Stadgenoot realiseert sociaal intranet met SharePoint online

Overzicht Organisatie: Stadgenoot Website: www.stadgenoot.nl Grootte: 400 medewerkers, 360 FTE's Land: Nederland Branche: Dienstverlening Klantprofiel Stadgenoot is een van de grootste woningcorporaties van Amsterdam en verhuurt ongeveer 30.000 woningen, bedrijfsruimtes en parkeerplaatsen in geheel Amsterdam. Situatie Stadgenoot wil de interne communicatie verbeteren, en zo het delen van nieuws en samenwerken in projecten mogelijk maken. Oplossing Voor het inrichten van een sociaal intranet koos Stadgenoot voor de standaard in de markt: SharePoint. Voordelen, genoemd door de klant voorspelbare lage kosten altijd de nieuwste versie outsourcing technisch beheer afname papierproductie

"SharePoint is de standaard in de markt voor het platform dat wij nodig hebben. Dan moet je ook niet iets anders willen."

Arjan van Dijk, IT manager Stadgenoot

Stadgenoot is een woningcorporatie, die zijn 400 medewerkers wil faciliteren met een digitale werkvloer, waar zij optimaal kunnen samenwerken in project- en vergadersites. Vanwege recente overheidsmaatregelen moeten woningcorporaties echter kosten besparen op onder andere ICT. Een impasse dreigde… Samen met Sparked wist Stadgenoot een communicatieplatform te realiseren dat aan alle eisen voldoet, ook op het gebied van kosten voor beheer en gebruik. Arjan van Dijk vertelt hoe zijn organisatie het nieuwe SharePoint Online platform ervaart.

SharePoint Klantreferentie

Situatie Arjan van Dijk van Stadgenoot: "Een van de innovatie-ideeën van Stadgenoot is om de communicatie tussen onze medewerkers onderling te verbeteren. Zo werden interne nieuwsberichten en mededelingen van personeelszaken altijd centraal via onze communicatieafdeling bekend gemaakt. Het werkt sneller en efficiënter als de medewerkers dit zelf kunnen regelen." Stadgenoot wil voor alle 400 medewer-kers - verdeeld over 360 FTE's - een digitale werkvloer faciliteren, waar zij kunnen samenwerken in project- en vergadersites en waar zij zelf nieuws-berichten en dergelijke kunnen publiceren. Arjan van Dijk: "We denken aan een nieuw, sociaal intranetplatform, maar dan wel zó dat we precies weten wat het kost. We willen niet verrast worden door onverwachte kosten, bijvoorbeeld voor updates of beheer." Arjan van Dijk spreekt uit ervaring, want de woningcorporatie had al een eigen 'on premises' datacenter in gebruik met 80 servers: "Nieuwe regelgeving voor woningcorporaties, zoals de verhuurder-heffing, hebben tot gevolg gehad dat woningcorporaties fors kosten moeten besparen. Daardoor zijn bij Stadgenoot de investeringsbudgetten voor ICT flink afgenomen. Als er al nieuwe ICT-investeringen worden gedaan, dan moeten die bijdragen aan het innoveren en professionaliseren van de organisatie." Stadgenoot kwam in contact met Sparked. Sparked is viervoudig Microsoft Gold Certified Partner. Tom Rovers, Business Consultant bij Sparked: "Stadgenoot vroeg ons een oplossing te bedenken voor een nieuw sociaal intranet, waarop meerdere medewerkers en een decentrale redactie nieuws kunnen publiceren en delen." Ondanks de serieuze besparingen op het ICT-budget, had Stadgenoot nog meer wensen. Arjan van Dijk: "We willen af van

het vele papierwerk rond vergaderingen, bijvoorbeeld door de benodigde documenten op een tablet beschikbaar te stellen. En kijkend naar de nabije toekomst, moet de nieuwe oplossing voorbereid zijn op nieuwe functionali-teiten, zoals de inrichting van een extranet."

