Saneamiento Contable
-
Upload
melaniekaterinelised -
Category
Documents
-
view
31 -
download
2
description
Transcript of Saneamiento Contable
-
SANEAMIENTO CONTABLE EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A
DISTANCIA UNAD
GLORIA ISABEL VARGAS HURTADO
ESCUELA DE ADMINISTRACION PUBLICA ESAP FACULTAD DE POSGRADOS
ESPECIALIZACION EN GESTION PUBLICA Bogot, D.C
Agosto de 2006
-
SANEAMIENTO CONTABLE EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A
DISTANCIA UNAD
GLORIA ISABEL VARGAS HURTADO
Director: Dr. Jos Francisco Mendoza
ESCUELA DE ADMINISTRACION PUBLICA ESAP FACULTAD DE POSGRADOS
ESPECIALIZACION EN GESTION PUBLICA Bogot, D.C
Agosto de 2006
-
DEDICATORIA
A quienes me han acompaado en cada una de las metas propuesta, adems de
ser la razn de mi vida mis hijas: Gloria Julieta y Maria Alejandra, a mi madre
querida que siempre est presente en mi alma y mi corazn, y a mi amigo,
compaero y amor, Orlando Bolaos.
-
AGRADECIMIENTOS
Al Doctor Jaime Alberto Leal Afanador, Rector de la UNIVERSIDAD NACIONAL
ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD, por su confianza y apoyo no slo en
especializacin sino tambin en el cumplimiento del Saneamiento Contable, al
Doctor Jos Francisco Mendoza, por sus valiosas orientaciones y el
conocimiento transmitido, a todos los docentes de la Especializacin por su
conocimiento y experiencia que contribuye a mi crecimiento personal y profesional,
a los directivos de la Escuela de Administracin Pblica, Facultad de Posgrados,
a la Doctora Ligia Franco por su amistad y apoyo desde aos atrs, a mis
compaeros de la especializacin de quienes aprend y siempre llevare en mi
corazn.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
1
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCION
Planteamiento del Problema 6
Alcance del Estudio 6
Justificacin 7
Objetivo General 8
Objetivos Especficos 8
CAPITULO I
1) Utilidad de la Contabilidad en la Gestin Pblica 11
2) Diagnstico de la Situacin Financiera Econmica y 13
Social de la UNAD.
3) Saneamiento Contable en la Universidad Nacional 15
Abierta y a Distancia UNAD.
4) Desarrollo del Saneamiento Contable 16
4.1) Creacin del Comit Tcnico 18
4.2) Anlisis de partidas objeto de depuracin 18
4.3) Depuracin y saneamiento aprobacin 19
Representante Legal
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
2
CAPITULO II
5) Resultados 38
5.1) Internos 38
5.2) Externos 40
5.2.1) Comisin Legal de Cuentas 41
5.2.2) Contralora General de la Repblica 41
5.2.3) Contadura General de la Nacin 41
CAPITULO III
6) Beneficios del proceso de culminacin del 42
Saneamiento Contable
6.1) A nivel sede nacional 42
6.2) A nivel Seccional 43
6.3) Comunidad estudiantil 44
CAPITULO IV
7) Conclusiones 46
Recomendaciones 47
Bibliografia
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
3
INTRODUCCION
La Contabilidad Pblica se viene desarrollando a lo largo de la historia como
producto de la necesidad del Estado de demostrar a travs de los estados
financieros la eficiencia y calidad en la administracin de los recursos, por
esta razn es importante conocer la historia de la Contabilidad como ciencia
y no como simple tcnica, como se ha desarrollado a travs del tiempo y la
importancia que tiene hoy en un mundo globalizado el cual exige calidad en
todos los procesos para ser competitivos.
En este orden de ideas se crea por medio de la Constitucin Poltica de
Colombia en 1991 la Contadura General de la Nacin y el Cargo del
Contador General de la Nacin por medio de los cuales se abre un espacio
de modernizacin y democratizacin de la informacin financiera estatal y se
da paso a una corriente renovadora para la Hacienda Pblica que revalu
muchas normas y conceptos fiscales vigentes hasta ese momento, desde su
creacin, la Contadura General de la Nacin ha venido generando
instrumentos valiosos, como el Plan General de Contabilidad Pblica, para la
estructuracin de un Sistema Nacional de Contabilidad Pblica, de igual
manera la normatividad recogida en resoluciones, circulares externas, cartas
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
4
circulares, procedimientos e instructivos, constituyndose en uno de los
fundamentos para la modernizacin de la administracin financiera pblica.
Desde entonces la contabilidad pblica ha sido reconocida como una
verdadera poltica de Estado y sus instrumentos, traducidos en medidas de
orden legal, normativo y tcnico, como inherentes a la concepcin y manejo
de la moderna administracin.
Sin embargo, no se dio aplicabilidad a las normas expedidas por la
Contadura General de la Nacin, particularmente en lo atinente al inventario
de bienes; el registro de las deudas, en especial la pensional; la depuracin
y conciliacin de saldos antiguos, que sin lugar a dudas afectan el balance
general consolidado del sector pblico. En consecuencia se expide la Ley
716 de 2001 y sus Decretos Reglamentarios 1282, 1914 y 1915 en donde se
dictan disposiciones de carcter obligatorio para todas las entidades del
Estado para el saneamiento contable y a travs de la Contadura General
de la Nacin los procedimientos pertinentes para su aplicacin.
No obstante la expedicin de la Ley, el proceso de depuracin y saneamiento
no era una tarea sencilla, ms an cuando en lo que va corrido de la historia
se acumularon cifras inciertas producto de registros equivocados, ausencia
de los mismos, funcionarios encargados de cumplir estas funciones sin la
preparacin y experiencia adecuada acompaados de la poca importancia
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
5
que tena para los administradores pblicos el tema contable, estas han sido
algunas razones para que este proceso haya sido dispendioso en las 3200
entidades pblicas del Nivel Nacional y Territorial que componen el Balance
General de la Nacin por lo que se ha prorrogado en dos oportunidades la
Ley 716; en el ao 2004 por la Ley 901 hasta diciembre de 2005 y en la Ley
998 de diciembre de 2005 de Presupuesto, para el periodo 2006 se incluy
un artculo que le daba vigencia hasta el 31 de diciembre del mismo ao*,
(*declarado inexequible mediante Sentencia C-457 del 7 de junio de 2006),
no obstante de haber perdido vigencia la Ley, la Contadura General de la
Nacin ya se haba pronunciado nuevamente en abril del mismo ao
adoptando un modelo de sostenibilidad de la calidad en la informacin
contable pblica mediante la Resolucin 119 de abril del presente ao.
