Salaris in Exact Online

Exact Online Salaris 1

Exact Online

Salaris

Trainingshandleiding

De producten van Exact worden continue ontwikkeld en voorzien van nieuwe functionaliteiten.

Houdt u er rekening mee dat de trainingsmaterialen hierdoor ook continue veranderen. Geprinte

of lokaal opgeslagen versies kunnen dus verouderd zijn.


Salaris in Exact Online

Dit document is bedoeld voor de cursist van de training Salaris in Exact Online.

Leerdoelen

U leert hoe u algemene stamgegevens kunt vastleggen

U leert hoe u stamgegevens voor salaris kunt vastleggen

U leert de betekenis van arbeidsvoorwaardengroepen

U leert hoe u de instellingen kunt definiëren

U leert hoe u medewerkers kunt aanmaken

U leert hoe u de salarissen kunt verwerken

U leert hoe u de salarissen kunt betalen

U leert hoe u de aangifte kunt doen

Onderwerpen

Inrichting

Instellingen

Aanmaken stamgegevens

Variabele gegevens invoeren

Controle van berekeningen

Verwerken van salarissen

Loonaangifte

Verrichten betalingen

Overzichten en verslagen


Er is veel aandacht en zorg besteed aan de in deze handleiding opgenomen beschrijvingen,

opdrachten, oefeningen en verklaringen. Exact Trainingen kan echter niet aansprakelijk gesteld

worden voor enige schade, in welke vorm dan ook, die zou kunnen voortvloeien uit het gebruik

van de in dit boekwerk opgenomen informatie of aanwijzingen.

© 2012 Exact Software Nederland B.V.

Niets aan deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden in enige vorm of op

enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door middel van druk, fotokopie, microfilm of op

welke andere manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Exact Software

Nederland B.V., gevestigd te Delft.

Wij hopen dat deze uitgave goed wordt ontvangen en dat de gebruikers opmerkingen, die tot

verbetering leiden, aan ons kenbaar willen maken.

Versiedatum: 12-10-2015

Versie: 5


Inhoud

1 Procesgang Salaris 9

1.1 Wat is Exact Online? 10

1.2 Exact Online vergeleken met andere Exact Software producten 11

1.3 Systeemeisen voor Exact Online 11

2 Werken met Exact Online 12

2.1 Schermopbouw 12

2.2 Tabmenu 12

2.2.1 Top Menu (rechts bovenin) 12

2.2.2 De help startpagina 15

2.2.3 Aan de slag 15

2.2.4 Release notes 15

2.2.5 Het vraagteken 16

2.3 De samenwerking met de accountant definiëren 16

3 Een Exact Globe administratie converteren naar Exact Online 19

3.1 Voorwaarden voor de conversie 19

3.2 Wat wordt er geconverteerd? 19

3.3 Exact Globe op de PC 20

3.4 Stappen voor conversie en installatie EOLConversionXMLSetup.exe 20

3.5 Stappen voor uploaden administratie 21

3.6 Administratie in conversie status zetten 22

4 Stamgegevens 23

4.1 Financiële stamgegevens 23

4.2 Stamgegevens: Salaris 24

4.2.1 Instanties 24

4.2.2 Afdelingen 24

4.2.3 Functienamen 25

4.2.4 Relatietypes 25


4.2.5 Periode-datumtabel 25

4.3 Arbeidsvoorwaardengroepen 25

4.3.1 Details 26

4.3.2 Verschillende niveaus arbeidsvoorwaarden groepen 26

4.4 Salarisinstellingen 28

4.4.1 Algemeen 28

4.4.2 Verloningsproces 29

4.4.3 Financiële boekingen 30

5 Componenten 31

5.1 Arbeidsvoorwaardengroep 31

5.1.1 Onderhouden componenten 31

5.2 Per medewerker 33

5.3 Variabele mutaties 34

6 Medewerker 35

6.1 Persoonsgegevens medewerker 35

6.2 Zakelijke en aanvullende medewerker gegevens 36

6.3 Dienstverbandgegevens aanmaken voor deze medewerker 37

6.3.1 Contract en organisatiegegevens 38

6.3.2 Salarisdetails 40

6.4 Bankrekeningen en belastingdienst 41

6.4.1 Hoofdbankrekening 41

7 Variabele gegevens invoeren 43

7.1 De knoppen bij variabele gegevens 43

7.1.1 Vergrootglas 45

8 Controleren en verwerken 47

8.1 Controleren van mutaties 47

8.2 Verwerken periode 47

9 Betalingen verrichten 48

9.1 Het aanleggen van een bankrekening 48


9.2 Het bekijken van de betaaladvieslijst 48

9.3 Verrichten van een betaling 49

10 De loonaangifte 50

10.1 Aangifte loonheffingen 50

10.2 Aangifte loonheffingen aanmaken 51

10.3 Aangifte loonheffingen 52

10.3.1 Collectieve aangifte 52

10.3.2 Medewerker gegevens 53

10.3.3 Identificatie 53

10.3.4 Correcties 54

10.4 Bevestigen loonaangifte 54

11 Overzichten en verslagen 56

11.1 Overzicht: Berekeningen 56

11.2 Overzicht: Betalingen 56

11.3 Journaalposten 57

11.4 Overzicht: Loonaangifte 57

11.5 Variabele mutaties 59

11.6 Verslagen 59

11.7 De Werkkostenregeling 59


© Exact Trainingen

1 Procesgang Salaris

Dit hoofdstuk bespreekt de verschillende processtappen die u dient te doorlopen in de

salarismodule van Exact Online Salaris. De bedoeling is om u een overzicht te geven van de

algemene werking van het pakket en hoe de verschillende stamgegevens en processtappen zich

tot elkaar verhouden.

Aanmaken van een nieuwe administratie

Voor deze training beginnen we met het aanmaken van een nieuwe administratie

Het definiëren van de instellingen

Na het aanmaken van de administratie definieert u de instellingen

Inrichten van de salarisadministratie

Via een stappenplan is het mogelijk om een aantal stamgegevens achter elkaar aan te

maken.

Het aanmaken van de componenten

De berekening van een salaris bestaat uit verschillende componenten. In Exact Online

Salaris zijn alle onderdelen van de salarisberekening ingericht als componenten. Dus

bijvoorbeeld voor alle premies is een component aangelegd, maar ook voor de loonheffing,

de overuren, het spaarloon, etc.

Het aanmaken van de medewerker

In het onderhoud staan de stamgegevens van de medewerker. In de stamgegevens van de

medewerker vindt u tevens de aan de medewerker gekoppelde salariscomponenten.

Verloning van een medewerker

Wanneer de salariscomponenten aan de medewerker zijn gekoppeld en de planning voor

de medewerker is aangemaakt, is de medewerker klaar voor verloning.

De instellingen en het onderhoud bepalen de berekening van de medewerker. U kunt in

deze stap de werkelijke uren/ activiteiten ingeven of andere variabele mutaties invoeren.

Nu de loonboeking is gegenereerd en eventueel gecontroleerd, vindt de verwerking plaats.

U kunt nu de definitieve strook opvragen en de financiële boeking aanmaken.

Betaling van salaris

Na het verwerken van de boeking bent u in staat de medewerker te betalen met behulp van

elektronisch bankieren.

Loonaangifte aanmaken en verzenden

Voor het einde van het loontijdvak is er de verplichting een loonaangifte te versturen naar

de belastingdienst.


© Exact Trainingen

Inleiding Exact Online

Dit hoofdstuk behandelt de centrale vraag: Wat is Exact Online? Gekeken wordt naar de

mogelijkheden van Exact Online, haar positionering ten opzichte van andere Exact Software

producten en er komen enkele voordelen van Exact Online aan bod. Het hoofdstuk besluit met een

overzicht van de systeemeisen voor Exact Online.

1.1 Wat is Exact Online?

Exact Online is het nieuwste product van Exact en is ontwikkeld voor iedereen die een administratie

wil beheren. De gegevens van de administratie zijn opgeslagen in een database, die is opgeslagen

op beveiligde servers. U kunt vanaf elke computer met internettoegang inloggen in de

administratie, mits hierop Internet Explorer 6.01 of hoger is geïnstalleerd.

Om de in- en uitgaande gegevens te beveiligen wordt er gebruik gemaakt van een beveiligde

internetverbinding (https). U hebt een gebruikersnaam en wachtwoord nodig om in te loggen.

Vanaf het moment van inloggen worden alle gegevens gecodeerd over het internet verzonden.

Het basispakket van Exact Online geeft de mogelijkheid om een financiële administratie

(boekhouding) te voeren. Exact Online heeft verschillende extra modules, die aan de basislicentie

kunnen worden toegevoegd (tegen meerprijs):

Elektronisch bankieren

Verkoop

Activa

Budget

Kostenplaatsen & kostendragers

Valuta

Verkoop

Extra (meekijk)gebruikers


© Exact Trainingen

Extra administraties

1.2 Exact Online vergeleken met andere Exact Software producten

Exact Online verschilt van alle andere producten van Exact, omdat Exact Online via Internet te

benaderen is. Alle andere Exact programma’s voor het beheer van een financiële administratie

moeten op één of meerdere werkstation(s) geïnstalleerd worden. Het ‘online’ zijn van Exact Online

leidt tot grote voordelen, zoals:

Werken waar u wilt: thuis, op kantoor of bij de accountant

Direct klaar voor gebruik; geen installatie

Geen aanschafkosten. Vast maandbedrag, incl. helpdesk en updates

Veilige opslag en back-up van uw administratie; u hoeft zelf geen back-ups meer te maken

Uw accountant kan online meekijken, adviseren en controleren

Mogelijkheid tot het overnemen van het rekeningschema van de accountant

Koppelingen met externe programma’s (e.g. Rabobank, Kamer van Koophandel,

Mailchimp).

1.3 Systeemeisen voor Exact Online

Een professionele boekhouding moet in de eerste plaats betrouwbaar zijn. Deze moet snel,

gemakkelijk en overal beschikbaar zijn. Exact Online werd vanuit dit oogpunt ontwikkeld. Los

daarvan dienen uw computer en de internetverbinding ook stabiel en betrouwbaar te zijn.

