Sociaal Jaarverslag 2009

Sociaal jaarverslag 2009

3Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

Voorwoord ......................................................... 5

1 Samenvatting .................................................... 7 1.1 Vijf basisrechten .................................................. 7 1.2 2009 in vogelvlucht ............................................. 7 1.2.1 Organisatie ............................................................7 1.2.2 Personeelsbestand ................................................9 1.2.3 Ziekteverzuim ......................................................10 1.2.4 Diversiteit ............................................................10

2 Recht op een duurzaam bestaan ................... 11 2.1 Inkomen ............................................................ 11 2.1.1 Arbeidsvoorwaarden algemeen ...........................11 2.1.2 Arbeidsvoorwaarden internationale medewerkers 11 2.1.3 Arbeidsvoorwaarden lokale medewerkers ......... 12 2.1.4 Functioneringsgesprekken 2009 en functioneringsafhankelijke beloning ................... 12 2.2 Personeelsbestand ............................................ 12 2.2.1 Aantal medewerkers ............................................12 2.2.2 Leeftijdsopbouw ..................................................12 2.2.3 Deeltijd en functieniveau .....................................13 2.3 Instroom, doorstroom en uitstroom .................... 14 2.4 Introductie nieuwe medewerkers ....................... 15

3 Recht op sociale basisvoorzieningen ........... 17 3.1 Opleidingen en competentieontwikkeling ........... 17 3.2 Loopbaanbeleid: Competentieontwikkeling ........ 18 3.3 Ziekteverzuim .................................................... 20

4 Recht op leven en veiligheid .......................... 21 4.1 Veiligheid .......................................................... 21 4.2 Medewerkers Oxfam Novib werkzaam in het buitenland ......................................................... 22 4.3 Vertrouwenspersonen ........................................ 24 4.4 Commissie geschil en beroep ............................ 24 4.5 Klokkenluidersregeling ...................................... 24

5 Recht op maatschappelijke en politieke participatie ...................................................... 25 5.1 Ondernemingsraad ............................................ 25 5.2 Bedrijfsledengroep van de vakbond ................... 26

6 Recht op identiteit ......................................... 27 6.1 Culturele diversiteit ............................................ 27 6.2 Gender .............................................................. 27 6.3 Sociale activiteiten ............................................ 28

Vooruitblik ....................................................... 29

De missie van Oxfam Novib

Meer dan een derde van de wereldbevolking leeft in armoede. Wereldwijd strijden mensen voor hun rechten en voor een fatsoenlijk bestaan. Oxfam Novib steunt hen daarbij en streeft naar een rechtvaardige wereld zonder armoede.

De belangrijkste oorzaak van armoede is onrecht. Iedereen heeft recht op een eerlijk inkomen, voedsel, gezondheidszorg, onderwijs en een veilig leven. Ieder mens moet zijn of haar stem kunnen laten horen en heeft recht op een eigen identiteit. Vooral zij die het zwaarst door armoede en onrecht worden getroffen: vrouwen, kinderen en minderheden. Wereldwijd strijden mensen voor hun rechten en voor een fatsoenlijk bestaan. Oxfam Novib steunt hen daarbij.

We steunen projecten, versterken lokale organisaties en voeren campagnes voor rechtvaardig beleid. Lokaal én internationaal, want armoede en onrecht zijn wereldwijde problemen en hebben te maken met onrechtvaardige economische en politieke verhoudingen. Daarom werken we samen met Oxfam International.

5Voorwoord

Voorwoord

In het publieksjaarverslag benadrukken wij dat de wereld waarin wij werken in de toekomst anders zal zijn: machtsverschuivingen tussen gevestigde en opkomende economieën (met China voorop); machtsverschuivingen tussen overheden en marktpartijen; de hoopvolle komst van president Obama die meteen zorgde voor internationale ontspanning. In Nederland was er volop – gepolariseerd – debat over ontwikkelingssamenwerking. De mondiale recessie kwam het hardste aan bij mensen die leven in armoede terwijl zij part noch deel hadden aan de oorzaken. Met hen en hun organisaties werkten wij samen om ergere armoede waar mogelijk te voorkomen en armoede als onrecht te blijven bestrijden.

Van de medewerkers vroegen wij grote inspanningen. Daarbij ging het én om de uitvoering van ieders’ werk voor 2009, én om de voorbereidingen van ons toekomstige werk (inclusief de start van de subsidie aanvraag bij het Rijk), én om voorbereidingen van de toekomstige véél intensiever samenwerking tussen de Oxfams.

De medewerkers betuigden tevredenheid in het medewerkeronderzoek en het ziekteverzuim was blijvend laag. Werkdruk en werklast is echter van blijvende zorg. Ook hebben zij zorg over inkomstendaling en – fluctuaties van Oxfam Novib in de nabije toekomst. De geplande inkomstengroei dankzij donateurs en institutionele donoren verliep weliswaar goed maar zal de overheidsbezuiniging die ons in 2011 te wachten staat (als gevolg van een verlaagd plafond in MFS II) niet meteen kunnen ondervangen.

In 2008 hadden wij enige zorg over een uitstroom van medewerkers van bijna 15% hoewel de meerderheid doorsprong naar hogerop en naar nieuwe uitdagingen. In 2009 heeft P&O de uitstroom nauwlettend gevolgd en kwam deze uit op een gezonde 11%.

Buitengewoon was de extra energie die loskwam bij medewerkers bij de Trailwalker en bij de campagne van

de Groene Sint. Niet alleen liepen vier Oxfam Novib teams de 100 kilometer sponsorloop uit maar ook hielpen vele medewerkers uit alle hoeken en gaten van de organisatie het weekend mee om het evenement tot een groot succes te maken. Ook de Groene Sint campagne voor eerlijke cacao uit Afrika werd mede een groot succes dankzij de inzet van vele, vele medewerkers.

Goed draaiende en aangesloten veldkantoren waren in 2009 zowel doel op zich als ook een basis voor onze toekomstige managementrollen naar andere Oxfams. Eén op vijf medewerkers werkt tegenwoordig buiten Nederland, het gevolg van geplande groei aldaar. De veldkantoren, de afdeling Projecten en de bureaus vallend onder Bedrijfsvoering hebben zich enorme inspanningen getroost om de veldkantoren goed te laten draaien en de verbinding met het hoofdkantoor goed te krijgen. In 2010 dienen wij dit te borgen in ons aller werkwijze en omgang met elkaar.

Het bureau Campagne Support in het hoofdkantoor is in mei formeel van start gegaan. Ook het bureau Special Projects and External Funding is na samenvoeging “up and running”. Het bureau Latijns Amerika en de Cariben zal conform strategische keuzes in 2010 geleidelijk worden opgeheven – waarmee een zeker einde komt aan de relatie van Oxfam Novib met mensen en hun organisaties in dit continent. Een medewerker van het eerste uur tekent die geschiedenis en de lessen van ruim 50 jaar op.

Op tweede paasdag 2009 overleed onze medewerker van de financiële administratie Arno Munting aan een hartaanval. Arno heeft 29 jaar met vallen en opstaan bij Oxfam Novib gewerkt. Hij had een onzichtbaar web van zorgzame medewerkers om hem heen voor als dat nodig was. Wij herinneren ons Arno zo: lief, koppig, gesloten, breekbaar en correct.

In 2009 bepaalden wij de nieuwe strategische keuzes voor de toekomst. In 2010 besluiten wij als Oxfam

6

International definitief over onze toekomstige veel grotere samenwerking. En bepalen wij definitief de organisatie en de bedrijfsvoering die het beste bij die toekomst past. En weten wij tenslotte meer over de omvang van onze toekomstige inkomsten. Dat alles zal de basis en voorwaarden scheppen voor ons toekomstige werk voor de bestrijding van armoede als onrecht.

Voor nu: dank aan alle medewerkers voor het vele werk en de energie die men gaf in 2009.

Namens de directie,

Adrie PapmaDirecteur bedrijfsvoering en private sector

7Samenvatting

1.1 Vijf basisrechten

In het bedrijfsplan van Oxfam Novib en in het strategisch plan van Oxfam International is het centraal stellen van mensen een belangrijk thema. Oxfam Novib medewerkers zetten zich met energie in om positieve veranderingen te brengen in de levens van kinderen, vrouwen en mannen die in armoede leven. Dit is in eerste instantie een externe doelstelling. Maar ook in het Human Resources beleid is het centraal stellen van de mens – de medewerkers – essentieel om de externe doelstellingen te bereiken. Ook bij Oxfam Novib zijn medewerkers de essentie van de organisatie. In een veranderende wereld waarin ook de organisatie mee verandert, stellen we hoge eisen aan medewerkers.

Basisrechten als inspiratiebronDe basis van het werk van Oxfam Novib vormt het bedrijfsplan met de vijf basisrechten. Deze basisrechten en de daarop gebaseerde programma’s staan niet alleen centraal in het werk van Oxfam Novib. Ze zijn ook een inspiratiebron voor de rechten van onze medewerkers. Want wat we mondiaal willen bereiken, willen we ook intern verwezenlijken. Daarom is dit Sociaal Jaarverslag 2009, net als afgelopen jaren, ingedeeld volgens de vijf basisrechten.

