01

Remote Excellence

Tools en informatie voor virtuele samenwerking

Technische eisenHomeoffice – Alleen werken

Remote Team ExcellenceRemote Leiderschap

Remote Mindset

Maart 2020

In dit tijdperk van flexibiliteit en digitalisering staat het onderwerp werken inVirtuele Teams al een tijdje op de agenda. Sommige bedrijven zien RemoteExcellence zelfs als een belangrijke factor voor succes. Toch hebben de meestebedrijven met mondjesmaat stappen gezet om Remote Work goed teimplementeren.

De COVID-19 pandemie heeft dat radicaal veranderd. Er is bijna geen bedrijf tevinden dat niet versneld is overgestapt op Remote Work. Nu iedereen opeensthuiswerkt, roept dat veel vragen op.

Wat hebben werknemers nodig om vanuit huis te werken? Hoe plan je jedagelijkse routines zo in dat thuiswerken en het gezin elkaar niet in de weg zitten?Hoe en via welke kanalen werkt het contact met collega's goed? Hoe werkenvergaderingen en sociale interacties via audio en beeld? En leidinggeven aan jeteam, hoe doe je dat op afstand?

Het is niet alleen de nieuwe technologie die onze aandacht vraagt. Niet iedereenheeft de zelfcontrole om zichzelf vrij en onafhankelijk van anderen doelen testellen en beslissingen te nemen. Niet iedereen heeft het zelfvertrouwen om dehuidige uitdagingen optimistisch tegemoet te treden. Niet iedereen krijgt de stressen teleurstellingen onder de knie. En welke mindset heb je nodig om gezond en volenergie aan het werk te blijven?

In de speciale Pawik uitgave ‘Remote Excellence’ willen we graag onze kennis opdit gebied met je delen. Zo kunnen we een handje helpen om jouw bedrijf, jouwmanier van leidinggeven en jouw medewerkers zo goed mogelijk voor te bereidenop de nieuwe wereld van het thuiswerken.

Als trainers en consultants doen we veel teamwork op afstand. We hebben daarbijhandige en praktische routines kunnen ontwikkelen. Die inzichten hebben we inonze paper voor je op een rij gezet. Heb je behoefte aan hulp bij de praktischeimplementatie, dan helpen we je graag met een videogesprek op weg. Zo dragenwe graag ons steentje bij om iedereen door de crisis heen te helpen.

Succes! Hou vol!PAWLIK Nederland

Voorwoord

Inhoud

01Technische eisen

011Technische vereisten voorbedrijven

013Organiseren van videoconferenties

012Technische basis voor de homeoffice

p. 05 p. 06 p. 07

02HomeofficeAlleen werken

021Aanbevelingen voor routines in het thiskantoor

022Tips tegen verveling en isolement

p. 09 p. 10

03Remote Team Excellence

031Remote Teaming heeft ook voordelen

033Hulpmiddelen voor planning, brainstorming en mindmapping

032Moderatie van virtuelevergaderingen

p. 12 p. 13 p. 14

+Best Practice: Kick Start Virtual Teaming

p. 15

04Remote Leiderschap

041Visie, cultuur en waarden in de virtuele ruimte

042De nieuwe rol van de manager: grenzen en verantwoordelijkheid

p. 17 p. 18

043Ken je eigen competenties en die van het team

p. 19

05Remote Mindset

052Resilience - de energie om het onverwachte te overleven

054Hou vast - zelfs als de crisis wat langer duurt

053Crisis-Coaching: Luidop denken, voelen, leren en werken

p. 24 p. 26 p. 27

044Motiveren op afstand

p. 20

+Best Practice: Resilience

p. 25

051De uitdagingen voor een goede samenwerking

p. 23

045Situationeelleiderschap op afstand

p. 21

04

01Technische eisen

Zorgen voor de juiste apparatuurHet maakt niet uit of het thuis is of in het bedrijf is:een werkplek is een werkplek en moet uitgerustzijn met hardware en software, een smartphone eneventueel een printer etc. Niet iedereen heeft dezeapparatuur thuis, dus een overzicht isnoodzakelijk: Wie heeft wat nodig? Wat is er opvoorraad? Wat kan snel worden ingekocht en hoekan het worden geleverd? Kunnen beeldschermen,laptops en printers die beschikbaar zijn op dekantoorwerkplekken ook thuis worden gebruikt?Welke technische ondersteuning kan door wieworden geboden via onderhoud op afstand?

011 Technische eisen voorbedrijven

Voice over IP (VoIP)Voice over IP kan worden gebruikt om bijvoorbeeldde toegankelijkheid van het hoofdkantoor tegaranderen. Het telefoneren gebeurt dan viacomputernetwerken die volgens internet-standaarden zijn opgezet. Er zijn VoIP-systeem-sleutels voor thuiskantoren en kleine bedrijven.

CommunicatieNatuurlijk is er nu meer communicatie via telefoon,e-mail of systemen zoals MS-Teams, die al op veelplaatsen zijn geïnstalleerd. Zodra er echter meerdan 4 personen deelnemen aan een oproep, is eenprofessionele oplossing aan te bevelen voorwebinars en presentaties zoals "Zoom", waarnaarwe hier steeds weer als voorbeeld zullen verwijzen.

IT-SecurityGevoelige gegevens worden uitgewisseld via eenvirtueel privé-netwerk (VPN) wanneermedewerkers verbinding maken met een externe,privé werkplek. Deze beveiligde, gecodeerdeverbinding functioneert, metaforisch gezien, alseen uitgebreide netwerkkabel die nu van het bedrijfnaar de huiskamer loopt. De verbinding moet zosnel mogelijk worden opgezet of gecontroleerddoor een IT-specialist. Als jouw bedrijfgestandaardiseerde en zeer complexe veiligheids-maatregelen heeft getroffen, kan een tijdelijke,zinvolle mitigatie van de situatie wordenbesproken, indien nodig, om sneller en beter tekunnen handelen door het vinden van eencompromisoplossing.

IT-Manual De interne experts van het bedrijf voor virtuelesamenwerking schrijven een manual waarin debelangrijkste processtappen en FAQ's stap voorstap en aan de hand van eenvoudig te begrijpenscreenshots worden beantwoord.

Telefonische doorschakelingBestaande kantoorverbindingen kunnen wordenomgeleid naar de mobiele telefoons vanaangesloten medewerkers.

IT-HotlineDe hotlines van service providers draaien op volletoeren en zijn niet gemakkelijk bereikbaar. Maar inbijna elk bedrijf zijn er ‘digital natives’ die je kunnenondersteunen. Benoem iemand om dit teorganiseren. Zoek de collega's die virtueel kunnenhelpen.

5

Zorg voor een goede cameraVeel nieuwe laptops komen met vrij goedecamera's. Voor oudere modellen kun je misschieneen extra camera kopen. Als je de schermcameravan de laptop gebruikt, moet je de laptop op eenstevige, veilige ondergrond plaatsen, zodat decamera op dezelfde ooghoogte staat - anders benje van onderaf gezien (en recht in je neus).

