1 2 3 4 5 6

A F B A K E N E N

W E R V E N V E R K E N N E N A F B A K E N E N R E A L I S E R E NK I E Z E N

V O O R B E R E I D E N A N A LY S E R E N B E G E L E I D E N O R G A N I S E R E N

V A S T H O U D E N

Omlijn duidelijk de locatie

en het thema

•

Overleg met andere betrokken

diensten, lokaal en bovenlokaal

•

Breng alle stakeholders in kaart

Zorg voor duidelijke

maar prikkelende communicatie

•

Vermijd ambtelijke taal

•

Probeer zoveel mogelijk inwoners te bereiken,

ook wie niet verenigd is

Zorg voor een gezellige vergaderlocatie

en een prikkelend programma

•

Zoek voor elke bijeenkomst

de juiste methodieken

•

Probeer op voorhand rekening te houden

met bepaalde gevoeligheden

•

Ga na waar je indien nodig terecht kunt

voor extra advies of hulp

Ga met de deelnemers het terrein op

•

Zorg voor objectieve moderators

•

Probeer iedereen

een bijdrage te laten leveren

•

Laat de deelnemers ervaringen uitwisselen

Blik met een interne werkgroep

goed terug op iedere stap

•

Focus op de positieve signalen

die je opvangt

•

Stop negatieve zaken niet onder de mat,

het zijn werkpunten

•

Detecteer de gangmakers in de groep

en geef hen een rol

Laat deelnemers zelf nadenken

over criteria voor een goed project

•

Bewaar een duidelijke focus

•

Verduidelijk wat technisch, fi nancieel

en politiek haalbaar is

•

Onthoud dat je elkaar ergens onderweg

zult vinden

Laat iedereen aan bod komen,

zo vermijd je dat mensen afhaken

•

Streef naar consensus,

maar met een gezamenlijk doel voor ogen

•

Eindig steeds met een gedragen besluit

•

Zit je echt vast, laat er dan

een weekje overheen gaan

Zorg bij voorkeur voor een open stemming

•

Geef ruimte om vooraf alle standpunten

te bespreken

•

Leg een consensus vast

•

Kies voor de geleidelijke weg:

ga niet meteen van 120 ideeën naar 1 idee

Motiveer deelnemers om zelf

de handen uit de mouwen te steken

•

Denk na over de rol die

alle betrokkenen kunnen spelen

•

Zorg voor een positieve drive

en bied ondersteuning waar nodig

•

Wees als regisseur niet te rigide

Laat iedereen mee feesten

•

Geef alle betrokkenen de kans

om zich te profi leren

•

Een bedankje doet wonderen

•

Dit is geen einde maar een nieuw begin

Nieuwsbrief

Sociale media

Evenementjes

Toekomstplan

O N Z I C H T B A A R

Z I C H T B A A R

DIT IS VOORBEREIDEND WERK

DAT ACHTER DE SCHERMEN GEBEURT

MET DEZE ACTIES TREED JE

VOOR IEDEREEN ZICHTBAAR NAAR BUITEN

OPEN RUIMTE MAKERS In 6 maanden tijd naar een brede burgerparticipatiegroep voor open ruimte in dorp, gehucht of wijk

Een praktische handleiding voor lokale besturen

Gerealiseerd door RURANT vzw in opdracht van provincie Antwerpen (Dienst Landbouw en Plattelandsbeleid)

RURANT VZW Hooibeeksedijk 1B-2440 GEEL

T 0032 14 85 27 07E info@rurant.provant.beW www.rurant.be

Volg RURANT ook op facebook

1 2 3

4 5 6

PARTICIPATIE IN UW VOORDEEL

Burgers mee laten meedenken over of – nog een stapje verder – actief laten meewerken aan de open ruimte, dat klinkt heel uitnodigend én uitdagend. Maar vaak doen lokale besturen het toch maar niet uit angst voor het onbekende, bang om alleen maar klagers over de vloer te krijgen of een niet representatief deel van de bevolking te bereiken.

Praktijkvoorbeelden tonen aan dat die schrik ongegrond is. Wie de sprong waagt, ervaart de ongelofelijke meerwaarde van participatie: inwoners leren over de grenzen van hun eigen gelijk te kijken, brengen verfrissende nieuwe ideeën aan en zijn vaak bereid om zelf ook de handen uit de mouwen uit steken om een actieve bijdrage te leveren.

