Saneamiento Contable

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SANEAMIENTO CONTABLE EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD GLORIA ISABEL VARGAS HURTADO ESCUELA DE ADMINISTRACION PUBLICA ESAP FACULTAD DE POSGRADOS ESPECIALIZACION EN GESTION PUBLICA Bogotá, D.C Agosto de 2006

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Saneamiento Contable realizado

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  • SANEAMIENTO CONTABLE EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A

    DISTANCIA UNAD

    GLORIA ISABEL VARGAS HURTADO

    ESCUELA DE ADMINISTRACION PUBLICA ESAP FACULTAD DE POSGRADOS

    ESPECIALIZACION EN GESTION PUBLICA Bogot, D.C

    Agosto de 2006

  • SANEAMIENTO CONTABLE EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A

    DISTANCIA UNAD

    GLORIA ISABEL VARGAS HURTADO

    Director: Dr. Jos Francisco Mendoza

    ESCUELA DE ADMINISTRACION PUBLICA ESAP FACULTAD DE POSGRADOS

    ESPECIALIZACION EN GESTION PUBLICA Bogot, D.C

    Agosto de 2006

  • DEDICATORIA

    A quienes me han acompaado en cada una de las metas propuesta, adems de

    ser la razn de mi vida mis hijas: Gloria Julieta y Maria Alejandra, a mi madre

    querida que siempre est presente en mi alma y mi corazn, y a mi amigo,

    compaero y amor, Orlando Bolaos.

  • AGRADECIMIENTOS

    Al Doctor Jaime Alberto Leal Afanador, Rector de la UNIVERSIDAD NACIONAL

    ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD, por su confianza y apoyo no slo en

    especializacin sino tambin en el cumplimiento del Saneamiento Contable, al

    Doctor Jos Francisco Mendoza, por sus valiosas orientaciones y el

    conocimiento transmitido, a todos los docentes de la Especializacin por su

    conocimiento y experiencia que contribuye a mi crecimiento personal y profesional,

    a los directivos de la Escuela de Administracin Pblica, Facultad de Posgrados,

    a la Doctora Ligia Franco por su amistad y apoyo desde aos atrs, a mis

    compaeros de la especializacin de quienes aprend y siempre llevare en mi

    corazn.

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    CONTENIDO

    Pg.

    INTRODUCCION

    Planteamiento del Problema 6

    Alcance del Estudio 6

    Justificacin 7

    Objetivo General 8

    Objetivos Especficos 8

    CAPITULO I

    1) Utilidad de la Contabilidad en la Gestin Pblica 11

    2) Diagnstico de la Situacin Financiera Econmica y 13

    Social de la UNAD.

    3) Saneamiento Contable en la Universidad Nacional 15

    Abierta y a Distancia UNAD.

    4) Desarrollo del Saneamiento Contable 16

    4.1) Creacin del Comit Tcnico 18

    4.2) Anlisis de partidas objeto de depuracin 18

    4.3) Depuracin y saneamiento aprobacin 19

    Representante Legal

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    CAPITULO II

    5) Resultados 38

    5.1) Internos 38

    5.2) Externos 40

    5.2.1) Comisin Legal de Cuentas 41

    5.2.2) Contralora General de la Repblica 41

    5.2.3) Contadura General de la Nacin 41

    CAPITULO III

    6) Beneficios del proceso de culminacin del 42

    Saneamiento Contable

    6.1) A nivel sede nacional 42

    6.2) A nivel Seccional 43

    6.3) Comunidad estudiantil 44

    CAPITULO IV

    7) Conclusiones 46

    Recomendaciones 47

    Bibliografia

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    INTRODUCCION

    La Contabilidad Pblica se viene desarrollando a lo largo de la historia como

    producto de la necesidad del Estado de demostrar a travs de los estados

    financieros la eficiencia y calidad en la administracin de los recursos, por

    esta razn es importante conocer la historia de la Contabilidad como ciencia

    y no como simple tcnica, como se ha desarrollado a travs del tiempo y la

    importancia que tiene hoy en un mundo globalizado el cual exige calidad en

    todos los procesos para ser competitivos.

    En este orden de ideas se crea por medio de la Constitucin Poltica de

    Colombia en 1991 la Contadura General de la Nacin y el Cargo del

    Contador General de la Nacin por medio de los cuales se abre un espacio

    de modernizacin y democratizacin de la informacin financiera estatal y se

    da paso a una corriente renovadora para la Hacienda Pblica que revalu

    muchas normas y conceptos fiscales vigentes hasta ese momento, desde su

    creacin, la Contadura General de la Nacin ha venido generando

    instrumentos valiosos, como el Plan General de Contabilidad Pblica, para la

    estructuracin de un Sistema Nacional de Contabilidad Pblica, de igual

    manera la normatividad recogida en resoluciones, circulares externas, cartas

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    circulares, procedimientos e instructivos, constituyndose en uno de los

    fundamentos para la modernizacin de la administracin financiera pblica.

    Desde entonces la contabilidad pblica ha sido reconocida como una

    verdadera poltica de Estado y sus instrumentos, traducidos en medidas de

    orden legal, normativo y tcnico, como inherentes a la concepcin y manejo

    de la moderna administracin.

    Sin embargo, no se dio aplicabilidad a las normas expedidas por la

    Contadura General de la Nacin, particularmente en lo atinente al inventario

    de bienes; el registro de las deudas, en especial la pensional; la depuracin

    y conciliacin de saldos antiguos, que sin lugar a dudas afectan el balance

    general consolidado del sector pblico. En consecuencia se expide la Ley

    716 de 2001 y sus Decretos Reglamentarios 1282, 1914 y 1915 en donde se

    dictan disposiciones de carcter obligatorio para todas las entidades del

    Estado para el saneamiento contable y a travs de la Contadura General

    de la Nacin los procedimientos pertinentes para su aplicacin.

    No obstante la expedicin de la Ley, el proceso de depuracin y saneamiento

    no era una tarea sencilla, ms an cuando en lo que va corrido de la historia

    se acumularon cifras inciertas producto de registros equivocados, ausencia

    de los mismos, funcionarios encargados de cumplir estas funciones sin la

    preparacin y experiencia adecuada acompaados de la poca importancia

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    que tena para los administradores pblicos el tema contable, estas han sido

    algunas razones para que este proceso haya sido dispendioso en las 3200

    entidades pblicas del Nivel Nacional y Territorial que componen el Balance

    General de la Nacin por lo que se ha prorrogado en dos oportunidades la

    Ley 716; en el ao 2004 por la Ley 901 hasta diciembre de 2005 y en la Ley

    998 de diciembre de 2005 de Presupuesto, para el periodo 2006 se incluy

    un artculo que le daba vigencia hasta el 31 de diciembre del mismo ao*,

    (*declarado inexequible mediante Sentencia C-457 del 7 de junio de 2006),

    no obstante de haber perdido vigencia la Ley, la Contadura General de la

    Nacin ya se haba pronunciado nuevamente en abril del mismo ao

    adoptando un modelo de sostenibilidad de la calidad en la informacin

    contable pblica mediante la Resolucin 119 de abril del presente ao.