6

012 Technische basis voor het homeoffice

Gebruik een externe speakerAls de interne speaker van de laptop geen goedgeluid geeft, moet je alternatieven gebruiken zoalsheadsets of In-Ear-hoofdtelefoons. De meesteaanbieders van videoconferenties bieden demogelijkheid om de microfoon (en de camera) tetesten.

Let op de achtergrondNieuwere software en cameratechnieken biedende mogelijkheid om de achtergrond te vervagen.Dit is geweldig voor virtuele vergaderingen, maarniet voor webinars. Als deze optie niet beschikbaaris, gebruik dan een neutrale achtergrond voorvergaderingen of een meer "dynamische" instelling(iets op de voorgrond en achtergrond).

Vermijd achtergrondgeluidenSluit de vensters en typ niet op jouw computerterwijl je praat. Als je toch wat lawaai om je heenervaart, zorg er dan voor dat je stil bent als je nietpraat.

Gebruik verschillende softwareBinnen een bedrijf heb je misschien eenvoorkeursplatform, maar als je met klanten wiltcommuniceren, moet je bereid zijn om anderesoftware te gebruiken. Wees je er ook van bewustdat in sommige landen sommige platforms nietwerken als gevolg van de lokale regelgeving.

Houd een back-up oplossing klaarVelen weten het uit ervaring: technologie werkt nietaltijd. Zorg ervoor dat je altijd een goede back-upoplossing bij de hand hebt - van alternatieve onlinetools tot het ouderwetse telefoonconferentienummer in geval van nood.

Begin vroegVooral als je voor de eerste keer met deapparatuur werkt of een computer gebruikt in eenkamer, die is aangewezen als je thuiskantoor,moet je de verbinding tot stand brengen voor eenvideogesprek, bijvoorbeeld. Mogelijk wil je eenverbinding maken met de testpagina van jevoorkeurssoftware om de verbinding op voorhandte testen.

Naast de technische basis die het bedrijf biedt,wordt elke medewerker momenteel gevraagd ombinnen de eigen vier muren individueel bruikbarevoorwaarden te creëren. Er zijn een paar tips om teoverwegen.

Ongecompliceerde deelname aan de vergadering

Om deel te nemen aan een vergadering via alleenaudio en video, is er geen extra hardware ofsoftware nodig. De geïntegreerde camera van delaptop is meestal voldoende. Wij raden echter aaneen headset te gebruiken om het achtergrond-geluid te verminderen en de geluidskwaliteit teverbeteren. Volg gewoon de link die de moderatorje stuurt via de zoomuitnodiging of voer hettoegewezen vergadernummer in op join.zoom.us.Alle gangbare browsers worden ondersteund.

Onthoud: je bent zichtbaar en kunt je stemgeluid,gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal gebruikenom vertrouwen en betrokkenheid en productiviteitpositief te beïnvloeden.

7

013 Uitvoering van videoconferenties

Hosting Zoom VergaderingenWe raden ook aan om de app hier te installeren.Voor kleine vergaderingen is de gratis basislicentievoldoende. Voor grotere vergaderingen raden wijde Pro-licentie aan, die niet beperkt is tot eenmaximum van 40 minuten. Het biedt ook extrafuncties zoals "break-out sessies" voor kleinegroepsdiscussies.

Internationale MeetingsIn het algemeen kun je in veel landen ooktelefonisch deelnemen aan Zoom bijeenkomsten.In kleine vergaderingen is dit nog steeds praktisch.De gastheer ziet echter niet direct wie devergadering bijwoont. Je kunt geen gesplitsteschermen, polls etc. zien.

Zie voor meer informatie: https://support.zoom.us/hc/de

Naast Webex, GoToMeeting, BlueJeans en Skypeis bijvoorbeeld Zoom een aanbieder vanvideoconferencing voor een groter aantaldeelnemers, die we hier introduceren, omdat hetmomenteel door een groot aantal bedrijven wordtgebruikt. Tijdgebonden varianten voor maximaal100 deelnemers kunnen gratis worden gebruikt.

Veel bedrijven werken met Microsoft-teams, watheel goed werkt op het gebied van chatfuncties enhet kanaliseren van projecten. De video-mogelijkheden zijn echter beperkt, zodat de zoomeen verstandig alternatief is dat ook een goedhulpmiddel is om's avonds informatie uit tewisselen met vrienden.

Routines en ondersteuningStimuleer jouw team op afstand om een goedbegrip te krijgen van het systeem. Identificeer eencontactpersoon, inclusief een plaatsvervanger uitjouw eigen gelederen, die zorgt voor toegang,uitnodigingen en eventuele vragen. Stimuleer jouwmedewerkers om vragen te stellen en, indiennodig, deel te nemen aan een online training.

Deelname aan grotere vergaderingenIn dit geval raden wij de installatie van de Zoom-app op je computer aan. Het biedt uitgebreidefuncties, zelfs als je geen eigen zoomaccounthebt.

04

02Homeoffice

Alleen werken

9

021 Aanbevelingen voor routines in je homeoffice

Organiseer je dagelijkse routineCreëer een tijdschema voor het thuiskantoor dat jeprofessionele en privé taken combineert. Stel netals bij de kantooruren een tijdstip in waarop jeopstaat, doucht en ontbijt met je gezin of partner.Maak tijdvensters voor het eten en uitlaten van dehond. Plan speelduur met je kinderen en vergeetniet tijd voor jezelf te nemen om in alle rust telezen, met vrienden aan de telefoon te praten of jehobby te beoefenen. Bepaal wanneer je de tijd wiltnemen om te sporten of zelfs eenvoudighuishoudelijk werk te doen. Probeer je zo veelmogelijk aan dit plan te houden om structuur in jethuiskantoorroutine te brengen.

Positieve heersende stemmingHet is heel begrijpelijk dat je je zorgen maakt op ditmoment. Probeer een algemeen positievebasisstemming te behouden. Wie weet lukt het jewel om per dag een maximale tijdslimiet van 30minuten in te stellen waarin je de ruimte geeft aanje zorgen. Of wie weet gebruik je die tijd doorpositieve dingen in gedachten te nemen of ze op teschrijven.

Let op je bioritmeEr zijn vroege vogels en nachtbrakers. Je weet zelfhet beste wanneer je bijzonder productief kuntwerken. Als je thuissituatie en de vereistetelefonische bereikbaarheid het toelaten, probeerdan je productieve werktijden aan je bioritme aante passen.

Beperk de tijdsduur van sociale mediaBepaal welke informatiebronnen je wilt gebruiken:zijn het de officiële of de populair-wetenschappelijke bronnen die je wilt vertrouwen,zien en horen? Het maakt niet uit of je jecomfortabel voelt op Instagram, Facebook,LinkedIn: Stel de tijden in waarop je jezelf wiltopleiden, informeren of gewoon vermaken op eenonline platformen.Apps zoals ‘Forest’ kunnen je helpen metmogelijke focusproblemen. Forest kan wordengeïnstalleerd als een app of als een browser-extensie en kan je helpen om toegewijd je werktijdgeconcentreerd en zonder afleiding van socialemedia of smartphones door te brengen.

