Sms Dropping

7/22/2019 Sms Dropping

http://slidepdf.com/reader/full/sms-dropping 1/22 1DRAAIBOEK 7

SMS-dropping

1DRAAIBOEK 7


http://slidepdf.com/reader/full/sms-dropping 2/222

AAIBOEK 7

Inhoudsopgave SMS-dropping

Hoofdstuk 1: Uitleg SMS-dropping

1.1. Inleiding1.2. Speluitleg

1.3. Spelregels1.4. Materiaal

Hoofdstuk 2: Voorbereidingen SMS-dropping

2.1. Vaststellen datum en locatie2.2. Programmaopzet2.3. Financiën2.4. Routes uitzetten2.5. Deelnemers werven en publiciteit2.6. Vrijwil ligers2.7. Routes uitwerken in SMS-berichten

2.8. Materialen2.9. Catering2.10. Prijzen en vrijwilligersaandenken2.11. Deelnemersverwerking2.12. Draaiboek

Hoofdstuk 3: Uitvoering SMS-dropping

3.1. Opbouwen3.2. Laatste instructie vrijwilligers3.3. Ontvangst deelnemers3.4. Opening3.5. Spelverloop

3.6. Afsluiting en prijsuitreiking

Hoofdstuk 4: Evaluatie

4.1. Voorbereidingen4.2. Uitvoering



SMS-dropping

3DRAAIBOEK 7

Hoofdstuk 1SMS-dropping

1.1. Inleiding

Bijna elke afdeling heeft wel eens een dropping georganiseerd. Maar helemaal nieuw is de SMS-dropping, de dropping met sms-

berichten. In het pikke donker worden de teams op een onbekende plek gedropt en moeten via het versturen van sms-berichten naarde thuisbasis proberen te komen. De SMS-dropping is een leuke variant op de gewone dropping, echt een activiteit van deze tijd. DeSMS-dropping is eenvoudig te organiseren en heeft bijna geen kosten, tenminste als je gebruik kunt maken van eigen mobiele tele-foons. Het is een geschikte activiteit voor kleine groepen, bijvoorbeeld om met je eigen afdeling te doen.

1.2. Speluitleg

Alle teams verzamelen in een café of zaaltje. Dit is de thuisbasis. Vanelk team blijft een persoon in de thuisbasis. De anderen wordenergens gedropt. De loopgroep staat met hun teamgenoot in dethuisbasis in verbinding met behulp van een mobiele telefoon. Zijkunnen niet zonder elkaar. Want de persoon bij de thuisbasis heeft

namelijk de routebeschrijving voor de loopgroep en de loopgroep vindtijdens het lopen steeds bordjes met aanwijzingen die corresponderenmet de stukken routebeschrijving die in willekeurige volgorde op eenlijst staan. Hoe gaat dit nu precies in zijn werk.

Als het goed donker is worden de loopgroepen om de 10 minutengedropt. De persoon bij de thuisbasis blijft achter. De mensen van deloopgroep worden eerst geblinddoekt en vervolgens met de auto naar een specifieke locatie gebracht. Het loopteam wordt door debegeleiding in een bepaalde richting gestuurd. Het loopteam gaat op pad en loopt in de door de begeleider aangegeven richting. Op hunweg komt de loopgroep een bordje tegen met daarop een aanwijzing. Dit kan gewoon een woord zijn maar ook een opdracht. Bijvoor-beeld een rebus. De oplossing van de rebus is een woord of korte zin, bijvoorbeeld Keep Moving. Dit woord, deze aanwijzing smst deloopgroep naar de thuisbasis. De persoon bij de thuisbasis zoekt het woord op de lijst die hij van de begeleiding heeft gekregen. Dezelijst bevat een opsomming van woorden en korte zinnen. Achter elk woord of korte zin staat een stukje van de routebeschrijving,

bijvoorbeeld loop rechtdoor en bij de derde kruising links. De thuisbasis

zoekt het woord op en smst de routebeschrijving die achter dit woordstaat terug naar de loopgroep. De loopgroep loopt weer door volgens deroutebeschrijving die is gesmst. Als ze dit goed doen komen ze weer bijeen nieuw bordje uit, waar weer een andere opdracht of aanwijzingopstaat. De aanwijzing of oplossing van deze opdracht, wordt weer naarde thuisbasis gesmst.

Door middel van sms-berichten kan de thuisbasis de loopgroep informerenhoe ze moeten lopen. Om er nu zeker van te zijn dat de thuisbasis en deloopgroep weten dat het bericht dat ze ontvangen ook daadwerkelijk vaneen teamgenoot is, kan je ervoor kiezen om elk team voor een bericht eeneigen geheime groepscode in te typen.

Uiteindelijk zullen de loopteams een voor een bij het eindstation aanko-men. Bij het eindstation, vlak bij het café krijgt het loopteam een heerlijkekop warme soep. Daarna kunnen ze in het café wat drinken om tewachten op de andere teams en kan het feest beginnen.

De personen die in de thuisbasis zitten, hebben niet zo veel te doen. Zij moeten telkens wachten op de loopgroep totdat zij weer bijeen ander bordje zijn. Pas dan hoeven zij weer in actie te komen. Deze personen moeten ook iets te doen hebben. Bedenk een leukeopdracht waarmee ze bijvoorbeeld voor hun team bier kunnen verdienen. Bijvoorbeeld: darten, biljarten of bowlen. Bier in centimeters,halve of hele glazen afhankelijk van de kans tot scoren. Bij het bowlen kun je starten vanuit een bowlingbaan.