    Por lo anterior, como Contadora de la Entidad tuve la oportunidad de liderar

    y desarrollar el proceso de saneamiento contable con el apoyo del grupo de

    colaboradores del rea contable y de la administracin, as como de generar

    nuevos espacios y alternativas que contribuyen a la eficiencia y calidad en la

    prestacin del servicio educativo, beneficiando no slo a la Entidad por la

    confianza que genera a nivel nacional, sino tambin a nuestros clientes, los

    estudiantes que son la razn de ser de la UNAD, proceso que se puede

    observar en el desarrollo del presente trabajo.

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    Planteamiento del Problema

    Los Estados contables de la Entidad no reflejan la realidad financiera

    econmica y social, que permita reflejar eficiencia y calidad en la adecuada

    administracin de los recursos pblicos, afectando su razonabilidad, la

    adecuada toma de decisiones, y afectando en forma negativa el Balance

    Consolidado de la Nacin.

    Alcance del Estudio

    El alcance del presente trabajo se desarrolla en dos sentidos; el primero la

    aplicacin de la Ley 716 de 2001, sus Decretos reglamentarios y las normas

    expedidas por la Contadura General de la Nacin de saneamiento contable

    partiendo desde el ao 1997 hasta el ao 2004, presentando la utilidad o

    beneficios obtenidos por la misma.

    En segundo lugar pretende visualizar la importancia que tiene la profesin

    contable desde su historia hasta nuestros das, tal como se ha manifestado

    a lo largo de estas lneas el profesional de contadura pblica debe ser

    integro, idneo, capaz, que no solo se remita a cumplir una tarea repetitiva, si

    no que trascienda, que sea un creador, un pensador y que identifique

    plenamente su misin, que disee sus propios proyectos de acuerdo con la

    realidad situacin en la entidad, ubicado en el sector correspondiente,

    aplicando y siendo parte de las polticas pblicas.

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    Justificacin

    Se afirma que la naturaleza moderna del poder estriba no slo en la

    informacin sino en la calidad de la misma de donde surge una cultura, que

    no es simple resultado aritmtico sino un proceso espacio-temporal de

    socializacin humana en sus distintas dimensiones y referentes, en sus

    prcticas y saberes, en sus oficios e interacciones, en lo pblico y lo privado.

    Por lo anterior cabe anotar que el Estado ms halla de la recaudacin de

    informacin y procesamiento de informacin de carcter contable o de su

    homologacin y presentacin, como lo establecen las disposiciones legales

    traducidos en los estados financieros consolidados, busca una construccin

    de cultura orientada a divulgar, capacitar, promover dentro de los parmetros

    de tica y eficacia pblica el funcionamiento eficiente del Estado; la

    necesaria rendicin de cuentas; el ejercicio del control fiscal, disciplinario,

    interno y social, y los tiempos modernos, que imponen la competitividad de

    la administracin pblica en todos los niveles y sectores, en sincrona con las

    tendencias internacionales predominantes.

    La modernizacin del Estado Colombiano implica la necesidad de una

    gestin ms responsable y eficiente en la prestacin de servicios por parte

    del aparato gubernamental, el rescate del valor de lo pblico, que le permita

    actuar en el mbito internacional con sentido de unidad nacional.

    Estas premisas unidas al hecho de que la informacin de base contable con

    calidad adquiere en la moderna gestin pblica una importancia estratgica,

    motiva al Estado a expedir la Ley de Saneamiento Contable con el concurso

    y beneplcito no slo de las entidades sino de la profesin contable que

    cada da crece, trasciende y se fortalece al ser parte de polticas claras de

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    estado como herramienta fundamental e indicador de gestin dentro del

    contexto de GESTION PUBLICA.

    OBJETIVO GENERAL

    Desarrollar el proceso de Saneamiento Contable para obtener calidad en

    la informacin financiera econmica y social en los Estados Financieros de la

    UNAD, creando una cultura de eficiencia y calidad de la informacin as

    como ser partcipe de las polticas de Estado en el mejoramiento continuo

    del Balance consolidado de la Nacin y el desarrollo de la nueva Gerencia

    Pblica.

    OBJETIVOS ESPECIFICOS

    Generar procedimientos que permitan la optimizacin de los recursos de

    la entidad.

    Expedir los Actos Administrativos correspondientes a la implementacin

    de polticas claras en el manejo y flujo de informacin para su adecuado

    control.

    Depurar la informacin contable de la Universidad

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    Ajustar los saldos de las cuentas de los estados financieros, a los valores

    que se establezcan en el proceso de depuracin contable.

    Sanear las partidas que presentan valores inciertos en los Estados

    Financieros

    Actualizar los Activos de la Entidad, e implementar un sistema que

    permita a la entidad la identificacin y control adecuado de sus bienes

    as como el clculo y reconocimiento del gasto por obsolescencia, uso y

    deterioro.

    Aplicar las normas establecidas sobre el clculo de depreciacin en forma

    individual

    Obtener Estados Financieros confiables y razonables

    Determinar el efecto del Saneamiento Contable en el patrimonio de la

    entidad, segn lo establece la Circular Externa 056 de febrero de 2004.

    Realizar el seguimiento a los procesos llevados a cabo de Saneamiento

    Contable y culminados al 31/12/05

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    Continuar el proceso de depuracin de saldos de tal manera que

    permitan mantener la calidad de la informacin contable segn las

    normas expedidas por la Contadura General de la Nacin y teniendo en

    cuenta que se declar inexequible el artculo 79 Ley 998 de 2005 que

    prorrogaba el saneamiento contable hasta el 31/12/06

    Servir como herramienta de control del recurso humano y fiscal

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    CAPITULO I

    1.) Utilidad de la Contabilidad Pblica

    En las ltimas dcadas, el entorno econmico ha experimentado profundos

    cambios (por competencia, progresiva descentralizacin y profesionalizacin,

    globalizacin, etc.), realidad que ha provocado que la contabilidad se

    convierta en herramienta fundamental para establecer polticas eficaces que

    reduzcan sus problemas y le permitan gestionar adecuadamente sus

    recursos. En este orden de ideas se hace necesaria una conveniente

    planificacin y correctos sistemas de control y direccin ms avanzados que

    garanticen a la entidad la prestacin eficiente de sus servicios y que sus

    recursos se inviertan para beneficio de los ciudadanos en general.

