Resultaten organisatiestudie Zorgsystemen Ondernemingsraad 28 augustus 2008.

Resultaten organisatiestudie Zorgsystemen

Ondernemingsraad

28 augustus 2008

28/08/2008 Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 2 van …

Agenda

1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen

2. Organogram

3. Krachtlijnen functiebeschrijvingen & weging

4. Volgende stappen



– Splitsing tussen de adviesfunctie en de auditfunctie, door een dienst zorgadvies- en zorgcontrole op te richten

– Controle:

– Afdeling interne audit: blijft als autonome en onafhankelijke behouden en gaat na of het interne controle systeem adequaat is en effectief in de praktijk werkt, interne audit rapporteert onafhankelijk aan het auditcomité

– Zorgcontrole: staat ten dienste van het management en de raad van directeuren als een instrument voor een degelijk uitgebouwd systeem van interne controle en risicobeheer met de rule base* als uitgangspunt

* Is de verzameling van alle regels, normen, waarden die binnen de organisatie zouden moeten nageleefd worden



Zorg voor:

– Kwaliteit

– Duurzaamheid (met inbegrip van milieu)

– Toegankelijkheid

– Arbeidsveiligheid

– Sociale Veiligheid & Beveiliging

vertrekt telkens vanuit eenzelfde logica

PLAN DO

CHECKACT



Eenzelfde logica:

PLAN

Bepalen doelstellingen&normen

Plannen verbeterprojecten/-acties

Geïntegreerde planning zorgsystemen

DO

Ondersteunen van verbeterprojecten/-acties

Werken aan bewustmaking

Risico-analyse en kennisopbouw

CHECK

Monitoren van verbeterprojecten/-acties

Controle-opdrachten

Metingen

ACT

Rapporteren over controle-opdrachten& metingen



Permanente Verbetering

PLANACT

DOCHECK

PLANACT

DOCHECK

doelstelling –norm -procesbeschrijving

ondersteuning bieden bijZorgsystemen:

Tijd

Kwaliteit Duurzaamheid

Toegankelijkheid Arbeidsveiligheid Sociale veiligheid

Beveiliging


PLANACT

DOCHECK

PLANACT

DOCHECK


DOPLAN

CHECKACT

DOPLAN

CHECKACT

– -Zorgsystemen:



Wat is de finaliteit van een afdeling zorgsystemen, welke meerwaarde biedt de uitbouw ervan ?

DUIDELIJKHEID: vermijden dubbel beschreven doelstellingen&normen

EFFECTIVITEIT: integreren van initiatieven, verschillende doelstellingen&normen op elkaar afstemmen

EFFICIËNTIE :– voorkomen van conflicterende normen&standaarden

– kosten beperken

– goede communicatie verzekeren

– sneller resultaten behalen

– betere bedrijfvoering realiseren dankzij kwaliteitsvolle processen

Eén globale visie >< fragmentarische, losstaande acties



Wat is de rol van de centrale afdeling zorgsystemen ?

Beleidsontwikkeling : definiëren van doelstellingen en normen (WAT-vraag) WAT willen we bereiken inzake

– Kwaliteit van de dienstverlening, Preventie en veiligheid op de werkvloer, Sociale veiligheid, Beveiliging, Duurzaamheid, Toegankelijkheid

– De verschillende entiteiten geven mee vorm aan de beleidsontwikkeling via het relevante functioneel overleg (beleidsvoorbereiding).

– Beleidsuitvoering vertrekt in elke entiteit vanuit dezelfde norm

Beleidsopvolging : controle op het halen van doelstellingen en normen



Wat is de rol van de zorgmedewerkers in de entiteiten ?

Ondersteunen de beleidsuitvoering: Het is de verantwoordelijkheid van de hiërarchie om de vastgelegde normen te realiseren! De zorgmedewerkers in de entiteiten bieden ondersteuning bij:

– het vertalen van de normen naar kwaliteitsvolle procedures en processen (HOE-vraag)

– het monitoren of de uitgetekende processen effectief zorgen voor het halen van de norm

– het bijsturen van procedures en processen indien nodig



Waarom passen we sociale veiligheid&beveiliging + duurzaamheid& toegankelijkheid in binnen de logica van de afdeling zorgsystemen ?