Por lo anterior, como Contadora de la Entidad tuve la oportunidad de liderar
y desarrollar el proceso de saneamiento contable con el apoyo del grupo de
colaboradores del rea contable y de la administracin, as como de generar
nuevos espacios y alternativas que contribuyen a la eficiencia y calidad en la
prestacin del servicio educativo, beneficiando no slo a la Entidad por la
confianza que genera a nivel nacional, sino tambin a nuestros clientes, los
estudiantes que son la razn de ser de la UNAD, proceso que se puede
observar en el desarrollo del presente trabajo.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
6
Planteamiento del Problema
Los Estados contables de la Entidad no reflejan la realidad financiera
econmica y social, que permita reflejar eficiencia y calidad en la adecuada
administracin de los recursos pblicos, afectando su razonabilidad, la
adecuada toma de decisiones, y afectando en forma negativa el Balance
Consolidado de la Nacin.
Alcance del Estudio
El alcance del presente trabajo se desarrolla en dos sentidos; el primero la
aplicacin de la Ley 716 de 2001, sus Decretos reglamentarios y las normas
expedidas por la Contadura General de la Nacin de saneamiento contable
partiendo desde el ao 1997 hasta el ao 2004, presentando la utilidad o
beneficios obtenidos por la misma.
En segundo lugar pretende visualizar la importancia que tiene la profesin
contable desde su historia hasta nuestros das, tal como se ha manifestado
a lo largo de estas lneas el profesional de contadura pblica debe ser
integro, idneo, capaz, que no solo se remita a cumplir una tarea repetitiva, si
no que trascienda, que sea un creador, un pensador y que identifique
plenamente su misin, que disee sus propios proyectos de acuerdo con la
realidad situacin en la entidad, ubicado en el sector correspondiente,
aplicando y siendo parte de las polticas pblicas.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
7
Justificacin
Se afirma que la naturaleza moderna del poder estriba no slo en la
informacin sino en la calidad de la misma de donde surge una cultura, que
no es simple resultado aritmtico sino un proceso espacio-temporal de
socializacin humana en sus distintas dimensiones y referentes, en sus
prcticas y saberes, en sus oficios e interacciones, en lo pblico y lo privado.
Por lo anterior cabe anotar que el Estado ms halla de la recaudacin de
informacin y procesamiento de informacin de carcter contable o de su
homologacin y presentacin, como lo establecen las disposiciones legales
traducidos en los estados financieros consolidados, busca una construccin
de cultura orientada a divulgar, capacitar, promover dentro de los parmetros
de tica y eficacia pblica el funcionamiento eficiente del Estado; la
necesaria rendicin de cuentas; el ejercicio del control fiscal, disciplinario,
interno y social, y los tiempos modernos, que imponen la competitividad de
la administracin pblica en todos los niveles y sectores, en sincrona con las
tendencias internacionales predominantes.
La modernizacin del Estado Colombiano implica la necesidad de una
gestin ms responsable y eficiente en la prestacin de servicios por parte
del aparato gubernamental, el rescate del valor de lo pblico, que le permita
actuar en el mbito internacional con sentido de unidad nacional.
Estas premisas unidas al hecho de que la informacin de base contable con
calidad adquiere en la moderna gestin pblica una importancia estratgica,
motiva al Estado a expedir la Ley de Saneamiento Contable con el concurso
y beneplcito no slo de las entidades sino de la profesin contable que
cada da crece, trasciende y se fortalece al ser parte de polticas claras de
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
8
estado como herramienta fundamental e indicador de gestin dentro del
contexto de GESTION PUBLICA.
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar el proceso de Saneamiento Contable para obtener calidad en
la informacin financiera econmica y social en los Estados Financieros de la
UNAD, creando una cultura de eficiencia y calidad de la informacin as
como ser partcipe de las polticas de Estado en el mejoramiento continuo
del Balance consolidado de la Nacin y el desarrollo de la nueva Gerencia
Pblica.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Generar procedimientos que permitan la optimizacin de los recursos de
la entidad.
Expedir los Actos Administrativos correspondientes a la implementacin
de polticas claras en el manejo y flujo de informacin para su adecuado
control.
Depurar la informacin contable de la Universidad
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
9
Ajustar los saldos de las cuentas de los estados financieros, a los valores
que se establezcan en el proceso de depuracin contable.
Sanear las partidas que presentan valores inciertos en los Estados
Financieros
Actualizar los Activos de la Entidad, e implementar un sistema que
permita a la entidad la identificacin y control adecuado de sus bienes
as como el clculo y reconocimiento del gasto por obsolescencia, uso y
deterioro.
Aplicar las normas establecidas sobre el clculo de depreciacin en forma
individual
Obtener Estados Financieros confiables y razonables
Determinar el efecto del Saneamiento Contable en el patrimonio de la
entidad, segn lo establece la Circular Externa 056 de febrero de 2004.
Realizar el seguimiento a los procesos llevados a cabo de Saneamiento
Contable y culminados al 31/12/05
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
10
Continuar el proceso de depuracin de saldos de tal manera que
permitan mantener la calidad de la informacin contable segn las
normas expedidas por la Contadura General de la Nacin y teniendo en
cuenta que se declar inexequible el artculo 79 Ley 998 de 2005 que
prorrogaba el saneamiento contable hasta el 31/12/06
Servir como herramienta de control del recurso humano y fiscal
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
11
CAPITULO I
1.) Utilidad de la Contabilidad Pblica
En las ltimas dcadas, el entorno econmico ha experimentado profundos
cambios (por competencia, progresiva descentralizacin y profesionalizacin,
globalizacin, etc.), realidad que ha provocado que la contabilidad se
convierta en herramienta fundamental para establecer polticas eficaces que
reduzcan sus problemas y le permitan gestionar adecuadamente sus
recursos. En este orden de ideas se hace necesaria una conveniente
planificacin y correctos sistemas de control y direccin ms avanzados que
garanticen a la entidad la prestacin eficiente de sus servicios y que sus
recursos se inviertan para beneficio de los ciudadanos en general.
Es relevante en el mbito poltico, econmico e institucional, conocer el
resultado y el patrimonio nacional y cmo se redistribuyen stos, puesto que
la mayor parte de su financiacin proviene de impuestos y otros pagos
obligatorios en los que todos colaboramos. La gestin se ve reflejada en el
adecuado manejo de los recursos y la contabilidad pblica constituye el
subsistema de informacin contable encargado de la medicin de los
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
12
diferentes hechos financieros, econmicos y sociales que realizan las
entidades pertenecientes al sector pblico, de tal manera que, al ser
comunicada a travs de los estados contables, mejore ostensiblemente el
manejo, control y gestin de los recursos estatales por parte de quienes
tienen esta competencia.
El fin de la contabilidad pblica es proporcionar en forma oportuna, la
informacin financiera, econmica y social producto del uso de los recursos
en la ejecucin de los planes de desarrollo, proyectos, programas y
actividades de tal manera que sirva como base para la toma adecuada de
decisiones en forma eficiente y eficaz de acuerdo con los principios de la
funcin administrativa y cumplimiento de los fines del Estado.
