SharePoint (online) functioneel beheren · Application Services Library (ASL). Technisch beheer...

SharePoint (online)functioneel beherenIn 10 stappen naar een toekomstbestendige SharePoint omgeving

© 2015 Motion10 motion10.nl

3 Inleiding

4 Context Functioneel beheer Vormen van beheer - 4 Functioneel beheer en projecten - 4 Functioneel beheer en governance - 6

7 Uitdagingen functioneel beheer Uitdagingen richtinggevend functioneel beheer - 8 Uitdagingen sturend functioneel beheer - 9 Uitdagingen uitvoerend functioneel beheer - 9 Uitdaging inrichting functioneel beheer organisatie - 10 Uitdaging afstemming verschillende vormen functioneel beheer - 12

13 De oplossing in 10 stappen Stap 1: De rol informatiemanager op richtinggevend niveau invullen - 13 Stap 2: De rol systeemeigenaar op sturend niveau invullen - 14 Stap 3: De rol functioneel beheerder op uitvoerend niveau invullen - 15 Stap 4: Ervoor zorgen dat de implementatie onderdeel is van de

informatiestrategie, -coördinatie en IV organisatie - 17 Stap 5: Business case opstellen en bijhouden - 17 Stap 6: Governance plan opstellen en bijhouden - 18 Stap 7: Het hoe en waarom van de oplossing goed communiceren - 20 Stap 8: Wijzigingenbeheer instellen - 20 Stap 9: Eindgebruikers goed ondersteunen en betrekken - 21 Stap 10: Functioneel, applicatie- en technisch beheer afstemmen - 22

24 Samenvatting

25 Over de auteur

Inhoud2

Erwin Horstink • 20 mei 2015

SharePoint oplossingen spelen een centrale rol in het beheren en ontsluiten van bedrijfsinformatie en -documentatie. SharePoint heeft daarmee grote impact op dagelijkse werkzaamheden en bedrijfs-processen. De ontwikkeling en implementatie van zo’n digitale samenwerkingsomgeving vindt tegenwoordig projectmatig plaats. Daarbij is meestal aandacht voor een gestructureerde, gecontroleerde aanpak en het realiseren van een oplossing die goed aansluit bij de functionele en technische eisen en wensen. Ook na de implementatie moet deze functionele en technische aansluiting geborgd worden. De grootste uitdaging daarbij is dat de SharePoint oplossing in de toekomst goed blijft aansluiten op de veranderende bedrijfsprocessen en de eisen en wensen van de gebruikers. Hoe pakt u dit aan?

Inleiding

Deze whitepaper is bedoeld voor iedereen die

betrokken is bij het ontwikkelen, implementeren

en het beheren van SharePoint oplossingen. Dit

zijn ICT medewerkers, functioneel beheerders,

maar ook betrokken lijnmanagers en leden van

het managementteam.

Het lezen van deze whitepaper geeft

meer inzicht in:

• De context van het functioneel beheer van

SharePoint oplossingen.

• Uitdagingen die komen kijken bij het

functioneel beheren van uw digitale werk-

omgeving.

Daarna bieden we u een stappenplan bestaan-

de uit 10 concrete stappen, om meer grip te

krijgen op het functioneel beheer van een

SharePoint oplossing. En om ervoor te zorgen

dat uw SharePoint oplossing op functioneel

niveau toekomstbestendig is.

© 2015 Motion10 motion10.nl 4

Vormen van beheerVoor het beheer van de informatievoorziening

worden drie deelgebieden onderkend1:

• Applicatiebeheer.

• Technisch beheer.

• Functioneel beheer.

Hieronder beschrijven we per deelgebied de

verantwoordelijkheden van de verschillende

vormen van beheer.

Applicatiebeheer

Applicatiebeheer is verantwoordelijk voor het in

stand houden en onderhouden van de bedrijfs-

applicaties en de bijbehorende gegevens-

verzamelingen. Tegen de overeengekomen

kosten en kwaliteit, en tijdens de gehele

levenscyclus van de informatiesystemen. De

algemeen gebruikte standaard hierbij de is

Application Services Library (ASL).

Technisch beheer

Technisch beheer richt zich op het in stand

houden, beheren en het onderhoud van de

IT-infrastructuur. De IT-infrastructuur is de basis

waarop applicaties kunnen draaien en bestaat

uit het netwerk, de computers, operating

systems en overige randapparatuur. Een

bekende Standaard hierbij is de Information

Technology Infrastructure Library (ITIL).

Functioneel beheer

Functioneel beheer is namens de gebruikers-

organisatie verantwoordelijk voor het in stand

houden van de functionaliteit van een ICT-

voorziening en het ondersteunen van de

gebruikers. Het functioneel beheer fungeert

dus eigenlijk als eigenaar en opdrachtgever

voor het informatiesysteem. De maatgevende

standaard hierbij is de Business Information

Services Library (BiSL).

Zoals aangegeven in de bovenstaande figuur

staat functioneel beheer aan de vraagkant van

het model, de kant van de business. Het is

daar waar bij deze whitepaper de focus ligt.

Functioneel beheer en projectenNa de projectmatige realisatie en implementatie

van een SharePoint oplossing volgt, naast

technisch en applicatie beheer, het functioneel

beheer.

Context functioneel beheer

Figuur 1

Vormen van

ICT beheer

VRAAG (DEMAND) AANBOD (SUPPLY)

Functioneel beheer(BISL)

Applicatie beheer(ASL)

Technischbeheer(ITIL)

1 Maarten Looijen en Guus Delen, 1992, Beheer van informatievoorziening


Functioneel beheer staat aan de kant van de

business. De vraag vanuit de organisatie als

onderdeel van het functioneel beheer dient

bepalend te zijn voor de initiatie van SharePoint

implementaties en andere ICT projecten.

Functioneel beheer (en de andere vormen van

beheer) moet(en) niet iets zijn dat na afronding

van het project nog ingeregeld moet gaan

worden.

Motion10 heeft een standaard aanpak ont-

wikkeld om organisaties te helpen bij Share-

Point implementaties. We starten dan met een

SharePoint Strategie Advies (SSA). In een

aantal stappen werken wij dit voor de Share-

Point oplossingen uit tot een solution archi-

tectuur. In de onderstaande figuur worden de

verschillende onderdelen van deze aanpak

weergegeven. Voor meer informatie wordt

verwezen naar de paper ‘SharePoint Strategie

Advies’ 2.

Onderdeel van de implementatie-aanpak is het opstellen van een governance plan.

Figuur 2

ICT beheer en

projecten

Figuur 3

Motion10

standaard

aanpak voor

SharePoint

implementaties

Governance Plan(GP)

ProjectStart

Architectuur(PSA)

ArchitectuurDesignSessie(ADS)

SharepointStrategie

Advies(SSA)

SolutionArchitectuur

(SA)

EnterpriseArchitectuur

(EA)

PROJECT

A

PROJECT

C

PROJECT

B





ICT BEHEER

2 Gijs in ‘t Veld, 2013, SharePoint Strategie Advies. Het uitwerken van de visie, doelstellingen, business case en implementatie-aanpak

© 2015 Motion10 motion10.nl 6Functioneel beheer en governanceIn een governance plan voor een SharePoint oplossing worden de afspraken en regels rondom

de implementatie en het beheer vastgelegd. Het doel is dat de SharePoint toepassing gedurende

de levenscyclus wordt gebruikt en beheerd conform de doelstellingen, behoeften en randvoor-

waarden. Zo kan SharePoint optimaal bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen en verkrijgt uw

organisatie een optimaal rendement op de investeringen3.