    Es relevante en el mbito poltico, econmico e institucional, conocer el

    resultado y el patrimonio nacional y cmo se redistribuyen stos, puesto que

    la mayor parte de su financiacin proviene de impuestos y otros pagos

    obligatorios en los que todos colaboramos. La gestin se ve reflejada en el

    adecuado manejo de los recursos y la contabilidad pblica constituye el

    subsistema de informacin contable encargado de la medicin de los

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    diferentes hechos financieros, econmicos y sociales que realizan las

    entidades pertenecientes al sector pblico, de tal manera que, al ser

    comunicada a travs de los estados contables, mejore ostensiblemente el

    manejo, control y gestin de los recursos estatales por parte de quienes

    tienen esta competencia.

    El fin de la contabilidad pblica es proporcionar en forma oportuna, la

    informacin financiera, econmica y social producto del uso de los recursos

    en la ejecucin de los planes de desarrollo, proyectos, programas y

    actividades de tal manera que sirva como base para la toma adecuada de

    decisiones en forma eficiente y eficaz de acuerdo con los principios de la

    funcin administrativa y cumplimiento de los fines del Estado.

    Es as como la contabilidad se va ajustando a las nuevas necesidades de

    informacin que traen consigo los cambios en la economa, son, finalmente,

    los entornos econmicos, polticos y sociales los factores que ms

    condicionan los desarrollos de la contabilidad. Esto tambin se desprende de

    los estudios que a nivel internacional se han realizado para efectos de

    clasificacin y utilidad de los sistemas contables, en donde el entorno y los

    elementos especficos de los sistemas de contabilidad son los criterios

    fundamentales que ms contribuyen a estos propsitos.

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    As las cosas el suministro de informacin es fundamental para la toma de

    decisiones dentro de una adecuada Gestin Pblica la cual se ver reflejada

    en la ejecucin del presupuesto en forma apropiada de acuerdo con las

    normas y exigencias de Ley para su aplicacin y sus evidentes limitaciones,

    de igual manera la eficacia de la contabilidad se realiza a partir de

    parmetros de carcter econmico y social, lo que traduce el servicio al

    ciudadano a quien se debe rendir cuentas a travs de la informacin siendo

    el principal usuario de la informacin contable pblica.

    2.) Diagnstico de la Situacin Financiera Econmica y Social de la

    UNAD.

    Como punto de partida en el segundo semestre del ao 2004, se estableci

    que deba realizarse un estudio sobre los estados contables de la entidad

    que permitiera obtener un diagnstico de la situacin financiera lo que

    permiti conocer que la informacin generada en el sistema financiero en

    cuanto a ingresos de venta de bienes y servicios en sus diferentes conceptos

    no era razonable, ya que en un 57% aproximadamente no se tena

    identificados los conceptos y los centros de costos a que pertenecan. Esta

    situacin fue generada por el incumplimiento de los Cead en la entrega

    oportuna de los informes financieros para ser reclasificados en las cuentas

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    contables de acuerdo con los centros de costos que identificaban el origen de

    los ingresos.

    En cuanto a la Cartera otorgada por la UNAD desde el ao 2000 y hasta el

    primer semestre del ao 2004 se encontr un atraso considerable,

    desconociendo su estado real, deuda por estudiante, evaluacin de la

    gestin por parte de los Centros Regionales respecto a recuperacin de la

    misma y la falta de seguimiento por parte de la Sede Central. De igual

    manera la Cartera ICETEX era incierta ya que se desconoca los estudiantes

    que contaban con crdito y su modalidad, los valores encontrados en los

    Estados Financieros no estaban soportados, y las cifras correspondan a

    valores globales. Situacin delicada teniendo en cuenta que el ICETEX

    cuenta con tres modalidades de crdito ms los fondos.

    El tema de Anticipos de bienes y servicios generados en periodos anteriores

    y que muy probablemente se recibieron y no se cancelaron las cuentas,

    situacin similar ocurra con otras cuentas por cobrar.

    En cuanto a las cuentas por pagar no se realizaron los pagos y causaciones

    de personal de contrato y docentes presentndose situaciones como

    diferentes nit para una misma persona, causaciones en una cuenta y pagos

    realizados en otra, devoluciones no registradas y realizados los pagos.

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    Las responsabilidades en proceso no haban sido conciliadas con la

    Secretara General, lo que originaba informacin incoherente y la

    prescripcin de algunas de ellas por la falta de seguimiento y control.

    Los Convenios no reflejaban de manera cierta en el Balance las cifras y

    ejecucin de los mismos, en razn a la utilizacin de una sola cuenta lo que

    no permita conocer el movimiento y saldos de cada convenio de los diez con

    que se contaba en esa fecha.

    Las conciliaciones bancarias con partidas conciliatorias antiguas y el

    desconocimiento del inventario real de bienes.

    Como se puede observar el estado financiero de la Entidad era crtico y con

    una necesidad eminente de depurar y sanear los Estados Financieros.

    3. Saneamiento Contable en la Universidad Nacional Abierta y a

    Distancia UNAD.

    En la vigencia del ao 2004 se dio el cambio de administracin, y con esta la

    reestructuracin, y el proceso de empalme detectando el estado crtico de la

    entidad al interior de todas sus reas, para lo cual la administracin dedic

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    todos sus esfuerzos en atacar todos los frentes Acadmicos y administrativos

    implementando procesos y mtodos que permitieran subsanar las

    inconsistencias encontradas.

    En este orden de ideas se inici el proceso de diagnstico y evaluacin de la

    situacin Financiera de la entidad dentro del marco legal establecido en la

    Ley 716 de 2001, sus decretos reglamentarios, Ley 901 de 2004 la cual

    prorrog la vigencia de Ley 716 hasta diciembre 31 del ao 2005 y las

    normas establecidas por la Contadura General de la Nacin en cuanto a

    contabilidad pblica as como el Plan de Mejoramiento suscrito con la

    Contralora General de la Repblica que permiti establecer la situacin real

    de la entidad.

    4.) Desarrollo del Saneamiento Contable

    Se presentaron diferentes etapas en el proceso identificando y analizando las

    partidas sujetas a sanear; proyecto abanderado por parte de la

    Administracin y que describimos a continuacin:

    Expedicin del Acto Administrativo de Actualizacin del Comit Tcnico

    de Saneamiento contable en cuanto a su constitucin, Resolucin y

    Reglamento Interno.

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    Anlisis de la informacin contable, para identificar las partidas objeto de

    saneamiento contable por parte de la Contadora de la Entidad, analizando

    los informes correspondientes de Contralora; Plan de mejoramiento e

    informes de Control Interno y Notas a los Estados Financieros.

    Desarrollo del proceso de depuracin para establecer la existencia real

    de bienes, derechos y obligaciones que representaban dichas partidas,

    segn el artculo 1ero de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 901

    de 2001 y artculo 9 del Decreto 1282 de 2002 de 2002

    Aplicacin de procedimientos administrativos tendientes a la ubicacin de

    documentos, reconstruccin de hechos a travs de mecanismos alternos

    de comprobacin tales como: requerimientos a los entes o terceros

    involucrados directa o indirectamente, que permitiera establecer la

    existencia real de los bienes derechos y obligaciones de la Universidad

    (Art. 3 del Decreto 1914 de 2003

    Obtencin de conceptos jurdicos para los casos que as lo requirieron

    Con base en el acopio y anlisis de documentos, presentacin al Comit

    Tcnico de Saneamiento Contable para su estudio y evaluacin

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    18

    Aprobacin por el Comit y recomendacin al Representante Legal

    expedir el Acto Administrativo correspondiente.