Op de website www.exactonline.nl kunt u de laatst bijgewerkte systeemeisen terugvinden.

http://www.exactonline.nl/


© Exact Trainingen

2 Werken met Exact Online

2.1 Schermopbouw

Deze paragraaf behandelt kort de verschillende onderdelen van het Exact Online scherm.

2.2 Tabmenu

Bovenin uw scherm ziet u verschillende tabbladen.

Deze tabbladen verwijzen naar verschillende onderdelen binnen uw administratie in Exact Online.

Als u met uw muis over de tabbladen beweegt krijgt u de meest gebruikte menupaden van het

betreffende tabblad te zien.

2.2.1 Top Menu (rechts bovenin)

Aan de rechterkant bovenin uw scherm heeft u nog een aantal opties beschikbaar:


© Exact Trainingen

Naam administratie:

Hier ziet u in welke administratie u zich op dit moment bevindt. Hier vindt u snelkoppelingen

naar o.a. een nieuwe administratie opstarten, de stamgegevens en de instellingen. In het

onderhoud kunt u o.a. adresgegevens invoeren en de administratie kopiëren. Wanneer u

meerdere administraties heeft, kunt u een andere administratie openen door op te

klikken achter de naam van de administratie. Er verschijnt een submenu waarbij u uit de

administraties aanwezig in uw licentie kunt kiezen.

Mijn Exact Online

Via dit menu kunt u o.a. uw licentie bekijken onder Mijn Relatiegegevens, uw

gebruikersinstellingen terugvinden en uitloggen uit uw administratie. Wanneer u de

administratie wilt sluiten, raden we aan altijd uit te loggen voor u het scherm sluit.


© Exact Trainingen

Via dit icoon kunt u op een snelle wijze documenten aanleggen en koppelen aan uw relaties.

Hier kunt u op een snelle wijze taken aanmaken voor u zelf en voor andere gebruikers en

vindt u uw werkstroom en digitale brievenbus terug.

De Help functionaliteit wordt nader toegelicht in paragraaf 2.2.2.

Via zoeken kunt u snel zoeken op alle gegevens in uw administratie. U kunt hier bijvoorbeeld

een factuurnummer ingeven of de naam van een relatie.

OPMERKING: Deze zoekmethode maakt gebruik van een intelligente zoektechnologie,

wat betekent dat Exact Online onthoudt wat in het verleden al is ingevoerd om zo snel

tot het gewenste zoekresultaat te komen. Indien u bijvoorbeeld meer wilt weten over

aanmaningen in Exact Online, kunt u deze informatie opzoeken door in het kader het

trefwoord “aanmaning” in te voeren en te drukken op de ENTE R toets of op het pijltje.


© Exact Trainingen

2.2.2 De help startpagina

De help startpagina is uw centrale bron van alle door u gewenste informatie over de functionaliteit

van Exact Online. U kunt de help startpagina opstarten door te klikken op de link HELP

ST ARTP AG INA . Direct daarna verschijnt het volgende scherm:

Via dit scherm kunt u geheel bovenin direct zoeken op trefwoorden. Dit is gelijk aan de snelzoek

methode zoals beschreven in de vorige paragraaf.

In de sectie CONTAC T kunt u op verschillende manieren contact opnemen met Exact:

Zoek het antwoord op uw vraag op in ons gebruikersforum, waar u uw vraag aan andere

klanten van Exact Online kunt stellen of waar u het antwoord op uw vraag wellicht al terug

kunt vinden indien deze al eerder door een klant is gesteld en beantwoord.

Registreer een verzoek tot terugbellen door één van onze helpdesk medewerkers op een

door u gewenste tijdstip en/of datum.

Stel direct uw vraag via de chat aan één van onze helpdesk medewerkers;

Een laatste extra mogelijkheid om het antwoord op uw vraag te verkrijgen is door deze

uitgebreid te beschrijven en daarna te versturen aan onze helpdesk.

Via de sectie U W SUPPO RT VR AGE N , kunt u de door u eerder gestelde vragen en antwoorden

terugvinden.

2.2.3 Aan de slag

Via A A N DE SL AG komt u terecht op de originele startpagina van Exact Online. Hier wordt

de administratie weergegeven in de verschillende processen en kunt u de processen starten.

Daarnaast vindt u hier de controle lijst voor het starten van een nieuwe administratie.

2.2.4 Release notes

Op de pagina RELE ASE NO TES vindt u alle wijzigingen en nieuwe functionaliteiten die zijn

doorgevoerd in Exact Online bij het uitvoeren van de updates.


© Exact Trainingen

2.2.5 Het vraagteken

Het pictogram vraagteken bevindt zich rechtsboven op het scherm van Exact Online. Het

vraagteken heeft drie belangrijke functies:

Help.

Hiermee kunt u het online helpdocument oproepen dat uitleg geeft over het volledige

scherm waarin u zich bevindt

Schermhelptekst.

Deze functie geeft uitleg over een bepaald veld van het scherm waarin u zich bevindt. De

cursor verandert nu van een aanwijspijltje naar een aanwijspijltje met het vraagteken

ernaast. Beweeg nu de muis naar het deel van het scherm waarover u extra informatie

wenst (bijvoorbeeld een knop, veld of kolomomschrijving). Direct nadat de muis zich boven

de gewenste plek op het scherm bevindt, verschijnt er een klein extra scherm met uitleg.

OPMERKING:

Bij nieuwe gebruikers van Exact Online staat deze helpfunctie automatisch aan. Indien

gewenst, kunt u deze functie uitzetten via de gebruikersinstellingen onder Mijn Exact

Online.

2.3 De samenwerking met de accountant definiëren

Wanneer uw accountant ook een abonnement heeft van Exact Online, kunt u de accountant

koppelen aan uw administratie. Op deze manier verleent u de accountant toegang tot uw

administratie. Als u voor het eerst een administratie aanmaakt in Exact Online heeft u de

mogelijkheid de samenwerking met uw accountant te definiëren. Mocht op dat moment de

samenwerking nog niet kunnen definiëren, dan kunt u dit ook op een later tijdstip doen via [MIJN

EXAC T O NLI NE , MIJ N R EL ATIEGEGE VENS, ACCO U NT ANT ].

Hier dient u als eerst het accountantskantoor waarmee u wilt samenwerken te selecteren, dit doet

u door op het loepje te klikken achter het veld ACCOU NT ANT .

Er verschijnt nu een pop-up waarin u kunt zoeken naar het juiste accountantskantoor en deze kunt

selecteren.


© Exact Trainingen

Klik op om verder te gaan.

In het scherm dat nu verschijnt, kunt u aangeven welke medewerkers van het betreffende kantoor

toegang hebben tot uw administratie.

U geeft de medewerker(s) toegang door de betreffende medewerkers te selecteren en ze naar

rechts te verplaatsen middels het pijltje.

Klik op om verder te gaan.

De laatste stap is het definiëren van de rollen (rechten). Standaard hebben u en uw accountant alle

rechten binnen de administratie. In deze stap kunt u rollen aan alleen uw accountant toekennen.

Hiermee geeft u aan dat, e.g. de BTW-aangifte voortaan door uw accountant wordt gedaan. U doet

dit door de betreffende rol te selecteren en naar rechts te verplaatsen middels het pijltje.

LET OP:


© Exact Trainingen

Wanneer u een rol toekent aan alleen uw accountant, houdt dit in dat u zelf deze

activiteit niet meer uit kunt voeren!

Klik vervolgens op om het proces af te ronden. De samenwerking met de accountant

is nu gedefinieerd.


© Exact Trainingen

3 Een Exact Globe administratie converteren naar Exact Online

Om een conversie uit te voeren van een Exact Globe administratie naar Exact Online zijn er een

aantal die u moet doorlopen.

Allereerst dient de Exact Globe administratie aan een aantal voorwaarden te voldoen. Daarna

dient u een programma te downloaden en te installeren op uw PC waarmee u uw administratie

verstuurd naar Exact Online. Wanneer dit gebeurd wordt de administratie door ons

geconverteerd, tijdens de conversie kunt u niet werken in uw administratie in Exact Online.

Na de conversie controleren wij of de conversie technisch goed verlopen is, alvorens wij u

hiervan per e-mail van op de hoogte stellen. Hierna kunt u inloggen in uw administratie in Exact

Online en dient u zelf de eind controle uit te voeren aan de hand van een controlelijst die u dan

van ons ontvangt. Hierna kunt u verder werken in uw administratie in Exact Online.

3.1 Voorwaarden voor de conversie

Om een administratie te converteren van Exact Globe naar Exact Online zijn enkele voorwaarden

noodzakelijk:

Uw Exact Globe administratie is van product update 380 of hoger.

De administratie is consistent in Exact Globe.

U houdt er rekening mee dat onverwerkte financiële mutaties in Exact Globe na de

conversie verwerkt zullen zijn en niet meer aanpasbaar zijn.

Wanneer aan deze voorwaarden niet is voldaan, kan er geen conversie plaatsvinden.

3.2 Wat wordt er geconverteerd?

Met de keuze voor conversie van alleen de stambestanden gaan de de volgende gegevens mee in

conversie wanneer ze in de Exact Globe administratie aanwezig zijn:

Relaties (debiteuren & crediteuren)

Contactpersonen

Relatie classificaties

Grootboekrekeningen

Verdichtingen en hoofdverdichtingen van de grootboekrekeningen

Dagboeken

BTW codes

Aanspreektitels


© Exact Trainingen

Betalingscondities

Kostenplaatsen en kostendragers (mits de module Kostenanalyse aanwezig is in uw Exact

Online licentie)

Salaris instellingen

Salaris boekingen

Personeel

Wanneer het gewenst is transacties mee te nemen uit Exact Globe, is dat mogelijk voor de laatste

twee boekjaren.

3.3 Exact Globe op de PC

U kunt de conversie van uw administratie alleen opstarten vanaf de PC waarop u Exact Globe heeft

geïnstalleerd waarin u de administratie heeft bijgehouden. De reden hiervoor is: het programma

waarmee u uw administratie gaat versturen naar Exact Online toegang moet hebben tot uw

administratiebestanden.