Motion10 heeft een template ontwikkeld voor een SharePoint governance plan. In dit plan leggen

we voor elke fase van het governance proces de verantwoordelijkheden, taken en informatie-

stromen tussen alle betrokkenen vast.

Een goed functionerend functioneel beheer (en andere vormen van ICT beheer) is een rand-

voorwaarde om de governance plannen van de verschillende systemen (waaronder SharePoint

oplossingen) goed te kunnen invullen, uitvoeren en op elkaar af te stemmen.

3 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan

Figuur 4

ICT beheer en

governance

Governanceoplossing A

Governanceoplossing C

Governanceoplossing B





ICT BEHEER


De uitdagingen voor het functioneel beheer van een SharePoint omgeving spelen op uitvoerend,

sturend en richtinggevend niveau. De verschillende niveaus met bijbehorende processen worden

weergegeven in het onderstaande BiSL model 4. Indien op één of meerdere niveaus functioneel

beheerprocessen niet goed worden ingericht en uitgevoerd, ontstaan problemen in de informatie-

voorziening van de organisatie en het gebruik van de SharePoint oplossing. Hieronder beschrijven

we per niveau de inrichting van het functioneel beheer volgens BiSL. Ook illustreren we de

uitdagingen voor functioneel beheer met voorbeelden.

7

4 asl bisl foundation: http://www.bisl.nl

Uitdagingen functioneel beheer

Figuur 5

Het BiSL

model RICHTING-GEVEND

STUREND

UITVOEREND

OpstellenIV organisatie

Gebruikers-beheer

Functionaliteiten-beheer

Planning &control

Financieel management

Behoeftemanagement

Contractmanagement

Opstelleninformatiesrategie

info

co

örd

inat

ie


5 6 Het opstellen van de informatiestrategie

heeft tot doel beleid op te stellen voor (de

ontwikkeling van) de informatievoorziening op

de (middel-)lange termijn. Hierbij zijn belangrijk:

• Een afstemming van de verschillende

informatiedomeinen (informatie portfolio-

management).

• Een bepaling van de behoefte op basis van

de ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen,

in de keten, en de technologie (informatie

lifecycle management).

Het opstellen van de IV organisatie is gericht

op het organiseren van de besturing en de

besluitvorming die betrekking heeft op de

informatievoorziening. De informatiecoördinatie

op richtinggevend niveau zorgt voor afstem-

ming tussen plannen uit alle lagen van de

organisatie die betrekking hebben op de

informatievoorziening.

Weerstand in de organisatie

Tijdens de uitvoering en implementatie van

SharePoint oplossingen komt het vaak voor dat

er weerstand is vanuit de organisatie om de

nieuwe oplossing te adopteren. Een belangrijke

sleutel tot een succesvolle implementatie is dat

met name ook het managementteam het belang

hiervan uitdraagt. En dat het management dat

doet vanuit een visie op de ontwikkeling van de

informatievoorziening als geheel en de Share-

Point oplossing als onderdeel daarvan. In de

praktijk komt het vaak voor dat het manage-

ment dit lastig vindt. Een informatiestrategie

die bij iedereen tussen de oren zit helpt hierbij.

In plaats van discussies over ‘nice to have’

functionaliteiten op gebruikersniveau die

verheven worden tot showstopper (‘Ja maar,

zo kan ik niet werken!’) geeft dit mogelijkheden

discussies naar een hoger niveau te tillen.

Te weinig aandacht voor

functioneel beheer

Vaak komt het voor dat functionarissen die

betrokken zijn bij het functioneel beheer niet

het juiste mandaat hebben. Of dat het functio-

neel beheer onvoldoende wordt ingevuld en

dat de nadruk te veel ligt bij het technisch en

applicatiebeheer. Hierdoor wordt de inzet van

SharePoint te veel benaderd vanuit de techniek

en te weinig vanuit de het werkproces en het

ondersteunen daarvan.

In de praktijk komt het nog voor dat de

verschillende plannen die betrekking hebben

op IV niet op elkaar afgestemd worden.

Zo is men dan bijvoorbeeld in verschillende

projecten met een zelfde stuk inrichting bezig

in SharePoint.

Vaak is de business onvoldoende betrokken

geweest bij het initiëren van een SharePoint

project, of is het functioneel beheer (en zijn de

andere vormen van beheer) onvoldoende

betrokken bij het project. Het gevolg is dan dat

na afronding van het SharePoint project grote

Uitdagingen richtinggevend functioneel beheerOp richtinggevend niveau vindt het opstellen van de IV organisatie en de informatiestrategie plaats

en wordt informatiecoördinatie uitgevoerd.

5 Peter Janssen, 2008, Functioneel beheer volgens BiSL6 Frank van Outvorst, Ralph Donatz & Remko van der Pols, Artikel ‘Introductie BiSL’.

Figuur 6

BiSL richting-

gevend

functioneel

beheer

RICHTING-GEVEND

OpstellenIV organisatie

Opstelleninformatiesrategie

info

co

örd

inat

ie


problemen ontstaan bij de implementatie van het systeem en de adoptie door de organisatie. In

het beste geval wordt het functioneel beheer voor de SharePoint oplossing na de technische

implementatie opgepakt. Echter niet zonder vertragingen en extra weerstand in de organisatie.

Uitdagingen sturend functioneel beheerOp sturend niveau vindt planning & control, financieel management, behoeftemanagement en

contractmanagement plaats.

Planning & control is gericht op het plannen,

bewaken en bijsturen van werkzaamheden met

betrekking tot het functioneel beheer. Ook het

afstemmen van de planning op technisch en

applicatiebeheer valt hieronder. Financieel

management heeft als doel een kosten-

effectieve informatievoorziening tot stand te

brengen, waarbij zowel de kosten als de baten

beschouwd worden. Die kosten en baten

worden vastgelegd in een business case.

Behoeftemanagement dient ervoor te zorgen

dat nieuwe en bestaande behoeften vanuit de

bedrijfsprocessen worden onderkend en dat

hierover besluitvorming plaatsvindt. De

behoeften hebben betrekking op een goede

informatievoorziening en een goede functioneel

beheerorganisatie. Contractmanagement is

verantwoordelijk voor het maken en bewaken

van afspraken voor het leveren van ICT

diensten door technisch en applicatie beheer

en ICT leveranciers. Vaak wordt dit vastgelegd

in een Service Level Agreement (SLA), maar er

zijn ook andere contractvormen.

In de praktijk komt het vaak voor dat er geen

gedegen business case ten grondslag ligt aan

SharePoint implementatieprojecten. Ook

worden wijzigingen vaak niet getoetst aan de

initiële business case.