    4.1) Creacin del Comit Tcnico

    Expedicin de la Resolucin 3475 del 18 de octubre de 2002, actualizada por

    la Resolucin 9923 del 30 de diciembre de 2004 y el reglamento interno del

    Comit Tcnico de Saneamiento Contable , Por el cual se integra el comit

    tcnico para el desarrollo del proceso de saneamiento de la informacin

    contable en la Universidad de Nacional Abierta y a Distancia UNAD de igual

    manera actualizado segn la Resolucin 9923 en la cual se asignan

    competencias, para que se adelanten las gestiones administrativas

    necesarias, relacionadas con el proceso de depuracin de los Estados

    Financieros de la Universidad, y se establece que el saneamiento contable

    se adelantar por medio de la Vicerrectora Administrativa y Financiera de la

    Universidad liderado por el Grupo Contable.

    4.2) Anlisis de partidas objeto de depuracin

    Se evaluaron las diferentes cuenta que componen el Balance de la Entidad a

    saber: Bancos, Cuentas por Cobrar, Otras cuentas por cobrar, Anticipos,

    Bienes muebles y propiedad planta y equipo, inventarios, cuentas por pagar,

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    nomina por pagar, prestaciones sociales, depsitos recibidos de terceros,

    acreedores varios

    4.3) Depuracin y saneamiento contable - aprobacin Representante

    Legal

    Una vez realizados los procedimientos administrativos correspondientes de

    depuracin, investigacin exhaustiva, anlisis de partidas, comprobacin de

    saldos, circularizacin, presentacin al Comit Tcnico de Saneamiento

    Contable, elaboracin de la Ficha Tcnica, presentacin al Representante

    Legal para su aprobacin, se llev a cabo el saneamiento de los Estados

    Financieros de la entidad con corte al 31 de diciembre del 2005, de las

    siguientes cuentas:

    Saneamiento Contable de Bancos: Las partidas conciliatorias

    registradas desde el ao 1997 hasta el ao 2004 fueron depuradas y

    saneadas, para lo cual se adelantaron las gestiones administrativas por

    medio del rea de Tesorera ante las entidades bancarias en la solicitud de

    documentos soportes que permitieran la identificacin de partidas

    correspondientes a ingresos sin identificar y notas dbito sin registrar. Una

    vez agotados los procedimientos administrativos el Comit aprueba y

    recomienda al Representante Legal la incorporacin y eliminacin de las

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    partidas objeto de Saneamiento, el cual aprueba y expide mediante los

    Actos Administrativos correspondientes, las siguientes Resoluciones:

    Resolucin 005051del 28/03/05 Incorporacin $ 3.199.175.oo

    Ficha Tcnica No. 001. Acta No. 009 del 24 de febrero de 2005

    Resolucin 005052 del 28/03/05 Incorporacin $ 1.834.070.oo

    Ficha Tcnica No. 002. Acta No. 009 del 24 de febrero de 2005

    Resolucin 12442 del 28/11/05 Incorporacin $34.478.265.oo

    Ficha tcnica SC-BAC-003 006. Acta No.17 del 28/11/05

    Res 12987 del 30/11/05 1996 Eliminacin $2.801.574.60

    Incorporacin $ 45.854.53

    Ficha Tcnica No. SC-BAC-007-009. Acta No. 18 del 22/12/05

    Fondos en trnsito: Una vez realizada la bsqueda de informacin que

    dio origen a este registro, se estableci segn respuesta del Banco

    BBVA que haban realizado la correccin por tratarse de ingresos que no

    pertenecan a la UNAD, razn por la cual se afectan ingresos de periodos

    anteriores.

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    Ficha Tcnica SC-FET-001-002 Reclasificacin $1.720.660.oo

    Crditos ICETEX: Convenio suscrito con ICETEX el 7 de julio de 1999

    Fondos en Administracin con el objeto de financiar los derechos de

    matrcula y complementarios de los estudiantes de la UNAD, para los

    programas de pregrado y posgrado debidamente reconocidos por el

    Gobierno Nacional.

    Se realizaron las gestiones administrativas correspondientes para la

    identificacin de las partidas, mediante circularizacin, bsqueda de

    documentos, reuniones con ICETEX, cruces de informacin y anlisis de las

    mismas de las cuales se determin un valor incierto de $217.277.978.33 se

    depuraron $71.174.603.74 correspondientes a dos giros realizados por

    ICETEX por $61.649.378.49 y $9.525.225.25 de cartera identificada,

    quedando un saldo de $146.103.374.59.

    Debido al gran nmero de registros de cartera con pequeos valores que

    hacan el proceso de depuracin complejo y el desgaste administrativo, el

    Comit Tcnico de Saneamiento Contable aprueba y recomienda al Seor

    Rector sanear la cartera Fondos en Administracin hasta tres salarios diarios

    minimos vigentes, una vez aprobado expide la Resolucin 9435 del 2 de

    mayo de 2005.

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    22

    De igual manera dada la edad vencida de cartera, se realiz la gestin

    correspondiente para que el ICETEX como administrador del Fondo iniciara

    el proceso de recuperacin a travs de las Casas de Cobranza para el cobro

    prejurdico y jurdico.

    Una vez terminado el proceso de depuracin se pudieron establecer los

    saldos a 30 de noviembre de 2005 as:

    Cartera por recuperar $212.169.832.99

    Valor Recaudado para giro a la UNAD $350.993.008.96

    TOTAL FONDO $563.162.841.95

    Se determina un valor a incorporar en los Estados Financieros de

    $203.112.025.11, como cuenta por cobrar a ICETEX, los cuales hacen parte

    del total del valor recaudado de $350.993.008.96 y que sern girados a la

    UNAD cuando se firmen los documentos de liquidacin, al igual que la

    cartera por recuperar representados en pagars y cartas de compromiso, los

    cuales sern endosados a la UNAD.

    Resolucin 12881 de diciembre 30 de 2005 Incorporacin 203.112.025.11

    Ficha Tcnica SC-CPCI-012 del 15 de diciembre de 2005

    Acta 19 del 30 de diciembre 2005

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    23

    Cartera UNAD: Proceso de periodos anteriores. Para llevarse a cabo la

    actualizacin fue necesario reconstruir la informacin de cartera otorgada y

    pagada partiendo del inventario fsico realizado por los funcionarios de

    Contabilidad de la Sede Nacional en el ao 2003, encontrando bastantes

    inconsistencias y deficiencias en los procedimientos realizados como; falta de

    seguimiento y control lo que ocasion la desactualizacin de los datos.

