Scholengroep Sint-Rembert Torhout Koekelare – Lichtervelde – Torhout - Zedelgem Beheer van...

Scholengroep Sint-Rembert Torhout

Koekelare – Lichtervelde – Torhout - Zedelgem

Beheer van gebouwen

Geert Candeel

Scholengroep Sint-Rembert Torhout 8 oktober ‘09

Voorstelling SR Torhout

7 basisscholen 10 secundaire scholen 4 erkende IBO’s 2 minicrèches CLB Schoolhoeve Serres, loods en landbouwgronden Schoolrestaurant met eigen uitbating 2 Internaten met 266 leerlingen Peda met 84 studenten


patrimonium

26 ha 66 are 04 ca waarvan 2 centrale campussen

49.985 m2 dakoppervlakte

89 751 m2 verwarmde oppervlakte


instandhouding en uitbreiding van het patrimonium

Aankoop AGIOn aankoopprocedure Nieuwbouw AGIOn standaardprocedure

Instandhouding gebouwen Totaalrenovaties Verfraaiing Grote herstellingen Vernieuwen installaties REG-investeringen Kleine herstellingen


instandhouding en uitbreiding van het patrimonium

Verkorte procedures REG-procedures Sanitaire procedures Spoedprocedures Aankoopprocedures Externe aannemers / leveranciers Eigen technische dienst


Structuur in SR ivm bouw/verbouwing/grote herstellingen

Algemene vergadering Raad Van Bestuur Algemeen directeur Directieteam Algemene diensten

Boekhouding, verzekering, catering, personeelsdienst, logistiek,…

BOUWCOMMISSIE

FINANCIELE COMMISSIE


Bouwcommissie De bouwcommissie bestaat uit 3 leden van de RVB,de

algemeen directeur,de directeur materieel beheer van de scholengroep Sint-Rembert.

De bouwcommissie geeft advies aan de RVB betreffende:

investeringen voor de instandhouding van het patrimonium voorstellen tot grote herstellingen, verfraaiingen, renovaties

van terreinen en gebouwen aankopen voor de algemene diensten aanstelling architecten of architectenbureau’s aanstelling van een studiebureau technieken aanstelling van veiligheidscoördinatoren aanstelling van een EPB-verslaggevers een werkwijze of strategie bij een project


Bouwcommissie

Wat doet de bouwcommissie nog?

brengt verslag uit van de uitvoering, opvolging, financiëring, eindafrekening van de projecten.

bespreekt mogelijke procedures bij onenigheid tussen bouwheer en aannemer.

brengt advies uit betreffende contacten met DIKO en AGIOn. bespreekt alle projecten aankoopaanvragen ingediend in de

begroting door de diverse directieleden. is aanwezig op de openbare aanbestedingen. volgt schade op (overstroming, waterinsijpeling, verbrande motoren,

…) en volgt de uitbetalingen van de verzekering op. bespreekt de offertes van grotere projecten. waakt over de veiligheid van het patrimonium. brengt plaatsbezoeken aan de diverse scholen om de noden en

toestand beter te kunnen inschatten bij beoordeling. volgt de grote bouwdossiers op van voorontwerp tot definitieve

oplevering


Bouwcommissie

Jaarlijks budget De bouwcommissie gaat op zoek naar

de meest geschikte methode om deze middelen zo goed als mogelijk aan te wenden.

Streeft naar evenwichtigheid tussen de scholen en diensten


boekhoudkundige opvolging

begroting 7% didactische uitrusting onvoorziene uitgaven meerjarenplanning extracomptabele boekhouding Lening

Solidariteit onder de diverse scholen


technische dienst (1)

Een team van 11 mensen:

4 elektriciens 1 schilder 2 timmermannen 2 polyvalente arbeiders Secretaresse Directeur materieel beheer


technische dienst (2) Kleine herstellingen Periodiek onderhoud Keuringen Opvolgen opmerkingen doorlichtingsverslagen Dienstverlening Operationeel houden van alle nutsvoorzieningen Verfraaiingen Veiligheid Nieuwe installaties Totaalrenovaties Preventief onderhoud


technische dienst (3) WERKING

Personen Materiaal Wagenpark Planning Uitvoering Controle Aankoop


Werken met externe aannemers

Offertes Veiligheid Afspraken “werken met derden” “huisleveranciers”


nieuwbouw SR Torhout (1)

behoeften en beperkingen leren kennen uitbreiding? verbouwing ? nieuwbouw ? wat is de meest duurzame oplossing voor de school? wat zijn de mogelijkheden binnen het domein of

omgeving? is een betere benutting van bestaande gebouwen

mogelijk? is een aanbouw of uitbreiding van een toegevoegde

bouwlaag mogelijk?



