1

Iedereen aan het werk met Office 365 scenario’s!Veel organisaties worstelen met het echte gebruik van hun samenwerkingsomgevingen. Vaak ligt de focus bij de adoptie (als die er al is geweest) vooral op training in het gereedschap.

Slimmer en papierloos vergaderen!

Slimmer vergaderen wordt papierloos vergaderen met Office 365

In diverse onderzoeken komt een werkelijk gebruik van slechts

10-20%regelmatig terug.

Hoe halen we eruit wat erin zit?Hoe zorgen we dat medewerkers Office 365 willen gebruiken, in plaats van moeten?Kortom: Hoe krijg je iedereen aan het werk met Office 365?

Het 3G model

Gebruik ‘Waarom’ om de diepere betekenis van verandering

te communiceren. Richt je niet op kostenbesparing, (dit is een

resultaat!) communiceer de echte kijk op samenwerking.

Gebruik ‘Hoe’ om te laten zien hoe de concepten in een dagelijkse

werkdag toegepast kunnen worden.

Gebruik ‘Wat’ om te laten zien welke functies u aanlevert en de ondersteuning die u biedt in dit

veranderingsproces.

2

Om de adoptie van Office 365 of SharePoint door eindgebruikers te verhogen, heeft Silverside een unieke mix gemaakt uit bestaande succesvolle internationale concepten en methodes en deze verwerkt

tot één implementatiemethodologie:

3G

Gevoel Gedrag Gereedschap

Slimmer vergaderen

3

Slimmer vergaderen is een term die de afgelopen jaren veelvuldig genoemd wordt. Samen met Het Nieuwe Werken (HNW), hoor en lees je ook veel over ‘het nieuwe vergaderen’. Alhoewel heel veel

organisaties wel over de benodigde software beschikken om dit te realiseren (zoals bijvoorbeeld Office 365), merk ik toch vaak dat er maar

zelden slim vergaderd wordt!

Vaak zien mensen vergaderen als een tijdverspilling, omdat:

Vergaderingen te lang duren, te laat beginnen en / of uitlopen

Er oeverloos gepraat wordt, en onderwerpen niet relevant zijn

Bla

Mensen onvoorbereid komen, en de stukken niet hebben gelezen

Taken niet worden uitgevoerd, of niet op tijd

Slimmer vergaderen gaat over efficiënter en effectiever vergaderen

4

Het beschikbare gereedschap daarbij is slechts het middel dat de groep gebruikt. Wat blijkt is dat mensen echter pas echt slimmer gaan vergaderen wanneer ze hun huidige vergaderwijze gaan ‘omdenken’.

En daar gaat het nu juist vaak mis: door slechts een nieuw gereedschap te introduceren, is nog niet de werkwijze van de groep veranderd. Om echt ánders te gaan vergaderen is het noodzakelijk te kijken naar een

slimme toepassing van het nieuwe gereedschap en bijbehorend gedrag en afspraken.

Een scenario biedt medewerkers handvatten om het werken met Office 365 praktisch toepasbaar te maken. Hierdoor haalt elke medewerker eruit wat erin zit voor het specifieke werk dat voor hen belangrijk is.

Welke mogelijkheden biedt ons nieuwe gereedschap (Office 365)

om de problemen, zoals hierboven genoemd, te verhelpen?

Hoe vergaderen we nu?

Hoe kunnen we dus gaan vergaderen?

Vergaderen omdenkenWat is eigenlijk een vergadering?

5

Een vergadering is een samenkomst van medewerkers waar informatie wordt uitgewisseld, problemen worden besproken, besluiten worden genomen, en taken worden toegewezen. Daarnaast zijn vergaderingen ook een middel om een band te scheppen of te onderhouden, het zijn ook sociale aangelegenheden.

Veel organisaties zoeken naar een nieuwe manier van vergaderen. Daar gaat het eigenlijk helemaal niet meer over informatie uitwisselen. Het traditionele werkoverleg is helemaal niet meer nodig voor informatie

uitwisseling. Want daar hebben we nieuwe technologie voor.