    En el desarrollo de la actualizacin fue necesario contar con la colaboracin

    de todos los CEAD para la obtencin de datos, envo de documentos

    soportes, reportes y aclaracin de los mismos. Se establecieron saldos por

    cada uno de los CEAD determinando los siguientes valores:

    Saldo Actualizado $618.520.151.50

    Saldo Contable 429.413.629.56

    Ajuste al Balance $189.106.521.94

    Dada la antigedad de la Cartera, las inconsistencias presentadas y la falta

    de documentos soportes, en algunos casos diligenciados en forma indebida

    para su recuperacin, se expone en el Comit Tcnico de Saneamiento

    Contable la incorporacin y provisin de la misma, debido a que no tiene

    efectos en el patrimonio, el Comit y Representante Legal aprueban la

    propuesta.

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    24

    Dentro de las gestiones administrativas realizadas adems de la

    actualizacin de la cartera y dado que la Institucin no cuenta con el personal

    que pueda ejercer la gestin de cobro, mediante el proceso de Concurso de

    Mritos se contrat a la Firma Activa Cheque S.A sin erogacin presupuestal,

    para iniciar la recuperacin y se firm Acta de inicio del da 5 de diciembre

    de 2005 en la cual se hizo entrega de la base de datos de deudores de

    Cartera UNAD.

    Resolucin No. 12880 del 30/12/05 Incorporacin sin efectos en el

    Patrimonio

    $189.106.521.94. Ficha Tcnica SC CU- 017, Acta 19 del 30 de diciembre

    de 2005

    Cuentas por Cobrar Convenios Interistitucionales: Cuentas por

    cobrar en ejecucin del Convenio Interistitucional del 25 de mayo de 1999

    suscrito con la Alcalda de Puerto Libertador saldo contable conformado por

    $20.100.000.oo. el 28 de diciembre de 2001 se abon por error una

    consignacin por valor de $6.734.460, la cual corresponde a ingresos por

    otro concepto, quedando un saldo en contabilidad de $13.365.540.oo. Se

    envi comunicacin al Municipio solicitando el estado de cuenta del

    Convenio, del cual no se recibi respuesta, de igual manera al Director del

    Cead de Sahagn nos informa Mediante comunicacin recibida en el mes de

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    25

    noviembre del presente ao el saldo del Convenio segn los estados de

    cuenta por valor de $29.800.000.oo.

    Por lo anterior se establece la incorporacin de $9.700.000.oo al Convenio

    suscrito con el Municipio. El Comit Tcnico de Saneamiento Contable

    recomienda iniciar el proceso legal a que haya lugar por medio del

    Abogado Externo de la Universidad.

    Convenio suscrito con el Municipio de Moitos Crdoba y la Universidad,

    legalizado el 19 de julio del ao 2000, por un valor de $16.867.000.oo para la

    vigencia del 2000, dinero que fue consignado, para la vigencia 2001 y 2002

    el Municipio de Moitos cumpli con lo estipulado en el objeto del Convenio

    cancelando los aportes y se dio por terminado por falta de presupuesto,

    segn informar el Director del Cead de Sahagn en su comunicacin del 23

    de noviembre del presente ao el Municipio de moitos se encuentra a Paz

    y Salvo con la Universidad.

    De acuerdo con los documentos fuentes y la informacin recibida del

    Director del Municipio de Sahagn se estable la eliminacin de

    $5.310.000.oo por no ser un derecho cierto para la Universidad.

    De acuerdo con lo anterior se establece incorporar un valor de $9.700.000

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    26

    Resolucin 12998 de diciembre 30 de 2005 Incorporacin $9.700.000.oo

    Eliminacin 5.310.000.oo

    Ficha Tcnica SC CI 005 del 30 de diciembre de 2005

    Ficha Tcnica SC - CI - 004 del 30 de diciembre de 2005

    Acta No. 19 del 30 de Diciembre de 2005

    Anticipo Compra de Bienes: Corresponde a tres obras civiles y una

    impresin de textos, las obras civiles fueron desarrolladas en el ao 1994 las

    cuales se ejecutaron en un 100% correspondientes a:

    Terminacin, estructura y ejecucin de la obra gris de la primera etapa del

    CEAD de Pasto $30.000.000.oo Contrato 780 del 18 de diciembre de 1994.

    Construccin del Quinto piso del edificio ubicado en la Avenida 30

    $9.999.658.70 Contrato 779 de diciembre 18 de 1994.

    Instalacin del sistema modular de oficinas abiertas en el piso 7 del edificio

    ubicado en la Calle 53, $4.141.228.oo Promotora Hurtado Trujillo Ltda

    contrato 295 de febrero 28 de 1994

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    27

    Contrato de impresin de libros $5.278.000.oo Editora Guadalupe Ltda, no

    fue posible ubicar los documentos fuentes, dado que la fecha de origen ao

    1993 la contabilidad se llevaba en forma manual.

    Una vez analizados los soportes y los registros realizados se determin que

    los anticipos entregados no se amortizaron en forma adecuada.

    Por lo anterior, se expone al Comit Tcnico de Saneamiento Contable la

    eliminacin de los valores registrados como anticipos porque no

    representan un derecho de la Entidad. El Comit aprueba y recomienda al

    Seor Rector su eliminacin el cual aprueba as:

    Resolucin 12990 de diciembre 30 de 2005 Eliminacin $49.418.886.70

    Ficha Tcnica SC AC 018 Acta No. 19 del 30 de diciembre de 2005

    Cuentas por Cobrar - Tesoro Nacional: Corresponde a un reintegro

    de dinero al Tesoro, por cheques girados no cobrados y registrados en

    Acreedores Varios en el ao 2001. Mediante Resolucin 6071 del 31 de

    diciembre de 2003, se sanearon estos valores afectando el ingreso y no fue

    cancelada la cuenta por cobrar.

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    28

    Por lo anterior y una vez analizados los libros auxiliares y los documentos

    fuente se concluye que se debe reversar ingresos de periodos anteriores y

    cancelar la cuenta por cobrar al Tesoro Nacional.

    Ficha Tcnica SC CPC 003 del 2 de diciembre de 2005

    Valor $1.608.870.oo Errores vigencias anteriores Informe Acta 19 de

    diciembre 30 de 2005

    Otras Cuentas por Cobrar: Corresponde a pagos dobles de aportes de

    seguridad social a: Salud Total, Famisanar, Banco Colpatria; actualmente la

    cuenta se encuentra cancelada, no se encontr evidencia de cuenta de cobro

    y su origen fue en el ao 1996. Municipio de Arbelaez; corresponde al

    convenio firmado dentro del cual se especifica que la UNAD otorga ocho

    becas a funcionarios del Municipio, hecho que no se tuvo en cuenta

    reportando los estudiantes como cuentas por cobrar por concepto de

    matrculas, lo cual afecta la razonabilidad de los Estados Financieros. BBVA;

    se registraron valores que el Banco descont en el ao 1999 por las

    transacciones que realiz y una vez analizados los registros contables, se

    encontr que esta cuenta no fue reconocida por el Banco, por lo tanto no

    representa un derecho cierto para la Entidad.

