geven over

de aanleg van een provinciale weg die door de gemeente

loopt? De ene professional vindt van wel, de ander van niet.

We vinden met ons allen vaak heel veel. Maar het gaat

ook om eigenaarschap en natuurlijk om consequenties,”

aldus Otto Thors, bedenker en ontwerper van de Social

Media Game. Thors staat borg voor praktijkervaring en

inhoudelijke expertise op het vlak van zowel media als

organisatieontwikkeling.

Twitterstorm

Otto: “In dit spel gaat het er niet om elkaar te overtuigen. Het

gaat erom situaties eerst goed te analyseren en dan te

doordenken vanuit verschillende profielen en uitgangspunten.

Zodat je met elkaar tot een breed gedragen advies komt.

Daarvoor is het nodig de andere spelers te begrijpen en

te doorgronden. Spelers krijgen elke speelronde een

nieuwe rol toebedeeld: de ene keer zit je op de stoel van de

wethouder, de andere keer mag je je inleven in de rol van

communicatieadviseur. Door te ‘spiegelen’ word je flexibel

en dat helpt ook als je later in de praktijk met elkaar tot

een oplossing moet komen. Want dan is er vaak de druk

van het moment, met al dan niet de digitale media op je

hielen. Er breekt bijvoorbeeld een twitterstorm los rond een

incident, snelle actie is geboden. Ligt er dan een scenario?

Weet iedereen wat hem of haar te doen staat? Zijn ICT

hulpmiddelen beschikbaar en is ondersteuning dag en nacht

bereikbaar?

Wat opvalt, is dat bij de oplossing van problemen rond

nieuwe media, mensen terugvallen op oplossingen die horen

bij traditionele media en minder impact hebben in het hier en

nu. Per speeltafel ontstaan doorgaans andere gesprekken

en oplossingsrichtingen. Daarom hebben we aan het slot van

een spelronde een intervisie tussen de groepen ingelast. Dat

brengt iedereen op een hoger plan. De uitkomst is dan altijd:

win-win-win.”

Stoeien met organisatievraagstukken

Het hoogste rendement qua oplossingen zie je bij groepen

waarin een mix van functies aan tafel zit. Dat sluit ook aan

bij de werkelijkheid waarin je met verschillende partijen,

met ieder ook eigen belangen, aan tafel zit. Medewerkers

vinden het leuk om in een spelsituatie samen te werken. En

het gaat verder dan leuk: het bevordert de samenwerking

later in de praktijk. Bestuurders die dit spel spelen vinden

het prettig om in een fictieve omgeving iets uit te kunnen

proberen. ‘Out of the box’, zonder dat er meteen raadsvragen

dreigen. Het gaat bij dit spel niet om goed of fout, het gaat

om bewustwording.

Al spelend komen mensenerachter waar zij werkafspraken en

beleid op moeten maken

Plussen en minnen op rij

Ook de gemeente Midden-Delfland waagde zich aan de

Game. “Social media was tot voor kort bij ons een ‘ding’

van alleen communicatie,” zegt Dagmar Winkelhorst,

hoofd afdeling Dienstverlening & Communicatie. “Ik was op

zoek naar een manier om meer bekendheid en bewustzijn

te creëren voor het gebruik van social media. De vorm

waarop de Game werd gegeven paste daar uitstekend bij.

De spelvorm draagt bij aan interactie tussen bestuurders,

leidinggevenden en andere medewerkers. Door ze tijdens

de game een andere rol te geven en aan de slag te gaan

met realistische praktijkcases, belicht je alle perspectieven

inclusief de bijbehorende plussen en minnen. Al bleek dat

nog best lastig: je verplaatsen in een andere rol met andere

verantwoordelijkheden. Otto Thors heeft veel parate kennis

op het gebied van social media en dienstverlening en zorgt

er op een enthousiaste en zeker ook kritische manier voor

dat iedereen z’n steentje bijdraagt en met meer kennis,

bewustzijn en enthousiasme de Game verlaat. Het resultaat?

Een grotere groep ambassadeurs met enthousiasme voor

het verstandig gebruik van Social Media!”