We hebben systemen om continue met elkaar informatie uit te wisselen, elkaar vragen te stellen en elkaar op de hoogte te houden.

Toch blijven vaak de vergaderingen traditioneel. En zo blijven ook een aantal problemen hardnekkig bestaan.

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat vergaderen wél

efficiënt en effectief is?

Hoe krijgen we medewerkers actief betrokken en

gemotiveerd om effectief en efficiënt te gaan vergaderen?

Het vergaderproces onder de loep

6

Met Office 365 kun je een vergader site inrichten die voor de voorbereiding, het vergaderen, en het verwerken centraal staat.

Door slim gebruik te maken van Office 365 gereedschap kunnen we gemakkelijker taken bijhouden, verslag leggen (notulen), informatie verstrekken, en de laatste versie van de vergaderstukken vinden.

• Plan de vergadering (Wie, Wanneer, Waar);

• Bepaal de Agenda (Wat), leden dragen zelf onderwerpen aan;

• Deel de vergaderstukken;

• Lees de vergaderstukken;

• Vragen / Discussie over de agenda vooraf;

• Houdt elkaar op de hoogte van wat je doet via de Newsfeed.

• Gebruik de Outlook agenda en OneNote om alle informatie in één overzicht te hebben;

• Voeg besluiten direct toe;

• Annoteer vergaderstukken of maak persoonlijke notities in OneNote, en deel deze in de vergader site;

• Voeg direct actiepunten toe.

• Doe je taken op tijd, en houd deze bij. Lukt het om wat voor reden niet, geef dit dan aan bij de Taken Lijst, of in de Newsfeed;

• Houd elkaar op de hoogte van wat je doet via de Newsfeed.

VOORBEREIDEN VERGADEREN VERWERKEN

Voordelen van effectief en efficiënt vergaderen

7

Wat zijn de voordelen van een efficiënte en effectieve vergadercultuur met duidelijke vergaderafspraken en een centrale (digitale) plek voor het delen van

vergaderinformatie? Zowel voor de deelnemers aan de vergadering, de manager, de assistent, als voor de organisatie als geheel zijn er belangrijke voordelen aan slimmer

vergaderen met Office 365.

• Geen gezoek meer: altijd alle recente vergaderinformatie in één digitaal overzicht, zoals de agenda, acties, besluiten, vergaderstukken, notulen, discussies en mededelingen;

• Meer ruimte in je agenda, door minder vaak en minder lange vergaderingen;

• Minder e-mails met bijlagen;

• Altijd alle vergaderstukken bijeen, altijd de laatste versie;

• Alle vergaderingen in je eigen agenda zichtbaar;

• Duidelijk overzicht van de actiepunten: openstaand/voltooid, per persoon;

• Minder administratieve rompslomp: stukken mailen, agenda, notulen, actiepuntenlijst en besluitenlijst maken/updaten/verspreiden;

• Alle informatie altijd en overal toegankelijk. Ook vanaf mobiele apparaten;

• Eenvoudig informatie delen tussen de vergadering door.

• Alle informatie, vergaderstukken, discussie, besluiten en actiepunten zijn centraal geborgd;

• Alle vergaderinformatie voor een audit inzichtelijk;

• Tijdsbesparing door meer efficiëntie;

• Nieuwe medewerkers zijn snel betrokken, en beschikken over alle voorgaande informatie;

• Vertrekkende medewerkers hebben automatisch niet meer toegang tot de informatie;

Jij(What’s In It For Me)

De organisatie (What’s In It For Us)

Vele wegen leiden naar Rome. Uiteraard zijn er diverse andere manieren om efficiënt en effectief te vergaderen. Je zou misschien wel andere lijsten of documentbibliotheken kunnen gebruiken. Of misschien werk je liever met Office Groups.

