Slimmer online werken in 60 minuten

Slimmer online werken in 60 minuten

Stephan ten Kate

in samenwerking met

‘Verwar bezig zijn nooit met handelen’

Ernest Hemingway

Eerste druk mei 2013

Uitgeverij HaystackPostbus 3085300 AH [email protected]

In samenwerking met Frankwatching www.frankwatching.com/60 [email protected]

Auteur: Stephan ten KateCorrector: Carolien van der VenVormgeving: Levin den Boer ISBN: 9789461260529 | NUR 801 © 2013 Uitgeverij Haystack | Stephan ten Kate Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, micro"lm, geluidsband, elektronisch of op welke wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder schriftelijke toestemming van de uitgever.Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaardt schrijver noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.

INHOUD

Inleiding 13

1 Informatiestress verminderen in twee stappen 18

1.1 Informatie centraal verzamelen 21

1.2 Informatie verwerken: de inboxen

regelmatig legen 23

2 Online lijstjes en agenda: overzicht houden 28

2.1 Online takensysteem 31

2.2 Digitale agenda 31

3 De online werkplek op orde 423.1 Een plezierige en verantwoorde fysieke

werkplek 43

3.2 Sneltoetsen en tovertypen 49

3.3 Veilig online werken 56

4 E-mail: op naar een lege en slimme inbox 60

4.1 Vier mappen, meer niet 61

4.2 E-mailtrucs 65

4.3 Handige tools voor Outlook en Gmail 69

5 Online informatie zoeken, verwerken en opslaan 74

5.1 RSS: de onbekende parel van internet 75

5.2 Lees het later! 81

5.3 Online informatie opslaan, terug-

vinden en delen 83

5.4 Gericht zoeken: filter die berg aan

online informatie 90

6 Plaatsonafhankelijk werken: !exibele informatie en communicatie 94

6.1 E-mail en agenda: eigenlijk werk je

al jaren in de cloud 96

6.2 Mobiele toegang tot je bestanden: je

virtuele usb stick 98

6.3 Op elke plek aan je bestanden werken 103

6.4 Overal bij je ideeën en papieren 106

7 Online samenwerken & communiceren 112

7.1 Informatie en bestanden delen 113

7.2 Samen aan documenten werken 115

7.3 Online met elkaar communiceren 117

7.4 Afspraken en events plannen 121

8 Sociale media: de kracht van menselijke techniek 124

8.1 Je socialemedia-accounts centraal

aansturen 126

8.2 De socialemediacockpit: overzicht en

inzicht 128

8.3 Mensen volgen en relaties beheren 132

Dankwoord 140

Apps & tools 144

INLEIDING | 13

INLEIDING

INLEIDING | 13

Een afspraak maken? Tot enkele jaren geleden

gebruikte je daarvoor een agenda, nu je smart-

phone. Een vergadering met een collega in een

andere stad? Skype. Een nieuw product presen-

teren? YouTube. Het merendeel van ons werk en

onze communicatie vindt inmiddels plaats via

beeldschermen.

Deze digitalisering biedt veel voordelen. Je kunt

bijna overal werken wanneer je maar wilt. Appara-

ten, software en mensen staan met elkaar in ver-

binding, waardoor je altijd en overal toegang hebt

tot online informatie en bestanden. Alles is digi-

taal en mobiel beschikbaar. De kunst is slechts om

slim met al die beschikbare informatie en online

mogelijkheden om te gaan.

De digitale versnelling van de afgelopen jaren

zorgt namelijk ook voor uitdagingen. Een berg

aan informatie, een overvolle inbox en een wirwar

14 | SLIMMER ONLINE WERKEN IN 60 MINUTEN INLEIDING | 15

van online tools zijn de keerzijden van ons online

leven. Er dreigt zelfs een digitale kloof tussen

internetters, want de een vindt sneller zijn weg

op het web dan de ander. Uit onderzoek blijkt dat

we zo’n acht procent aan werktijd verliezen door

onze gebrekkige digitale vaardigheden. Dat is niet

vreemd: we hebben er op school nooit les in gehad

en niet iedereen heeft tijd en zin om alle nieuwe

mogelijkheden bij te houden.

