Smart Cities - Raamcontract

24
Sprekers : Ann Desauw, Petra Verhenne (stad Kortrijk) Luc Velghe (gemeente Zwevegem) Lode Nulens (Stad Brugge) 15 september 2011 RAAMCONTRACT : DOORGEDREVEN SAMENWERKING OP IT-VLAK SMART CITIES: SLIMMER STERKER STRAFFER

description

Doorgedreven samenwerking in IT-aankopen leidt tot kostenbesparing en efficiëntie. Een 25-tal besturen sloten aan bij de raamcontracten van Kortrijk en Brugge. Tijd voor een terugblik en kijkje in de toekomst.

Transcript of Smart Cities - Raamcontract

Page 1: Smart Cities - Raamcontract

Sprekers : Ann Desauw, Petra Verhenne (stad Kortrijk)Luc Velghe (gemeente Zwevegem)Lode Nulens (Stad Brugge)15 september 2011

RAAMCONTRACT : DOORGEDREVEN SAMENWERKING OP IT-VLAK

SMART CITIES:SLIMMERSTERKER

STRAFFER

Page 2: Smart Cities - Raamcontract

RaamcontractInhoud

1. Historiek en doel2. Principes3. Loten 4. Juridisch5. Procedure en verloop6. Stuurgroep

7. Prijsopbouw

8. Meerwaarde9. Doorgedreven samenwerking met andere besturen10. Ervaringen raamcontract Brugge11. Naar een nieuw raamcontract

Page 3: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT1.Historiek en doel

• Eerste raamcontract van 2002-2006- 2 loten : basishard/software en know-how bijstand - met ocmw Kortrijk en VLAS - gegund aan firma Dolmen- grootte-orde : 3 miljoen euro (incl. btw) over 5 jaar

• Tweede raamcontract van 2007-2012- 11 loten - met 15 andere gemeenten, steden en ocmw’s - grootte-orde : raming 11 miljoen euro(incl btw) over 5 jaar

• Doel : win –win - Andere besturen kunnen samen met Kortrijk van

interessantere prijzen en belangrijke voordelen mee genieten - Voor alle deelnemers interessant (zowel klein als groot)

Page 4: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT2. Principes

• Één globale overheidsopdracht voor 5 jaar voor alle standaard IT-uitgaven

• Bestelling en betaalbare expertise op afroep• Niet- exclusiviteit en geen gegarandeerde afname-

minima• Administratief eenvoudige bestel- en

betalingsprocedure (op afroep)• Verschillende merken toegankelijk• Overdracht van kennis aan lokale ict-diensten• Brede waaier aan producten en diensten

Page 5: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT3. Loten (2007-2012)

Lot 1: Lev. en installatie van basis hard- en software en gerel. diensten

Lot 2: Knowhow-assistentie multimedia, camerabewakingstechniek, VOIP

Lot 3: Knowhow-assistentie door netwerk- en veiligheidsspecialist(-en)

Lot 4: Knowhow-assistentie door data- en GIS-specialist(en)

Lot 5: Installatie netwerk- databekabeling : binnen (5a) en buiten (5b)

Lot 6: ICT-vorming : basisniveau (6a) en gespecialiseerd niveau(6b)

Lot 7: Lev. en installatie schermen/monitoren en gerelateerde diensten

Lot 8: Lev. installatie projectoren en multimediamateriaal voor vergaderzalen en gerelateerde diensten

Lot 9: Lev. installatie van Mac’s en toebehoren en gerelateerde diensten

Lot 10: Lev. installatie draadloze verbindingen, gerelateerde diensten

Lot 11: Lev. installatie camerabewakingssystemen, gerelateerde diensten

Page 6: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT4.Juridisch

- Type opdrachtencentrale- Eén aanbestedende overheid - verschillende

medecontractanten die gunningsprocedure niet moeten organiseren

- Afspraken liggen vast in bestek + documenten n.a.v. onderhandelingen

- Besturen plaatsen op eigen verantwoordelijkheid deelbestellingen op afroep

- Stad Kortrijk eindverantwoordelijke voor contract (niet voor bestellingen)

Page 7: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT5. Procedure

-Onderhandelingsprocedure met bekendmaking vooraf (art. 17 §3, 2°/4°)

-Europese bekendmaking omwille van bedrag : 11 miljoen euro (incl. btw) over 5 jaar (2007-2012)

Page 8: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT5.1. Verloop - (2007-2012)

• Goedkeuren werkingsprincipe raamcontract (cbs) • Officiële vraagstelling vanwege stad Kortrijk gericht aan

andere besturen• Informele kennisgave van deelname en grootte-orde in

welke loten + suggestie nieuwe loten• Stad Kortrijk stelt basistekst voor

die andere besturen kunnen gebruiken voor opstellen van goedkeuringsteksten

• Deelnemende besturen bevestigen officieel hun deelname met beslissing van (minstens) hun college + kennisgave van deelname welke loten (met raming) zodat stad Kortrijk bestek kan finaliseren.