Het is belangrijk om samen met de betrokkenen het werk scenario voor Slimmer vergaderen uit te werken. Samen bepaal je welk gereedschap je gebruikt, en welk gedrag (afspraken, verantwoordelijkheden) je wilt. Zorg er in ieder geval voor dat alle betrokkenen gemotiveerd zijn en achter de werkwijze staan (Gevoel).

Digitaal wordt papierloos

8

Door alle informatie centraal en digitaal te hebben, kunnen we ook daadwerkelijk papierloos gaan vergaderen. Pas als de informatie veilig, centraal in de vergader site in Office 365 beschikbaar is, hebben we ook daadwerkelijk geen papier meer nodig, en hoeven we niet meer door onze e-mail te ploeteren. Met Office 365 kan iedereen vanaf elke werkplek, ook met mobiele apparaten handig en snel bij alle informatie.

De laatste jaren komen veel mensen met een tablet naar een vergadering. Een aantal organisaties heeft tablets aan directies of besturen uitgedeeld om papierloos te kunnen vergaderen. Maar vaak zie je dan toch weer stapels papier meegebracht worden. Waarom vergaderen ze dan niet papierloos?

Het probleem is dat door simpelweg een tablet uit te delen, een vergadering nog niet vanzelfsprekend papierloos kan worden. Voordat je met een tablet daadwerkelijk papierloos kunt vergaderen, zul je eerst slimmer moeten vergaderen! Want als je nog niet gebruik maakt van digitale middelen om het vergaderproces te ondersteunen, heb je ook niet veel aan je tablet. Vaak wordt deze dan voor niet veel meer gebruikt dan het lezen van e-mail. Waarin dan de vergaderstukken nog gewoon worden gemaild. Of, nog erger, medewerkers gaan gebruik maken van publieke diensten zoals Google Docs, Dropbox of Evernote.

Wat betekent papierloos vergaderen?Niet(s) meer printen! Dus geen vergaderstukken, agenda, notulen, actiepuntenlijsten of besluitenlijsten afdrukken en meenemen naar de vergadering. Maar ook geen papieren notitieblok meer meenemen, maar daadwerkelijk je notities of aantekeningen bij vergaderstukken (annoteren) op je tablet doen.

Waarom zou je dat willen?• Door allerlei kopieën in ieders mail is er een

e-mail chaos. Waar vind ik dat bestand? Is dit de laatste versie?

• Minder papier verspilling;

• Altijd alle informatie up-to-date (laatste versie van de vergaderstukken) online beschikbaar vanaf elke plek/apparaat;

• Notities en besluiten zijn meteen digitaal en deelbaar met de groep.

Office 365 site inrichten voor slimmer vergaderen

9

Om slimmer te kunnen vergaderen hebben we een centrale opslag plek nodig: een Office 365 Team site, die we helemaal inrichten om voor vergaderen optimaal

te werken. We gebruiken verschillende Apps: Agenda, Taken lijst, Besluiten lijst, Vergaderstukken bibliotheek, Agenda onderwerpen lijst, een Discussie Forum, en een OneNote notitieblok. Deelnemers aan de vergadering gebruiken daarnaast ook hun

Outlook agenda en taken.

Een vergader site is een site in Office 365 waar alle informatie en het materiaal voor een reeks vergaderingen wordt verzameld. Juist de kracht van slimmer vergaderen zit hem in alles handig op één plaats kunnen vinden: de meest actuele informatie over de vergadering, de vergaderstukken, de agenda, de notulen en de actiepunten.

De vergader site heeft de volgende gereedschappen:

Vergaderstukken -

Documentbibliotheek

Actiepunten -

Taken lijst

Forum -

Discussie forum

Notitieblok -

Gedeelde OneNote

Vergaderingen - Gedeelde agenda

Besluiten - Besluiten lijst

Parkeergarage agenda onderwerpen -

Aangedragen agenda onderwerpen

Outlook - Persoonlijke agenda en taken met sync naar site

10

Om de deelnemers aan de vergadering het zo gemakkelijk mogelijk te maken kun je een dashboard maken, waarop de apps worden getoond.

