Leer hoe u uw bedrijf optimaal inricht voor het bereiken van uw bedrijfsdoelstellingen

WEGWIJZERzo tilt u uw business naar het volgende niveau

03 DE WEG OP

02PLAN UW ROUTE MET

EEN ROADMAP

01 BEPAAL UW EINDBESTEMMING

Waar ligt de focus in uw organisatie: kosten verla-

gen, gebruikers tevreden houden of innovatie? Of

misschien wel een combinatie hiervan? En lukt het

uw organisatie om deze doelstellingen te realiseren?

Helaas hebben bedrijven hier maar al te vaak moeite

mee. In onze snelle wereld wordt het steeds lastiger

om bedrijfsdoelstellingen te realiseren tegen minder

kosten en toch concurrerend te blijven. Herkent u dit

probleem en merkt u aan het einde van het jaar dat

er weer te weinig veranderd is?

Met deze wegwijzer helpen we u de juiste richting in

te slaan. De weg die wij doorlopen bestaat uit drie

fases:

1. Bepaal uw eindbestemming

2. Plan uw route met een roadmap

3. De weg op

Na het doorlopen van deze drie fases, tilt u uw

organisatie eindelijk naar het volgende niveau!

Ik wens u veel leesplezier.

Bernard Dortmans

Directeur Simac ICT Nederland bv

Leer hoe u uw bedrijf optimaal inricht voor het bereiken van uw bedrijfsdoelstellingen

SIMAC WEGWIJZER 2

SIMAC WEGWIJZER 3

BEPAAL UW EINDBESTEMMING

Hoofdstuk

1

Hoofdstuk 1:

SIMAC WEGWIJZER 4

Bepaal uw eindbestemming

Wist u dat bijna iedere bedrijfsdoelstelling te behalen is door

vernieuwing? Zo ook de twee meest voorkomende doelen: het

verlagen van kosten en het verhogen van gebruikerstevredenheid.

Onze wereld is aan het veranderen, er komen continu nieuwe techno-

logieën beschikbaar, die flink kunnen bijdragen aan kostenreductie en

betere beleving van uw gebruikers. Wacht niet langer, het is de hoogste

tijd om te bekijken hoe uw organisatie hiervan kan profiteren.

Een goede aanpak vereist een passende strategieZoals voor ieder project, heeft u ook gedurende een vernieuwings-

traject een passende strategie nodig. Bepaal waar uw organisatie

naartoe wilt en hoe u IT op een slimme manier kunt inzetten om deze

business-doelen te verwezenlijken.

Om uw doelen helder te krijgen en het vernieuwingstraject te laten

slagen, moeten business en IT op één lijn zitten. Organiseer allereerst

een workshop waarin beide afdelingen bij elkaar zitten en samen

brainstormen over de doelen die de business wil bereiken en over

mogelijke oplossingen. Vraag de business-afdeling bijvoorbeeld: wat is

jullie primaire doel en welke targets hebben jullie opgelegd gekregen?

Hierop kunnen talloze antwoorden naar voren komen, zoals:

• We hebben de opdracht gekregen om 10% kostenreductie te

realiseren.

• We willen een aantrekkelijke werkgever zijn voor onze werknemers

om zo de juiste mensen aan te kunnen trekken en de continuïteit

van ons bedrijf veilig te stellen.

• We hebben te maken met veranderde wet- en regelgeving waar-

door we nu niet meer compliant zijn.

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat er een combinatie van verschillende

uitdagingen naar voren komt. In zo’n workshop komt u erachter wat de

belangrijkste onderwerpen en vraagstukken zijn voor de organisatie.

Vervolgens kan IT gaan nadenken over welke technologische vernieuw-

ingen doorgevoerd kunnen worden bij te dragen aan het halen van de

doelen.

Nu vraagt u zich wellicht af: waarom gaan de kosten omlaag als

ik nieuwe technologieën gebruik? Het zit zo: als u bijvoorbeeld

uw eigen mailserver overzet naar de cloud en Office 365, dan

heeft u geen kosten meer voor beheer en onderhoud. Deze

kosten zijn relatief hoog en 90% van de organisaties bespaart

dan ook flink op de kosten van e-mail bij een overstap naar

Office 365. De kosten per gebruiker gaan hierdoor aanzienlijk

omlaag.

