Uw medewerkers willen graag vrijheid. In hun werk, maar ook in hun manier

van reizen. Met de trein naar het werk, maar liever met de auto als ze doorgaan

naar een privéafspraak. Naar een afspraak in de polder met de auto, naar een

klant in Amsterdam met de trein, en naar een bedrijf in de buurt op de fiets.

Bied uw medewerkers alternatieven en geef hen bijvoorbeeld een mobiliteitsbudget.

Zo hebben ze optimale keuzevrijheid.

De VNM Slimmer-op-wegwijzer

op weg metflexibel reizen

- 2 - - 3 -

De voordelen

Flexibel reizen biedt u en uw medewerkers veel voordelen.

Voor u:-• Past in duurzaam beleid (minder autokilometers dus minder milieubelastend)

-• Kostenbesparing (minder lease-, brandstof- en reiskosten)

-• Goed werkgeverschap

Voor uw medewerkers:-• Keuzevrijheid bij de invulling van hun zakelijke en woon-werkritten

-• Efficiënte reistijd

-• Grip op eigen reiskosten, waardoor ze mogelijk geld overhouden

- 2 - - 3 -

Checklist voor flexibel reizen

Organisatie Bepaal uw visie op mobiliteit (1.1)

Maak één persoon verantwoordelijk (1.2)

Stel een actieplan, communicatieplan en planning op (1.3)

Kies één of meerdere maatregelen (2, 3, 4 of 5)

Maatregelen Maak flexibel werken mogelijk (2)

Zorg voor een goede reiskostenregeling (3)

-• Standaard kilometervergoeding (3.1)

-• Persoonlijk mobiliteitsbudget (3.2)

-• Vergoeding OV-kosten van leaserijders (3.3)

Stel OV- of mobiliteitskaarten beschikbaar (4)

Bied dienstvoertuigen voor zakelijke ritten (5)

Interne communicatieZet een campagne op en zorg voor structurele communicatie. Besteed aandacht aan:

Doel en doelgroep (6.1 en 6.2)

Rol en draagvlak management (6.3)

Ondernemingsraad (6.4)

Manager P&O (6.5)

Medewerkers die al flexibel reizen (6.6)

Nieuwe medewerkers (6.7)

Medewerkers die flexibel(er) kunnen reizen (6.8)

Medewerkers die een mobiliteitsbudget gaan krijgen (6.9)

Campagnemateriaal (6.10)

- 4 - - 5 -

Organisatie

1.1 Bepaal uw visie op mobiliteitWat is uw motivatie om flexibel reizen te stimuleren? De ervaring leert dat werkgevers

met een heldere visie vaak de beste resultaten behalen. Een heldere visie helpt u bij het

maken van de juiste en consistente keuzes, het creëren van draagvlak en bij uw interne

communicatie. Werkgevers met een visie die ook nog eens breed verankerd is in de

organisatie, scoren nog beter.

Goed werkgeverschap kan zo’n visie zijn. Deze werkgevers hebben veel oog voor de

werk sfeer, de gezondheid en de ontwikkeling van de medewerkers. Verbreding hiervan

naar het reisgedrag van uw medewerkers is dan een logische stap. Met goede regelingen

en voorzieningen geeft u hen meer vrijheid om hun manier van reizen aan te passen

aan hun omstandigheden. Dit is prettig voor uw medewerkers en kan bijdragen aan een

betere balans tussen werk en privé.

Voor andere werkgevers staat duurzaamheid hoog in het vaandel. Zij kopen bewust

duurzaam in en hebben hun werkprocessen duurzaam ingericht. U kunt uw visie op

duurzaamheid uitstekend vertalen naar de mobiliteit van uw medewerkers. Door flexibel

reizen te stimuleren, kunnen uw medewerkers de auto eenvoudiger eens laten staan en

met het openbaar vervoer of de fiets reizen.

Maar ook andere visies kunnen ten grondslag liggen aan uw mobiliteitsbeleid: denk aan

de bereikbaarheid van de organisatie, een brede aanpak van parkeerproblemen of

kostenbesparing.

1.2 Maak één persoon verantwoordelijk Het is goed als één persoon verantwoordelijk is voor alles rondom het reisgedrag van

uw medewerkers. Binnen veel organisaties is dit een personeelsmanager. Deze persoon

betrekt hierbij andere collega’s die belangrijk zijn voor de voortgang. Denk aan de

facilitair manager (voor eventueel vervangend vervoer), de fleet-manager (samenhang

met leasebeleid) en de communicatieadviseur (voor interne communicatie).

1.

- 4 - - 5 -

1.3 Stel een actieplan, communicatieplan en planning op

Maak een actieplan, een communicatieplan en een bijbehorende tijdsplanning. In het

actieplan neemt u ondermeer de acties en maatregelen op die u uit deze handleiding kiest.

In hoofdstuk 6 vindt u tips en ideeën voor de interne communicatie en campagne-

materiaal dat u kunt gebruiken. Bekijk verder goed voor welke maatregelen besluitvorming

nodig is en door wie. Een traject met de ondernemingsraad duurt al snel enkele maanden.

