SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry...

37
Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs. de realiteit binnen een universiteit Perry Heymann (Universiteit Maastricht) Mark Arts (itelligence)

description

 

Transcript of SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry...

Page 1: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs.

de realiteit binnen een universiteit Perry Heymann (Universiteit Maastricht)

Mark Arts (itelligence)

Page 2: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Page 3: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

Voetbal op een groot scherm

Page 4: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

Achtergrondmuziekje

Page 5: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

Voetbal GOGO ruilmiddag

Page 6: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

• Universiteiten– Universiteit Maastricht (2009)– Vrije Universiteit Amsterdam (2010)

• ROC/VMBO– ROC West Brabant (2008)– Prisma College (2009)– Leeuwenborgh Opleidingen (2010)– Helicon Opleidingen (2010)– ROC deLeijgraaf (2011)

• Totaal 90.000 studenten

SAP Student Lifecycle Management

Page 7: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Agenda

• Korte introductie MUSL project

• Project voorbereiding

• Ontwerp

• Testen

• Trainen

• Overdracht

• Conclusie

Page 8: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

MUSLPROJECT

Stroomlijnenprocessen

ImplementatieSAP SLM

ImplementatieSyllabus Plus

ImplementatieStudielink

Keuze: Processen en systemen in 1 x

Page 9: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Studenten Levenscyclus

Aanmelding2

Toelating2a

Inschrijving2b

Opleiding /blokken

3

Toetsen /resultaten

4 Voortgangs-analyse

5

Afstuderen8

Uitschrijving9

Alumni10

Herinschrijven7

Werving1

Bachelor

TaaltrainingSpaans

MasterExchange Studenten

Adviseren6

Keuze: 1 Proces voor alle soorten studies en studenten

Page 10: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Voor het eerst…

• Grootschalig stroomlijnen binnen UM• Master admission start niet via faculteiten• Eerste UM project dat test volgens nieuwe UM richtlijn

• Project van deze omvang in UM• Live interface SIS en Syllabus Plus…• Live interface SIS en Blackboard…• Live interface SAP en Studielink• Eerste Nederlandse universiteit op SAP SLM• Eerste universiteit ter wereld die volledige student lifecycle functionaliteit in 1 keer invoert…

Page 11: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)
Page 12: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

De echte rit moest nog beginnen…

Page 13: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

We waren niet alleen…

Page 14: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Theorie vs praktijk

De UM lijdt aan een“ongezonde ICT-gretigheid”concludeert Wouter Keller

SAP, Syllabus Plus en StudielinkLive in 1,5 jaar

Van 11.500 studenten tijdens business case

Naar 13.500 studenten nu

Page 15: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Agenda

• Korte introductie MUSL project

• Project voorbereiding

• Ontwerp

• Testen

• Trainen

• Overdracht

• Conclusie

Page 16: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Page 17: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Project Initiatie fase

• Aanleiding– Programma Stroomlijnen UM

– Strategisch Programma

• Projectdoelstelling– Business case incl. voorstellen processen

• Scope

• Financiën– Business case

– Interne kosten, opvangen groei

• Randvoorwaarden & beperkingen

• Relaties met andere projecten

Page 18: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Toelating

Inschrijving

ERP

SLM, HR & FI

Aanmelding2

Toelating2a

Inschrijving2b

Opleiding /blokken

3

Toetsen /resultaten

4 Voortgangs-analyse

5

Afstuderen8

Uitschrijving9

Alumni10

Herinschrijven7

Werving1

Adviseren6

Netweaver

Portal, BI & PI

CRMCRM

CRM

Ontwerpenin complexeomgeving

Page 19: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Projectplan

• Projectorganisatie– Deelname kerngebruikers en beheerders– Change management en band met bestuurders – Groeit en krimpt– Escalatie en besluitvorming– Directeurenberaad i.p.v. stuurgroep– Ervaring projectmatig werken– Ondersteuning– Rapportages

• Communicatie– Door wie en wanneer?

• Risico’s– Bekend – Sturing

Page 20: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Agenda

• Korte introductie MUSL project

• Project voorbereiding

• Ontwerp

• Testen

• Trainen

• Overdracht

• Conclusie

Page 21: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Technische fasering

specificatie

globaalontwerp

detailontwerp

opleidings-plan

bouw

opleiding begeleiding

invoering

Bron: De Kleine Prince2 – Onna en Koning

Page 22: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Ontwerp

• Stroomlijnvoorstellen– Op initiatief van CvB en decanen– Positieve sfeer

• Globaal ontwerp– Eerste in Nederland– Tegelijk met lokalisatie

• Aanbesteding• Blauwdruk

– Nieuwe processen en nieuw systeem– Ervaring

• Functioneel Ontwerp– Detail niveau– Wie kan ze lezen?– Geen werkende demo omgeving– Lokalisatie in Enhancement Pack

