Scanning on demand Stadsarchief Amsterdam

U vraagt

Digitaliseren op aanvraag van de klant, principes, en werkproces

Wij Scannen

Leuven 28 april 2011

U vraagt

Wij scannen


Scanning op verzoek van de klant, principes

Uitgangspunten, workflow en praktische zaken


Visitors

Year Reading rooms Website

1982 24.027

1988 29.788

1992 27.738

1998 26.598

2002 25.014

2006 17.958

2007

2008

2009

2010


Visitors


1982 24.027

1988 29.788

1992 27.738

1998 26.598 40.048

2002 25.014 224.050

2006 17.958 512.592

2007

2008

2009

2010


Visitors


1982 24.027

1988 29.788

1992 27.738

1998 26.598 40.048

2002 25.014 224.050

2006 17.958 512.592

2007 92.678

2008 118.312

2009 106.000

2010 125.000

Visitors


1982 24.027

1988 29.788

1992 27.738

1998 26.598 40.048

2002 25.014 224.050

2006 17.958 512.592

2007 92.678 520.483

2008 118.312 538.483

2009 106.000 531.143

2010 125.000 710.453


De tijd dat digitalisering een optie was is

voorbij. Het aantal gebruikers van de website

stijgt sterk. Maar ook de verwachting dat de

stukken online te raadplegen zijn.

“We want to use the internet to facilitate historical research; Everybody should be able to use all archival collections at home 24/7”


V. Hoe lang duurt het om alles te digitaliseren

1 meter = 7.000 scans

Productie = 10.000 scans per week

A. 431 jaar

V. Hoeveel scans levert digitalisering van 32 kilometer archief

A. 224.000.000 scans


Lage incidentele en structurele kosten

U vraagt


Als we er voor kunnen zorgen dat

Alle inventarisnummers voor digitalisering kunnen worden aangevraagd

De levertijd kort blijft

De kosten voor de gebruiker laag blijven

Dan kunnen we stellen dat we geen achterstand in digitalisering hebben, en dat de doelstelling dat alle inventarisnummers voor onderzoek digitaal beschikbaar zijn is gehaald

Noodzakelijk:

U vraagt


Lage incidentele kosten

Kwaliteitsnorm is leesbaarheid

Efficiënt ingericht werkproces

Grootschalige aanpak: contstante productie

Lage structurele kosten

Opslagkosten beperken: formaat is JPEG

Scanning is uitbesteed

Interne werkzaamheden digitalisering onderbrengen in lijntaken

Naast digitalisering op aanvraag ook digitalisering op basis van

Wij scannen


Digitalisering bij het Stadsarchief Amsterdam

Subsidies (vaak voor specifieke onderwerpen, zoals WWII)

Selecties beeldmateriaal voor de Beeldbank

Samenwerking met Amsterdamse diensten en bedrijven

Projecten met verschillende doelstellingen, documenttypen, leveranciers

Gestroonlijnd, efficient ingericht werkproces is voorwaarde voor grootschalig

digitaliseren

Beschikbare richtlijnen en best practices houden vaak onvoldoende

rekeningen met deze complexe factoren bij grootschalig werken

We hebben een werkproces ingericht waarin standaardisatie en grootschaligheid

uitganspunten zijn

Alle projecten digitalisering volgen dit proces

Ontwikkeling van het werkproces


2. Providing Ordernr(s)

3. Assessing the originals

4. Preparing the originals

5. Transport

6. Scanning7. Assinging

filenames

8. Transport

9. Checking originals

10. Checking scans

13. Import in controled

storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata

14. Import in metadata system

11. Checking metadata

1. Requesting digitalization

12. Originals back to

repositry

Wij scannen

De volgende voorwaarden en uitgangspunten zijn het aan proces gesteld

Uitgangspunten





5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Wij scannen

Volledige inventarisnummers worden gedigitaliseerd

Proces wordt zoveel mogelijk gekoppeld aan de SAA beheeromgeving

Proces wordt ondersteund met een (te ontwikkelen) workflow tool

Uitgaan van bestaande metadata

Alle openbare inventarisnrs kunnen voor digitalisering worden aangevraagd

Eenvoudig: klik op “digitaliseren”

Productie van 15.000 scans op wekelijkse basis

1. Aanvragen voor digitalisering


Wij scannen2. Providing Ordernr(s)



5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

https://stadsarchief.amsterdam.nl/admin/archiverequest

Digitalisering start vanuit de technische beheeromgeving

Elke eenheid krijgt een ordernummer

Functies ordernummer

Alle te digitaliseren eenheden krijgen een orderbon

2. Uitgifte ordernummers


Communicatie digitaliseerderCommunicatie digitaliseerder

ScanningScanning

Toekennen bestandsnamenToekennen bestandsnamen

Registratie bestandsnamenRegistratie bestandsnamen

Facturering door digitaliseerderFacturering door digitaliseerder




5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Vanuit het workflowsysteem worden ophaal- en terugzetlijsten gegenereerd

Op basis hiervan worden originelen uit de depots verzameld

Wij scannen

3. Logistiek: ophalen en terugbrengen van originelen





5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry


Speciale werkruimte

Beoordeling originelen, transport voorbereiding

Wij scannen

4. Beoordelen van de originelen




5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry


Informatie in de beheersystemen is niet altijd volledig

Aanvragen van inventarisnummer die in een van deze categorien vallen

worden niet honoreerd

B. Materiaal

Daarom vindt standaard een globale check plaats

A. Inhoud

Wij scannen


Copyright Openbaarheid Privacy

Beoordeling kwetsbaarheid originelen / risico op beschadiging bij transport of digitalisering in standaard set-up.