Es as como la contabilidad se va ajustando a las nuevas necesidades de
informacin que traen consigo los cambios en la economa, son, finalmente,
los entornos econmicos, polticos y sociales los factores que ms
condicionan los desarrollos de la contabilidad. Esto tambin se desprende de
los estudios que a nivel internacional se han realizado para efectos de
clasificacin y utilidad de los sistemas contables, en donde el entorno y los
elementos especficos de los sistemas de contabilidad son los criterios
fundamentales que ms contribuyen a estos propsitos.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
13
As las cosas el suministro de informacin es fundamental para la toma de
decisiones dentro de una adecuada Gestin Pblica la cual se ver reflejada
en la ejecucin del presupuesto en forma apropiada de acuerdo con las
normas y exigencias de Ley para su aplicacin y sus evidentes limitaciones,
de igual manera la eficacia de la contabilidad se realiza a partir de
parmetros de carcter econmico y social, lo que traduce el servicio al
ciudadano a quien se debe rendir cuentas a travs de la informacin siendo
el principal usuario de la informacin contable pblica.
2.) Diagnstico de la Situacin Financiera Econmica y Social de la
UNAD.
Como punto de partida en el segundo semestre del ao 2004, se estableci
que deba realizarse un estudio sobre los estados contables de la entidad
que permitiera obtener un diagnstico de la situacin financiera lo que
permiti conocer que la informacin generada en el sistema financiero en
cuanto a ingresos de venta de bienes y servicios en sus diferentes conceptos
no era razonable, ya que en un 57% aproximadamente no se tena
identificados los conceptos y los centros de costos a que pertenecan. Esta
situacin fue generada por el incumplimiento de los Cead en la entrega
oportuna de los informes financieros para ser reclasificados en las cuentas
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
14
contables de acuerdo con los centros de costos que identificaban el origen de
los ingresos.
En cuanto a la Cartera otorgada por la UNAD desde el ao 2000 y hasta el
primer semestre del ao 2004 se encontr un atraso considerable,
desconociendo su estado real, deuda por estudiante, evaluacin de la
gestin por parte de los Centros Regionales respecto a recuperacin de la
misma y la falta de seguimiento por parte de la Sede Central. De igual
manera la Cartera ICETEX era incierta ya que se desconoca los estudiantes
que contaban con crdito y su modalidad, los valores encontrados en los
Estados Financieros no estaban soportados, y las cifras correspondan a
valores globales. Situacin delicada teniendo en cuenta que el ICETEX
cuenta con tres modalidades de crdito ms los fondos.
El tema de Anticipos de bienes y servicios generados en periodos anteriores
y que muy probablemente se recibieron y no se cancelaron las cuentas,
situacin similar ocurra con otras cuentas por cobrar.
En cuanto a las cuentas por pagar no se realizaron los pagos y causaciones
de personal de contrato y docentes presentndose situaciones como
diferentes nit para una misma persona, causaciones en una cuenta y pagos
realizados en otra, devoluciones no registradas y realizados los pagos.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
15
Las responsabilidades en proceso no haban sido conciliadas con la
Secretara General, lo que originaba informacin incoherente y la
prescripcin de algunas de ellas por la falta de seguimiento y control.
Los Convenios no reflejaban de manera cierta en el Balance las cifras y
ejecucin de los mismos, en razn a la utilizacin de una sola cuenta lo que
no permita conocer el movimiento y saldos de cada convenio de los diez con
que se contaba en esa fecha.
Las conciliaciones bancarias con partidas conciliatorias antiguas y el
desconocimiento del inventario real de bienes.
Como se puede observar el estado financiero de la Entidad era crtico y con
una necesidad eminente de depurar y sanear los Estados Financieros.
3. Saneamiento Contable en la Universidad Nacional Abierta y a
Distancia UNAD.
En la vigencia del ao 2004 se dio el cambio de administracin, y con esta la
reestructuracin, y el proceso de empalme detectando el estado crtico de la
entidad al interior de todas sus reas, para lo cual la administracin dedic
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
16
todos sus esfuerzos en atacar todos los frentes Acadmicos y administrativos
implementando procesos y mtodos que permitieran subsanar las
inconsistencias encontradas.
En este orden de ideas se inici el proceso de diagnstico y evaluacin de la
situacin Financiera de la entidad dentro del marco legal establecido en la
Ley 716 de 2001, sus decretos reglamentarios, Ley 901 de 2004 la cual
prorrog la vigencia de Ley 716 hasta diciembre 31 del ao 2005 y las
normas establecidas por la Contadura General de la Nacin en cuanto a
contabilidad pblica as como el Plan de Mejoramiento suscrito con la
Contralora General de la Repblica que permiti establecer la situacin real
de la entidad.
4.) Desarrollo del Saneamiento Contable
Se presentaron diferentes etapas en el proceso identificando y analizando las
partidas sujetas a sanear; proyecto abanderado por parte de la
Administracin y que describimos a continuacin:
Expedicin del Acto Administrativo de Actualizacin del Comit Tcnico
de Saneamiento contable en cuanto a su constitucin, Resolucin y
Reglamento Interno.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
17
Anlisis de la informacin contable, para identificar las partidas objeto de
saneamiento contable por parte de la Contadora de la Entidad, analizando
los informes correspondientes de Contralora; Plan de mejoramiento e
informes de Control Interno y Notas a los Estados Financieros.
Desarrollo del proceso de depuracin para establecer la existencia real
de bienes, derechos y obligaciones que representaban dichas partidas,
segn el artculo 1ero de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 901
de 2001 y artculo 9 del Decreto 1282 de 2002 de 2002
Aplicacin de procedimientos administrativos tendientes a la ubicacin de
documentos, reconstruccin de hechos a travs de mecanismos alternos
de comprobacin tales como: requerimientos a los entes o terceros
involucrados directa o indirectamente, que permitiera establecer la
existencia real de los bienes derechos y obligaciones de la Universidad
(Art. 3 del Decreto 1914 de 2003
Obtencin de conceptos jurdicos para los casos que as lo requirieron
Con base en el acopio y anlisis de documentos, presentacin al Comit
Tcnico de Saneamiento Contable para su estudio y evaluacin
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
18
Aprobacin por el Comit y recomendacin al Representante Legal
expedir el Acto Administrativo correspondiente.
4.1) Creacin del Comit Tcnico
Expedicin de la Resolucin 3475 del 18 de octubre de 2002, actualizada por
la Resolucin 9923 del 30 de diciembre de 2004 y el reglamento interno del
Comit Tcnico de Saneamiento Contable , Por el cual se integra el comit
tcnico para el desarrollo del proceso de saneamiento de la informacin
contable en la Universidad de Nacional Abierta y a Distancia UNAD de igual
manera actualizado segn la Resolucin 9923 en la cual se asignan
competencias, para que se adelanten las gestiones administrativas
necesarias, relacionadas con el proceso de depuracin de los Estados
Financieros de la Universidad, y se establece que el saneamiento contable
se adelantar por medio de la Vicerrectora Administrativa y Financiera de la
Universidad liderado por el Grupo Contable.