3.4 Stappen voor conversie en installatie EOLConversionXMLSetup.exe

Om te kunnen converteren dient u het programma EOLConversionXMLSetup.exe te downloaden.

Met dit programma kunt u uw huidige administratiebestanden versturen naar Exact Online. Nadat

u uw administratie heeft verstuurd zult u binnen twee werkdagen per e-mail een bericht

ontvangen over de status van de conversie.

Administratie inrichten en installeren van het conversie programma:

Log met uw gegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) in Exact Online in via de link:

https://start.exactonline.nl;

Maak een nieuwe administratie aan via [ALGEMEEN , ADM INI STR AT IE I NRIC HTI NG ,

ONDE R HOU D] . Als het gaat om een bestaande administratie die u wilt (her)inrichten

(bijvoorbeeld bij een proef of basis abonnement is er maar 1 administratie beschikbaar)

kunt u gelijk doorgaan naar de volgende stap zonder een nieuwe aan te maken;

Ga naar deze nieuw aangemaakte administratie toe door op het vergrootglas rechts

bovenin te klikken;

U komt nu in het INR ICH TEN V AN UW ADMI NI STR AT IE scherm, Als dit niet het geval

is, klikt u eerst letterlijk op de administratienaam rechtsboven in uw scherm gevolgd door

de knop BEWERKEN linksboven. Vervolgens klikt u op de knop OPNIEUW BEGI NNEN en

kiest u voor I K W IL MET EE N LEGE ADMI NI ST R ATIE B EGINNE N EN DEZE OP NIEU W

INRIC HTE N ;

Bij de inrichting kiest u voor de optie: IK WIL MIJ N HUI DI GE ADMI NI ST R ATIE

CONVERTE RE N en u klikt op VOLGE NDE ;

Klik op de keuze EX ACT GLO BE ;


© Exact Trainingen

Lees de informatie over de conversie werkwijze goed door en/of print deze uit. Klik

vervolgens op DOW NLO ADE N rechtsonder om de conversie programmatuur te

downloaden;

Kies in het volgende scherm voor OPSL AAN ;

Sla EOLConversionXMLSetup.exe op, op uw PC op een plek die u gemakkelijk terug kunt

vinden, bijvoorbeeld C:\. Dit kunt u selecteren via het veld: OPSL AAN I N :.

Kies in het volgende scherm voor UIT VOERE N om EOLConversionXMLSetup.exe te

installeren;

Wanneer u een veiligheidswaarschuwing krijgt, kies dan nogmaals voor UI TVOE RE N ;

Doorloop de installatie wizard en klik op VOLGENDE indien dit gevraagd wordt. U kunt in

deze wizard eventueel een andere locatie aangeven voor de installatie directory van het

programma;

Klik tenslotte op SLUI TEN in de wizard;

Het programma is nu geïnstalleerd.

3.5 Stappen voor uploaden administratie

Voordat wij uw administratie kunnen converteren, dient u eerst uw Exact Globe administratie te

versturen naar Exact Online. Dit doet u met behulp van het programma dat u net heeft

geïnstalleerd:

Ga naar [START , PROG R AM MA' S , E X ACT O NL INE CONVER SIE ] en klik op EXACT

ONLI NE CO NVER SIE ;

Selecteer de gewenste taal;

Het programma wordt nu opgestart;

Selecteer E X ACT GLOBE 200 3 ;

Controleer of uw Exact Globe 2003 administratie aan de eerder genoemde voorwaarden

voldoet en vink deze aan;

Klik op OK ;

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Deze zijn gelijk aan uw inloggegevens voor

Exact Online;

Vink het administratienummer aan van de administratie die u wilt converteren. Indien u

meerdere administraties wilt converteren, dan kunt u deze hier allemaal tegelijk

aanvinken. Als u geen administraties ziet staan kunt u door op de knop met de drie

puntjes klikken achter EX ACT DI RECTO RY om de verwijzing naar de programma

bestanden van Exact Globe te wijzigen;

Klik op VER ST URE N ;

Klik op OK wanneer u de melding krijgt dat de bestanden zijn verstuurd.

Uw administratie is nu verstuurd naar Exact Online Wij zullen de administratie nu converteren. Na

de conversie zullen wij controleren of de conversie technisch goed is verlopen, wanneer uw

administratie goed is geconverteerd zult u per e-mail binnen twee werkdagen een bericht

ontvangen.


© Exact Trainingen

Tijdens de conversie is uw administratie geblokkeerd, indien u over meerdere administraties

beschikt kunt u wel in deze administraties werken. U dient deze dan via het vergrootglas achter

ADM INIST RATIE te selecteren. Nadat u van ons de e-mail heeft ontvangen dat de conversie is

voltooid kunt u weer inloggen in uw administratie.

3.6 Administratie in conversie status zetten

Als laatste stap, dient u administratie in conversie status te zetten.

Via [ALGEMEEN , ADM INI ST RATIE INRIC HT I NG , ONDE RHO UD ] . Als u beschikt over

meerdere administraties in uw licentie kunt u kiezen voor NIEU W . Als u beschikt over een enkele

administratie kunt u die aanvinken en aan de rechterkant op BEWERKE N drukken. In het volgend

scherm kiest u voor OP NIEU W BEGI NNEN . U vult de gegevens in voor de te converteren

administratie. Daarna zal de wizard naar voren komen: Hier in begint u met een nieuwe

administratie. Klik op VOLGE NDE onderaan het scherm om snel verder te gaan. De aanwijzingen

op het scherm leiden u door verschillende stappen heen.

U kunt uw data converteren vanuit Accountview, Davilex, Exact Compact of Exact Globe.


© Exact Trainingen

4 Stamgegevens

Om salaris te kunnen gebruiken is het noodzakelijk financiële en salaris stamgegevens te

definiëren. Indien een nieuwe administratie wordt ingericht met stamgegevens voor een

commercieel bedrijf, dan is dit al standaard ingericht. Dan kan er gelijk begonnen worden met het

aanmaken van medewerkers.

4.1 Financiële stamgegevens

De financiële stamgegevens kunt u vinden via de AAN DE SL AG pagina voor Salaris:

Grootboekrekening:

Als de administratie is ingericht met een standaardinrichting, dan zijn de

grootboekrekeningen al beschikbaar. Deze kunt u controleren en eventueel wijzigen.

Salaris grootboekkoppelingen:

Via de salaris grootboekkoppelingen kunt u de grootboekkoppelingen definiëren. Deze zijn

standaard ingevuld als u de administratie heeft ingericht op basis van een

standaardinrichting. Het is niet mogelijk om afwijkende grootboekkoppelingen te definiëren

voor een groep medewerkers.


© Exact Trainingen

Dagboeken:

Hier is een overzicht van alle dagboeken. Een memoriaaldagboek is noodzakelijk voor het

boeken van de salarisboekingen. In het dagboek BANK kunt u het bankrekeningnummer

van de werkgever definiëren. Dit is belangrijk omdat het anders niet mogelijk is om een

betaling te verrichten aan de Belastingdienst of aan de medewerker via Exact Online. Bij het

bewerken van het dagboek bank kan de bankrekening van de werkgever ingevuld worden.

Periode-datumtabel financieel:

Hier vindt het onderhoud plaats van de periode-datumtabel van het financiële gedeelte van

de administratie. Deze dient aangemaakt te zijn om de salarisboekingen definitief te maken.

De kostenplaatsen en kostendragers:

In Exact Online zijn de kostenplaatsen en kostendragers enkel voor het financiële onderdeel

van de administratie. Om een splitsing te maken tussen groepen medewerkers kunt u

gebruik maken van afdelingen.

4.2 Stamgegevens: Salaris

4.2.1 Instanties

Bij de instanties is standaard de leverancier Belastingdienst aanwezig als de administratie is

ingericht op basis van een standaard inrichting. Bij het bewerken van de leverancier

Belastingcrediteur, staat de sectie I NST ANT IE R EG ISTR ATIEGEGE VENS . Kies hier voor nieuwe

toevoegen en koppel dan het loonheffingennummer, de aangifteperiode en de sectorcode.

Selecteer als instantie BEL ASTI NGD IENST . Deze gegevens zijn belangrijk voor de loonaangifte.

Het is mogelijk om twee loonheffingennummers aan de Belastingdienst te koppelen, echter dienen

beiden een verschillend aangifteperiode te hebben. Het is niet mogelijk om in één Exact Online

Salaris administratie twee loonheffingennummers met dezelfde aangiftefrequentie te verlonen en

aan te geven. Maak geen medewerkers aan voordat de bovenstaande stap is uitgevoerd.

4.2.2 Afdelingen

Middels afdelingen kunt u de medewerkers groeperen. Verschillende overzichten gebruiken deze

afdelingen als filter. Standaard zitten er twee afdelingen in de administratie, indien deze is ingericht

op basis van de standaard inrichting.


© Exact Trainingen

4.2.3 Functienamen

De functienamen kunt u zelf definiëren. Standaard zitten er twee functienamen (Functie 1 en

Functie 2) in de administratie als u de administratie heeft ingericht op basis van de standaard

inrichting.

4.2.4 Relatietypes

Het is mogelijk de persoonlijke relaties van een medewerker vast te leggen. Hierbij kunt u denken

aan de partner, kinderen of arts. Zelf kunt u ook relatietypes definiëren. Standaard zitten er

relatietypes in de administratie als deze is ingericht op basis van de standaard inrichting.

4.2.5 Periode-datumtabel

Om een salarisboeking aan te maken is één van de vereisten dat de loonperioden in de periode-

datumtabel aangemaakt is voor de betreffende loonkaart. In de periode-datumtabel geeft men

ook aan wat de verlonings- en betalingsdatum is en of de 53e week van toepassing is in een

loonjaar. Voor elke loonbetalingsfrequentie dient een periode-datumtabel aangemaakt te

worden. Indien u een groep medewerkers maandelijks en een andere groep vierwekelijks

verloond, dan dient het loonjaar twee keer te bestaan in deze periode-datumtabel. Eenmaal met

frequentie maandelijks en eenmaal met frequentie vierwekelijks.

