Regievoering en innovatieve planning en control in AmersfoortErwin Ormel

Presentatie 8 april 2011

Even voorstellen

• Erwin Ormel› Gemeente Amersfoort

› Concernstaf

› Hoofd van de afdeling Financien en Bedrijfsvoering

Opzet van deze presentatie

• De Gemeente Amersfoort

• Ruim 12,5 jaar regiemodel in Amersfoort

• Vereenvoudiging van planning en control

• Hoe gaan we verder na 12,5 regiemodel?

• Een aanzet voor verdere vereenvoudiging van planning en control

Gemeente Amersfoort

• 145.000 inwoners

• 14e gemeente van Nederland

• Groei tot ongeveer 162.000 inwoners

• 800 fte

• Regie gemeente

• Veel taken op afstand

Basis is gelegd in1996

• Herverdeling van het gemeentefonds• Forse bezuinigingsopgave voor Amersfoort

› (25 miljoen gulden)

• Afslanking en afstoten› Van 1200 fte naar 700 fte› Sportvoorzieningen› Huisvuil› Groenonderhoud› Parkeren› Locatie ontwikkeling (PPS)

• Compacte organisatie met korte lijnen• Gemeentelijke kaderstelling en regie• Veel externe (zakelijke) relaties

Organogram Gemeente Amersfoort

Uitingsvormen regiemodel

• Contracteringen

• Prestatieafspraken

• Deelnemingen

• PPS-en

• Intern contractmanagement

Besparingen

• Levert regie en uitbesteden geld op?

• Antwoord: JA, maar het meeste indirect:› Directe bezuinigingen wellicht gering

› Maar wel zakelijke aansturing=winst

› Ook goede aansturing bezuinigingen

› Wel gebruik maken van marktwerking=winst

› Wel een efficiënte eigen organisatie=winst

Resultaten (na 12,5 jaar)

• Transparante organisatie• Efficiënte organisatie• Effectief GMT• Effectief CTO• In Control• Voortdurend vernieuwend• Inspirerend• Effectieve aansturingen

Regie en planning en control

• Gebruik de transparantie› Instrumentarium

› Menselijke kant

• Gebruik de zakelijke verhoudingen

• Koester contractmanagement

• Werk aan vertrouwen

Welke vereenvoudigingen hebben we inmiddels bereikt?

• Invoering contractmanagement

• Afschaffen begrotingswijzigingen

• Afschaffen voorjaarsnota en najaarsnota

• Automatisering van de begrotingsopstelling

• Vereenvoudiging van de kostentoerekening

• Vereenvoudiging van het jaarverslag

• Invoering “ronde tafelgesprekken”

Invoering contractmanagement

• Dunne set van afspraken

• Beeldbepalende producten voor het komende jaar

• Korte rapportage over de bedrijfsvoering

• Eigen verantwoordelijkheid directeur, inclusief bedrijfsvoeringsreserve

• Vooral een cultuurbegrip: “aanspreken op afspraken”

• Veel breder dan alleen het sectorcontract

Afschaffen begrotingswijzigingen

• Enkele begrotingswijzigingen per jaar› (bestemming saldo van de jaarrekening)

• Alleen aan de hand van concrete raadsvoorstellen

• Of als het echt niet anders kan› Wijziging van de Wet Sociale Werkvoorziening

• Of als het wel heel erg praktisch is› Taakmutaties algemene uitkering (septembercirculaire)

Begrotingsrechtmatigheid

• Via verordening ex. artikel 212 kan de raad begrotingscriterium nader invullen

• Platform Rechtmatigheid: Gemeenteraad kan nadere regels stellen indien kostenoverschrijdingen

› Worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten

› Passen binnen het beleid› Het gevolg zijn van open einde regelingen

Voorjaarsnota en najaarsnota

• Vervangen door “Lentebrief” en Herfstbrief• Minder verhalend meer globaal /

Raadsinformatiebrief• Geen begrotingswijziging • Budgethouders niet het gevoel geven “het al

geregeld te hebben”• Afwijkingen worden “meegenomen” tot en met de

jaarrekening• Bespreking met commissie begroting en

verantwoording

Vereenvoudiging kostentoerekening

• Bezuinigingsoperatie in 2009

• Terugloop grondexploitaties / Leges / projecten

• Uitgegroeid tot ondoorzichtig systeem

• Gemeentebreed niet eenduidig

• Complex en arbeidsintensief systeem

• Leidt tot verkeerde afwegingen

• Benchmark: relatief weinig op hoofdfunctie 0: doorgeschoten

Uitgangspunten van het nieuwe model

• Drastisch verminderen aantal verdeelsleutels• Gemeentebrede systematiek (uniform)• Toerekenen op productniveau ( 35 deelprogramma’s)• Voorcalculatorische gegevens• Uniform rapportageformat met de te onderscheiden

kostensoorten vastgesteld.• FTE’s als verdeelsleutel

› Regiemodel: Overheadkosten min of meer gelijk voor ieder personeelslid

› Overheadtoerekening beweegt mee met de bedrijfsdrukte

Principe van “Tellen en Vertellen”

• Analyse van begrotingsprogramma’s op doelstellingen en indicatoren

• Cyclus van vier jaar

• Discussie met raad via “ronde tafel gesprek”

• Doorvoeren in begroting, jaarverslag en beleidsstukken

Tussenconclusie

• Regievoering leidt tot meer transparantie en betere aansturingslijnen

• 1997 heeft bewezen dat we sterker uit een crisis kunnen komen

• Je moet ook iets durven afschaffen

• ICT / Digitalisering biedt kansen

• Organisatie is op orde

• Bestuurlijke processen vragen nog steeds veel tijd

Hoe gaan we verder na 12,5 jaar?

