Smart Workstream - Fuji Xerox...2 Smart...

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Smart Workstream 業務プロセスを効率化する電子文書管理サービス

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Smart Workstream業務プロセスを効率化する電子文書管理サービス

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Smart Workstreamは、富士ゼロックスの電子化ソリューションとドキュメント技術をベースとした、お客様の業務効率化、生産性の向上を支援するクラウド型文書管理サービスです。クラウドサービスならではの投資効率の高さや柔軟性、テンプレートの活用によるお客様業務への適用のしやすさといったドキュメントソリューションとしての利点を提供。さらに、利用状況を把握することによりお客様の業務改善サイクルを継続的に支援します。

文書電子化と、業務プロセスの自動化・見える化でお客様の生産性向上と効率化を支援します。

コンテンツ/文書管理プロセス証跡/成果物を記録

複合機との連携/画像処理電子化を支援する複合機/ファイルのアップロードと画像処理の連携

業務プロセス管理/見える化業務プロセス/スケジュールの進捗管理

テンプレート業務プロセスの定義や文書管理を支援

Smart Workstream

キャプチャーボタン

ドキュメントボタン

業務プロセスボタン

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クラウドだから、いつでも、どこからでも利用可能社内外やお取引先、国内から海外まで、いつでも必要なときにシステムを利用できます。

電子化ソリューションとドキュメント技術で業務の電子化を推進文書の電子化を促進し、煩雑な紙文書の処理・管理からお客様を解放します。

業務プロセスを「見える化・自動化」し生産性を向上業務プロセスの効率化を促進し、生産性の向上、業務ノウハウ蓄積を支援します。

ITスキル不要で運用管理が可能専門的なITの知識がなくても、GUIベースで導入や運用管理が可能です。

早期立ち上げ、業務適用拡大を支援すぐに使えるテンプレートで、早期の立ち上げと、業務適用の拡大を可能にします。

初期費用、運用コストを低減クラウドのため初期投資が少なく、文書の保管といったコストも軽減できます。

既存システムとの連携も可能既存のシステムと連携し、ソリューションを進化させることも可能です。

継続的運用でお客様の業務改善サイクルを支援利用状況ログのモニタリングを活用し、継続的な業務改善をサポートします。

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テンプレートの活用で、多様な業務に対応したソリューション構築が可能です。

こんなお困りごとを解決関係者が多く業務進捗を把握しにくい。契約更新の遅延の損失を防ぎたい。文書の紛失を防ぎたい。監査対応時に手間がかかる。

こんなお困りごとを解決内部統制/監査対応、BCPを強化したい。文書保管コストを抑えたい。書類検索時間を削減したい。売上登録作業を効率化したい。

見積~請求~支払いまでのプロセスで発生する書類を一元管理し、さらに各プロセスでの帳票管理状況を可視化します。契約更新時も、契約満了時に自動的に事前通知することで、契約更新忘れを防止し、業務品質の向上に寄与します。

見積~請求~支払いまでのプロセスで発生する取引関係書類(見積書、申込書、注文書、納品書、受領書、請求書、領収書)を管理。電子帳簿保存法(スキャナー保存)にも対応します。

契約に関わる業務を効率化 契約プロセス管理

電子帳簿の法対応で業務品質を向上 電子帳簿保存法対応文書管理

テンプレートの効果・既存業務を自動化/効率化する、ソリューションを構築しやすくします。・導入にあたっての初期工数を削減でき、立ち上げまでの期間を短縮可能です。

さまざまな業種・業務の課題を解決。

テンプレートでソリューション構築を支援テンプレートとはこれまで当社が培ってきたソリューションの実績とノウハウをベースに、文書処理業務に必要な手順をあらかじめ定型化したもので、多様な業務のソリューション構築を支援します。このテンプレートにより、Smart Workstreamの業務適用のしやすさを高め、また導入に際した工数削減による早期の立ち上げを可能にします。

契約プロセスで発生するドキュメントを一覧表示テンプレートを利用

管理項目やアラートの設定により管理の徹底や契約更新のタイミングをフォロー

納期遅れ 督促漏れ

電子帳簿保存法の対応に必要な環境や標準プロセスを設定

文書や帳簿などの属性設定により、管理や検索時間を短縮

納期遅れや督促漏れなどが一目で確認

スキャナーによる電子化からタイムスタンプの利用までの構築が簡単

複合機との連携/画像処理

業務プロセス管理/見える化

あらかじめ業務にあわせた設定ファイルをサンプルテンプレートとして用意しています。

業務テンプレート

コンテンツ/文書管理

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こんなお困りごとを解決ベテランのノウハウを継承したい。情報を再利用しやすく体系化したい。用途を考慮した文書管理システムにしたい。