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    29

    Caja de Compensacin de la Guajira; en desarrollo del convenio

    interinstitucional suscrito en el ao 1999 se lleg a un acuerdo de pago por

    valor de $27.231.042, los cuales fueron cancelados en su totalidad, el ltimo

    cheque por valor de $6.231.042, fue entregado al Director del CEAD de la

    Guajira el cual consign en la cuenta de Caja Menor. En Auditoria realizada

    por funcionarios del Grupo de Contabilidad encontraron que una vez

    consignado el valor, de igual manera se retir el dinero y cancel un recibo

    de servicio pblico por valor de $5.840.650.oo para lo cual no se encontr

    autorizacin ni legalidad alguna en este acto.

    El informe fue presentado por los auditores a la Sede Nacional, y segn

    documento entregado por la Secretara General, este hecho se encuentra en

    proceso de investigacin en la Procuradura General de la Nacin.

    Por lo anterior y una vez analizados los documentos fuentes, las

    confirmaciones realizadas y teniendo en cuenta que estos valores se

    encuentran provisionados en un 100%, se procede a hacer uso de la

    correspondiente provisin, en razn a que no representan derechos ciertos

    para la Universidad.

    Se presenta el informe al Comit Tcnico en sesin del 30 de diciembre de

    2005 como consta en el Acta 19 de la misma fecha.

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    30

    Ficha Tcnica SC OCPC 009 Valor depuracin $28.956.873.oo

    Sin efectos contables. Acta No. 19 del 30 de Diciembre de 2005

    El Comit Tcnico de Saneamiento contable, en sesin realizada el 28/11/05

    aprob el saneamiento de las partidas entre uno y un milln de pesos, una

    vez analizado el costo beneficio, donde resulta ms oneroso adelantar el

    proceso de depuracin para establecer la realidad de cada partida, segn

    conceptos No. 24034 del 20/11/03, 30114 del 30 de diciembre de 2003 de la

    Contadura General de la Nacin , as como el literal f del artculo 4 Ley 716

    de 2001.

    Con base en lo anterior, se analizaron los registros objeto de saneamiento,

    de los cuales algunos se encuentran provisionados.

    El Valor Total de la Cuenta asciende a la suma de siete millones quinientos

    sesenta y cuatro mil doscientos sesenta y un pesos mte ($7.564.261.oo) de

    los cuales un milln doscientos noventa y siete mil quinientos sesenta y ocho

    pesos mte (1.297.568.oo). se encuentran provisionados y se debe hacer uso

    de la misma.

    Resolucin 12735 del 22 de diciembre de 2005

    Ficha Tcnica SC OCPC 08 Eliminacin $7.564.261.oo

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    31

    Afectacin al Patrimonio $6.266.693.oo por hacer uso de la provisin

    Inventario bienes Comerciales: Los inventarios de la entidad se

    caracterizaron por la falta de seguimiento, control, y manejo adecuado de las

    ventas de textos desarrollados para los estudiantes, los cuales no fueron

    reportados en su oportunidad para el registro contable y descargue del

    inventario, esta situacin se present durante los aos existentes de la

    entidad, razn por la cual la Administracin llev el Censo Nacional de

    Inventarios.

    El proceso de actualizacin de los inventarios de la entidad se desarroll de

    acuerdo con las normas emanadas de la Contadura General de la Nacin,

    en especial la Circular 056 de 2004, el inventario fsico realizado en Abril del

    presente ao, dio como resultado un faltante por valor de $1.385.153.259.60

    lo cual afecta el patrimonio de la entidad.

    Cuenta por Pagar: El Comit Tcnico de Saneamiento Contable en

    sesin realizada el 28 de noviembre de 2005, segn consta en Acta No. 17

    del 28 de noviembre del presente ao, analiz la relacin Costo-Beneficio

    como causal de saneamiento, dado que resulta ms oneroso adelantar

    investigaciones exhaustivas, lo cual conlleva a un desgaste administrativo y a

    un mayor costo, cuando las cifras no son representativas para la entidad, por

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    32

    lo cual aprueba sanear las partidas que se encuentran entre uno y un milln

    de pesos de acuerdo con la Resolucin 12465 del 29 de Noviembre del

    presente ao.

    Con base en lo anterior se presentan las cuentas que componen el Pasivo y

    que se encuentran dentro de las disposiciones de la mencionada Resolucin:

    Cuentas por pagar Servicios: Saldo Crdito eliminacin $ 5.896.985.20

    Valor Crdito $8.011.046.20

    Valor Dbito $2.114.061.oo

    Saldo $5.896.985.20

    Resolucin 12738 de 22 de diciembre de 2005

    Ficha Tcnica SC CPP 014

    Acta No. 17 del 28 de Noviembre de 2005

    Cheques pendientes de cobro

    Resolucin No. 12740 de diciembre 22 de 2005

    Ficha Tcnica SC CH 006 Eliminacin $19.736.717.oo

    Acta No. 17 del 28 de Noviembre de 2005

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    33

    Nmina por pagar Docentes: Saldo crdito Eliminacin

    $10.737.285.91

    Valor Crdito $29.126.456.10

    Valor Dbito $18.389.170.00

    Saldo $10.737.285.91

    Resolucin 12739 del 22 de diciembre 2005

    Ficha Tcnica SC CPP 014

    Acta No. 17 del 28 de noviembre de 2005

    Depsitos Recibidos de Terceros: Corresponde a valores registrados

    desde el ao 2002 y principalmente en el ao 2003, consignados por las

    entidades que otorgan auxilio educativo a los funcionarios, y por los cuales

    no se afect directamente el ingreso, por las solicitudes de devolucin por

    parte de los estudiantes cuando haban cancelado el semestre. Los nuevos

    procedimientos para reintegros una vez los estudiantes cumplen con los

    requisitos formales de solicitud de reintegro se afecta directamente el

    ingreso.

    Por lo anterior y una vez analizados los registros y cuentas contables , estos

    valores corresponden a ingresos por matrculas no registrados en su

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    34

    oportunidad, por lo que corresponde a un registro de ingresos de periodos

    anteriores.

    Ficha Tcnica SC- DRT 016 Reclasificacin $20.072.404.62

    Acta No. 19 del 30 de Noviembre de 2005

    Exmenes de Calidad ICFES: Recaudos realizados en el ao 2004 por

    concepto de exmenes de ECAES de acuerdo con los informes financieros

    presentados por los CEAD al Grupo de Contabilidad, una vez realizado el

    cruce de informacin por estudiante se identific que se registro un mayor

    valor que corresponde a ingresos por otros conceptos acadmicos.