AAIBOEK 7

1.3. Spelregels

- Een team bestaat uit maximaal 5 personen: 1 voor de basis en 4 die gaan lopen.- Om de 10 minuten wordt een team lopers gedropt.- De basis en de lopers mogen alleen communiceren via sms-berichten.- Je mag een vooraf afgesproken aantal sms-jes versturen.- Voor elk sms-je moet je je groepscode invoeren.- Elke loopgroep van het team krijgt een noodenvelop met een telefoonnummer. Dit mag je alleen bellen in noodgevallen, dus als

je echt de weg kwijt bent of als het half 12 is en je bent nog steeds niet terug.- Zit je in de loopgroep, houd je dan tijdens het lopen een beetje gedeisd en houd rekening met bewoners.

1.4. Materiaal

· Mobiele telefoons die sms-service hebben (twee per team).· Lijst met aanwijzingen en routebeschrijvingen.· Bordjes met opdrachten en aanwijzingen.· Lijst met groepscodes.· Set van 4 blinddoeken.· Twee of drie grote autos voor het droppen van de teams.· Routebeschrijving voor de begeleiders.

In bijlage 1 vind je een uitgebreide materiaallijst.



SMS-dropping

5DRAAIBOEK 7

Hoofdstuk 2V oorbereidingenHet organiseren van een SMS-dropping kost niet zo heel veel voorbereidingstijd. Het is wel belangrijk dat de voorbereidingen zorgvul-dig gebeuren. Hierdoor voorkom je dat je dingen dubbel doet. Een goede voorbereiding voorkomt ook veel stress tijdens en vlak voorde uitvoering van de activiteit.

In de volgende paragrafen wordt stapje voor stapje uiteengezet wat er allemaal moet gebeuren, aangevuld met tips. Publiciteit,werving deelnemers en financiën worden kort aangestipt. Wil je over deze onderwerpen meer weten, raadpleeg dan het Handboekvoor Bestuursleden waar uitgebreid op deze stof wordt ingegaan. Dit handboek is in het bezit van jouw bestuur of kan je opvragen bijhet APJW of bij Plattelands Jongeren Services Midoost (PJS-Midoost) in Arnhem.

Voor de uitvoering van de voorbereidingen kan je gebruik maken van de Checklist Voorbereidingen, zie bijlage 5.1.

2.1. Vaststellen datum en locatie

Het eerste wat je doet is natuurlijk de datum bepalen. Houdt rekening met andere evenementen en andere ledenactiviteiten.

Vervolgens ga je op zoek naar een geschikte locatie waar je de SMS-dropping wilt houden. Voor de SMS-dropping moet je een locatie

vinden voor de thuisbasis en moet je weten waar je de routes wilt laten lopen. Het is het leukste om de dropping in een voor dedeelnemers onbekende omgeving te doen. Voor de thuisbasis kun je een zaaltje gebruiken in een café of bij een bowlingbaan. De routevan de lopers moet bij de thuisbasis uitkomen. Het maakt niet zoveel uit waar je de route doorheen laat lopen omdat het toch donkeris. Probeer wel zoveel mogelijk cafés en andere aantrekkelijke gelegenheden te vermijden. De kans dat de lopers halverwege ergensblijven steken wordt dan een stuk kleiner.

2.2. Programmaopzet

· Maak een realistische schatting van het aantal deelnemers dat aan de activiteit mee zal doen. Een team bestaat uit minimaal 3en maximaal 5 personen.

· Het aantal deelnemende teams bepaalt de opzet van de SMS-dropping. Bij 4 of meer teams moet je twee routes gebruiken,anders duurt het erg lang voordat alle loopteams gedropt zijn.

· Waar verzamelen de deelnemers?

· Wat doen we met de afsluiting? Feestje met bier en muziek? En waar?· Waar gaan we de teams droppen.

De afstand tussen de dropplaats en het eindpunt moet niet al te groot zijn, een kilometer of 4. Anders duurt het veel te lang.Hier doen de teams normaal gesproken ongeveer een uur over. Nu met opdrachten erbij doen de teams er ongeveer 1,5 tot 2uur over. Dit is echt lang genoeg. Met het droppen van de teams ben je ook zo een half uur tot een uur kwijt.

· Maak aan de hand van deze gegevens een globaal programmaoverzicht waarin je het volgende opneemtAantal deelnemers/teamsAanvang activiteitEinde activiteitAantal routesBasiskampDroplocaties

· Bepaal het aantal vrijwilligers dat je bij de uitvoering nodig hebt. Het aantal vrijwilligers hangt af van de opzet van de activi

teit. Op de dag van uitvoering zijn er de volgende taken:Coördinatie 1 persoonOpbouwen 4 personenRouteploeg 2 personenThuisbasis 2 personenAfsluiting 2 personen

2.3. Financiën

Het organiseren van de SMS-dropping kost geld, met name de randactiviteiten. Dit geld moet ergens vandaan komen. Er zijn verschil-lende bronnen.· Maak eerst een schatting van de kosten die de SMS-dropping met zich meebrengt. Dan weet je ongeveer hoeveel geld er moet

komen.

· Bepaal vervolgens de deelnemersbijdrage; zorg ervoor dat dit bedrag reëel is en geen drempel zal vormen voor aanmelding.Maximaal F 30,- per team.



AAIBOEK 7

Indien nog extra financiering nodig is kun je de volgende stappen ondernemen:· Maak een inventarisatie welke bedrijven en instellingen in de buurt eventueel kunnen sponsoren.· Stel een sponsorbrief op en zorg dat al deze bedrijven een brief krijgen. Geef duidelijk aan welke mogelijkheden een bedrijf

heeft om te sponsoren en wat de tegenprestaties kunnen zijn.· Benader twee weken na de verspreiding van de sponsorbrieven de bedrijven persoonlijk door een bezoek of een telefoontje en

maak duidelijke sponsorafspraken.