4.3 Arbeidsvoorwaardengroepen

Om een medewerker te verlonen is het noodzakelijk dat er een arbeidsvoorwaardengroep

aanwezig is. Aan deze arbeidsvoorwaardengroep zijn componenten gekoppeld en deze

arbeidsvoorwaardengroep is mogelijk gebaseerd op een CAO. Het is belangrijk dat de


© Exact Trainingen

arbeidsvoorwaardengroep aangemaakt is vóórdat de medewerkers aangemaakt zijn in de

administratie.

In het onderhoud van de arbeidsvoorwaardengroep is een aantal velden van belang:

Algemeen

In dit gedeelte staat de code en naam van de arbeidsvoorwaardengroep getoond. De code

is alleen benaderbaar bij het aanmaken van de arbeidsvoorwaardengroep, maar niet bij het

bewerken van een bestaande arbeidsvoorwaardengroep. Bij het aanmaken van de

arbeidsvoorwaardengroep zijn de code en naam verplichte velden.

Status

Hier kunt u de begin- en einddatum van de arbeidsvoorwaardengroep aanpassen. Bij het

aanmaken van een arbeidsvoorwaardengroep is de begindatum verplicht.

4.3.1 Details

Hier kunt u de detailinformatie van de arbeidsvoorwaardengroep aanpassen. De code EX ACT: AV

GROEP is niet wijzigbaar. De CAO code is een verplicht veld bij het aanleggen van een

componentengroep. Op basis van de uren per week wordt de deeltijdfactor bij de medewerkers

berekend.

4.3.2 Verschillende niveaus arbeidsvoorwaarden groepen

Er zijn verschillende niveaus van arbeidsvoorwaardengroepen. De hiërarchie van de

arbeidsvoorwaardengroepen is als volgt: [L AND , B RANC HE , C AO ]. Onderstaande afbeelding

geeft dit ook weer:


© Exact Trainingen

Voorbeeld:

De arbeidsvoorwaardengroep op het niveau van land bevat componenten die gelden

voor alle medewerkers, die volgens de wetgeving van dat land worden verloond, denk

hierbij aan loon voor loonheffing of de sociale verzekeringspremies.

Het volgende niveau is de branche. Deze arbeidsvoorwaardengroep bevat de

componenten van het niveau erboven (het niveau land) en extra componenten, zoals

pensioenregelingen die voor de gehele branche gelden.

Het laagste niveau van arbeidsvoorwaardengroepen is de CAO. Deze bevat naast de

componenten van de bovenstaande 2 niveaus van de arbeidsvoorwaardengroepen, ook

CAO-specifieke componenten en gegevens als percentages voor premies als

scholingsfondsen.

Het is mogelijk om componenten van bovenliggende arbeidsvoorwaardengroepen als

Land en Branche aan te passen. Een component als BIJT ELL ING W AARDE PR IVE -

GEBRU IK AU TO wordt meegeleverd met de arbeidsvoorwaardengroep van het land

NL. Aanpassingen aan deze component in de arbeidsvoorwaardengroep vinden plaats

op het niveau Branche. Deze aanpassing geldt niet voor de arbeidsvoorwaardengroep

erboven (NL) of voor andere arbeidsvoorwaardengroepen op hetzelfde niveau

(Branche), maar wel voor alle onderliggende arbeidsvoorwaardengroepen (CAO's). En

een aanpassing in een component op het niveau van CAO heeft geen effect op de


© Exact Trainingen

arbeidsvoorwaardengroepen van de niveaus erboven (Branche en NL). Op

medewerkersniveau zijn uitzonderingen mogelijk op de componenten.

4.4 Salarisinstellingen

De instellingen voor de salarisadministratie zijn te vinden onder [NAAM ADMINI ST RAT IE ,

INSTELL INGEN ]. In dit gedeelte kunt u algemene instellingen voor salaris definiëren, zoals de

methode van uurloonberekening en de nieuw dienstverbandwizard.

4.4.1 Algemeen

Genereer berekeningsverslag:

Als u wilt dat een berekeningsverslag opgeslagen wordt bij het berekenen van de

salarisboeking, dan dient u deze optie aan te vinken. Het verslag wordt opgeslagen onder

de medewerker waarvan u de salarisboeking berekend met als type document

BEREKE NI NG SO VERZ ICH T . Ook kunt u deze documenten opvragen via

Het beste kan deze optie alleen aangevinkt worden bij vragen over de berekening

aangezien de loonberekening hierdoor trager wordt (moet een document aangemaakt

worden) en de database er extra door groeit.

Registreer berekeningsduur:

Als deze optie aangevinkt is, wordt de berekeningsduur van de salarisboekingen

geregistreerd in een document van type BEREKENI NGSOV ERZIC HT .

Jaarloon percentage:

De berekening van het jaarloon bijzonder tarief wordt gebaseerd op het salarisbedrag of

uurloon van de medewerker bij medewerkers die nog geen salarisboeking hebben. Om ook

extra's als vakantiegeld en 13e maand mee te nemen in deze berekening, kunt u in dit veld

een percentage ingeven om zo een correct jaarloon bijzonder tarief te laten berekenen.


© Exact Trainingen

Uurloonberekening:

Er zijn twee methoden als uurloonberekening. De keuze van deze twee vindt hier plaats. Als

de optie OP B ASI S VAN EE N V AST AANT AL WE RK DAGEN PER JAAR geselecteerd is,

dan is het veld WERKD AGE N PE R J AAR benaderbaar. Vul hier het aantal werkdagen in

voor de berekening van het uurloon. Met de methode OP B ASI S V AN HE T AANT AL

WERK D AGEN IN HET HU ID I GE JAAR wordt het uurloon berekend op basis van het aantal

sv-dagen dat voor het betreffende loonjaar is vastgesteld.

LET OP

Als u deze methode kiest zullen medewerkers elk jaar een wisselend uurloon hebben.

Standaard is de optie OP B ASIS V AN EEN V AST AANTAL WERK D AGEN PER J AAR

geselecteerd en is 260 dagen per jaar voorgevuld.

Werkdagen per jaar:

Dit veld is alleen benaderbaar als in het veld UU RLOONBEREKE NI NG de methode OP

BASI S V AN EEN V AST AANT AL WERK D AGE N PE R J AAR geselecteerd is. U kunt het

aantal werkdagen per jaar tot maximaal 6 decimalen ingeven.

Nieuw dienstverbandwizard:

Met de dienstverbandwizard kunt u eenvoudig de velden van het dienstverband van de

medewerker invullen. Hier definieert u welke componenten er beschikbaar zijn in deze

wizard. Dit gebeurt per arbeidsvoorwaardengroep. Door op de link INSTELL I NGEN te

klikken opent u het menu voor de Arbeidsvoorwaardengroep. De link COMPO NE NTE N I N

DIE NST VERB ANDWIZ ARD geeft toegang tot de aparte componenten.

4.4.2 Verloningsproces

In dit gedeelte kunt u instellingen definiëren die betrekking hebben op het verloningsproces, zoals

het wel of niet goedkeuren van de salarisboekingen.

Fiatteren:

Als deze optie aangevinkt is, is een goedkeuring vereist voor het definitief maken van de

salarisboeking. Alleen gebruikers met de rol SAL ARI SBOE K INGE N FI AT TERE N kunnen de

salarisboekingen fiatteren via [MEDEWE RKE R , SALARI S , VERLO NI NG SP ROCE S ] met de

knop VERLONI NG GECO NTROLEE RD . De salarisboekingen krijgen dan de status

GOEDGEKEU R D .


© Exact Trainingen

Controleren:

Verslagen en overzichten: Door het klikken op het icoon start u een nieuw venster op.

Selecteer in dit venster welke overzichten en verslagen er belangrijk zijn om te bekijken voor

het definitief maken van de salarisboeking. Tevens is er hier de keuze om bepaalde

verslagen en of overzichten automatisch in te stellen om op te slaan als document bij

verwerking.

4.4.3 Financiële boekingen

In dit gedeelte kunt u instellingen opgeven die betrekking hebben op de financiële boekingen die

een resultaat zijn van de salarisboekingen.

Dagboek:

Bepaal hier in welk dagboek de salarisverwerkingen in financieel plaats vinden.

Verdichten:

Geef hier aan hoe de salarisboekingen te journaliseren. U hebt de keuze uit het verdichten

van de boekingen op niveau medewerker, kostenplaatsen/ kostendragers en totaal.


© Exact Trainingen

5 Componenten

Het bewerken en aanmaken van componenten is op drie verschillende niveaus te regelen.

5.1 Arbeidsvoorwaardengroep

Open een arbeidsvoorwaardengroep via [NAAM ADMI NI STR AT IE , ST AMGEGEVE NS,

SALARI S , AR BEI DSVOO RW AAR DENGR OEPE N ] . Via de link COMPONENTEN komt u in het

onderhoud van de componenten terecht. Een component kunt u hier bewerken en de

betreffende aanpassingen in doorvoeren. Het is ook mogelijk om via de knop NIEUW een

component zelf aan te maken. Het is niet mogelijk alle componenten te bewerken, standaard

componenten als VER REKE NDE AR BEID SKOR TI NG en D AGE N GEWE RK T zijn niet te

bewerken.

Bewerken van een component als 1 3E M AAND RE SE RVE RI NG is wel mogelijk. Deze aangepaste

component geldt voor alle medewerkers van de arbeidsvoorwaardengroep. De aanpassing in het

component geldt niet voor andere arbeidsvoorwaardengroepen.

Elke regel toont een component. Er zijn verschillende kolommen. In de kolom

AR BEI DSVOO RW AAR DENG R OEP staat het niveau waar de component betrekking op heeft.

5.1.1 Onderhouden componenten

Door op nieuw te klikken in het componenten overzicht is het mogelijk om een nieuwe component

aan te maken. Er opent zich een lijst waar een keuze mogelijk is van het type component. Na het

type component bepaalt te hebben opent zich het aanmaken component scherm.