Als we de basisrechten toespitsen op de arbeidssituatie in onze organisatie, dan gaat het om de volgende onderwerpen:

bij het• recht op een duurzaam bestaan om de arbeidsvoorwaarden (cao) van zowel de medewerkers van Oxfam Novib in Den Haag als ook van de uitgezonden medewerkers, de opbouw van het personeelsbestand, de in-, door- en uitstroom en de introductie van nieuwe medewerkers;

bij het • recht op goede sociale basisvoorzieningen om de mogelijkheden voor het volgen van opleidingen, loopbaanbeleid en het terugdringen van ziekteverzuim;

bij het• recht op leven en veiligheid om de veiligheid voor de reizende medewerkers en de medewerkers in het veld, vertrouwenspersonen, de geschillen-commissie en de klokkenluidersregeling;

bij het • recht op maatschappelijke en politieke participatie is de vertaalslag gemaakt naar de ondernemingsraad en de vakbond;

bij het• recht op identiteit om het diversiteitsbeleid van Oxfam Novib en het doelgroepenbeleid en de sociale activiteiten.

1.2 2009 in vogelvlucht

1.2.1 Organisatie

In 2009 hebben we diverse organisatorische wijzigingen doorgevoerd die in 2008 al waren ingezet.

Splitsing Financiële en Interne dienstHet bureau Financiële en Interne dienst is gesplitst waarbij de financiële administratie en de interne dienst als zelfstandige bureaus zijn voortgezet, beiden met een eigen hoofd. De interne dienst gaat Facilitaire Dienst heten aangestuurd door het hoofd dat tevens hoofd van bureau Personeel & Organisatie is. De Humanitaire en External Funding Unit (HEFU) is ook gesplitst. De humanitaire unit is als zelfstandige unit voortgezet, de external funding unit is in augustus 2009 samengevoegd tot het bureau Special Projects & External Funding (SPEF).

BeleidsbeïnvloedingDe afdeling Mondiale Strategie en Samenwerking (MSS) is doorgegaan als afdeling Beleidsbeïnvloeding. Het onderdeel van MSS Global Programs is doorgegaan als apart bureau vallend onder de afdeling projecten, met een coördinator vallend onder het hoofd Global Programs die tevens hoofd van de Humanitaire Unit is. Er is in

1 Samenvatting

8

Organogram per 31 december 2009

Round Table OndernemingsraadDirectie

Raad van Toezicht

• Economic Justice• Essential Services• Rights in Crisis• Gender Justice• Private Sector

Change Goal Management

Special Projects &External Funding Unit

• Informatie & Communicatietechnologie• Financiële Administratie• Personeel & Organisatie• Facilitaire Dienst

Centrale Diensten

• Communicatie• Quality & Control• Research & Development

Stafbureaus

ProjectenLobby & AdvocacyCampagnes

• Marketing & Fondsenwerving• Popular Campaigning• Campagne Support

• Midden-Oosten, Oost-Europa, Centraal Azië, en Maghreb• Hoorn van

• Oost- en Centraal-Afrika• West-Afrika• Zuidelijk Afrika• Zuid-Azië/ZAZ• Zuidoost-Azië/ZOA• Latijns-Amerika en Caraïben• Humanitaire Unit• Global Programmes

• Bezet Palestijns- gebied/Israël • Kenia (incl. Somalië

• Burundi • Niger • Afghanistan en

Pakistan

Veldkantoren

Congo (progr. kantoor) •

Afrika en Sudan)

9Samenvatting

2009 onderzoek gedaan naar de mogelijkheid van samenvoeging van Beleidsbeïnvloeding (BB) met Research & Development (R&D). Omdat we als organisatie aan de vooravond van grote veranderingen staan, besloten we geen grote wijziging door te voeren. Vanaf 2011 gaan we werken met een nieuw strategisch plan. In 2010 bekijken we opnieuw de meest geschikte organisatie (structuur) om de doelstellingen te gaan bereiken. Daarin hoort ook het denken over BB en over R&D.

Campagne SupportHet bureau Campagne Support ging in mei 2009 formeel van start. Dit bureau is het resultaat van het project rondom optimalisering van de dienstverlening. Dit project vond in 2008 plaats. Het bureau bestaat uit een team Operations, team Informatie&Service (I&S)/receptie en een team Productie, elk met een eigen coördinator. De samenvoeging van I&S met de receptie is vertraagd, in afwachting van de verbouwing van de receptie.

Bureau Latijns Amerika en CaribenIn 2009 besloten we het bureau Latijns Amerika en Cariben (LAC) af te bouwen en op te heffen, als gevolg van de strategische keuzes voor de periode 2011-2015. Dit krijgt een vervolg in 2010.

Uitbreiding stafHet programmamanagement is uitgebreid met een programma manager voor Rights in Crisis (= basisrecht 3) en een programma manager voor programma Politieke en Maatschappelijke Participatie (= basisrecht 4).

Een andere ontwikkeling is de uitbreiding van de staf op veldkantoren in het kader van het project ‘Climbing the mountain’. Dit project is ingezet in 2008. Er is meer capaciteit nodig om de leiding te (kunnen) nemen in het humanitaire werk, bij humanitaire crises en om lokale fondsenwerving te kunnen uitvoeren. Specifiek bij die veldkantoren waar Oxfam Novib vanuit Oxfam International de leiding heeft.

De organisatiestructuur per eind 2009 is weergegeven in bijgevoegd organogram.

Oxfam InternationalAls lid van Oxfam International (hierna: OI) geldt voor Oxfam Novib ook het strategisch plan van Oxfam International (2007-2011) met de externe en interne ‘change goals’. De interne change goals op het gebied van sociaal beleid zijn geformuleerd rondom de visie “People at the centre of what we do”.

Per 2011 is het doel het Human Resources beleid, de uitvoering daarvan en people management binnen alle Oxfams en het Secretariaat van OI te versterken tot op het niveau dat gezamenlijk is afgesproken. We hebben in 2010 daartoe de OI HR standards aangenomen, grotendeels gebaseerd op de HR standards van People in Aid. We spraken af om gezamenlijk aandacht te besteden aan de ontwikkeling van medewerkers, introductie en het inwerken binnen de nationale en internationale Oxfam organisatie, performance management en duidelijkheid over de benodigde kennis, kunde en vaardigheden die vereist worden van de medewerkers. Op deze gebieden moeten we in 2011 duidelijk vooruitgang hebben geboekt.

Mobiliteit medewerkersWe faciliteren mobiliteit van medewerkers binnen OI verband en moedigen dit waar mogelijk aan. In 2010 kwam er een zogenaamd OI secondment policy, waarin afspraken zijn gemaakt over de onderlinge uitwisseling van medewerkers.

Single Management StructureIn 2008 is door de Executive Directors het besluit genomen om te komen tot een Single Management Structure (SMS). Single Management betekent dat er één Oxfam het voortouw neemt, met in totaal maximaal 4 verschillende uitvoerende Oxfams in 1 land. Dit betekent een grote organisatieverandering voor alle Oxfams en zeker ook voor Oxfam Novib. Voor dit verandertraject is een projectorganisatie ingericht, met diverse taskforces. Oxfam Novib is in vrijwel alle taskforces vertegenwoordigd, waaronder in de taskforce HR and people. Het doel is om zoveel mogelijk lijn te brengen in het beleid waar dat noodzakelijk is, en de implementatie van SMS te stroomlijnen en voor te bereiden. In maart 2010 worden verdere besluiten genomen. Het project heeft ook gevolgen voor het HR beleid binnen Oxfam Novib, omdat we ons gezamenlijk conformeren aan de uitkomsten van SMS.

1.2.2 Personeelsbestand

HoofdkantoorEind 2009 kende het kantoor in Den Haag 362 medewerkers. Met de overgang naar 2010 waren er tevens diverse vacatures. Omgerekend naar voltijdsbanen (full time equivalent of fte) was de personeelsbezetting 332,8 fte.

In 2009 zijn in totaal 72 nieuwe collega’s verwelkomd. Daarbij gaat het om 5 medewerkers die voor kortdurende

10

projecten of voor zwangerschapsvervanging en 67 medewerkers die voor langdurigere dienstverbanden zijn aangetrokken. Er zijn 51 medewerkers uit dienst gegaan, waarvan 8 medewerkers die voor korte tijd waren aangetrokken in verband met zwangerschapsvervanging en piekopvang.

De gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand is ruim 40 jaar.

VeldkantorenSinds 2009 werkt één op de vijf medewerkers van Oxfam Novib in het veld. Dit zijn de 27 uitgezonden medewerkers en 67 personen die op basis van een lokaal contract werken. Zij doen dat in Niger, Burundi, Democratische Republiek Congo, Pakistan, Afghanistan, Kenia (voor Somalië en Sudan) en in Jeruzalem (voor de Palestijnse Gebieden). Vanuit deze landen coördineren ze,1 wanneer dat nodig is, noodhulp. Ook maken ze – met partnerorganisaties, Oxfam-zusterorganisaties en andere partijen – plannen om samen effectief te reageren bij een humanitaire ramp. Tevens verzorgen ze specifieke projecten waarvoor externe financiering is geworven.