4.2) Anlisis de partidas objeto de depuracin
Se evaluaron las diferentes cuenta que componen el Balance de la Entidad a
saber: Bancos, Cuentas por Cobrar, Otras cuentas por cobrar, Anticipos,
Bienes muebles y propiedad planta y equipo, inventarios, cuentas por pagar,
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
19
nomina por pagar, prestaciones sociales, depsitos recibidos de terceros,
acreedores varios
4.3) Depuracin y saneamiento contable - aprobacin Representante
Legal
Una vez realizados los procedimientos administrativos correspondientes de
depuracin, investigacin exhaustiva, anlisis de partidas, comprobacin de
saldos, circularizacin, presentacin al Comit Tcnico de Saneamiento
Contable, elaboracin de la Ficha Tcnica, presentacin al Representante
Legal para su aprobacin, se llev a cabo el saneamiento de los Estados
Financieros de la entidad con corte al 31 de diciembre del 2005, de las
siguientes cuentas:
Saneamiento Contable de Bancos: Las partidas conciliatorias
registradas desde el ao 1997 hasta el ao 2004 fueron depuradas y
saneadas, para lo cual se adelantaron las gestiones administrativas por
medio del rea de Tesorera ante las entidades bancarias en la solicitud de
documentos soportes que permitieran la identificacin de partidas
correspondientes a ingresos sin identificar y notas dbito sin registrar. Una
vez agotados los procedimientos administrativos el Comit aprueba y
recomienda al Representante Legal la incorporacin y eliminacin de las
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
20
partidas objeto de Saneamiento, el cual aprueba y expide mediante los
Actos Administrativos correspondientes, las siguientes Resoluciones:
Resolucin 005051del 28/03/05 Incorporacin $ 3.199.175.oo
Ficha Tcnica No. 001. Acta No. 009 del 24 de febrero de 2005
Resolucin 005052 del 28/03/05 Incorporacin $ 1.834.070.oo
Ficha Tcnica No. 002. Acta No. 009 del 24 de febrero de 2005
Resolucin 12442 del 28/11/05 Incorporacin $34.478.265.oo
Ficha tcnica SC-BAC-003 006. Acta No.17 del 28/11/05
Res 12987 del 30/11/05 1996 Eliminacin $2.801.574.60
Incorporacin $ 45.854.53
Ficha Tcnica No. SC-BAC-007-009. Acta No. 18 del 22/12/05
Fondos en trnsito: Una vez realizada la bsqueda de informacin que
dio origen a este registro, se estableci segn respuesta del Banco
BBVA que haban realizado la correccin por tratarse de ingresos que no
pertenecan a la UNAD, razn por la cual se afectan ingresos de periodos
anteriores.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
21
Ficha Tcnica SC-FET-001-002 Reclasificacin $1.720.660.oo
Crditos ICETEX: Convenio suscrito con ICETEX el 7 de julio de 1999
Fondos en Administracin con el objeto de financiar los derechos de
matrcula y complementarios de los estudiantes de la UNAD, para los
programas de pregrado y posgrado debidamente reconocidos por el
Gobierno Nacional.
Se realizaron las gestiones administrativas correspondientes para la
identificacin de las partidas, mediante circularizacin, bsqueda de
documentos, reuniones con ICETEX, cruces de informacin y anlisis de las
mismas de las cuales se determin un valor incierto de $217.277.978.33 se
depuraron $71.174.603.74 correspondientes a dos giros realizados por
ICETEX por $61.649.378.49 y $9.525.225.25 de cartera identificada,
quedando un saldo de $146.103.374.59.
Debido al gran nmero de registros de cartera con pequeos valores que
hacan el proceso de depuracin complejo y el desgaste administrativo, el
Comit Tcnico de Saneamiento Contable aprueba y recomienda al Seor
Rector sanear la cartera Fondos en Administracin hasta tres salarios diarios
minimos vigentes, una vez aprobado expide la Resolucin 9435 del 2 de
mayo de 2005.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
22
De igual manera dada la edad vencida de cartera, se realiz la gestin
correspondiente para que el ICETEX como administrador del Fondo iniciara
el proceso de recuperacin a travs de las Casas de Cobranza para el cobro
prejurdico y jurdico.
Una vez terminado el proceso de depuracin se pudieron establecer los
saldos a 30 de noviembre de 2005 as:
Cartera por recuperar $212.169.832.99
Valor Recaudado para giro a la UNAD $350.993.008.96
TOTAL FONDO $563.162.841.95
Se determina un valor a incorporar en los Estados Financieros de
$203.112.025.11, como cuenta por cobrar a ICETEX, los cuales hacen parte
del total del valor recaudado de $350.993.008.96 y que sern girados a la
UNAD cuando se firmen los documentos de liquidacin, al igual que la
cartera por recuperar representados en pagars y cartas de compromiso, los
cuales sern endosados a la UNAD.
Resolucin 12881 de diciembre 30 de 2005 Incorporacin 203.112.025.11
Ficha Tcnica SC-CPCI-012 del 15 de diciembre de 2005
Acta 19 del 30 de diciembre 2005
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
23
Cartera UNAD: Proceso de periodos anteriores. Para llevarse a cabo la
actualizacin fue necesario reconstruir la informacin de cartera otorgada y
pagada partiendo del inventario fsico realizado por los funcionarios de
Contabilidad de la Sede Nacional en el ao 2003, encontrando bastantes
inconsistencias y deficiencias en los procedimientos realizados como; falta de
seguimiento y control lo que ocasion la desactualizacin de los datos.
En el desarrollo de la actualizacin fue necesario contar con la colaboracin
de todos los CEAD para la obtencin de datos, envo de documentos
soportes, reportes y aclaracin de los mismos. Se establecieron saldos por
cada uno de los CEAD determinando los siguientes valores:
Saldo Actualizado $618.520.151.50
Saldo Contable 429.413.629.56
Ajuste al Balance $189.106.521.94
Dada la antigedad de la Cartera, las inconsistencias presentadas y la falta
de documentos soportes, en algunos casos diligenciados en forma indebida
para su recuperacin, se expone en el Comit Tcnico de Saneamiento
Contable la incorporacin y provisin de la misma, debido a que no tiene
efectos en el patrimonio, el Comit y Representante Legal aprueban la
propuesta.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
24
Dentro de las gestiones administrativas realizadas adems de la
actualizacin de la cartera y dado que la Institucin no cuenta con el personal
que pueda ejercer la gestin de cobro, mediante el proceso de Concurso de
Mritos se contrat a la Firma Activa Cheque S.A sin erogacin presupuestal,
para iniciar la recuperacin y se firm Acta de inicio del da 5 de diciembre
de 2005 en la cual se hizo entrega de la base de datos de deudores de
Cartera UNAD.