Algemeen


© Exact Trainingen

In dit gedeelte wordt de algemene gegevens van de component, zoals zoekcode en soort

transactie, getoond.

Bijbehorend instantietype

Selecteer hier het bijbehorende instantietype:

Details

Welke correctiemethodiek standaard is voor deze component:

Status

Wat is de status en begin- en einddatum van de component:

Via de kalenderknop kunt u de datum selecteren.


© Exact Trainingen

Bewerkbaarheid

Wanneer zijn er mogelijkheden om het component te bewerken. De optie BEWE RKB AAR O P

ADM INIST RATIE NI VEAU is niet benaderbaar.

Berekenen:

Als deze optie is aangevinkt wordt de component standaard berekend zonder dat u hier

actie voor hoeft te ondernemen. Indien een component voor het grootste gedeelte van de

medewerkers van toepassing is, kunt u deze optie het beste aanvinken. Bij de andere

medewerkers kunt u dit component dan deactiveren door de optie BE REKE NEN uit te

vinken.

Bewerkbaar op administratieniveau:

Indien deze optie is aangevinkt, kunt u de component bewerken. U kunt de

arbeidsvoorwaardengroep selecteren, link COMPO NENTE N , Component selecteren en op

de knop BEWERKEN klikken.

Bewerkbaar op medewerkerniveau:

Indien deze optie is aangevinkt, kunt u per medewerker de inrichting van de component

aanpassen. Vervolgens kunt u de medewerker selecteren, Link COMPONENTE N ,

betreffende component selecteren en op de knop BEWERK EN klikken.

Te boeken als variabele mutatie:

Na het aanvinken van deze optie kunt u dit component als een variabele mutatie boeken.

5.2 Per medewerker

Componenten kunnen ook bewerkt worden via het onderhoud van de medewerker. Open een

medewerker. Via de link COM PONE NTE N in de sectie MO NI TOR staan de componenten. Vanuit

hier is bewerking van de componenten mogelijk. Dit geldt alleen voor componenten waarbij de

optie BEWER KB AAR O P ME DEWER KER SNI VEAU aangevinkt is. Vink dit aan in het onderhoud

van de component via de arbeidsvoorwaardengroep. De aanpassing geldt alleen voor deze

medewerker.


© Exact Trainingen

5.3 Variabele mutaties

Een component toevoegen via variabele mutaties is ook mogelijk. Het bedrag of aantal kan dan

ook ingegeven worden. Een vereiste hierbij is dat de optie TE BOEKE N AL S V AR IABEL E

MUTATIE aangevinkt is in het onderhoud van de component.


© Exact Trainingen

6 Medewerker

Een nieuwe medewerker aanmaken kan met de knop NIEUW via [MEDE W ERKER ,

MEDEWERKE R S, O NDE RHO UD ] :

Als de nieuwe medewerker al in de huidige administratie bestaat als gebruiker, dan kunt u deze

medewerker selecteren. De nieuwe medewerker wordt hieraan gekoppeld en de algemene

gegevens van de gebruiker worden overgenomen.

6.1 Persoonsgegevens medewerker

De tweede stap van de wizard is om de persoonlijke gegevens van de medewerker in te vullen.

Niet alle velden hoeft u gelijk te vullen. Als velden in een later stadium verplicht zijn, zal de

wizard daar in een extra stap om vragen. Op deze wijze kunt u uw medewerkers al registreren als

nog niet alle details bekend zijn.

Door op de link VOLGENDE te klikken in de rechter onderhoek kunt u deze stap van de wizard

afsluiten.

ID:

In dit veld wordt het medewerkersnummer vastgelegd. Zodra de medewerker is

geregistreerd kan dit nummer niet meteen gewijzigd worden. Dat kan alleen via

VER NUMMERE N . Het medewerker nummer wordt in veel schermen gebruikt als

selectiecriterium.

Samenstelling:

Met dit veld bepaalt u de te naamstellingnaam van de medewerker. Dit is de naam op de

loonstrook. De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:

Geboortenaam Naam partner Naam partner – Geboortenaam Geboortenaam - Naam partner

Geslacht:

Kies hier uit de volgende waarden:

Mannelijk Vrouwelijk Onbekend


© Exact Trainingen

Nadere aanduiding adres:

Indien het adres een extra omschrijving/benaming heeft, vul deze dan hier in, zoals de naam

van het appartementencomplex.

E-mail:

Geef het e-mailadres van de medewerker in. Wanneer voor de medewerker is gekozen dat

deze de salarisstrook op de privé e-mail wenst te ontvangen is dit veld belangrijk. Dit veld

heeft een controle of de ingegeven waarde voldoet aan de syntax van een emailadres.

BSN:

Vul hier het burger service nummer in. Wanneer een nummer ingegeven wordt dat niet

voldoet aan de BSN/Sofinummervalidatie wordt een waarschuwing gegeven. Indien het

BSN/Sofinummer binnen de administratie niet uniek is, wordt eveneens een waarschuwing

gegeven, aangezien het gebruiken van een incorrect BSN/Sofinummer zal leiden tot een

afkeuring van de loonaangifte.

Burgerlijke staat:

Met dit veld kan de burgerlijke staat van de medewerker vastgelegd worden. De volgende

waardes zijn aanwezig:

Alleenstaand Gehuwd Gescheiden Weduwe/Weduwnaar Samenwonend Gereg. partnerschap Gereg. notariële akte

Datum burgerlijke staat:

Geef hier indien van toepassing de trouwdatum van de medewerker.

6.2 Zakelijke en aanvullende medewerker gegevens

In deze stap van de wizard legt u extra informatie over de medewerker vast. Geen van de velden

is verplicht, maar kan handig zijn in overzichten.

Klikt u op VOLGENDE in de rechter onderhoek om deze stap van de wizard af te sluiten.


© Exact Trainingen

E-mail:

In dit veld vult u het zakelijke e-mail in. Er is een eenvoudige, technische, validatie of het e-

mail adres voldoet aan de standaard schrijfwijze van een emailadres. Wanneer opgegeven

is dat de medewerker de salarisstrook op het zakelijke e-mailadres wil ontvangen, is dit e-

mail adres noodzakelijk.

Locatie:

Geef de werklocatie van de medewerker in.

Opmerkingen:

Opmerkingen die u hier plaatst zijn later in overzichten op te vragen. Als de eerste wizard

doorlopen is, krijgt u drie opties:

Dienstverbandgegevens aanmaken voor deze medewerker Maak nog een nieuwe medewerker aan Stoppen

6.3 Dienstverbandgegevens aanmaken voor deze medewerker

Met de bovenste optie start u de tweede wizard op, namelijk de dienstverbandwizard. Met de

dienstverbandwizard kunt u eenvoudig de velden van het dienstverband van de medewerker en al

een aantal componenten met de juiste waardes vullen. Als de dienstverbandgegevens voor de

medewerker zijn ingevoerd, is de optie I NV OERE N CO MPONE NTE N, B ANKGEGE VENS EN

INST ANT IEGEGEVE NS beschikbaar. Het is hier mogelijk om componenten, bankrekeningen en

belastinggegevens aan deze wizard toe te voegen.

De componenten, die u kunt kiezen in de wizard, dit is per arbeidsvoorwaardengroep te definiëren

via [ME DEWE RKER , WERKGE VER , AR BEID SVOOR WAARDE NG R OEPE N] , optie

COMPONE NTE N I N DIE NST VER BANDWI ZARD . Na het doorlopen van de dienstverbandwizard

kunt u eventueel de medewerker openen via [MEDEWER KER , MEDE WERKE R , O NDE RHO UD ]

om andere wijzigingen door te voeren.


© Exact Trainingen

6.3.1 Contract en organisatiegegevens

In deze stap worden de contracten organisatie details opgegeven. De volgende velden zijn

aanwezig:

Begindatum:

In dit veld wordt de startdatum van het contract ingegeven. Het systeem vult standaard de

huidige datum in. Het veld kan niet leeg gelaten worden. De ingevulde datum wordt ook

gebruikt voor de organisatie-, salaris-, arbeidsvoorwaardengroepen instantie-details.

Einddatum:

In dit veld wordt de einddatum van het contract opgegeven. Bij een contract van bepaalde

tijd moet dit veld verplicht gevuld worden. Indien het contract voor onbepaalde tijd is hoeft

het veld niet gevuld te worden.

Volgnummer:

In dit veld wordt het volgnummer voor het contract van de medewerker ingevuld.

Standaard wordt dit ingevuld met 1. Bij het eerste contract voor een medewerker kan dit

nummer aangepast worden. Bij volgende contracten voor dezelfde medewerker is het veld

automatisch ingevuld met het hoogst aanwezige volgnummer voor de medewerker +1.


© Exact Trainingen

Type contract:

Dit veld wordt standaard ingevuld met het contracttype ONBEP AAL D . De andere optie is

een contract voor bepaalde tijd.

Proeftijd:

Dit veld biedt de mogelijkheid aan te geven of er sprake is van een proeftijd en, indien

aanwezig, hoe lang de proeftijd duurt. Standaard wordt het veld ingevuld met de waarde

GEEN , zodra er een andere waarde geselecteerd wordt zal een extra veld verschijnen met

daarin de einddatum van de proeftijd. De mogelijke waardes van dit veld zijn:

GEEN (Standaard) EÉN M AAND . De einddatum wordt hierbij automatisch berekend op basis van de

ingevulde contractbegindatum. TWEE M AANDEN . De einddatum wordt hierbij automatisch berekend op basis van

de ingevulde contractbegindatum. OVER IG . Hierbij dient de einddatum van de proeftijd zelf opgegeven te worden.

Einddatum proeftijd:

Dit veld wordt getoond wanneer het veld P ROEFTIJ D niet de waarde GEEN heeft.

Arbeidsvoorwaardengroep:

Dit veld toont de arbeidsvoorwaardengroep voor het contract van de medewerker

gekoppeld gaat worden. Indien er meerdere arbeidsvoorwaardengroepen aanwezig zijn,

biedt het veld de mogelijkheid de gewenste arbeidsvoorwaardengroep te selecteren. Er

moet altijd een arbeidsvoorwaardengroep gekoppeld worden.