1.2.3 Ziekteverzuim

Het doel voor 2009 – een ziekteverzuimpercentage lager dan 3.6 procent – is gehaald met een daadwerkelijk verzuimpercentage van 3.4 procent. De daling past bij de dalende trend die in de afgelopen jaren is ingezet. Het langdurig verzuim is teruggedrongen. In 2009 is er extra aandacht gegeven aan het frequent kortdurend verzuim. De meldingsfrequentie is in 2009 uitgekomen op 1,50. Dit is gelijk aan het streefgetal en is een normaal gemiddelde in Nederland.

1.2.4 Diversiteit

Diversiteit is naast competentiemanagement een van de pijlers van het strategisch HR beleid. In 2009 is het diversiteitsbeleid up-to-date gebracht. Bij diversiteit gaat het om het optimaal en duurzaam inzetten van alle medewerkers, rekening houdend met al hun verschillen en overeenkomsten. Naast gender en culturele diversiteit zijn onder andere leeftijd, arbeids(on)geschiktheid,

1 Dit geldt niet voor het kantoor in de Democratische Republiek Congo.

seksuele voorkeur, religie, burgerlijke staat voorbeelden van diversiteitskenmerken. Het is onze doelstelling ervoor te zorgen dat onze hele manier van denken en doen aansluit bij de diversiteit van onze organisatie en van ons werk(veld). We zijn ervan overtuigd dat dit we dit alleen behalen door een divers personeelsbestand maar ook en juist door de verschillende eigenschappen van mensen zoveel mogelijk te benutten ten behoeve van onze gezamenlijke doelstelling.

11Recht op een duurzaam bestaan

2.1 Inkomen

2.1.1 Arbeidsvoorwaarden algemeen

Het jaar 2009 heeft in het teken gestaan van de vervolg-besprekingen en onderhandelingen met de vakbond over de aanpassingen van de pensioenregeling en over de arbeidsvoorwaarden voor internationale medewerkers.

PensioenregelingDe pensioenonderhandelingen met de pensioenverzekeraar zijn eind 2008 / begin 2009 afgerond. Het type regeling is ongewijzigd ten opzichte van de voorgaande, namelijk voor regeling B en C middelloon en voor A (uitfasering) eindloon. De opgebouwde pensioenaanspraken worden gegarandeerd. Oxfam Novib koos voor een winstdelings-systeem op basis van een gesepareerd beleggingsdepot. Sinds 1 maart 2009 zijn de overgemaakte pensioenpremies (met terugwerkende kracht tot 1 januari 2009) ingelegd in het gesepareerd beleggingsdepot. Het oude systeem van overrenteaandeel wordt ook aangehouden voor de liggende reserve. Per vrijvallend deel wordt dat ook geleidelijk ondergebracht in het gesepareerd beleggingsdepot. Voor het gesepareerd beleggingsdepot wordt alleen gebruik gemaakt van aandelen- en obligatiepakketten van ASN. Het percentage dat in zakelijke waarden belegd wordt is momenteel 20%, en 80% in vastrentende waarden.

Voorwaardelijke indexatieDe pensioenonderhandelingen met de vakbond concentreerden zich rondom de wens van Oxfam Novib om naast bovengenoemde aanpassingen over te gaan van een onvoorwaardelijke naar een voorwaardelijke indexatie voor de actieve deelnemers in de B en C regeling (voor niet actieve deelnemers was dit al voorwaardelijk). Indexatie betekent verhoging van pensioenaanspraken en is bij Oxfam Novib gekoppeld aan de loonronde. We bereikten overeenstemming: er wordt inderdaad overgegaan van een onvoorwaardelijke

naar een voorwaardelijke indexatie, waarbij ook een compensatieregeling is afgesproken. De compensatie-regeling houdt in dat er een indexatiedepot wordt ingesteld met als bestemming indexatie van de opgebouwde pensioenaanspraken. Het indexatiedepot wordt gevuld met beschikbare overrente. Daarnaast doteert Oxfam Novib jaarlijks 1% van de opgebouwde pensioenaanspraken per jaar (t/m 2013) in het indexatie-depot en wordt er een pensioencommissie gevormd. Wanneer het depot 3% van de opgebouwde pensioen-aanspraken bereikt, vloeit het surplus dat voortkomt uit de gegarandeerde inleg, terug naar Oxfam Novib.

De looptijd van de CAO is 1 januari 2009 tot en met 31 december 2010. Voor 2010 is een loonsverhoging afgesproken van 1%.

2.1.2 Arbeidsvoorwaarden internationale medewerkers

In 2009 is hard gewerkt aan de totstandkoming van uniforme arbeidsvoorwaarden die vastgelegd zijn in de CAO voor de expats van Oxfam Novib. Deze voorwaarden zijn een aanvulling op de bestaande CAO, genaamd CAO deel B. Naast deze aanvulling is ook de (reguliere) CAO is op hen van toepassing. Na een benchmark binnen de non profit sector en onderhandeling met de vakbond kwam een akkoord tot stand en werd de CAO per 1 januari 2010 van kracht. Daarnaast is er een overgangsregeling van toepassing.

Specifieke arbeidsvoorwaardenEr zijn afspraken gemaakt over diverse specifieke arbeidsvoorwaarden voor internationale medewerkers zoals arbeidsduur en opbouw compensatie(verlof) in verband met afwijkende normale arbeidsduur in het veld, salaris inhoudingen en hypotax, verzekeringen, het faciliteren bij fiscaal advies, nationale feestdagen per werkland, gezinshereniging en home leave en rest & recuperation. Ook werden collectieve afspraken gemaakt over vergoedingen en voorzieningen waaronder

2 Recht op een duurzaam bestaan

12

medische keuring, vaccinaties en psychosociale nazorg, reis- en bagagekosten, inrichtingstoelage, huisvestings-vergoeding, diverse vergoedingen bij family postings en hardshipallowance.

Het proces van de totstandkoming van de CAO deel B is niet altijd gegaan zoals de internationale medewerkers hadden verwacht. Dit kwam onder andere vanwege onwetendheid met de Nederlandse werkwijze van een vakbond. De overeenkomst is echter het resultaat van een jaar lang stevig onderhandelen waarbij ook een Reference Group, door de vakbond ingesteld, betrokken is geweest. Het resultaat vormt de basis voor gelijk-waardige en geharmoniseerde arbeidsvoorwaarden voor alle internationale medewerkers van Oxfam Novib.

2.1.3 Arbeidsvoorwaarden lokale medewerkers

De arbeidsvoorwaarden voor lokale medewerkers zijn vastgelegd in de HR manuals. Voor alle veldkantoren op 1 na zijn deze HR manuals ontwikkeld. Deze laatste manual zal in 2010 worden afgerond.

2.1.4 Functioneringsgesprekken 2009 en functioneringsafhankelijke beloning

Na een jaar ‘proefdraaien’ is in 2009 de beoordeling over 2008 het uitgangspunt geweest voor de salarisverhoging voor de medewerkers van Oxfam Novib. Om de managers goed voor te bereiden op het beoordelings- en functioneringsgesprek hebben zij, als onderdeel van het

Management Development Programma, een tweedaagse training gevolgd. Een analyse van de gegeven beoor-deling laat zien dat ruim 90% van de organisatie ‘goed’ of ‘hoger’ is beoordeeld. 94% van alle medewerkers heeft een beoordelingsgesprek gehad. Dit betekent dat alle medewerkers die een gesprek conform afspraken in de CAO behoren te krijgen, dit ook gehad hebben. Een aantal van de overige medewerkers heeft wel een functioneringsgesprek gehad, waarin resultaatafspraken zijn gemaakt voor 2009 en het persoonlijk ontwikkelingplan is opgesteld.

2.2 Personeelsbestand

2.2.1 Aantal medewerkers

Het aantal personeelsleden van Oxfam Novib is in 2009 gestegen ten opzichte van 2008, dit is in lijn met de groei van de begroting. Eind 2009 werkten er in totaal 389 mensen bij Oxfam Novib (incl.expats). Omgerekend naar een werkweek van 36 uren was de personeelsformatie 359,3 fte. De medewerkers die werkzaam zijn op een veldkantoor met een lokaal contract zijn hierin niet meegeteld.