Resolucin No. 12880 del 30/12/05 Incorporacin sin efectos en el
Patrimonio
$189.106.521.94. Ficha Tcnica SC CU- 017, Acta 19 del 30 de diciembre
de 2005
Cuentas por Cobrar Convenios Interistitucionales: Cuentas por
cobrar en ejecucin del Convenio Interistitucional del 25 de mayo de 1999
suscrito con la Alcalda de Puerto Libertador saldo contable conformado por
$20.100.000.oo. el 28 de diciembre de 2001 se abon por error una
consignacin por valor de $6.734.460, la cual corresponde a ingresos por
otro concepto, quedando un saldo en contabilidad de $13.365.540.oo. Se
envi comunicacin al Municipio solicitando el estado de cuenta del
Convenio, del cual no se recibi respuesta, de igual manera al Director del
Cead de Sahagn nos informa Mediante comunicacin recibida en el mes de
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
25
noviembre del presente ao el saldo del Convenio segn los estados de
cuenta por valor de $29.800.000.oo.
Por lo anterior se establece la incorporacin de $9.700.000.oo al Convenio
suscrito con el Municipio. El Comit Tcnico de Saneamiento Contable
recomienda iniciar el proceso legal a que haya lugar por medio del
Abogado Externo de la Universidad.
Convenio suscrito con el Municipio de Moitos Crdoba y la Universidad,
legalizado el 19 de julio del ao 2000, por un valor de $16.867.000.oo para la
vigencia del 2000, dinero que fue consignado, para la vigencia 2001 y 2002
el Municipio de Moitos cumpli con lo estipulado en el objeto del Convenio
cancelando los aportes y se dio por terminado por falta de presupuesto,
segn informar el Director del Cead de Sahagn en su comunicacin del 23
de noviembre del presente ao el Municipio de moitos se encuentra a Paz
y Salvo con la Universidad.
De acuerdo con los documentos fuentes y la informacin recibida del
Director del Municipio de Sahagn se estable la eliminacin de
$5.310.000.oo por no ser un derecho cierto para la Universidad.
De acuerdo con lo anterior se establece incorporar un valor de $9.700.000
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
26
Resolucin 12998 de diciembre 30 de 2005 Incorporacin $9.700.000.oo
Eliminacin 5.310.000.oo
Ficha Tcnica SC CI 005 del 30 de diciembre de 2005
Ficha Tcnica SC - CI - 004 del 30 de diciembre de 2005
Acta No. 19 del 30 de Diciembre de 2005
Anticipo Compra de Bienes: Corresponde a tres obras civiles y una
impresin de textos, las obras civiles fueron desarrolladas en el ao 1994 las
cuales se ejecutaron en un 100% correspondientes a:
Terminacin, estructura y ejecucin de la obra gris de la primera etapa del
CEAD de Pasto $30.000.000.oo Contrato 780 del 18 de diciembre de 1994.
Construccin del Quinto piso del edificio ubicado en la Avenida 30
$9.999.658.70 Contrato 779 de diciembre 18 de 1994.
Instalacin del sistema modular de oficinas abiertas en el piso 7 del edificio
ubicado en la Calle 53, $4.141.228.oo Promotora Hurtado Trujillo Ltda
contrato 295 de febrero 28 de 1994
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
27
Contrato de impresin de libros $5.278.000.oo Editora Guadalupe Ltda, no
fue posible ubicar los documentos fuentes, dado que la fecha de origen ao
1993 la contabilidad se llevaba en forma manual.
Una vez analizados los soportes y los registros realizados se determin que
los anticipos entregados no se amortizaron en forma adecuada.
Por lo anterior, se expone al Comit Tcnico de Saneamiento Contable la
eliminacin de los valores registrados como anticipos porque no
representan un derecho de la Entidad. El Comit aprueba y recomienda al
Seor Rector su eliminacin el cual aprueba as:
Resolucin 12990 de diciembre 30 de 2005 Eliminacin $49.418.886.70
Ficha Tcnica SC AC 018 Acta No. 19 del 30 de diciembre de 2005
Cuentas por Cobrar - Tesoro Nacional: Corresponde a un reintegro
de dinero al Tesoro, por cheques girados no cobrados y registrados en
Acreedores Varios en el ao 2001. Mediante Resolucin 6071 del 31 de
diciembre de 2003, se sanearon estos valores afectando el ingreso y no fue
cancelada la cuenta por cobrar.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
28
Por lo anterior y una vez analizados los libros auxiliares y los documentos
fuente se concluye que se debe reversar ingresos de periodos anteriores y
cancelar la cuenta por cobrar al Tesoro Nacional.
Ficha Tcnica SC CPC 003 del 2 de diciembre de 2005
Valor $1.608.870.oo Errores vigencias anteriores Informe Acta 19 de
diciembre 30 de 2005
Otras Cuentas por Cobrar: Corresponde a pagos dobles de aportes de
seguridad social a: Salud Total, Famisanar, Banco Colpatria; actualmente la
cuenta se encuentra cancelada, no se encontr evidencia de cuenta de cobro
y su origen fue en el ao 1996. Municipio de Arbelaez; corresponde al
convenio firmado dentro del cual se especifica que la UNAD otorga ocho
becas a funcionarios del Municipio, hecho que no se tuvo en cuenta
reportando los estudiantes como cuentas por cobrar por concepto de
matrculas, lo cual afecta la razonabilidad de los Estados Financieros. BBVA;
se registraron valores que el Banco descont en el ao 1999 por las
transacciones que realiz y una vez analizados los registros contables, se
encontr que esta cuenta no fue reconocida por el Banco, por lo tanto no
representa un derecho cierto para la Entidad.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
29
Caja de Compensacin de la Guajira; en desarrollo del convenio
interinstitucional suscrito en el ao 1999 se lleg a un acuerdo de pago por
valor de $27.231.042, los cuales fueron cancelados en su totalidad, el ltimo
cheque por valor de $6.231.042, fue entregado al Director del CEAD de la
Guajira el cual consign en la cuenta de Caja Menor. En Auditoria realizada
por funcionarios del Grupo de Contabilidad encontraron que una vez
consignado el valor, de igual manera se retir el dinero y cancel un recibo
de servicio pblico por valor de $5.840.650.oo para lo cual no se encontr
autorizacin ni legalidad alguna en este acto.
El informe fue presentado por los auditores a la Sede Nacional, y segn
documento entregado por la Secretara General, este hecho se encuentra en
proceso de investigacin en la Procuradura General de la Nacin.
Por lo anterior y una vez analizados los documentos fuentes, las
confirmaciones realizadas y teniendo en cuenta que estos valores se
encuentran provisionados en un 100%, se procede a hacer uso de la
correspondiente provisin, en razn a que no representan derechos ciertos
para la Universidad.
