Slides Discovery Workshop 24 Juni Intranet

Hoe haal je nog meer uit je SharePoint intranet?

Discovery workshop, 24 juni 2010

http://www.virtualaffairs.nl/Default.aspx

Virtual Affairs © 2009 Alle rechten voorbehouden www.virtual-affairs.com

Agenda

• Opening & introductie

• Intranet doelstellingen

• Onze visie

• Discussie over de intranet business case

• Pauze , rondleiding, Het Nieuwe Werken (14.30 uur)

• Onze thema‟s

‒ Kennisdelen & netwerken

‒ Standaardisatie & efficiënter werken

• Afsluiting & borrel (16.00 uur)


Online

klantsucces

Business en

technologie

Ondernemend en

creatief

E-Business, CRM

en intranet

100 medewerkers


Referenties


Voorstelrondje

Wie ben ik?

Waar werk ik?

• Verwachtingen van deze middag

• „Onze organisatie wil een intranet omdat…‟

http://www.google.nl/imgres?imgurl=http://www.lifehacker.com/assets/resources/2006/12/post-it.png&imgrefurl=http://lifehacker.com/220612/20-things-you-can-do-with-a-post+it-note&usg=__allIDNQ--oeXeBHlutuM_mrfJY4=&h=176&w=180&sz=26&hl=nl&start=26&um=1&itbs=1&tbnid=UxOezcyCf_d_qM:&tbnh=99&tbnw=101&prev=/images?q=post-it&start=20&um=1&hl=nl&sa=N&ndsp=20&tbs=isch:1,itp:photo



Onze visie

Strategische

doelen

Technologie,

mensen,

processen

SharePoint,

draagvlak,

afspraken


Intranet/Extranet 1.0


Intranet/Extranet 2.0


De essentie


Waar moet ik beginnen? Waar staan we?


Niet enkel een kanaal

voor content

distributie

maar juist een

platform voor slimmer

samenwerken, kennis

delen, innoveren.

Kansen intranet


4 thema‟s


1. Interne communicatie

3. Kennisdelen & netwerken

2. Samenwerken

4. Standaardisatie & efficiënter werken

- Basis Intranet


Stelling

“Voor ons intranet bestaat geen business case”

Argumenten?






Het intranet meetbaar maken

• Klassieke reflex:

• Site statistieken

• Page views

• Maar…

• „Jouw intranet is het mijne niet…‟

• Welk deel van het intranet ondersteunt je dagelijks

werk?

• Van zenden naar delen


Ander perspectief:

• Van een multinational:

‒ 67% believe there are colleagues who can help them do

their job better

‒ 39% say they have difficulty locating the right people

‒ 25% frequently go outside their department to seek or share

knowledge

‒ 38% don‟t get asked for their help and information

• Medewerkers gebruikers buiten hun eigen organisatie…

‒ 75% use Facebook

‒ 75% use LinkedIn

‒ 45% use YouTube

‒ 35% use Wikis

‒ 32% use Blogs


Hoe vaak worden de tools ingezet?


Kennismanagement


Samenwerking stimuleren


Training & opleiding


Werving & selectie


Verschillende perspectieven

Kwalitatief Kwantitatief

IT-gerelateerd

Organisatie-gerelateerd

Licenties

Hardware

Netwerkkosten

Betrokkenheid

Innovaties

Minder help desk calls

Minder papier


Calculeren

Service

Operational

cost 2010

Estimated

operational

cost Savings

Legacy portal

software € 1,000,000 € 400,000 € 600,000

Legacy CMS € 420,000 € 0 € 420,000

3rd party

components € 75,000 € 75,000 € 0

SharePoint € 800,000 € 1200,000 -€ 400,000

Total € 2.295,000 € 1,675,000 € 620,000


Calculeren


Impliceren:

• Increased employee involvement

• Intranet is being used as a communication platform

• All levels of employees participating and interacting

• Improved quality of interactions

• People share knowledge to have others benefit from it

• Problem solving, idea sharing, ongoing conversations rather than document sharing

• Increase in two-way communications

• Improved User rating scores

• Increased productivity

• People find information and experts faster

• People have everything close at hand

• A great place to work (thanks to the intranet)


PAUZE&

Rondleiding


MONCE biedt een zeer toegankelijk platform voor basaal samenwerken, communiceren en kennisdelen.