Attentie: Het stimuleringsfonds

Als je een activiteit met een vernieuwend karakter gaat organiseren, wat de SMS-dropping is, kun je proberen om bij het provinciaalbestuur extra financiële middelen te krijgen. De meeste provinciale organisaties hebben een soort stimuleringfonds waar verenigingeneen beroep op kunnen doen. Het is bedoeld om nieuwe initiatieven te stimuleren. Informeer bij het provinciaal bestuur naar de moge-lijkheden.

2.4. Routes uitzetten

Nu je een globaal idee hebt wat je wilt, moeten de routes bepaald worden. Voordat je echt op pad gaat moet één ding echt bekendzijn: de begin- en eindlocatie. Dan kan je aan de hand daarvan bepalen hoe je wilt lopen. Loop de route en maak een duidelijke route-beschrijving van het droppunt naar de eindlocatie. Het beschrijven van de route moet zorgvuldig gebeuren, zodat de deelnemers nietverkeerd lopen.

2.5. Deelnemers werven en publiciteitAls afdeling wil je er natuurlijk zeker van zijn dat je activiteit een succes wordt. Je hoopt natuurlijk altijd op een groot aantal jongerenop de activiteit. Het is dus belangrijk dat je voldoende aandacht besteedt aan publiciteit en promotie. De SMS-dropping is heelgeschikt als echte ledenactiviteit. Je kunt dan volstaan met het werven onder eigen leden.

Voor het werven van deelnemers moet je een aantal dingen doen:· Maak van tevoren een lijst van namen en adressen van jongeren die je wil bereiken.· Maak een heldere en aantrekkelijke uitnodiging en verspreid deze onder de jongeren van de lijst en eventueel onder niet-leden.· In een uitnodiging moet het volgende staan:- De 7 Ws: Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Wat kost het, Waar meer informatie?- Uiterste inschrijfdatum.- Hoe op te geven telefonisch, formulier invullen en opsturen.

- Opgeven individueel of per team.- De begin- en eindtijd van het evenement.· Zorg voor publicatie in provinciale en afdelingsbladen en eventueel op internet.· Maak flyers die je op andere nevenactiviteiten uitdeelt (bijvoorbeeld tijdens een braderie, dorpsfeesten, soosavonden, in

sporthal).

2.6. Vrijwilligers

Voor de uitvoering van de SMS-dropping heb je mensen nodig. Belangrijk is dat alle mensen die helpen gemotiveerd zijn en ervoorwillen gaan. Gemotiveerde vrijwilligers krijg je niet zomaar, daar moet je wel wat voor doen.· Benader de vrijwilligers met een enthousiast verhaal. Vertel wat je allemaal van plan bent

en hoe leuk het allemaal wordt. Zij moeten er zin in krijgen om mee te werken.

· Probeer bij de werving ernaar te streven dat de vrijwilligers zoveel mogelijk doen wat ze zelf leuk vinden en waar ze goed inzijn. Dit stimuleert de motivatie van de vrijwilliger.· Laat keer op keer merken hoe belangrijk de vrijwilligers zijn voor het slagen van de activiteit. Bedank ze als ze mee willen

helpen en geef ze veelvuldig complimenten Houdt het vrijwilligersteam gemotiveerd met enthousiaste peptalk.

Neem bij de werving van vrijwilligers de volgende stappen:· Maak eerst een inventarisatie van de taken:

Coördinatie 1 persoonOpbouwen 4 personenRouteploeg 2 personenBasiskamp 2 personenAfsluiting 2 personen (catering)

· Bekijk vervolgens wie er van de organisatie welke taken op zich wil nemen. De organisatie neemt in ieder geval de coördinatievoor zn rekening.

· Vragen van andere bestuursleden, vrienden en bekenden voor de taken die overblijven.· Maak duidelijke afspraken hoe laat men aanwezig moet zijn voor het opbouwen en voor de laatste instructies.

In hoofdstuk 3 vind je een gedetailleerde uitleg van alle taken van de vrijwilligers.



SMS-dropping

7DRAAIBOEK 7

AttentieZorg dat je je vrijwilligers van tevoren hebt geregeld, zodat je niet nog op de activiteit zelf nog moet gaan leuren. Dit voorkomt veelvertraging en gezeur.

2.7. Routes uitwerken in sms-berichten

De routes zijn gelopen en er is als het goed is een totale routebeschrijving. Nu moeten er aanwijzingen en opdrachten bedacht worden

waar aanwijzingen uit voortkomen. Er zijn twee mogelijkheden die verschillende consequenties hebben. Je kan kiezen om veel aanwij-zingen en opdrachten in de route te doen. Bijvoorbeeld om de 3 straten een aanwijzing of opdracht. Dit betekent korte route-beschrijvingen en veel sms-jes. Het grote voordeel hiervan is dat zowel de lopers als de thuisbasis meer constant bezig zijn en debetrokkenheid tussen lopers en basis groter is. Het is dus wat actiever. Hoe meer opdrachten tijdens de route hoe leuker het is.Nadeel is dat het natuurlijk wel wat duurder is, omdat er meer sms-berichten verstuurd worden. Je kan er natuurlijk ook voor kiezenom een beperkt aantal opdrachten en aanwijzingen langs de route op te hangen. Dit betekent minder sms-berichten en langereroutebeschrijvingen per bericht. Houd er wel rekening mee dat je maximaal 120 karakters per sms-bericht kan versturen.

AttentieOok als je twee looproutes hebt, kan je gebruik maken van dezelfde opdrachten, alleen de bijbehorende routebeschrijvingen zullen dananders zijn.