De AppsDe apps zijn een beetje aangepast, zodat ze ons nog beter ondersteunen. Zo hebben we de titel en de beschrijving ervan gewijzigd (bijvoorbeeld ‘Document bibliotheek’ is ‘Vergaderstukken’ geworden). Maar ook zijn de kolommen van de lijsten aangepast, en zijn er verschillende weergaven gemaakt om op het dashboard de gegevens anders te kunnen tonen.

De gedeelde agenda, bijvoorbeeld, wordt op het dashboard als een lijst met toekomstige vergader data getoond, in plaats van als een agenda weergave met alle data (ook vergaderingen die al geweest zijn).

VergaderstukkenHier delen we de bestanden die bij vergaderingen gebruikt worden. Hier vinden de deelnemers altijd de laatste versie van vergaderstukken. Extra metadata maakt het mogelijk om snel vergaderstukken te vinden voor een specifieke vergader datum, of van een bepaald type.

• Kolom ‘Vergader datum’: hiermee geef je aan bij welke vergadering het vergaderstuk hoort. Vervolgens worden de vergaderstukken gegroepeerd op vergader datum, zodat de deelnemers gemakkelijk de stukken voor één vergadering bij elkaar zien;

• Kolom ‘Soort document’: een aantal voor gedefinieerde typen die het vinden van een bepaald soort informatie gemakkelijker maken.

11

VergaderingenDe gedeelde agenda voor het team. De agenda wordt door alle deelnemers aan de vergadering met Outlook gesynchroniseerd, zodat de vergaderingen ook voor iedereen in de Outlook Agenda getoond worden.

• Aan de vergadering wordt een OneNote notitieblok gekoppeld waarin de agenda staat en de notulen komen. Per vergadering worden automatisch de details van de vergadering uit Outlook toegevoegd;

• Aangepaste weergave voor het dashboard: toont in een lijst de toekomstige vergaderingen, met slechts Onderwerp, Locatie, Begin datum/tijd;

• Wanneer je de lijst opent, wordt een maandweergave getoond.

Figuur 1 Vergaderingen overzicht op het dashboard

Figuur 2 Vergaderingen agenda weergave

Figuur 3 Vergaderingen in extra Outlook agenda (kan ook als overlay getoond worden)

12

BesluitenBesluiten die worden genomen moeten in één overzichtelijke lijst genoteerd worden, waarbij duidelijk is wie voor het besluit verantwoordelijk is, en tijdens welke vergadering deze is genomen.

• Aangepaste weergave voor het dashboard: toont alleen kolommen Titel en Eigenaar;

• Kolom ‘Eigenaar’: de verantwoordelijke voor dit besluit kan hier worden opgegeven;

• Kolom ‘Vergader datum’: hiermee geef je aan tijdens welke vergadering het besluit genomen is.

ActiepuntenAlle acties of taken die benoemd worden tijdens de vergadering worden in één overzichtelijke lijst genoteerd, waarbij een persoon (of meerdere personen) wordt toegewezen met een einddatum. Per taak wordt ook aangegeven tijdens welke vergadering de taak is toegewezen, zodat de voortgang beter bewaakt kan worden.

De takenlijst wordt door alle deelnemers aan de vergadering met Outlook gesynchroniseerd, zodat de taken ook voor iedereen in Outlook Taken getoond worden.

• Kolom ‘Vergader datum’: hiermee geef je aan tijdens welke vergadering het actiepunt toegewezen is.

13

Parkeergarage agenda onderwerpenMet een simpele lijst leveren alle deelnemers hun agenda onderwerpen aan. Vanuit deze lijst zal de Assistent (eventueel in overleg met de Leider) bekijken welke onderwerpen op de agenda van de volgende vergadering zullen komen, en in welke volgorde. Wanneer onderwerpen niet (of niet voldoende) tijdens een vergadering aan bod zijn gekomen, kunnen deze weer in de parkeergarage gezet worden, om tijdens een volgende vergadering weer op de agenda geplaats te kunnen worden.