Groslijst

Otto Thors: “Al spelend komen mensen erachter waar zij

werkafspraken en beleid op moeten maken. Je hebt na het

spel als het ware een groslijst of bespreekagenda.” Een van

de spelers: “We gingen met meer vragen naar huis, dan

waarmee we bij binnenkomst aankwamen. Dat is goed, het

prikkelt de geest!”

Otto: “Het spel werkt zowel bij gemeenten die aan het begin

van het traject van beleidsontwikkeling rond nieuwe media

staan. Als bij gemeenten die al een en ander ontwikkeld

hebben. Zij kunnen de game op hun beurt inzetten als

revitalisering: om nieuwe schwung in te brengen in bestaand

beleid en andere groepen collega’s mee te nemen in hun

verhaal.”

Longlist aan situaties

De Game is opgebouwd vanuit de praktijk. De spelcasussen

zijn tegen een aantal gemeenten aangehouden. De gemeente

die het spel speelt kan uit een longlist aan uitgewerkte

situaties kiezen en de lijst wordt nog steeds aangevuld.

Dalfsen en Midden-Delfland, Den Helder en Venlo: intussen

is de Social Media met tientallen gemeenten gespeeld. Alle

feedback wordt meegenomen. Zo wordt het spel steeds

meer verrijkt. De spelvorm werkt goed, omdat deelnemers

dan zelf tot oplossingen komen en zich al spelend ook in

andere rollen leren te verplaatsen.

Op elkaar inspelen

Ook gemeenten in de regio Noord-Holland-Noord zien de

nodige veranderingen qua Het Nieuwe Werken en daarmee

ook het gebruik van sociale media op hen afkomen. Monique

Bisnathsingh, adviseur Mobiliteitsnetwerk in die regio:

“Welke impact heeft dat? Wat verandert erdoor in de inhoud

en organisatie van ons werk? Belangrijk is dat ambtenaren

zich hiervan bewust worden. Én hun ervaringen delen. De

belangstelling voor de game is groot. Binnen een mum van

tijd waren er drie workshops ‘Impact social media op je

dagelijks werk’ helemaal uitverkocht. We speelden met een

regionale mix van collega’s uit 12 gemeenten. Al spelend

raakten we ook goed op elkaar ingespeeld.”

Wat Noord-Holland-Noord betreft mag er een vervolggame

komen voor verdere verdieping.

Social Media Game: het spel

Een dagdeel, drie spelrondes

Drie speltafels met elk vijf spelers

Een speelbord, pionnen en een spelleider

Voor iedere speler een profielkaart: van bemiddelaar of

innovator tot bestuurder

Per spelronde een situatieschets gegrepen uit de

dagelijkse praktijk van gemeenten

Per situatie drie kwartier de tijd voor analyse, oplossing

en intervisie

Kanskaarten worden als interventie door de spelleider

ingezet om een discussie vlot te trekken of extra

dynamiek te genereren

Het spelbord biedt elementen uit het HR-beleid

waarmee gerekend moet worden: arbeidsvoorwaarden,

arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden en

arbeidsverhoudingen. Want verbinding van de sociale

media met HR-beleid, dat is een van de doelen van het

spel

Interesse in de Game? Ga naar de Social Media Game

op onze site. Daar valt ook meer te lezen over de

subsidiemogelijkheden voor dit spel.

Voorbeeldsituatie

Trainee blogt misvattingen op Facebook

Ronald, trainee bij de gemeente, laat zich op persoonlijke

titel op Facebook negatief uit over een collegebesluit

voor de bouw van een nieuw zwembad. Deze berichten

verspreid hij vervolgens ook via Twitter onder zijn volgers.

Naar eigen zeggen wil hij discussie uitlokken over dit

collegebesluit waarop hij als ambtenaar bovendien anders

heeft geadviseerd dan nu is vastgesteld. Zijn leiding-

gevende onderneemt geen acties aangezien meningen

op sociale media volgens hem privé zijn. Een bezorgde

collega ziet dat anders en meldt het gedrag officieel bij

de afdeling P&O. Nu vraagt de gemeentesecretaris om

advies: Wat te doen in deze situatie?

Otto Thors