Neem in het plan ook op hoe u het flexibel reizen vervolgens gaat ‘borgen’ in de

organisatie.

Wilt u naast het flexibel reizen ook duurzame vormen van mobiliteit stimuleren?

Lees dan ook onze Slimmer-op-wegwijzers Fietsen, Openbaar Vervoer en Samen Reizen.

Leg de verschillende actieplannen naast elkaar en stem ze op elkaar af. De verschillende

acties kunnen elkaar dan versterken.

- 6 - - 7 -

Maak flexibel werken mogelijk

U kunt uw medewerkers stimuleren om flexibel te reizen door af te stappen van de gedachte dat iedereen tussen 9 en 5 op het werk moet zijn.

Hanteert u flexibele werk- en openingstijden, dan is die snelle spitsbus wellicht opeens

een heel aantrekkelijke optie voor een medewerker. Of hij werkt eerst een uur thuis en

gaat ná de spits naar het werk. Of hij gaat na het bezoek aan een klant naar een andere

vestiging om daar verder te werken.

Wat uw doel ook is – duurzaamheid, kostenbesparing of aantrekkelijke werkgeverschap

– flexibel werken kan daaraan bijdragen. Meer hierover leest u in onze Slimmer-op-weg-

wijzer het nieuwe werken.

2.

- 6 - - 7 -

3. Zorg voor een goede reiskostenregeling

Het is belangrijk dat u een reiskostenregeling hebt die het uw medewerkers mogelijk maakt én hen stimuleert om flexibel te reizen. Laat het idee los dat iemand óf een fietser, óf een OV-reiziger óf een automobilist is en laat dit ook zien in uw reiskostenregeling.

U kunt flexibel reizen stimuleren door uw medewerkers een vaste kilometervergoeding

of een mobiliteitsbudget te geven. Zij hebben dan de vrijheid om te variëren in hun

vervoermiddel en hun keuze aan te passen aan de omstandigheden. Zorg er voor dat

ook uw leaserijders gebruik kunnen maken van alternatieven.

3.1 Standaard kilometervergoeding U kunt alle medewerkers dezelfde kilometervergoeding geven, ongeacht de manier

waarop ze reizen. Vergoedt u € 0,19, dan houden medewerkers meestal geld over als

ze met het openbaar vervoer reizen. Ook als zij fietsen of carpoolen, besparen ze geld.

Dat stimuleert mensen om ook eens anders dan met de auto te reizen. Wilt u een

duur zame manier van reizen stimuleren, overweeg dan om voor fiets- en OV-kilometers

een hogere vergoeding te geven dan voor autokilometers.

3.2 Persoonlijk mobiliteitsbudgetMet een persoonlijk mobiliteitsbudget legt u de keuzevrijheid nog nadrukkelijker bij de

medewerker neer. U geeft een medewerker een eigen budget, waaruit hij de kosten

van zijn vervoer betaalt. Het geld dat overblijft van het budget, mag de medewerker

(eventueel deels) houden. U kunt zo’n budget geven voor het woon-werkverkeer, maar u

kunt ook overwegen om hier de dienstreizen in mee te nemen. De ervaring leert dat

medewerkers hun zakelijke afspraken daardoor efficiënter gaan plannen. U kunt iedere

medewerker een budget geven, maar ook een beperkte groep.

- 8 - - 9 -

Een persoonlijk mobiliteitsbudget past ook uitstekend bij uw medewerkers met een lease-

auto; de leasekosten betalen zij vanuit het budget. Leaserijders gaan daardoor bewuster

en zuiniger rijden. Daarnaast is het voor de leaserijder dan opeens ook interessant om

voor die afspraak in hartje Amsterdam de trein te nemen; een kilometer met het openbaar

vervoer kost bijna de helft van dezelfde kilometer in de leaseauto.

Denk verder aan de volgende zaken:

-• Bepaal de hoogte van het budget. Wilt u ook zakelijke ritten hierin meenemen, ga

dan bijvoorbeeld uit van (individuele) historische gegevens van het aantal ritten van

uw medewerkers/functies.

-• Houd er rekening mee dat medewerkers halverwege het jaar soms een heel ander

reispatroon krijgen (nieuwe functie, andere projecten of klanten). Het budget moet u

hieraan kunnen aanpassen.

-• Spreek af wat er gebeurt met het geld dat overblijft van het budget. Is dit volledig

voor de medewerker, of slechts gedeeltelijk (kostenbesparing voor u). Het deel dat

u aan de medewerker uitkeert, is niet volledig belastingvrij.

De organisatie Mobility Mixx biedt een programma aan om het reisbudget te beheren

via een persoonlijke webpagina. De jaarlijkse kosten per budgethouder bedragen € 300,

dit is inclusief een persoonlijke Mobility Card (zie hoofdstuk 4).

“Start met een proefperiode bij een kleine groep. Na afloop kunt u nieuwe afspraken maken en het budget zo nodig bijstellen. Onder het motto ‘slim reizen = slim werken = slim proberen’ kunt u bij VNM terecht voor het opzetten van een proef met persoonlijke mobiliteitsbudgetten.”

