Red Spider: spin in het web voor de realisatie van een ouderportaal bij Wellantcollege

Wellantcollege wil de ouders en verzorgers van leerlingen een informatief ouderportaal aanbieden. Met informatie over de school en speciaal voor hen bestemde informatie over de vorderingen van hun eigen kind of kinderen.

Het ouderportaal is nu via internet toegankelijk met alle relevante informatie voor ouders en verzorgers. Uiteindelijke doelstelling is om alle informatie over zowel het kind als de school volledig gepersonaliseerd via het portaal aan te bieden zodat de ouders via één account en op één plek alle informatie kunnen raadplegen.

Deze brochure beschrijft hoe de portal is gebouwd, wat de voordelen zijn en wat dit ook voor uw organisatie kan betekenen.

wellantcollegeRed Spider Next Generation bij

RealOpen IT expertise in de praktijk

Ineke Wight, commercieel manager bij RealOpen IT: ‘’Voor scholen die gebruik maken van de door ons in samenwerking met het onderwijs ontwikkelde identity & access management oplossing, Red Spider Next Generation, is zo’n wens zeker realiseerbaar. Het betekent in de meeste gevallen een uitbreiding van de identiteiten die via Red Spider worden beheerd. De meeste scholen gebruiken Red Spider namelijk voor het beheer van de identiteiten en accounts van hun leerlingen en meestal ook die van hun medewerkers.

We zien echter steeds vaker dat er ook diensten worden aangeboden aan, wat wij dan noemen, ‘aanvullende identeiteiten’, zoals bijvoorbeeld ouders/wettelijke vertegenwoordigers, stagiaires of organisaties waarmee wordt samengewerkt. In zo’n geval koppelen wij een nieuw bronsysteem aan ons centrale identiteiten register, of voegen we nieuwe identiteiten uit een bestaand bronsysteem toe. ”

>> Portaal biedt gepersonaliseerde informatieIn het geval van Wellantcollege zijn deze ‘nieuwe identiteiten’ de ouders en komen de gegevens uit het kernregistratiesysteem Tribe KRD. Op basis van de gegevens van de ouders of

verzorgers van de leerlingen in dit systeem wordt door Red Spider automatisch een account aangemaakt voor Trajectplanner. Hiermee loggen ouders via het ouderportaal in waarbij zij, dankzij een federatieve koppeling met kennisnet genoeg hebben aan één gebruikersnaam en één wachtwoord voor de toegang tot alle systemen.

Momenteel is dit, naast Trajectplanner, de speci�eke intranetsite van de school van hun kind, in de toekomst staan er nog aanvullende systemen op het programma. Uiteindelijke doelstelling is om alle informatie over zowel het kind als de school volledig gepersonaliseerd via het portaal aan te bieden zodat de ouders via één account en op één plek alle informatie kunnen raadplegen. Overigens worden ook de leerlingen-accounts geautomatiseerd aangemaakt door Red Spider. Zij hebben daarmee direct toegang tot het intranet en tot Trajectplanner.

>> Integrale oplossing maakt meer mogelijkIneke Wight: “Deze ketenoplossing en de combinatie van koppelingen tonen de kracht van een complete oplossing als Red Spider. Met losse koppelingen kun je een dergelijke functionaliteit echt niet realiseren. We zien vaak dat scholen geen ruimte hebben voor een

integrale aanpak en daarom een aantal deeloplossingen hebben gecreëerd. Oplossingen die ieder voor zich wel voldoen, maar niet altijd aansluiten of kunnen aansluiten op andere delen van de keten. En is er sprake van een ingrijpende verandering, zoals de overstap naar een ander platform of de keuze voor een nieuw leerlingeninformatiesysteem, dan ‘werkt’ het niet meer moet er opnieuw worden geïnvesteerd. Het totaal van

>> Wellantcollege koesterde al enige tijd de wens om ouders van

leerlingen een informatief ouderportaal aan te bieden. Een –

uiteraard - via internet toegankelijk portaal met informatie voor

ouders en verzorgers van VO-leerlingen. Met niet alleen informatie

over de school zelf maar ook speciaal voor hen bestemde informatie

over de vorderingen van hun eigen kind of kinderen. Informatie die

is opgeslagen in het door Wellantcollege gebruikte

leermanagementsysteem Trajectplanner.

“Ouders loggen in via het ouder- portaal waarbij zij, -dankzij een federatieve koppeling met kennisnet- genoeg hebben aan één gebruikersnaam en één wacht- woord voor de toegang tot alle systemen.”

>> Tevreden ouders

Eén van de eerste ouders die

toegang kregen tot het

ouderportaal:

“Het is echt fantastisch! Onze

zoon vertelt ons niet zo veel

over wat er op school

allemaal gebeurt en hoe hij

er voorstaat. Dankzij het

portaal kunnen wij zijn

vorderingen volgen zonder

dat we hem steeds hoeven te

vragen om ons op de hoogte

te houden. We voelen ons

veel geruster nu we altijd

actuele informatie kunnen

inzien. We voelen ons nu veel

meer betrokken!”

RealOpen IT expertise in de praktijk

de investeringen komt dan vaak veel hoger uit dan de implementatie van een complete oplossing.

De kracht van Red Spider is dat het, door het gebruik van het centrale identiteitenregister, volledig platformonafhankelijk is en daardoor 100% toekomstbestendig. In feite kun je aanvullende of nieuwe bronsystemen en doelsystemen zo veel en zo vaak als je wilt toevoegen of weghalen zonder dat dit het hart van de oplossing ‘aantast’.”