2.8. MaterialenVoor de SMS-dropping moet je verschillende materialen regelen. Je moet alle materialen zelf onderling regelen. In bijlage 1 vind je eentotaal overzicht van materialen die je nodig hebt. Stel aan de hand van de programmaopzet uit paragraaf 2.2. een totale materiaallijstsamen.

Mobiele telefoonsVoor de SMS-dropping heb je voldoende mobiele telefoons nodig, die sms-service hebben. Elk team heeft er twee nodig. Eén voor dethuisbasis en één voor de loopgroep. Je kan de deelnemers vragen om degene die een mobiele telefoon heeft mee te laten nemen. Eenandere mogelijkheid is om er zelf voor te zorgen, via bestuurders, vrienden en bekenden.

Opdracht- en aanwijzingenblaadjesDe opdrachten en aanwijzingen moeten netjes op een A-4tje of iets dergelijks worden uitgewerkt. Die doe je in een insteekhoesjezodat je die op de juiste plekken in de route kunt ophangen.

Voor voorbeeldopdrachten zie bijlage 3.

Lijst met aanwijzingen en routebeschrijvingenVoor de thuisbasis moet er een lijst worden gemaakt met aanwijzingen (de uitkomsten van de opdrachten) met daarachter een stukroutebeschrijving die correspondeert met die opdracht en dus de locatie waar die opdracht ophangt. De aanwijzingen moeten doorelkaar staan, zodat de thuisbasis niet meteen de hele route weet en deze ook door kan geven aan de loopgroep.Voor een voorbeeld lijst met aanwijzingen en routebeschrijvingen zie bijlage 2.

AttentieOok als je twee looproutes hebt, kan je gebruik maken van dezelfde opdrachten, alleen de bijbehoorde routebeschrijvingen zullen dananders zijn. Dus alleen de lijsten met aanwijzingen en routebeschrijving zullen anders zijn per route/team. Let bij het uitdelen van delijsten of je de juiste lijst per team uitdeelt.

Vervoer en blinddoekenVoor het droppen van de loopteams moeten er twee of drie autos geregeld worden. De deelnemers worden geblinddoekt.

2.9. Catering

Niet bij elke activiteit wordt aan uitgebreide catering gedaan. Bij de SMS-dropping is het leuk om de loopteams op een leuke manier teontvangen, bijvoorbeeld in een partytent op het dorpsplein met warme soep en broodjes. Dit maakt de activiteit meer af en geeft netiets extras.

· Bepaal eerst wat je aan catering doet.· Bepaal vervolgens wat je zelf doet en wat je uitbesteedt.· Maak duidelijke afspraken wie wat regelt.



AAIBOEK 7

2.10. Prijzen en vrijwilligersaandenken

De dropping is een recreatieve activiteit en is niet echt geschikt om er een wedstrijdelement in te doen. Het is wel leuk om allevrijwilligers een klein cadeautje te geven als dank voor hun inspanningen.

2.11. Deelnemersverwerking

· Noteer naam, afdeling, leeftijd en telefoonnummer van de deelnemers.· Maak een bevestigingsbrief aangevuld met nadere informatie zoals het meenemen van mobiele telefoons en een route

beschrijving.· Verstuur deze brief aan alle deelnemers.· Maak een teamindeling indien deelnemers zich individueel hebben opgegeven. Elk team. krijgt een nummer. Maak teams van

minimaal 3, maximaal 5 personen.

2.12. Draaiboek

Voor een soepele uitvoering van de activiteit is het belangrijk om een draaiboek te maken. Je dwingt jezelf dan om een film te makenhoe de activiteit zal verlopen. Hierdoor krijg je meer overzicht en kan je van tevoren inschatten waar mogelijke problemen zich

voordoen. In een draaiboek beschrijf je van minuut tot minuut wat er hoe laat gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is en even-tueel welk materiaal daarbij nodig is. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt.Voor een voorbeeld draaiboek zie bijlage 4.



SMS-dropping

9DRAAIBOEK 7

Hoofdstuk 3U itvoering Zorg ervoor dat één persoon (voorzitter of wedstrijdleiding) de leiding heeft en alles coördineert en stuurt. Hij is de coördinator enmoet alles weten. Wat waar moet gebeuren en wie wat moet doen. Hij coördineert het opbouwen en de ontvangst van de deelnemersen geeft alle vrijwilligers de laatste instructie. Wat daarbij komt kijken lees je hieronder. Verder is hij voor iedereen het aanspreekpunt.Voor de uitvoering kan je gebruik maken van de checklist uitvoering in bijlage 5.2.

3.1. Voorbereidingen

In de voorbereidingen heb je uitgezocht wat waar precies gaat plaatsvinden. Het is nu alleen een kwestie van uitvoeren. Het belang-rijkste bij de voorbereidingen is dat je op tijd begint.

De coördinator coördineert wie wat moet doen.· Bewegwijzering aanbrengen voor deelnemers.· Ophangen van opdrachten en aanwijzingen op juiste plaatsen van de looproute.· Klaar leggen van lijsten met aanwijzingen en routebeschrijvingen voor de thuisbasis.· Ontvangst van de deelnemers inrichten:- deelnemerslijsten

- kas- li jst voor mobiele telefoonnummers

3.2. Instructie vrijwilligers

Een half uur voor aanvang van de activiteit geeft de coördinator instructies aan alle vrijwilligers. Aan de hand van het draaiboekwordt alles nog eens goed doorgenomen. Wie wat moet doen en wanneer. Om ervoor te zorgen dat het een geslaagde dag wordt, ishet belangrijk dat de vrijwilligers gemotiveerd zijn om hun klus te doen. Vrijwilligers die er zin in hebben en gemotiveerd zijn, stralen dituit tijdens de uitvoering. Hierdoor ontstaat er een positieve sfeer, waardoor de deelnemers er ook zin in krijgen.