Oplossing Al vrij snel kwam Microsoft SharePoint in beeld om de gevraagde oplossing vorm te geven. Tom Rovers: "Hedendaagse oplossingen gebaseerd op Microsoft SharePoint Online technologie in de cloud maken het technisch beheer van een sociaal intranetplatform aanzienlijk eenvoudiger en goedkoper dan wanneer je zo'n platform op eigen servers wilt realiseren en onderhouden.” Behalve het gunstige kostenplaatje waren er meer beweegredenen voor Stad-genoot om voor Microsoft SharePoint Online te kiezen. Zoals het gebruiks-gemak en de integratiemogelijkheden met het reeds aanwezige Microsoft Office. Arjan van Dijk noemt nog een vierde reden: "Stadgenoot conformeert zich aan de standaard in de ICT-markt. SharePoint is de standaard voor het platform dat wij nodig hebben. Dan moet je ook niet iets anders willen.” Nog voordat Sparked bij een klant een cloudoplossing uitrolt, moeten eerst alle eventuele vragen en bezwaren die de klant ten aanzien van de cloud heeft zijn beantwoord cq. weggenomen. Tom Rovers: ”Dat doen wij door middel van ons cloud decision framework. Hiermee wordt bepaald of de clouddienst past bij de wensen en eisen van de organisatie. De uitkomst helpt het management een juiste en strategisch verantwoorde keuze te maken." Stadgenoot en Sparked kwamen overeen om met een 'pilot' te beginnen. Arjan van Dijk: "Met de pilot wilden we drie kwesties in onze organisatie verbeteren: data-uitwisseling tussen de collega’s,

“Een goedegebruikersadoptie is

essentieel voor hetslagen van een ICT-

project. Daarom hebbenwe de gebruikers vroeg

deelgenoot gemaakt vanonze keuzes.”

Tom Rovers,business consultant Sparked

elektronisch vergaderen en ons smoelen-boek." Na deze eerste kennismaking volgt een tweede fase, waarin de informatie-logistiek nader uitgewerkt zal worden. Arjan van Dijk licht toe: “Belangrijke vragen hierbij zijn hoe we omgaan met de informatie-ontsluiting voor onze medewerkers en naar onze klanten toe? Hoe richten we ons toekomstige extranet in?" Sparked realiseerde de eerste fase met de cloudoplossing van SharePoint Online, onderdeel van Office 365. Volgens Tom Rovers is daarmee al meteen de eerste winst geboekt: "Die winst is snelheid. Onze consultants konden in de SharePoint Online omgeving direct starten met het inrichten van de proto-types van de nieuwe vergader- en projectsites. Januari vorig jaar hebben we een routekaart opgesteld en de gebruikers (persona’s) gedefinieerd die projectmatig werken en elektronisch vergaderen." Al na drie maanden kon de organisatie afscheid nemen van de grote hoeveelheden papier, die altijd voor de vergaderingen nodig waren. Arjan van Dijk: "Directie en bestuur hebben nu via SharePoint Online digitaal toegang tot de vergaderstukken.“ In korte tijd wist Sparked een stabiel platform te realiseren voor Stadgenoot, zonder daarbij een - en misschien wel het belangrijkste - aspect uit het oog te verliezen. Namelijk de acceptatie door de gebruikers. Omdat Sparked weet hoe belangrijk 'gebruikersadoptie' is, zijn in een vroeg stadium alle decentrale redacties bij de implementatie betrokken. Tom Rovers: "Gedurende het hele traject hebben wij veel aandacht aan de gebruikers geschonken en de redacties deelgenoot gemaakt van onze keuzes. Bijvoorbeeld op het gebied van navigatie, dus hoe de pagina's op het intranet ingericht moesten worden.”