5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Materiele voorbereiding is minimaal

Wij scannen



Nietjes worden verwijderd

Kleine reparaties worden uitgevoerd door medewerkers conservering

De volgorde van de originelen wordt niet gecontroleerd of gewijzigd

Wij doen

Wij doen niet

De originelen worden niet genummerd




5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Maar dan mogen er geen fouten worden gemaakt bij het nummeren

Nummeren van de originelen heeft een groot voordeel:

Wij scannen

De originelen worden niet genummerd


De volledigheid van de scans (tov de originelen) kan worden gegarandeerd

Dubbel nummers toekennen leidt tot onlogische aantallen (100 scans, maar laatse paginanr is 99)

Experimenten met nummering hebben geleerd dat foutloos nummeren niet haalbaar is.

Een nummer overgeslagen leidt al snel tot de conclusie dat een scan ontbreekt (wat niet zo is)




5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Transport vindt plaatst in speciale, afsluitbare karren

Wij scannen

5. Transport





5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Er mag geen twijfel bestaan over wat die bestandsnaam moet zijn

Na scanning moeten de juiste bestandsnamen worden toegekend

Anders moeten bestandsnamen gewijzigd bij mutatie op deze informatie

Uitgangspunt: bestandsnamen bevatten geen inhoudelijke, veranderlijke informatie

Wij scannen

6. / 7. Scanning en toekenning bestandsnamen


Bestandsnamen vormen de sleutel

tussen scan en metadata

Bestandsnamen vormen de sleutel

tussen scan en metadata




5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Bestandsnaamtoekenning Stadsarchief Amsterdam


Aanvraag digitalisering Beheersystemen

First 6#: ordernr

Last 6#: serial nr

Orderbon

Filename

Scanning

A20758000001

A20758000002

A20758000003

Range

A20758000001 – A20758999999

Archief 195Inv Nr 836 Order: A20758

A20758000004

A20758000005

Scanrapport

A20758000001

A20758000002

A20758000003

A20758000004

A20758000005

12 digits

Registratie bestandsnamen

Registratie bestandsnamen

Import

Samenwerking met leverancier: focus op PROCES

Scans en metadata worden op gerichtte, efficiente wijze gecontroleerd

Waar mogelijk zijn controles geautomatiseerd

10. 11. Controle van scans en metadata

Check Methode

Virussen Virus checker

Data integriteit MD-5 checksumvergelijking

Validiteit bestandsformaat

Jhove

Kwaliteit scansCheck referentie scans

Visuele check productiescans

Volledigheid Afhankelijk van project

Bestandsnamen Script

Basic checks

Wij scannen





5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Na import is de order voor digitalisering afgerond

Na goekeuring worden alle scans en metadata (bestandsnamen) in de beheersystemen

geimporteerd

Imports vinden geautomatiseerd plaats, op basis van scripts en standaard protocollen

13. 14. Importeren van scans en metadata in de beheersystemen

Wij scannen





5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Na import worden de metadata geoptimaliseerd voor het zoeksysteem

Uitwisseling van inventarissen vindt plaats mbv EAD

Lokatie onafhankelijk, direct via het CMS van de website

De website wordt gehost op een externe lokatie

Metadata worden geupload via standaard HTTP protocol

18. Import metadata in de website

Wij scannen





5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Na import worden afgeleiden gemaakt

De scans worden via harddisk of FTP upload in de website geimporteerd

Een aantal basis checks wordt uitgevoerd

17. Import scans in the website

Wij scannen





5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry


De aanvrager kan besluiten wel of niet te kopen

Zogauw scans en metadata geimporteerd zijn krijg te klant geautomatiseerd een

email

De mail bevat een link naar het gedigitaliseerde inventarisnr in de website

Aanvraag geleverd!

De gelukkige klant:




5. Transport


filenames

8. Transport


10. Checking scans


storage system

15. Export scans

17. Import scans

16. Export metadata

18. Import metadata





repositry

Weekproductie

Productieschema

Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag

Ophalen originelen

Beoordelen originelen

Transport

Uitgifte order nummers

Controles

Afronding aanvragen

Einde, online

Originelen terugzetten

Imports metadata en scans

Exports

Start imports in website

Zat / zon

Verwerken scans en metadata in website

Selecteren nieuwe aanvragen


Marc Holtman

[email protected]


Scanning on demand Stadsarchief Amsterdam

Business

Transcript of Scanning on demand Stadsarchief Amsterdam