Deze lijst bevat slechts één veld: Titel.

Team vergaderingen OneNote notitieblokEr wordt een OneNote notitieblok gedeeld in de site, die specifiek bedoeld is voor het maken van gedeelde notulen, en het snel kunnen toevoegen van actiepunten.

Het notitieblok is ingedeeld met 1 sectie: ‘Vergaderingen’. Per vergadering wordt daarin een pagina toegevoegd voor de notulen. Er wordt gebruik gemaakt van een sjabloon dat voor elke nieuwe pagina automatisch wordt gebruikt: ‘Informele Notities Vergadering’. Er zijn echter meerdere sjablonen beschikbaar, of je kunt er zelf een maken.

Per vergadering die wordt gepland in Outlook kun je de specifieke pagina uit het OneNote notitieblok

koppelen. Door deze koppeling hebben de deelnemers direct vanuit Outlook altijd de agenda, actiepunten en

notulen beschikbaar.

14

VOORBEREIDEN door de assistent

De voorbereiding is vooral het domein van de Assistent. Door een uitgebreide voorbereiding zal het de deelnemers en de leider gemakkelijker gemaakt worden om

de juiste informatie te vinden, en effectief en efficiënt te kunnen vergaderen.

PlannenDe vergadering wordt gepland in de Agenda van de Vergader site, of direct vanuit de extra agenda die in Outlook wordt getoond. Omdat ze gesynchroniseerd zijn, wordt alles direct bijgewerkt.

Voor elke vergadering wordt een pagina uit het OneNote notitieblok gekoppeld. Hierdoor worden automatisch de details van de vergadering aan de notulen gekoppeld.

Figuur 4 Nieuwe vergadering plannen vanuit Outlook gedeelde agenda Figuur 5 Nieuwe vergadering plannen vanuit de

Vergader site 'Vergdaeringen' app

Figuur 6 Koppeling van het OneNote notitieblok aan de vergadering

15

De 4 W’sWat (de agenda)

Waar gaat de vergadering over?Het is enorm belangrijk om het doel van de vergadering helder te hebben, en te zorgen dat deze naar alle deelnemers duidelijk wordt gecommuniceerd. Zonder doel zal de vergadering gewoon tijdverspilling zijn. Mensen zullen zich afvragen waarom ze uitgenodigd zijn, en hebben elk misschien wel een heel andere verwachting van het doel van de vergadering. Het doel van de vergadering bepaalt de onderwerpen op de agenda. Maar is ook bepalend voor wie de genodigden moeten zijn. Zorg er daarom voor dat het doel heel gericht en specifiek is, dus niet te breed. Het is beter vaker te vergaderen over kleinere, gefocuste onderwerpen dan één lange vergadering met zeer verschillende onderwerpen.

Onderwerpen voor de agenda worden in de vergader site in de Parkeergarage door de deelnemers aangedragen, ruim op tijd voor de vergadering. Door leden vooraf mee te laten denken over de agenda, creëer je meer betrokkenheid.

De Assistent plaatst de onderwerpen voor de volgende vergadering op de Agenda, en bepaalt hiervan de duur en de volgorde. De agenda wordt gedeeld in het OneNote notitieblok.

Figuur 6 Koppeling van het OneNote notitieblok aan de vergadering

16

Wie, Waar en WanneerNadat de ‘Wat’ (het doel) van de vergadering duidelijk is, is het belangrijk dat iedereen weet Wie er bij de vergadering aanwezig is en dat deze mensen ook daadwerkelijk nodig zijn bij dit onderwerp, Wanneer deze is (datum, start tijd, eind tijd), en Waar (locatie, kamer of virtuele vergaderkamer).