Jos Hollestelle • adviseur en specialist flexibel reizen, VNM

- 8 - - 9 -

3.3 Vergoeding OV-kosten van leaserijdersGaat een mobiliteitsbudget u een stap te ver, zorg er dan in ieder geval voor dat uw

leaserijders ook met het openbaar vervoer kunnen reizen. Geef ze bijvoorbeeld de

mogelijkheid de reiskosten te declareren, of stel een OV- of mobiliteitskaart beschikbaar

(zie ook hoofdstuk 4).

Voor u als werkgever is het financieel gunstig als leaserijders een deel van hun ritten

met het openbaar vervoer reizen; een OV-kilometer kost ongeveer de helft van dezelfde

kilometer in de leaseauto. Kiezen zij geregeld voor alternatieven, dan kunt u uw

leasecontracten wellicht bijstellen. De kosten voor het openbaar vervoer mag u (zowel

voor woon-werkverkeer als zakelijke ritten) volledig belastingvrij vergoeden.

- 10 - - 11 -

Stel OV- of mobiliteits-kaarten beschikbaar

Een andere manier om flexibel reizen te stimuleren, is het actief aanbieden van diverse alternatieven voor het gebruik van de auto. Dit doet u bijvoorbeeld door uw medewerkers een OV- of mobiliteitskaart te geven, voor woon-werkverkeer en/of voor hun zakelijke ritten. De drempel om te variëren in de manier van reizen is hierdoor minder hoog. Geeft u uw medewerkers een persoonlijk mobiliteitsbudget, dan kunt u de kosten voor het gebruik hiermee verrekenen.

Een mobiliteitskaart Met de NS-Business Card en de Mobility Card kunnen uw medewerkers de trein,

OV-fiets, (trein)taxi en poolauto’s gebruiken. U kunt deze kaart ook aanvullend op de

leaseauto geven. De kaart kan worden gebruikt voor het woon-werkverkeer en

voor zakelijke ritten.

Bij de reservering kan uw medewerker eventueel een omschrijving (zoals een project-

nummer) doorgeven. U krijgt achteraf een rekening voor de reizen die met de kaart zijn

gemaakt. Declaraties zijn daardoor overbodig. Welke kaart het meest geschikt is voor

uw organisatie, hangt van uw situatie af. Wij adviseren u om voor beide kaarten een

offerte op maat aan te vragen.

Utrecht BereikbaarpasZit uw organisatie in Utrecht of Nieuwegein, dan kunt u voor uw medewerkers

de Utrecht Bereikbaar (plus)pas aanschaffen. Ze zijn niet per stuk af te nemen; met

Utrecht Bereikbaar bespreekt u de minimale pasafname. De gewone pas kost € 75

(excl. BTW) per medewerker per jaar en is voor medewerkers die in de stadsregio wonen.

Zij kunnen gebruik maken van bussen en sneltrams in de regio en landelijk van de

OV-fiets en KPN HotSpots.

4.

- 10 - - 11 -

De Pluspas kost € 250 (excl. BTW) per medewerker per jaar en is voor medewerkers die

buiten de stadsregio wonen. Zij kunnen hiermee ook gebruik maken van de speciale

Utrecht Bereikbaar P+R-terreinen en een aantal NS-trajecten. Deze pas is zowel voor

woon-werkverkeer als zakelijke ritten interessant.

Bedrijfs-OV-jaarkaart(en)De kaart staat op naam van het bedrijf en alle medewerkers kunnen hiervan gebruik-

maken, ongeacht de bestemming. Voor ongeveer € 4500,- hebt u een bedrijfskaart voor

het openbaar vervoer. Declaraties zijn hierdoor niet meer nodig.

Strippenkaarten (tot 2011)/OV-chipkaartenZorg dat er altijd strippenkaarten (of OV-chipkaarten) bij het secretariaat liggen.

Uw medewerkers kunnen dan altijd gebruik maken van de bus of de tram.

E-tickets voor treinreizenDeze kunt u door het secretariaat laten bestellen en betalen via internet. De print van de

bevestigingsmail is samen met een identiteitskaart van de medewerker (e-ticket is op naam

van de gebruiker) het plaatsbewijs.

Treinkaartjes voor vaste bestemmingBij gebruik van minimaal 100 kaartjes per jaar naar een vaste bestemming (bijvoorbeeld

een andere vestiging van uw bedrijf) kunt u hiervan een voorraad aanschaffen via het

grootgebruikerscontract. Bij lagere aantallen kunt u zelf 5-retourenkaarten kopen op het

station.

Heeft u veel bezoekers/cursisten? Dan kunt u afspraken maken met NS over het afnemen

van dagkaartjes vanaf ieder station in Nederland naar uw vestigingsplaats. Deze kunt u

(tegen gereduceerd tarief) aan uw bezoekers uitreiken. Voorbeeld: bij een cursusinstelling

kunnen cursisten bij de aanmelding voordelig zo’n treinkaartje kopen.

- 12 - - 13 -

Bied dienstvoertuigen voor zakelijke ritten

U kunt dienstvoertuigen (fietsen, elektrische fietsen, scooters, auto’s) beschikbaar stellen aan uw medewerkers. Zij kunnen deze dan gebruiken voor hun zakelijke ritten, en hoeven ’s ochtends niet persé met de auto naar het werk te komen. Geeft u uw medewerkers een mobiliteits-budget inclusief zakelijke ritten, dan kunt u de kosten voor het gebruik van de dienstvoertuigen van hun budget boeken.