Met dit concept, op basis van onze best practices, maak je een vliegende start. Dit geldt voor de software, maar ook voor de documentatie, projectaanpak en het realiseren van draagvlak.

- Basis intranet


Aanpak

In een workshop bepalen we de kansen en mogelijkheden van het nieuwe intranet

voor medewerkers, hun werkwijze en de organisatiedoelen.

Na het stellen van prioriteiten stellen we het visiedocument op.

De Rules of engagement worden vastgesteld. Het zijn de ‘spelregels’ die dienen als

kaders voor het digitaal werken. Wij leggen de nadruk op de eindgebruiker, vanuit

het ‘What’s in it for me?’ perspectief.

- Basis intranet

Deliverables

1. Intranet strategie workshop2. Visiedocument3. Rules of engagement4. Communicatie aanpak5. Basis intranet:

1. Gepersonaliseerde homepagina

2. Company structuur

3. Generieke kennistemplate

4. Zoeken

5. My site


Rules of Engagement

• “Alle kalenders open en up-to-date”

• “Gebruik templates”

• “Deel documenten, verslagen en informatie altijd op een centrale

plek”

• “Zorg altijd voor het beschermen van persoonlijke, vertrouwelijke

of geheime informatie”


• Op basis van persona‟s; aansluitend op het dagelijks werk

• Helder geformuleerd, praktisch, geaccepteerd

• Je mag elkaar aanspreken op het (onjuist) gebruik ervan.

• Voor iedereen gelijk

Rules of Engagement


- Basis intranet

Voordelen

1. Vliegende start voor uw basis intranet

2. Aantrekkelijk om te gebruiken, laagdrempelig

3. Altijd actueel intranet – Enterprise content

4. Effectief gebruik van het intranet door alle

medewerkers

5. Persoonlijk

6. Slim zoeken en vinden


Het intranet speelt een centrale rol in de interne communicatie.

Afhankelijk van type bericht, boodschapper en ontvanger kies je voor het plaatsen van een mededeling, nieuwsbericht of een bijdrage aan een forum.

Zo blijft iedereen op de hoogte.



Aanpak

Op basis van de interne communicatiedoelstellingen, kansen en mogelijkheden van

het intranet stellen we het governance model op. Sociale media krijgen daarin een

meer of minder prominente rol. De Rules of engagement zijn hiermee in lijn.

Deliverables

1. Passend governance model

2. Rules of engagement

3. Intranet

1. Kanalen om intern te communiceren:

• Nieuws

• Aankondigingen

• Note board (‘krabbelen’)

• Discussiefora

2. Gebruikers feedback & validatie

(bookmarking, rating, tagging)

3. Meertalig




Voordelen

1. Eenduidige interne communicatie

2. Eén waarheid, geen geruchten meer

3. Iedereen is aangesloten en betrokken

4. Voor en door de hele organisatie

5. State of the art communicatiemiddelen

6. Alle content staat op het intranet, altijd

actueel

7. Uniformiteit


Het intranet ondersteunt uw kernactiviteiten.

Afdelingen en project teams werken met afdelingen project templates, zodat er één plek is waar alle producten en deliverables te vinden zijn.

Dit leidt tot één gemeenschappelijke waarheid.

2. Samenwerken


Aanpak

Op basis van uw organisatiemodel en kernactiviteiten maken we een optimale

indeling met passende navigatiestructuur.

Om activiteiten soepel te laten verlopen worden afspraken gemaakt over rollen en

verantwoordelijkheden. Welke informatie wordt door wie vastgelegd en door wie

gebruikt?