Hoofdstuk 1: Bepaal uw eindbestemming

SIMAC WEGWIJZER 5

Laat uw IT-afdeling een aantal scenario’s bedenken die bijdragen aan

het behalen van de doelen met de inzet van nieuwe technologieën.

Hieronder leest u twee voorbeelden van organisatie A en B als

inspiratie voor uw eigen strategie.

Tip: organiseer een workshop

Organiseer een workshop waar zowel uw business-managers als uw

IT-afdeling in vertegenwoordigd is. Zo zorgt u ervoor dat beide partijen

zich gehoord voelen en ze beter op één lijn komen te zitten.

Voorbeeld 1: het verlagen van IT-kosten met hulp van de cloud

Na de brainstormsessie blijkt dat organisatie A wil focussen op

kostenbesparing. IT komt met de oplossing om de volledige IT-

omgeving die nu in eigen datacenters staat, gefaseerd over te

zetten naar de publieke cloud. Door gebruik te maken van de

technologische functionaliteiten die de cloud biedt, in combinatie

met het pay-per-use model, zal de organisatie de kostenbesparing

kunnen realiseren. De overstap naar de cloud vereist een aantal

maatregelen die getroffen moeten worden.

1. Het overzetten van zoveel mogelijk diensten die niet onderschei-

dend voor het bedrijf zijn. Dit noemen we de ‘commodity-diensten’.

Denk aan: e-mail, bestanden en de back-up.

2. Het verhuizen van de virtuele servers van de test- en ontwikkel-

omgeving naar de cloud. Daarnaast worden deze in de avonden en

weekenden automatisch uitgeschakeld, wat een extra kostenbespa-

ring oplevert.

Een bijkomend voordeel van het overzetten van de virtuele servers

is dat er geen tijd meer besteed hoeft te worden aan het onderhou-

den en het vervangen van eigen datacenters en de infrastructuur.

De tijd vrij die hierdoor vrijkomt, kan worden besteed aan het

helpen van de business met hun vraagstukken.

3. Vervolgens bedenkt IT verschillende scenario’s om de staps-

gewijze overstap naar de publieke cloud soepel te laten verlopen.

In ieder scenario staat wat er precies gaat veranderen, een inschat-

ting van de kosten en een schatting van wat het gaat opleveren.

Samen met de business wordt vervolgens het best passende

scenario gekozen.

€€

Hoofdstuk 1: Bepaal uw eindbestemming

SIMAC WEGWIJZER 6

Voorbeeld 2: Een waterdicht business continuity beleid

Organisatie B bestaat uit twee gefuseerde organisaties. Eén depen-

dance staat in Dublin, de ander in Amsterdam. In Dublin groeit de

business snel, in Amsterdam beduidend minder. Beide locaties

hebben een eigen datacenter in het gebouw en deze zijn door

middel van een smalle netwerkverbinding met elkaar verbonden.

De back-up data wordt heen-en-weer gesynchroniseerd tussen

beide locaties.

Uit de workshop met business en IT blijkt dat door strengere

wet- en regelgeving het verhogen van business continuity voor

nu het belangrijkste doel is. Bij een calamiteit moet de business

binnen 24 uur weer kunnen draaien. Omdat de huidige back-up en

restore-oplossing dit niet haalt, heeft IT heeft drie scenario’s

uitgewerkt om dit doel wél te kunnen behalen.

1. De huidige strategie met eigen datacenters verder ontwikkelen

Kenmerken:

Bestaande strategie handhaven en uitbreiden met een data

replicatie oplossing.

Dublin groeit sneller en dat zorgt voor een onevenredige

investering voor Amsterdam.

De benodigde netwerkcapaciteit nodig voor de data replicatie

tussen Dublin en Amsterdam is kostbaar.

Het onderhouden van eigen datacenters en aanschaffen van

servers en opslagsystemen kost veel geld, tijd en energie en

draagt niet direct bij aan de primaire bedrijfsdoelen.

2. Microsoft Azure gebruiken voor recovery

Kenmerken:

Uitwijk naar Azure geeft een relatief lagere Total Cost of

Ownership (TCO) dan scenario 1.