Reden:

De reden waarvoor de medewerker het contract krijgt. De ingevoerde waarde is puur

informatief. De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:

Nieuw dienstverband Wijziging dienstverband Nieuwe werkgever Verwerving Vorig contract verlopen Overige

Datum in dienst voor dienstjaren:

In dit veld geeft u de datum wanneer de medewerker in dienst is gekomen. Deze datum kan

voor de contract startdatum liggen, wanneer het bedrijf bijvoorbeeld is overgenomen

waarbij de contracten vernieuwd zijn.

Nummer inkomstenverhouding:

De waarde van dit veld maakt deel uit van de unieke sleutel naar de belastingdienst voor de

medewerker. Wanneer de medewerker een nieuw dienstverband aangaat bij de werkgever

wordt het nummer automatisch opgehoogd.


© Exact Trainingen

Functienaam:

De bladerknop biedt de mogelijkheid de gewenste functienaam te selecteren. Wanneer de

juiste functienaam nog niet bestaat, is er de mogelijkheid deze gelijk aan te maken. Dit

gebruikt u bijvoorbeeld in het geval van salarisschalen.

Afdeling:

De bladerknop biedt de mogelijkheid de gewenste afdeling te selecteren. U kunt een

afdeling vanuit hier ook gelijk aanmaken als hij nog niet bestaat. U gebruikt de afdeling in

verschillende overzichten.

Kostenplaats / Kostendrager:

Voor de financiële verslaglegging selecteert u hier de kostenplaats/ kostendrager.

6.3.2 Salarisdetails

In deze stap stelt u de salarisgegevens in. De getoonde velden zijn afhankelijk van het gekozen

salaristype:

Salaris type:

Kies hier het type salaris berekening. De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:

PERIO DIEK : Dit is de standaard instelling. UURLOO N : Als deze waarde geselecteerd wordt verdwijnt een aantal velden dat

niet van toepassing is en wordt alleen het veld uurloon getoond.

Frequentie:

U kiest hier de frequentie van de salarisberekening. De aanwezige keuzes bestaan uit de

door de in de administratie aangemaakte periodedatumtabellen.


© Exact Trainingen

Deeltijdfactor / Percentage:

Deze velden tonen de uitgerekende deeltijdfactor en percentage op basis van het

ingevoerde gemiddeld aantal uren per week en het aantal uren uit de geselecteerde

arbeidsovereenkomst.

Type:

Hier bepaalt u of het gaat om een bruto- of een netto salaris.

Voltijd salaris:

In dit veld wordt het voltijdsalaris ingegeven. Op basis hiervan zal het deeltijdsalaris en

uurloon uitgerekend worden.

Deeltijd salaris:

In dit veld wordt het deeltijdsalaris getoond zodra het voltijd salaris is ingegeven. Het

deeltijd salaris is door u aan te passen, waardoor het voltijd salaris automatisch zal worden

herberekend.

Uurloon:

In dit veld wordt het uurloon getoond op basis van het ingegeven voltijd/deeltijd salaris.

Wanneer het salaristype UU R LOON gekozen is kan het veld ingevuld worden.

Na deze stappen is het dienstverband ingevuld. Hierna zijn er drie keuze mogelijkheden:

Invoeren componenten, bankgegevens en instantiegegevens

Maak een nieuwe medewerker aan

Stoppen

6.4 Bankrekeningen en belastingdienst

6.4.1 Hoofdbankrekening

Wanneer u in de vorige paragraaf voor de eerste optie heeft gekozen I NVOE RE N

COMPONE NTE N, BANK GE GEVENS E N INSTANTIEG EGEVENS wordt er een volgend

stappenplan opgestart. In dit scherm komen als eerste de gegevens over de bankrekening waarop

de medewerker zijn geld wil ontvangen:


© Exact Trainingen

Nummer:

Hier vult u het gegeven bankrekeningnummer in.

Naam rekeninghouder:

Als de houder van de bankrekening iemand anders is dan de medewerker komt hier de

tenaamstelling terecht.

Belastingdienst:

De gegevens over de instellingen van de medewerker richting belastingdienst worden hier

gevuld. Hier zitten de volgende opties in:

Loonheffingskorting:

Wil de medewerker wel of geen loonheffingskorting?

Werkgever regelt vervoer (geen auto van de zaak):

De werkgever zorgt dat de medewerker op de plaats komt waar het werk zich bevindt

De medewerker heeft een auto van de zaak:

Heeft de medewerker een auto van de zaak?

Bijtelling toepassen voor de auto van de zaak:

Wil de medewerker de auto ook privé gebruiken en dient er bijtelling voor de auto

ingehouden te worden?

Reden geen bijtelling auto van de zaak:

Wat is de reden waarom er geen bijtelling voor het gebruik van de auto van de zaak plaats

vindt?


© Exact Trainingen

7 Variabele gegevens invoeren

Het is mogelijk om voor het berekenen van de salarisperiode variabele mutaties in te geven, zoals

het aantal kilometers of dagen en uren gewerkt. Dit kan via [MEDEWERKE R , SAL ARI S , INVOER

VARI ABELE MU TATIE S ] . De kolommen die getoond worden in dit venster kunt u zelf definiëren

met de link AANP ASSEN rechtsboven in uw scherm. Hier kunt u een salariscomponent toevoegen.

U kunt hier ook het invoerveld definiëren. De opties van het invoerveld zijn afhankelijk van de

gegevens die in het onderhoud van de betreffende component zijn geselecteerd.

7.1 De knoppen bij variabele gegevens

Onderstaande opties zijn beschikbaar bij variabele gegevens:

Met de AANP ASSEN heeft u de mogelijkheid het scherm uit te breiden, zodat u niet alleen

uren maar ook reiskilometers kunt toevoegen aan het scherm:


© Exact Trainingen

Onderstaand worden de overige knoppen toegelicht:

Bewerken:

Onder deze knop vindt u standaard het invoeren van dagen, uren en ziekte dagen:

Verwijderen:

Via deze knop kunt u de salarisboekingen verwijderen.

Berekenen:

Via deze knop kunt u de salarisboekingen berekenen.

Invoer voltooid:

Middels deze knop kunnen gebruikers aan de accountant doorgeven dat zij klaar zijn met

het invoeren van de variabele mutaties (zoals uren) van deze periode.

Loonstroken:

Via deze knop kan er direct een loonstrook opgevraagd worden van de berekende

medewerkers.

Salaristaken:

Met deze knop kunt u een nieuw verzoek aanmaken, bijvoorbeeld een salaristaak. Het is

tevens mogelijk om een taak of afspraak aan te maken. Deze salaristaak kunt u dan bij de

accountant neerzetten.

Controleren:

Met deze knop kunt u direct de boekingen controleren, fiatteren en verwerken.

Notities:

Via deze knop kunnen notities geplaatst worden.

Documenten:

Via deze knop kunnen documenten worden bekeken die aangemaakt zijn in deze

administratie.

Invoer voltooid:

Deze icoon geeft aan of de werkgever al klaar is met het invoeren van de uren.

Boekdatum:

Dit is de datum waarop de boekingen worden aangemaakt. U kunt de boekdatum

handmatig op iedere gewenste datum zetten.


© Exact Trainingen

7.1.1 Vergrootglas

In dit menu is het mogelijk om variabele mutaties voor deze periode voor één of meerdere

salariscomponenten in te geven.

Bewerken:

Voeg of bewerk een component toe.

Actualiseren:

Met deze knop ververst u het overzicht.

Verzoek aanmaken:

Hiermee kun je verzoek neerleggen bij een ander persoon binnen de administratie.

Salaristaken:

Geeft een overzicht van de aangemaakte salaristaken.

Sluiten:

Sluit het scherm.

Wanneer u kiest voor BEWER KEN is het mogelijk één of meerdere componenten toe te voegen:

Functienaam:

Hier worden de functienamen van de medewerkers getoond en kan er op gesorteerd

worden.

Dagen gewerkt:

Bij de medewerkers die op basis van uurloon worden berekend, kunnen hier de gewerkte

dagen ingegeven worden. Indien een medewerker een ander aantal dagen of uren gewerkt

heeft dan volgens rooster, dan kunt u hier ook de werkelijk gewerkte dagen en uren

invoeren. Automatisch wordt het salarisbedrag herleid, gebaseerd op de ingevoerde dagen

en uren.


© Exact Trainingen

Uren gewerkt:

Bij de medewerkers die op basis van uurloon worden berekend, kunnen hier de gewerkte

uren ingegeven worden.

Dagen ziek:

Hier kunnen het aantal ziektedagen van een medewerker ingegeven worden van deze

periode.


© Exact Trainingen

8 Controleren en verwerken

Via [MEDEWE RKE R, SALARI S, VERLO NI NG SP ROCE S ] kunt u de Periode/Run combinaties zien

die berekend, gefiatteerd of verwerkt zijn. Vanuit hier is het mogelijk om door te klikken om de

boeking te verwerken.

8.1 Controleren van mutaties

In het veld FRE QUE NT IE kunt u opgeven voor welke betalingsperiode u salarisboekingen wilt

controleren. Medewerkers met een andere betalingsperiode worden niet meegenomen. U hebt

de keuze uit: MAANDEL IJK S , WEKELIJ KS , PER K WART AAL , HAL FJ AARLIJK S , J AAR LIJK S of

ELKE 4 WE KEN .

U geeft hier tevens op voor welke periode u salarisboekingen wilt controleren. U kunt handmatig

ingeven voor welke periode en voor welk runnummer u salarisboekingen wilt controleren.

8.2 Verwerken periode

Door op het runnummer of op de status te klikken gaat u door naar het controlescherm.

In dit scherm krijgt u de volgende opties:

INVOER V ARI ABELE MU T ATIE S : Voer hier de nog in te voeren variabele mutaties in.

VERLO NI NG DE FI NI TIE F M AKE N : Verwerk hiermee de verloning

Extra informatie over de verloning van een medewerker is onderin te vullen bij notities. Hier is ook

de mogelijkheid nog een extra tekst op de loonstrook te plaatsen.