Dit klinkt natuurlijk allemaal heel logisch. Maar hoe vaak krijg je niet een uitnodiging waar geen locatie bij staat? Ben je wel eens bij een vergadering geweest, waarvan je dacht ‘Wat doe ik hier?’ En hoe vaak had je de vergadering gewoon in een telefoon gesprek kunnen doen?

De vergaderstukkenWanneer medewerkers onvoorbereid komen op de vergadering dreigt deze te verzanden in een lange discussie, gedomineerd door mensen die zichzelf graag horen praten. De vergadering zal niet tot een bevredigend resultaat leiden. Sterker nog, de discussie zal zeer waarschijnlijk tijdens een volgende vergadering weer herkauwd worden. Naast de 4 W’s (Wat, Wie, Waar en Wanneer) is het daarom ook belangrijk om de deelnemers tijdig de juiste vergaderstukken aan te leveren.

De vergaderstukken worden in de site gedeeld, en dus niet meer rond gemaild. Hierdoor is altijd de laatste versie beschikbaar. De document bibliotheek maakt het mogelijk om de vergaderstukken per vergader datum te bekijken, zodat deelnemers niet zelf op zoek hoeven.

De Assistent kan het de deelnemers nog gemakkelijker maken door de vergaderstukken voor de desbetreffende vergadering specifiek te koppelen aan de vergadering in Outlook.

17

VOORBEREIDEN door de deelnemers

De deelnemers aan de vergadering hoeven alleen nog maar hun Outlook vergadering te openen, waarin alle informatie te vinden is om zich voor de vergadering voor te bereiden. De volgende werkzaamheden worden door de deelnemers uitgevoerd.

De agenda

Wanneer deelnemers een onderwerp op de agenda van een vergadering willen zetten, kunnen ze dit

toevoegen aan de Parkeergarage. Door leden vooraf mee te laten denken over de agenda, creëer je meer

betrokkenheid. De Assistent plaatst de onderwerpen voor de volgende vergadering op de Agenda, en bepaalt

hiervan de duur en de volgorde. De agenda wordt gedeeld in het OneNote notitieblok.

Vanuit de vergadering in de gedeelde Outlook agenda worden de onderwerpen op de agenda voor de

komende vergadering in OneNote bekeken.

De agenda

Wanneer deelnemers een onderwerp op de agenda van een vergadering willen zetten, kunnen ze dit

toevoegen aan de Parkeergarage. Door leden vooraf mee te laten denken over de agenda, creëer je meer

betrokkenheid. De Assistent plaatst de onderwerpen voor de volgende vergadering op de Agenda, en bepaalt

hiervan de duur en de volgorde. De agenda wordt gedeeld in het OneNote notitieblok.

Vanuit de vergadering in de gedeelde Outlook agenda worden de onderwerpen op de agenda voor de

komende vergadering in OneNote bekeken.

VergaderstukkenDe vergaderstukken voor deze vergadering, waarnaar gelinkt is vanuit de Outlook agenda, worden vooraf doorgenomen, zodat geen tijd verloren gaat aan het tijdens de vergadering lezen van de stukken.

Vragen, opmerkingen, discussieEventuele vragen of opmerkingen over de vergaderstukken kunnen online in de ‘comments’ van het vergaderstuk gedaan worden. Eventueel kan men ook de Newsfeed hiervoor gebruiken, met een @mention om aan te geven aan wie je de vraag stelt.

Als de verwachting is dat er veel discussie / vragen zal ontstaan over een specifiek agenda onderwerp, dan kan dit vooraf digitaal gebeuren in het forum in de vergader site. De assistent kan dit voorbereiden, of de deelnemers kunnen hiertoe zelf het initiatief nemen, en een forum onderwerp starten. Ze kunnen de anderen hiervan dan op de hoogte brengen, door een link in het OneNote notitieblok van die vergadering op te nemen.

18

VERGADEREN

De vergadering concentreert zich vooral op snel besluiten nemen, en acties uitzetten. Met Office 365 kunnen de acties, besluiten en notulen direct gemaakt worden, en zijn

automatisch met de groep gedeeld in de vergader site.