Deliverables

1. Optimale, organisatiespecifieke indeling met passende navigatiestructuur

2. Passend governance model3. Rules of engagement4. Intranet:

1. Publieke afdeling/ project template2. Interne afdeling/ projectwerkomgeving3. Werkplaatsen (informele samenwerkomgeving)

2. Samenwerken


2. Samenwerken

Voordelen

1. Eén centrale samenwerkplek

2. Relevante informatie bij de hand

3. Eenduidige navigatiestructuur

4. Profilering van projecten en afdelingen

5. Uniformiteit

6. Samenwerken vindt altijd in het intranet plaats

(‘afscheid van de Z-schijf’)


2. Samenwerken



‘Kennis, daar zitten twee benen onder.’

Uw intranet maakt kennis beschikbaar.

Medewerkers participeren actief in netwerken en discussies, zodat iedereen profiteert van elkaars kennis en ervaring. Het menselijke kenniskapitaal blijft hierdoor in ontwikkeling en innoveert.



Aanpak

We bepalen de kennisambities en ontwikkelen een kennisgerichte strategie. Deze zijn gekoppeld aan een hoofdverantwoordelijke en inhoudelijke experts. De rules of engagement spitsen zich toe op het bouwen en onderhouden van de interne netwerken. Medewerkers worden gemotiveerd om hierin actief te participeren.


Deliverables

1. Kennisgerichte strategie2. Rules of engagement3. Communicatie aanpak4. Intranet:

1. Template kenniscommunities2. My site (Sociaal gebruikersprofiel)3. Wiki’s en Blogs4. Linkedin integratie5. Updates van je netwerk6. Informele werkplaatsen7. Slim zoeken met mogelijkheid tot

verfijning


Een goed intranet faciliteert…

InformatieERVARINGen

Vaardighedendeskundigheid


Implementatie

Vastleggen

Ontsluiten

Uitwisselen

CreërenTechnologie

Mensen

Processen

• Sturing

• Focus

• Regie

• Rollen

• Dwarsverbanden

• Resultaat

• Wanneer optimaal?

• Kwaliteit

• Instrumenten

• Blokkades



1

Strategische richting, nut, noodzaak

2

Waarderen kennisthema’s

3

Prioriteren kennisthema’s: kerncompetenties

Ambities

SWOT

Mindmap

Kennisniveau

GAP analyse

“Kennis wordt niet gebruikt omdat het er niet is.

Kennis wordt niet gebruikt omdat het onvoldoende gestructureerd is.”

4 Resultaten & aanpak per kerncompetentie Make/ buy

SMART



Voordelen

1. Altijd actuele kennis

2. Iedereen vindbaar en benaderbaar

3. Elke contentvorm is mogelijk

4. Alle soorten netwerken ondersteund

5. Innovatie en productontwikkeling

6. Betrokkenheid



Het intranet faciliteert uniforme werkwijzen die er voor zorgen dat medewerkers sneller en eenvoudiger hun werk doen.

Stafafdelingen bieden self-servicedienstverlening aan.

Werkprocessen en workflowsstarten en eindigen in het intranet waardoor standaard werk efficiënter wordt.



Aanpak

We inventariseren uniforme werkwijzen die zich lenen voor standaardisatie en

bijbehorende documentsjablonen. Papieren processen worden gedigitaliseerd.

Werkprocedures dienen op orde te zijn om de dagelijkse werkzaamheden soepel en

efficiënt te laten verlopen. Relevante rollen en verantwoordelijkheden zijn benoemd.

Draagvlak is hierbij een kritische succesfactor.

Deliverables

1. Ingerichte werkprocedures met efficiency map

2. Rules of engagement

3. Intranet:

1. Template sites en libraries

2. Self service HR en FM processen

3. Workflows

4. Slide picker library




Voordelen

1. Minder faalkosten

2. Snel en prettig werken voor medewerkers

3. Kosten-voordeel door verdwenen papierstromen

4. Versterking bedrijfscultuur

5. Eén interface voor meerdere systemen


Wrap-up

• Verwachtingen van deze middag

• „Onze organisatie wil een intranet omdat…‟



Slides Discovery Workshop 24 Juni Intranet

Documents

Transcript of Slides Discovery Workshop 24 Juni Intranet