• Technisch ontwerp

Page 23: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Fasering in de realiteit…

2007 2008 2009 2010

SAP Back office

Nieuwe website & SAP Portal

Stroomlijn-voorstellen

Scope

BusinessCase

Stroomlijnen Processen

Aanbe-steding

Blauwdruk

FunctioneelOntwerp

Realisatie

S+ liveS+ Pilot

SAP admissions & studielink

SAP inschrijven onderwijscijfers, afstuderen

Nieuwe website & SAP Portal

Should havesCould haves

Should havesCould haves

Page 24: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Pinguïn is het doel: op tijd inschrijven studenten en publiceren van de roostersOp de hielen gezeten door het project en eindgebruikers…

Dr Julian Moss - Liverpool University

Page 25: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Agenda

• Korte introductie MUSL project

• Project voorbereiding

• Ontwerp

• Testen

• Trainen

• Overdracht

• Conclusie

Page 26: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Testen – De theorie

Google: > 2 miljoen treffers op zoektermtesten software

Page 27: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Testen – Risk & Requirement Based Testing

Blackbox

White box

Acceptatie Test

ComponentIntegratie Test

Component Test

Systeem IntegratieTest

Systeem Test

Gebruikerswensen, Requirements, Bedrijfsprocessen

SysteemSpecificatie

Technisch Ontwerp & Code

Page 28: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Van risico’s & requirements tot testscript

ProductrisicoFaalkans systeem x Business impact

Requirement(s)

Testconditie(s)

Testgeval(len)

ProductRisicoAnalyse(PRA)

Testclusterkaarten

Een student met BSA kan zich (ten onrechte) opnieuw inschrijven

Resultaten: berekeningen BSA dienen correct te verlopen

De BSA voor BSA-opleidingen wordt correct berekend

•Bepaling BSA voor opleiding Economie wordt correct uitgevoerd•Voor opleiding Geneeskunde dient geen BSA bepaling uitgevoerd te worden

Must have

Must test

Should test

Must test

Page 29: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Testen – de praktijk (lessons learned)

• Start testing before testing starts

• Van requirements tot testscenario’s

• Systeem / integratie / acceptatietesten

• Acceptatiecriteria– FAT en GAT

– Performance

– Go / No go?

• Conversiedata of synthetische data

• Welke kennis nodig voor testen?

PORTAL

XI

AIF

SAP

ARCHITECTPROJECT-

MANAGER

buiten beeld:

FICA

SLM

Testanalist

Projectmanager

Logica

buiten beeld:

testcoördinator

buiten beeld:

SAP / SL

Deelproces:

Admissions

Page 30: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Testen?

Trainen?

Page 31: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Agenda

• Korte introductie MUSL project

• Project voorbereiding

• Ontwerp

• Testen

• Trainen

• Overdracht

• Conclusie

Page 32: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Training – De theorie

Kerngebruikersproject

Beheerorganisatie

Kerngebruikers

Eindgebruikers

SAP Dummy

bediening

SAP SLM Basic Intro

concept

SAP SLM Advanced

systeem

Training on the job

Train de trainer

S+

bediening

�Px��

�Px,Py,…

��

��Px,Py,…

��Px,Py,…

Page 33: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Trainen – De praktijk

• Vóór live-gang:

–Trainen op een vrijwel leeg systeem

• Na live-gang:

–Wijzigingen systeem / oneigenlijk gebruik

–Organisatiestructuur Bureaus Onderwijs wijzigt voortdurend

–Groepen medewerkers heterogeen

–Trainen o.b.v. rollen

Page 34: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Agenda

• Korte introductie MUSL project

• Project voorbereiding

• Ontwerp

• Testen

• Trainen

• Overdracht

• Conclusie

Page 35: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Overdracht naar beheersituatie

• Meewerken in project– Kerngebruikers– (Toekomstig) beheerders

• Balans vinden– Wanneer is het af? – Te vroeg– Projectwerk vs. beheertaken

• Formatie centraal i.p.v. decentraal– Vele facultaire applicaties vervallen– Gaat niet spontaan

• FTEs– Inhuur vs. formatie

• Professionaliteit en inrichting organisatie– ERP / Ketendenken– Releasematig werken

Page 36: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project

Conclusie

• Evaluatie– Wouter Keller

• Heel veel in heel weinig tijd– Risico’s– Enorme druk

• Communicatie– Aansturing– In de organisatie

• Overdracht naar beheer• Klaar voor de toekomst

Page 37: SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry Heyman (Universiteit Maastricht), Mark Arts (itteligence)

MUSL Project