De status INVOE R VOL TOOI D houdt in dat er geen nieuwe variabele mutaties meer ingevoerd

zullen worden. Vervolgens wordt de loonboeking wel definitief verwerkt.

Vervolgens kunt u met de optie VER LONING DE FI NITIE F MAKE N de boeking verwerken.


© Exact Trainingen

9 Betalingen verrichten

Het betalen van de medewerkers kan pas plaatsvinden nadat de boekingen definitief gemaakt zijn.

Op dat moment worden er per medewerker openstaande posten aangemaakt. Het resultaat van

het verrichten van de betaling is een elektronisch bestand (CLIEOP03) dat u kunt inlezen in uw

telebankierpakket.

Voor de betaling van de medewerker dient u de volgende stappen te doorlopen:

Het aanleggen van een bankrekening.

Het bekijken van de betaaladvieslijst.

Het verrichten van de betaling

9.1 Het aanleggen van een bankrekening

De bankrekening voor de betalingen wordt ingevuld, in een nieuw of al bestaand dagboek van het

type BANK .

Niet toegewezen (Rekening):

Deze rekening is van belang bij het importeren van bankafschriften.

Op deze rekening worden alle betalingen en ontvangsten geboekt die niet kunnen worden

toegewezen aan een relatie. Deze betalingen en ontvangsten zullen vervolgens zichtbaar

zijn in het scherm [F INANCIE EL , BANK, AF TE HANDELE N] . Hier kunnen de betreffende

boekingsregels worden toegewezen aan een relatie en worden afgeletterd of direct worden

afgeboekt naar een andere grootboekrekening. U dient hier een neutrale rekening van het

type BAL ANS te koppelen.

9.2 Het bekijken van de betaaladvieslijst

De betaaladvieslijst dient als uitgangspunt voor het betalen van de lonen. U krijgt een snel

overzicht van alle openstaande bedragen. Het afdrukken van deze lijst is geen verplichte stap, het

dient als hulpmiddel in het betaalproces.


© Exact Trainingen

9.3 Verrichten van een betaling

Voor de daadwerkelijke verwerking van betalingen verricht u de betaling. In dit scherm heeft u de

volgende opties:

Toekennen:

Met deze knop komt u in het toekenningscherm. Vanuit dit overzicht past u allerlei

gegevens over de te selecteren betaling zoals betalingsdatum, andere bankrekening, etc.

Verzamelen:

Met deze knop kunt u de betalingstermijn, zoals betalingsdatum, betaalwijze,

betalingsreferentie en bankrekening van de verschillende betalingen aan één relatie aan

elkaar gelijk zetten. Hierdoor kan de verschillende betaling met dezelfde betalingsconditie

in een keer betaald worden.

Selecteren:

Met deze knop selecteert u betalingen. Nadat u de openstaande post(en) heeft aangevinkt,

is de betaling geselecteerd. De openstaande post krijgt dan de status GESELECTEERD en

kan als betaling gerealiseerd worden.

Verrichten:

Met deze knop verricht u de betaling(en). Er wordt vervolgens een bankbestand

aangemaakt als CLIEOP03.txt. Dit bestand kunt u lokaal op uw PC opslaan.

Heropenen:

Met deze knop maakt u een geselecteerde betaling ongedaan. De geselecteerde post krijgt

dan weer de status OPEN en dient opnieuw geselecteerd te worden.

Bankbestanden:

Met deze knop kunt u de aangemaakte bankbestanden opvragen. Hier kunt u ze opnieuw

downloaden. Tevens worden de geïmporteerde bankafschriften hier ook getoond.


© Exact Trainingen

10 De loonaangifte

De loonaangifte bestaat uit twee gedeelten, een collectief en een nominatief deel. Het collectieve

gedeelte omvat de loonaangifte en het nominatieve gedeelte omvat de medewerker gegevens.

Met het nominatieve gedeelte wordt de polis administratie van het UWV gevuld op basis van onder

andere de stamgegevens van de medewerkers. Daarom is het van belang dat de stamgegevens,

zoals de medewerkersgegevens, correct zijn ingericht.

Een aantal belangrijke velden die u dient in te vullen worden hieronder uitgelegd.

Voorletters:

De voorletters van de medewerker kunt u in Exact Online Salaris ingeven in het veld

VOORLE TTE R S via [MEDE WERKE R , ME DEWE RKER , ONDE R HOU D] . In de aangifte

dienen de voorletters weggeschreven te worden zonder leestekens, zoals punten. Wanneer

u echter bij de medewerkers de voorletters met punten heeft ingegeven, hoeft u dit niet bij

alle medewerkers te wijzigen. Bij het aanmaken van de aangifte schrijft Exact Online Salaris

alleen de voorletters in het aangiftebestand, niet de leestekens.

Geboortenaam:

Wanneer een medewerker getrouwd is, dan dient altijd de eigen geboortenaam, dus niet

de aangetrouwde naam, in het veld GEBOO RTE NAAM gevuld te worden. Deze

geboortenaam wordt dan in de aangifte weggeschreven in plaats van de aangetrouwde

naam die is ingegeven in het veld ACH TER NAAM . De medewerker staat bij de

Belastingdienst en het UWV namelijk bekend met de geboortenaam en niet met de

aangetrouwde achternaam. Daarom dient u altijd de geboortenaam in het veld

GEBOOR TENAAM in te vullen. In Exact Online Salaris is een apart veld voor de

voorvoegsels van de geboortenaam.

10.1 Aangifte loonheffingen

In dit overzicht worden de aangiften loonheffingen getoond die in deze administratie

aangemaakt zijn.

Om het overzicht te kunnen bekijken is de rol SALARI SRAP PORT AGE of SAL AR ISAANG IFTEN

AANM AKE N vereist, om een loonaangifte te kunnen maken en/of bewerken heeft een gebruiker

de rol SALARI SAANGI FTE N AANM AKE N nodig. De aangifte is te vinden in [MEDEWE R KER ,

SALARI S , LOO NAANG IFTE ] .


© Exact Trainingen

In de lijst worden de aangemaakte loonheffingen getoond. De volgende velden verdienen een

toelichting:

Frequentie:

In deze kolom wordt weergegeven met welke frequentie de loonaangifte gedaan wordt

voor dit loonheffingennummer. Dit is opgegeven bij de sectie Instantie registratiegegevens

van de Belastingdienst.

Aangifte loonheffingen:

In deze kolom staat het aangiftenummer. Het nummer is als volgt opgebouwd:

[Loonheffingennummer].[Tijdvakcode].[Volgnummer]. Het is een snelkoppeling naar het

aangifterapport.

Onze ref:

In deze kolom staat het referentienummer binnen de administratie voor de aangifte. Het is

een snelkoppeling naar het ONZE REFE RE NTIE overzicht met betrekking tot het

referentienummer.

Aangemaakt:

In deze kolom staat de aanmaakdatum en de naam van de gebruiker die de aangifte heeft

aangemaakt.

Bedrag:

In deze kolom staat het totaalbedrag van de aangifte. Wanneer een bedrag afgedragen

dient te worden, is het bedrag een snelkoppeling naar de betalingen.

Status:

In deze kolom wordt de status getoond van de aangifte. Zodra de aangifte aangemaakt is,

heeft deze de status BE VE ST IGD . Indien Exact Online gebruikt wordt om de aangiftes te

versturen naar de belastingdienst zijn daarnaast de volgende stadia aanwezig;

Verzonden

Afgekeurd Goedgekeurd Verwerkt

Bestand:

Door op de snelkoppeling D OWNLO ADEN te klikken in deze kolom, wordt de aangifte

aangeboden als Xml-bestand.

10.2 Aangifte loonheffingen aanmaken

Vanuit dit scherm wordt de loonaangifte voor een salarisperiode gestart. Hiervoor is de rol

SALARI SAANGI FTE N AANM AKE N vereist. De stappen zijn als volgt:

Ga naar [MEDEWE RKER , SALAR I S , LOONAANGI FTE ] .

Klik op de knop NIEUW.

De aangifte loonheffingen wordt gemaakt op basis van de onderliggende vier velden:


© Exact Trainingen

Loonheffingennummer:

In dit veld wordt het loonheffingennummer geselecteerd waarvoor de loonaangifte gedaan

gaat worden. Het veld wordt voorgevuld met het loonheffingennummer wat vastgelegd is

bij de instantie Belastingdienst in de administratie. Wanneer er meerdere

loonheffingennummers zijn aangelegd in de administratie wordt de bovenste gekozen,

maar er kan met behulp van de bladerknop, een ander loonheffingennummer van de

administratie geselecteerd worden.

Aangiftejaar:

In dit veld wordt het loonjaar opgegeven waarin de periode zich bevindt waarvoor de

aangifte gedaan gaat worden. De periode-datumtabel salaris van de administratie bepaalt

welke jaren gekozen kunnen worden.

Aangiftetype:

In dit veld kan opgegeven worden wat voor type aangifte gemaakt gaat worden. Standaard

staat dit veld op de waarde VOLLEDIG . De andere optie is: AANVULLI NG . Aangiftes van

het type COR RECT IE worden automatisch aangemaakt voor voorgaande periodes wanneer

dit van toepassing is.

Aangifteperiode:

In dit veld wordt opgegeven voor welke periode de loonaangifte gemaakt gaat worden. De

frequentie die gekoppeld is aan het loonheffingennummer bepaald welke periodes

aangeboden worden.

10.3 Aangifte loonheffingen

In dit scherm worden de rubrieken voor de loonaangifte getoond. Alle waardes die niet

aanpasbaar zijn komen uit de definitief berekende salarishistorie van de administratie. De velden

die aanpasbaar zijn kunnen niet uit de salarisadministratie gehaald worden.