De coördinator heeft de volgende taken:· Bedankt alle vrijwilligers voor hun hulp en benadruk hoe belangrijk hun bijdrage is. Houd met peptalk iedereen enthousiast en

gemotiveerd.

· Geeft alle vrijwil ligers een draaiboek.· Bespreekt met de thuisbasis wat ze moeten doen, ontvangst deelnemers, begeleiden van de personen die

bij de thuisbasis blijven. Benadruk dat dit op een actieve manier. Het is belangrijk dat de thuisbasis hetgezellig heeft.

· Geeft de thuisploeg de lijsten met aanwijzingen en routebeschrijvingen en de lijst met groepscodes.· Bespreekt met de routeploeg hoe laat welke teams gedropt moeten worden en dat ze als alle teams

gedropt zijn een oogje in het zeil moeten houden.· Bespreekt met de catering nog een keer kort wanneer ze op pad moeten om de ontvangstpost in te

richten, wat ze moeten doen en legt uit waar de materialen staan.· Wenst tot slot iedereen heel veel plezier en succes toe.

3.3. Ontvangst deelnemers

Als de deelnemers komen, begint het echte werk. De ontvangst is voor de deelnemers de eerste kennismaking met de activiteit. Hoeeen activiteit begint is belangrijk voor het verloop van de rest van de activiteit. De ontvangst moet daarom soepel verlopen. Deelne-mers hebben bij aanvang van een nieuwe activiteit geen idee wat hen te wachten staat. Probeer hierop in te spelen door een helderverhaal te vertellen wat er allemaal gaat gebeuren.

Een persoon ontvangt de deelnemers op een duidelijk zichtbare plaats en heeft de volgende taken:· Heet de deelnemers welkom en noteert het team.· Incasseert het deelnemersgeld (indien van toepassing).· Maakt bekend in welke team de deelnemer zit (bij individuele opgave).· Geeft elk team een nummer: dit is de volgorde van droppen.· Legt in het kort het programma uit: opening, dropping en afsluiting.· Legt in het kort uit dat elk team bestaat uit de loopgroep die gedropt wordt en de thuisbasis die achterblijft en aanwijzingen

geeft en gaat bowlen om bier te verdienen voor hun team. Dit betekent dat er per team twee mobiele telefoons nodig zijn.

Deze hebben ze als het goed is mee genomen.· Laat elk team de twee mobiele telefoonnummers noteren. Basisnummer en loopnummer.· Laat elk team bepalen wie er gaat lopen en wie er achterblijft.



AAIBOEK 7

· Vraagt de teams of ze weten hoe het sms-en van de telefoons, die ze meekrijgen, werkt.· Vertelt waar ze moeten verzamelen voor de opening en hoe laat het evenement begint.· Wenst iedereen succes en veel plezier toe.

3.4. Opening

Het evenement wordt geopend door de coördinator.

Coördinator· Verzamelt alle deelnemende teams en verwelkomt de deelnemers· Legt uit wat er gaat gebeuren. Om uur gaan we beginnen met de dropping. Elk team bestaat uit een loopgroep en een

thuisbasis. De loopgroep wordt gedropt en een persoon blijft achter. De loopgroep en de thuisbasis staan met in elkaar inverbinding door middel van mobiele telefoons. Dus elk team heeft 2 mobiele telefoons een voor de thuisbasis en een voor deloopgroep. De loopgroep wordt gedropt en gaat op pad. Als het goed is kom je een opdracht in de vorm van een opgehangenA-4-tje tegen. Als je de opdracht goed uitvoert krijg je een aanwijzing. Dit is een letter/cijfer/woord of korte zin. De uitkomstsms je door naar de thuisbasis. De thuisbasis krijgt straks een lijst met aanwijzingen. Achter elke aanwijzing staat een stukjeroutebeschrijving. De thuisbasis zoekt de aanwijzing op en smst de routebeschrijving die erachter staat terug naar de loopgroep. En de loopgroep kan weer verder tot ze bij de volgende opdracht komen.

· Legt vervolgens de spelregels uit zie hoofdstuk 1 en benadruk duidelijk dat de loopgroep zich tijdenshet lopen normaal gedraagt en niet te luidruchtig is.

· Vertelt welk team hoe laat wordt gedropt: Team één wordt om. uur gedropt, daarna zal er telkens om de 10 minuten hetvolgende team gedropt worden.· Vraagt of iedereen het begrijpt.· Checkt voor de laatste keer of iedereen weet hoe de mobiele telefoons werken en dan met name het sms-en en of iedereen

elkaars nummer heeft.· Wenst iedereen veel plezier en succes.

3.5. Spelverloop

Tijdens het aquapullen zijn meerdere vrijwilligers bezig om alles in goede banen te leiden. De vrijwilligers hebben verschillende taken:

RouteploegDe routeploeg bestaat uit twee tot drie personen en heeft de volgende

taken:· Dropt om de 10 minuten een team in volgorde van teamnummers.· Blinddoekt de teams die gedropt worden en rijdt de teams met de

auto naar de droplocatie.· Geeft de teams op de droplocatie de groepscode en de noodenvelop.· Legt duidelijk uit wat ze met de groepscode moeten doen en

wanneer ze de noodenvelop open mogen maken.· Benadrukt nog eens dat ze maximaal keer mogen sms-en.· Wijst het gedropte team de richting waar ze heen moeten om de 1e

opdracht te vinden.· Wenst de deelnemers succes.· Vraagt het laatste team of ze de opdrachten die ze tegenkomen

meewillen nemen.

· Checkt als alle teams gedropt de routes. Kijkt op afstand (stiekem)of alles goed gaat.

