Richtlijnen bij het gebruik van sociale media

download Richtlijnen bij het gebruik van sociale media

of 52

  • date post

    11-Jan-2017
  • Category

    Documents

  • view

    215
  • download

    3

Embed Size (px)

Transcript of Richtlijnen bij het gebruik van sociale media

  • Aanbevelingen bij het gebruik van sociale media

    Gids voor de federale communicatoren

    COMM Collection - Nr 21

    Brochure COMM 21 N 16/05/11 18:57 Page a

  • COMM Collection is een reeks praktische gidsen bestemd voor allefederale communicatoren. Ze zijn het resultaat van de samenwerking vanfederale ambtenaren die actief zijn op het terrein van de communicatie.

    De COMMnetKern, samengesteld uit de communicatieverantwoordelijkenvan de federale overheidsdiensten en voorgezeten door de FOD Personeelen Organisatie en de FOD Kanselarij van de Eerste Minister, heeft deinhoud gevalideerd en is verantwoordelijk voor de toepassing ervan.

    Reeds verschenen:

    Nr 1 Efficint gebruik van e-mailNr 2 Residence COMMtrainings (uitgeput)Nr 3 Visie en missie van interne communicatieNr 4 Huisstijl van de Belgische federale overheidNr 5 Hoe en waarom een jaarverslag opmakenNr 6 De contactpunten van de federale overheidNr 7 Crisiscommunicatie - Voorzien en beherenNr 8 Visie en opdrachten externe communicatieNr 9 Een elektronische nieuwsbrief maken en verspreidenNr 10 Deontologische code van de federale communicatorenNr 11 Hoe en waarom een huisstijl ontwikkelenNr 12 Het communicatieplan van een project opstellenNr 13 Spreken voor een publiekNr 14 Duurzaam communicerenNr 15 Communicatieacties evaluerenNr 16 Hoe en waarom een evenement organiserenNr 17 Naar een Balanced Scorecard voor OverheidscommunicatieNr 18 Het COMMnetKern CharterNr 19 Een strategisch communicatieplan voor een

    overheidsorganisatie uitwerkenNr 20 Auteursrecht en intellectuele eigendom: vragen en

    antwoorden

    Goed om wetenDe elektronische versie van deze brochures is beschikbaar in PDF-formaatop www.fedweb.belgium.be>Publicaties.

    Brochure COMM 21 N 16/05/11 18:57 Page b

  • 1

    Aanbevelingen bij het gebruik van sociale media

    Gids voor de federale communicatoren

    COMM Collection - Nr 21

    Brochure COMM 21 N 16/05/11 18:57 Page 1

  • 2

    Brochure COMM 21 N 16/05/11 18:57 Page 2

  • 3

    Inhoudstafel

    Inleiding ............................................................................. 5Wat zijn sociale media? ............................................................ 7De kenmerken van sociale media ............................................... 7De trends ................................................................................ 9

    1. Aanbevelingen voor de organisatie .................................... 121.1. Moet je sociale media toelaten of niet?................................ 121.2. Wil je sociale media gebruiken of niet?................................ 131.3. Maak richtlijnen voor de omgang met sociale media ............. 141.4. Maak medewerkers bewust en zorg voor opleiding................ 141.5. Beschrijf nieuwe taken voor de communicatiedienst.............. 151.6. Maak afspraken over monitoring ......................................... 161.7. Maak afspraken over webcare ............................................ 17

    2. Sociale media bij een communicatiecampagne of -project....................................................................... 182.1. Waarom zou de overheid sociale media inzetten? ................. 182.2. Maakt de overheid al gebruik van sociale media? ................. 19

    2.2.1. In de werkomgeving.......................................................... 192.2.2. In overheidscampagnes ..................................................... 202.2.3. Werving, selectie en opleiding ............................................ 22

    2.3. Hoe kan je sociale media een plaats geven in de algemenecommunicatiestrategie?...................................................... 232.3.1. Gebruik van sociale media: opportuniteit of risico? ............... 232.3.2. Bepaal de communicatiestrategie ....................................... 242.3.3. Implementeer de communicatiestrategie.............................. 342.3.4. Maak afspraken over opvolging .......................................... 36

    2.4. Een geslaagde mediamix: Veiligheid van de Staat rekruteert .. 37

    3. Algemene aanbevelingen voor federale ambtenaren ............ 393.1. Vertel alleen wat je zeker weet ........................................... 393.2. Vertel geen geheimen ........................................................ 403.3. Wees eerlijk en geloofwaardig............................................. 403.4. Toon respect voor je publiek ............................................... 413.5. Toon respect voor je collegas en voor de federale overheid .... 413.6. Respecteer auteursrechten ................................................. 413.7. Bescherm je privacy en die van anderen.............................. 423.8. Lees gebruiksvoorwaarden en pas privacy-instellingen aan..... 42

    Brochure COMM 21 N 16/05/11 18:57 Page 3

  • 3.9. Let op als je priv en werk mengt ....................................... 433.10. Zorg voor nazorg ............................................................. 43

    Literatuurlijst ...................................................................... 44

    Websites ........................................................................... 46