Sport en StressRegelmatig bewegen is belangrijk om fit, gezonden positief te blijven. Sport en lichaamsbewegingproduceren endorfine en serotonine, watstresshormonen kan verminderen. Studies tonenaan dat duursporten met een matige belasting van30 tot 60 minuten voldoende zijn om deze mood-lifting boodschappers los te laten. Tegelijkertijdworden adrenaline, cortisol, insuline etc., die vakervrijkomen onder stress, verminderd. Lichaams-beweging helpt je dus om een evenwicht te vinden.

Oefening bevordert niet alleen je welzijn, je conditieen je prestaties, maar ook je zelfvertrouwen. Hethelpt je om je hoofd uit te schakelen en leeg temaken en kan zelfs helpen om angst en depressiete verlichten.

10

022 Virtual socializing tegen verveling en isolement

Virtual Socializing krijgt op dit moment een geheelnieuwe waarde en belang. Vrienden enfamilieleden, maar ook collega's die je voorlangere tijd niet persoonlijk mag ontmoeten, zijnop zoek naar andere manieren om in contact teblijven. Voor dit doel is er een kleurrijk pakket aancreatieve, grappige en motiverende mogelijkhedenwaaruit je kunt kiezen:

Contact met collega's1. Virtuele maandag briefing: Breng teamleden

bij elkaar voor een gezamenlijke kijk op deweek in een zoomconferentie.

2. Virtuele check-in en check-out. Regel eenontmoeting met je team voor een virtuelegoede morgen koffie.

3. Virtuele walkie-talkie: Elk teamlid belt elkedag een collega om alledaagse, nietwerkgerelateerde kwesties te bespreken.

4. De hele dag groepsgesprek: Hou eengroepsgesprek continu open. Dit werkt metbijvoorbeeld met Microsoft Teams of RocketChat. Hiermee kun je groepsleden individueeluitnodigen en aan de rand van het scherm kunje zien wanneer iemand iets heeft gepost.

5. Virtuele open kantoorruimte: Laat hetvideocircuit gewoon de hele dag open met 2-3collega's en werk samen.

6. Virtuele weekend update: Haal teamleden bijelkaar voor een gedeelde review van de weekin een zoomconferentie.

Bioscoop en cultuur1. Samen streamen van films: Het motto is co-

watching in plaats van solo TV. Netflix-feestenzijn momenteel bijzonder populair, waarbij eenvideo kan worden gesynchron-seerd enbecommentarieerd via de groepschat.

2. Online museumtours: Musea en galerijenbieden steeds vaker virtuele rondleidingen endiscussiegroepen aan.

Sport1. Live streaming fitness: Vergader voor

virtuele trainingen of spinninggroepen. Er zijnverschillende online aanbieders of misschienéén persoon onder jouw vrienden of collega'sdie dit in een privé-setting voor een kleinegroep zouden kunnen initiëren.

Borrel & feest1. Virtuele borrel: Stel elke avond een tijd in

voor een ontmoeting met anderen voor eenvideoconferentie die niet gaat over zorgen ofproblemen met de baan, maar gewoon overhet ontmoeten van elkaar onder het genot vaneen (alcoholvrij) biertje, een glas wijn offrisdrank voor een 15-minuten durende after-work checkout..

2. ClubQuarantine: Dit is het keyword dat DJ'sgebruiken om online virtuele dansfeesten op teroepen, soms zelfs met bekende beroemd-heden uit de muziek- en showbusiness.

09

03Remote Team

Excellence

12

031 Remote Teaming heeft ook voordelen

Alles heeft voor- en nadelen en zelden is alles roze,zelfs in het normale werkende leven ver vanCovid-19. Dit maakt het des te belangrijker ombewust met de huidige werkdag om te gaan enzowel probleemgebieden als uitdagingen enontwikke-lingsgebieden naast elkaar te bekijken -om vervolgens gemotiveerd aan de slag te gaan.

Voordeel 4: AlignmentHet streven naar autonomie en verschillendeniveaus van betrokkenheid en motivatie lijkt weliets van gisteren. Want wanneer was de laatstekeer dat je talloze collega’s met elkaar zagoverleggen om hun bedrijf en baan te redden?

Voordeel 1: Meer vertrouwenEr is minder micromanagement door de manager.Klassieke hiërarchische structuren wordendoorbroken ten gunste van de motivatie van deteams.

Voordeel 2: EmpowermentDe actieradius van individuele medewerkers isbreder dan in een klassieke vorm vansamenwerking. Dit past bij teamspelers diegemotiveerd zijn door beïnvloeding en prestaties,terwijl een persoon die gemotiveerd is doorrelaties een speciale vorm van leiderschap encollegialiteit nodig heeft.

Voordeel 3: SolidariteitDe waarschijnlijk grootste nadelen van het werkenop afstand zijn het gebrek aan contact en hetgebrek aan spontaniteit. Gewoonten zoalsinformele gesprekken of gesprekken rond dekoffiemachine, waarbij problemen in hetvoorbijgaan kunnen worden besproken, kunnenzich niet ontwikkelen. Maar de huidige situatie laatzien dat collega’s juist door de pandemie dichter bijelkaar komen, elkaar helpen en bellen als zevragen hebben of angsten willen delen met eenpersoon die ze vertrouwen en die op dit momenteen vergelijkbare situatie ervaart. We moeten ookproberen deze nieuwe solidariteit in de tijd na decrisis te verplaatsen.

Voordeel 5: Grenzen verdwijnenCulturele verschillen kunnen een voordeel zijn alsze bewust en doelgericht worden gebruikt. Als deRemote Leader niet genoeg aandacht besteedtaan taal- en cultuurverschillen, kunnen ermisverstanden ontstaan met als gevolg tijdverliesen verlies van vertrouwen. Nu is de gelegenheidom te leren nauwer samen te werken metinternationale collega's en elkaar te steunen. Detechnische en communicatieve mogelijkheden diewe nu meer dan ooit uitproberen, houden niet opbij gesloten grenzen.

Vergaderingen met maximaal drie deelnemers zijntamelijk informeel en vergen daarom weinigbegeleiding. Voor kleine groepen tot tien personenis expliciete en "strikte" begeleiding nuttig. Ingrotere videogroepen moeten alle deelnemers hunaudiomogelijkheden uitschakelen. Een moderatorstelt duidelijke regels op over wie wanneer magspreken.

13

032 Moderatie van virtuelevergaderingen

Activeer de mute-functieBij grotere vergaderingen schakelt de moderatorgezamenlijk alle deelnemers uit. Dit bespaartbandbreedte en vermindert achtergrondgeluiden.Als iemand wil spreken, kan hij het dempen vanzijn spraak onderbreken door op hetmicrofoonpictogram te klikken of door gebruik temaken van de "handopsteken"-functie. Alsalternatief kan een chatfunctie worden gebruiktvoor bijdragen.