Voor auto’s kunt u aan de volgende mogelijkheden denken:

-• Spreek af dat medewerkers met een leaseauto deze aan collega’s beschikbaar

stellen voor zakelijke ritten

-• Neem een abonnement op een poolautosysteem

-• Schaf zelf poolauto’s aan (of lease deze)

5.

“Als u zorgt voor fietsen, elektrische fietsen (of scooters) en auto’s, dan is er voor iedere afspraak een geschikt dienstvoertuig aanwezig. Denk ook aan fietstassen en regenpakken. Zorg dat binnen de organisatie iemand verantwoordelijk is voor de reserveringen, sleuteluitgifte en onderhoud.”

Marion Patist • adviseur, VNM

- 12 - - 13 -

Wat de beste keuze is, hangt af van uw situatie. De volgende zaken spelen een rol.

Aantal dienstrittenIs het aantal dienstritten beperkt, dan bieden losse abonnementen op externe poolauto’s

flexibiliteit. U deelt het gebruik van deze auto met andere abonnementhouders. Wel kunt

u afspraken maken over exclusief gebruik tijdens kantooruren. Bij veel zakelijk verkeer

zijn eigen poolauto’s vaak handiger. U zorgt dan zelf voor aanschaf, beheer en onder-

houd. U kunt dit ook uitbesteden een leasemaatschappij of aan Mobility Mixx (inclusief

reserveringssysteem).

Uw locatieGreenwheels heeft in (binnen)steden en bij NS-stations al veel poolauto’s staan. Staan

in de buurt van uw bedrijf poolauto’s, dan kunnen uw medewerkers daarvan eenvoudig

gebruik maken. Ook op andere plekken in Nederland kunnen zij een poolauto bespreken

voor hun zakenrit. Zijn er geen standplaatsen met auto’s bij uw bedrijf in de buurt, dan

kunt u zelf poolauto´s kopen of leasen. Ook kunt u bij Greenwheels of Wheels4all een

zakelijk abonnement afnemen inclusief plaatsing van auto’s bij uw eigen bedrijf.

Profilering van uw bedrijfKiest u voor eigen poolauto’s (aanschaf of lease), dan kunt u zelf het type auto bepalen.

U kunt bijvoorbeeld kiezen voor elektrische of hybride auto’s. Ook heeft u de mogelijk-

heid om een bedrijfsnaam en -logo op de auto te plaatsen. Ook bij Wheels4all kunt u uw

eigen autotype kiezen.

In hoofdstuk 7 vindt u contactgegevens van aanbieders.

- 14 - - 15 -

Gedragsbeïnvloeding; wat komt er bij kijken?

Gedrag is grotendeels automatisch Een belangrijk deel van ons gedrag is min of meer automatisch. Deskundigen denken dat

dit voor meer dan 95% van ons gedrag het geval is. Het menselijk brein kan het ook

helemaal niet aan om steeds weer over iedere handeling na te denken en voor- en nadelen

tegen elkaar af te wegen. Ook het reisgedrag van de meeste van uw medewerkers is

geautomatiseerd, men denkt er niet meer over na. Gepland en beredeneerd gedrag is vooral

te beïnvloeden met argumenten. Bij geautomatiseerd gedrag werkt dit echter amper;

u zult vooral subtiele beïnvloedingstechnieken moeten inzetten.

Gedrag is grotendeels irrationeelEn om er nog een schepje bovenop te doen: de mens blijkt helemaal niet zo rationeel te

zijn. We wéten dat we met de trein veel sneller bij die afspraak in het centrum van

Amsterdam zijn, toch pakken we de auto en sluiten aan in de file. Mensen maken veelal

keuzes op basis van sentimenten. Vraagt u uw medewerkers naar de redenen waarom ze

bepaald (reis)gedrag vertonen, houd er dan rekening mee dat de uitkomsten niet altijd

betrouwbaar zijn. Het is immers vaak geen weloverwogen gedrag. Bovendien hebben

we de neiging achteraf ons gedrag ‘goed te praten’ .

Gedrag is ‘besmettelijk’We hebben de neiging ons gedrag aan te passen aan het gedrag van ‘de massa’.

Dit gebeurt vrijwel onbewust. Gedrag blijkt steeds weer besmettelijk. Dit is een belangrijk

principe om rekening mee te houden. Sociale druk en de sociale norm spelen een grote

rol bij het veranderen van gedrag.

Ons brein is selectief Het is u vast wel eens opgevallen. Bent u aan het verbouwen, dan ziet u plots overal

advertenties en folders van de bouwmarkt. Ons brein registreert heel selectief. En dat moet

ook wel, want de hedendaagse mens wordt bestookt met informatie. We hebben de neiging

vooral informatie op te nemen die we verwachten én die onze eigen patronen en overtui-

gingen bevestigt. Dit geldt ook voor uw medewerkers. Veel communicatieboodschappen die

u als werkgever over hen ‘uitstort’ worden niet (of beperkt) opgevangen. Én door uw

medewerkers ‘ingekleurd’, zodat ze het kloppend krijgen met hun verwachtingen of patronen.