Gelukkig is het niet zo moeilijk. In dit boek heb

ik de belangrijkste mogelijkheden op een rij

gezet, zodat jij ook slimmer online kunt werken.

Gebruik alle tips en tools in dit boek, zodat het

‘online gewoontes’ worden. Informatie verzame-

len en zoeken zal makkelijker gaan, je bespaart

tijd met het standaardiseren van taken en e-mail-

stress is verleden tijd. Je zult meer focus hebben

én je leert gebruik te maken van de kracht van

sociale media.


Zo, ben je klaar voor de toekomst? In 60 minuten

op weg naar de wondere wereld van de kenniswer-

ker 2.0!

Hoe je dit boek kunt gebruiken

Dit boek is opgedeeld in acht hoofdstukken, die

allemaal een onderdeel van jouw werk(dag) behan-

delen. Je kunt daarom rustig bladeren en lezen

wat jij op dat moment nuttig acht.

De genoemde tools en apps zijn vaak gratis (je

bent tenslotte Nederlander!) maar hebben soms

betaalde uitbreidingen. Bepaalde hulpmiddelen

zijn multifunctioneel en die kom je in meerdere

hoofdstukken tegen. Achter in het boek vind je

alle genoemde apps en tools in een handig over-

zicht. Google de naam van de vermelde tools en je

vindt ze zonder problemen.


Uitdaging

Ik ben Stephan ten Kate, e-businessmanager, blog-

ger en spreker. Ik ben een online fanaat, maar wel

met een focus op de essentie: waarde toevoegen

en uitgaan van de mens als gebruiker. Web 2.0 en

sociale media worden immers al genoeg gehypet.

Ik ga de uitdaging aan door te stellen dat je uit

dit boek minimaal vijf handige tips en tools haalt,

waar je binnen 48 uur al plezier van hebt.

Heb je vragen of wil je jouw ervaringen delen? Ik

hoor ze heel graag:

voor tips en/of vragen ook de hashtag #sow60

gebruiken.

facebook.com/stephantenkate

www.stephantenkate.nl

INFORMATIESTRESS VERMINDEREN IN TWEE STAPPEN | 19

INFORMATIESTRESS VERMINDEREN IN TWEE STAPPEN

HOOFDSTUK 1

INFORMATIESTRESS VERMINDEREN IN TWEE STAPPEN | 19

In dit boek laat ik je zien dat er veel nuttige tips

en tools bestaan die jouw werk gemakkelijker en

leuker maken. Maar slim online werken in de hui-

dige informatiemaatschappij, behelst meer dan

het toepassen van een paar digitale trucs. Met de

beschreven hulpmiddelen zal je productiviteit stij-

gen, maar je hoofd blijft vol zitten met (onnodige)

informatie. Gevolg: tijdwinst op de korte termijn,

informatiestress op de lange termijn.

Om de constante stroom van informatie en taken

te verwerken heb je als kenniswerker een slim

systeem nodig met dagelijkse gewoontes. Door

je werk goed te organiseren behoud je focus en

belast je je hersenen niet met onnodige prikkels.

Je hebt daardoor meer ruimte om óver iets na te

denken, in plaats van continu áán iets te denken!

In de woorden van de bekende managementgoe-

roe Steven Covey: ‘It’s not what happens to us, but

our response to what happens to us that hurts us.’

ONLINE LIJSTJES EN AGENDA: OVERZICHT HOUDEN | 29

ONLINE LIJSTJES EN AGENDA: OVERZICHT HOUDEN

HOOFDSTUK 2

ONLINE LIJSTJES EN AGENDA: OVERZICHT HOUDEN | 29

Om maar direct met de deur in huis te vallen:

multitasking bestaat niet. Je bewustzijn is daar te

beperkt voor. ‘Je moet stoppen met iets voordat je

met iets nieuws kunt beginnen,’ schrijft hoogle-

raar psychologie Ap Dijksterhuis in zijn boek Het

slimme onbewuste. Je kunt dus het best alles taak

voor taak uitvoeren. Het enige nadeel: het zijn er

zoveel!