ThuisbasisBij de thuisbasis zijn twee mensen en de coördinator die alles op de thuisbasis in de gatenhouden. Het is heel belangrijk dat de achterblijvers het ook naar hun zin hebben. Hierin ligteen belangrijke taak voor de begeleiders. Dit betekent dat zij na het opstarten proberen ermet het overgebleven groepje een gezellige boel van probeert te maken.

De begeleider van de thuisbasis heeft de volgende taken:· Deelt de aanwijzingenlijst uit aan de personen die achterblijven bij de thuisbasis. Let op

als er meerdere routes zijn, dat je de juiste lijst uitdeelt.

· Geeft de personen die achterblijven de eigen groepscodes en leg uit wat ze daarmee

moeten doen.· Checkt of het sms-en tussen de thuisbasis en de loopgroep goed gaat, of ze zich houden

aan de regels en dus niet te veel sms-en.



SMS-dropping

11DRAAIBOEK 7

· Begeleidt de activiteiten (bowlen/darten/poulen/?) die de achterblijvers ondernemen ombier te verdienen, op een gezellige enontspannen manier.

· Houdt de bier-scores bij.

Coördinator· Houdt contact met de mensen bij de thuisbasis en de routeploeg om te kijken of het sms-en goed gaat, of de routes goed

gelopen worden, enz.

· Grijpt in als het nodig is.· Coördineert de randactiviteiten, zet mensen op tijd aan het werk en informeert of het goed gaat.

RandactiviteitenTijdens het spel zullen een aantal mensen de afsluiting moeten voorbereiden:· Opbouwen van tent, ophangen verlichting en versiering· Klaarmaken van soep en broodjes

3.6. Afsluiting

Als het goed is druppelen de verschillende teams een voor een binnen bij de eindlocatie. Bij de eindlocatie staan twee personen die debinnengekomen teams opvangen. Zij informeren bij de binnengekomen teams hoe alles is verlopen en voorzien ze van een heerlijk kopje

soep en broodjes. Belangrijk is dat ze een gezellig en warm onthaal krijgen. Hierna kunnen ze bijvoorbeeld in een café wat drinkenterwijl ze wachten op de andere teams. Als alle teams binnen zijn wordt de activiteit officieel afgesloten en kan afhankelijk van deplannen een feestje worden gebouwd. De coördinator doet het afsluitend woord.

Coördinator· Verzamelt alle deelnemers· Bedankt alle deelnemers voor hun ongelooflijk enthousiaste inzet.· Bedankt alle vrijwilligers voor het succes van de dag.· Deelt aan alle vrijwilligers een klein presentje uit.· Wenst iedereen nog veel plezier toe en hopelijk tot een volgende keer.



AAIBOEK 7

Hoofdstuk 4EvaluatieGoed evalueren is niet alleen even napraten. Als je er echt wat aan wilt hebben moet je meer doen. Bekijk niet alleen wat er goed enfout is gegaan, maar probeer ook te achterhalen waardoor dat komt. Door het achterhalen van de oorzaak, kun je de volgende keerde dingen die fout zijn gegaan voorkomen en de dingen die goed zijn gegaan handhaven. Als je op deze manier evalueert krijg je veelmeer inzicht in de activiteit en hoe het komt dat de dingen lopen zoals ze lopen.

De evaluatie is ook het moment om al je vrijwilligers te bedanken voor hun geweldige inzet. Dit doe je voordat je met de echteevaluatie begint. Je staat stil bij hun bijdrage en hoe belangrijk zij zijn geweest voor de uitvoering van de dag. Zonder hen kan deactiviteit helemaal niet plaatsvinden. Dus bedank je iedereen voor hun geweldige inzet en motivatie. Dit moet op een oprechte enenthousiaste manier gebeuren, zodat ze ook het gevoel krijgen dat hun bijdrage gewaardeerd wordt. Je moet er dus echt even bij stilstaan en het niet zo tussen neus en lippen door meedelen. Het bedanken van de vrijwilligers is heel belangrijk, om ze gemotiveerd enbetrokken te houden bij de club en het organiseren van activiteiten. Gemotiveerde en tevreden vrijwilligers zullen veel sneller ook eenvolgende keer weer mee doen.

Houd de evaluatie één week na de SMS-dropping waarbij je zoveel mogelijk vrijwilligers uitnodigt. Bij de evaluatie behandel je devoorbereidingen en de uitvoering.

4.1. Evaluatie voorbereidingenAlgemeen- Zijn we op tijd begonnen?- Hadden we genoeg mensen in de voorbereidingen?

Locatie- Hoe ging het regelen van de locatie?- Hebben er zich problemen voorgedaan? Zijn er oorzaken aan te wijzen?- Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen?

Publiciteit en werving deelnemers- Zijn we op ti jd begonnen met werven?- Wat is er allemaal gebeurd aan werving? Hoe ging dat?

- Hebben we voldoende gedaan aan werving?- Hebben zich problemen voorgedaan bij de werving? Zijn er oorzaken aan te wijzen?- Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen?

Werving vrijwilligers- Zijn we op ti jd begonnen met werven?- Hadden we voldoende vri jwil ligers?- Wat is er gedaan aan werving? Hoe ging de werving?- Hebben zich problemen voorgedaan bij de werving? Zijn er oorzaken aan te wijzen?- Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen?

Catering en materialen- Hoe ging het regelen van de catering en materialen?

- Hebben er zich problemen voor gedaan?- Zijn we op tijd begonnen met het regelen van materialen?- Hadden we alle materialen?- Zijn er oorzaken aan te wijzen?- Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen?

Taakverdeling- Wat vonden jullie van de taakverdeling? Evenredig?- Hoe ging het verdelen van de taken?- Kon iedereen zijn/haar taak goed vervullen of was het te veel/weinig, te makkelijk/moeilijk?- Waren alle taken verdeeld?- Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen?