Managen van business behoeften

Nog te vaak wordt er voor SharePoint geen

medewerker aangewezen die verantwoordelijk

is voor het managen van nieuwe en bestaande

behoeften vanuit de bedrijfsprocessen. Dit

moet een medewerker zijn die mandaat heeft

voor een adequate besluitvorming (behoefte-

management) op basis van een business case

(financieel management). Hierdoor mislukken

SharePoint implementaties en sluiten Share-

Point inrichtingen niet aan op de behoeften

vanuit het bedrijfsproces.

Daarnaast is de integrale afstemming tussen

functioneel beheer en technisch- en applicatie-

beheer een verbeterpunt bij veel bedrijven.

Uitdagingen uitvoerend functioneel beheer

Op uitvoerend niveau vindt het gebruikersbe-

heer, functionaliteitenbeheer, het wijzigingen-

beheer en transitie plaats.

9

UITVOEREND Gebruikers-beheer

Functionaliteiten-beheer

STURENDPlanning &

controlFinancieel

managementBehoefte

managementContract

management

Figuur 7

BiSL sturend

functioneel

beheer

Figuur 8

BiSL uitvoe-

rend functio-

neel beheer

© 2015 Motion10 motion10.nl 10Het gebruikersbeheer is gericht op het onder-

steunen van gebruikers, het beheren van de

bedrijfsinformatie en het aansturen van de

operationele ICT leverancier(s). Vanuit het

gebruikersbeheer komen eisen en wensen ten

aanzien van de informatievoorziening naar

voren. In het wijzigingenbeheer worden deze

wensen tot aanpassing van de informatievoor-

ziening geïnventariseerd, geëvalueerd en

geprioriteerd. Het functionaliteitenbeheer is

gericht op het specificeren en vormgeven van

de gewenste veranderingen enerzijds en het

voorbereiden van het doorvoeren van die

veranderingen anderzijds. Tijdens de transitie

vindt de implementatie van de aanpassing

plaats en gaan de eindgebruikers er daad-

werkelijk mee werken.

In de praktijk komt het vaak voor dat de

ondersteuning van de eindgebruikers van

SharePoint niet goed is georganiseerd.

Gebruikers hebben dan geen of onvoldoende

mogelijkheden om vragen te stellen en wensen

aan te geven. Of het wijzigingenbeheer is

onvoldoende ingeregeld waardoor het te lang

duurt voordat aanpassingen worden door-

gevoerd. Zo komt het vaak voor dat er on-

voldoende prioriteit gegeven wordt aan een

periodiek gebruikersoverleg en het goed

informeren van gebruikers over ontwikkelingen

en aanpassingen aan de SharePoint omgeving.

Uitdaging inrichting functioneel beheer organisatieIn het voorgaande zijn op basis van het BiSL

raamwerk per niveau de uit te voeren taken en

verantwoordelijkheden beschreven, alsmede

problemen die in de praktijk vaak voorkomen.

Belangrijk is dat op alle niveaus - richtingge-

vend, sturend en uitvoerend - de juiste func-

tionarissen de juiste functioneel beheer taken

uitvoeren. En dat zij bij deze verantwoordelijk-

heden ook het bijbehorende mandaat krijgen.

7 In het boek ‘Functioneel beheer - Kijk op

bedrijfsprocessen, informatievoorziening

en ICT’ bespreken Kees Ruigrok en Ernst

Bosschers de rollen die van belang zijn voor

beheer. Ze geven deze rollen weer in het

negenvlaksmodel van Rik Maes.

7 Kees Ruigrok en Ernst Bosschers, 2007, Functioneel beheer - Kijk op bedrijfsprocessen, informatievoorziening en ICT

Figuur 9

Rollen functio-

neel beheer in

het negen-

vlaksmodel

UITVOEREND

GEBRUIKERSORGANISATIESERVICE

ORGANISATIE

STUREND

RICHTING-GEVEND

Business Functioneel Beheer ICT

BedrijfsprocesManager

BussinessManager

Gebruiker

Systeemeigenaar

InformatieManager

Functioneelbeheerder

Service levelManager

ServiceManager

technisch- enapplicatiebeheer


Voor functioneel beheer worden de volgende

rollen benoemd:

• De informatiemanager op richtinggevend

niveau.

• De informatievoorzieningsmanager /

systeemeigenaar op sturend niveau.

• De functioneel beheerder op uitvoerend

niveau.

De informatiemanager

De informatiemanager werkt op strategisch en

tactisch niveau. Een informatiemanager is op

richtinggevend niveau verantwoordelijk voor

het opstellen van de IV organisatie, de informa-

tiestrategie en de afstemming tussen plannen

met betrekking tot de informatievoorziening.

De systeemeigenaar

Vaak wordt voor de rol informatievoorzienings-

manager de benaming systeemeigenaar

gebruikt. De systeemeigenaar is vaak een

bedrijfsprocesmanager en bepaalt de priori-

teiten. Hij stelt een budget ter beschikking,

zowel voor de exploitatie als het doorvoeren

van wijzigingen. Een lijnmanager als systeem-

eigenaar mag afstand nemen van ICT voor wat

betreft de technologie. Hij is echter wel

verantwoordelijk voor de informatievoorziening

die nodig is voor de ondersteuning van zijn

bedrijfsprocessen.

De functioneel beheerder

Operationele taken worden uitgevoerd door

een functioneel beheerder. De functioneel

beheerder ondersteunt de gebruikers, beheert

de bedrijfsinformatie en stuurt de operationele

ICT leveranciers aan. Daarnaast prioriteert en

specificeert hij de gewenste veranderingen. Ten

slotte geeft de functioneel beheerder deze

veranderingen ook vorm en coördineert hij de

realisatie en implementatie.

De exacte invulling en uitwerking voor func-

tioneel beheer en de informatievoorziening

(vraagorganisatie) is situationeel bepaald.

8 Volgens Remco van der Pols, René Sieders

en Ben Stoltenborg moet de structuur van de

vraagorganisatie aansluiten op de machts-

structuur van de organisatie zelf. De inrichting

met dus aansluiten op de inrichting van de

gebruikersorganisatie en de personen daarin.

Volgens Van der Pols, Sieders en Stoltenborg

gelden drie wetten bij het inrichten van de

besturingsstructuur van de informatie-

voorziening in een organisatie:

• De structuur van de sturing over de informa-

tievoorziening moet een afgeleide zijn van

de machtsstructuur van de organisatie:

effectieve vraagsturing veronderstelt dat de

betrokken manager in staat is het voor hem

of haar relevante deel van de informatie-

voorziening direct te sturen.

• Kennis van het bedrijfsproces is essentieel:

de business informatiemanager moet

dezelfde taal spreken als de business

manager en moet het bedrijfsproces goed

kennen.

• De invulling van informatiemanagement is

mensenwerk: sturing van de informatie-

voorziening is baasafhankelijk, waarbij de

persoon en stijl van de manager van invloed

is op de relatie tussen business informatie-

management en management.

Het is belangrijk om voor elke rol van functio-

neel beheer vast te leggen wie in de organisatie

deze rol gaat uitvoeren. Met andere woorden;

welke medewerker gaat één van de drie

functioneel beheer rollen uitvoeren? Daarbij

moet goed overgedragen en vastgelegd

worden welke taken en verantwoordelijkheden

daarbij horen. Bij de verantwoordelijkheden

hoort een passend mandaat. Het BiSL raam-

werk helpt dit goed in te richten tot een

samenhangend geheel waar op alle niveaus

goed wordt samengewerkt.