Voordelen Inmiddels is het intranet bij Stadgenoot een aantal maanden operationeel en is een groot deel van de informatie naar de cloud gemigreerd. Arjan van Dijk: "Als gebruiker zie je op de startpagina in één oogopslag nieuws, zoekfuncties en handige links. Iedereen kan klein nieuws plaatsen; voor het grote nieuws zijn aan alle afdelingen redacties verbonden. Zij hebben toegang tot de nieuwsrubrieken op ons intranet. Via de optie 'Mijn werk' vindt de Stadgenoot-medewerker nieuwe samenwerkingsmogelijkheden en voor projectmatig werken zijn speciale projectruimtes ingericht. Dat werkt allemaal heel eenvoudig." Over het voordeel van de vergader-stukken, die nu op tablets beschikbaar zijn, zegt Arjan van Dijk: "Dit betekent jaarlijks een besparing van meer dan 10.000 afdrukken. Ook andere documen-tatie wordt nu gecentraliseerd in SharePoint. Vroeger stonden oude én nieuwe versies van een document op de vaste schijven en mailboxen van onze medewerkers, nu is er één versie en dat is altijd de meest actuele versie, waarover iedereen kan beschikken." Niet alle gegevens migreren naar de cloud. Is er misschien twijfel over de beveiliging van de gegevens? Arjan van Dijk: "Nee. Natuurlijk zijn er branches - zoals banken - waar de veiligheid een 'issue' is, maar wij hebben de indruk dat de beveiliging van onze gegevens in de Microsoft-cloud meer dan adequaat geregeld is. Voor ons zijn de prestaties van de clouddienst een belangrijke factor, en dat willen we eerst zelf ervaren. Wij willen er namelijk van overtuigd zijn dat onze intranetsite in de cloud een snelle responstijd heeft." De eerste ervaringen zijn goed, ook voor wat betreft projectmatig werken. Arjan van Dijk: "De SharePoint sjablonen voor projecten zijn bijzonder handig. Zo

"Directie en bestuurhebben nu via

SharePoint Onlinedigitaal toegang tot de

vergaderstukken. Ditbetekent jaarlijks een

besparing van meer dan10.000 afdrukken.”

Arjan van Dijk,IT manager Stadgenoot

hebben we ons project 'vastgoedsturing' succesvol volledig ingericht op onze intranetsite, door gebruik te maken van de kant en klare asset management sjabloon." Alle medewerkers hebben toegang tot het nieuwe platform. Arjan van Dijk: "Onze medewerkers loggen in op de cloudomgeving met hun bestaande accountgegevens, die we in onze Active Directory bijhouden. Dat vergt nog wel steeds wat eigen beheer, maar wij geven hier de voorkeur aan. Voor het overige is het beheer van de cloudomgeving minimaal. Over back-up's en updates hoeven we ons geen zorgen te maken." Tom Rovers vult aan: “Stadgenoot beschikt altijd en automatisch over de nieuwste versie van SharePoint. Je hoeft dus niet zelf voor updates te zorgen.” Met zijn opmerking over de kosten raakt Van Dijk een belangrijk voordeel van de nieuwe omgeving: "Door het inzetten van de cloudtechnologie van Microsoft zijn vragen over hardware, updates en schaalbaarheid niet meer aan de orde. Dat wordt allemaal op de achtergrond geregeld door Microsoft. Als organisatie betalen we een vast bedrag per maand per gebruiker. Daarmee zijn alle denkbare kosten voor technisch beheer gedekt."

Microsoft SharePoint SharePoint vergemakkelijkt de samenwerking tussen mensen. Met SharePoint kunnen medewerkers websites opzetten waar ze informatie delen met anderen, documenten van begin tot eind beheren en rapporten publiceren waardoor iedereen betere beslissingen kan nemen. De functies van SharePoint zijn op elkaar afgestemd zodat uw organisatie snel kan inspelen op veranderende bedrijfsbehoeften. Met SharePoint kunnen uw werknemers ideeën en expertise delen, oplossingen op maat bieden voor specifieke behoeften en de juiste bedrijfsinformatie vinden om betere beslissingen te kunnen nemen. IT-afdelingen kunnen met SharePoint de kosten voor training en onderhoud verlagen, tijd en energie besparen en zich richten op hogere bedrijfsprioriteiten.

Meer informatie Microsoft www.microsoft.com Sparked Tel.: 020-4420620 www.sparked.nl Stadgenoot Tel.: 020-5118587 www.stadgenoot.nl

Deze referentie is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Microsoft verleent geen garanties, noch expliciet noch impliciet, met betrekking tot deze tekst. Eerste publicatie: mei 2014

Software and Services Microsoft SharePoint Online Office 365

Partner Sparked