Het scherm delenOpen het document dat je wil delen met het teamop je scherm voor de vergadering - dan is hetmakkelijker om te delen. Test deze functie voordatje dat doet, omdat sommige besturingssystemeneen veiligheidsmachtiging nodig hebben, waardoorje de zoomfunctie opnieuw moet starten.

Gebruik het creatieve whiteboardBinnen het schermgedeelte is er een whiteboardvoor gedeelde notities - vergelijkbaar met een"echte" flipchart.

Benoem een co-hostVooral als je onervaren bent, raden we je aan omeen co-host te benoemen. Deze co-host kanbijvoorbeeld de chat bedienen zodat de moderatorzich volledig kan concentreren op de inhoud. Deco-host moet op een aparte computer wordengeactiveerd.

Start Break Out-sessiesJe kunt de deelnemers opsplitsen in kleinegroepen waar ze specifieke inhoud met elkaarkunnen bespreken. De moderator roept de groepenlater terug in de hoofdbijeenkomst.

Maak opnamesElke vergadering kan worden opgenomen enachteraf worden gedeeld.

EnquêtesJe kunt voor de vergadering vragen definiëren, dieje in de vergadering kunt opnemen als een livevragenlijst. Een goede app die je hiervoor kuntgebruiken is bijvoorbeeld Mentimeter.

Modereer actiefWat goed werkt in fysieke ontmoetingen via non-verbale communicatie vraagt om een zekerediscipline. De moderator§ moet actief ingrijpen en de volgorde van

spreken bepalen wanneer twee mensen tegelijkspreken.

§ dient actief in te grijpen en, indien nodig, debetreffende deelnemer te "dempen" alszijn/haar achtergrondgeluid de vergaderingverstoort.

§ richt zich tot deelnemers die nog nietrechtstreeks hebben gesproken.

§ vat actief de bijdrage kort samen als deverbinding slecht is.

Backup-planTechnologie blijft technologie en soms is deverbinding niet goed. Om bandbreedte tebesparen, kunt je alle deelnemers vragen om devideofunctie uit te schakelen. Als dit nietvoldoende is, moet je altijd een klassiektelefonisch vergadernummer bij de hand hebben,zodat je er indien nodig direct toegang toe hebt.Vervolgens kunt je de presentatie via de mail delenen de vergadering voortzetten via een telefonischeconferentie.

Hou rekening met het aantal deelnemers

14

033 Hulpmiddelen voor planning, brainstorming en mindmapping

Tools Brainstorming Er zijn verschillende leveranciers (bijv. Concept-board, GroupZap, Stormboard, Padlet) die toolsbieden voor brainstorming en het genereren vanideeën om nieuwe oplossingen te visualiseren ente ontwikkelen. Ze zijn expliciet ontworpen voor desamenwerking van gedecentraliseerde teams enmaken synchrone samenwerking in real timemogelijk.

Nieuwe of oude manieren? Vooral in de creatieve sector werken mensennormaal gesproken intensief in face-to-faceteamvergaderingen om ideeën te verzamelen(brainstormen) en te systematiseren (mind-mapping). Op dit moment kun je, zoals beschrevenin hoofdstuk 1, de sessies houden via eenvideoconferentieplatform zoals Zoom, het daaropgeslagen whiteboard gebruiken en eendeelnemer benoemen die je bestaande tools voorde voorbereiding van de inhoud vult en dezevervolgens via een opslag in de ‘cloud’ metiedereen deelt.

Om de visuele voorbereiding nu op de voorgrondte plaatsen, is het gebruik van online tools eengoed idee. Deze kunnen worden gebruikt als eeninteractief prikbord en worden gevoed met verdereresultaten. Het is ook mogelijk om aantekeningen,dossiers, opmerkingen en suggesties te plaatsen.

Tools MindmappingOm de ideeën die in de brainstorm zijn verzameldte systematiseren, kan een mindmapping tool (bijv.Mindmeister, Wisemapping, Mapul, Mindomo)worden gebruikt die de ideeën visueel vastlegt,ontwikkelt en deelt. Sommige zijn volledig web-based, zodat er geen downloads of updates nodigzijn. Met de tools kun je het scherm samen zien endelen. Sommige, zoals Mindmeister, kunnen ookworden geïntegreerd in MS-Teams.

Plannen van vergaderingenNaast het gebruik van individuele kalenderfuncties,waarmee uitnodigingen voor vergaderingenindividueel en/of binnen het bedrijf (bijv. Outlook)kunnen worden gebruikt en beheerd, kan eenandere tool (bijv. Doodle, toggl, canva, dayviewer)nuttig zijn om vergaderingen of enquêtes snelleren gemakkelijker te organiseren.

Sommige daarvan zijn verbonden met interfaces inde zin van directe agendaverbindingen metGoogle, Outlook of Microsoft 365, zodat dubbeleboekingen e.d. kunnen worden vermeden.Berichtendiensten zoals Slack of online dienstenzoals papier zijn daar ook gedeeltelijk compatibelmee.

Best Practice: Kick Start Virtual Teaming

Veel van onze klanten zijn op zoek naaroplossingen om in een virtuele omgeving teblijven werken met teamleden en leidinggevendendie weinig of geen ervaring hebben metvideoconferencing, thuiskantoor en virtueelteamwerk.

De volgende bouwstenen kunnen je helpen om devirtuele start te versnellen.

We worden nu allemaal geconfronteerd met eensituatie waarin normale werkgewoontes nietmeer werken en het is waarschijnlijk dat dedingen op de lange termijn invloed zullen hebbenop de manier waarop we samenwerken.

De afgelopen weken zijn gekenmerkt door een"organisatie van urgentie". Bedrijven en teamsprobeerden een minimum aan vitale systemen enprocessen te garanderen en een thuiskantoor,gedeelde teams en virtuele ploegenovergangen teinstalleren.

Laten we van de COVID-crisis een leermoment maken: een 9+ in contact houden op afstand!

Een overzicht bieden

Krijg een algemene indruk van de huidige situatie, het volwassenheidsniveau van de medewerkers (situationeel leiderschap), de beschikbare technologie, de uitdagingen op korte termijn, de doelstellingen, enz.

1 -2 hr. Reflectie

Kick-off met hetRemote Team

Geef tips voor het inrichten van de virtuele werkruimte, het opstellen van basisregels voor virtuele vergaderingen en het optimaal benutten van de technologie.

2-3 hr. Video conferentie

Teamcoaching voor de volgende 3 virtuele

meetings

Een coach neemt deel aan jouw teamvergaderingen en geeft feedback aan de moderator/leider (via een parallelle chat) en het hele team op het einde van de vergadering.

3 Team-Meetings

Online vragenlijst met 5 punten

Evalueer elke vergadering en leer voortdurend van deze ervaringen.

Online vragenlijst met directe live resultaten

Coaching van de Remote Team Leader

Na elke teamvergadering: feedback en coaching ter voorbereiding van de vergadering, leiderschapsstijl in online vergaderingen, aanbevelingen voor het verbeteren van de vergadering en teamwork.

Drie 1:1 (virtuele) vergaderingen

09

04Remote

Leiderschap

VertrouwenscultuurHet is belangrijk om een op vertrouwengebaseerde samenwerking tussen manager enteam tot stand te brengen. Beide zien elkaarzelden en het opbouwen van wederzijdsvertrouwen wordt moeilijker. Ook worden er aanhet begin van het project online kick-off meetingsgehouden voor het gemak, zodat er somshelemaal geen persoonlijke ontmoetingplaatsvindt tussen teamleden die voorheen geennoemenswaardige raakvlakken hadden. Maarafstand verkleint de onderlinge band, scheptonzekerheid en brengt daardoor de samenwerkingin gevaar.

Initieer om elkaar te leren kennen, eCoffee ofeCocktail evenementen via videogesprekken.

17

041 Visie, cultuur en waarden in de virtuele ruimte

Charisma en inventiviteitEen leider op afstand moet voldoende charisma,verbeeldingskracht en inventiviteit gebruiken omervoor te zorgen dat het team zich niet isoleert eneen enclave wordt binnen het totale bedrijf. Hij ofzij moet er dus voor zorgen dat een regelmatigepersoonlijke uitwisseling mogelijk is. Mocht ditvanwege de geografische afstand moeilijk blijken,zoals nu het geval is, dan kan dit wordentegengegaan door middel van teamnieuwsbrievenof iets dergelijks.

Moed en uithoudingsvermogenHet is mogelijk dat verschillende waarden,culturen, normen, talen en terminologie met elkaarmoeten worden verzoend. Gedragsregels die vooriedereen geschikt zijn, moeten worden geformu-leerd en vervolgens worden nageleefd. Dit vereistmoed en uithoudingsvermogen. En een besef datniemand alles weet en kan doen.

Shared LeadershipEen team voert een aantal managementfunctiesgezamenlijk uit ("shared leadership"). De leider opafstand stelt duidelijke doelen en taken. Maar metde juiste coaching zorgt hij ook voor dezelforganisatie en de zelfcompetentie van zijnteam. Dit kan ook virtueel gebeuren.

Gemeenschappelijke doelen stellenEen leider op afstand moet de juiste vragen stellenin plaats van instructies te geven. Samen met hetteam worden doelen ontwikkeld, die vervolgenszelfstandig en onder de verantwoordelijkheid vanelk individu moeten worden bereikt. De leider isbeschikbaar als sparringpartner en inspireert tottopprestaties, maar geeft geen autoritaireuitvoeringsinstructies.

Juist omdat het moeilijker is om virtueelpersoonlijk vertrouwen op te bouwen, is hetbelangrijk om duidelijke gemeenschappelijkedoelen te hebben en spelregels vast te stellen,zodat de tekortkoming wordt gerelativeerd dooreen vertrouwensvoorsprong in de processen.

Mentor, Coach & oplosserEen wendbare Remote Leader is een vrijbescheiden, flexibele persoonlijkheid, maar die ooktoegewijd en visionair is in het meenemen van zijnteam op de reis of het accepteren en onder-steunen van de zelfcontrole. Dit maakt de leiderniet overbodig, maar hij of zij heeft een anderefocus: als mentor, coach en oplosser. Tools enprocessen spelen daarom een relatief onder-geschikte rol voor een leider op afstand, omdat zepas in het spel komen als de respectievelijketeamleden ze op eigen verantwoordelijkheidimplementeren.

18

042 De nieuwe rol van de manager: grenzen en verantwoordelijkheid

Een goede netwerkerEen leider op afstand zou een goede netwerkermoeten zijn. Hij moet in staat zijn om goedecontacten te leggen en voortdurend uit te breidenom effectief te zijn. En idealiter zou hij in staatmoeten zijn om zijn team te betrekken.

Afscheid van SupermanEen leider op afstand moet openstaan voorfeedback, de grenzen van zijn eigen kennis kennenen de mogelijkheden van zijn team kunnen opeisenen gebruiken. Vandaag de dag kan één persoonniet meer overal een antwoord op hebben, maarmoet hij het team de vrijheid geven om aan zijneigen projecten te werken. De manager moetdaarom vergaderingen voorkomen die alleenbedoeld zijn als een controle van de voortgang.Het is een kwestie van evenwicht, waarvoor we nueen gevoel moeten ontwikkelen.

Agile persoonlijkheidEen Remote Leader moet een wendbarepersoonlijkheid hebben of in staat zijn om dewendbaarheidsremmende eigenschappen tecompenseren. Ook al is het nastreven van een planin wendbare teams op afstand belangrijk, deafstand van welke aard dan ook leidt ook totveranderingen als gevolg van de onafhankelijkheidvan de medewerkers, waarop de leider open enflexibel zou moeten kunnen reageren. Snelheid en perfectie

Projectmanager die kan plannenAan welke projecten moet worden gewerkt? Heefteen meer klassiek projectmanagement zin of zijnwendbare werkmethoden als Scrum of Kanbanmeer geschikt voor professionele en goedgestructureerde teamprocessen op afstand? Inwelke wendbare werkmethoden worden leider enteam op afstand getraind? Leeft het bedrijfwendbare waarden? Het is aan de leider opafstand om een geschikt kader te creëren.

De documentatiestandaarden die bekend zijn vanwaterval project-management werken niet in eenwendbare omgeving. Daarom moeten passendedocumentatienormen worden gedefinieerd en aanhet team worden gecommuniceerd. Soms gaatsnelheid gewoon boven perfectie. Beslissingenmoeten snel worden genomen en iedereen moetworden, indien nodig ten koste van een perfecteoplossing.

19

043 Ken je eigen competenties en die van het team

Feedback geven en ontvangenGeef de juiste feedback en haal die op voor jezelf.§ Vergeet niet dat teams op afstand andere

vormen en regels voor feedback nodig hebbendan face-to-face teams.

§ Beoordeel de timing, de intensiteit en deomvang van de feedback correct.

§ Formuleer op een begrijpelijke manier.§ Geef feedback actief, snel en gevoelig.

Doelen overeenkomenStel individuele doelen met elke werknemer§ Identificeer het potentieel en de belangen van

het individu§ Formuleer duidelijk§ Plan individuele procedures§ Zelfstandige aanpassingen mogelijk maken§ Herkennen van over- en onderbelasting

Medewerkers ondersteunenStel je medewerkers in staat om hun taken metsucces uit te voeren§ Identificeer de behoefte aan ondersteuning§ Maak individuele plannen voor concrete

ondersteuning§ Zoek naar manieren om individuele

medewerkers spontaan te ondersteunen metvirtuele paden

Prestaties beoordelenBeoordeel de prestaties van het team op afstandcorrect.§ Overzicht van de doorslaggevende beoor-

delingscriteria§ Ideeën ontwikkelen voor het bepalen van

individuele prestatienormen§ Blijf dicht bij je medewerkers ondanks de

gedecentraliseerde structuren§ Maak gebruik van de mogelijkheden om hun

prestatieniveau te achterhalen.

Taken delegerenDeleger de juiste taken aan de juiste mensen§ Krijg een overzicht van de uit te voeren taken,

hoe deze kunnen worden gedelegeerd en debelangen en sterke punten van de individueleteamleden.

§ Specificeer de te delegeren taken en plan denoodzakelijke paden en structuren

§ Delegeer actief en neem spontaan de nodigeaanpassingen over de afstand op.

Werknemers waarderenBouw een goede relatie op met jouw team opafstand.§ Overzicht welke medewerker welke vorm van

waardering nodig heeft.§ Werk waarderende maatregelen uit en plan

individuele online activiteiten voor je team opafstand.

§ Toon openlijk en spontaan je waardering enherken je wanneer je afstand neemt.

Teams managenLeid je team op afstand naar succes§ Overzicht van de factoren voor succesvol

teamwerk op afstand en het ontwikkelen vanideeën voor implementatie

§ Zorg actief voor een goede samenwerking§ Herken disharmonieën.§ Zie discrepanties als conflicten in een vroeg

stadium.

Conflicten oplossenAnalyseer inconsistenties en ontwikkeloplossingen§ Conflictsituaties actief en direct aan te pakken.§ Zet je in voor een oplossing.

20

044 Motiveren op afstand

PrestatieEen prestatiegerichte medewerker kenmerkt zichvooral door zijn of haar oriëntatie op het resultaat.Voor hem staan de inhoud van de activiteiten ende resultaten op de voorgrond. Hij kan zeerambitieuze uitdagingen aangaan en met discipline,focus en ook perfectionisme hoge kwaliteitproduceren. Hij is voortdurend op zoek naar leer-en ontwikkelingsmogelijkheden en is moeilijk teinspireren voor routinematige taken.§ Geef hem vrijheid van handelen en varieer zijn

taken.§ Zorg voor een constante uitwisseling van

informatie en optimaliseer de werkomstandig-heden en materialen.

§ Geef hem duidelijke antwoorden en bied hemontwikkelingsperspectieven.

§ Toon hem erkenning voor zijn kwalificaties enprestaties.

Motief-georiënteerd leiderschapWe putten onze actie-energieën uit drieverschillende bronnen van motivatie. Dit zijn dedrie basismotieven beïnvloeding, prestatie enrelatie, die in principe in ieder mens aanwezig zijn,maar meestal anders zijn ontwikkeld. Daaromreageren we meestal bijzonder gevoelig op eenbepaald basismotief. Wanneer je een motief kuntinzetten ontstaat er kracht en verlangen. Als hetwordt verstoord of voorkomen, wordt de krachtverminderd en ontstaat er frustratie. In de huidigesociale afstand zijn het vooral relatiemotieven diehet meest te lijden hebben onder het isolement.

De eerste stap van een Remote Leader inmotiverend leiderschap is dan ook het bepalen vande individuele motiverende kenmerken van demedewerker. Welk teamlid wil je versterken in hunmotivatie? En welke van de volgende driebasismotieven herkent je als overheersend?

BeïnvloeidingEen medewerker die graag wil beïnvloeden streeftnaar autonomie en vrijheid. Hij wil in staat zijn omzijn eigen mening te vormen en zelfstandigbeslissingen te nemen. Hij of zij houdt zich bezigmet betekenis en invloed, misschien ook metstatus en reputatie. Hij wil betrokken raken endenkt uitgebreid na, ook buiten zijn eigenlijkewerkveld.§ Geef geen doelen of richtlijnen, maar geef hem

speelruimte.§ Betrek de werknemer bij je beslissingen en

overwegingen.§ Creëer ontwerpmogelijkheden en laat hem of

haar uniek blijven.§ Neem hem of haar serieus.

RelatieMensen die gemotiveerd worden door relaties zijngeïnteresseerd in interactie en wederzijdseverbinding. Ze worden gekenmerkt door eenonderscheidend gevoel en een goede intuïtie in hetsociale contact. Ze zijn toegewijd aan harmonie eneen gevoel van eenheid, zijn goede luisteraars,gevoelig, tactvol en hartelijk. Zelden streven zelangetermijndoelstellingen na, maar leven ze in hethier en nu en zijn ze gemakkelijk te inspireren.§ Stimuleer de integratie en de nabijheid en maak

collegiale uitwisseling mogelijk.§ Toon je waardering en let op zijn humeur.§ Creëer een klimaat dat zo vrij mogelijk is van

conflicten en angst.

21

045 Situationeel leiderschapop afstand

Er bestaat niet zoiets als een optimalemanagementstijl die voor alle medewerkersgelijkelijk kan worden toegepast. Daarnaast is hetnu belangrijker dan ooit om deze uitdaging invirtuele samenwerking aan te gaan. Een effectievemanager moet daarom flexibel zijn enverschillende managementstijlen hebben:

1. InstruerenDe medewerker moet nog getraind worden in zijnof haar taak.§ De Remote Leader geeft duidelijke instructies

en controleert voortdurend de uitvoering ervan.§ Het is precies bepaald hoe en met welke

middelen het doel kan worden bereikt.§ De taken worden in kleine stappen uitgevoerd.§ De leider zorgt voor permanente feedback via

videoconferenties.

2. SturenHet competentieniveau is nog steeds laag. Demedewerker moet nog in de juiste richting wordengeleid in zijn handelen.§ De Remote Leader definieert subtaken die in

kleine stappen worden aangepakt.§ De belangrijkste niveaus van taken en

methoden worden gespecificeerd.§ Er is permanente feedback via regelmatige

videoconferenties.

3. TrainenDe medewerker heeft meer competentieverworven, maar moet nu doelgericht wordengetraind om na eventuele eerste tegenslagen weerop de rails te komen.§ De leider controleert de uitvoering.§ De medewerker wordt betrokken bij de

besluitvorming en wordt aangemoedigd om tepraten over de resultaten.

§ De leider geeft een overzicht van de problemenen het bereiken van het doel en neemt deverantwoordelijkheid voor mogelijke fouten.

§ Er is een constante coördinatie en discussie viavideoconferentie.

4. OntwikkelenDe medewerker is op een goede weg en ook zeergemotiveerd. Hij moet nu de kans krijgen om zichbij te scholen en meer verantwoordelijkheid tekrijgen.§ De Remote Leader verandert nu ook het

perspectief en vraagt de medewerker wat hijdenkt dat er beter kan.

§ De feedback is prestatiegerelateerd.§ De medewerker wordt aangemoedigd en

ondersteund bij de uitvoering van zijn taken.

5. CoachenEerste mislukkingen en mogelijke demotivatiemoeten worden geabsorbeerd. De technische enuitvoeringscompetentie is beschikbaar, maar defluctuerende motivatie moet worden gereactiveerddoor middel van ondersteunende maatregelen enrandvoorwaarden.§ De Remote Leader kan meer beslissings-

bevoegdheid delegeren.§ De zelfevaluatie van de werknemer wordt in

vraag gesteld.§ Leider en werknemer delen de verant-

woordelijkheid voor de genomen beslissingen.§ Naast videoconferenties en telefoonge-

sprekken zijn meer maatregelen voor virtueelsocialiseren nuttig.

6. DelegerenDe Remote Leader kan nu afzien van structuur-specificaties met minimale uitzonderingen.§ De werknemer handelt op eigen

verantwoordelijkheid, neemt zijn eigenbeslissingen en lost zelfstandig problemen opdie zijn verantwoordelijkheidsgebied raken.

§ De werknemer heeft soms nieuwe uitdagingennodig die hem helpen om te leren en zijnvaardigheden te verbeteren.

09

05Remote Mindset

Duidelijk gedrag vaststellenEen Remote Leader zou duidelijk gedrag moetenvaststellen zoals: openlijk fouten toegeven, lerenvan mislukkingen en problemen analyseren. Eentransparante visie en gezamenlijk geformuleerdeen geaccepteerde waarden creëren ook eendoelgericht gevoel van eenheid.

23

051 De uitdagingen voor een goede samenwerking

Communicatie op ooghoogteEen Remote Leader mag niet overmoedig of tevoorzichtig zijn. Met alle respect voor een goedgetraind beïnvloedingsmotief: pureservicegerichtheid met te veel persoonlijke afstandtot het team (minder uitgesproken relatiemotief)maakt een betrouwbare werkwijze moeilijk. Demanager van een team op afstand moetcommunicatie op ooghoogte mogelijk maken omsnel te kunnen handelen, onafhankelijkebeslissingen te kunnen nemen en nauw contact tekunnen onderhouden. Want dit zijn desuccesparameters van een virtueel team.

Emotionele samenhangIn principe moet een leider op afstand het verliesaan aanwezigheid compenseren door de virtuelestructuur van het team. Hij moet ervoor zorgen datde teamleden zich veilig voelen in wat en hoe zedoen, ondanks de fysieke afstand. Dit wordt in deeerste plaats bereikt door duidelijke doelstellingenen emotionele samenhang. Het gaat dus omindividualisering en empathie. Dit zijn de bindendekrachten die een team op afstand bij elkaarhouden en die de middelpuntvliedende krachtenzoals wantrouwen, gebrek aan aanwezigheid eneenzaamheid relativeren. De manager is deondersteunende schakel tussen het bedrijf en dedecentrale teamleden.

Controle is goed, vertrouwen is beterEen leider op afstand die voorheen alleen de‘aanwezigheidsteams’ leidde, moet zichherbezinnen. De richtlijn, de hiërarchischemanagementstijl werkt hier niet. Te veelcontrolemechanismen als rudimenten van de oudemanagementwereld zijn contraproductief in eenremote team. Dit is waar de spreuk "van managertot enabler" in het spel komt.

Focus op het individu

Luid ontmoet stilWelke medewerker is introvert, welke is extravert?Deze kennis helpt de manager bij het toewijzenvan taken en bij het beantwoorden van de vraaghoe vaak persoonlijke live-afspraken nodig zijn. Ineen remote team met bijna overwegend introverte,rustige mensen is dit minder vaak nodig dan in eenoverwegend extravert team..

Wat motiveert het individu? Waar haalt hij zijnenergie uit? Een leider op afstand moet zijnmedewerkers goed kennen om ze individueel engemotiveerd te kunnen leiden. Hij moet depersoonlijke denkstijlen, motieven enbenaderingen kennen, d.w.z. hij moet de persoonachter het teamlid zien om hun acties beter tebegrijpen en de juiste benaderingen te kunnenaanbieden.

24

052 Resilience - de energie om het onverwachte te overleven

Gezien de huidige crisis veroorzaakt door Covid-19zou een afwachtende houding de slechtstmogelijke optie zijn. In deze stressvolle context ishet risico op een dergelijke reactie inderdaadgroot, omdat we met veel angsten wordengeconfronteerd: angst voor onze familie, angstvoor onze banen en ons bedrijf, angst voor wat erdaarna gaat gebeuren. Om door zo'n tijd heen tekomen is een speciale manier van denken enveerkracht nodig.

2. Power of DrivePower of Drive is de energie die ervoor zorgt datindividuen en teams vechten voor hunovertuigingen en doelen, zelfs als het moeilijkwordt. Dit vereist soms aanzienlijke fysieke enemotionele weerstand, vooral wanneer mensen inhun huizen en appartementen opgesloten zitten ineen sociaal isolement als gevolg van de crisis.

De afgelopen jaren hebben we gewerkt aan hetbegrijpen van wat ons in staat stelt om veerkrachtte ontwikkelen op individueel, team- enbedrijfsniveau. We hebben vier kwaliteitengeïdentificeerd die de sleutel vormen tot hetsuccesvol opstaan als er iets drastischonverwachts gebeurt of als er iets misgaat. Elk vandeze energieën is essentieel, maar geen van henalleen is voldoende voor duurzame veerkracht.

1. Beauty of ClarityBeauty of Clarity is de energie die teams enindividuen in staat stelt zich te concentreren op deessentie en de juiste beslissingen te nemen op hetjuiste moment. Vooral in het huidige klimaat is hetcruciaal om je te concentreren op de essentie.Wanneer je je team op één lijn brengt rond eengemeenschappelijk begrip van wat er moetgebeuren, wordt hun collectieve kracht versterkt.

4. Bound of SolidarityBound of Solidarity is de energie die het emotionelevangnet creëert en de stevigheid die mensen instaat stelt om op buitengewone momenten uit huncomfortzone te stappen. Uit elkaar zijn vereistspeciale "momenten" voor het team die hen instaat stellen zorgen te delen, uit te wisselen hoemensen met de situatie omgaan en eenvoudigweg"samen te zijn".

3. Magic of InspirationMagic of Inspiration biedt de energie van nieuweideeën en de verkenning van nieuwe manieren omproblemen op een innovatieve en efficiënte manierop te lossen. De collectieve (virtuele) intelligentieom "out of the box" ideeën te vinden om met dehuidige situatie om te gaan is een manier omnieuwe manieren te vinden en dingen te doen dieons na de crisis effectiever zullen maken.

27

Best Practice: ResilienceAl jaren ontwikkelen we samen met onze klanten een individuele en teamgerelateerde veerkracht. Deervaring heeft geleerd dat met het hier geschetste proces een leider op afstand zijn team kanondersteunen bij het beantwoorden van belangrijke vragen en het vinden van praktische antwoorden:

§ Hoe kan het potentieel van het team wordenvrijgemaakt in het creëren van nieuweoplossingen en het inbrengen van andereperspectieven?

§ Hoe kunnen we de verbindingen in het teamonderhouden als we allemaal verstrooid zijnen elkaar niet fysiek kunnen ontmoeten?

§ Hoe kan men beslissen waarop men zichmoet concentreren om de basisdoelstellingenen -projecten niet te laten vallen, om sneller teherstellen en om zich voor te bereiden op devervolgbijeenkomst van COVID-19?

§ Wat en hoe kan men leren van deze crisis ende antwoorden van het team om het fysiekeen emotionele uithoudingsvermogen tebehouden?

❶

Virtueelteamoverleg

❷

Online vragenlijst

❸

Workshops met het Remote Team

❹

Coaching van de Remote Team Leader

Check-in vragenlijst

OPTIE

§ Context en uitdagingen§ Doelstellingen§ Team§ Beschikbare

technologieën

§ Evaluatie van het vermogen om in een team te werken via de 4 energieën

§ Identificeer sterke punten en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn

§ Virtuele samenwerking en technologie

§ Uitwisseling van tips voor het verbeteren van de 4 energieën

§ Definitie van optimalisatieprocessen voor individuele gebieden

§ Definitie van het mogelijke gebruik van bestaande sterktes

3x 1,5 – 2 hr./week

§ Aanbevelingen voor het behoud van de veerkracht

§ Feedback over vaardigheden op afstand

3 gesprekken van 1 uur elk

§ Herbeoordeling van de veerkracht van het team op basis van de 4 energieën

§ Optimalisatie van eerdere maatregelen

26

053 Crisis-Coaching: Hardop denken, voelen, leren en werken

Op dit moment is er weinig meer hetzelfde dan eenmaand geleden. Veel van waar we ons leven ophebben gebouwd, valt weg, waardoor we de kanskrijgen om voor onszelf en onze familie envrienden te zorgen. We missen de steun. Ieder vanons moet zich nu de vraag stellen: "Waar en hoekan ik de steun vinden die me zal helpen om dezetijd beter te overleven en door te komen?Wij bieden coaching onder het motto ‘Hardopdenken, voelen, leren en werken’ met verschillendeaanbiedingen die deze ondersteuning kunnenbieden.

Hardop lerenDaarnaast kunnen Learning nudges wordenaangeboden om belangrijke thema's van het teamop afstand aan te pakken, zoals virtuele planning,virtueel brainstormen, enz.

Hardop denkenIn een dagelijkse open discussieronde via eenzoom-videoconferentie kunnen teamleden opafstand ervaringen, gedachten en vragenuitwisselen die hen bewegen, evenals ideeën ensuggesties. Indien nodig kan een moderator dediscussie begeleiden en de energie vasthouden.

Hardop voelen1. Zelftoegang en actiegerichtheid: In stressvolle

tijden is het belangrijk om zelftoegang tekunnen activeren en in staat te blijven om tehandelen. In een dagelijkse zoomvergaderingkan een overeenkomstige eigenschap wordenbesproken en kunnen we samen nadenkenover wat elk individu op dit moment nodigheeft om deze eigenschap te activeren.

2. Individuele coaching: Er is een groep vancoaches of sparringpartners beschikbaar diebeschikbaar zijn voor persoonlijke problemenof zorgen in vertrouwelijke en acute één-op-één gesprekken en die een medewerkereenmalig of gedurende een langere periodekunnen begeleiden.

3. Conflictcoaching: Er zijn momenten (bijv.Kerstmis, feestdagen, familiefeesten) waaropmensen samenkomen en elkaar niet kunnenontwijken, conflicten openbaren zich die tot nutoe gemakkelijk te vermijden waren. Het isalleen maar natuurlijk en menselijk dat onzehuidige uitzonderlijke situatie nog meerconflicten aan het licht brengt en dat we eenwelwillender en toleranter samenzijn nodighebben dan in ons goedgeoefende dagelijkseleven.

Hardop werkenIn moeilijke tijden is het voor veel mensen zinvolom zich niet alleen op de probleemsituatie terichten, maar ook op iets anders. In die zin biedenwe een kans op verdere ontwikkeling in de tijd datwe thuis moeten blijven en niet meer zoalsgebruikelijk kunnen werken.Groepen van maximaal 6 deelnemers kunnen zesweken lang, twee keer per week, aan hun eigenonderwerp werken volgens het 'working-out-loud'-principe 6-2-1. Aan het einde van de zes wekenmoet het doel van het eigen onderwerp metwederzijdse steun worden bereikt.

27

054 Hou vast - zelfs als de crisis wat langer duurt

Een Quantum MoedWe maken ons allemaal zorgen dat we desuccesvolle verbinding in het digitale tijdperkmisschien niet kunnen behouden. Nu meer danooit in de crisis, want nu moeten we. De regelsvoor succes veranderen dus, waardoor wegedwongen worden om routinematig gedragachter ons te laten en zo te leren en te groeien.Moed betekent angst voelen en toch de volgendestap zetten. Zelfs met het persoonlijke risico om teverliezen. En soms ook om te beslissen dat eensprong niet gewaagd moet worden.• Blijf zelfbepaald en laat angsten ontstaan.• Voel jezelf als een succesvolle persoonlijkheid.• Zet je mijlpalen en hou je eraan vast.

In deze tijden van crisis is het niet alleen eenkwestie van het kunnen gebruiken van zinvollevirtuele hulpmiddelen. Nu is het meer dan ooitbelangrijk dat ieder van ons het vertrouwen in hetbedrijf en de manager niet verliest, dat we moedigzijn en dat we ons houden aan de doelstellingendie ons nu uitdagen.Deze kwesties zijn echter geen kwestie vangeschikte instrumenten, maar van denkwijzen enovertuigingen.In de afgelopen drie jaar hebben we ons uitgebreidbezig gehouden met de thema's 'vertrouwen','moed' en ‘hou vast', en we helpen je graag metmotiverende sprekers over deze thema's.

Hou vastWendbaarheid is aan de orde van de dag voorindividuen en organisaties. Iedereen die handelt endenkt op een behendige manier voelt zich terechtaan de pols van de tijd. Doorzettingsvermogen alscentrale tegenstander zorgt ervoor dat we tot heteinde toe nadenken, kritische projecten afrondenen verantwoordelijkheid nemen voor onaange-name taken. De grootste en meest duurzamesuccessen komen immers niet in de sprint. Zeblijven altijd een marathon. Het is belangrijk omzelfs in een lastige periode zoals deze je vast teblijven houden aan je doelen.§ Focus op de uitdagingen: Grow vs. Fixed

Mindset§ Houd een oogje op mogelijke obstakels.§ Als je je richt op doelstellingen, evalueer dan de

processen, niet de resultaten.

Vertrouw mijKwetsbaarheid, empathie en feilbaarheid zijnbelangrijk om vertrouwen te geven en te krijgen inhet professionele leven. Agile werken - als hetenige succesvolle antwoord op de digitale wereld -werkt alleen daar waar vertrouwen heerst.Vandaag de dag hebben managers de taak om eencultuur te creëren waarin alle medewerkers metelkaar meedenken en eerlijke feedback geven.Zonder wederzijds vertrouwen is succes vandaagde dag nauwelijks mogelijk.§ Wees empathisch en bouw een goede

verstandhouding op.§ Sta op van Olympus en toon jezelf kwetsbaar.§ Motiveer je team om topprestaties te leveren

door middel van hoge verwachtingen.

17

Joan Muyskenweg 221096 CJ Amsterdam

P +31 (0) 20 280 0800 E info@pawlik.nlW www.pawlik.nl

AMSTERDAM HAMBURG

BERLINDUSSELDORF

MUNICH VIENNA

PARISMADRID

BARCELONA SHENZHEN

BEIJINGSHANGHAI

NINGBOHONGKONG

PAWLIK Nederland