11

8 Remko van der Pols, René Sieders, Ben Stoltenborg, 2010, Naar een vraaggestuurde informatievoorziening

© 2015 Motion10 motion10.nl 12Uitdagingen afstemming verschillende vormen van beheerDeze whitepaper richt zich op het functioneel beheer. Echter, alle drie de beheersvormen

- functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer - zijn van grote waarde. Vaak worden

ze individueel ingericht. Door de verschillende vormen van beheer apart van elkaar te implemen-

teren, loopt men gegarandeerd tegen afstemmingsproblemen en miscommunicatie aan. Het is

daarom van belang de beheersorganisatie als één geheel te zien en in te richten.


Hoe haalt u het beste uit uw SharePoint

oplossing en levert u daarmee maximale

toegevoegde waarde aan de business? Hoe

zorgt u ervoor dat het functioneel beheer van

uw SharePoint oplossing(en) goed en toe-

komstbestendig geregeld is? In de volgende

paragrafen beschrijven wij hoe u in 10 stappen

grip kunt krijgen op het functioneel beheer van

uw SharePoint oplossing.

Stap 1: De rol informatiemanager op richtinggevend niveau invullenOm ervoor te zorgen dat SharePoint goed

functioneel beheerd wordt, dient op richting-

gevend niveau het functioneel ICT beheer goed

uitgevoerd te worden. Daarvoor is het nodig

dat er een medewerker benoemd wordt die de

rol van informatiemanager invult.

De informatiemanager werkt op strategisch en

tactisch niveau. Een informatiemanager is op

richtinggevend niveau verantwoordelijk voor

het opstellen van de IV organisatie, de informa-

tiestrategie en de afstemming tussen plannen

met betrekking tot de informatievoorziening.

Zoals al eerder aangegeven 9 dient de invulling

en uitwerking van het functioneel beheer en de

informatievoorziening van de vraagorganisatie

afgestemd te worden op de inrichting van de

gebruikersorganisatie en de personen daarin.

Voor de benoeming van de informatiemanager

op richtinggevend niveau kan dit vertaald

worden naar de volgende aanbevelingen:

• De informatiemanager moet in staat zijn het

voor hem of haar relevante deel van de

informatievoorziening direct te sturen.

• De informatiemanager moet dezelfde taal

spreken als de business manager en moet

het bedrijfsproces goed kennen.

• De persoon en de stijl van de informatie-

manager moeten aansluiten bij de stijl van

het management.

Uiteraard dient voor iedereen duidelijk te zijn

wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van

de informatiemanager.

De taken en verantwoordelijkheden van de

informatiemanager zijn op richtinggevend

niveau de volgende 10 :

• Ontwikkelen en formuleren van het

informatie beleid en de informatiestrategie,

als afgeleide van de business strategie.

• Coördineren van de totstandkoming van het

informatieplan en de informatie architectuur.

• Analyseren van ontwikkelingen in de

omgeving (wetgeving, technologie, bedrijfs-

voering) en (laten) vertalen van deze ont-

wikkelingen naar consequenties voor de


• Opstellen van eisen ten aanzien van de

inrichting van de informatievoorziening en de

informatiehuishouding.

13De oplossing in 10 stappen

9 Zie paragraaf ‘Uitdaging inrichting functioneel beheer organisatie’ 10 ASL BiSL Foundation, 2014, Rolbeschrijving functioneel beheerder

© 2015 Motion10 motion10.nl 14• Zorgdragen voor een adequate inrichting

van de informatiemanagement- en func-

tioneel beheer organisatie.

• Formuleren van het beleid t.a.v. externe en

interne leveranciers.

Stap 2: De rol systeemeigenaar op sturend niveau invullenOm ervoor te zorgen dat de SharePoint

oplossing goed functioneel beheerd wordt

dient op sturend niveau het functioneel ICT

beheer goed uitgevoerd te worden. Daarvoor is

het nodig dat er een medewerker benoemd

wordt die de rol van systeemeigenaar invult.

De systeemeigenaar is verantwoordelijk voor

goed functioneel beheer en dient mandaat te

hebben voor adequate besluitvorming.

De systeemeigenaar moet iemand in de

organisatie zijn die verantwoordelijk is voor de

informatievoorziening die nodig is voor de

ondersteuning van zijn bedrijfsprocessen.

Normaal gesproken is dit de manager van het

bedrijfsproces of de afdelingschef. Dus niet

iemand van ICT (aanbodzijde), maar iemand

van de business (vraagzijde). De systeemeige-

naar bepaalt de prioriteiten en stelt een budget

ter beschikking, zowel voor de exploitatie als

het doorvoeren van wijzigingen. Met andere

woorden: de systeemeigenaar is portefeuille-

houder 11.

Omdat SharePoint binnen een organisatie

betrekking kan hebben op verschillende

bedrijfsprocessen kunnen er voor SharePoint

ook meerdere systeemeigenaren zijn.

Afhankelijk van de organisatie kan ervoor

gekozen worden dat de rollen systeemeigenaar

(op sturend niveau) en informatiemanager (op

richtinggevend niveau) door één persoon

uitgevoerd worden. Belangrijkste is dat beide

rollen goed belegd en uitgevoerd worden.

De taken en verantwoordelijkheden van de

systeemeigenaar zijn 12 :

Op sturend niveau:

• Zorgdragen voor een optimale fit tussen de

bedrijfsprocessen en de ondersteunende


• Coördineren van de inventarisatie van de

informatiebehoeften van het management en

van de businessunits en de vertaling

daarvan naar concrete projecten.

• Laten uitvoeren van vooronderzoeken en

laten opstellen en beoordelen van business

cases.

• Zorgdragen voor een adequate ondersteu-

ning vanuit de business bij de implementatie

van nieuwe/gewijzigde informatievoorziening.

• Aansturen van de functioneel beheer

organisatie.

• Aansturen van leveranciers: laten opstellen

van contracten en SLA’s en bewaken van de

uitvoering daarvan.

• Fungeren als opdrachtgever naar de ICT

afdeling op tactisch niveau.

• Opstellen en indienen van de jaarlijkse

begroting voor investeringen in de infor-

matievoorziening en bewaken van de

budgetbesteding.

• Laten opstellen van voortgangsrapportages

(resultaat en middelen/capaciteit) over de

uitvoering van het informatieplan en af-

zonderlijke projecten.

De systeemeigenaar wordt in het SharePoint

governance plan vastgelegd als de sponsor

van de SharePoint oplossing op directieniveau

en de voorzitter van de SharePoint governance

board. De verantwoordelijkheden van de

systeemeigenaar zoals vastgelegd in het

governance plan zijn 13 :

• Het organisatie breed positioneren van de

SharePoint oplossing als essentieel hulp-

middel voor het realiseren van de bedrijfs-

doelstellingen;

13 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan


• Het ondersteunen van de communicatie

over de mogelijkheden en waarde van het

SharePoint platform op de verschillende

managementlagen van de organisatie;

• Het voorzitten van de Governance Board.