Actiepunten noterenDeelnemers kunnen zelf actiepunten noteren, of dit kan centraal door de assistent gedaan worden.

Snel noteren van de actiepunten kan in OneNote. Later kan de assistent deze dan borgen in de Actiepunten lijst in de vergader site. Hierbij wordt een persoon toegewezen, een eind datum gesteld, en aangegeven tijdens welke vergadering dit actiepunt is vastgesteld.

Besluiten noterenHet is belangrijk dat besluiten in één duidelijke lijst komen. Hiervoor gebruiken we de besluiten lijst in de vergader site. Per besluit wordt aangegeven wie voor dit besluit verantwoordelijk is, en tijdens welke vergadering dit besluit is genomen.

Notities maken en delenMet OneNote kunnen deelnemers elk hun eigen notities maken. Dat kan in een eigen notitieblok in OneNote, maar het kan ook in het gedeelde notitieblok voor de vergadering. Elke deelnemer kan bijvoorbeeld een eigen sectie maken, met daarin de persoonlijke notities. Het voordeel hiervan is, dat de notities direct met de anderen gedeeld zijn. Met OneNote kan je ook goed op mobiele apparaten notities maken. Dat kan zowel met het toetsenbord als met je hand.

AnnoterenAlle deelnemers kunnen tijdens de vergadering de stukken openen. Dat kan zowel op een laptop, als op een tablet. Het voordeel van een tablet is, dat de stukken geannoteerd kunnen worden.

19

VERWERKEN

Ook hier zijn er weer vooral taken weggelegd voor de Assistent. Echter, doordat we slimmer vergaderen hoeft hier veel minder werk verricht te worden. Immers, actiepunten, besluiten en notulen zijn allemaal al genoteerd, en de zijn in OneNote aanwezig.

De Assistent zal nog de actiepunten uit OneNote moeten plaatsen in de Actiepunten lijst in de vergader site.

De deelnemers gaan uiteraard aan de slag met de aan hun toegewezen taken. De taken worden automatisch in hun Outlook agenda Taken weergegeven, en ze kunnen gewoon vanuit Outlook hiermee werken. Ze moeten ze alleen nog doen, en in de actiepuntenlijst aangeven hoe ver ze ermee zijn (% voltooid), of deze afvinken (compleet).

De Leider zal vooral geïnteresseerd zijn in de status van de taken. In de vergader site kunnen de actiepunten op allerlei manieren worden bekeken. Bijvoorbeeld per persoon, of per status.

Daarnaast bieden de besluiten lijst en de notulen de leider allerlei informatie die nodig is om de voortgang te kunnen bewaken.

Alle deelnemers kunnen buiten de vergadering om continue met elkaar contact hebben, via de Newsfeed of het discussie forum. Het is daardoor niet noodzakelijk te wachten met iets tot de volgende vergadering.

20

Snelle tips voor efficiënt vergaderen!

• Plan de vergadering anders

• Op een ‘ongebruikelijk’ tijdstip;

• Wanneer je de vergadering start op 5 of 10 minuten over 3, in plaats van 3 uur, zal dit beter blijven hangen bij de deelnemers;

• Niet standaard een half uur of een uur, maar kies duidelijk voor een realistische duur;

• Een staande vergadering - Wanneer je wilt voorkomen dat mensen onderuit zakken, en niet actief participeren; maar ook als je wilt voorkomen dat mensen oeverloos praten waardoor de vergadering driegt uit te uitlopen, kun je heel goed vergaderen zonder stoelen, aan een hoge tafel waar mensen omheen staan;

• Houdt bij de planning rekening met ‘kalmpjes aan’ binnenlopen, nog koffie halen en spullen uit de tassen bij elkaar zoeken. De geplande tijd is nooit daadwerkelijk de echte start tijd!

• Maak goede en duidelijke afspraken. Wanneer is de agenda gereed? Tot wanneer kunnen onderwerpen worden aangedragen? Wat doen we als iemand zich niet heeft voorbereid? Moeten telefoons uit of op stil staan?

