Saskia De Schepper – archivaris/informatiebeheerder

Stedelijk OnderwijsSaskia De Schepper – archivaris/informatiebeheerder

Stedelijk Onderwijs

Studiedag: Blijf meester over uw

schoolarchief

Verhuis van scholen en archivering

Stedelijk OnderwijsVerhuis van scholen en archivering

Archivering is essentieel: - Voor dagelijkse administratie- Het beleid te verantwoorden- Wettelijke verplichtingen na te komen- Toegang tot eigen informatie te verlenen- Als historisch document

OOK VOOR SCHOLEN


Schoolarchief nu vaak een wanorde:

Stedelijk OnderwijsVerhuis van scholen en archief

Maar overzicht en orde is des te beter:


Als archivaris/informatiebeheerder bied ik mijn diensten aan:- Het intranet, beschikbaar voor de hele organisatie, wordt

gebruikt als centraal verzamelpunt- De service wordt aangereikt in een aantal clusters:

- Opzoeken van informatie - Regels rond informatiebeheer en archivering - Ordenen van documenten- Openstellen van informatie

- Op deze manier bieden wij een gestructureerde oplossing voor de meerderheid van de vragen

- Om de vraagstelling in goede banen te leiden maken we gebruik van E-formulieren


AG SO bestaat uit 113 instellingen verspreid over 267 vestigingsplaatsen(2010):

Basison

derw

ijs

Secun

dair o

nderw

ijs

Buiten

gewoo

n ond

erwijs

Volwass

enen

onde

rwijs

Deeltijd

s kun

stond

erwijs

020406080

100

Aantal instellingenAantal vestig-ingsplaatsen


Verhuis van scholen kan verschillende redenen hebben:

- Capaciteit wordt te klein- Verouderd gebouw voldoet niet langer aan de

vereisten- Noodzaak om meer leerlingen te kunnen

opvangen in een andere regio- Masterplan AG SO: 9500 extra plaatsen tegen

2025- …


Scholen beschikken over kostbaar archief, maar hebben al een volle agenda. We leggen dan ook de nadruk op:

Winst van archivering:Tijdwinst voor opzoeken informatieRuimte besparen door regelmatige verwerkingVerzekerde bewaring van archieven in het stadsarchiefEnkel nuttig archief wordt bewaard

Vrijwillige vraag naar archivering of bij verhuis...


Men moet naast de winst ook rekening houden met enkele ‘kosten’ voor verwerking:

- De kosten aan personeel- De kosten aan materiaal - Tijdsbesteding

We zorgen ervoor dat deze kosten berekenbaar zijn en dat men deze kan inplannen naar budget en tijd.


Al het oude archief meeverhuizen naar het nieuwe gebouw is een enorme job en tijdverlies

Vraag aan de school om te starten met een opruimactie in hun archief, biedt hen onmiddellijk volgende winst: Minder archief mee te nemenArchief wordt geordend en is gebruiksklaar voor in het

nieuwe gebouw De archivering gebeurt volgens een vaste

procedure


STAP 1: Bij kennisneming van toekomstige verhuis: - Contacteren van de school

- contacteren school in kwestie- voldoende tijd om ‘kosten’ (personeel, materiaal en tijd) in te

plannen- archief tijdig opgeruimd voor verhuis

- Op de hoogte brengen van het stadsarchief- definitieve bestemming bepalen- de verwerking van een archiefoverdracht plannen


STAP 2: Eerste bezoek aan de school- Procedure van archivering toelichten

- Aanreiken van hulpmiddelen en informatie- school bewust van wat archivering inhoudt

- Overzicht krijgen van hoeveelheid en inhoud- eerste schatting van de hoeveelheid archief- welke grote reeksen aanwezig? - eerste aanzet naar volgende stap:

het opstellen van een reeksenpaspoort


STAP 3: School stelt een Reeksenpaspoort opEen reeksenpaspoort is een oplijsting van de grote reeksen die zich in het archief bevinden. Op basis hiervan kan het stadsarchief een definitieve bestemming bepalen voor deze reeksen.- Beschrijving, begin- en einddatum, archiefvormer, plaats en

omvang- vooral de beschrijving en de datering van de reeksen is

belangrijk- overige beschrijvingskenmerken helpen bij terugvinden en

identificeren reeksen- Na opmaak doormailen naar Informatiebeheerder

- informatiebeheerder als tussenpersoon tussen school en stadsarchief

- check volledigheid reeksenpaspoort - doorsturen naar het stadsarchief voor bestemmingen


STAP 4: Informatiebeheerder stuurt vraag voor definitieve bestemming naar Stadsarchief- Reeksenpaspoort wordt omgezet tot een

bestemmingsaanvraag- reeksenpaspoort aangevuld met een definitieve bestemming - goedgekeurd door de stadsarchivaris - bepalen wat er verder met het archief moet gebeuren - goedgekeurde bestemmingen start verwerken van archief


STAP 5: Vanuit de bestemmingsaanvraag kunnen we de verwerking starten: - Vernietigen: verwijderen uit het archief d.m.v.

vernietigingscontainers- archiefstukken niet zomaar met wekelijkse papieromhaling

meegegeven- tijdelijk vernietigingscontainers

- Selectie: combinatie van vernietigen en overdragen- voorbeeld of een steekproef bewaren van een reeks- combinatie van de bestemmingen ‘overdragen’ (voorbeeld of

steekproef) en ‘vernietigen’ (de overige zaken mogen vernietigd worden)


- Overdragen: schonen, beschrijven en verpakken van archief- Bij het overdragen van archief naar het stadsarchief moet het

archief verwerkt worden. - Schonen: verwijderen van schadelijke elementen, zoals

paperclips, elastiek, plastic mapjes en dergelijke- Beschrijven op stukniveau (Excel sjabloon) en toekennen van

een uniek inventarisnummer(bepaalde reeksen, zoals personeelsdossiers, plannen en dergelijke, detailtoegang)

- Verpakken: Papieren archief in zuurvrije mappen en dozen Digitaal archief voor elk inventarisnummers een map aanmaken waarin men de documenten kan plaatsen


- Bewaren: Ordenen zodat dit op termijn makkelijk kan verwerkt worden

- administratieve bewaartermijn nog niet verstreken- Tijdelijk nog op school bewaren- documenten reeds ordenen en aanduiden wanneer ze dan wel

overgedragen of vernietigd mogen worden- archief goed doorzoekbaar - na verloop van de bewaartermijn snel de juiste bestemming

uitvoeren


RESULTAAT

Minder archief om mee te nemen naar de nieuwe locatie

Archief dat toch bewaard blijft in de school is geordend en makkelijk te doorzoeken

Saskia De Schepper – archivaris/informatiebeheerder

Documents

Transcript of Saskia De Schepper – archivaris/informatiebeheerder