Ruim 30,8 procent had een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Met het oog op de toekomst is het van belang flexibel te kunnen inspelen op financiële en organisatorische veranderingen en blijft het wenselijk om in eerste instantie tijdelijke arbeidsovereenkomsten aan

Tabel 2.1 Ontwikkeling formatie naar aantal medewerkers en fte in Nederland

2009 2008 2007

Dienstverband aantal fte aantal fte aantal fte

Onbepaalde tijd 267 244,1 243 221,4 251 228

Bepaalde tijd 95 88,7 102 95,3 99 93

Totaal 362 332,8 345 316,7 350 321

Tabel 2.2 Ontwikkeling aantal medewerkers in het buitenland

2009 2008 2007

aantal aantal aantal

Internationaal contract /gedetacheerd 27 21 21

Lokaal contract 67 20 18

NB. aantal fte in Nederland + internationals = 359,3 fte

13Recht op een duurzaam bestaan

diagram 2.3 Leeftijdsopbouw

leef

tijd

65 ••

60 - 64 ••••••••••••••••••

55 - 59 ••••••••••••••••••••••••

50 - 54 •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

45 - 49 ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

40 - 44 •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

35 - 39 ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

30 - 34 •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

25 - 29 ••••••••••••••••••••••••••••••••

20 - 24 0 10 20 30 40 50 60 70 80

aantal medewerkers

Diagram 2.3 Leeftijdsopbouw

te bieden. Het aannamebeleid is in 2009 aangescherpt en opgenomen in het werving- en selectiebeleid. Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de flexibiliteit met arbeidsovereenkomsten die de wet ons biedt.

Tabel 2.1 en 2.2 geven een overzicht van de ontwikkeling van de formatie in Nederland en in het buitenland.

Meer staf in het veldEr is een toename van medewerkers met een lokaal contract. Dat is onder andere te verklaren doordat Oxfam Novib een aantal extern gefinancierde projecten, om verschillende redenen, zelf is gaan uitvoeren. Onder andere in Congo (24 lokale medewerker) en Pakistan (15 lokale medewerkers). Verder gaat het om lokale medewerkers in het kader van ‘ Climbing the Mountain’ waarbij bewust is gekozen de staf in het veld uit te breiden. Met deze extra capaciteit kunnen we de leiding nemen bij de uitvoering van het humanitair werk en bij humanitaire crises in Oxfam International verband. Omwille van de veiligheid, is er in het afgelopen jaar geïnvesteerd in (lokale) veiligheidsmedewerkers en chauffeurs voor het vervoer van medewerkers.

2.2.2 Leeftijdsopbouw

De gemiddelde leeftijd van alle medewerkers (hoofdkantoor en veldkantoor) ligt op 40 jaar en 1 maand. De gemiddelde leeftijd van medewerkers op het hoofdkantoor is 42.8 jaar en van expats is dit 37.3 jaar. Oxfam Novib streeft naar een gezonde gemiddelde leeftijd van 41 jaar. Om deze doelstelling te bereiken moet vooral de leeftijdsontwikkeling op het hoofdkantoor in de gaten gehouden worden, want deze is de laatste jaren aan het stijgen (2008: 42,3 jaar, 2007: 42,1 jaar).

2.2.3 Deeltijd en functieniveau

In onderstaande tabel is een onderverdeling te vinden van het aantal medewerkers naar werkuren per week en functieniveau. Het aantal medewerkers dat fulltime werkte, is gestegen van 54,1 procent in 2008 naar 56,6 procent in 2009. Ruim 80 procent van de functies is op hbo-niveau of hoger. Een gemiddeld dienstverband kent 33,1 uur per week.

Tabel 2.4 Aantal medewerkers naar werkuren per week en functieniveau

12 uur 16-20 uur 21-28 uur 29-35 uur 36 uur totaal in %

Medewerkers MBO 0 1 2 4 8 15 3,9%

Medewerkers Ervaren MBO 1 4 20 16 20 61 15,7%

Medewerkers HBO/WO 0 3 20 68 156 247 63,5%

Middenkader en beleidsbepalend 0 0 0 30 32 62 15,9%

Directie 0 0 0 0 4 4 1%

Totaal 1 8 42 118 220 389

In procenten 0,3% 2,1% 10,8% 30,3% 56,6% 100%

14

2.3 Instroom, doorstroom en uitstroom

In 2009 heeft Oxfam Novib 72 nieuwe medewerkers aangenomen (incl. 5 kortstondige arbeids-overeenkomsten ivm project/zwangerschap). In 2008 waren dat er 61.

Tabel 2.5 Instroom personeel

Afdeling instroom

totaal aantal

medewerkers %

Projecten (incl. veldkantoren) 37 159 23,3%

Campagnes 10 68 14,7%

Centrale Diensten 6 41 14,6%

Beleidsbeïnvloeding 2 21 9,5%

Global Programs 3 8 37,5

Special Projects 7 17 41,2

Stafbureaus 5 64 7,8%

Directie 1 4 25%

Programme Management 1 7 14,2%

Totaal 72 389 18,5%

In 2009 was de uitstroom 11 procent. In totaal hebben 43 medewerkers inclusief medewerkers met een inter-nationaal contract de organisatie verlaten. Exclusief de groep internationale medewerkers was de uitstroom 10 procent. Het uitstroompercentage sluit aan bij de doelstelling die Oxfam Novib hiervoor heeft vastgesteld, namelijk een gewenst uitstroom percentage tussen 10 en 15 procent.

Lengte dienstverbandEen gemiddeld dienstverband op het hoofdkantoor van Oxfam Novib is 7,1 jaar (incl. internationale contracten). Dit lijkt relatief kort maar dit cijfer wordt beïnvloed door diverse korte arbeidsovereenkomsten die Oxfam Novib kent in verband met tijdelijke financieringen van projecten en vervanging van zwangerschapsverloven. Gezien de ontwikkelingen in de sector (meer tijdelijke project financiering) zal dit in de toekomst naar verwachting toenemen en zal de gemiddelde arbeidsduur naar alle waarschijnlijkheid verder dalen.

Tabel 2.6 Uitstroom personeel

Afdeling uitstroom

totaal aantal

medewerkers

in

procent

Projecten 22 159 13,8%

Campagnes 8 68 11,8%

Centrale diensten 8 41 19,5%

Beleidsbeinvloeding 2 21 9,5%

Global Programs 0 8 0%

Special Projects 0 17 0%

Stafbureaus 3 64 4,7%

Directie 0 4 0%

Change Goals Manage-ment 0 7 0%

Totaal 43 389 11%

Om de continuïteit in het werk te kunnen waarborgen, verdienen de redenen van vertrekkende medewerkers de aandacht. Met vertrekkende medewerkers worden exitinterviews gevoerd. Over het algemeen is de reden voor vertrek dat de inhoud van de functie niet meer biedt wat men zoekt. Of iemand kan doorgroeien naar een zwaardere functie. Bijna 70 procent reageert positief op de vraag of men zou overwegen bij Oxfam Novib terug te keren als dat op dat moment aansluit bij de ambitie. Hetzelfde percentage zegt Oxfam Novib als werkgever aan anderen te zullen aanbevelen.

Tabel 2.7 Doorstroom personeel

Soort mobiliteit 2009 2008 2007

Horizontaal 15 15 20

Verticaal 28 12 18

Totaal 43 27 38

In procenten 11,1 7,4 10

Het doorstroom percentage is met 3.7 procent gestegen ten opzichte van 2008 naar 11.1 procent. Dit betekent dat er meer mensen intern van functie zijn gewisseld dan in 2008. Ook is in 2009 het uitstroom percentage gedaald, waardoor geconcludeerd kan worden dat medewerkers in 2009 vaker een interne loopbaan stap hebben gemaakt dan een externe.

15Recht op sociale basisvoorzieningen

“oxfam novib is precies de organisatie zoals ik me had voorgesteld.”

2.4 Introductie nieuwe medewerkers

Om nieuwe medewerkers snel bekend te maken met de organisatie, is een goede introductie zeer belangrijk. In de eerste helft van 2009 zijn er diverse nieuwe medewerkers op de veldkantoren gestart voor de benodigde versterking van de capaciteit van deze kantoren. Een aantal van hen hebben we gevraagd naar hun eerste ervaring bij en met Oxfam Novib aan de hand van de volgende stelling.

Etienne du Vachat, Strategic Advisor/Communications Expert Niamey

My name is Etienne du Vachat. I’ve been working in Niger for

the last three years and have joined Oxfam Novib’s Niger field

office in Niamey a year ago, as Advocacy and Communication

Officer.

I have enjoyed very much my first year at Oxfam Novib. I have

discovered the wide range of projects, programmes and

initiatives supported by Oxfam Novib here in Niger. What I

really enjoy is working on a daily basis with our partner

organisations, given their expertise, their diversity and the

richness of their various projects and initiatives.

As Oxfam Novib staff here in Niger, we are trying to create a

real dynamic with our partners and the other Oxfam affiliates,

on a large variety of issues. We are experiencing new forms of

cooperation that were not part of the usual long distance

Oxfam Novib partnership relation management. In our daily

work, with lots of challenges, especially in keeping the Oxfam

Novib’s mind and ways of working alive, the real flexibility and

confidence offered by headquarter is worth indeed.

