1

Digitaal archiveren van papieren documenten:

Archiviewer biedt unieke oplossingen

Archiveren van eigentijdse, digitale documenten is in deze tijd niet al te moeilijk. Een heel ander verhaal

wordt het om een goed geordend en eenvoudig toegankelijk digitaal archief op te bouwen wanneer ook

papieren documenten daar een onderdeel van uit maken

Er wordt wel eens gedacht dat digitaal archiveren van papieren documenten een kwestie van scannen

is. Her scannen van papieren documenten is echter slechts een eerste stap om tot een digitaal archief te komen. Na het scannen dienen documenten te worden gestructureerd en gerubriceerd. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar in praktijk is dit allerminst het geval. Archiviewer biedt voor elke organisatie hiervoor de oplossing. Archiveren van papieren documenten gaat snel, eenvoudig en biedt een enorme meerwaarde.

Webbased toepassing Archiviewer is een webbased toepassing die al

uw documenten, zoals gedrukte teksten,

tekeningen, foto’s en films naar digitale

bestanden converteert en vervolgens

automatisch archiveert. Conform de wensen

die u vooraf bepaalt. Archiviewer kan geheel op

maat worden gemaakt en indien nodig worden

reeds bestaande rubriceringen en indexeringen

meegenomen. Organisaties die kennis hebben

gemaakt met de toepassing zijn unaniem van

mening dat Archiviewer een unieke oplossing

biedt voor hun archief. Maar niet alleen de

kwaliteit van het archief dat Archiviewer

realiseert spreekt tot de verbeelding, ook het

feit dat de toepassing slechts geringe kosten

met zich meebrengt is een belangrijk gegeven.

Centrale opslag, altijd toegankelijk In het digitale archief van Archiviewer worden

documenten centraal opgeslagen. Op elke plek

en op elk gewenst tijdstip zijn ze voor u

toegankelijk. Het spreekt voor zich dat dit een

belangrijke mate van flexibilisering met zich

meebrengt.

Toegang via autorisatie Uiteraard is het archief alleen toegankelijk voor

personen die daarvoor gemachtigd zijn. Een

veiligheidsprotocol zorgt ervoor dat alleen

geautoriseerde personen toegang hebben tot

uw archief. Archiviewer biedt de mogelijkheid

om verschillende autorisatieniveaus toe te

kennen.

Bewerken van bestanden Nadat de documenten zijn gedigitaliseerd kunt

u ze in Archiviewer niet alleen raadplegen, u

kunt ze ook bewerken en de revisie opslaan.

Originelen blijven als u dat wenst altijd

bewaard. De digitale documenten worden

opgeslagen als PDF.

Gebruikersvriendelijk Archiviewer is gebruikersvriendelijk en vereist

geen specifieke kennis. Om van Archiviewer

gebruik te maken hoeft u geen dure software

aan te schaffen.

Inrichten Archiviewer Het inrichten van Archiviewer gebeurt altijd in.

Samen met u wordt een stappenplan

ontwikkeld. Wij zullen u onder meer adviseren

over:

- Het rubriceren en indexeren van de

documenten;

- Het meenemen van reeds bestaande

data over documenten;

- Naleving en controle op de door derden

aangeleverde documenten.

Geavanceerde functies Archiviewer beschikt over diverse

geavanceerde functies die uw archief nog

2

toegankelijker en ‘’intelligenter’’ maken. Zo

kunnen alle documenten onderling aan elkaar

gekoppeld worden ongeacht de rubricering.

Het is een veilig gevoel te weten dat

Archiviewer u met een alert waarschuwt als de

situatie daarom vraagt. Bijvoorbeeld als het tijd

is om actie te ondernemen in het kader van

legionellabeheersplan. Of als voor de voortgang

in processen het noodzakelijk is dat een bepaald

certificaat tijdig binnen is.

Tekeningbeheer Archiviewer is een product van SmartWare

Solutions, een bedrijf met jarenlange ervaring in

het digitaliseren. Deze ervaring opgedaan bij

zeer uiteenlopende, vaak complexe projecten

zien we terug in Archiviewer. Bij de ontwikkeling

en toepassing is voortdurend rekening

gehouden met wat de klant belangrijk vindt. Dat

zien we bijvoorbeeld terug bij het opslaan van

tekeningen. Indien Archiviewer wordt gebruikt

voor tekeningen dan kunnen deze namelijk

zowel in DWG-formaat als Pdf-formaat worden

opgeslagen en aan elkaar worden gekoppeld.

De onderlinge relaties kunnen daarbij grafisch

worden weergegeven. Ook worden alle revisies

apart opgeslagen en zijn altijd terug te vragen.

Archiviewer is een unieke toepassing die u veel

werk uit handen neemt bij het digitaliseren van

papieren documenten. Het resultaat is dat u

beschikt over een uitermate toegankelijk

archief met diverse intelligente functies. Een

archief waarvan u zelf bepaalt hoe het er uit

komt te zien.

Voor meer informatie: SmartWare Solutions T : 033-3031089 info@smartwaresolutions.nl

3

Webbased toepassingen

Centrale opslag, altijd toegankelijk

4

Toegang via autorisatie

Bewerken van bestanden

5

Gebruikersvriendelijk

Inrichten Archiviewer

6

Geavanceerde functies

Tekeningbeheer

7

Statistieken