Misschien gebruik je al een to do-lijst om met die

grote hoeveelheid taken om te gaan. De valkuil is

echter dat die lijsten vaak bestaan uit vage eind-

resultaten in plaats van een omschrijving van de

specifieke taken die moeten worden uitgevoerd

om het eindresultaat te bereiken. Je schrijft bij-

voorbeeld ‘rapport X afmaken en opsturen naar

klant’. Dit is niet specifiek, omdat je wel tiental-

len tussenacties moet uitvoeren om het rapport af

te kunnen ronden. Het gevolg is dat je alsnog alle

stappen moet onthouden. Wanneer een eindresul-

taat meer dan drie concrete acties nodig heeft, is

DE ONLINE WERKPLEK OP ORDE | 43

DE ONLINE WERKPLEK OP ORDE

HOOFDSTUK 3

DE ONLINE WERKPLEK OP ORDE | 43

De gemiddelde Nederlandse werknemer zit bijna

vier uur per dag achter zijn computer, en hierbij is

het gebruik van smartphones en tablets niet eens

meegerekend! Hoeveel uur breng jij achter een

beeldscherm door? Geen wonder, alle beeldscher-

men samen vormen jouw werkplek.

Aangezien je zo veel vanaf je online werkplek

werkt, kan het geen kwaad om er eens kritisch

naar te kijken. Hoe gebruik je deze werkplek en

hoe is deze ingericht? Dit hoofdstuk biedt eenvou-

dige tips en tools om een gezonde werkhouding

te creëren. Hierdoor vind je sneller informatie,

bespaar je tijd en kun je veilig online werken.

3.1 Een plezierige en verantwoorde fysieke werkplek

Door ontwikkelingen als cloud computing en Het

Nieuwe Werken gaan werknemers steeds vaker

buiten de deuren van hun kantoor werken. Dit

E-MAIL: OP NAAR EEN LEGE EN SLIMME INBOX | 61

E!MAIL: OP NAAR EEN LEGE EN SLIMME INBOX

HOOFDSTUK 4

E-MAIL: OP NAAR EEN LEGE EN SLIMME INBOX | 61

Dit hoofdstuk gaat je op korte termijn de meeste

tijdwinst opleveren, dat beloof ik je. E-mail is

namelijk het meest gebruikte online communi-

catiemiddel. Hoeveel e-mails staan er nu in jouw

inbox? Staan gelezen berichten tussen de ongele-

zen e-mails? En wat te denken van al die e-mails

waar je nog iets mee moet doen? Ontdek in dit

hoofdstuk hoe je elke dag een lege inbox hebt,

welke slimme trucs je direct kunt toepassen en

welke tools voor Outlook en Gmail je helpen om

binnenkomende e-mails te prioriteren.

4.1 Vier mappen, meer niet

Je hebt in hoofdstuk 1 kunnen lezen dat een een-

voudig systeem al voldoende kan zijn om met de

constante toevoer van informatie om te gaan.

Verminder stress door deze informatie centraal te

verzamelen en daarna consequent te verwerken.

Hetzelfde geldt voor e-mail. Een centrale inbox

ONLINE INFORMATIE ZOEKEN, VERWERKEN EN OPSLAAN | 75

ONLINE INFORMATIE ZOEKEN, VERWERKEN EN OPSLAAN

HOOFDSTUK 5

ONLINE INFORMATIE ZOEKEN, VERWERKEN EN OPSLAAN | 75

Vooral sinds de komst van sociale media hoor

je steeds vaker de termen ‘informatiestress’ en

‘information overload’. Dat is niet zo vreemd –

kijk maar eens naar de hoeveelheid artikelen die

op een dag via Twitter worden gedeeld. In 2010

vertelde Eric Schmidt, toenmalig CEO van Google,

dat we elke twee dagen meer informatie creëren

dan de mensheid in zijn geheel tot 2003 heeft

geproduceerd. Met andere woorden: je kunt inter-

net nooit ‘uit’ lezen. Wel zijn er genoeg hulpmid-

delen die je helpen om sneller online informatie te

vinden en op te slaan in logische structuren. Om

mee te komen in de kenniseconomie zul je hier je

weg in moeten vinden. Dit hoofdstuk is daar een

perfect startpunt voor.