• Doorgaan en zo mogelijk versterken regiefunctie (regie 2.0???)

• Handhaven huidig organisatiemodel op hoofdlijnen

• Intern contractmanagement blijft inspirerend en groot goed

• In control blijven en uitbouwen

Innovatieve planning en control: een denkrichting

• Uitdaging: toch inspirerende vervolgstap zetten

• Gebruikmaking van nieuwe ontwikkelingen

• Met handhaving van de verworvenheden

• En met (nog) minder mensen

Verantwoording

• Verantwoordingsdebat/jaarverslag

• Politieke verantwoording continue

• Regelmatige gesprekken met bestuur

• Financiële jaarrekening

• Digitaal jaarverslag

• Geen beleidsverantwoording

• Korte bestuurlijke behandeling

Hoe zou het beter kunnen?

• Uitgangspunten:› Vermindering bureaucratie

› Meer en betere politieke sturing

› Efficiënte organisatie

› Coalitieakkoord 4 jaar leidend

› Sturen op essenties

› Minder papier, digitalisering

Instrumentele verbanden

• Teveel aan elkaar knopen• Bestuurlijke rapportage op hoofdlijnen: geen

exacte tellingen• Geen rigide toepassing “alles van onderop

aggregeren”• Kom een beetje los van het instrumentele• Planning en control is vooral ook: de juiste

menselijke instelling

4-jaren-cyclus

• Sluit aan bij raadszittingsperiode

• Coalitieakkoord = startkader

• Eerste begrotingsbehandeling: uitbundig

• Daarna drie keer simpele “bijstelling”

• Geen kadernota

• Veel minder bestuurlijke drukte

Geen papier maar gesprek

• Minder formele rapportages (b.v. één keer per jaar: ongeveer halverwege)

• Stuur op essenties:› “volledige” rapportages niet nodig› Politiek = bestuurlijke agenda› Organisatie = going concern› Differentiatie in sturing geen probleem› Dus geen gedwongen uniformiteit/formats

• Regelmatig gesprek (zonder veel voorbereiding)

Mogelijke vormen

1. Continue afzonderlijke cyclus beleidsevaluatie› Programmering door raad› Gespreksvorm

2. Financieel jaarverslag› Geen verantwoordingsdebat› Korte behandeling

3. Minder rapporteren› Op afwijkingen› Halfjaarlijks› Sturen op essenties

4. Vier jaren cyclus› Coalitieakkoord leidend› Geen jaarlijkse kaderstelling› Financiële (bijstellings)begroting› Korte behandeling

Vertrouwen in drie beelden (1)

Vertrouwen in drie beelden (2)

Vertrouwen in drie beelden (3)

Vertrouwen

• Sleutelwoord

• Vertrouwen:› Komt te voet: neem de tijd

› Gaat te paard: maak duidelijke afspraken en blijf er aan werken

• Wenkend perspectief

BBV en IV3

• BBV kan nooit belemmering zijn

• Binnen BBV is veel mogelijk

• Eventueel pilot-achtige uitzonderingen

• Externe informatieverstrekking: beperken

• In overleg en pilot-achtig

Tenslotte

• Verdere uitbouw van regie

• Meer gerichte toepassing van “soft controls”

• Innovatieve planning en control

• Een wenkend, inspirerend en uitdagend perspectief

Nadere informatie

• http://www.kplusv.nl/uploads/download/TPC%20Heldere%20sturingsinformatie%20voor%20de%20raad%20-%20dec%202010.pdf?CFID=1249001&CFTOKEN=78056766

• http://www.bng.nl/bng/pdf/201009_Budding_16-20.pdf

• http://www.bng.nl/bng/pdf/200901_Jutte_24-26.pdf

• http://www.amersfoort.nl/docs/bis/raad/2010/Raadstukken/11%20november/Deel1-Regiemodel%20Besturen%20van%20publiek%20ondernemerschap%20Amersfoort.pdf

• http://www.amersfoort.nl/docs/bis/raad/2010/Raadstukken/11%20november/Deel2-Deelnemingen%20op%20afstand%20verbonden%20Amersfoort.pdf

• http://www.amersfoort.nl/docs/bis/raad/2010/Raadstukken/11%20november/Deel3-Contractmanagement%20blijvend%20aanspreken%20op%20afspraken%20Amersfoort.pdf

• http://www.bng.nl/bng/pdf/201003_Mehciz_5-9.pdf

• Email: e.ormel@amersfoort.nl

• Telefoon: 033 – 4694234 / 06 46018830