Holger Wagner, External Funding Officer Nairobi OfficeWhen I applied to Oxfam Novib for a position in the Nairobi

office, I expected to find a caring, innovative, critical, and

solution-oriented organisation. And that is exactly what I

found. It is a joy to join other colleagues every day in helping

to address the many challenges people face in various places

around the world and do it in such a way that the people with

whom we work truly come first.”

17Recht op sociale basisvoorzieningen

In een organisatie als Oxfam Novib gaat het bij ‘gezondheid’ en ‘onderwijs’ over zaken als ontwikkelings-mogelijkheden voor de medewerkers en het voorkomen van verzuim.

3.1 Opleidingen en competentieontwikkeling

Ambassadeurs van het zelfdoen. Met onze nieuwe positionering dragen we uit dat Oxfam Novib, samen met anderen, mensen in ontwikkelingslanden in staat wil stellen een zelfstandig bestaan op te bouwen. Het zelf te doen.

Loopbaan en ontwikkelingAnders gezegd: in ontwikkelingslanden willen we de voorwaarden scheppen die ervoor zorgen dat mensen hun capaciteiten kunnen ontwikkelen en op kunnen komen voor hun rechten. In onze eigen organisatie willen we dat ook. Daarom zijn in ons loopbaanbeleid medewerkers verantwoordelijk voor hun eigen loopbaan en eigen ontwikkeling. De organisatie faciliteert daarbij, onder andere door het beschikbaar stellen van een opleidingsbudget.

Het opleidingsbudget voor 2009 was vastgesteld op € 536.000 (dit is 3,25% van de loonsom). Conform CAO wordt 1/3e van dit opleidingsbudget besteed aan individueel gerichte opleidingen en trainingen uit de Persoonlijk Ontwikkel Plannen (POP’s) van de medewerkers.In onderstaand overzicht staan de opleidingsuitgaven in relatie tot de begroting.

Tabel 3.1 Opleidingsbestedingen ten opzichte van budget

Opleiding & training

Besteed in

euro’s

Besteed in %

van budget

Opleiding/Coaching Management 47.037 8,8%

Opleidingen persoonsgebonden 368.248 68,6%

Coaching medewerkers 48.876 9,1%

Teamcoaching 28.774 5,4%

Opleidingen ICT 6.767 1,2%

Taaltrainingen 53.436 9,9%Specifieke opleidingen (bijv. OR, EHBO) 32.069 6%

Totaal 585.207 109%

We hebben het afgelopen jaar het opleidingsbudget ruim overschreden. Dit komt ondermeer door de inhaalslag op veiligheidstrainingen die we hebben gedaan. Deze inhaalslag heeft plaatsgevonden omdat veiligheid van reizende medewerkers (in fragiele staten) hoog op de agenda staat en er vanaf 1 januari 2010 niet meer gereisd mag worden als je geen veiligheidstraining hebt gevolgd.

We hebben in 2009 € 175.515,-- (30% van het totale budget en 48% van POP budget) uitgegeven aan diverse veiligheidstrainingen voor zowel medewerkers op het hoofdkantoor in Den Haag als in het veld (zowel internationaal als nationaal). Dit bedrag is opgenomen in ‘opleidingen persoonsgebonden’. Dit verklaart waarom wij op deze post behoorlijk hebben overschreden. De Basic Safety and Security training is gevolgd door 97 medewerkers en de Basic Safety and Security training light door 9 medewerkers. Tevens zijn de volgende trainingen gevolgd:

In het veld: personal safety door Armadillo 2x, security • and safety management training door HCPR int. en security management courseHoofdkantoor: Security management HQ staff en • crisis management workshop.

Het overgrote deel van de reizende medewerkers is nu getraind.

3 Recht op sociale basisvoorzieningen

18

Persoonlijke Ontwikkel PlannenVerder is er wederom veel aandacht besteed aan het realiseren van de POP’s. Begin van het jaar zijn 5 workshops gegeven met als thema competentie-ontwikkeling. Conform het opleidingsplan is ook dit jaar weer aandacht besteed aan de Nederlandse taal door midddel van diverse incompany trainingen.

Management Development trajectIn het kader van het Management Development traject hebben 2 modules plaatsgevonden. Het gaat om de modules HRM II Beoordelings- en functionerings-gesprekken en Organisatie-ontwikkeling. De laatste is extra toegevoegd,vanwege de vele organisatie-veranderingen komend uit ontwikkelingen in Oxfam International verband en het Bedrijfsplan 2011-2015.

Introductie-, leer- en kennisdagenOok in 2009 zijn 3 introductiedagen georganiseerd voor nieuwe medewerkers. Er waren 44 deelnemers en alle deelnemers hebben de introductiedag een positieve beoordeling gegeven.

Stafbureau R&D en P&O hebben gezamenlijk 1 Oxfam Novib brede leerdag georganiseerd. Op 18 juni hebben 234 medewerkers deelgenomen aan kennis- vaardigheids- en bureausessies. Deze leerdag is bewust gepland in de week dat ook de internationale medewerkers van de veldkantoren in Nederland waren. Zo konden zij aan de Leerdag deelnemen en een deel daarvan verzorgen.

Stafbureau R&D heeft 24 kennissessies georganiseerd. Er waren in het kader van het Gender trainingsplan diverse Gendergerelateerde kennissessies. Daarnaast waren er bijvoorbeeld sessies over HIV, Education in fragile states, Education for all in Sudan, Female condom, Mircofinance and HIV.

Bureau ICT heeft 48 trainingen gegeven aan totaal 221 medewerkers.

Per FTE zijn er in 2009 6 dagen besteed aan leeractiviteiten.

Opleiding en training persoonlijke ontwikkeling 4,6 dagen

1 Oxfam Novib brede leerdag 0,7 dagen

ICT: SAP trainingen 0,1 dagen

R&D: Kennissessies, Gendertraining, etc. 0,6 dagen

Totaal 6 dagen

3.2 Loopbaanbeleid: Competentieontwikkeling

In 2009 is het 2-jarige Management Development Programma door ons Middenkader en de Directie afgerond. In 2 jaar tijd hebben ze 7 modules gevolgd die ze handvatten hebben gegeven bij de uitvoering van hun management taken. Aan een aantal managers is gevraagd om een reactie te geven op de stelling:Het MD traject heeft er aan bijgedragen mijn management taken beter uit te voeren.

19Recht op sociale basisvoorzieningen

Catherine Essoyan, Hoofd Regiobureau Eastern Europe Central Asia Middle East & MagrebThe MD training contributed to my being better able to do my

job: I particularly appreciated the sessions on human resource

management. It was helpful for me to do role plays on giving

critical feedback or conveying unwelcome messages to

colleagues. Our trainers had a real talent at holding a mirror up

to our behavior and reflecting back both our strong points and

aspects we could improve, in a critical yet caring way. I also

valued the opportunity to do the training with other middle

managers, in an environment of trust and openness. At the

outset of the MD training, I was feeling uncertain about taking

on a leadership role in an OI group and I feel that the training I

received, plus the practice of actually carrying out this role,

have together helped equip me to carry out this role more

convincingly and with greater confidence.

Willy van der Luit, hoofd CommunicatieHet MD-traject is zeker waardevol geweest voor mij. Op

meerdere manieren. Ik heb mijn collega-managers beter leren

kennen, wat het samenwerken vergemakkelijkt. Ik ben meer te

weten gekomen over hoe onze organisatie in elkaar steekt en

over ons beleid op verschillende terreinen. En ook op

praktisch gebied was het zinvol: door rollenspelen en cases

oefende ik lastige managementsituaties. Dat geeft inzicht in je

sterke kanten, en levert ook concrete verbeterpunten op.

Ton Meijers, Hoofd regiobureau Zuid Oost AziëBehalve de praktische vaardigheden en theoretische kennis

die je opdoet, is het MD-traject met name nuttig om met

collega’s uit het middenkader uit te wisselen en van elkaar te

leren. Het helpt om een sterker middenkader te creëren en om

breder zicht te krijgen op wat er in onze organisatie speelt. Het

grootste deel van de trainingen was praktisch gericht met veel

oefenen. Dat maakt het nuttig en concreet toepasbaar. Ik

ervaar dit soort trainingen als een soort cadeautje, het is een

mooie gelegenheid om je impliciete kennis en soms intuïtieve

manieren van werken te toetsen en te verdiepen.

“het md traject heeft bijgedragen aan het beter kunnen uitoefenen van mijn functie”

Aletta van der Woude, Hoofd regiobureau Zuidelijk AfrikaHet MD traject heeft voor mij zeker bijgedragen tot verbetering

van een aantal vaardigheden, met name op leiderschap,

coaching en visie en projectmanagement. Een aantal

trainingen sprongen er wat dat betreft echt uit: projectmatig

werken, de training rond het INK model en ons nieuwe

business plan op dat kwaliteitsmodel doorlichten, en de

trainingen gericht op management van staf (functionerings- en

beoordelingsgesprekken houden en persoonlijk leiderschap).