Se presenta el informe al Comit Tcnico en sesin del 30 de diciembre de
2005 como consta en el Acta 19 de la misma fecha.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
30
Ficha Tcnica SC OCPC 009 Valor depuracin $28.956.873.oo
Sin efectos contables. Acta No. 19 del 30 de Diciembre de 2005
El Comit Tcnico de Saneamiento contable, en sesin realizada el 28/11/05
aprob el saneamiento de las partidas entre uno y un milln de pesos, una
vez analizado el costo beneficio, donde resulta ms oneroso adelantar el
proceso de depuracin para establecer la realidad de cada partida, segn
conceptos No. 24034 del 20/11/03, 30114 del 30 de diciembre de 2003 de la
Contadura General de la Nacin , as como el literal f del artculo 4 Ley 716
de 2001.
Con base en lo anterior, se analizaron los registros objeto de saneamiento,
de los cuales algunos se encuentran provisionados.
El Valor Total de la Cuenta asciende a la suma de siete millones quinientos
sesenta y cuatro mil doscientos sesenta y un pesos mte ($7.564.261.oo) de
los cuales un milln doscientos noventa y siete mil quinientos sesenta y ocho
pesos mte (1.297.568.oo). se encuentran provisionados y se debe hacer uso
de la misma.
Resolucin 12735 del 22 de diciembre de 2005
Ficha Tcnica SC OCPC 08 Eliminacin $7.564.261.oo
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
31
Afectacin al Patrimonio $6.266.693.oo por hacer uso de la provisin
Inventario bienes Comerciales: Los inventarios de la entidad se
caracterizaron por la falta de seguimiento, control, y manejo adecuado de las
ventas de textos desarrollados para los estudiantes, los cuales no fueron
reportados en su oportunidad para el registro contable y descargue del
inventario, esta situacin se present durante los aos existentes de la
entidad, razn por la cual la Administracin llev el Censo Nacional de
Inventarios.
El proceso de actualizacin de los inventarios de la entidad se desarroll de
acuerdo con las normas emanadas de la Contadura General de la Nacin,
en especial la Circular 056 de 2004, el inventario fsico realizado en Abril del
presente ao, dio como resultado un faltante por valor de $1.385.153.259.60
lo cual afecta el patrimonio de la entidad.
Cuenta por Pagar: El Comit Tcnico de Saneamiento Contable en
sesin realizada el 28 de noviembre de 2005, segn consta en Acta No. 17
del 28 de noviembre del presente ao, analiz la relacin Costo-Beneficio
como causal de saneamiento, dado que resulta ms oneroso adelantar
investigaciones exhaustivas, lo cual conlleva a un desgaste administrativo y a
un mayor costo, cuando las cifras no son representativas para la entidad, por
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
32
lo cual aprueba sanear las partidas que se encuentran entre uno y un milln
de pesos de acuerdo con la Resolucin 12465 del 29 de Noviembre del
presente ao.
Con base en lo anterior se presentan las cuentas que componen el Pasivo y
que se encuentran dentro de las disposiciones de la mencionada Resolucin:
Cuentas por pagar Servicios: Saldo Crdito eliminacin $ 5.896.985.20
Valor Crdito $8.011.046.20
Valor Dbito $2.114.061.oo
Saldo $5.896.985.20
Resolucin 12738 de 22 de diciembre de 2005
Ficha Tcnica SC CPP 014
Acta No. 17 del 28 de Noviembre de 2005
Cheques pendientes de cobro
Resolucin No. 12740 de diciembre 22 de 2005
Ficha Tcnica SC CH 006 Eliminacin $19.736.717.oo
Acta No. 17 del 28 de Noviembre de 2005
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
33
Nmina por pagar Docentes: Saldo crdito Eliminacin
$10.737.285.91
Valor Crdito $29.126.456.10
Valor Dbito $18.389.170.00
Saldo $10.737.285.91
Resolucin 12739 del 22 de diciembre 2005
Ficha Tcnica SC CPP 014
Acta No. 17 del 28 de noviembre de 2005
Depsitos Recibidos de Terceros: Corresponde a valores registrados
desde el ao 2002 y principalmente en el ao 2003, consignados por las
entidades que otorgan auxilio educativo a los funcionarios, y por los cuales
no se afect directamente el ingreso, por las solicitudes de devolucin por
parte de los estudiantes cuando haban cancelado el semestre. Los nuevos
procedimientos para reintegros una vez los estudiantes cumplen con los
requisitos formales de solicitud de reintegro se afecta directamente el
ingreso.
Por lo anterior y una vez analizados los registros y cuentas contables , estos
valores corresponden a ingresos por matrculas no registrados en su
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
34
oportunidad, por lo que corresponde a un registro de ingresos de periodos
anteriores.
Ficha Tcnica SC- DRT 016 Reclasificacin $20.072.404.62
Acta No. 19 del 30 de Noviembre de 2005
Exmenes de Calidad ICFES: Recaudos realizados en el ao 2004 por
concepto de exmenes de ECAES de acuerdo con los informes financieros
presentados por los CEAD al Grupo de Contabilidad, una vez realizado el
cruce de informacin por estudiante se identific que se registro un mayor
valor que corresponde a ingresos por otros conceptos acadmicos.
Por lo anterior se procede a reclasificar a la cuenta de ingresos de periodos
anteriores por identificarse un error en los registros realizados
Ficha Tcnica SC ECI 011 Reclasificacin $3.288.902.oo
Acta No. 19 del 30 de diciembre de 2005
Bienes Inmuebles: Dentro de los inmuebles de la Universidad se
encuentra el ubicado en el Municipio de Duitama el cual se recibi en
comodato en el ao en el ao 1997 mediante Escritura Pblica No. 2951 en
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
35
la Notara Primera; se suscribe convenio para la construccin de la Sede del
Cread de Duitama, por medio de Acuerdo 027 de septiembre de 1997.
La Universidad construye la primera etapa en el ao 1998 invirtiendo un
valor de $789.033.218.18 los cuales se llevaron al gasto. En el ao 2003
mediante Escritura Pblica 738 de la Notaria primera de Duitama, el
Municipio entrega en Donacin el inmueble a la Universidad y se registra el
valor del terreno por $19.899.000.oo, en el ao 2005 se construye la
segunda etapa y se registra contablemente en la cuenta Edificaciones
$916.526.942.40.