Wilt u meer weten over de achtergronden van gedragsbeïnvloeding? Kom dan naar een

van de VNM-themalunches over dit onderwerp. Er zijn ook adviesbureaus die u kunnen

helpen, zie hoofdstuk 7.

- 14 - - 15 -

Interne communicatie

Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs!

Schakel uw afdeling Communicatie in en stel een goed communicatieplan op. Een

(korte) campagne kan een flinke impuls geven. Beperk u echter niet tot een eenmalige

campagne, zorg voor een structurele aanpak. In dit hoofdstuk vindt u veel tips en ideeën

voor de interne communicatie. Hoe uw communicatieplan er precies uitziet, hangt af

van uw organisatie en van de keuzes die u maakt.

Kiest u voor de invoering van persoonlijke mobiliteitsbudgetten, houd er dan rekening

mee dat dit voor onrust en weerstand onder uw medewerkers kan zorgen.

Medewerkers kunnen bijvoorbeeld bang zijn om er financieel op achteruit te gaan.

Managers vrezen soms dat hun medewerkers te weinig naar klanten gaan waardoor

de dienstverlening achteruit gaat. Besteed hier voldoende aandacht aan.

6.

“Gedragsverandering is lastig. Medewerkers hebben vaak een onvolledig beeld van reismogelijk-heden ánders dan de auto. Ze reizen op een bepaalde manier en op bepaalde tijden – vooral omdat ze dat altíjd zo doen, ze zijn het zo gewend. Steek daarom veel energie in de interne communicatie.”

Sandra de Geeter • communicatieadviseur, VNM

- 16 - - 17 -

6.1 Wat wilt u bereiken?U wilt zoveel mogelijk medewerkers flexibel laten reizen. Uw communicatiedoelstellingen

zijn bijvoorbeeld:

-• Medewerkers weten dat het interessant (financieel, tijdwinst) is om flexibel te reizen

-• Medewerkers kennen de mogelijkheden van de diverse alternatieven

-• Medewerkers hebben een positief gevoel bij flexibel reizen

-• Medewerkers weten dat flexibel reizen bijdraagt aan het duurzame bedrijfsbeleid

-• Medewerkers begrijpen de werking van hun mobiliteitsbudget en hebben hierover

een goed gevoel

6.2 Met wie communiceert u? Stem uw communicatie en de boodschap goed af op de medewerkers van uw bedrijf.

Houd rekening met bijvoorbeeld het opleidingsniveau, interesses, (voor)oordelen over het

openbaar vervoer, fiets, lease-auto etc. Niet iedereen heeft echter dezelfde aanpak en

boodschap nodig. U kunt bijvoorbeeld deze groepen onderscheiden:

-• Management

-• Ondernemingsraad

-• Manager P&O

-• Medewerkers die al flexibel reizen

-• Nieuwe medewerkers

-• Medewerkers die flexibel(er) kunnen reizen (woon-werkverkeer en/of zakelijke ritten)

-• Medewerkers die een mobiliteitsbudget gaan krijgen

- 16 - - 17 -

6.3 Management

Waarom? Steek veel energie in het management van uw organisatie. De (afdelings/team)

managers spelen altijd een bepalende rol bij veranderingen. De managers moeten uw

beleid positief kunnen uitdragen en inspelen op vragen, bezwaren en onduidelijkheden.

BoodschapBesteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid

belangrijk? (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap). Geef informatie over

de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Benoem concreet wat u van de

managers verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van medewerkers, enthousiasmeren,

wegnemen van weerstanden of het geven van het goede voorbeeld.

Hoe? -• Presentatie in managementoverleg

-• Persoonlijke gesprekken met managers (= meest effectief om eventuele bezwaren

en weerstanden te bespreken)

-• Bespreek het onderwerp ook na de introductie geregeld

6.4 Ondernemingsraad

Waarom? Past u de arbeidsvoorwaarden aan, dan hebt u met de ondernemingsraad te maken.

Maar ook als de OR geen instemmings- of adviesrecht heeft, is het verstandig om met

de OR-leden te praten over het (nieuwe) beleid. De OR communiceert namelijk óók met

de medewerkers, hun ‘achterban’. Een goede afstemming draagt bij aan draagvlak bij

de OR. Hiermee voorkomt u dat via de OR ongewenste boodschappen over het nieuwe

beleid bij uw medewerkers terecht komen.

BoodschapAchtergronden van het (nieuwe) beleid en informatie over de voorzieningen, regelingen

en mogelijkheden. Aanpak interne communicatie. Vraag eventueel input/hulp/ondersteuning

van de OR.

- 18 - - 19 -

Hoe?-• Presentatie in OR-overleg

-• Zo nodig 1-op-1 gesprekken met OR-leden om weerstanden weg te nemen

-• Brainstormsessie met de OR over de invoering van persoonlijke mobiliteitsbudgetten

6.5 Manager P&O

Waarom?De afdeling P&O heeft veel contact met (nieuwe) medewerkers over arbeidsvoorwaar-

den, zoals reiskosten en voorzieningen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.

BoodschapBesteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid

belangrijk? (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap). Geef informatie

over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden (voor zover niet bij P&O bekend).

Benoem concreet wat u van de afdeling verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren

van (nieuwe) medewerkers, enthousiasmeren of wegnemen van weerstanden.

Hoe?-• 1-op-1-gesprek(ken) met de P&O-manager

6.6 Medewerkers die al flexibel reizen

Waarom? Deze collega’s beïnvloeden (bewust en onbewust) de groep ‘mogelijke nieuwe

flex-reizigers’. Het zijn de mensen die het reisgedrag laten zien dat uw organisatie graag

wil. U las al dat gedrag ‘besmettelijk’ is. U kunt gebruik maken van dit mechanisme,

door de medewerkers die al flexibel reizen, heel zichtbaar te maken.

BoodschapVraag hen op te treden als ambassadeur. Benader hen voor een interview in het perso-

neelsmagazine of op intranet of voor een rol in de campagne.

- 18 - - 19 -

Hoe? -• 1-op-1-gesprekken met de ‘flex-reizigers’

-• Vrijwel alle acties die ook bij 6.8 zijn beschreven

6.7 Nieuwe medewerkers

Waarom? Deze mensen hebben nog geen ‘gewoontegedrag’ ontwikkeld. Ze zijn veel eenvoudiger

te beïnvloeden dan medewerkers die al in een patroon ‘vast’ zitten.

BoodschapLaat zien welke visie de organisatie heeft (zoals duurzaamheid) en hoe de nieuwe

medewerker hieraan kan bijdragen. Communiceer – als dit mogelijk is – de sociale norm

(.. % van onze medewerkers reist al flexibel). Geef heel helder de mogelijkheden aan.

Hoe?-• Arbeidsmarktcommunicatie (o.a. personeelsadvertenties)

-• Introductiegesprek/programma

-• Informatiepakket voor nieuwe medewerkers, met duidelijk overzicht van alle

mogelijkheden om te reizen, de reiskostenregeling etc.

-• Persoonlijk reisadvies voor woon-werkverkeer

-• Koppelen aan een ‘buddy’ (een collega die de verschillende alternatieven goed kent)

6.8 Medewerkers die flexibel(er) kunnen reizen

Waarom? Dit is de groep waar het uiteindelijk om draait; van deze mensen wilt u het

reisgedrag beïnvloeden.

BoodschapLeg nadruk op de mogelijkheden en de voordelen (vrijheid, tijdwinst, kosten).

- 20 - - 21 -

Neem in de boodschap de alternatieven voor zakelijke ritten (zoals mobiliteitskaarten,

poolauto’s en bedrijfsfietsen) mee en hoe ze hiervan gebruik kunnen maken (reserveren,

sleutels etc.). Medewerkers hoeven/mogen niet met de eigen auto naar een zakelijke

afspraak, dus hoeven ’s ochtends niet persé met de auto te komen. Besteed ook aan-

dacht aan de afweging ‘is deze rit wel nood zakelijk’?

Hoe? Maak gebruik van uw ambassadeurs, laat ook hen de boodschap vertellen en het

voorbeeld geven. Besteed ook aandacht aan de persoonlijke (1-op-1) communicatie.

Dit kost tijd, maar is over het algemeen wel het meest effectief. Zorg voor structurele

aandacht voor het onderwerp.

Personeelsmagazine en intranet-• Interviews met collega’s die flexibel reizen. Het delen van succesverhalen, met de

praktijk als de bron.

Campagnemateriaal in het personeelsblad

-• Column van collega over zijn bijzondere ervaringen met flexibel reizen.

-• Vaste rubriek of themasite op intranet met de reismogelijkheden, de vervoermiddelen

die u beschikbaar stelt en de logistiek (reserveren, sleuteluitgifte), succesverhalen, de

aanwezigheid van OV-kaarten, actuele reisinformatie etc. Medewerkers kunnen via de

site vragen stellen aan de helpdesk. Denk ook aan een weblog van de directeur die

flexibel reist.

- 20 - - 21 -

-• Plaats op uw intranet een link naar 9292OV. U kunt een link plaatsen op uw eigen

website en intranet, of schaf de Reiswijzer aan. De Reiswijzer kost tussen € 145

(standaardversie) en € 1.200 (eigen lay-out). U kunt deze bestellen bij 9292 Zakelijk.

-• Maandelijkse succesrapportages (ontwikkeling aantal flex-reizigers en evt. flex-werkers,

uitleen dienstvoertuigen, gebruik mobiliteitskaarten).

-• Plaats posters op intranet en in het personeelsmagazine met daarop een duidelijk

overzicht welke keuzemogelijkheden er zijn en hoe te regelen (‘hoe leen ik een

poolauto’, ‘waar kan ik terecht voor OV- en mobiliteitskaarten’). Zie 6.10 voor beeld-

materiaal dat u hierbij kunt gebruiken.