SMS-dropping

13DRAAIBOEK 7

4.2. Evaluatie uitvoering

Algemeen- Wat vonden jullie van de activiteit in zijn algemeenheid?

Opbouwen- Hoe ging het opbouwen? Zijn we op tijd begonnen? Waren we met voldoende mensen?- Wat ging er goed en wat niet? Zijn er oorzaken aan te wijzen?

- Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen?

Instructie vrijwilligers- Hoe ging de instructie van de vrijwilligers?- Wist iedereen voldoende om hun taken goed uit te voeren?- Wat ging er goed en wat niet? Zijn er oorzaken aan te wijzen?- Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen?

Ontvangst deelnemers- Hoe ging de ontvangst van de deelnemers?- Wat ging er goed en wat niet? Zijn er oorzaken aan te wijzen?- Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen?

Verloop van de SMS-dropping- Wat vond je van de opzet van het programma?- Wat vond je van de duur van de activiteit?- Wat vonden jullie van de activiteit op zich? Wat vonden de deelnemers ervan?- Hoe ging het bij de thuisbasis en hoe ging het met de loopgroepen?- Wat vonden jullie van de opdachten?- Hoe ging de catering? Hoe ging de afsluiting?- Hebben er zich nog problemen voorgedaan? Zijn er oorzaken aan te wijzen?- Wat kunnen we de volgende keer beter anders doen?

Deelnemers- Wat vond je van het aantal deelnemers?- Zijn er nog problemen geweest met deelnemers?- Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen?

Vrijwilligers- Wat vonden jull ie van de taakverdeling?- Hoe ging het uitvoeren van je taken? Hebben er zich problemen voorgedaan?- Vond je het leuk om te doen? Waarom vond je het wel/niet leuk?- Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen?



AAIBOEK 7

InhoudsopgaveBijlagen SMS-dropping

Bijlage 1: Materiaallijst

Bijlage 2: Voorbeeld lijst aanwijzingen met routebeschrijvingen

Bijlage 3: Voorbeeld opdrachten

Bijlage 4: Draaiboek

Bijlage 5.1.: Checklist Voorbereidingen

Bijlage 5.2.: Checklist Uitvoering



SMS-dropping

15DRAAIBOEK 7

Bijlage 1: Materiaallijst SMS-dropping

Algemeen Wie

ZaaltjeBewegwijzeringOntvangsttafel

KasDeelnemerslijstVertrekschema

SMS-dropping

Mobiele telefoons (2 per team)Lijst aanwijzingen + routebeschrBordjes met opdrachtenSet van 4 blinddoeken2/3 autos voor droppen teamsSet noodenveloppen noodtelef

Randactiviteiten

PartyttentTafelStroom bij partytentSoepPannenOpscheplepelsGaspitten voor soepBekersBroodjesVersiering

VerlichtingMuziekinstallatieMuziek

Afsluiting

PrijzenVrijwilligersaandenken



AAIBOEK 7

Bijlage 2: Voorbeeld Lijst aanwijzingen met routebeschrijvingen

Routebeschrijving voor de thuisbasis voor groep 2,4,6

Rechtdoor in de richting die de begeleider je aanwijst en kijk goed naar de opdrachten onderweg.

* tulp Tweede weg links* motor Onder de brug rechts* honderdachtentwintig Tweede verharde weg rechts* paard (vraag 3) Eerste zandweg links* spiegel Bij de T-splitsing links af* roken Derde verharde weg rechts* kruiwagen (vraag 6) Op de verharde weg rechts* computer Bij de kruising links aanhouden* advent (vraag 9) Bij de kruising recht langs het witte huis* honderdzevenenzestig Bij de grote weg niet oversteken maar l inks af het fietspad

(vraag 7) op en gelijk weer links* zestien Rechtdoor blijven lopen

* varken Loop honderd meter naar achteren en vervolg je route* bier drinken Na de tunnen derde sloot rechts* sneeuwklokje (vraag 1) Bij de T-splitsing rechts af en de kruising oversteken* smaak Spring een voor een in de sloot* kruistocht Begin maar vast* tien (vraag 4) Op de verharde weg rechts* Koos Alberts (vraag 2) Tweede weg weer links* nageboorte Eerste weg links* honderdnegenenveertig Bij T-splitsing links af* muis Tweede zandpad rechts* Metallica Bij de kruising links blijven volgen en loop naar het witte huis* bieslook (vraag 5) Eerste zandpad rechts en op het erf van een boerderij rechts aanhouden

Loop nu naar het .



SMS-dropping

17DRAAIBOEK 7

Bijlage 3: Voorbeeld opdrachten

1. Welke bloem wordt in de volgende zin omschreven?"uurwerk speciaal voor de winter"

2. Wie zong het lied:

"In m'n eentje?

3. Welk dier wordt:"achter de wagen gespannen"

4. Hoeveel PJOI/KPJ-afdelingen heeft onze kring Jong Twente nu?

A: 6B: 8C: 10 antwoord volledig uitschrijven/intypen

5. Noem een ander woord voor het Twentse"smallook"

A: WierrookB: Dune benenC: Bieslook antwoord volledig uitschrijven/intypen

6. Wat betekent het Twentse woord:"schoefkaor"

7. Wat is de uitkomst van:486 - 298 : 2 + 73 = ?antwoord volledig uitschrijven/intypen

8. Dennis, Mardy, Stefan, Ronny, Maaike, Joost en Carla zitten in het PJO-bestuur. Wat is hun leeftijd bij elkaar opgeteld?