    Por lo anterior se procede a reclasificar a la cuenta de ingresos de periodos

    anteriores por identificarse un error en los registros realizados

    Ficha Tcnica SC ECI 011 Reclasificacin $3.288.902.oo

    Acta No. 19 del 30 de diciembre de 2005

    Bienes Inmuebles: Dentro de los inmuebles de la Universidad se

    encuentra el ubicado en el Municipio de Duitama el cual se recibi en

    comodato en el ao en el ao 1997 mediante Escritura Pblica No. 2951 en

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    35

    la Notara Primera; se suscribe convenio para la construccin de la Sede del

    Cread de Duitama, por medio de Acuerdo 027 de septiembre de 1997.

    La Universidad construye la primera etapa en el ao 1998 invirtiendo un

    valor de $789.033.218.18 los cuales se llevaron al gasto. En el ao 2003

    mediante Escritura Pblica 738 de la Notaria primera de Duitama, el

    Municipio entrega en Donacin el inmueble a la Universidad y se registra el

    valor del terreno por $19.899.000.oo, en el ao 2005 se construye la

    segunda etapa y se registra contablemente en la cuenta Edificaciones

    $916.526.942.40.

    De acuerdo con lo anterior el inmueble de Duitama se encontraba

    subvalorado por lo que se solicit el avalo, con el fin de incorporar el valor

    real de la edificacin as;

    Resolucin No.12992 del 30 de diciembre de 2005

    Terrenos Incorporacin $ 297.558.000.oo

    Edificaciones Incorporacin $1.078.473.057.60

    Total Incorporacin $1.376.031.057.60

    Ficha tcnica SC BI 019 del 15 de diciembre de 2005

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    36

    Acta 19 del 30 de diciembre de 2005

    PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

    Para la actualizacin de los bienes muebles de la entidad se tuvo en cuenta

    las disposiciones de la Contadura General de la Nacin en la Circular

    Externa 056 del 5 de febrero de 2004 en el numeral 5.5.1 Tratamiento

    contable de los valores registrados en forma global:

    En el proceso de ajuste y actualizacin de los saldos de la contabilidad,

    registrados en forma global, deben tenerse en cuenta los siguientes pasos:

    1)Toma Fsica 2) Valoracin de los bienes, y 3) Registro del valor actual.

    Teniedo en cuenta lo anterior y lo sealado en el segundo prrafo del

    numeral 5.5.1.2 sobre los procedimientos alternativos y en desarrollo del

    proceso de actualizacin, donde establece la posibilidad de combinar los dos

    procedimientos la Entidad reconoce como valor actual el de adquisicin

    teniendo en cuenta el mantenimiento permanente a que son sometidos los

    mismos, por tal razn no se realiza avalo de los bienes muebles de la

    entidad.

    Determinacin Inventario Fisico

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    37

    Costo Histrico $14.861.906.346.99

    + Sobrantes 807.628.069.42

    - Faltantes 1.226.939.788.91

    Total Inventario Fsico 14.442.594.627.50

    Valor en libros 7.766.580.368.74

    EEffeeccttoo eenn ee ll PPaattrriimmoonniioo 77..116677..997722 ..334422..2200

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    38

    CAPITULO II

    5.) Resultados

    Los resultados del Saneamiento Contable de la Universidad se puede

    observar en dos sentidos; el primero, permiti adelantar y culminar procesos

    que haban sido objeto de glosas por parte de la Contralora General de la

    Repblica por varias vigencias y que dio lugar a una opinin negativa de los

    Estados Financieros de la Entidad hasta el ao 2003 y segundo la utilidad y

    confiabilidad de la informacin contable se convierte en base fundamental

    para la adecuada toma de decisiones.

    5.1) Internos

    5.1.1) Cabe resaltar dos grandes procesos: Actualizacin de Cartera:

    UNAD ICETEX, y los Bienes de la Entidad, los cuales fueron objeto de

    glosas por parte de la Contralora General de la Repblica y parte del Plan de

    Mejoramiento Institucional por varias vigencias. Adicional a estos procesos

    se presenta en forma razonable las siguientes cuentas: Bancos y

    Corporaciones, Fondos en Trnsito, Otras cuentas por cobrar, Cuentas por

    cobrar Convenios, Anticipos compra de bienes, Cuentas por pagar, Cheques

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    39

    pendientes de cobro, Seguro estudiantil, Nmina por pagar, Prestaciones

    sociales

    5.1.2) LOGROS ALCANZADOS

    Cabe resaltar que rescatar el valor de lo pblico y la conciencia de los

    funcionarios en el desarrollo de sus funciones con eficiencia, calidad y

    oportunidad se ve reflejado en una nueva Cultura organizacional, es un logro

    bastante significativo para la Entidad, ya que finalmente es el talento humano

    el encargado de traducir en cada una de las operaciones las directrices

    dadas por la administracin.

    5.1.3) Implementacin de Procedimientos:

    Creacin del Comit Tcnico de Saneamiento Contable

    Resolucin 9923 del 30 de diciembre de 2005

    Polticas relacionadas con el Saneamiento Contable

    Resolucin 00118 del 20 de enero de 2005

    Control y manejo de Activos

    Resolucin 9414 del 29 de abril de 2005 (Prdida de bienes)

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    40

    Resolucin 10466 del 20 de junio 2005 (Ingreso de bienes)

    Resolucin 10516 del 22 de junio de 2005 (Polticas)

    Procedimientos para la Legalizacin de anticipos y gastos de Viajes

    Resolucin 11596 del 6 de septiembre 2005 .

    Procedimiento para la vinculacin de personas Naturales o Jurdicas

    Resolucin 12483 del 2 de diciembre de 2005

    5.2) Externos

    Mejoramiento de la evaluacin de la UNAD en la clasificacin financiera

    del informe de la Contralora de la vigencia 2004.

    Cumplimiento del Saneamiento Contable previniendo posibles sanciones

    por parte de los rganos de control.

    Mejoramiento de la Imagen Institucional ante los entes de control.

    Cumplimiento con los compromisos adquiridos con la Contralora General

    de la Repblica Plan de Mejoramiento

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    41

    5.2.1) Comisin Legal de Cuentas

    La Comisin Legal de Cuentas haba presentado 15 observaciones

    registradas por la Cmara de Representantes de las cuales 13 se

    cumplieron en un 100%, una del 90% y otra del 60% segn el anlisis

    presentado por el grupo Auditor de la Contralora General de la Repblica

    5.2.2) Contralora General de la Repblica:

    Con el cumplimiento del Saneamiento Contable de la Entidad a 31 de

    diciembre del ao 2005 se dio tambin el compromiso adquirido con la

    Contralora General de la Repblica por medio del Plan de Mejoramiento el

    cual contena en su gran mayora hallazgos sobre deficiencias en los Estados

    Financieros.