Die trainingen waren lekker praktisch en meteen toepasbaar in

de praktijk. In het hele traject heb ik ook veel geleerd van de

ervaring uitwisseling met andere leidinggevenden binnen

Oxfam Novib. Binnen het dagelijks werk is vaak nauwelijks tijd

voor reflectie en leren van elkaar. Het leiderschapstraject bood

daar de ruimte voor. Heel verrijkend om dat niet alleen met de

directe collega’s binnen de afdeling projecten te doen maar

ook met collega’s van andere afdelingen binnen Oxfam Novib.

Benno Mallee, Trainer in dit traject en verbonden aan het bureau RedFoxBlue voegt de volgende quote toeHet is uitermate plezierig om de trainingen voor het MD traject

te mogen verzorgen. Zonder uitzondering hebben we te maken

met zeer betrokken, leergierige en actieve deelnemers.

Opvallend is de hoge mate van zelfreflectie en de drive om

zichzelf te verbeteren. We zien mensen groeien omdat ze de

inzichten uit de training actief toepassen en dat is geweldig.

Kortom ik ben een gelukkig mens ...

20

3.3 Ziekteverzuim

Oxfam Novib had in 2009 een ziekteverzuim percentage van 3.4. Dit is ruim onder de gemaakte afspraak: een lager verzuim dan 3.6 procent. Ten opzichte van 2008 is het verzuim licht gestegen. Dit uit zich in een hoger verzuim bij alle afdelingen, behalve de stafbureaus. Bij de afdeling projecten is het verzuim (als enige) 3 jaar op een rij aan het stijgen. Het was altijd zeer laag, het gaat nu naar een gemiddeld percentage.

In 2009 was er specifiek aandacht voor frequent ziekteverzuim. Dit wordt gemeten met de zogenaamde meldingsfrequentie. In 2009 was deze 1.50, dit is een normaal gemiddelde en dit was ook het streefcijfer dat de organisatie zichzelf had gesteld. Ten opzichte van 2008 is de meldingsfrequentie met 0.16 gedaald. Het lijkt een minimale daling maar het begin is er. De organisatie denkt dat er nog ruimte voor verbetering is en daarom zal er ook in 2010 (extra) aandacht zijn voor dit onderdeel van verzuimbegeleiding

Tabel 3.2: Verzuimoverzicht

Organisatie eenheid

ZV-%

2009

ZV-%

2008

ZV-%

2007

Oxfam Novib 3.40 3.17 3.78

Directie 1.08 0.13 0.27

Projecten 3.88 3.18 2.92

Campagnes 3.71 3.15 4.34

MSS 3.96 3.25 5.40

Centr. Dienst. 3.27 3.22 5.41

Stafbureaus 1.50 2.64 3.19

21Recht op leven en veiligheid

4.1 Veiligheid

Veiligheid van onze medewerkers is een belangrijk punt van aandacht. Wereldwijd is de veiligheid van hulpverleners afgenomen. Waar voorheen onpartijdigheid een soort bescherming bood, is dit tegenwoordig steeds minder zo. Meer en meer werken we in fragiele staten, al

4 Recht op leven en veiligheid

dan niet met veldaanwezigheid. Reden temeer voor Oxfam Novib om hier extra aandacht aan te besteden. We willen met een goed doordacht veiligheidsbeleid onze programma’s doorgang laten vinden op plaatsen waar dat zonder goede veiligheidsmaatregelen niet kan.

Tom Brabers, veiligheidsadviseur sinds juli 2009 stelt zich voor

Sinds juli werk ik bij Oxfam Novib, als veiligheidsadviseur.

Omdat ons werk ons steeds vaker naar risicovolle gebieden

brengt, moeten we goed nadenken over de manier waarop we

onze veiligheid organiseren. Zelf zie ik veiligheid en de

maatregelen die daar bij horen niet als een beperkende

noodzaak maar liever als iets wat ons werk mogelijk maakt.

Daar span ik me graag voor in, want ik geloof in wat we doen.

Mijn uitdaging haal ik uit de grote processen waarin we

betrokken zijn: SMS, project 2015, fragiele staten, waarbij ik er

voor moet zorgen dat veiligheid niet uit het oog wordt verloren

en zo functioneel als mogelijk wordt ingericht. Maar ook als

ambassadeur van het zelfdoen, het zijn de medewerkers en

managers van Oxfam Novib zelf die de afwegingen maken en

de beslissingen nemen, juist als het om veiligheid gaat.

Ik stimuleer en adviseer; graag zelfs.

22

VeiligheidstrainingenIn 2009 maakten we een inhaalslag met het trainen van de medewerkers. Inmiddels is het verplicht voor iedereen die werkt of reist in een risicovol gebied om dit goed getraind en voorbereid te doen. De training zorgt voor een groter bewustzijn van bepaalde risico’s. Het leert vaardigheden die nodig zijn voor reis of verblijf in risicovolle gebieden. Maar we verwachten, en merken ook, dat getrainde medewerkers een bijdrage leveren aan het veiligheidsbeleid door informatie te delen of suggesties doen ter verbetering.

Lokale veiligheidsplannenIn de landen met veldaanwezigheid is in 2009 hard gewerkt aan het opstellen van specifieke veiligheids­plannen. Deze plannen zijn een gevolg van een uitgebreid en doordacht proces. Ze reflecteren de wens van de medewerkers ter plaatse om ook volgens deze plannen te werken.

Vanuit de veiligheidswerkgroep op het hoofdkantoor is men bezig om nu al voorbereiding te treffen voor alles wat ons in en na 2010 te wachten staat, zoals een grotere veldaanwezigheid, vaker werken in fragiele staten en de ontwikkelingen als gevolg van het Oxfam International SMS proces.

4.2 Medewerkers Oxfam Novib werkzaam in het buitenland

In 2009 is het totaal aantal medewerkers, dat voor Oxfam Novib in het buitenland heeft gewerkt, gegroeid van 41 in december 2008 naar 94 eind 2009, een forse toename.De groei van het aantal internationale medewerkers komt doordat er behoefte is aan een grotere capaciteit om de humanitaire leiding in een land voor heel Oxfam International goed te kunnen nemen. Dit is deels ook de verklaring voor de groei van nationale staf. Ook zijn zij nodig voor de uitvoering van verschillende specifieke projecten.

Uitgezonden medewerkersOnze medewerkers werkten in 2009 in de volgende landen: Afghanistan, Burundi, Democratische Republiek Congo, India, Kenia ten behoeve van de programma’s in Somalië en in Zuid Sudan, Niger, Israël ten behoeve van de programma’s in de Palestijnse gebieden en in Pakistan.

Van deze uitgezonden medewerkers is 44 procent man en 56 procent vrouw.

Hieronder per veldkantoor het aantal werkzame medewerkers per eind 2008 en per eind 2009.

Tabel 4.1 Aantal medewerkers per veldkantoor per einde jaar

2009 2008

Expats Nationals Expat Nationals

Veldkantoren 26 67 21 20

Nairobi 9 17 9 12

Niger 4 3 3 1

Burundi 2 5 1 1

DRC 2 23 1 0

Pakistan 1 15 3 5

Afghanistan 3 3 2 1

OPTI 5 1 2 0

Daarnaast was één medewerker (expat) op gedetacheerde basis werkzaam in Mexico ten behoeve van Oxfam International.

23Recht op leven en veiligheid

David Montaño, Technical Advisor Health in CongoI’m a Bolivian doctor, expert in public health and economist of

health; I work for Oxfam Novib since April 2004 in the

implementation of the projects of technical assistance to the

sector of health in the Nord Kivu-RD Congo.

I started to work as technical assistant in public health with

Novib in April 2004 in the province of the Nord Kivu, in charge

of the implementation of a project financed by the Delegation

of the European Union; it is later that I started to know the

organization and its operation.

I appreciated of Oxfam Novib since the beginning, their

approach to development and particularly their effort to

reinforce local competences and to avoid substituting the local

actors. It seems to me that there aren’t many NGOs which

intervene on the field with this approach of development and

technical assistance, often other NGO prefer to be more

operational and to implement the actions themselves.

The year 2009 marks the tenth year of uninterrupted

intervention of Oxfam Novib at the Nord Kivu through several

projects of support to the sector of health in this province.

These actions evolved, of the exemption from payment of the

care in times of humanitarian crisis through partners like

ASRAMES, towards a direct involvement through the

implementation of the projects directed towards the

development of the health system via the support with the

provincial division of health and medical structures.

In these last years Oxfam Novib is fully involved in the

discussions of research of the more sustainable strategies

with the introduction of the systems of financial participation

of the population via lump sum payments subsidized to ensure

the operation of the medical structures while remaining

attentive with the capacity to pay population.

At our days Oxfam Novib is an NGO recognized by the actors

in the province and the ministry for health (provincial or

national) to have brought in a significant way through its

actions in the improvement of the sector of the health of the

province Nord Kivu.

Throughout these years I was happy with the technical support

and moral of a great team in the Hague which supported me

regularly, I would like to address thanks particular Rolf, Ute,

Anissa and the whole team of headquarter Oxfam Novib for its

encouragements, its councils and his rigor all along these

years of work with Oxfam Novib.