Lijncommunicatie-• Managers en P&O-ers kunnen het onderwerp bespreken in werkoverleggen, in 1-op-1

gesprekken en functioneringsgesprekken. Vraag niet alleen hoe en hoe vaak zij reizen

maar ook wat men verwacht en haalbaar vindt. Zelf met ideeën komen schept

draagvlak en brengt discussie op gang.

Ludieke acties-• Mobiliteitsmarkt binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld in het kader van de Filevrijedag,

de Week van de Vooruitgang of Dag van de Duurzaamheid. Met kraampjes van OV- en

fietsaanbieders, informatie over regelingen en de dienstvoertuigen, leuke activiteiten

die met het thema te maken hebben, start van campagne etc.

-• Placemats met het flexibel reizen-thema in het bedrijfsrestaurant . U kunt de

posters (6.10) hiervoor als basis nemen.

-• Hang posters (zie 6.10) zichtbaar op in het gebouw, het bedrijfsrestaurant en de

parkeergarage. Hierop laat u zien welke keuzemogelijkheden er zijn en hoe mede-

werkers dit kunnen regelen.

-• Organiseer samen met OV-aanbieders een probeer-actie voor uw medewerkers.

De aanbieders hebben hiermee goede ervaringen opgedaan.

-• Geef uw medewerkers de mogelijkheid om elektrische fietsen of scooters uit te proberen,

voor hun woon-werkverkeer en voor hun zakelijke ritten. VNM kan u hierbij helpen.

- 22 - - 23 -

En denk ook aan:-• Goede informatie in (online) personeelshandboek.

-• Speciale mailing of nieuwsbrief die met regelmaat verschijnt. De posters (6.10) kunt

u hiervoor als basis gebruiken. U kunt ze eventueel zelf aanpassen en eigen mede-

werkers hierop laten figureren (voorbeeldfunctie).

-• Schriftelijke informatie op het huisadres van uw werknemer.

-• Maak de vervangende vervoermiddelen zelf goed zichtbaar en herkenbaar.

Poolauto’s zet u bij de personeelsingang, bedrijfsfietsen op een zichtbare plek in

de fietsenstalling, sleutels in de hal etc.

-• Een helpdesk voor vragen en persoonlijk advies (secretariaat, afdeling P&O).

-• Informatiebord met actuele OV-reisinformatie, file-informatie etc. in de hal van

het bedrijf.

-• Benader de lokale/regionale pers over uw nieuwe beleid en de (eerste) resultaten.

Persaandacht kan uw interne boodschap versterken.

6.9 Medewerkers die een persoonlijk mobiliteitsbudget gaan krijgen

Waarom? Voor deze medewerkers valt het vertrouwde reiskostensysteem weg, en daar komt

iets onbekends voor in de plaats. U wilt dat ze goed op de hoogte zijn van de werking

en de mogelijkheden van het budget en dat ze daar een positief gevoel over hebben.

Daarnaast wilt u het reisgedrag van deze medewerkers beïnvloeden.

BoodschapAchtergrond; visie van de organisatie op mobiliteit. Hoogte van het budget, hoe het

werkt, afspraken, inzage in kosten van de verschillende reismogelijkheden. Speel

daarnaast in op vragen en mogelijke weerstanden.

- 22 - - 23 -

Hoe?-• Persoonlijke gesprekken tussen manager en betreffende medewerkers

-• Brainstormsessie over de invulling en invoering van het budget (eventueel samen

met de ondernemingsraad)

-• Verder kunt u hier vrijwel alle acties uit 6.8 voor inzetten.

6.10 Voorbeeld campagnemateriaalSamen met grafisch bureau MetDick hebben we voor u de campagne ‘Het slimme

reizen van…’ ontwikkeld, gericht op het zichtbaar maken van de verschillende reis-

mogelijkheden. U kunt dit kosteloos gebruiken binnen uw organisatie.

Op www.vnm.nu/flexibelreizen kunt u de bestanden downloaden. U kunt het campagne-

concept als basis gebruiken voor posters, website, flyers, placemats etc.

De campagne helpt om uw medewerkers bewust te maken van de verschillende

alternatieven. Uw medewerkers die al flexibel reizen, staan centraal; zij vertellen de

boodschap en maken duidelijk wat de voordelen van flexibel werken zijn. U kunt

het materiaal eenvoudig aanpassen met foto’s en tekst van uw eigen medewerkers,

uw eigen logo etc.

MetDick kan een offerte uitbrengen voor aanpassingen, maar u kunt dit natuurlijk ook

door uw eigen vormgever laten doen. Op de volgende pagina's ziet u hoe u dit zou

kunnen doen.

- 24 - - 25 -

Het slimme reizen van…

Jorien van Anraad (communicatie)

Ik beslis ’s ochtends hoe ik naar kantoor ga. Regent het? Dan

pak ik de bus. Is het droog en waait het niet te hard, dan

stap ik lekker op de fiets. Goed voor mijn lijn en om na een

drukke werkdag even mijn hoofd leeg te maken. Op vrijdag

spreek ik na mijn werk vaak af met vriendinnen die wat verder

weg wonen dus dan neem ik de auto mee. En als ik onge-

stoord een rapport wil afmaken, blijf ik ook weleens een

dagje thuis werken. Ik reis bewust.

