Analyse van de werkprocessen

Basis voor implementatie RFID

Situatieschets Bree 2005

21 openingsuren 14.500 inwoners 4500 gebruikers 120.000 uitleningen Collectiebudget 58.000 euro Geen vrijwilligers 2 uitleenposten Personeelsuren:

38 uren leidinggevend 105 uren bibliotheekassistenten Dus: 3.7 voltijds equivalent

Scholen: 1250 leerlingen basisschool 3000 leerlingen secundair onderwijs

Vaststelling: Te weinig tijd

Te weinig tijd om alles te doen wat we reeds doen.

Maar we willen ook nieuwe dingen doen: Meer openingsuren Voorlezen op woensdag en zaterdag ZIZO implementeren Scholenwerking uitbreiden Leespromotie Informatiebemiddeling

Elke bib moet voor zichzelf bepalen wat zijn knelpunten zijn.

Meer personeelsuren nodig

Extra personeel aanwerven: Geen optie voor bestuur Bestuur is wel overtuigd dat meer openingsuren nodig zijn

Andere oplossingen ???? Vrijwilligers, artikel 60, samenwerking met andere

vrijetijdsdiensten,… RFID

Elke bib moet voor zichzelf bepalen of extra personeel nodig is.

Basisvraag: wat willen we bereiken met onze bib?

Foute vraag: Is RFID de oplossing voor mijn bib?

RFID is slechts een middel en ander middelen zijn mogelijk.

Duidelijk toekomstbeeld

Doorlichting van de bib

1. Klanten / Gebruikers

2. Maatschappelijke functie van de bib binnen het lokale beleid

3. Werkprocessen

4. Medewerkers

Locus en Provinciale Steunpunten

Uitwerken van instrumenten om doorlichting mogelijk te maken.

Durven alles in vraag te stellen

Voorbeelden: Volgorde van handelingen in verband met

boekverwerking Procedure voor aankoopsuggesties en IBL

Stroomdiagrammen

Werkprocessen

Analyse van de werkprocessen is noodzakelijk prognose na verandering

Analyse van de kosten is noodzakelijk prognose na verandering

Is RFID de oplossing voor mijn bib??

Basisvragen

Wat wil ik bereiken met de invoer van RFID?Wat ga ik doen met vrijgekomen personeelstijd? Is het personeel bereid andere taken te vervullen? Wat is het kostenplaatje?

Analyse van de werkprocessen prognose na implementatie van RFID

Analyse van de kosten prognose na implementatie van RFID

Waarom RFID in Bree?

Efficiënter gebruik van personeelsuren

Imago van de bib Meer openingsuren Interessanter werk bieden aan

personeel

Verwachte Situatieschets Bree 2008 31 openingsuren Geen uitleenposten Personeelsuren:

38 uren leidinggevend 105 uren bibliotheekassistenten Dus: 3.7 voltijds equivalent

RFID met 100% zelfscan Betaalautomaat Time, Pay, Copy en Infotracs Vrijwilligerpools:

Voorlezen Opruimen van rekken

Samen programmeren met cultuur ( extraatje) Scholenwerking

Scholenwerking: +/- 21 weken

Basisscholen: Rondleidingen voor 5-jarige kleuters, 1ste leerjaar, 3de

leerjaar, 5de leerjaar Elke maand klasbezoek voor alle leerlingen vanaf 1ste

leerjaar 8 X 3 auteurslezingen in JBW Vrije activiteit tijdens JBW Voorlezen en Lees 1 7

Secundaire scholen: Rondleiding 1ste jaar Mediargus en opzoeken: 2de jaar 2de en 3de graad: op afspraak

Onderzoeken: waar gaat onze werktijd naar toe positief onderzoeken:

tijdsbesteding bekijken

negatief onderzoeken: controle van de personeelsleden

Hoe rekenmodel invullen?

Diensthoofd: rekenmodel kostensoorten tijdschema opstellen gewenst tijdschema opstellen

Personeel:tijdsschema opstellengewenst tijdschema opstellen

Samen overlopen

Rekenmodel: kostensoorten

2005 2008

Personeel 190.000 210.000

Informatica 2.000 11.850

Administratie 6.800 10.085

Collectie 57.000 58.000

Collectieverzorging 6.700 9.250

Busvervoer 5.500

Gebouw 16.100 26.500

totaal 278.600 331.185

Bespreking kosten

Personeel

Van 190.000 euro naar 210.000 euro Zelfde personeel Meerkost: leeftijd, CAO,…

Meerkost niet omwille van RFID

Bespreking kosten

Informatica Onderhoudscontracten

Bidoc: 1650 euroNedap: 3500 euroTime, Pay, Copy en Infotracs en

betaalautomaat: 6000 euro

Meerkost wel omwille van RFID: 9500 euro

Bespreking kosten

Administratieve kosten van 6.800 naar 10.085: kopieerapparaatdrukwerk in huisstijl