こんなお困りごとを解決コピー作業などの付帯業務を軽減したい。法対応の工数を減らしたい。工事案件の進捗を管理したい。

ベテランのノウハウを見える化し、現場力を強化します。知識体系に基づいたナレッジの見える化を実現。関連する過去ドキュメントや情報の検索を可能にして、企業における技術伝承を促進します。

工事案件単位で発生する、関連企業から提出されるドキュメントや、社内発生ドキュメントを見積り~施工~アフターまでのプロセス単位で管理し可視化。工事案件単位での進捗確認を可能にし、関係部署との情報共有や各部署での業務品質の向上に寄与します。管理面でもISO監査時の対応工数削減なども可能とします。

ベテランのノウハウを「見える化」 技術伝承(ものづくり)支援

工事関連図書を案件ごとに一元管理 工事案件管理(工事管理)

テンプレート対応ソリューション多様な業務プロセスに対応したテンプレートで、幅広いソリューション構築を支援します。

全業種向けソリューション契約プロセス管理テンプレート契約関連文書管理電子帳簿保存法関連文書管理先使用権対応文書管理(研究報告書管理)一般文書管理(部門フォルダー体系)他

製造業向けソリューション技術継承(ものづくり)支援テンプレート施工図書管理(プラント・工事管理)テンプレート施工図書管理(プラント・工事管理)※文書管理のみ品質記録管理(製造)他

プロジェクト関連情報を一元管理類似プロジェクトの検索やノウハウなど利用

蓄積されたプロジェクト情報を参照

工事関連図書の一元管理 アクセス権設定による利用制限で

他の部門やプロジェクトメンバーへの適切な情報開示

短時間での引き継ぎやノウハウ伝承を推進

工事の進捗や成果物の作成状況を一覧で確認

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さまざまな電子処理の設定が可能文書処理ルールは、標準提供されている処理ルールを組み合わせることで簡単に設定できます。QRコード*で解析した情報を文書データベースの属性として登録することも可能です。*QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

文書処理ルールをクラウドで共有登録に利用する文書管理ルールは、管理者がクラウド上に事前設定。お客様は設定されたルールを選択するだけで、登録先や管理属性などの設定を気にすることなく登録ができます。

使いやすい操作の電子化作業事前に設定された文書処理ルールを利用することで、作業ごとの面倒な設定を省いたシンプルな操作で文書の登録が可能です。

複合機アプリを利用して登録複合機に搭載したアプリから、ルールを選択してスキャンするだけ。事前に設定された文書ルールに従った電子化処理が可能です。

PCからはフォルダーを通じて自動登録あらかじめPC上に設置した監視フォルダーにファイルを登録するだけで、事前に設定された文書処理ルールに従った電子化処理が可能です。

文書の電子化を推進 複合機と連動し、紙文書の電子化や電子ファイルの登録を支援。

リポジトリー

定義された格納先に登録

業務プロセスの証跡に反映

複合機から登録ルールを選択してスキャン

パソコンから登録

複合機から登録

PC上に設置した監視フォルダーにファイルをコピーしてアップロード

管理者が業務に合わせた処理ルールを事前設定

プレビュー確認

メールで通知

認証処理 登録

異常終了

データ処理

QR認証

文書分割

確認編集 変換

文書処理ルール例QRコードを解析して、ページを分割

キャプチャーボタン

業務プロセスを確認しながら操作業務で発生する文書や証跡の登録、閲覧、ダウンロードなどの操作を、プロセス画面から実行できます。各ステップの文書や認証に対する作業手順や納期などの設定により、業務ルールの徹底が可能です。

作業のヌケやモレを防止業務の手順やルール、作成すべき文書や認証をあらかじめ定義することで、人の手による作業管理で発生しやすいヌケやモレの防止し、作業内容を把握しやすくします。

業務プロセスを効率化プロセス全体の把握や、残作業の確認、類似案件の成果物の参照や活用により、作業の効率化を実現します。また、業務の引き継ぎやノウハウの伝承など、スキルの向上と標準化に寄与します。

ログ活用による業務改善利用状況のモニタリングログの提供および解析により、業務プロセスのムリ/ムラ/ムダを明確にし、プロセスの見直しといった継続的な業務改善に貢献します。

業務の進行を支援 プロセスと成果物をリンクし、業務の「見える化」を推進。

プロセス視点で管理業務の流れをステップとして、各ステップでの認証や管理情報を定義。業務プロセスを可視化するとともに、プロセスと成果物の管理を一元化します。

業務プロセス画面

業務プロセスボタン

電子化を起点に、業務プロセスと文書管理の品質向上を支援。

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企業内の文書や認証の確実な記録業務の記録や成果物の管理徹底による、コンプライアンスの強化を支援します。