Het uitgangspunt : het moet duidelijk zijn voor alle betrokken partijen ( bouwheer, toekomstig gebruiker, de financier, de ontwerper)waarom tot bouwen of verbouwen wordt overgegaan.

de WAAROMVRAAG is het uitgangspunt



De ontwerper moet voeling hebben met de opdracht en inhoudelijk op dezelfde lijn zit als de opdrachtgever

de financier – subsidiërende overheid met normen en regels

eindgebruiker – directie, lkr, lln hebben hun wensen

daar tussen verweven zit de IM waaraan de directie verantwoording moet geven.


onderwijskundig en maatschappelijk kader

schoolgebonden kenmerken ruimtelijke context, ligging, inplanting

maatschappelijke kenmerken socio-economische en socio-culturele

kenmerken van de schoolpopulatie onderwijskundige context

het pedagogisch project van de school organisatorische context

wijze van organisatie , dagindeling, klassen,…


tendenzen en ontwikkelingen

pedagogische verschuivingen toenemende inclusie technologische evoluties trend van een brede school streven naar duurzaamheid energiezuinig brandveiligheid toegankelijkheid …


Aandacht voor

akoestiek

visueel comfort

thermisch comfort

luchtkwaliteit


Projectleider (1)

leiderscapaciteiten goed communicator gedreven bemiddelaar kennis van het bouwproces contact met alle actoren …


projectleider (2)

De projectleider geeft sturing aan het project, neemt beslissingen rekening houdend met de gedachte dat het schoolbestuur veel verwachtingen heeft:

het project moet leiden tot een stimulerend, aantrekkelijk en duurzaam schoolgebouw

het voorziene budget moet onder controle worden gehouden

het gebouw moet op tijd klaar zijn de onderhouds- en beheerskosten moeten betaalbaar

zijn


projectleider (3)

aandachtspunten: elk gebouw overleeft zijn opdrachtgever bouwen is een technisch én sociaal proces: aandacht

voor communicatie !

hoe meer input en betrokkenheid mensen menen te hebben in het nemen van beslissingen, hoe meer zorg ze

later aan de dag zullen leggen.


projectleider (4)

balans tussen kwaliteit – tijd en budget

TIJD

KWALITEIT BUDGET


projectleider (5)


projectleider (6)

opstellen van projectdossier met een projectdefinitie : een verzameling van eisen en wensen waaraan een toekomstig schoolgebouw moet voldoen.

het belang van een goede projectdefinitie

is een initieel document , maatstaf voor de evolutie van het project

een instrument van kwaliteitbewaking schetst de uitdagingen van het project


bouwproject in 14 stappen

stap 1: de initiatie-fasestap 2: treffen van voorbereidingenstap 3: de programmasamenstellingstap 4: opmaak van een projectdossierstap 5: aanbesteden van de ontwerpopdrachtstap 7 : vooraanbesteding stap 8 : aanbesteden van de werkzaamhedenstap 9 : start van de bouwwerkenStap 10 : de uitvoeringStap 11 : de voorlopige opleveringStap 12 : ingebruikname van de bouwStap 13 : de opleveringStap 14 : de nazorg


stap 1: de initiatie-fase (1)

welke overwegingen bepalen de bouwplaats?

de effecten op mobiliteit in de school de bereikbaarheid via het openbaar vervoer de omringende woonzone


stap 1: de initiatie-fase (2)

wat zijn de financiële mogelijkheden en beperkingen?

een realistisch budget is van groot belang bij de slaagkansen van het project

wat is de fysische en de financiële norm?


stap 2: treffen van voorbereidingen (1)

benoemen van een projectleider aanspreekpunt voor alle partijen gedurende het project communicatie en coördinatie met alle betrokkenen selectie van de juiste procedure samenstelling dossier bewaking van de uitvoering, termijn en budget



samenstellen van een werkgroep welke partijen moeten worden vertegenwoordigd? hoe groot is de participatie? De projectleider coördineert de werkgroep De leden van de werkgroep kunnen terugkoppelen naar

de achterban. Opnemen van deskundigen in de werkgroep



opstellen van een communicatieplan verslagen internet -website smartschool algemene mail naar lkr intranet toelichting op personeelsvergadering …



projectdefinitie start van de projectdefinitie: pedagogische verwachtingen? maatschappelijke rol van de school? culturele uitstraling? duurzaam en/of energiezuinig bouwen? …


stap 3: de programma-samenstelling (1)

bouwprogramma opmaken omschrijving groepsgrootten, activiteiten, eisen per

lokaal, wensen van de directie,… de totale oppervlakte van het project het aantal, bestemming en opp van de lokalen functionele organisatie en relatie tss de lokalen sociale ruimtes en sportruimtes noodzakelijke buitenruimte ontsluiting van het gebouw (ingang, brandweer,

fietseningang,…) flexibiliteit in de toekomst comforteisen gewenste kwaliteit …



onderscheid tss musthave en

nicetohave



voorbereidend onderzoek opmetingsplannen van bestaande toestand doorlichting of inspectieverslagen verslagen van brandweer energieaudit stedebouwkundige voorwaarden bouwfysische en structurele analyse van bestaande

gebouwen bodemonderzoek naar draagkracht adviezen van monumentenzorg

opmaken van haalbaarheidsstudie



masterplan De grond van een masterplan is het uitstippelen van

de doelstellingen en criteria van het project, met betrekking tot de transformaties die het schooldomein zal ondergaan.