De acuerdo con lo anterior el inmueble de Duitama se encontraba
subvalorado por lo que se solicit el avalo, con el fin de incorporar el valor
real de la edificacin as;
Resolucin No.12992 del 30 de diciembre de 2005
Terrenos Incorporacin $ 297.558.000.oo
Edificaciones Incorporacin $1.078.473.057.60
Total Incorporacin $1.376.031.057.60
Ficha tcnica SC BI 019 del 15 de diciembre de 2005
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
36
Acta 19 del 30 de diciembre de 2005
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Para la actualizacin de los bienes muebles de la entidad se tuvo en cuenta
las disposiciones de la Contadura General de la Nacin en la Circular
Externa 056 del 5 de febrero de 2004 en el numeral 5.5.1 Tratamiento
contable de los valores registrados en forma global:
En el proceso de ajuste y actualizacin de los saldos de la contabilidad,
registrados en forma global, deben tenerse en cuenta los siguientes pasos:
1)Toma Fsica 2) Valoracin de los bienes, y 3) Registro del valor actual.
Teniedo en cuenta lo anterior y lo sealado en el segundo prrafo del
numeral 5.5.1.2 sobre los procedimientos alternativos y en desarrollo del
proceso de actualizacin, donde establece la posibilidad de combinar los dos
procedimientos la Entidad reconoce como valor actual el de adquisicin
teniendo en cuenta el mantenimiento permanente a que son sometidos los
mismos, por tal razn no se realiza avalo de los bienes muebles de la
entidad.
Determinacin Inventario Fisico
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
37
Costo Histrico $14.861.906.346.99
+ Sobrantes 807.628.069.42
- Faltantes 1.226.939.788.91
Total Inventario Fsico 14.442.594.627.50
Valor en libros 7.766.580.368.74
EEffeeccttoo eenn ee ll PPaattrriimmoonniioo 77..116677..997722 ..334422..2200
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
38
CAPITULO II
5.) Resultados
Los resultados del Saneamiento Contable de la Universidad se puede
observar en dos sentidos; el primero, permiti adelantar y culminar procesos
que haban sido objeto de glosas por parte de la Contralora General de la
Repblica por varias vigencias y que dio lugar a una opinin negativa de los
Estados Financieros de la Entidad hasta el ao 2003 y segundo la utilidad y
confiabilidad de la informacin contable se convierte en base fundamental
para la adecuada toma de decisiones.
5.1) Internos
5.1.1) Cabe resaltar dos grandes procesos: Actualizacin de Cartera:
UNAD ICETEX, y los Bienes de la Entidad, los cuales fueron objeto de
glosas por parte de la Contralora General de la Repblica y parte del Plan de
Mejoramiento Institucional por varias vigencias. Adicional a estos procesos
se presenta en forma razonable las siguientes cuentas: Bancos y
Corporaciones, Fondos en Trnsito, Otras cuentas por cobrar, Cuentas por
cobrar Convenios, Anticipos compra de bienes, Cuentas por pagar, Cheques
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
39
pendientes de cobro, Seguro estudiantil, Nmina por pagar, Prestaciones
sociales
5.1.2) LOGROS ALCANZADOS
Cabe resaltar que rescatar el valor de lo pblico y la conciencia de los
funcionarios en el desarrollo de sus funciones con eficiencia, calidad y
oportunidad se ve reflejado en una nueva Cultura organizacional, es un logro
bastante significativo para la Entidad, ya que finalmente es el talento humano
el encargado de traducir en cada una de las operaciones las directrices
dadas por la administracin.
5.1.3) Implementacin de Procedimientos:
Creacin del Comit Tcnico de Saneamiento Contable
Resolucin 9923 del 30 de diciembre de 2005
Polticas relacionadas con el Saneamiento Contable
Resolucin 00118 del 20 de enero de 2005
Control y manejo de Activos
Resolucin 9414 del 29 de abril de 2005 (Prdida de bienes)
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
40
Resolucin 10466 del 20 de junio 2005 (Ingreso de bienes)
Resolucin 10516 del 22 de junio de 2005 (Polticas)
Procedimientos para la Legalizacin de anticipos y gastos de Viajes
Resolucin 11596 del 6 de septiembre 2005 .
Procedimiento para la vinculacin de personas Naturales o Jurdicas
Resolucin 12483 del 2 de diciembre de 2005
5.2) Externos
Mejoramiento de la evaluacin de la UNAD en la clasificacin financiera
del informe de la Contralora de la vigencia 2004.
Cumplimiento del Saneamiento Contable previniendo posibles sanciones
por parte de los rganos de control.
Mejoramiento de la Imagen Institucional ante los entes de control.
Cumplimiento con los compromisos adquiridos con la Contralora General
de la Repblica Plan de Mejoramiento
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
41
5.2.1) Comisin Legal de Cuentas
La Comisin Legal de Cuentas haba presentado 15 observaciones
registradas por la Cmara de Representantes de las cuales 13 se
cumplieron en un 100%, una del 90% y otra del 60% segn el anlisis
presentado por el grupo Auditor de la Contralora General de la Repblica
5.2.2) Contralora General de la Repblica:
Con el cumplimiento del Saneamiento Contable de la Entidad a 31 de
diciembre del ao 2005 se dio tambin el compromiso adquirido con la
Contralora General de la Repblica por medio del Plan de Mejoramiento el
cual contena en su gran mayora hallazgos sobre deficiencias en los Estados
Financieros.
5.2.3) Contadura General de la Nacin:
Cumplimiento de los lineamientos dados por la Contadura General de la
Nacin en cuanto a la aplicabilidad de las normas expuestas en especial la
Circular Externa 056, la cual determinaba los procesos contables a seguir
para el registro y reconocimiento de las partidas objeto de depuracin y
saneamiento.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
42
CAPITULO III
6.) Beneficios de la culminacin del proceso de Saneamiento
Contable
La identificacin de deficiencias en los diferentes procesos financieros dieron
paso a nuevas estrategias que permitieron mejorar la calidad de la
informacin y la implementacin de procedimientos para llevar a cabo el
seguimiento y control en la Sede Nacional y en las Regionales con
cubrimiento nacional.
6.1) Sede Nacional
En la Sede Nacional se asign un coordinador para cada seccional
encargado de asesorar y coordinar los procesos financieros y los informes a
presentar.
Se realiz un manual de procedimientos que permiti el
conocimiento claro por cada uno de los funcionarios responsables de la
informacin financiera.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
43
Se consolid la informacin Acadmico Administrativa con
Registro y Control Nacional lo que permiti llevar un control de los ingresos
efectivamente generados por cada uno de los Centros y la matrculas
reflejadas y registradas en el Sistema E-DUNAD.
Se implementaron medidas de seguimiento y control para la
legalizacin de viticos.
Una vez actualizada la Cartera UNAD, por medio de licitacin se
contrato una empresa para el cobro prejurdico y jurdico.
6.2) Seccionales
En las seccionales se nombr un Coordinador Administrativo y
Financiero encargado de la coordinacin y manejo de la informacin
financiera de los Cead satlites, el cual tiene relacin directa con el
Coordinador de la Sede Nacional, permitiendo un canal de comunicacin
eficiente de asesora y a la vez de seguimiento y control.