    4

    Brochure COMM 21 N 16/05/11 18:57 Page 4

  • 5

    Inleiding

    Facebook, Twitter, LinkedIn Wat startte als een hype, groeit stilaan uittot een vaste waarde in het dagelijkse leven. Een maatschappij zondersociale media is bijna niet meer in te denken. Foto- en filmsites voorzienons van de meest actuele beelden die gewenst of ongewenst de helewereld bereiken. Breaking news vernemen we sneller via microblogs danvia kranten of nieuwssites. Ook de interactie tussen mensen verlooptdankzij de sociale media veel sneller en minder gecontroleerd. Deopkomst van sociale media zorgt voor een nieuwe dynamiek in hetmedialandschap en voor grote uitdagingen bij overheidscommunicatie.

    Deze brochure is een hulpmiddel voor de federale communicator bij hetgebruik van sociale media.

    Samen met het management werkt de communicator aan een beleidvoor de organisatie met betrekking tot de sociale media. De rol van decommunicator is het management informeren over de kansen die voorhet grijpen liggen als men met sociale media aan de slag gaat.Daarnaast moet de communicator ook een realistische kijk hebben opde gevaren en mogelijke hinderpalen. Het eerste deel van deze brochurebeschrijft dit aan de hand van vragen en concrete voorbeelden.

    De communicator denkt na over de opportuniteit om sociale media incampagnes en communicatieprojecten te gebruiken. Daarvoor vindt hijin het tweede deel van deze brochure informatie over de manier waaropsociale media in campagnes en projecten het best worden ingezet. Aande hand van voorbeelden in overheidsdiensten en overheidsbedrijvenwordt duidelijk wat sociale media kunnen betekenen.

    De communicator werkt aanbevelingen uit voor het gebruik van socialemedia. Het derde deel van deze brochure stelt aanbevelingen voor dieniet alleen bedoeld zijn voor communicatoren maar voor alle federalepersoneelsleden. De communicator kan deze richtlijnen op de leest vande eigen organisatie schoeien en vervolgens bekendmaken aan allemedewerkers. Hier is de communicator de schakel tussen het beleid datdoor het management wordt uitgestippeld en de eigenlijke toepassingervan door de medewerkers.

    Brochure COMM 21 N 16/05/11 18:57 Page 5

  • Wie honger heeft naar netwerking over dit thema, wie met de gekstevragen zit of wie meer informatie zoekt, kan terecht op de LinkedIn groep:COMMnet-KMnet: http://tinyurl.com/6k7s4t8

    Aan deze brochure werkten mee:

    Stefanie Billiet SelorPatrice Chalon Federaal Kenniscentrum voor de GezondheidszorgAnne Coekelberghs FOD Personeel en OrganisatieSara-Jane Deputter FOD Economie, KMO, Middenstand en EnergieKatrien Eggers FOD Personeel en OrganisatieHugo Poliart FOD Kanselarij van de Eerste MinisterJohan Ponsaerts Nationaal Geografisch InstituutErik Snoeijers Ministerie van LandsverdedigingBart Van Herreweghe FOD Kanselarij van de Eerste MinisterNathalie Verbeke Opleidingsinstituut van de Federale Overheid

    (OFO)Cathy Verbyst FOD Personeel en OrganisatieMonique Wylock FOD Kanselarij van de Eerste Minister

    Met dank aan:

    Mic Adam, Vanguard leadershiphttp://be.linkedin.com/in/micadam ; http://www.vanguard-leadership.be/

    Muriel Vandermeulen, We Are the Wordshttp://www.linkedin.com/in/murielvandermeulen ;http://www.wearethewords.com/

    6

    Brochure COMM 21 N 16/05/11 18:57 Page 6

  • 7

    Wat zijn sociale media?

    Sociale media is een verzamelnaam voor internettoepassingen die gebruiktworden voor het delen van informatie en meningen. Het zijn de gebruikersvan de sociale media die zorgen voor de creatie van de inhoud. Diebestaat uit teksten, geluidsfragmenten of beelden. De inhoud wordt nietalleen gecreerd en gebruikt door andere gebruikers maar ook gedeeld engewaardeerd in interactie en dialoog. Zo wordt de inhoud voortdurendaangevuld en verrijkt.

    Het geheel van sociale media geeft vorm aan het web 2.0, of het socialeinternet. Web 2.0 staat voor een tweede fase van het internet. Web 1.0werd ook wel het web van documenten en informatie genoemd. Web 2.0is het web van de interactie. De grote vooruitgang bij web 2.0 is dat viade sociale media, alle gebruikers informatie kunnen toevoegen aan hetinternet. Intussen spreken we ook al over het web 3.0 als we het hebbenover de trend waarbij de verschillende web 2.0-toepassingen op elkaarworden afgestemd.

    Wat kan je doen met sociale media?

    Kennis en informatie delen via blogs, microblogs, wikis Beeldmateriaal delen via daarvoor ontwikkelde sites Converseren op blogs, fora, chatsites Netwerken door deelname aan netwerksites.

    De kenmerken van sociale media

    Sociale media zijn gebruike