多様な管理ドロワー、フォルダー、文書のわかりやすい階層構造によって管理します。業務や管理する文書の特性により、さまざまな管理方法の構築が可能です。また、テンプレートを利用すれば、管理階層の設定を一括で行うことが可能です。

タイムスタンプを利用し原本性を確保e-文書法、電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプ機能をオプション提供。PDF文書へのタイムスタンプ付与による日付証明、非改ざん証明により電子文書の原本性を確保します。

強固なアクセス制御文書やフォルダーに対するさまざまなアクセス権の設定により、重要な文書情報を強力に保護します。文書の閲覧、属性変更、改訂更新、履歴表示などのきめ細かい制御が可能です。

業務に合わせた表示カスタマイズ検索を主体とする業務や登録中心の業務など各々の作業や業務に合わせて、画面のレイアウトや機能表示などを使いやすくカスタマイズできます。

多彩な文書管理機能 ドキュメント管理を強力に支援。

文書管理画面

ドキュメントボタン

システム管理をしやすく ブラウザーからシステム管理に必要な操作を可能に。

管理のしやすさを追求ポータルに管理者設定を統合することで、管理のしやすさを実現。システムリソースや各々のユーザー管理など、ブラウザーから各種の管理設定が行えます。

管理画面

管理ボタン

業務の進行を支援 多彩な文書管理機能文書の電子化を推進

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Smart Workstreamの動作環境、最新の情報は、当社の公式サイトをご覧ください。URL https://www.fujixerox.co.jp/product/software/smart_workstream

Xerox、Xeroxロゴ、およびFuji Xeroxロゴは、米国ゼロックス社の登録商標または商標です。 この印刷物は環境に配慮した用紙を使用しています。 この印刷物の内容は2018年11月現在のものです。 DGE-1345 1811

受付時間:土、日、祝日および当社指定休業日を除く9時~12時、13時~17時。フリーダイヤルは、海外からはご利用いただけません。また、一部のIP電話からはつながらない場合があります。

富士ゼロックスに対するご意見、ご相談などは

※お話の内容を正確に把握するため、また後に対応状況を確認するため、通話を録音させていただくことがあります。

お客様相談センター 0120-27-4100

●この商品に対するお問い合わせは、下記の営業担当へ…

※記載内容及び商品の仕様、外観等は改良のため、予告なく変更する場合があります。また、商品の色調はフィルム、印刷インクの性質上、実際の色とは異なってみえる場合がありますので、あらかじめご了承ください。 ●Microsoft、Windows、Excel、PowerPoint、Internet Explorer、Edgeは、米国マイクロソフトコーポレーションの米国および、その他の国における登録商標です。は米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。 ●Apple、iPhone、iPad、iPad Air、iPad mini、Safariは、米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。 ●Chromeは、Google LLCの商標または登録商標です。 ●Androidは、Google Inc.の商標です。 ●Amazon Web Services、Powered by Amazon Web Servicesロゴは米国その他の諸国における、Amazon.com, Inc.またはその関連会社の商標です。 ●QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。 ●その他の社名または商品名等は、それぞれ各社の商標、または登録商標です。

富士ゼロックスはAWS Partner Network (APN)テクノロジーパートナーです。

Smart Workstreamの主な仕様

Webブラウザー動作環境項目 内容

対応OS

Windows 10 (32ビット) 日本語版 Windows 10 (64ビット) 日本語版Windows 10 (32ビット) 英語版 Windows 10 (64ビット) 英語版Windows 7 (32ビット) 日本語版 [Service Pack 1] Windows 7 (64ビット) 日本語版 [Service Pack 1]Windows 7 (32ビット) 英語版 [Service Pack 1] Windows 7 (64ビット) 英語版 [Service Pack 1]

WebブラウザーInternet Explorer 11 Microsoft Edge* Google Chrome™

*Microsoft Edgeは、Windows 10との組み合わせのみ、動作環境になります。

項目 内容対応OS iOS 11.0ディスプレイ 1920 x 1080ピクセル以上を推奨Webブラウザー Apple Safariハードウェア iPad、iPad Air、iPad mini、iPad Pro

Smart Workstreamキャプチャークライアント項目 内容必要なハードウェア 下記の動作条件を満たすパソコンCPU 3 GHz以上の64ビット(x64)プロセッサ

対応OS

Windows Server 2016 Datacenter (64ビット) Windows 10 Pro (32ビット)日本語版 Windows 10 Pro (64ビット)日本語版 Windows 10 Enterprise (32ビット)日本語版 Windows 10 Enterprise (64ビット)日本語版 Windows Server 2016 Standard (64ビット)日本語版

ハードディスク容量 20 GB以上以上の空き容量と処理ファイルを格納するためのディスク容量

メモリー 4 GB以上(64bitOS環境)