    5.2.3) Contadura General de la Nacin:

    Cumplimiento de los lineamientos dados por la Contadura General de la

    Nacin en cuanto a la aplicabilidad de las normas expuestas en especial la

    Circular Externa 056, la cual determinaba los procesos contables a seguir

    para el registro y reconocimiento de las partidas objeto de depuracin y

    saneamiento.

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    CAPITULO III

    6.) Beneficios de la culminacin del proceso de Saneamiento

    Contable

    La identificacin de deficiencias en los diferentes procesos financieros dieron

    paso a nuevas estrategias que permitieron mejorar la calidad de la

    informacin y la implementacin de procedimientos para llevar a cabo el

    seguimiento y control en la Sede Nacional y en las Regionales con

    cubrimiento nacional.

    6.1) Sede Nacional

    En la Sede Nacional se asign un coordinador para cada seccional

    encargado de asesorar y coordinar los procesos financieros y los informes a

    presentar.

    Se realiz un manual de procedimientos que permiti el

    conocimiento claro por cada uno de los funcionarios responsables de la

    informacin financiera.

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    Se consolid la informacin Acadmico Administrativa con

    Registro y Control Nacional lo que permiti llevar un control de los ingresos

    efectivamente generados por cada uno de los Centros y la matrculas

    reflejadas y registradas en el Sistema E-DUNAD.

    Se implementaron medidas de seguimiento y control para la

    legalizacin de viticos.

    Una vez actualizada la Cartera UNAD, por medio de licitacin se

    contrato una empresa para el cobro prejurdico y jurdico.

    6.2) Seccionales

    En las seccionales se nombr un Coordinador Administrativo y

    Financiero encargado de la coordinacin y manejo de la informacin

    financiera de los Cead satlites, el cual tiene relacin directa con el

    Coordinador de la Sede Nacional, permitiendo un canal de comunicacin

    eficiente de asesora y a la vez de seguimiento y control.

    Se realizaron visitas a cada una de las Seccionales por parte de

    una comisin compuesta por el Contador de la Entidad, un funcionario de

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    contabilidad y el Coordinador Nacional de Registro y Control con el objetivo

    de apoyar y afianzar los procesos financieros.

    6.3) Comunidad estudiantil

    Se logr consolidar la Alianza Estratgica UNAD ICETEX a nivel

    nacional por medio de capacitacin a funcionarios del nivel administrativo

    y acadmico, para que fuera multiplicador de los beneficios que obtienen

    los estudiantes de bajos recursos en las modalidades de crdito

    educativo.

    Por otra parte la UNAD por medio del acuerdo 019 del mes de

    junio, el Consejo Directivo se une al proyecto Acceso con calidad a la

    educacin superior ACCES y asigna un subsidio del 15% para estudiantes

    que obtengan un promedio mnimo de cuatro, buscando no slo el apoyo

    econmico a nuestros estudiantes sino tambin un incentivo para mejorar la

    calidad acadmica de nuestros.

    Se plantean otras alternativas de financiamiento las cuales se

    encuentran en estudio por parte de las directivas de la Universidad, teniendo

    en cuenta que las caractersticas de la poblacin son de bajos recursos y en

    cumplimiento del objeto misional de la Entidad Educacin para todos.

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    El uso de las tecnologas es una de las mayores herramientas de la

    Universidad para prestar un mejor servicio a los estudiantes, por esta razn

    cada da se logra nuevos avances que permitan a los estudiantes de

    cualquier regin realizar los trmites de matrculas y acceder a la educacin

    superior.

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    CAPITULO IV

    Conclusiones

    Una vez culminado el proceso de saneamiento contable en la Universidad

    Nacional Abierta y a Distancia UNAD, puedo conclur:

    Se dio cumplimiento a la norma y por consiguiente al logro del objetivo

    principal de la misma: calidad en la informacin reflejada en las cifras

    presentadas en los estados contables.

    Se implementaron procesos y procedimientos a nivel nacional que

    aseguran la eficiencia y eficacia en forma permanente.

    Por medio de una firma de cobranzas se est realizando la recuperacin

    de cartera.

    Se encuentra en proceso de ajuste la implementacin de un rea de

    Gestin de Cartera y Crdito, que permita la optimizacin del servicio, la

    administracin eficiente de la cartera, y la creacin de un portafolio de

    financiamiento que permita a todos los colombianos el acceso a la

    educacin superior.

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    El cumplimiento del saneamiento contable a 31 de diciembre contribuy al

    reconocimiento del Gobierno Nacional mediante el Decreto por el cual se

    otorga la Autonoma a la Universidad Nacional Abierta y a Distancia

    UNAD.

    El reconocimiento de los entes de control como la Contralora General de

    la Repblica y la Comisin Legal de Cuentas.

    Recomendaciones:

    Continuar y adoptar nuevas polticas que permitan que todos los hechos

    econmicos, financieros y sociales realizados en la UNAD, sean

    debidamente informados al rea de contabilidad con sus respectivos

    soportes.

    Elaborar en forma permanente planes de trabajo e implementar

    procedimientos especficos que permitan el flujo de informacin en forma

    oportuna.

    Depurar en forma permanente los saldos reflejados en las cuentas

    contables, de tal manera que eviten la acumulacin de partidas inciertas en

    los estados financieros, realizando conciliaciones permanentes entre las

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    reas de Contabilidad, Tesorera, Presupuesto, Registro y Control Nacional,

    Bachillerato.

    Garantizar el apoyo y asesora permanente en los procesos financieros

    a las Seccionales y stos a su vez a los CEAD satlites.

    Continuar con el proceso de sistematizacin de las reas de talento

    humano y Almacn e inventarios para realizar la Interfaz con el sistema

    financiero, de tal manera que se optimice y minimice el riesgo por la

    manipulacin de informacin.

    Continuar e Implementar nuevos sistemas de capacitacin que permita a

    los funcionarios de contabilidad y a los responsables de la informacin

    financiera a nivel nacional una adecuada identificacin de los hechos

    econmicos, financieros y sociales realizados.

    Fortalecer y apoyar los procesos financieros que permitan la

    sostenibilidad de la informacin financiera, econmica y social.

    Contar con el apoyo del grupo de planeacin en la elaboracin de

    manuales de procedimientos en el cual se describan las actividades a

    realizar as como la asignacin de responsabilidades.

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    Contar con el apoyo continuo de Control Interno en la evaluacin

    permanente del sistema contable necesario para mantener la calidad de la

    informacin financiera, econmica y social, de tal manera que haga

    sostenible el proceso de saneamiento contable culminado en diciembre 31 de

    2005.

    Continuar con el Comit Tcnico de Sostenibilidad del Sistema Contable ,

    como instancia asesora del rea financiera.

    Implementar dentro de la nueva estructura de la UNAD el rea de Gestin

    de Cartera y Crdito.

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