Stap 3: De rol functioneel beheer-der op uitvoerend niveau invullenVoor het uitvoerend functioneel beheer van de

SharePoint oplossing dient een medewerker in

de rol van functioneel beheerder verantwoor-

delijk te zijn voor het ondersteunen van de

gebruikers van SharePoint, het beheren van de

bedrijfsinformatie en het aansturen van de

operationele ICT leverancier(s). Daarnaast

inventariseert, evalueert en prioriteert de

functioneel beheerder de wijzigingen, werkt de

gewenste veranderingen verder uit met input

van de gebruikers en implementeert de

aanpassingen tijdens de transitie.

Hieronder een overzicht van de taken en

verantwoordelijkheden van de functioneel

beheerder 14 .

Voor gebruiksbeheer zijn de taken en verant-

woordelijkheden:

• Verlenen van ondersteuning bij het gebruik

van informatiesystemen.

• Afhandelen van incidenten:

• Is verantwoordelijk voor het oplossen

van incidenten en klachten (1e lijn) al of

niet met ondersteuning door informatie-

management, IT-infrastructuurmanage-

ment en/of applicatiemanagement.

• Volgt de voortgang van uitstaande

incidenten en koppelt de status terug

aan de aanmelder.

• Is verantwoordelijk voor regelmatige

rapportages over incidenten en andere

geleverde diensten.

• Opzetten en toewijzen van rapporten,

menu’s en gebruikersrechten (autorisatie-

beheer);

• Contact onderhouden met een diversiteit

van leveranciers en specialisten enerzijds en

eindgebruikers anderzijds;

• Verwerken van ad hoc informatieverzoeken

m.b.t. management- en stuurinformatie.

De taken en verantwoordelijkheden voor

wijzigingenbeheer:

• Onderkennen van informatiebehoeften en

deze vertalen naar functionaliteiten gericht

op het optimaal benutten van applicaties.

• Beheren en administreren van wijzigings-

verzoeken voortkomend uit wensen van

de gebruikersorganisatie of wets -

wijzigingen.

• Vaststellen impact van wijzigingsverzoeken

voor de bedrijfsprocessen, de systemen en

de administratieve organisatie.

• Prioriteren wijzigingsverzoeken.

• Regelmatig rapporteren over de geïnventari-

seerde, onder handen zijnde en door-

gevoerde wijzigingsverzoeken.


functionaliteitenbeheer:

• Opstellen functionele specificaties

(requirements) voor informatiesystemen

en administratieve organisatie.

• (Laten) opstellen acceptatietestplan en

uitvoeren en begeleiden acceptatietest.

• Opstellen gebruikershandleidingen en

procesbeschrijvingen.

• (Laten) opstellen implementatieplan voor het

invoeren van gewijzigde (onderdelen van)

informatievoorzieningen.

• Vrijgeven van gewijzigde (onderdelen van)

informatievoorzieningen, zoals applicaties,

gebruikershandleiding en proces-

beschrijvingen.

• Deelnemen aan projecten werkgroepen

(waaronder de SharePoint governance board

en het SharePoint competence center 15 ):

• Leveren specialistische ondersteuning in

projecten;

15

14 ASL BiSL Foundation, 2014, Rolbeschrijving functioneel beheerder15 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan

© 2015 Motion10 motion10.nl 16 • Aangeven implicaties, beperkingen en

verbeteringen en deze omzetten in

voorstellen;

• Adviseren over kostenconsequenties en

tijdlijnen.


behoeftemanagement:

• Identificeren, diagnosticeren en registreren

van de hoofdoorzaken van incidenten, om

herhaling van deze verstoringen te voor-

komen;

• Identificeren (potentiële) problemen en deze

kenbaar maken bij het management.

• Onderkennen van informatiebehoeften en

deze vertalen naar functionaliteiten gericht

op het optimaal benutten van applicaties.

De functioneel beheerder voor SharePoint dient

kennis te hebben van de bedrijfsprocessen, de

ICT omgeving en van SharePoint. De Share-

Point kennis hoeft niet per se diepgaande

technische kennis te zijn, maar wel kennis over

de mogelijkheden en functionaliteiten van

SharePoint en hoe het platform is opgebouwd.

Genoeg om goed te kunnen communiceren

met eindgebruikers en applicatie- en technisch

beheer.

Naast productkennis helpen de volgende

eigenschappen de functioneel beheerder zijn

werk goed uit te voeren 16 :

1. Een groot inlevingsvermogen.

2. Veel geduld.

3. Goed kunnen communiceren met

gebruikers.

4. Veel kennis hebben van bedrijfsprocessen.

5. Een proactieve houding.

6. Nauwgezetheid.

7. Een behoorlijk analytisch vermogen.

8. Het vermogen om met ICT’ers (applicatie-

en technisch beheer) te communiceren.

9. Flexibiliteit.

10. Het eigen werk goed kunnen organiseren.

In de verkiezing voor functioneel beheerder

van het jaar 2012 werden de kerncompetenties

van de functioneel beheerder als volgt

omschreven 17 : ‘De kerncompetenties voor een

functioneel beheerder zijn vooral gericht op het

samenwerken met andere mensen. Een functio-

neel beheerder moet mensenkennis hebben en

dat koppelen aan een drive om te helpen.

Daarnaast moet deze mensgerichtheid worden

verbonden aan (technische) systeem- en

applicatiekennis en oplossingsgerichte vaardig-

heden.’

Bij de verkiezing is ook onderzoek gedaan naar

de vereiste kennis en vaardigheden voor

functioneel beheers. Hier komt de volgende

verdeling naar voren:

1. Applicatiekennis (25%).

2. Organisatorische kennis (23%).

3. Vaardigheden (22%).

4. Engagement / Passie (18%).

5. Technische kennis (12%).

Ook hier komt naar voren dat applicatie- en

technische kennis wel vereist zijn, maar dat

organisatorische kennis en vaardigheden op

sociaal en communicatief vlak minstens even

belangrijk zijn.

16 Erik van Eeden, Tien eigenschappen van een goede Functioneel Beheerder, www.ises.nl17 Marjet Smits, Martijn Buurman, Günther Nijmeijer, 2012, Verkiezing voor Functioneel Beheerder van het Jaar

Figuur 10

Vereiste kennis

en vaardighe-

den functioneel

beheerder

1 2 3 4 5

12%

18%

23%

25%

22%


Stap 4: Ervoor zorgen dat de implementatie onderdeel is van de informatiestrategie, -coördinatie en IV organisatieStart niet met een ‘los’ SharePoint project. Zorg

dat de SharePoint oplossing integraal onderdeel

uitmaakt van de informatiestrategie en -coördi-

natie. Op deze manier wordt geborgd dat:

• Besluitvorming plaatsvindt in afstemming

met andere informatiedomeinen;

• Ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen, in

de keten, en de technologie worden

meegenomen;

• Afstemming plaatsvindt van het project en

van het SharePoint systeem op andere ICT

projecten en plannen.

Zorg dat de SharePoint oplossing meegeno-

men wordt in de IV organisatie. Door Share-

Point een plaats te geven in de IV organisatie

zorgt u ervoor dat SharePoint meegenomen

wordt in de besturing en de besluitvorming die

betrekking heeft op de informatievoorziening.