On the field – in the context of North-Kivu my work gives me

the opportunity to stay in constant contact with medical

personnel that is the beneficiary of our actions, I am always

very appreciative of the dedication of the Congolese health

workers (doctors, nurses and support staff) who work daily to

provide care to patients often in a safe condition and working

very hard.

24

4.3 Vertrouwenspersonen

In 2009 deden 11 personen een beroep op een van de vertrouwenspersonen (10 vrouwen en 1 man). In vergelijking tot 2008 (20 personen) betekent dat een forse daling van het aantal mensen dat een beroep heeft gedaan op de vertrouwenspersonen in 2010. Hoewel in veel zaken een element van ongewenst gedrag zit (pesten, intimidatie of discriminatie) heeft in 2009 niemand expliciet ongewenst gedrag gemeld. Bekendheid met en toegang tot vertrouwenspersonen – ook voor de medewerkers in de veldkantoren – blijft een aandachtspunt. In vergelijking met 2008 waren er in 2009 relatief minder gevallen waar persoonlijke spanning tussen leiding-gevende en medewerker aanleiding waren om contact te zoeken met de vertrouwenspersoon. Aandacht voor zorgvuldige communicatie blijft belangrijk, evenals het eerder bespreekbaar maken van zaken.

4.4 Commissie geschil en beroep

In 2009 is de Commissie geschil en beroep twee keer bij elkaar geweest in verband met klachten over beoordeling (een) en een functie inschaling (een).

4.5 Klokkenluidersregeling

In 2009 is geen beroep gedaan op de klokkenluidersregeling.

25Recht op maatschappelijke en politieke participatie

Als organisatie zijn we aan onszelf en al onze stakeholders verplicht om goede arbeidsverhoudingen te hebben en deze in stand te houden dan wel te verbeteren. Het recht op maatschappelijke en politieke participatie zegt namelijk dat mensen hun stem moeten kunnen laten gelden over zaken die op hen van invloed zijn. Er is daarom een directe link naar de algemene doelstelling van onze organisatie. Wij verlangen dat medezeggenschap in al haar gradaties goed geregeld is, wat dan ook meteen voor onszelf geldt, ‘practise what you preach’.

5.1 Ondernemingsraad

De huidige ondernemingsraad, die in 2008 werd gekozen heeft als missie om op te komen voor de belangen van alle medewerkers (ook in het veld), waarbij ze tegelijkertijd rekening houdt met het organisatiebelang. De OR streeft ernaar om zichtbaar te zijn in de organisatie en transparant te zijn in haar communicatie naar medewerkers en directie.

Negen adviesaanvragenIn 2009 heeft de OR 9 adviesaanvragen behandeld, waarvan er 6 gingen over verschillende herstructureringen in de organisatie. In haar adviezen probeerde de OR een constructieve bijdrage te leveren aan het definitieve besluitvormingsproces in de directie. Daartoe plaatste ze de voorgestelde wijzigingen, in het kader van de organisatieontwikkelingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden.

Verzoeken tot instemmingOok ontving de OR van de directie verschillende verzoeken tot instemming. Het ging daarbij onder andere om het opleidingsplan voor 2009, het aanstellingsbeleid als onderdeel van het werving- en selectiebeleid en de invoering van een verklaring omtrent gedrag voor een aantal functies.

Single Management StructureDe OR besteedde in 2009 veel aandacht aan alle ontwikkelingen rond de Single Management Structure (SMS) van Oxfam die de komende jaren zijn beslag moet krijgen. Daarnaast sprak de OR regelmatig met de directie over het Strategisch Plan 2011-2015 en de daaruit voorvloeiende personele consequenties. Ook het jaarlijks signaleringsgesprek met de Raad van Toezicht stond in het teken van deze twee onderwerpen.

Via een openbare advertentie werd in het najaar van 2009, in samenwerking met directie en Raad van Toezicht, een nieuw lid geworven voor de Raad van Toezicht op voordracht van de OR. Inmiddels is de heer Hanzo van Beusekom in de Raad benoemd.

De OR brengt ook een eigen jaarverslag uit dat op aanvraag toegezonden kan worden. Mail hiervoor naar or@oxfamnovib.nl.

5 Recht op maatschappelijke en politieke participatie

26

5.2 Bedrijfsledengroep van de vakbond

De vakbond Abvakabo FNV, de grootste bond binnen de publieke sector, is een vanzelfsprekende reguliere gesprekspartner waarmee de onderhandelingen op het gebied van Collectieve Arbeidsvoorwaarden plaatsvinden. Maar het is bijvoorbeeld ook een sparringpartner in tijden dat het minder goed gaat en er gereorganiseerd moet worden.

De vakbond wordt in haar werk ondersteund door de bedrijfsledengroep (hierna: BLG) bestaande uit medewerkers van Oxfam Novib die lid zijn van de vakbond. Het jaar 2009 was een roerig jaar, waarin over veel zaken moest worden onderhandeld, terwijl ondertussen steeds dreigender wolken zich aan de horizon samenpakten. Een nieuw pensioencontract, een nieuwe CAO deel B voor de expats en de algemene loonsverhoging voor 2010. De BLG was en is de antenne naar de collega’s en de sparringpartner voor de ABVAKABO/FNV.

De huidige BLG bestaat uit 4 personen: Joke Bakker, Frans de Laaf, Ruud Lambregts en Cecilia Grevelink.

Onderhandelingen in 20102010 wordt een spannend jaar voor de BLG. We zullen elkaar hard nodig hebben. Er staan onderhandelingen voor een nieuw Sociaal Plan voor de deur, bovendien gaan er ook 2 leden van de BLG met pensioen. Wij zijn dus dringend op zoek naar vers bloed.Je kunt lid worden van de BLG als je lid bent van de ABVAKABO/FNV.

Een korte impressie van Anna Welsing, OR lid sinds april 2008

De ondernemingsraad ervaar ik als een hecht team. Er heerst

een cultuur van op tijd zijn en vergaderingen niet langer laten

duren dan gepland. Eind 2009 hebben we ons eigen

functioneren en dat van de OR als team geëvalueerd. De

zelfreflectie vond in een open en prettige sfeer plaats. We

hebben verbeterpunten gesignaleerd en gezamenlijk onze

werkaanpak opnieuw bepaald voor de periode tot aan de

volgende verkiezingen in maart 2011.

Voor de onderwerpen die in 2009 door de OR zijn behandeld,

verwijs ik naar de verslagen en het OR jaarverslag 2009. Het

aandachtsgebied van de OR bij alle advies- en instemmings-

aanvragen zijn de personele gevolgen van voorgenomen

directiebesluiten, zonder daarbij het belang van de organisatie

als geheel uit het oog te verliezen. Het mensenwerk dat hier

achter zit, kun je het beste ‘proeven’ door eens aan te schuiven

op de publieke tribune van een OR-vergadering.

Meer voeling krijgen met het werk van de OR?

Naast een OR-lid aanspreken, de agenda’s, verslagen en

andere stukken lezen op onze overzichtelijke plek op ChiChi,

aanschuiven op de publieke tribune van een OR-vergadering,

kun je overwegen om zitting te nemen in de commissie

Veiligheid, Gezondheid en Welzijn (VGW).

Waarom ik zo graag bij de OR werk

Er ging een wereld voor me open toen ik bij de OR ging werken.

Ik ben de ontmoetingen met de directie gaan ervaren als een

soort formele dans met rituelen, waarbij de choreografie en

dynamiek bepaald worden door het ritme en de inhoud van

advies- en instemmingsaanvragen en de belangen van directie

(spreek: organisatie) en personeel. Dit neemt niets weg van de

ernst en zakelijkheid van dit platform. Het prettig functioneren

van de OR samen met de diversiteit van de leden (we hebben

verschillende functies en komen uit verschillende afdelingen)

omlijsten dit geheel en maken dat ik elke keer weer benieuwd

uitkijk naar een volgende ontmoeting.

27Recht op identiteit

Oxfam Novib heeft sinds begin 2000 een specifiek diversiteitsbeleid. In 2009 was het tijd voor een update. In de update van het beleid is de term diversiteit nader gedefinieerd. De definitie van diversiteit die Oxfam Novib hanteert, is breed gekozen omdat mensen niet te definiëren zijn op basis van slechts een enkel kenmerk. Het is juist belangrijk om alle verschillende aspecten van een persoon te zien.

Diversiteit = alle aspecten waarop mensen van elkaar verschillen.

Uitgangspunten diversiteitDiversiteit is daarmee een omschrijving van alle zichtbare kenmerken van mensen zoals geslacht, leeftijd, etniciteit, gezondheid en minder zichtbare kenmerken zoals wensen en behoeften, seksuele voorkeur, werkstijlen en karaktereigenschappen. Binnen het diversiteitsbeleid hanteert Oxfam Novib een aantal uitgangspunten. Zo willen wij een diverse organisatie zijn door een divers personeelsbestand te hebben. Maar ook en juist door de verschillende eigenschappen van mensen zoveel mogelijk te benutten ten behoeve van onze gezamenlijke doelstelling. Het diversiteitsmanagement moet daarom goed verankerd zijn binnen de organisatie. Zo vormt diversiteit (naast competentiemanagement) een van de twee peilers van het ook in 2009 geschreven strategisch HR-beleid. Daarbij erkent de organisatie dat, hoewel we diversiteit breed interpreteren, er specifieke doelgroepen zijn die aandacht nodig hebben. Het gaat om leeftijd, gender en culturele diversiteit. Hieronder werken we de cijfers van 2009 voor deze specifieke doelgroepen nader uit.