Dat zo’n project niet duur of tijdrovend hoeft te zijn, bewijst het traject dat RURANT in 2015 in Mol heeft afgelegd en waarvan dit het beknopte relaas is, aangevuld met concrete tips. Laat het u inspireren om de stap te zetten naar een geslaagd participatieproject.

RURANT staat klaar met gratis advies wanneer je in je eigen stad of gemeente aan de slag wilt en kan je op verzoek tijdens het hele proces begeleiden.

BEZIN VOOR JE BEGINT

Problemen en misverstanden kun je vermijden, ook in par-ticipatieprojecten. Het is belangrijk dat je als opdrachtgever het terrein vooraf goed afbakent, letterlijk én fi guurlijk. Bepaal duidelijk voor welke zone het proces van toepassing is en over welk beleidsdomein het gaat. Vaak zijn in een gebied meerde-re processen aan de gang en die durven je eigen plannen wel eens te doorkruisen. Maak daarom zowel in interne als externe communicatie heel duidelijk waarover je het precies wilt heb-ben en hou altijd in het achterhoofd waarover het niét gaat. Zo vermijd je dat de dialoog met de burger plots een heel andere richting uitgaat dan degene die jij wenst.

Een goede terreinverkenning is noodzakelijk. Overleg met alle diensten die actief zijn in het gebied, zelfs als die niet meteen relevant lijken. Breng ook alle stakeholders goed in kaart en rangschik ze volgens relevantie: wie wil je absoluut aan boord hebben en welke partijen zijn minder noodzakelijk? Ons ad-vies is om niemand uit te sluiten van de dialoog. Daar komt alleen maar hommeles van.

Ga zeker ook ter plaatse de sfeer opsnuiven. Zo krijg je een beter zicht op de knelpunten en potenties van de projectom-geving.

BURGERS ERNSTIG NEMEN

Participatie gaat verder dan een hoorzitting of een inspraakver-gadering. Luisteren naar burgers is een begin, maar je neemt ze pas echt ernstig als je je beleid afstemt op hun verwach-tingen. Het zal zelden zo zijn dat je voor 100% uitvoert wat wordt verwacht. Meestal land je als lokale overheid ergens tus-sen je eigen plannen en de ideeën van de straat. Als inwoners hun eigen inbreng herkennen, zal je ze langer aan je kunnen binden en groeit er wederzijds begrip en vertrouwen. Dat kan van pas komen als je later eens een negatieve boodschap moet brengen.

In Mol beschikt het gemeentebestuur nu over een permanen-te klankbordgroep waarin niet alleen de klassieke openruimte-gebruikers (landbouwers, natuur- en jachtverenigingen, enz.) maar ook andere actoren vertegenwoordigd zijn (scholen, jeugd- en seniorenverenigingen, ongebonden inwoners, enz.).

In dit specifi eke project leren ze elkaar kennen en intensief samenwerken via een kleine prikkel. De groep krijgt de be-schikking over een beperkt budget om een klein project te realiseren in het gebied op voorwaarde dat het breed gedra-gen is én dat de lokale bevolking er actief aan meewerkt. Zo zetten ze langzaam de stap van een papieren participatie naar effectieve co-creatie.

AFWISSELENDE WERKVORMEN

Amper drie vergaderingen zijn nodig om de Molse participa-tiegroep te activeren rond een concreet project, dankzij een doordachte aanpak die een deel van de verantwoordelijkheid bij de deelnemers legt. Schakel ze gerust mee in om een over-leg te organiseren, een verslag te maken of uitnodigingen te versturen. Zo laat je voelen dat dit meer dan een praatbarak is. Kies voor elke vergadering de meest geschikte werkvorm om tot het beste resultaat te komen. Niet elke stap hoeft op de-zelfde manier te verlopen. Verras de deelnemers en hou het leuk.

In Mol wordt er getrechterd van 138 projectideeën tot 1 uit te voeren initiatief. Samen met het gemeentebestuur leggen de inwoners zelf de randvoorwaarden voor een geslaagd pro-ject vast. Zo gaat het van een uitgebreide kansenlijst tot een droomlijst van 17 uitvoerbare ideeën. Die lijst wordt herleid tot 5 items, waarvan er uiteindelijk 1 overblijft.