Gegeven het strategisch belang en de verwachtingen vanuit de klant, het personeel en de samenleving, moeten we m.b.t. sociale veiligheid, beveiliging, duurzaamheid, toegankelijkheid kunnen garanderen dat:

– doelstellen en normen op elkaar zijn afgestemd

– procedures en processen zo zijn uitgewerkt dat de normen gehaald worden

– de controle op het realiseren van de normen gegarandeerd is



Wat met onze milieu-coördinatoren ?– zitten integraal binnen Techniek

– zijn verantwoordelijk voor het voldoen aan de wettelijke milieu-voorschriften

– nauw overleg tussen de milieu-coördinatoren en de centrale verantwoordelijke duurzaamheid is nodig


Agenda


2. Organogram


4. Volgende stappen


2. Organogram – centrale diensten

Afdelingshoofd Zorgsystemen

Directeur Onderzoek

Zorg-controleurs

Coördinator sociale

veiligheid

Expert beveiliging

Coördinator Kwaliteit

Coördinator Toegankelijk-

heid

Algemeen Preventie-adviseur

Coördinator Duurzaamheid

-bedrijfscontinuïteit


2. Organogram - entiteiten

Directeur entiteit

Coördinator zorgsystemen

Deskundige sociale

veiligheid

Preventie-adviseur

-Coördinatie

-Kwaliteit (duurzaamheid & toegankelijkheid)

-Sociale veiligheid

-Beveiliging


Agenda


2. Organogram


4. Volgende stappen


3. Krachtlijnen functiebeschrijving3.1. Afdelingshoofd Zorgsystemen

– Rapporteert aan: Directeur Onderzoek

– Doel: coördinatie i.f.v. geïntegreerde beleidsbepaling, -uitvoering en –opvolging

– Hoofdtaken:

– Beleidsbepaling geïntegreerd binnen strategische planningscyclus

– Ontwikkelen en door RVD laten goedkeuren van globale risicobeheersvisie en evaluatieschaal

– Rol van bedrijfscontinuïteitsmanager

– Ontwikkelen bewustmakingsstrategie (in samenspraak met Directie P/opleidingsbeleid en Directie M/communicatie)

– Criteria

– Leidinggeven aan 9 vte: 3 zorgcontroleurs, 5 coördinatoren (kwaliteit, sociale veiligheid, duurzaamheid, toegankelijkheid, algemeen preventieadviseur) en 1 expert (beveiliging)

– 5 jaar ervaring

Afdelingshoofd


Coördinator KwaliteitAlgemeen preventie-

adviseurCoördinator Sociale

VeiligheidCoördinator

DuurzaamheidCoördinator

Toegankelijkheid

Zorgcontroleurs

Directeur Entiteit

Coördinator Zorgsystemen

Deskundige Sociale Veiligheid

Directeur Onderzoek

Expert Beveiliging

Preventieadviseur


3. Krachtlijnen functiebeschrijving3.2. Coördinatoren kwaliteit, duurzaamheid, …

– Rapporteren aan: Afdelingshoofd Zorgsystemen– Doel:

– beleidsontwikkeling (bepalen van doelstellingen en normen)– verbeterprojecten op organisatie-niveau formuleren, voorstellen en

ondersteunen– Hoofdtaken:

– Beleidsplanning en jaarplanning, gekaderd binnen strategische planningscyclus en vetrekkend vanuit alle relevante inputs

– Adviseren en ondersteunen van verbeterprojecten op organisatieniveau– Kennisopbouw m.b.t. zorgsysteem coördineren– Opleidings- en intern communicatieplan m.b.t. zorgsysteem ondersteunen– Onderhouden rule base

– Criteria– 3 jaar ervaring– Opm: de coördinator sociale veiligheid geeft leiding aan 1 vte (expert

beveiliging)

Afdelingshoofd






Toegankelijkheid

Zorgcontroleurs

Directeur Entiteit



Directeur Onderzoek

Expert Beveiliging

Preventieadviseur


3. Krachtlijnen functiebeschrijving3.3. Zorgcontroleurs

– Rapporteren aan: Afdelingshoofd Zorgsystemen

– Doel: beleidscontrole

– Hoofdtaken:

– Geïntegreerde jaarplanning controle-activiteiten (ISO-audits, interne metingen, …) uitwerken

– Realiseren van alle controle-opdrachten (met uitzondering van diegene die wettelijk zijn toegewezen aan de preventie-adviseur of de milieu-coördinator)

– Opmaak initiële rule base

– Criteria

– 1 jaar ervaring

Afdelingshoofd






Toegankelijkheid

Zorgcontroleurs

Directeur Entiteit



Directeur Onderzoek

Expert Beveiliging

Preventieadviseur


3. Krachtlijnen functiebeschrijving3.4. Expert beveiliging

– Rapporteren aan: Coördinator Sociale Veiligheid

– Doel: opzetten, beheren en bewaken van het beveiligingsbeleid

– Hoofdtaken:

– De verschillende functionele directies ondersteunen en adviseren bij de definiëring en uitvoering van verbeterprojecten inzake beveiliging

– De entiteiten ondersteunen –in nauw overleg met de deskundige sociale veiligheid- bij de definiëring en uitvoering van verbeterprojecten inzake beveiliging

– Criteria

– 2 jaar ervaring

Afdelingshoofd






Toegankelijkheid

Zorgcontroleurs

Directeur Entiteit



Directeur Onderzoek

Expert Beveiliging

Preventieadviseur


3. Krachtlijnen functiebeschrijving3.5. Coördinator Zorgsystemen

– Rapporteren aan: Directeur van de Entiteit

– Doel: beleidsvertaling en ondersteuning bij de beleidsuitvoering

– Hoofdtaken:

– Coördinatie van de stafcel Zorgsystemen en aanspreekpunt voor Directeur van de Entiteit

– Ondersteunen en adviseren van de afdelingen binnen de Entiteit bij het definiëren en uitvoeren van verbeteracties

– Documenteren van standaarden, procedures en best practices

– Ondersteunen van het opleidings- en intern communicatiebeleid binnen de Entiteit inzake zorgsystemen

– Criteria

– Leidinggeven aan 2 vte: preventieadviseur en deskundige sociale veiligheid

– 3 jaar ervaring

Afdelingshoofd






Toegankelijkheid

Zorgcontroleurs

Directeur Entiteit



Directeur Onderzoek

Expert Beveiliging

Preventieadviseur


3. Krachtlijnen functiebeschrijving3.6. Deskundige sociale veiligheid & preventieadviseur

– Rapporteren aan: Coördinator Zorgsystemen

– Doel: ondersteuning bij de beleidsuitvoering en –opvolging (vertalen van doelstellingen en normen naar de operationele praktijk)

– Hoofdtaken:

– Ondersteunen en adviseren van de afdelingen binnen de Entiteit bij het definiëren en uitvoeren van verbeteracties

– Documenteren van standaarden, procedures en best practices

– Ondersteunen van het opleidings- en intern communicatiebeleid binnen de Entiteit inzake zorgsystemen

– Criteria

– 1 jaar ervaring

Afdelingshoofd






Toegankelijkheid

Zorgcontroleurs

Directeur Entiteit



Directeur Onderzoek

Expert Beveiliging

Preventieadviseur


3. Weging

Afdelingshoofd Personeel

Afdelingshoofd Exploitatie


Coördinator Kwaliteit

Algemeen preventie-adviseur

Coördinator Sociale Veiligheid

Coördinator Duurzaamheid

Coördinator Toegankelijkheid

Zorgcontroleurs

Directeur Entiteit

Afdelingshoofd Financiën & Adm.

Afdelingshoofd Marketing &

Comm.

Afdelingshoofd Rol.mat & Vaste

inst.



Directeur Onderzoek

Expert Beveiliging

Preventieadviseur

F

G

E

13

F

G

F

F

G G


Agenda


2. Organogram


4. Volgende stappen


4. Volgende stappen


Bedankt voor uw aandacht

Resultaten organisatiestudie Zorgsystemen Ondernemingsraad 28 augustus 2008.

Documents

Transcript of Resultaten organisatiestudie Zorgsystemen Ondernemingsraad 28 augustus 2008.