Meerkost niet omwille van RFID

Bespreking kosten

Collectieverzorging van 6.700 naar 9.250Duurdere folieEtikettenRFID labels

Meerkost omwille van RFID labels

Bespreking kosten

Busvervoer: 5.500 euro Na afschaffing uitleenposten Gratis busvervoer voor

klasuitleningen en auteurslezingen

Meerkost niet omwillevan RFID

Bespreking kosten

Gebouw 16.100 naar 26.500Vrijmaking elektriciteitsmarktVerdere door verrekening naar de

diensten toe

Meerkost niet omwille van RFID

Bespreking kostensoorten

De jaarlijkse kosten zijn gestegen met 11 %, waarvan 2% met RFID te maken hebben en de grootste kost het Trac contract is.

Maar openingsuren van 21 uren naar 31 uren.

Een personeelsbezetting van 21 naar 30 openingsuren: 2 jaar personeel = basisinvestering van de zelfscan

Rekenmodel: analyse van de werktijd

  % %              

  1 2 3 4 5 6 7 8

Verwerven van info… 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 20 20  

Conserveren van info…   10 10   10 10       30 30

Catalogus 10 10 20 20 10 20 20 20 10 10 10 10 15 15  

Ter beschikking stellen 5 5 25 5 20 5 20 5 20 5 20 5 30 5  

Informatiebemiddeling 20 20 20 25 15 25 25 25 20 25 20 25 25 49  

Bieden van internettoegang 5 1 5 1 25 5 5 1 5 1 5 1 5 1  

Bib instructies 5 10 5 5 5 5 5 5 5 5  

Leespromotie 10 10 10 10 10 10    

Educatieve schoolprojecten 5 5 10   10 20 30 20 30    

Tentoonstellingen 5 4 5 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 5  

Publicaties 5 5   15 15          

Organisatie : beheerstaken 30 30   10          

Onderhoud               70 70

Bespreking van analyse van de werktijd 2005 t.o.v. 2007 Verschuiving van taken Ter beschikking stelling moet nog

verminderen Internettoegang moet ook nog

verminderen

Rekenmodel: tijdsanalyse  2005 2007 2005 2007

  Aantal dagen per dienst Welk procent van de arbeidstijd gaat naar welke dienst

     

Verwerven van info… 98 98 9.42 9.42

Conserveren van info… 66 66 6.35 6.35

Catalogus 118 130 11.35 12.50

Ter beschikking stellen 61 45 15.48 4.33

Informatiebemiddeling 184 233 17.69 22.42

Bieden van internettoegang 69 13 6.63 1.33

Bib instructies 23 56 2.21 5.38

Leespromotie 24 48 2.31 4.62

Educatieve schoolprojecten 59 107 5.67 10.29

Tentoonstellingen 45 38 4.33 3.65

Publicaties 29 29 2.79 2.79

Organisatie : beheerstaken 66 78 6.35 7.50

Onderhoud 98 98 9.42 9.42

  1040 1040 100% 100%

Bespreking van tijdsanalyse

Ter beschikking stelling: van 15% naar 5% niet spectaculairReeds vroeger uitleenhandeling

gerationaliseerdVan 20 naar 31 openingsuren• Internettoegang van 6.5% naar 1.5%• Educatie, leespromotie,… stijgt

Rekenmodel: tijdsanalyse

tijdsanalyse per dienst

0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

12,00%

14,00%

16,00%

18,00%

20,00%

1

tijdsanalyse per dienst

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

1

Bespreking van tijdsanalyse

Backoffice en uitleen neemt af, ten voordele van info en leesbevordering

Catalogus: in 2007 uitzuiveren van catalogus

Rekenmodel: kostenanalyse

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

Reeks1

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

Reeks1

Bespreking van kostenanalyse

Verschuiving van baliewerk naar leesbevordering en info

Is een rekenmodel haalbaar?

Het is haalbaar: Eenvoudig modelletje dat iedereen

kan invullen. Wil om te veranderen, te verbeteren

Is rekenmodel zinvol?

Het is zinvol: Veranderingen: tijd of middelen of personeel zoeken Weten wat je nu doet en weten waar je naartoe wil. Dus: cijfers voor het beleidsniveau zinvolle keuzes maken cijfers voor het personeel

Om dingen te veranderen Om efficiënter de organisatie te herschikken

inzicht in de werking van de organisatie Inzicht in de tijdsbesteding in de organisatie

Morgen mee starten?

Ja: als er wil is om te veranderenals er nood is om te veranderen

Neen: als je enkel probeert te overlevenals veranderingen niet nodig zijnals je voldoende middelen en personeel

hebt