Page 9: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT5.1. Verloop (vervolg) - (2007-2012)

• Definitieve goedkeuring procedure en bestek door de gemeenteraad van Kortrijk en gemeenteraden van resp. deelnemers waarbij tevens beslist wordt dat Kortrijk optreedt als aanbestedende overheid

• Publicatieperiode• Kwalitatieve selectie kandidaten• Periode opmaken van offertes• Onderhandelingen • Gunning • Kennisname toewijzing opdracht door deelnemers aan

hun resp. college

Page 10: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT 5.2.Basisteksten

• Administratief bestek• Technisch bestek :- Werking met een stuurgroep (in geval samenwerking besturen)- Wijze van prijsgeven- Garantiebepalingen

• Afstemmingsdocument : dit is het herwerkte technisch bestek met alle algemene bijsturingen en aanvullingen op basis van de onderhandelingen

• Specifieke afstemmingsdocumenten per lot met details/specifieke afspraken per lot

Page 11: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT 5.3.Wijze van onderhandelen

• Via shortlisting naar één firma

• Gunning op basis van criteria in bestek

• Alle afwijkingen in gunningsnota

(afstemmingsdocument)

Page 12: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT 5.4. Gunning

• Het bestuur dat de leiding neemt, gunt voor andere besturen en is eindverantwoordelijk maar staat niet in voor de administratie van andere besturen.

• Besturen kunnen onafhankelijk deelbestellingen plaatsen op afroep op eigen verantwoordelijkheid.

• Discretieverklaring

Page 13: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT6. Stuurgroep

• Stuurgroep met adviserende bevoegdheid voor grote beslissingen

• Komt samen bij

- selectie kandidaten - gunning- jaarlijkse evaluatie en bepaling van grote aankopen (min 1x per jaar)

Page 14: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT 6. Stuurgroep (vervolg)

• Stuurgroep en Projectbegeleiding - stuurgroep probeert minstens jaarlijks aankopen te groeperen- besturen maken afspraken onder elkaar om technische bijstand te groeperen.

• Account manager en technisch projectleider op niveau van het raamcontract voor het lot- wonen stuurgroep bij- stuurgroep komt afhankelijk van lot meer of minder samen (cfr bestek)

Page 15: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT 7. Prijsopbouw

• Pakket van leveringen en diensten die ongeveer representatief zijn voor de komende vijf jaar berekend op basis van prijzen van vandaag

• Uitgesplitst in 3 soorten producten - bestellingen - diensten- overige

Page 16: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT8. Meerwaarde

• Administratief eenvoudig

• Technisch interessant : snel kunnen inspelen op snel wijzigende IT- evoluties

• Betaalbare gespecialiseerde kennis toegankelijk op afroep

• Aanleiding tot gemeenschappelijke projecten : aannemingssoftware, beeldbank, contactendatabank

• Innoverend werken

Page 17: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT9.Doorgedreven samenwerking met besturen

• Voordelen - delen van kennis en kosten- innoverende projecten kunnen vorm krijgen

• Lopende projecten met Zwevegem- glasvezel tussen 3 besturen - delen van internet : 1 contract met Belnet- gekoppelde serverrooms

Page 18: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT 10. Raamcontract stad Brugge

• Werkwijze– Ook reeds tweede raamovereenkomst– Organiseren van infosessies– Bepaalde loten werden behandeld

door deelnemend bestuur– Samenwerking

Stad/gemeente/OCMW/ziekenhuis– Vastleggen van jaarbudget door

college

Page 19: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT 10.Raamcontract stad Brugge(vervolg)

• Verschil raamcontract stad Kortrijk? – Shortlist van drie kandidaten per lot– Beoordeeld via rangorde per lot– Samenwerking in

gemeenschappelijke naam (artikel 19 van de wet van 24/12/93)

– Lichtere projectorganisatie

Page 20: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT 10. Raamcontract stad Brugge(vervolg 2)

• Ervaring – Sterke vereenvoudiging van

administratie en flexibele werkwijze: snel inspelen op veranderende omgeving (markt / behoeften)

– Afhankelijkheid van fabrikant in functie van prijszetting

–Minder voor (specifieke) projecten

Page 21: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACT 11. Opstart van een nieuw raamcontract

• Huidig contract loopt af in november 2012• Aanbestedingsproces van ongeveer

één jaar• Vraag tot samenwerking met andere

steden/gemeenten/ ocmw’s/…• Aantal loten? Welke?• Interne of externe expertise ?

Page 22: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACTInteresse samenwerking ?

• Interesse ?

Contacteer : Ann Desauw directie ICT T 056/27 86 15M 0498/90 94 90 e-mail : [email protected]

Page 23: Smart Cities - Raamcontract

RAAMCONTRACTBijlage 1 : deelnemende besturen op vandaag

• Gemeente Anzegem• Gemeente Wevelgem• Gemeente Zwevegem• Intercommunale Leiedal• OCMW Harelbeke• OCMW Kortrijk• OCMW-Roeselare• OCMW Wervik• OCMW Zwevegem• Parko : Stedelijk Parkeerbedrijf Kortrijk• Politiezone VLAS• SOK: StadsOntwikkelingsbedrijf Kortrijk• Stad Kortrijk (aanbestedende overheid)• Stad Roeselare• Stad Wervik• Stad Harelbeke

Page 24: Smart Cities - Raamcontract