- 24 - - 25 -

Het slimme reizen van…

Stefan den Dolder(marketing)

Ik geef toe dat ik vaak de auto neem naar kantoor. Lekker

mijn eigen muziek op en vertrekken wanneer ik wil. Ook naar

zakelijke afspraken ging ik meestal met de auto maar de laat-

ste tijd doe ik dat steeds minder. We hebben van PZ zo’n

NS-Businesscard gekregen en dat is toch wel makkelijk.

Zelf hoef ik niks te regelen, dat doet onze receptioniste. Ik kan

in de trein gewoon verder werken en hoef niet te zoeken

naar een parkeerplek, dat scheelt tijd. Ik neem zelfs weleens

een bedrijfsfiets mee als ik elders in de stad moet zijn, hoef

ik wat minder vaak naar de sportschool. Ik reis bewust.

- 26 - - 27 -

Het slimme reizen van…

Bouchra Aissati (receptie)

Ik moet altijd vroeg aanwezig zijn, gelukkig woon ik op een

kwartiertje fietsen van kantoor. Als het eens een keer regent,

neem ik de tram en ben ik er ook zo. Bij de receptie hebben

we tegenwoordig OV-chipkaarten liggen zodat medewerkers

niet steeds de auto hoeven te nemen naar een zakelijke

afspraak. Ik zoek altijd even voor ze op welke tram of bus ze

moeten nemen en hoe laat. Ook kan ik huurauto’s reserveren

voor medewerkers en telefonische vergaderingen regelen.

Het is jammer dat deze mogelijkheden nog niet zo bekend

zijn en men er nog weinig gebruik van maakt. Ik reis bewust.

- 26 - - 27 -

Het slimme reizen van…

Jamilo Martinez(directie)

Als directielid moet ik natuurlijk wel het goede voorbeeld

geven. Daarom laat ik mijn auto wat vaker thuis staan en reis

op dinsdag en donderdag met de trein naar kantoor. Het is

prettig om op die drukke dagen niet aan te hoeven sluiten

in de file. Met mijn laptop kan ik in de trein gewoon door-

werken. Wat mij als financiële man opvalt, is dat mijn trein-

reizen goedkoper uitpakken dan mijn dagelijkse autoritten.

Ik reis bewust.

- 28 - - 29 -

Wie kan u verder helpen?

Hebt u nog specifieke vragen over flexibel reizen? Zoekt u hierbij professionele begeleiding? Neem dan contact op met VNM: 030-215 5080, info@vnm.nu of kijk op onze website www.vnm.nu. U kunt zich ook aanmelden voor een van onze themalunches over flexibel reizen. Op www.slimreizen.nl staan veel praktijkvoorbeelden; werkgevers delen hun kennis

en ervaringen, ondermeer op het gebied van flexibel reizen.

Contactgegevens aanbiedersVNM kan voor u de eerste contacten leggen maar u kunt dit ook rechtstreeks doen.

9292 Zakelijk

Individuele reisinformatie aanvragen, Reiswijzer op maat voor uw bedrijf

Tania Rademaker 0900 - 899 8585

zakelijk@9292.nl www.9292OV.nl

Greenwheels

Poolauto’s

René Drummen 010 - 850 1675

marketing@greenwheels.nl www.greenwheels.nl

7.

- 28 - - 29 -

MetDick

Grafisch vormgever/webbouwer (campagnemateriaal)

Dick Verschuur 0174 - 883 707

info@metdick.nl www.metdick.nl

Mobility Mixx

Mobiliteitskaart, poolauto’s, beheer persoonlijk mobiliteitsbudget

Marcel Bakker 036 - 527 2809

marcel.bakker@mobilitymixx.nl www.mobilitymixx.nl

MuConsult

Ondersteuning o.a. op het gebied van gedragsbeïnvloeding

Neeske Abrahamse 033 - 465 5054

n.abrahamse@muconsult.nl www.muconsult.nl

NS Business Services

NS-Business Card, OV-kaarten

Hans Klijntjes 030 - 235 5891

businessservices@ns.nl www.ns.nl

Utrecht Bereikbaar

Utrecht Bereikbaarpas

Teus van Grootveld 030 - 711 1470

vangrootveld@utrechtbereikbaar.nl www.utrechtbereikbaar.nl

- 30 -

Wheels4all

Poolauto’s

Henry Mentink 0228 - 514 824

henry.mentink@wheels4all.nl www.wheels4all.nl

XTNT

Ondersteuning o.a. op het gebied van gedragsbeïnvloeding

Gerard Tertoolen 030 - 239 8060

info@xtnt.nl www.xtnt.nl

- 30 -

Colofon

Deze Slimmer-op-wegwijzer is een uitgave van VNM – slimmer op weg. Kopieer, download en verspreid de inhoud gerust! Uiteraard wel graag met naamsvermelding.

VNM

Herculesplein 201A

Stadion Galgenwaard (ingang Noord)

3584 AA UTRECHT

T 030 - 215 5080

www.vnm.nu/flexibelreizen

Vormgeving: MetDick, Den Haag; Floris Hollander

Print: Drukkerij Aktief, Den Haag

Februari 2010 254806

Een initiatief van: