Resource management - Beschikbaarheid

Copyright © 2014 AnagoCopyright © 2014 Anago

Resource Management – Beschikbaarheid

door Gijs Janssen


“De beschikbare capaciteit is het aantal uren dat kan worden ingezet

voor productie”

Wat is beschikbare capaciteit?


Bruto beschikbare uren – Netto productieve uren

Bruto

beschikbare urenAfwezigheid

Netto

beschikbare uren

Niet productieve

uren

Netto

productieve uren


• Middellange termijn:

– Algemeen goed voorspelbaar

– Geen voorspelling voor individuele medewerkers

• Korte termijn:

– Grotendeels bekend voor individuele medewerkers

– Onbekende afwezigheid goed voorspelbaar

Afwezigheid


• Vakantie• Ziekte• Langdurig verzuim• Zwangerschapsverlof• Ouderschapsverlof• Levensloop verlof• Buitengewoon verlof• Detachering• Inwerkperiode van nieuwe medewerkers• …

Voorbeelden - Afwezigheid


Niet productieve uren:

• Vaak algemeen toepasbaar of voor een groot deel van de

organisatie

• Niet gekoppeld aan de individuele medewerkers zoals bij

afwezigheid

• Vaak uitgedrukt in percentages van de totale beschikbare

capaciteit

Niet productief


• Begeleiding• Management• Vergadering• Opleiding• Training• Persoonlijke ontwikkeling• …

Voorbeelden - Niet productief


• Onbekend = Maximum(Voorspelling - Bekend, 0)

• Bekende afwezigheid: uren verwerkt in beschikbaarheid

individuele medewerkers

• Onbekende afwezigheid: percentage toegepast op

algemene beschikbaarheid

Bekende en onbekende afwezigheid

jan-14 feb-14 mrt-14 apr-14 mei-14 jun-14 jul-14 aug-14 sep-14 okt-14 nov-14 dec-14

voorspelling 3,0% 3,0% 3,0% 3,0% 3,0% 3,0% 4,0% 4,0% 4,0% 4,0% 4,0% 4,0%

bekend 3,2% 2,8% 3,2% 3,1% 2,8% 2,6% 2,0% 2,0% 1,8% 1,8% 1,7% 1,0%

onbekend 0,0% 0,2% 0,0% 0,0% 0,2% 0,4% 2,0% 2,0% 2,2% 2,2% 2,3% 3,0%

Ouderschapsverlof

Afwezigheid


• Geplande afwezigheid

• Aantal dagen vakantie contractueel vastgelegd

• Beperkt of niet opbouwen voor volgende jaren

• Drukke periodes: kerst, pasen, mei, zomer, herfst

• Verdeling van vakantie over het jaar

Vakantie


Voorbeeld

36,0

25,0

180,0

jan-14 feb-14 mrt-14 apr-14 mei-14 jun-14 jul-14 aug-14 sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 Totaal

22,0 20,0 21,0 20,0 21,0 20,0 23,0 21,0 22,0 23,0 20,0 21,0 254,0

1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

158,4 144,0 151,2 144,0 151,2 144,0 165,6 151,2 158,4 165,6 144,0 151,2 1828,8

norm (%) 5% 2% 3% 6% 6% 12% 15% 20% 14% 5% 2% 10% 100%

norm (uren) 9,0 3,6 5,4 10,8 10,8 21,6 27,0 36,0 25,2 9,0 3,6 18,0 180,0

realisatie 16,0 0,0 0,0 8,0 0,0 0,0 32,0 48,0 104,0

16,0 0,0 0,0 8,0 0,0 0,0 32,0 48,0 34,3 12,3 4,9 24,5 180,0

142,4 144,0 151,2 136,0 151,2 144,0 133,6 103,2 124,1 153,3 139,1 126,7 1648,8Netto beschikbare uren

Full Time Equivalent (FTE: uren/wk)

Vakantie per FTE (dagen)

Vakantie (uren)

Vakantie

Beschikbaarheid

Werkdagen

FTE

Bruto beschikbare uren

Herverdeling (Vakantie)


• 1 FTE = 36 uur

• Aantal werkdagen per maand is bekend (20-23)

• Netto beschikbare uren = Bruto beschikbare uren -/- Herverdeling vakantie

• Vakantie: 25 dagen = 180 uur

• Verdeling per maand op basis van normpercentages

• Herverdeling per maand op basis van de reeds bekende of gerealiseerde uren

– Totaal 180 uur

– Realisatie wordt overgnomen

– Resterende uren worden verdeeld over de toekomstige maanden.

Weinig uren opgenomen in voorjaar => Hoger aantal voorspelde vakantie uren in najaar

Toelichting


• Regeling ADV / compensatie contractueel vastgelegd

• Alle uren opnemen in zelfde jaar, anders vervallen

• Verdeling van ADV / compensatie over het jaar

• In eerste instantie meer beschikbare uren door regelingen

• Uiteindelijk minder beschikbare uren door extra geplande

afwezigheid

Vakantie, ADV en overwerken


Voorbeeld

36,0

4,0

25,0

203,2

40,0

180,0

423,2

jan-14 feb-14 mrt-14 apr-14 mei-14 jun-14 jul-14 aug-14 sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 Totaal

22,0 20,0 21,0 20,0 21,0 20,0 23,0 21,0 22,0 23,0 20,0 21,0 254,0

1,11 1,11 1,11 1,11 1,11 1,11 1,11 1,11 1,11 1,11 1,11 1,11 1,1

176,0 160,0 168,0 160,0 168,0 160,0 184,0 168,0 176,0 184,0 160,0 168,0 2032,0

20,0 10,0 10,0 40,0

norm (%) 5% 2% 3% 6% 6% 12% 15% 20% 14% 5% 2% 10% 100%

norm (uren) 9,0 3,6 5,4 10,8 10,8 21,6 27,0 36,0 25,2 9,0 3,6 18,0 180,0

realisatie 16,0 8,0 8,0 24,0 40,0 8,0 60,0 80,0 244,0

16,0 8,0 8,0 24,0 40,0 8,0 60,0 80,0 80,9 28,9 11,6 57,8 423,2

180,0 162,0 170,0 136,0 128,0 152,0 124,0 88,0 95,1 155,1 148,4 110,2 1648,8

Full Time Equivalent (FTE: uren/wk)

Vakantie per FTE (dagen)

Vakantie (uren)

Beschikbaarheid

Werkdagen

Overwerken (uren)

Arbeidsduurverkorting (ADV: uren/wk)

ADV (uren)

Totaal op te nemen verlof

FTE

Bruto beschikbare uren

Netto beschikbare uren

Overwerken (uren)

Vakantie

Herverdeling

(Vakantie, ADV, overwerken)


• ADV: 40 uur werken, 4 uur opbouw

• FTE waarde = 40 / 36 = 1,11 (hogere bruto beschikbare uren)

• Vakantie: 25 dagen = 180 uur (op basis van 1 FTE, niet 1,11 FTE)

• Vakantie + ADV +Overwerken = 180 + 203,2 + 40 = 423,2 uur.

• Verdeling per maand op basis van normpercentages

• Herverdeling per maand op basis van de reeds bekende of gerealiseerde uren

– Totaal 180 uur

– Realisatie wordt overgnomen

– Resterende uren worden verdeeld over de toekomstige maanden.

Weinig uren opgenomen in voorjaar => Hoger aantal voorspelde vakantie uren in najaar

Groter effect door meer verlof uren: ADV en overwerken

Toelichting


• Goed beschikbaarheidsmodel en goede sturing

op de beschikbare capaciteit is van groot

belang voor de organisatie

• Opstellen van organisatiebrede richtlijnen voor

op te nemen verlof uren in belangrijke

periodes van het jaar

• Restricties vastleggen voor opnemen verlof

door ADV of overwerken

• Stimuleren om verlof op te nemen in periodes

van overbezetting. Voorbeeld: een gratis

verlofdag voor werknemers die verlof nemen in

gewenste periodes

Conclusies en Aanbevelingen

Copyright © 2014 Anago

Gijs Janssen (1983) heeft een achtergrond in Econometrie en Operations Research. Bij Anago werkt hij aan het ontwerpen en realiseren van planningssystemen. In de ontwerpfase ligt daarbij de nadruk op het adviseren over de inrichting van het systeem en de daarbij behorende governance.

Over Gijs Janssen

nl.linkedin.com/pub/gijs-janssen/68/191/381

http://nl.linkedin.com/pub/gijs-janssen/68/191/381

http://nl.linkedin.com/pub/gijs-janssen/68/191/381


088 – 99 00 800

www.anago.nl

www.linkedin.com/company/anago

[email protected]

Resource Management & Project Portfolio Management

www.anago.nl/linkedin

Online artikelen over Resource Management & PPM (Wiki)

https://anagodev.atlassian.net/wiki/x/SoB9

Meer informatie en volledige artikelen

http://www.anago.nl/linkedin

http://www.linkedin.com/company/anago

mailto:[email protected]





Resource management - Beschikbaarheid

Software

Transcript of Resource management - Beschikbaarheid