Het is de taak van de informatiemanager om

ervoor te zorgen dat SharePoint onderdeel is

van de informatiestrategie, informatiecoördi-

natie en IV organisatie. Benoem daarnaast een

systeemeigenaar als sponsor van de Share-

Point oplossing op directieniveau 18 .

Stap 5: Business case opstellen en bijhoudenHet bedrijfsmanagement beoordeelt de

bedrijfseconomische haalbaarheid van de

SharePoint oplossing op basis van de business

case. De systeemeigenaar is verantwoordelijk

voor het opstellen en bijhouden van de

business case voor het SharePoint systeem.

De systeemeigenaar is ook de eigenaar van de

business case. De SharePoint oplossing en

wijzigingen worden getoetst aan de business

case en deze toetsing wordt gebruikt in de

besluitvorming.

De business case beschrijft de voordelen die

de systeemeigenaar voor diens organisatie

wenst te behalen met de SharePoint oplossing.

Het beschrijft tevens de financiële baten (bijv.

kostenreductie, productiviteitswinst, extra

omzet) die verwacht worden door SharePoint

en de investeringen die daarvoor nodig zijn.

Volgens Prince2 19 heeft de business case op

hoofdlijnen de volgende inhoud:

• Samenvatting voor de opdrachtgever: de

belangrijkste punten uit de Business Case,

samengevat voor het senior management.

• Redenen: de beschrijving waarom het

project noodzakelijk is.

• Alternatieven: de zakelijke opties, afge-

wogen om tot het gewenste eindresultaat

te komen.

• Verwachte benefits: de verwachte bespa-

ringen en/of voordelen, in meetbare termen.

• Verwachte dis-benefits: de verwachte

nadelen, in meetbare termen.

• Tijdschaal: de termijn waarbinnen de

Business Case dient te worden gerealiseerd.

• Kosten: een samenvatting van de project-,

beheers- en onderhoudskosten.

• Investeringsbeoordeling: de afweging tussen

kosten, baten en terugverdientijd.

• Belangrijkste risico’s: de voornaamste

risico’s die de Business Case bedreigen.

20 De voornaamste valkuil bij de business case

is, dat deze gebruikt wordt om de investeringen

in SharePoint te verdedigen. Het gaat er nu

juist om, door studie en discussie, de waarde

van het project vast te stellen. Zo gauw

mensen uitgaan van de overtuiging dat het

project doorgang moet vinden (en dat kan

zowel een politieke overtuiging van de top als

een technische overtuiging vanuit het project-

team zijn), valt de ratio al snel weg en wordt de

business case verkeerd toegepast. Een andere

valkuil is dat een eenmaal vastgestelde

Business Case ‘bevroren’ wordt. Veranderingen

17

18 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan19 Mark van Onna, Brigit Hendriks, Gunther Schraven, 2002, De kleine Prince 2.20 E. Rademaker, 2007, 101 gouden tips voor de business case.

© 2015 Motion10 motion10.nl 18in het project en/of de omgeving worden dan

niet meer verwerkt. Dat heeft tot gevolg dat go/

no go-beslissingen al snel geen goede basis

meer hebben. De Business Case moet daarom

bijgehouden worden.

Om tot een gedegen business case te komen

volgt Motion10 de aanpak zoals beschreven in

de Motion10 paper ‘SharePoint Strategie

Advies’ 21 .

In deze aanpak wordt de business case

opgesteld na het helder krijgen van de visie en

het bepalen van de doelstellingen. Bij het

opstellen van de business case wordt gebruik

gemaakt van elementen die vaak terugkomen

bij SharePoint implementaties. Deze worden

zover als mogelijk gekwantificeerd. Ook wordt

een onderbouwing verkregen door een

zogenaamde ‘Hierarchy of Collaboration

Needs’ 22 op te stellen, waarin een overzicht

wordt gegeven van de Business Imperatives 23 ,

Business Drivers / Painpoints 24 en Colla-

boration Capabilities 25 .

Stap 6: Governance plan opstellen en bijhoudenStel voor elke implementatie een governance

plan op. Wacht hier niet mee tot na het bouwen

en testen van de oplossing, maar stel het plan

op bij aanvang van de implementatie. Het is

ook mogelijk bij aanvang van de implementatie

te starten met het governance plan en dit

gedurende de implementatie verder uit te

werken. Indien de awareness ten aanzien van

governance beperkt is en de organisatie het

lastig vindt invulling te geven aan het plan

wordt geadviseerd voor deze laatste aanpak te

kiezen.

Zoals al aangegeven 26 heeft Motion10 een

template ontwikkeld voor een SharePoint

governance plan. In dit plan wordt voor elke

fase van het governance proces de activiteiten,

verantwoordelijkheden en informatiestromen

tussen alle betrokkenen vastgelegd. Voor een

meer gedetailleerde beschrijving verwijzen we

u naar dit plan. Hieronder op hoofdlijnen een

beschrijving.

27 Governance is geen éénmalig uit te voeren

activiteit, maar een continu proces dat aan-

dacht behoeft gedurende de volledige levens-

duur van de inzet van SharePoint door een

organisatie. Dit proces is toe te passen voor

organisaties die voor het eerst SharePoint gaan

inzetten voor het ondersteunen van bedrijfs-

processen, maar ook voor organisaties die al

beschikken over één of meer operationele

SharePoint toepassingen.

Om goed invulling te geven aan SharePoint

governance wordt uitgegaan van onderstaand

besturingsmodel waarin de activiteiten,

verantwoordelijkheden en informatiestromen

tussen alle betrokkenen zijn vastgelegd.

Figuur 11

Motion10

SharePoint

Strategie

Advies

Visie

Businesscase

Implementatie aanpak

DoelstellingenStrategie

21 Gijs in ‘t Veld, 2013, SharePoint Strategie Advies. Het uitwerken van de visie doelstellingen, business case en implementatie-aanpak

22 Gartner, 2011, Building a business case for collaboration initiatives23 Business Imperatives: de zaken die van belang zijn voor de organisatie en die voortkomen uit de visie.24 Business Drivers: zijn nodig om Business Imperatives mogelijk te maken. Painpoints: maken Business Imperatives

onmogelijk.25 Collaboration Capabilities: de functionaliteiten die de pijnpunten wegnemen en de business drivers mogelijk maken.26 Zie hoofdstuk ‘Context Functioneel Beheer’, Paragraaf ‘Functioneel beheer en governance’, blz 5 - 6’27 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan


Binnen het governance proces worden zes fasen onderscheiden. De uit te voeren activiteiten

worden verdeeld over deze zes fasen. Ieder van die fasen kent een afgebakend werkpakket.

In het governance plan wordt per fase vastgelegd welke persoon / groep / functie betrokken is bij

een taak uit het fase-werkpakket. Dit wordt vastgelegd in een RACI matrix. RACI staat voor

Responsible (verantwoordelijk voor de uitvoering), Accountable (eindverantwoordelijk), Consulted

(wordt geraadpleegd) en Informed (wordt geïnformeerd).

19Figuur 12

Besturings-

model

governance

Figuur 13

Zes fasen van

governance

Compliance PrestatiesMonitoren

PrestatiesCompliance

Evalueren

Voorstellen

Governance Board & Executive Sponsor

Competence Center

Projecten Beheer

Aansturen

Belang-hebbenden

• Communicatie• Juridisch• P&O• Inkoop• Klanten• Partners• ...