6.1 Culturele diversiteit

Het percentage niet-westerse medewerkers dat werkzaam is bij de organisatie, kende in 2009 een daling ten opzichte van 2008. Het is met 3 procentpunten afgenomen tot 21,07 eind 2009. Een analyse van deze

gegevens laat geen bijzondere reden zien voor deze afname. Net als bij niet-cultureel diverse werknemers zijn de redenen van uit dienst zeer divers en daarmee variërend van functioneren, eigen verzoek en onvrede met de eigen functie dan wel organisatie. Uit de gesprekken van P&O met medewerkers en leidinggevenden in onze organisatie, ontstaat bij ons niet het beeld dat de diverse achtergronden van medewerkers van invloed zijn op de afweging of een contract wordt verlengd. Ook uit de exit interviews komen geen signalen dat de achtergrond van medewerkers van invloed is geweest op hun redenen voor vertrek. We zien dat leidinggevenden op een positieve manier met het onderwerp diversiteit omgaan en dat er veel bereidheid is om diverse medewerkers aan te nemen dan wel te behouden.

Tabel 6.1 ‘Cultureel diverse’ medewerkers per

functieniveau (in procenten van totaal aantal medewerkers)

2009 2008 2007

Medewerkers MBO 46,7% 26,9% 44,4%

Medewerkers Ervaren MBO 26,2% 30,9% 23,2%

Medewerkers HBO/WO 18,6% 22,4% 23,5%

Middenkader en beleidsbepalend niveau 19,4% 17,5% 11,9%

Directie 25%% 25% 0%

Totaal (incl. uitgezonden medewerkers) 21,07% 24,65% 22,7%

6.2 Gender

De man-vrouwverhouding binnen de organisatie blijft constant met gemiddeld een derde man en twee derde vrouw en gelijke verdeling binnen managementfuncties. Dit sluit aan bij de doelstellingen van het bedrijfsplan.

Van de uitgezonden medewerkers is 44 procent man en 56 procent vrouw.

6 Recht op identiteit

28

Tabel 6.2 Verhouding man-vrouw per functieniveau op het hoofdkantoor

man vrouwaantal percentage aantal percentage

Medewerkers MBO 6 40% 9 60%

Medewerkers Ervaren MBO 9 11,8% 67 88,2%

Medewerkers HBO/WO 81 39,1% 126 60,9%

Middenkader en beleidsbepalend niveau 39 44,8% 48 55,2%

Directie 2 50% 2 50%

Totaal 137 35% 252 64,8%

6.3 Sociale activiteiten

Het afgelopen jaar is de personeelsvereniging actief van start gegaan. Er is een enquête gehouden onder de medewerkers. Daarin is gevraagd of er behoefte is aan een personeelsvereniging, of men betaald lid wilde worden, welke activiteiten men graag georganiseerd wilde zien. Theaterbezoek, filmavond, sport en wijnproeverij eindigden hoog. Ook is gevraagd naar naamsuggesties. Dit is OxfuN geworden, bedacht door Esha van der Hulst – hoofd Q&C.

Regelmatig activiteitenErg grote animo voor betaald lidmaatschap bleek er niet te zijn, dus OxfuN gaat door op de manier waarop het gestart is. Dit betekent dat zij af en toe een activiteit organiseren. OxfuN bestond in 2009 uit Karin de Bye, Pamela Driessen, Marije Jasper (budgethouder), Isa Koolman (voorzitter), Bruno Molijn, (penningmeester), Metha Spaans, (secretaris) en Renée Schäfer.

Activiteiten in 2009In 2009 zijn diverse activiteiten door OxfuN maar ook door enthousiaste andere medewerkers georganiseerd. Op 26 mei organiseerde de vaste organisatoren van de sportdag, Renée Schafer, Marga van den Broek en Dave

van Essen de mini Trailwalker, met een knipoog naar de Oxfam Novib Trailwalker in juni. De mini Trailwalker bestond uit een wandeltocht van 10 kilometer in 3 uur (in vergelijking: de echte Trailwalker van 100 km in 30 uur) die via een prachtige route over het strand, door de duinen en bossen, leidde naar een locatie vlakbij Oxfam Novib, waar vervolgens lekker is gegeten en gefeest.

Daarnaast kende Oxfam Novib op 7 juli een Wellness@ON-dag, een initiatief van Stefanie Stam. De Wellness@ON-dag was een dag waarop collega’s die naast het werk voor Oxfam Novib ook nog andere talenten op het gebied van Wellness hebben, een activiteit organiseerden voor collega’s. Denk aan workshops en andersoortige sessies als yoga, klankschaalsessie, mediatie, massages, figuratief schilderen, homeopathie en dergelijke.

Sinterklaas en kerstborrelSinterklaas is dit jaar alleen langs geweest met de eerlijke chocoladeletter van Verkade voor alle medewerkers. De traditionele kerstborrel georganiseerd door OxfuN met het thema ‘White Christmas’ was op 17 december, met een toespraak van algemeen directeur Farah Karimi en een spetterend optreden van onze huisband Aim 6.

29Vooruitblik

In 2010 zal het voorbereiden van de organisatie op de toekomst heel belangrijk zijn. In 2009 is het bedrijfsplan 2010-2015 geschreven en hebben zich de eerste contouren gevormd van de Single Management Structure. Deze twee vormen de kaders voor een organisatieverandering die onze organisatie klaar maakt voor de toekomst.

Daarbij zijn de drivers for change:Het is gezond om periodiek kritisch naar de • organisatie te kijken, zijn we optimaal, effectief en efficiënt georganiseerd?Beleidskeuzes in kader 2015 (actief in minder landen, • meer programmatisch werken, meer netwerkorganisatie/2.0 denken, werken in fragiele staten, mondiale actoren) Hoe moet onze organisatie eruit gaan zien?SMS en andere Oxfam International ontwikkelingen • (groei van zuidelijke Oxfams, onze verantwoordelijkheid bij de humanitaire lead in sommige landen) Hoe organiseren we dit?Veranderend fondsenklimaat, afname inkomsten van • de overheid (in ieder geval 30 miljoen subsidie minder, misschien nog minder), onzekerheid inkomsten en andere samenstelling van fondsen. Hoe spelen we daarop in?Kritisch politiek klimaat, hoe spelen we daarop in?•

Maatregelen treffenPas in november 2010 weten we welke subsidie onze organisatie krijgt van de overheid. Op dat moment treffen we maatregelen om onze organisatie gestalte te geven, passend bij die inkomsten. Voor die tijd worden, op basis van de voornoemde drivers for change, veranderingsscenario’s ontwikkeld. Daarbij gaan we uit van een transformatiescenario, een krimpscenario en een fall back scenario. Met de OR zullen we spreken over de reorganisatie en met de vakbond zal een sociaal plan worden ontwikkeld, beide eveneens op basis van scenario’s.

Vooruitblik

Security managementNaast deze grote onderwerpen staat ook het verder professionaliseren van security management op de agenda. De doelstelling is te komen tot op het niveau van ‘advanced’ of mogelijk zelfs ‘professional’ (het hoogste niveau).

Vertalen HR standardsIn 2010 zullen we de HR standards, zoals afgesproken binnen Oxfam International, voor Oxfam Novib en haar veldkantoren vertalen. Hierbij streven we naar volledige implementatie en naleving per 2010. Op dit vlak moet met name voor lokale staf nog een aantal instrumenten als beoordelings- en functioneringsformulieren worden geïmplementeerd. Het evalueren van het tweetalenbeleid, in het kader van steeds meer internationaal werken, is gepland voor het eerste half jaar.

MedewerkerstevredenheidsonderzoekHet Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) dat eind 2009 is uitgevoerd en waarvan de resultaten begin 2010 bekend zijn, resulteert in een plan van aanpak voor 2010 en 2011. In 2011 zal weer een volgend MTO worden gehouden.

SAP HR verbetertrajectGrote verwachtingen hebben we van het SAP HR verbeterproject, dat in 2010 van start gaat. Vanuit de eerste plannen ziet het ernaar uit dat we als organisatie ook met ons HR systeem ons nog beter kunnen voorbereiden op de toekomst.

ColofonOxfam Novib

Postbus 309192500 GX Den Haag

The Netherlands

Telefoonnummer: +31 (0) 70 342 16 21Telefax: +31 (0) 70 361 44 61

Email: info@oxfamnovib.nlWebsite: www.oxfamnovib.nl

Foto omslag: Marielle van Uitert