Telkens wordt er openlijk gestemd en worden voor en na alle argumenten besproken, zodat iedereen elkaars standpunten leert kennen en begrijpen. Op die manier groeien alle partijen geleidelijk inhoudelijk naar elkaar toe. Het vertrouwen dat zo ontstaat is de basis voor een effectieve samenwerking op het terrein.

ACTIE … EN ACTIEF BLIJVEN !

In een geslaagd participatieproces betrek je de deelnemers ook bij het eindresultaat. Dat kan op verschillende manieren: van een receptie tot een wijkfeest, een open dag, inwoners gratis of aan gunsttarief laten gebruik maken van de nieuwe bestemming, enz.

Dat versterkt de band die je hebt opgebouwd. Probeer op-nieuw zoveel mogelijk mensen en organisaties uit de buurt aan boord te krijgen. Geef ze de kans om actief mee te wer-ken aan een groot of klein evenement en te tonen dat het project ook een stukje van henzelf is.

In Mol organiseren de inwoners met het budget dat ze ter beschikking hebben gekregen een Dag van de Open Ruim-te. Er zijn huifkartochten en een zoektocht met de fi ets, er worden streekproducten geserveerd, de jeugdbeweging zorgt voor kinderanimatie, een voetbalclub stelt gratis haar terrein ter beschikking en allerlei lokale verenigingen komen creatief voor de dag. Het gemeentebestuur zorgt voor logistieke on-dersteuning.

De kunst is om de positieve energie van zo’n sterke partici-patiegroep vast te houden. Dat kan via sociale media, een nieuwsbrief, een halfjaarlijkse vergadering of opnieuw samen iets te organiseren. Zo creëer je een beleidsinstrument waar je nog veel plezier aan zult beleven.

MENSENTAAL

Waak gedurende het hele gesprek over je taalgebruik. Zorg voor een positieve toon. Benadruk eerder de kansen dan de struikelblokken. Een negatieve sfeer kun je zo langzaam om-buigen.

Voer een wervende communicatie. Laat duidelijk voelen dat je een beroep wilt doen op alle mensen uit het projectge-bied om tot een mooi resultaat te komen dat een stukje van henzelf wordt. Kleur eens buiten de lijntjes en kies voor een originele aanpak. Ben je zelf niet zo creatief aangelegd, vraag dan professioneel communicatieadvies.

Om je eigen dossierkennis naar een breed publiek te vertalen moet je mensentaal spreken. Dat betekent niet dat je sim-plistisch te werk moet gaan. Je communiceert met volwassen mensen. Probeer alles te vertellen zoals je dat aan je oma of je buurvrouw zou doen.

Als je inspraak ernstig neemt, behandel je je publiek met res-pect. Onthoud dat het om een dialoog gaat, waarbij elk ge-dacht waardevol is. Door met een open geest te luisteren, kun je tot andere inzichten komen. Ga ervan uit dat wie aan tafel zit, daar niet zou zitten als hij of zij geen betrokkenheid zou voelen bij je project. Soms moet je daarvoor eerst elkaars taal leren kennen en begrijpen. Neem ook daar de tijd voor.

OP HET TERREIN

Het is belangrijk om het participatieproces voor de deelne-mers zowel gebiedsmatig als inhoudelijk duidelijk af te ba-kenen. Je kan dat doen d.m.v. foto’s of een fi lmpje op de eerste bijeenkomst, maar nog beter is om iedereen mee op het terrein te nemen.

Zo sta je midden in de materie, komen de verhalen los en inspireren mensen elkaar. Deze methode is meer ontspannen en geeft meer mensen de kans om te vertellen dan een ge-wone vergadering, waarbij vaak slechts enkelen – en als je niet oppast enkel sceptici – het woord nemen.

In Mol laat RURANT de inwoners op een grote kaart hun favo-riete plekje aanduiden nog voor de start van de infosessie. Na een korte toelichting bij het project vertrekt een toeristentrein-tje waarbij een objectieve gids – geen offi ciële woordvoerder die enkel jouw visie uitdraagt - wijst op de onbekende parels van het gebied. Het zijn positieve prikkels die mensen op een gezamenlijk manier en in dialoog naar de kansen en uitdagin-gen laten kijken. Bij aankomst mag iedereen zijn dromen voor het gebied neerschrijven. Dat wordt het basismateriaal voor het verdere verloop.

Zorg voor een hapje en een drankje. Geef de mensen het ge-voel dat ze welkom zijn en dat je hun medewerking waardeert.