Gebruikers

• Intern• Extern

Plannen Beleid

Businesscaseen scope

Invoering

Governance

Plannenprojectuitvoering

Voorbereiden gebruik en

beheer

Verbeteren en uitbreiden

Dagelijks gebruiken beheer

© 2015 Motion10 motion10.nl 20In een governance plan wordt ook vastgelegd

wie de executive sponsor is, en wie de leden

van de SharePoint governance board en van het

SharePoint competence center zijn.

• De executive sponsor is de sponsor van de

SharePoint toepassing op directieniveau.

• De SharePoint governance board is eind-

verantwoordelijk voor het realiseren van de

(voor de SharePoint oplossing) gestelde

doelstellingen en het opstellen, up-to-date

houden en naleven van beleid en procedures

in het governance plan.

• Het SharePoint competence center geeft

invulling aan de sturende en operationele

aspecten en speelt een rol bij de invoering,

uitrol en het beheer van de SharePoint

oplossing.

Zoals aangegeven in het vorige hoofdstuk

liggen er in de praktijk een aantal uitdagingen

met betrekking tot functioneel beheer op de

volgende vlakken:

• Een goede communicatie naar de organisatie.

• Wijzigingenbeheer.

• Het ondersteunen en betrekken van de

eindgebruikers.

Wij adviseren om aan bovenstaande uitdagin-

gen tegemoet te komen door hiervoor plannen

en afspraken uit te werken en deze vast te

leggen in het governance plan. In de hierna

volgende drie stappen presenteren wij oplos-

singsrichtingen voor de drie uitdagingen.

Stap 7: Het hoe en waarom van de oplossing goed communiceren Het gebruik van een informatiesysteem als

SharePoint moet niet alleen gepromoot worden

door enthousiaste eindgebruikers en key users,

maar ook door het management. Het manage-

ment moet uitdragen dat ze het belangrijk

vinden dat er goed met SharePoint gewerkt

wordt en ook uitleggen waarom en wat de

afwegingen zijn voor bepaalde keuzes. Hierbij is

het belangrijk dat er een visie is over de

ontwikkeling van de informatievoorziening in het

algemeen en voor SharePoint in het bijzonder.

En dat deze visie goed wordt gecommuniceerd

naar alle gebruikers.

De communicatie van de visie van het manage-

ment kunt u vastleggen in een communicatie-

plan. Hierin legt u vast wat op welke manier

gecommuniceerd wordt, met wie en wanneer.

De SharePoint governance board is ervoor

verantwoordelijk dat er een communicatieplan

wordt opgesteld.

Stap 8: Wijzigingenbeheer instellenHet is belangrijk dat gebruikers op- en aanmer-

kingen op hun SharePoint omgeving kunnen

maken en dat deze punten ook snel genoeg in

behandeling worden genomen. Om dit in goede

banen te leiden dient als onderdeel van het

functioneel beheer wijzigingenbeheer te worden

ingesteld.

In het Motion10 governance plan is de gover-

nance board verantwoordelijk voor het vaststel-

len en beoordelen van 28 :

• Beleid en procedures voor indienen, beoor-

delen, oplossen, prioriteren van RFC’s en de

afhandeling / sluiting daarvan.

• De benodigde hulpmiddelen voor invoeren,

volgen en communiceren van de (status van)

RFC’s.

• De procedures voor het bepalen van de

impact van veranderingen op training (eind)

gebruikers, migratie gegevens en testen.

Wijzigingenbeheer heeft binnen BiSL als doel

om besluiten te nemen over het aanbrengen van

wijzigingen en vernieuwingen binnen de informa-

tievoorziening van een organisatie. Wijzigingen-

beheer zorgt voor het inventariseren, evalueren,

prioriteren en ten uitvoer brengen van wijzigin-

gen op de informatievoorziening 29 .

28 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan29 2015, http://bisl-info.nl


Om het proces wijzigingenbeheer goed te laten

verlopen dienen de volgende activiteiten

uitgevoerd te worden 30 :

1. Inventariseren en registreren.

Alle gewenste wijzigingen worden verza-

meld, uit welke bron deze ook afkomstig

zijn. Zo krijgt beheer een goed totaalover-

zicht van alle wensen, of ze nu groot of

klein, rijp of groen zijn. Vanzelfsprekend

hoort daar in deze fase een goede registra-

tie bij. Ook moeten indieners van de

wijzigingen op de hoogte worden gehouden

van de voortgang van de besluitvorming.

2. Beoordelen en besluiten.

De kern van het proces bestaat uit een

juiste besluitvorming. Die kan enkel bestaan

indien de input op orde is: het wijzigings-

voorstel moet compleet en eenduidig zijn,

en de impact op de gebruikersorganisatie

moet zijn bepaald (vergt de aanpassing

bijvoorbeeld ook een aanpassing in het

werkproces?). De kosten (hierbij is input

van IT nodig) en de verwachte baten

moeten geraamd worden.

3. Bewaken en bijstellen.

De uitvoering van de activiteiten vinden

plaats in processen in het cluster Functio-

naliteitenbeheer. Vanuit Wijzigingenbeheer

wordt de voortgang bewaakt en vindt

eventueel bijstelling plaats.

De functioneel beheerder heeft een uitvoerende

taak met betrekking tot het wijzigingenbeheer

en overlegt met, en legt verantwoording af aan

de systeemeigenaar om tot definitieve besluit-

vorming te komen. De systeemeigenaar is

eindverantwoordelijk.

Stap 9: Eindgebruikers goed ondersteunen en betrekkenKey-users zijn medewerkers van een organisa-

tie die een ‘normale’ functie hebben op hun

afdeling. Ze zijn bijvoorbeeld ingenieur,

salarisadministrateur, of consultant. Het zijn

medewerkers die goed bekend zijn met de

applicaties waarmee gewerkt wordt en de

werkprocessen die op een afdeling spelen.

SharePoint implementaties zijn in veel gevallen

omvangrijk en hebben vaak grote impact op de

dagelijkse werkzaamheden van gebruikers. Om

gebruikers goed te ondersteunen in het gebruik

van de SharePoint oplossing is het aan te

bevelen per afdeling of per locatie één of meer

gebruikers aan te stellen die als key user

collega’s kunnen helpen met vragen over

SharePoint. Dit kunnen vragen zijn over de wer-

king van SharePoint, vragen over de bediening,

vragen waarom SharePoint op een bepaalde

manier is ingericht, of op- en aanmerkingen

over de inrichting van het systeem. Met name

vlak na de implementatie van een nieuwe

SharePoint oplossing is het heel belangrijk dat

gebruikers, en met name gebruikers die wat

meer moeite hebben om met nieuwe systemen

te gaan werken, snel terecht kunnen bij een key

user. Deze kan ze dan even snel op weg helpen

bij vragen of onduidelijkheden.

De op- en aanmerkingen kunnen worden

gebruikt om in de toekomst SharePoint te

verbeteren en uit te breiden. De key users zijn

in die zin het verlengstuk van de functioneel

beheerder (en het gebruikersoverleg). De op-

en aanmerkingen, verbetervoorstellen, eisen en

wensen worden niet alleen via de key users

verzameld, maar ook door de functioneel

beheerder zelf of eventueel via een formulier op

het SharePoint portaal.