een langetermijnvisie wordt geschetst masterplan heeft aandacht voor mobiliteit,

toegankelijkheid, stedebouwkundige visie en inplanting, fasering en relatie met de omgeving.



financieel plan Opstellen van een financieringsplan subsidieaanvragen bij AGIOn pps dbfm


stap 4: opmaak van een projectdossier

projectdossier de projectdefinitie resultaten van eerder uitgevoerde studies en analyses locatiegegevens

stedebouwkundige voorschriften liggingsplan omgevingsplan inplantingsplan grondsonderingen opmetingsplannen

het investeringsbedrag en berekeningswijze


stap 5: aanbesteden van de ontwerpopdracht

wijze van gunning De Belgische wetgeving inzake overheidsopdrachten

en de Europese richtlijnen regelen de wijze waarop de overheid opdrachten kan uitbesteden.

toewijzen van een ontwerpopdracht algemene offertevraag (selectie- en gunningscriteria) beperkte offertevraag (enkel selectie kandidaten) architectuurwedstrijd open oproep (Vlaamse bouwmeester) Kiezen van een architect door IM of RVB

afsluiten contract studiebureau, EPB-verslaggever, veiligheidscoördinator


stap 6 : verfijnen van het ontwerp

voorontwerpfase zoeken naar een passend antwoord op de

projectdefinitie

definitief voorontwerp terugkoppeling naar de achterban, project voorleggen

aan de RVB ter goedkeuring, project voorleggen aan de brandweer, voorleggen aan

poetsverantwoordelijke

indienen van de bouwaanvraag


stap 7 : vooraanbesteding van de werkzaamheden

opmaak van het vooraanbestedingsdossier door architect

nu pas materialen, details,graad van afwerking, bepaalde technieken, meubilair,… bespreken

indeling van de bouw in percelen architect maakt lastenboeken, plannen, bestek

en meetstaten op. nalezen plannen en bestekken door

projectleider goedkeuring door RVB wachten op goedkeuring subsidiërende

overheid


stap 8 : aanbesteden van de werkzaamheden

publicatie van openbare aanbestedingen en algemene offertevragen

openbare zitting(en) nazicht van de offertes door architect voorstel tot toewijzing aan de laagst

biedende goedkeuring door RVB goedkeuring door subsidiërende overheid


stap 9 : start van de bouwwerken

bouwproject aan de grote achterban voorstellen:

hoe zal de nieuwe school er uit zien? Wat zijn de geplande werkzaamheden? Hoelang zullen de werken duren? Wat voor impact hebben de werken op lln en lkr?

Duidelijke afspraken tussen aannemer en school (werfzone, veiligheid)

Afspraken om bezoek werf door lln te realiseren Verzekeringen en borgstellingen moeten in orde

zijn Document “Werken met derden”


Stap 10 : de uitvoering Controle op de werkzaamheden is de taak van

de architect, de taak van de projectleider is aanvullend te zijn

De projectleider bewaakt de vooruitgang, de coördinatie van diverse aannemingen

Wekelijkse werfvergaderingen Waken over veiligheid op de bouw Nazicht van de vorderingsstaten Toekennen van schorsingen Keuze van materialen en kleuren samen met de

architect Opvolgen van de facturatie


Stap 11 : de voorlopige oplevering

Rondgang door architect en bouwheer Lijst van mankementen Verslag van voorlopige oplevering Vrijgave van de helft van de borgstelling As-builtdossiers , technische opleiding

personeel Opmaken van de eindstaat en

eindafrekening voor AGIOn


Stap 12 : ingebruikname van de bouw

Poetsen van het gebouw Vlot opvolgen van eerste

pijnpunten/mankementen Vlotte communicatie met de eerste

gebruikers Technische ondersteuning in de eerste

weken Financiële analyse van het project


Stap 13 : de oplevering

Rondgang 1 jaar na de voorlopige oplevering

Vrijgave volledige borg Evaluatie van de gebruikers Afsluiten van het project


Stap 14 : de nazorg

Discussies Ev. rechtsprocedures Subsidiëring op meerwerken Foto-reportage Bedankingen …


Items gerelateerd aan gebouwenbeheer

HaalbaarheidstudiesWKK – warmtepomp – zonneboiler – FV-zonnepanelen –

biomassa - … Kadaster (met vrijstelling onroerende voorheffing) Verzekering Bouwaanvragen Milieu- en exploitatievergunningen Veiligheid - GPP Energieboekhouding aanpassen : gas- water

elektriciteit Aanpassingen datanetwerk en telefonie Premies !!! Poetsonderhoud


Afspraken en pijnpunten

Lokaal of centraal ? Verantwoordelijke per locatie melding vastgestelde breuk of defect Relatie school met DIKO en AGIOn

Scholengroep Sint-Rembert Torhout Koekelare – Lichtervelde – Torhout - Zedelgem Beheer van...

Documents

Transcript of Scholengroep Sint-Rembert Torhout Koekelare – Lichtervelde – Torhout - Zedelgem Beheer van...