• Deel de vergaderstukken in een bibliotheek in een Office 365 site, gegroepeerd op vergader datum. Plaats een link naar de stukken in de Outlook agenda voor de vergadering. Hierdoor hoeft niemand te zoeken naar de stukken voor de komende vergadering!

• Noteer actiepunten snel in OneNote op de pagina van de desbetreffende vergadering. Zet ze direct daarna in een Actiepuntenlijst in de vergader site, en wijs ze toe aan een bepaalde persoon;

• Houd koers! Blijf tijdens de vergadering gefocust op de agenda onderwerpen, en wijdt niet uit. Nieuwe onderwerpen moeten op de volgende agenda gezet worden;

• Niet alles hoeft in een fysieke bijeenkomst;

• Soms is het helemaal niet nodig fysiek bijeen te zijn in dezelfde kamer. Soms is de reistijd gewoon teveel of kunnen we niet gemakkelijk een moment vinden om fysiek samen te komen. Denk dus goed na of een fysieke bijeenkomst noodzakelijk is, of dat een online vergadering ook kan. Een mix hiervan kan natuurlijk ook. Met Skype for Business kun je heel goed virtueel vergaderen!

• Notulen zijn kort. En zijn er snel - Notulen hoeven alleen vast te leggen wat de taken zijn en welke besluiten er genomen zijn. Schrijf geen enorme epistels. Afwezigen hoeven niet precies te kunnen lezen wat er allemaal gezegd is. Schrijf de notulen direct tijdens de vergadering, en zorg dat deze vlak na afloop beschikbaar zijn (uiterlijk 1 dag erna). Met OneNote zijn de notulen direct beschikbaar, en kunnen we tegelijk erin notities maken. Dit bespaart tijd!

• Noteer Besluiten in de besluitenlijst in de vergader site.

Over mijIk adviseer klanten over hun adoptie aanpak, om een nieuw platform voor samenwerken en de nieuwe manier van werken die daarbij komt kijken, te verankeren in de organisatie en de dagelijkse werkwijze van medewerkers.

Met ruim 20 jaar ervaring in training en verander management zorg ik met veel plezier dat medewerkers effectief en efficiënt met nieuwe samenwerkings- software hun werk gaan doen. De nadruk ligt hierbij altijd op willen gebruiken versus moeten, waarbij een mix van succesvolle concepten en methodes ingezet worden.

Over harmon.ieharmon.ie is opgericht met als doel om de adoptie van Enterprise collaboration platformen te verhogen. harmon.ie gelooft dat medewerkers sociale en creatieve mensen zijn die de gebruikerservaring als een belangrijk voorwaarde zien om tools te gebruiken. harmon.ie gelooft erin dat mensen zich bezig moeten houden met het eenvoudig uitvoeren van hun dagelijkse taken en niet met het zoeken naar relevante informatie en hulpmiddelen.

Met de harmon.ie Connect oplossing zijn SharePoint, Yammer en Lync direct geïntegreerd in Outlook en er is slechts één mobiele App nodig om alle collaboration functies te gebruiken. Dat verhoogt de productiviteit en de effectiviteit van de mensen.

21

Over SilversideNeem verantwoordelijkheid en spreek je uit, dat doen wij ook. We willen mensen inspireren en motiveren om eruit te halen wat erin zit, uit hun leven, carrière en de software die ze dagelijks gebruiken. Als je geniet van het leven, passie hebt voor je werk en je kunt samenwerken op een manier die je prettig vindt dan is je productiviteit gegarandeerd.

We zijn ervan overtuigd dat het verhogen van de adoptiegraad van het nieuwe werken de grootste uitdaging is in onze markt voor de komende 5 jaar. Door verantwoordelijkheid te nemen voor de adoptie van Office 365 en Microsoft SharePoint groeien we uit tot de best gewaardeerde partner in onze branche.