Se realizaron visitas a cada una de las Seccionales por parte de
una comisin compuesta por el Contador de la Entidad, un funcionario de
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
44
contabilidad y el Coordinador Nacional de Registro y Control con el objetivo
de apoyar y afianzar los procesos financieros.
6.3) Comunidad estudiantil
Se logr consolidar la Alianza Estratgica UNAD ICETEX a nivel
nacional por medio de capacitacin a funcionarios del nivel administrativo
y acadmico, para que fuera multiplicador de los beneficios que obtienen
los estudiantes de bajos recursos en las modalidades de crdito
educativo.
Por otra parte la UNAD por medio del acuerdo 019 del mes de
junio, el Consejo Directivo se une al proyecto Acceso con calidad a la
educacin superior ACCES y asigna un subsidio del 15% para estudiantes
que obtengan un promedio mnimo de cuatro, buscando no slo el apoyo
econmico a nuestros estudiantes sino tambin un incentivo para mejorar la
calidad acadmica de nuestros.
Se plantean otras alternativas de financiamiento las cuales se
encuentran en estudio por parte de las directivas de la Universidad, teniendo
en cuenta que las caractersticas de la poblacin son de bajos recursos y en
cumplimiento del objeto misional de la Entidad Educacin para todos.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
45
El uso de las tecnologas es una de las mayores herramientas de la
Universidad para prestar un mejor servicio a los estudiantes, por esta razn
cada da se logra nuevos avances que permitan a los estudiantes de
cualquier regin realizar los trmites de matrculas y acceder a la educacin
superior.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
46
CAPITULO IV
Conclusiones
Una vez culminado el proceso de saneamiento contable en la Universidad
Nacional Abierta y a Distancia UNAD, puedo conclur:
Se dio cumplimiento a la norma y por consiguiente al logro del objetivo
principal de la misma: calidad en la informacin reflejada en las cifras
presentadas en los estados contables.
Se implementaron procesos y procedimientos a nivel nacional que
aseguran la eficiencia y eficacia en forma permanente.
Por medio de una firma de cobranzas se est realizando la recuperacin
de cartera.
Se encuentra en proceso de ajuste la implementacin de un rea de
Gestin de Cartera y Crdito, que permita la optimizacin del servicio, la
administracin eficiente de la cartera, y la creacin de un portafolio de
financiamiento que permita a todos los colombianos el acceso a la
educacin superior.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
47
El cumplimiento del saneamiento contable a 31 de diciembre contribuy al
reconocimiento del Gobierno Nacional mediante el Decreto por el cual se
otorga la Autonoma a la Universidad Nacional Abierta y a Distancia
UNAD.
El reconocimiento de los entes de control como la Contralora General de
la Repblica y la Comisin Legal de Cuentas.
Recomendaciones:
Continuar y adoptar nuevas polticas que permitan que todos los hechos
econmicos, financieros y sociales realizados en la UNAD, sean
debidamente informados al rea de contabilidad con sus respectivos
soportes.
Elaborar en forma permanente planes de trabajo e implementar
procedimientos especficos que permitan el flujo de informacin en forma
oportuna.
Depurar en forma permanente los saldos reflejados en las cuentas
contables, de tal manera que eviten la acumulacin de partidas inciertas en
los estados financieros, realizando conciliaciones permanentes entre las
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
48
reas de Contabilidad, Tesorera, Presupuesto, Registro y Control Nacional,
Bachillerato.
Garantizar el apoyo y asesora permanente en los procesos financieros
a las Seccionales y stos a su vez a los CEAD satlites.
Continuar con el proceso de sistematizacin de las reas de talento
humano y Almacn e inventarios para realizar la Interfaz con el sistema
financiero, de tal manera que se optimice y minimice el riesgo por la
manipulacin de informacin.
Continuar e Implementar nuevos sistemas de capacitacin que permita a
los funcionarios de contabilidad y a los responsables de la informacin
financiera a nivel nacional una adecuada identificacin de los hechos
econmicos, financieros y sociales realizados.
Fortalecer y apoyar los procesos financieros que permitan la
sostenibilidad de la informacin financiera, econmica y social.
Contar con el apoyo del grupo de planeacin en la elaboracin de
manuales de procedimientos en el cual se describan las actividades a
realizar as como la asignacin de responsabilidades.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
49
Contar con el apoyo continuo de Control Interno en la evaluacin
permanente del sistema contable necesario para mantener la calidad de la
informacin financiera, econmica y social, de tal manera que haga
sostenible el proceso de saneamiento contable culminado en diciembre 31 de
2005.
Continuar con el Comit Tcnico de Sostenibilidad del Sistema Contable ,
como instancia asesora del rea financiera.
Implementar dentro de la nueva estructura de la UNAD el rea de Gestin
de Cartera y Crdito.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
50
BIBLIOGRAFIA
MNDEZ A, CARLOS E.Metodologa, Gua para elaborar diseos de
investigacin en ciencias econmicas, contables y administrativas.
AGUILAR, Marcela. GIL, Jorge, Manuel y otros. El Mtodo Cualitativo de
Investigacin aplicado a la Contabilidad. En: Revista Teuken No. 10 -
Universidad Nacional de la Patagonia, San Juan Bosco-Argentina. IV
trimestre 1987.
CANO PABON, JAIRO ALBERTO, Contador General de la Nacin, Febrero
2003 hasta hoy
CANO, MORALES. Abel. ASFACOP. Ao 6, Numero 7, Marzo de 2003
Bogot. D.C. paginas 33 46 Retos y estrategias de los Contadores Pblicos
en el siglo XXI ms all de los estados financieros.
FERNANDEZ, PIRLA, Jos, Mara. Teora Econmica de la Contabilidad -
Introduccin contable al estudio de la economa . Ediciones ICE - Novena
edicin. Madrid - Espaa 1977.
-
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP Especializacin Gestin Pblica Gloria Isabel Vargas Hurtado
51
FRANCO, RUIZ, Rafael. Contabilidad Integral - Teora y normalizacin.
Investigar Editores, tercera edicin. Armenia, 1998.
LARA, Juan, Abel, en el artculo: "Teora Contable y Estructuras
Paradigmticas". En: Revista Contadura-Universidad de Antioquia, No.17-
18, Septiembre de 1990 - Marzo de 1991.
NIETO SANCHEZ, EDGAR FERNANDO, Primer Contador General de la
Nacin en Colombia.
TUA, PEREDA, Jorge. Lecturas de Teora e Investigacin Contable. Centro
Interamericano Jurdico Financiero. Ediciones Grficas Ltda., Medelln.1995.
MATTESSICH RICHARD. Evolucin del pensamiento contable
Tradiciones de investigaciones y consideraciones
Jurisprudencia y Doctrina contable
Investigaciones Contadura General de la Nacin
Ley 716 de 2001, Decretos reglamentarios; 1914, 1915
Resolucin 550 de 2005, 119 de 2006