A: 146

B: 149C 153 antwoord volledig uitschrijven/intypen

9. Hoe worden de vier weken voor kerst genoemd?



AAIBOEK 7

Bijlage 4: Draaiboek SMS-dropping

Tijd Actie Wie Materialen

19.45 uur Verzamelen Alle vrijwilligersBewegwijzering buiten

Opdrachten ophangen Routeploeg Opdrachten + aanwijzingenOntvangsttafel inrichten Thuisbasis tafel, kas, deelnemerslijst,

invullijst telnrs,draaiboekThuisbasis klaarmaken Thuisbasis lijsten aanwijzingen +

routebeschr, groepscodes

20.15 uur Instructie vrijwilligers Coördinator draaiboeken, groepscodes,noodenveloppen

20.30 uur Ontvangst deelnemers, bekendmaken Thuisbasis wedstrijdschemas, teamindeling,uitleg programma,bepalen loopgroep en thuisbasis,noteren telefoonnummer

21.00 uur Centrale opening, uitleg programma Coördinator spelregelsen uitleg spelregels

21.15 uur Blinddoek en droppen team 1 en 2 Routeploeg Auto A en B, blinddoeken

21.20 uur Uitdelen aanwijzingenlijst, groepscode Thuisbasis Aanwijslijst en groepscodeaan thuisbasis

21.20 uur Noodenvelop en groepscode geven Routeploeg Noodenvelop en groepscodeaan loopgroep + wijzen goede richting

21.25 uur Vertrek en opbouwen eindlocatie Catering Soep, broodjes, partytent,verlichting, stroom, gaspitten

bekers, lepels

21.25 uur Blinddoeken en droppen team 3 en 4 Routeploeg Auto A en B, blinddoeken

21.30 uur Uitdelen aanwijzingenlijst, groepscode Thuisbasis Aanwijslijst en groepscodeaan thuisbasis

21.30 uur Noodenvelop en groepscode geven Routeploeg Noodenvelop en groepscodeaan loopgroep + wijzen goede richting

21.35 uur Blinddoeken en droppen team 5 en 6 Routeploeg Auto A en B, blinddoeken

21.40 uur Uitdelen aanwijzingenlijst, groepscode Thuisbasis Aanwijslijst en groepscode

aan thuisbasis21.40 uur Noodenvelop en groepscode geven Routeploeg Noodenvelop en groepscode

aan loopgroep + wijzen goede richting

22.00 uur Klaarmaken soep Catering

22.30 uur Ontvangst eerste loopgroep Catering

23.00 uur Verzamelen voor afsluiting CoördinatorBedanken deelnemers en vrijwilligersGeven aandenken vrijwilligers VrijwilligersaandenkenAankondigen feest



SMS-dropping

19DRAAIBOEK 7

Bijlage 5.1.: Checklist Voorbereidingen SMS Dropping

Periode Taken Wie Geregeld ja/nee

Week 1 Samenstellen werkgroepDoornemen checklist + aanvullen

Bepalen datum en beginlocatieMaken van schatting aantal deelnemersMaken van begrotingMaken van eerste opzet:- Bepalen duur activiteit- Bepalen tijdstip aanvang en einde- Bepalen aantal deelnemers- Bepalen thuisbasis en droplocaties- Bepalen randactiviteitenLocatie thuisbasis bespreken(Maken van lijst van potiele geldschieters)(Maken en versturen van sponsorbrieven)(Uitzoeken, aanschrijven stimuleringsfonds)

(Aanschrijven anderen instanties voor geld)Lopen van looproutesBedenken en maken van opdrachtenMaken lijst aanwijzingen met routebeschr.Maken lijst personen die je wil uitnodigenBepalen van manier van inschrijven

Week 2 Maken van materiaallijstBepalen wie voor welk materiaal zorgtMaken en versturen van uitnodigingen(Maken van perslijst)(Maken van persbericht + verspreiden)Inventariseren van taken op de dag zelfVerdelen taken onder organisatieteam

Vragen van vrijwilligersBedenken en regelen van prijzenBedenken van vrijwilligersaandenken

Week 3 Maken en versturen van bevestigingsbrief(Nabellen van sponsoren)(Maken sponsorafspraken)Checken of materiaal geregeld isKopen prijzen en vrijwilligersaandenkenVerdelen taken onder overige vrijwilligersDoornemen checklistMaken teamindelingDraaiboek maken



AAIBOEK 7

Bijlage 5.2.: Checklist Voorbereidingen SMS-dropping

Activiteit Wie Geregeld ja/nee

OpbouwenOphangen bewegwijzeringOphangen opdrachten routes

Inrichten ontvangst- ontvangsttafel- kas met geld- deelnemerslijst/teamindeling- invulli jst mobiele telefoonnummers- pen en papier- draaiboek

ThuisbasisKlaarleggen:- lijsten aanwijzingen + routebeschrijvingen- pen en papier

Instructie vrijwilligersInstrueren presentator:- uitdelen draaiboek, doornemen dag- doornemen taken- uitleg en uittesten geluidsinstallatie- voorstellen aan andere vri jwil ligersInstrueren wedstrijdsecretariaat- uitdelen draaiboek, doornemen dag- doornemen taken- voorstellen aan andere vri jwil ligersInstrueren scheidsrechters:- uitleg spelregels- uitdelen fluitjes en scorekaarten- uitdelen wedstrijdschema

- voorstellen aan andere vri jwil ligersInstrueren EHBO- uitdelen draaiboek, doornemen dag- voorstellen andere vrijwilligers

RandactiviteitenInrichten afsluitpost- partytent opzetten- gaspitten klaarzetten- soep en broodjes klaarmaken- bekers klaarzetten- stroom in orde maken- ophangen versiering en verl ichting

AfsluitingPrijzen en vrijwilligersaandenken



SMS-dropping

21DRAAIBOEK 7

Sms Dropping

Documents

Transcript of Sms Dropping