Saxion Hogescholen - Apeldoorn, Deventer, Hengelo ......Saxion Hogescholen - Apeldoorn, Deventer,...

2
Success Story Hbo Probleembeschrijving Vanwege een aflopend contract van het oude Studenten Informatie Systeem (SIS) moest er voor Saxion een nieuw systeem komen. Het oude systeem aanpassen zou teveel kosten dus schreef Saxion een aanbesteding uit. Oude situatie n Saxion sprak haar wensen uit op het gebied van een SIS en gaf haar eerste contract aan een andere partij dan itelligence. Helaas werden deze wensen niet goed geïnterpreteerd en is de aanbesteding teruggetrokken. Hierdoor liep de overgang naar een nieuw systeem een jaar vertraging op. Vanwege de vertraging was Saxion inmiddels gedwongen snel een nieuw systeem te implementeren. Dit vanwege de SEPA, en een nieuwe versie van Studielink en Bron-HO, maar vooral omdat het oude systeem niet meer werd ondersteund. Oplossing van het probleem Saxion moest een nieuw Studenten Informatie Systeem implementeren. Voor de nieuwe aanbesteding richtte Saxion zich op de best value procurement. itelligence won deze aanbesteding onder andere dankzij het kansendossier, dit zijn extra’s die door de leverancier aangeboden kunnen worden. itelligence heeft de it.education SAAS oplossing geïmplementeerd. Dit systeem werd gekoppeld aan 9 andere cruciale, bedrijf kritische systemen en dus was er sprake van samenwerking met 10 leveranciers. it.education biedt integrale ondersteuning van alle student gerelateerde processen. We hebben het samen gedaan en zijn trots op het resultaat!” Saxion Hogescholen - Apeldoorn, Deventer, Hengelo, Enschede Student lifecycle management in één systeem, live inzicht, toegankelijk voor anderstalige studenten dankzij meertaligheid en minder technisch beheer dankzij SAAS oplossing. Oftewel méér efficiëntie. Dat biedt it.education Saxion Hogeschool.

Transcript of Saxion Hogescholen - Apeldoorn, Deventer, Hengelo ......Saxion Hogescholen - Apeldoorn, Deventer,...

Page 1: Saxion Hogescholen - Apeldoorn, Deventer, Hengelo ......Saxion Hogescholen - Apeldoorn, Deventer, Hengelo, Enschede Student lifecycle management in één systeem, live inzicht, toegankelijk

Success Story

Hbo

Probleembeschrijving

Vanwege een aflopend contract van het oude

Studenten Informatie Systeem (SIS) moest er

voor Saxion een nieuw systeem komen. Het

oude systeem aanpassen zou teveel kosten dus

schreef Saxion een aanbesteding uit.

Oude situatie

n Saxion sprak haar wensen uit op het gebied

van een SIS en gaf haar eerste contract aan een

andere partij dan itelligence. Helaas werden

deze wensen niet goed geïnterpreteerd en is de

aanbesteding teruggetrokken. Hierdoor liep

de overgang naar een nieuw systeem een jaar

vertraging op. Vanwege de vertraging was Saxion

inmiddels gedwongen snel een nieuw systeem

te implementeren. Dit vanwege de SEPA, en een

nieuwe versie van Studielink en Bron-HO, maar

vooral omdat het oude systeem niet meer werd

ondersteund.

Oplossing van het probleem

Saxion moest een nieuw Studenten Informatie

Systeem implementeren. Voor de nieuwe

aanbesteding richtte Saxion zich op de best value

procurement. itelligence won deze aanbesteding

onder andere dankzij het kansendossier, dit

zijn extra’s die door de leverancier aangeboden

kunnen worden. itelligence heeft de it.education

SAAS oplossing geïmplementeerd. Dit systeem

werd gekoppeld aan 9 andere cruciale, bedrijf

kritische systemen en dus was er sprake van

samenwerking met 10 leveranciers. it.education

biedt integrale ondersteuning van alle student

gerelateerde processen.