>> TIPS van Wellantcollege bij het opzetten van een ouderportaalBereid het ouderportaal goed voor. Denk hierbij niet alleen aan de techniek! Zorg er ook voor dat de processen die betrekking hebben op het portaal op orde zijn.

Wees er zeker van dat de informatie die je ontsluit voor de nieuwe doelgroep, in dit geval de ouders, up to date is en geschikt is om door deze nieuwe doelgroep gelezen te worden.

Betrek de scholen. Bij Wellantcollege is het de IT-organisatie die het portaal faciliteert. Scholen beslissen zelf of en wanneer zij de ouders hun account- en wachtwoordinformatie toesturen. Zo kunnen zij zelf bepalen of ze er ‘klaar’ voor zijn en de communicatie met de ouders zelf verzorgen.

Zorg ervoor dat duidelijk is voor de ouders wie de contactpersoon is met betrekking tot het ouderportaal en vermeld deze in de brief.

Bied een wachtwoord selfservice voor vergeten wachtwoorden. Bij Wellantcollege kan men het

wachtwoord toegestuurd krijgen na het beantwoorden van een zelf ingestelde vraag.

Gebruik de toegevoegde waard evan Red Spider Next Generation. Red Spider maakt het mogelijk de hele keten te automatiseren en niet alleen delen daarvan. Zo wordt ook de mogelijkheid geboden om speci�eke logica toe te voegen zoals policies en rollen.

>> Voorbeeldige samenwerkingDe realisatie van het ouderportaal op basis van Red Spider Next Generation was een goed voorbeeld van de samenwerking tussen de diverse partijen waarvan de systemen in Red Spider zijn opgenomen.

Ineke Wight: “Educus, de leverancier van Tribe KRD, Trajectplanner, en uiteraard Wellantcollege zelf stonden

echt open voor een goede samenwerking. De communicatie verliep gesmeerd en bij alle partijen stond steeds het belang van een goede oplossing voor Wellantcollege voorop. Daardoor verliep het project volledig volgens planning en werd de doorlooptijd – van slechts enkele maanden – makkelijk gehaald. “

“ De kracht van Red Spider is dat het, door het gebruik van het centrale identiteitenregister, volledig platformonafhankelijk is en daardoor 100% toekomstbestendig”

2

3

4

56

1

Wettelijke vertegenwoordigers gegevens

Account en wachtwoord wettelijke vertegenwoordigers

Account gegevens(leerling én wettelijke vertegenwoordigerrs)

Red Spider NextGenerationTribe KRD

CSVexport

Trajectplanner Active Directory

Wellantcollegenetwerk

SSO

Brief metinloggegevens

deelnemers

Brief metinloggegevens

ouder/verzorger

RealOpen IT expertise in de praktijk

>> RealOpen IT gelooft in de kracht van Identity Based IT.In de wereld waarin wij leven is steeds minder vast, tastbaar of constant.Werkplekken zijn steeds vaker virtueel, communicatie wordt draadloos en veel applicaties bevinden zich al ergens ter wereld in een ‘cloud’.

Met onze collega’s, klanten en relaties kunnen we, als we dat willen, altijd samenwerken, ongeacht tijd en plaats.Het enige constante dat onlosmakelijk

is verbonden met ieder van ons , is onze identiteit: wie we zijn staat vast. Wat we willen, mogen en kunnen is daar direct mee verbonden.

>> Wat betekent dit voor u? IT services worden steeds meer persoonlijk en moeten worden afgestemd op de taken die je binnen of buiten je organisatie vervult.Het Identity Based IT concept dat ervoor zorgt dat iedereen, altijd en overal zorgeloos kan werken sluit hier naadloos op aan:

• Waar je je ook bevindt – Onze oplossingen zijn locatie-onafhankelijk en wij ondersteunen graag bij het inrichten van virtuele en fysieke werkplekken.

• Welke devices je ook gebruikt – Onze oplossingen zijn device-

onafhankelijk en wij zorgen voor het veilige en herkenbare gebruik en beheer van ieder apparaat.

• Waar je applicaties zich ook bevinden - op het eigen netwerk, buiten de deur of in de cloud. Onze identity & access management oplossingen omvatten zowel het eigen netwerk als de cloud en onze beheersoplossingen zijn allesomvattend.

Wij zorgen ervoor dat bekend is wie welke applicatie gebruikt, dat dit veilig gebeurt en dat u grip en zicht houdt.

De diensten van RealOpen IT binnen het Identity Based IT concept zijn:

• Ontwerpen en implementeren van identity management oplossingen.

• Ontwerpen en implementeren van access management oplossingen.

• Adviseren, migreren en implementeren van netwerk oplossingen.

• Leveren van support aan Identity Based IT oplossingen.

• Leveren van integrale beheers- en monitoringoplossingen.

>> Waarom RealOpen IT?Wij garanderen naast tijd- en kostenbesparing een betere kwaliteit van uw dienstverlening als u gebruik maakt van Identity Based IT. We hebben de ervaring en referenties om dit te bewijzen. Wij hebben een indrukwekkende staat van dienst in het leveren van identity management oplossingen, gecombineerd met onze speci�eke kennis rondom het migreren van netwerken en de toepassingen daarin.

RealOpen IT is actief bij grote, middelgrote bedrijven,scholen, gemeenten en zorginstellingen met eentrackrecord van meer dan 175 succesvolle implementaties.

Dit vertaalt RealOpen IT door naar een eigen concept: Identity Based IT (IBIT) en in aansluiting daarop naar oplossingen die ervoor zorgen dat iedereen altijd en overal zorgeloos kan werken.