Minder tijd kwijt aan testen van data-recovery: dat kan in Azure

zonder de business processen te verstoren.

Minder tijd kwijt aan aanpassingen in eigen datacenters en

infrastructuur.

Er moeten nieuwe processen en een cloud exit-strategie

ontwikkeld worden.

Het beveiligingsbeleid moet herzien worden: er gaat data

naar de cloud.

3. Applicaties direct overzetten naar Microsoft Azure en daar de

uitwijk regelen

Kenmerken:

Data recovery is minder complex als alles al in Microsoft

Azure staat.

Meer gebruik kunnen maken van flexibiliteitsvoordelen

door schaalbare cloud.

Geen tijd meer kwijt aan inrichten en onderhoud eigen

datacenters en infrastructuur.

Redesign huidige applicaties door IT.

Beveiligingsbeleid moet herzien worden.

Hoofdstuk 1: Bepaal uw eindbestemming

SIMAC WEGWIJZER 7

Het belang van een roadmapHet is zover! Business en IT hebben samen een besluit genomen over

het beste scenario. Om dit scenario succesvol uit te voeren, heeft u

een roadmap nodig. Een vernieuwstraject is immers geen project dat

u in een paar weken tijd kunt voltooien. Er gaat een hoop gebeuren en

er zijn een hoop medewerkers bij betrokken. In de roadmap staan alle

actiepunten en veranderingen uit het gekozen scenario beschreven.

Uiteraard in de goede volgorde en inclusief de verwachte tijd die nodig

is om het actiepunt te verwerken. Aan sommige zaken kunt u immers

pas beginnen als een ander onderdeel klaar is.

In de roadmap staat beschreven welke acties u gaat uitvoeren en

wanneer. Kortom; het hele verandertraject wordt vormgegeven in

één tekening.

Zonder roadmap zult u het overzicht snel kwijtraken. Een bijkomend

voordeel van een roadmap is dat er als het ware een soort partnership

tussen business en IT ontstaat. Zij werken gezamenlijk naar het doel

toe en dit zorgt ervoor dat ze (nog) beter op één lijn komen te zitten.

SIMAC WEGWIJZER 8

PLAN UW ROUTE MET EEN ROADMAP

Hoofdstuk

2

Hoofdstuk 2:

SIMAC WEGWIJZER 9

Plan uw route met een roadmap

U weet nu waarom een roadmap onmisbaar is bij het uitvoeren van

uw strategie. In dit hoofdstuk laten we u zien hoe u een roadmap

maakt en geven we u enkele voorbeelden uit de praktijk.

De kenmerken van een roadmapZoals gezegd: in de roadmap vindt u het doel, een tijdslijn en de

samenhang tussen de verschillende uit te voeren onderdelen. Kijk

bijvoorbeeld naar onderstaand voorbeeld. Aan de linkerkant ziet u de

primaire doelen van deze (fictieve) organisatie: voldoen aan wet- en

regelgeving, kosten besparen en gebruikerstevredenheid verbeteren.

Per onderdeel kunt u precies zien welk onderdeel op welk moment

wordt uitgevoerd, welke projecten tegelijk lopen en hoe lang ieder

onderdeel nodig heeft voor voltooiing.

Let op: een roadmap ziet eruit als een zeer simpele tekening. Onder-

schat echter niet hoeveel werk het kost om een goede roadmap te

maken. Er gaat heel veel werk aan vooraf, voordat u deze schets goed

kunt vormgeven.

Q1 Q2

DO

EL

Q3 Q4

Kostenbesparing

Voldoen aan wet- en regelgeving

Securityframework ontwikkelen

Office 365 licenties

Uitwijk virtuele servers m.b.v. Azure

Virtuele servers testen / OTA-omgeving naar cloud incl. back-up

Office 2016 ProPlus Office Groups & Team Sites - Gedeelde bestanden naar cloud

Automatische uitschakeling servers in avond en weekend

OneDrive - Persoonlijke bestanden naar cloudE-mail naar cloudGebruiksvriendelijkheid

SIMAC WEGWIJZER 10

Hoofdstuk 2: Plan uw route met een roadmap

Hoewel iedere organisatie een op maat gemaakte roadmap moet

ontwikkelen, zijn er voor ieder doel uiteraard wel een aantal gemene

delers.