“We hebben het samen gedaan en zijn trots op het resultaat!”

Saxion Hogescholen - Apeldoorn, Deventer, Hengelo, Enschede

Student lifecycle management in één systeem, liveinzicht, toegankelijk voor anderstalige studenten dankzij

meertaligheid en minder technisch beheer dankzij SAASoplossing. Oftewel méér efficiëntie. Dat biedt it.educationSaxion Hogeschool.

Page 2: Saxion Hogescholen - Apeldoorn, Deventer, Hengelo ......Saxion Hogescholen - Apeldoorn, Deventer, Hengelo, Enschede Student lifecycle management in één systeem, live inzicht, toegankelijk

itelligence Benelux Croy 1 5653 LC Eindhoven Nederland [email protected] www.itelligencegroup.com 07/2015

Via selfservices kunnenprocessen direct uitgevoerd

worden waardoor het aantal fouten vermindert, de

administratieve druk afneemt en daarmee de

kwaliteit van de dienstverlening richting studenten

toeneemt. De student wordt op juiste wijze

ondersteund, van aanmelding op de hogeschool tot

het afstuderen. Betrokkenen kunnen rekenen op

actuele en voor hen relevante informatie. Het

management beschikt over informatie over

organisatieprestaties en voor verantwoording

naar belanghebbenden zoals overheidsinstanties.

In juni 2013 vonden de voorbereidende

werkzaamheden plaats, workshops omtrent het

systeem startten in juli 2013 en op 6 januari 2014

is het systeem live gegaan. In de maanden erna

werden functionaliteiten gefaseerd toegevoegd.

Voordelen van deze oplossing

Voor Saxion levert de implementatie van

it.education een nieuw Studenten Informatie

Systeem op. Dit brengt diverse verbeteringen

met zich mee. In het oude systeem ontbraken

self service functionaliteiten voor studenten

die zich voor een opleiding aanmeldden.

De geïmplementeerde service helpt

aanmeldende studenten de voortgang van hun

aanmeldtraject te volgen. Studenten kunnen er

aanmeldformulieren invullen en belangrijke

documenten uploaden. Daarnaast ontbrak er

functionaliteit rond het berekenen, bepalen

en incasseren van collegegelden in het oude

systeem. it.education integreert alles binnen één

systeem waardoor er meer overzicht is.

Dankzij de SAAS/Gehoste vorm is er geen intern

technisch beheer en hardware meer nodig.

Dit vermindert de rompslomp en biedt een

zekerheid voor de toekomst. In het systeem

is alles live inzichtelijk en volledig meertalig.

Met als voordeel dat het ook voor buitenlandse

studenten toegankelijk is.

“De implementatie van it.education bij

Saxion Hogeschool was een groot en

ingrijpend project. De verwachtingen

waren hooggespannen omdat er geen back-up

systeem aanwezig was en Saxion dus live moest. Het

project is opgepakt met itelligence, Saxion en een

aantal externe partijen. Je hebt elkaar ontzetten hard

nodig in zo’n project en dat levert positieve en

negatieve momenten op. We hebben samen veel

voor elkaar gekregen in een zeer korte tijd.”

Saxion Hogescholen

Saxion is een instelling voor het hoger

beroepsonderwijs (HBO). Ruim 26.000 studenten

(zowel nationaal als internationaal)

studeren aan uiteenlopende opleidingen, bijzondere

afstudeerrichtingen en specialisaties die Saxion

biedt. Kenniscentra en lectoraten van Saxion doen

in samenwerking met bedrijven en instellingen

toegepast onderzoek. Bij Saxion staat kwalitatief

uitstekend onderwijs voorop.

Company: Saxion Hogescholen

Industry: Hoger Onderwijs

Oplossing: it.education SAAS

Projectduur: 8 maanden en daarna gefa-seerde uitbreiding

SAP modules: SAP Student Lifecycle Management

Bedrijfsgrootte: 26.652 studenten, 2800 personeelsleden (2003 FTE’s)

it.edu