De key users en het gebruikersoverleg helpen

de functioneel beheerder en de applicatiebe-

heerder om het functioneel en applicatiebeheer

beter uit te voeren. Zij zijn de ogen en oren van

deze beheerders in de organisatie. Dit is vooral

belangrijk bij grote organisaties. Een nauwe

samenwerking tussen de key users en de

functioneel beheerder(s) is van groot belang.

30 2015, http://www.bislfoundation.nl

© 2015 Motion10 motion10.nl 22Hierbij horen ook goede afspraken met

betrekking tot de uitvoering van taken en de

communicatie. Deze worden vastgelegd in het

governance plan.

Om de dagelijkse bevindingen en ervaringen

met het SharePoint informatiesysteem organi-

satie breed te delen en voor prioritering en ter

ondersteuning van de besluitvorming dient een

periodiek gebruikersoverleg ingesteld te

worden. Aan dit overleg nemen deel:

• Key users SharePoint.

• Functioneel beheerder.

• Applicatiebeheerder.

• Systeemeigenaar (optioneel / indien nodig).

De verzamelde op- en aanmerkingen en

wensen en eisen van de eindgebruikers worden

besproken in het overleg. Daar vindt de

prioritering plaats. In overleg met de systeem-

eigenaar wordt besloten welke aanpassingen

gerealiseerd gaan worden. Namens het

gebruikersoverleg zorgt de functioneel beheer-

der dat de gebruikers goed geïnformeerd

worden over ontwikkelingen en aanpassingen

aan de SharePoint omgeving.

Stap 10: Functioneel, applicatie- en technisch beheer afstemmenDe focus van deze whitepaper ligt op het

functioneel beheer. Maar zoals aangegeven, is

het belangrijk om alle vormen van beheer die

van belang zijn voor de SharePoint oplossing

goed op elkaar af te stemmen.

De afstemming tussen functioneel, applicatie-

en technisch beheer vindt plaats op sturend

niveau. Het afstemmen van de planning van het

functioneel beheer op technisch en applicatie-

beheer valt onder planning & control van

sturend functioneel beheer. Het is dus de

verantwoordelijkheid van de systeemeigenaar

dat deze afstemming plaatsvindt.

Hieronder een aantal handvaten om de

verschillende vormen van ICT beheer op elkaar

af te stemmen:

• Functioneel beheer staat aan de vraagzijde

en applicatie en technisch beheer aan de

aanbodzijde. Functioneel beheer bepaalt

wat door het applicatie- en technisch beheer

geboden moet worden.

• Zorg ervoor dat functioneel beheer ook

rekening houdt met applicatie- en techni-

sche beheeraspecten.

• De verschillende soorten van beheer worden

uitgevoerd door medewerkers met verschil-

lende beroepen en (soms tegenstrijdige)

invalshoeken. Zorg ervoor dat deze tegen-

stellingen door onderhandelingen in over-

eenstemming worden gebracht 31 . Zorg dat

hierover een constructieve afstemming en

dialoog is.

• Voer een eenduidig aanspreekpunt in voor

technisch beheer aan de aanbodzijde, het

zogenaamde service team 32. Dit service-

team is een eenduidig aanspreekpunt voor

gebruikers en tevens de opdrachtgever voor

de ICT dienstverlening. Ook is dit team

verantwoordelijk voor het applicatie- en

technisch beheer.

31 Remko van der Pols, 2001, ASL: een framework voor applicatiebeheer.32 Remko van der Pols, 2001, ASL: een framework voor applicatiebeheer.


• Zorg dat er afspraken gemaakt worden over

te leveren dienstverlening, toekomst-

bestendigheid, beschikbaarheid, kosten,

planningen, afspraken en service levels.

• Bij voorkeur zal voor het serviceteam

applicatiebeheer het eerste aanspreekpunt

zijn voor functioneel beheer.

Figuur 14

Het service-

team als

aanspreekpunt

voor Functio-

neel beheer

ManagementApplicatie

beheer

OmgevingTechnisch

beheer

GebruikerFunctioneel

beheerService-

team


Het opzetten van een goed functionerend

functioneel beheer van een SharePoint oplos-

sing is meestal de grootste uitdaging. Dit is

bijna altijd een grotere uitdaging dan de

installatie en inrichting van het systeem en een

grotere uitdaging dan het applicatiebeheer en

technisch beheer.

Om grip te krijgen op het functioneel beheer

voor SharePoint zijn in het voorgaande hoofd-

stuk 10 stappen beschreven. Deze 10 stappen

vatten we bij dezen samen in de volgende

aanbevelingen:

• Zorg dat functioneel beheer goed functio-

neert voordat u start met een SharePoint

implementatie en dat implementaties

geïnitieerd worden vanuit functioneel beheer.

Maak daarbij gebruik van de standaard

aanpak die Motion10 ontwikkeld heeft om

organisaties te helpen bij SharePoint

implementaties. Het definiëren van de

business case is onderdeel van die stan-

daard aanpak.

• Leg de taken en verantwoordelijkheden van

functioneel beheer vast op richtinggevend,

sturend en uitvoerend niveau.

• Bepaal de functionarissen die op richtingge-

vend, sturend en uitvoerend niveau van

functioneel beheer de werkzaamheden

uitvoeren. Kies personen die passen bij de

rol die ze binnen functioneel beheer dienen

uit te voeren.

• Leg de afspraken met betrekking tot

functioneel beheer (en de andere vormen

van ICT beheer) vast in een SharePoint

governance plan. Motion10 heeft hiervoor

een template ontwikkeld.

• Zorg dat er een goede afstemming en

samenhang is tussen technisch beheer,

applicatiebeheer en functioneel beheer.

Samenvatting


De auteur

Erwin Horstink

Erwin Horstink is als functioneel SharePoint en

DMS consultant bij Motion10 verantwoordelijk

voor de ontwikkeling en invoering van Share-

Point oplossingen bij organisaties.

Sinds 2001 houdt hij zich bezig met informatie

en document management en is hij in de rol

van zowel consultant als projectleider verant-

woordelijk geweest voor een groot aantal

implementaties bij uiteenlopende organisaties.

In 2006 leverde hij zijn eerste SharePoint

oplossing op.

Ook heeft hij in het verleden in de rol van

teamleider applicatie- en functioneel beheer

ervaring opgedaan met het beheren en

implementeren van applicaties en DMS

oplossingen.

Erwin kan worden gevolgd via

linkedin.com/in/erwinhorstink .

Motion10 helpt bedrijven en organisaties

om meer waarde uit hun informatie-

stromen te halen. Om te verbinden en

te delen. Hierbij zetten zij de nieuwste

technologie uit het Microsoft Applicatie

Platform in. Motion10 is hét competence

center in Nederland als het gaat om

BizTalk, SharePoint, Office365 en

Microsoft Business Intelligence.

Voor meer informatie: www.motion10.com.

www.motion10.nl

SharePoint (online) functioneel beheren · Application Services Library (ASL). Technisch beheer...

Documents

Transcript of SharePoint (online) functioneel beheren · Application Services Library (ASL). Technisch beheer...