10.3.1 Collectieve aangifte

Op dit tabblad wordt per rubriek het berekende bedrag getoond. Wanneer er geen bedrag

berekend kan worden, is het bedrag veld bewerkbaar om de juiste waarde te kunnen ingeven:


© Exact Trainingen

10.3.2 Medewerker gegevens

Dit tabblad toont per medewerker de volgende gegevens:

ID

BSN/Sofinummer

IKV

Naam

Datum aanvang

Datum einde

10.3.3 Identificatie

Dit tabblad toont de gegevens van de contactpersoon voor de aangifte. Dit zijn verplichte velden.

Deze worden door de belastingdienst gebruikt om in contact te komen met de inzender wanneer

er onduidelijkheden zijn.

De aangifte kan niet definitief gemaakt worden wanneer deze velden niet zijn ingevuld.


© Exact Trainingen

10.3.4 Correcties

Indien de noodzaak voor correcties gevonden wordt voor voorgaande periodes komt er

automatisch een vervolgscherm. In dat scherm wordt één regel getoond per periode waarvoor

correcties gevonden zijn. Door op het vergrootglas te klikken aan de rechterkant worden de

gevonden correcties getoond per rubriek. Wanneer de correcties akkoord zijn wordt dit bevestigd

door op de knop CORRECTIE S BE VE ST IGEN te klikken.

10.4 Bevestigen loonaangifte

Voor het bevestigen van de loonaangifte en de eventuele correcties is dit volgende overzicht:


© Exact Trainingen

Betaling

In dit gedeelte van het scherm worden de bedragen van de betaling getoond. Bij correcties

wordt het bedrag uitgesplitst per periode.

Boeking

Dit gedeelte van het scherm toont de journaalpost die gemaakt gaat worden tijdens het

bevestigen van de loonaangifte. Een aantal velden kan nog aangepast worden;

Dagboek:

In dit veld wordt de code getoond van het memoriaal-dagboek waarin de journaalpost

aangemaakt gaat worden. Het veld is voorgevuld met de dagboekcode die in de

administratie-instellingen is opgegeven.

Datum:

In dit veld wordt de boekdatum van de journaalpost weergegeven. Standaard wordt dit veld

gevuld met de huidige datum.

Betalingsreferentie:

In dit veld wordt de betalingsreferentie getoond. Deze wordt voorgevuld, maar kan nog

aangepast worden.


© Exact Trainingen

11 Overzichten en verslagen

Naast het verlonen van de medewerkers en het doen van de loonaangifte is het natuurlijk ook

belangrijk dat de juiste verslagen zijn op te vragen.

11.1 Overzicht: Berekeningen

Een overzicht van alles wat er berekend is, is te vinden via [Medewerker, SAL AR IS ,

OVERZ ICH TE N, BERE KENINGEN ] :

Dit overzicht kan op verschillende manieren gegroepeerd worden.

11.2 Overzicht: Betalingen

Het overzicht betalingen toont de medewerker betalingen die aangemaakt zijn door het definitief

maken van de salarisrun. Het overzicht kan alleen geraadpleegd worden door gebruikers met de

rol SALARI S RAPPO RT AGE B EKIJKE N . Het is te vinden onder [MEDEWE RKE R, S AL ARI S ,

OVERZ ICH TE N, BET ALI NGE N ] .


© Exact Trainingen

Instantie:

Met behulp van dit veld kan gefilterd worden op instantie, zodat alleen de betalingen aan

die instantie getoond worden.

Status:

Met deze filter kan gefilterd worden op de status van de betalingen. Er bestaan twee

statussen:

TIJ DEL I JK DEFINITIE F : betalingen voor definitief gemaakte salarisruns

Type:

Met deze filter kan gefilterd worden op het type van de betalingen. Er bestaan twee types:

MEDEWERKE R S : Betalingen aan medewerkers. RELATIE S : Betalingen aan instanties, zoals de belastingdienst.

11.3 Journaalposten

In het overzicht journaalposten wordt de journaalpost getoond die door het definitief maken van

de salarisrun is aangemaakt. Standaard wordt er gefilterd op het huidige loonjaar en de meest

gebruikte frequentie van de administratie. De standaard groepering is op grootboekrekening.

Alleen een gebruiker met de rol SALARI SRAPPOR T AGE B EKIJKE N kan het overzicht gebruiken.

Het is te vinden onder [SAL ARI S , OVE RZIC H TEN , JO UR NAALPO STE N ] .

11.4 Overzicht: Loonaangifte

Het overzicht loonaangifte geeft gebruikers met voldoende rechten inzicht in de verschillende

bedragen die geboekt worden in de loonaangifte(s). Hierdoor kunnen gebruikers overzichten

opvragen met specifieke data die gebruikt kan worden voor verschillende rapportage doeleinden.

Het verslag is te vinden onder [MEDEWE RKER , S AL AR IS , OVERZ ICH TE N, LOONAANG IFTE ] .


© Exact Trainingen

Lijst-Eindheffingen:

Hiermee kunt u het overzicht wijzigen in lijst of eindheffingen:

L I JST : Deze optie toont het standaard overzicht. EINDHE FFI NGE N : Deze optie toont alleen de eindheffingsbedragen,

afdrachtverminderingen en totaal te betalen. Beide overzichten kan men aanpassen met de optie aanpassen

Loon LB / PH:

In deze kolom wordt het loon voor de loonheffing (kolom 14) getoond.

Loon SV:

In deze kolom wordt voor het berekende Loon voor de Sociale Verzekeringen (kolom 8)

getoond.

Werkgeversvergoeding Zvw:

In deze kolom wordt de berekende werkgeversvergoeding voor de Zvw getoond.

Ingehouden loonbelasting/premie vv:

In deze kolom wordt de ingehouden loonheffing (kolom 15) getoond.

Eindheffingen:

In deze kolom wordt het totaalbedrag aan eindheffingen getoond. De volgende

eindheffingen worden hier meegenomen: Eindheffing publieke uitkeringen en knelpunten

ernstige aard, Eindheffing loonbestanddelen bestemmingskarakter, Eindheffing spaarloon,

Eindheffing premiespaarloon, Eindheffing loon in natura, Eindheffing geschenken bij

feestdagen, Eindheffing bovenmatige vergoeding / verstrekking, Eindheffing VUT-regeling.

Afdrachtsverminderingen:

In deze kolom wordt het bedrag aan berekende afdrachtsverminderingen getoond. De

volgende afdrachtsverminderingen worden meegenomen: Afdrachtsvermindering betaald

ouderschapsverlof, ,Afdrachtsvermindering langdurig werklozen, Afdrachtsvermindering

Arbo non-profit, Afdrachtsvermindering Zeevaart, Afdrachtsvermindering Onderwijs,

Afdrachtsvermindering Speur- en Ontwikkelingswerk.

Premie basispremie WAO / IVA /WGA:

In deze kolom wordt de berekende basispremie WAO / IVA / WGA getoond.

Premie. gedif. WAO / WGA:

In deze kolom wordt de berekende gedifferentieerde premie WAO / WGA getoond.

Premie WW:

In deze kolom wordt de berekende WW-premie getoond.

Premie UFO:

In deze kolom wordt de berekende premie voor het Uitvoeringsfonds voor de overheid

getoond.

Premie sectorfonds:

In deze kolom wordt de berekende sectorpremie getoond.


© Exact Trainingen

Bijdrage ZVW:

In deze kolom wordt de bijdrage ZVW voor de medewerker getoond.

Premiekorting:

In deze kolom wordt het totaal aan berekende premiekortingen getoond. Bij de

berekeningen worden de volgende premiekortingen meegenomen: Premiekorting oudere

medewerkers en Arbeidsgehandicaptenkorting.

11.5 Variabele mutaties

In dit overzicht kunnen alle variabele mutaties opgevraagd worden die ingevoerd zijn. Dit is te

vinden onder [MEDE WERKE R, S AL AR I S, OVE RZIC HTE N , VARI ABELE MUT ATIE S ].

11.6 Verslagen

Met de verslagen is er de mogelijkheid de verslagen direct te printen in plaats van ze eerst op te

vragen in het systeem of gelijk als pdf-bestand op te slaan.

11.7 De Werkkostenregeling

De werkkostenregeling is toegevoegd aan Exact Online Salaris. De

werkkostenregeling kunt u toepassen in de boekingen vanaf loonjaar 2011. Tot en

met loonjaar 2014 mag u elk jaar bepalen of u de werkkostenregeling wilt

toepassen. Vanaf loonjaar 2015 is dit verplicht.

In Exact Online Salaris zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd voor de

werkkostenregeling:

- Instellingen: In de instellingen onder tabblad Salaris kunt u opgeven of u de

werkkostenregeling wilt toepassen en welke methode u wilt toepassen. Tevens

kunt u hier aangeven of het bedrag aan eindheffing overschrijding

werkkostenregeling automatisch berekend en in de loonaangifte geplaatst moet

worden. U kunt dit bedrag altijd overschrijven bij het aanmaken van de

loonaangifte. Voor de verschillende methodes verwijs ik u naar de website van de

Belastingdienst.


© Exact Trainingen

- Type grootboekrekening: Type 'Werkkosten' is toegevoegd aan de

grootboekrekeningtypes. Als u een grootboekrekening met dit type aanmaakt en

koppelt aan een classificatie of component in de salarisgrootboekkoppelingen, dan

worden de financiële boekingen die op deze grootboekrekening zijn geboekt

meegenomen als werkkosten in het overzicht 'Werkkostenregeling'.

- Overzicht werkkostenregeling: Via menu [Medewerker, Salaris, Overzichten,

Werkkostenregeling] kunt u een overzicht opvragen waarin u de bedragen aan

werkkosten in de financiële administratie kunt vergelijken met uw fiscaal loon. In

dit overzicht kunt u in één oogopslag zien welk bedrag u aan werkkosten heeft

geboekt in de financiële administratie, wat uw fiscaal loon is en wat uw vrije ruimte

bedraagt.

- Loonaangifte: Bij het aanmaken van de loonaangifte kan het bedrag aan

eindheffing werkkosten gevuld worden. Indien u bij de instellingen gekozen heeft

voor het automatisch boeken van de eindheffing werkkosten, dan wordt deze voor

gevuld bij het aanmaken van de loonaangifte.

Salaris in Exact Online

Documents

Transcript of Salaris in Exact Online