5.1 RSS: de onbekende parel van internet

Zou het niet handig zijn om alle voor jou relevante

online informatie naar je toe te laten komen, in

PLAATS ONAFHANKELIJK WERKEN: FLEXIBELE INFORMATIE EN COMMUNICATIE | 95

PLAATS!ONAFHANKELIJK WERKEN: FLEXIBELE INFORMATIE EN COMMUNICATIE

HOOFDSTUK 6

PLAATS ONAFHANKELIJK WERKEN: FLEXIBELE INFORMATIE EN COMMUNICATIE | 95

Vandaag de dag heb je vrijwel overal toegang tot

(gratis) Wi-Fi en beschikt bijna iedereen over

mobiel internet. Dit in combinatie met cloud com-

puting maakt het voor jou als kenniswerker steeds

gemakkelijker om overal te werken. Het biedt

veel voordelen, maar om echt efficiënt (samen) te

werken moet je je mobiele kantoor goed op orde

hebben. Dit wordt steeds relevanter door ontwik-

kelingen als het Nieuwe Werken, waardoor mede-

werkers steeds minder op aanwezigheid worden

beoordeeld, maar veel meer op concrete output.

Het is aan jou om die output te leveren, ongeacht

de plek waar je werkt.

Door slim om te gaan met tools die met elkaar

synchroniseren, heb je altijd en overal toegang

tot je laatste informatie en contacten. Op kan-

toor, thuis, bij de klant of in een hotel: door jouw

‘wolk’ slim in te richten kun je snel en flexibel

werken. In dit hoofdstuk worden de fundamen-

ONLINE SAMENWERKEN & COMMUNICEREN | 113

ONLINE SAMENWERKEN & COMMUNICEREN

HOOFDSTUK 7

ONLINE SAMENWERKEN & COMMUNICEREN | 113

In de eerste zes hoofdstukken heb ik veel tips en

tools beschreven die je als moderne kenniswer-

ker kunt gebruiken om optimaal te renderen in

onze informatiemaatschappij. Maar de online

wereld verbindt niet alleen bits en bytes, maar

juist ook mensen! Dit hoofdstuk laat zien hoe je

eenvoudig online kunt samenwerken aan bestan-

den en slim kunt communiceren met anderen. Je

zult zien dat dat met eenvoudige tools een stuk

efficiënter gaat.

7.1 Informatie en bestanden delen

In de vorige hoofdstukken zijn al de nodige hulp-

middelen besproken die het opslaan van docu-

menten vereenvoudigen. Vaak zijn deze applica-

ties ook prima te gebruiken voor het delen van

informatie. Online opslagdiensten zoals Drop-

box, Google Drive en Evernote bieden uitstekende

mogelijkheden om bestanden en notities tussen

SOCIALE MEDIA: DE KRACHT VAN MENSELIJKE TECHNIEK | 125

SOCIALE MEDIA: DE KRACHT VAN MENSELIJKE TECHNIEK

HOOFDSTUK 8

SOCIALE MEDIA: DE KRACHT VAN MENSELIJKE TECHNIEK | 125

Sociale media hebben internet menselijk gemaakt.

Via platforms als Facebook, Twitter en LinkedIn

zijn we in staat om verbindingen met anderen te

maken, discussies aan te gaan en onszelf te uiten

naar organisaties. We zijn onze eigen media, real-

time!

In dit hoofdstuk leg ik je niet uit hoe je meer vol-

gers krijgt op Twitter, hoe je jezelf kunt profileren

met je LinkedIn-profiel, of hoe je als organisatie het

gesprek kunt aangaan via je Facebook-bedrijfspa-

gina. Het biedt je wel tips en tools om als individu

overzicht te houden over al je accounts op sociale

media, om de effecten van je activiteiten te bekij-

ken, om mensen te volgen en je online connecties

te beheren. Een reis door de sociale technologieën

dus. Maar pas op dat je geen robot wordt die alles

automatiseert: jij als mens staat centraal!

Wil je op alle socialemediaplatforms dezelfde

Slimmer online werken in 60 minuten

Documents

Transcript of Slimmer online werken in 60 minuten