Een voorbeeld

Uw doelen: • Gebruikersproductiviteit en - tevredenheid verhogen met een

Bring Your Own Device beleid• Voldoen aan compliancy eisen door de beveiliging van de data

te verbeteren

U kunt de volgende vier stappen aanhouden. Bij elke stap horen een

aantal taken.

1. Voorbereiding Bepaal de verschillende typen data en classificeer deze. Houd bij-

voorbeeld de volgende klassen aan: publieke, interne, restricted

en classified data.

Ontwikkel een duidelijk beleid met betrekking tot regelgeving dat

voldoet aan:

1. De eisen van externe wet- en regelgevende autoriteiten, zoals

AFM, DNB en FCA.

2. De eisen van klanten en leveranciers

3. De eisen van uw interne communicatie

Kies de juiste richting en stel een beleid op voor BYOD. Denk

na over vragen als: is het voor iedereen interessant? Krijgen

gebruikers een budget? Is er ondersteuning? Wat doen we als

een apparaat defect is?

2. Zorg dat bestanden op een veilige manier vanaf ieder apparaat te raadplegen zijn Ga aan de slag met het inrichten van tools. Maak gebruik van tools

die het classificeren van data eenvoudig maken in het dagelijks

gebruik, zoals Microsoft Azure Rights Management en Information

Protection.

Classificeer uw bestanden. Begin bij een kleine afdeling die vrij

zelfstandig werkt (HR of Legal) en bepaal samen in een workshop

welke data in welke klasse thuis hoort. Start met data die actueel

is en er toe doet.

3. Maak uw e-mail geschikt voor ieder apparaat Maak het mogelijk om e-mail te lezen op ieder apparaat met

Microsoft EMS en Intune. Hiermee krijgt u meer controle over uw

data en tegelijkertijd kunnen uw gebruikers op elk apparaat even

goed werken.

4. Richt een webportaal in Zet een webbased portaal in waarmee u op een eenduidige en

veilige manier vanaf elk apparaat uw data en applicaties benadert.

Voeg al uw webdiensten toe aan het portaal. Zoals intranet, Share-

Point, Office 365 en Salesforce. Ook uw specifieke legacy bedrijfs-

applicaties kunnen over HTML5 aan uw medewerkers worden

aangeboden in hun favoriete browser.

Voor al deze taken maakt u een tijdsinschatting en bepaalt u de

volgorde van uitvoering. Deze gegevens geeft u vervolgens weer in

uw roadmap.

þ

þ

þ

þ

þ

þ

þ

þ

SIMAC WEGWIJZER 11

DE WEG OPHoofdstuk

3

Hoofdstuk 3:

SIMAC WEGWIJZER 12

Als de roadmap ontwikkeld is, kunt u écht aan de slag! Neem de

volgende drie fases in acht, voor een succesvolle implementatie van

uw vernieuwingstraject.

Fase 1 - Technische realisatie van de roadmap

ProgrammamanagementTijdens de technische realisatie is het van belang dat u actief

programmamanagement voert. In de roadmap staan alle losse

projecten die u wilt uitvoeren. Aangezien we te maken hebben met

veel verschillende personen en afdelingen is het voeren van actief

programmamanagement over de roadmap cruciaal. Stel bijvoorbeeld

een stuurgroep in, bestaande uit een persoon van de business-kant

en iemand van de IT-afdeling. Deze stuurgroep kan dan eens in de

twee of drie weken, afhankelijk van de uit te voeren projecten, bij

elkaar komen om te bespreken hoe het gaat en of er bijgestuurd moet

worden. De stuurgroep zorgt ervoor dat alle projecten in goede banen

worden geleid.

Agile werkenJuist doordat de technologische ontwikkelingen nu zo snel gaan, is

agile werken zeer geschikt voor de uitvoering van uw vernieuwings-

traject. In de roadmap staan de verschillende projecten voor de ver-

schillende afdelingen in uw organisatie. Iedere afdeling, ofwel ieder

team weet wat ze moet opleveren. Hóe het wordt gedaan, staat niet

van te voren vast. Er is dus geen vastomlijnd plan van wat ze precies

gaan doen, als het doel maar wordt bereikt. Zij zijn immers de specia-

listen en dus, als er tijdens een project ineens een nieuwe functiona-

liteit gelanceerd wordt die perfect aansluit bij het project, kunnen ze

deze meteen meenemen in de realisatie. Zo maakt u continu gebruik

van alle nieuwe technieken.

De weg op

Tip: stel een stuurgroep in

Stel een stuurgroep in die periodiek naar de roadmap kijkt. Zo houdt

uw organisatie zicht op de voortgang en kunnen eventuele bottlenecks

tijdig opgemerkt en ondervangen worden.

SIMAC WEGWIJZER 13

Fase 2 - Begeleiding eindgebruikers

De technische implementatie van nieuwe diensten is de makkelijkste

stap. Het veranderen van de manier van werken van uw gebruikers

is lastiger. Hoe goed een nieuwe, moderne applicatie ook is, als uw

gebruikers niet weten hoe ze ermee moeten werken en welke functio-

naliteiten er zijn, wordt er niet optimaal van geprofiteerd. Het is zeer

belangrijk dat uw gebruikers hierin begeleid worden.

Neem uw medewerkers vanaf het begin af aan mee in het verander-

traject. Zo zorgt u ervoor dat ze er ook ‘psychologisch’ achterstaan en

zich goed kunnen vinden in de nieuwe manier van werken.

Microsoft Office 365 is gebaseerd op een filosofie over hoe mensen het

best met elkaar kunnen samenwerken. Laat dit zien aan uw mede-

werkers en organiseer bijvoorbeeld workshops waarin u laat zien wat

er gaat veranderen in de samenwerking en hoe uw gebruikers er zo

optimaal mogelijk mee kunnen werken.

Fase 3 - Optimaliseren van de werkprocessen

Als de technische implementatie voltooid is en uw organisatie gebruik-

maakt van alle nieuwe technologieën die in de roadmap beschreven

stonden, is het tijd voor de laatste fase: het optimaliseren van uw

werkprocessen. Organiseer één-op-één sessies waarin uw business-

consultant naast uw gebruikers gaat zitten en met hen meekijkt.

Hoe werken ze met de nieuwe functionaliteiten? Uit deze sessies kan

bijvoorbeeld blijken dat een gebruiker op een zeer omslachtige manier

bij zijn informatie komt, terwijl dit ook met één druk op de knop kan.

De consultant kan vervolgens meteen laten zien hoe het sneller kan én

wat er nog meer mogelijk is. Zo verhoogt u het gebruikersgemak van

uw medewerkers.

Hoofdstuk 3: De weg op

Hoe kan Simac u helpen?

SIMAC WEGWIJZER 14

Door vernieuwing wordt uw organisatie flexibeler,

kostenefficiënter, innovatiever en verhoogt u de

gebruikerstevredenheid. Maar een vernieuwings-

traject doet u niet zomaar, zowel business als IT

moet tijd vrijmaken en mensen beschikbaar stellen

om het succesvol te voltooien. En, misschien wel het

belangrijkst, u moet de juiste kennis in huis hebben.

Denkt u dat er in uw organisatie nog een hoop winst

te behalen valt? Maar heeft u niet de juiste mensen

of middelen om de route succesvol te doorlopen?

Wij helpen u graag. De methode van Simac is geba-

seerd op de stappen beschreven in deze Wegwijzer.

Samen met u bepalen we uw strategie, maken we

de roadmap en zorgen we voor een succesvolle

implementatie.

Omdat we volop bezig zijn met innovatietrajecten,

weten we wat de consequenties van kunnen zijn.

Samen met u kiezen we het beste scenario en laten

we u zien welke winst u kunt verwachten. Natuurlijk

houden we de nieuwe ontwikkelingen continu scherp

in de gaten. Zo profiteert u dus van de nieuwste

mogelijkheden.

Samen met u doorlopen wij de weg naar een

innovatieve organisatie!

Wilt u ook uw doelen behalen door te innoveren?

We gaan graag met u in gesprek over wat voor uw

organisatie de beste aanpak is.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op via:

contact@simac.com of bel 040 258 29 11.

Copyright © 2016 Simacwww.simac.com

Deel dit e-book: