Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

21
Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk

Transcript of Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Page 1: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Records management en informatie-architectuur

Ruud Groenendijk

Page 2: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Informatie-architectuur

• Informatie-architectuur is een systematische beschrijving van de onderdelen van de informatiehuishouding in hun onderlinge samenhang

• in relatie tot de organisatie en/of de bedrijfs-processen

• in relatie tot ICT-infrastructuur

Page 3: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Klassieke hiërarchische organisatie

B u reau 1 .1 .1 . B u reau 1 .1 .2 . B u reau 1 .1 .3 .

A fd e lin g 1 .1 . A fd e lin g 1 .2 .

B u reau 1 .3 .1 . B u reau 1 .3 .2 .

A fd e lin g 1 .3 .

D ien s t 1

A fd e lin g 2 .1 .

B u reau 2 .2 .1 . B u reau 2 .2 .2 . B u reau 2 .2 .3 .

A fd e lin g 2 .2 .

D ien s t 2

A fd e lin g 3 .1 .

B u reau 3 .2 .1 . B u reau 3 .2 .2 . B u reau 3 .2 .3 .

A fd e lin g 3 .2 . A fd e lin g 3 .3 .

D ien s t 3

H oog s te b aas

Page 4: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

GasLichtWaterSociale DienstBurger ZakenBurgerlijke StandBelastingenGemeentewerkenParkeerbedrijfArbeidsbureau

Page 5: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Gasbedrijf Elektriciteits-bedrijf

Waterleiding-bedrijf

Sociale Dienst Bevolking; burgerzaken

Bevolking; burgerlijke stand

Belastingen Gemeente- Werken; huursubsidie

Gemeente- Werken; Parkeer-bedrijf

Gewestelijk Arbeids-bureau

Scheiding

Acte van Huwelijks-ontbinding

Inkomens-probleem

Bijstand Vrijstelling OZB

Huursubsidie Werk/ Inschrijven als werk-zoekende

Verhuizing Afsluiten/eindafrekening

Afsluiten/eindafrekening

Afsluiten/eindafrekening

Nieuw adres doorgeven

Parkeer-vergunning

Informatie Hoogte OZB Hoogte huur-subsidie

Vacatures

Page 6: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Processen Producten en diensten Klanten

Beleidsdimensie

Bedrijfsdimensie

Informatievoorziening

Gegevensverzamelingen

Infrastructuur

Organisatie en beheer

Page 7: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Informatie-architectuur

• Structureer

• Communiceert

• Stuurt

• Beheerst de dynamiek

Page 8: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Records Management

• Records Management is een onderdeel van de informatie-voorziening: ondersteunend aan de beleids- en bedrijfsvoering en kaderstellend voor de gegevens-verzamelingen en de infrastructuur

Page 9: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Architectuurschets D.I.S.

ProcessenProducten en dienstenKlanten

Processen dienstverlening handhaving beleidsontwikkeling

Producten en diensten extern intern

Klanten:extern natuurlijke personen rechtspersonen

Klantenintern bestuursorganen bestuurders managers staffunctionarissen medewerkers

Eisen Beleidsmatig kwaliteit: één gezicht (eenheid van

beleid) klant- en vraaggericht multi-channeling stadsdeelkantoren bedienen externe ontwikkelingen (bijv.

commissie Wallage, commissieDocters van L. e.d.)

Bedrijfsmatig eenheid van beheer verbetering productiviteit en efficiency verbetering informatievoorziening aan

bestuur en management elektronisch documentenverkeer met derde partijen digitale duurzaamheid

Informatie- eninformatie-stromen

Inhoudelijk personen (natuurlijke en

rechtspersonen) relaties vastgoed (kaartmateriaal en

administratieve gegevens …..

documentair

Beleids- en beheersmatig Bestuurlijk datawarehouse Inhoudelijke voortgang

(beleidscontrol) Middelen (financieel, personeel e.d.) ….. ….. procesbeheersing beheersing

documentstromen

Meta-informatie gegevensbeheer, waaronder generieke en

specifieke documentsleutels

Informatie-systemen

Inhoudelijk GBA CRM Geo-

informatie …..….. DIS

Informatiesystemen Beheersmatig Programma- en projectsturing EFIS, PIMS4U

e.d. Huisstijl E-mail/agendering ….. WFM POVO-achtigen

Informatiesystemen Meta-informatie Thesaurus Systeem voor beheer van documentsleutels

Infrastructuur Internet/Intranet/web technologie Standaardisatie …..

Netwerk

Page 10: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

ProcessenProducten en DienstenKlanten

Eisen

Processen• Dienstverlening• Handhaving• beleidsontwikkeling

Producten en diensten• Extern• Intern

Klanten (extern)• Natuurlijke personen• Rechtspersonen

Klanten (intern)• Bestuursorganen• Bestuurders• Managers• Staffunctionarissen• Medewerkers

Beleidsmatig• Kwaliteit: één gezicht (eenheid van beleid)• Klant- en vraaggericht• Multi-channeling• Stadsdeelkantoren bedienen• Externe ontwikkelingen (bijv. commissie Wallage, commissie Docters van Leeuwe e.d.)

Bedrijfsmatig• Eenheid van beheer• Verbetering productiviteit en efficiencyverbetering informatievoorziening aan bestuur en management• Elektronisch documentenverkeer met derde partijen• Digitale duurzaamheid

Architectuurschets DIS

Page 11: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Informatie-Systemen

Infrastructuur

Inhoudelijk• GBA• CRM• Geo-informatie• …• DIS

Informatiesystemenbeheersmatig• Programma- en projectsturing EFIS, PIMS4U e.d.• Huisstijl• E-mail / agendering• …• WFM• POVO-achtigen

Informatiesystemen meta-informatie• Thesaurus • Systeem voor beheer van documentsleutels

• Internet/Intranet/ web technologie

• Netwerk• Standaardisatie • …

Informatie en Informatie-Stromen

Inhoudelijk• Personen (natuurlijke en rechtspersonen)• Relaties• Vastgoed (kaartmateriaal en administratieve gegevens) …• Documentair

Beleids- en beheersmatig• Bestuurlijke datawarehouse• Inhoudelijke voortgang (beleidscontrol)• Middelen (financiën, personeel e.d)• …• Procesbeheersing documentstromen

Meta-informatie• Gegevensbeheer, waaronder generieke en specifieke documentsleutels

Architectuurschets DIS

Page 12: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning

Proces Informatie

B: Indienen aanvraag CRM

G: Ontvangst en controle Bedrijfsapplicatie

G: Bevestiging DIS Aanmaak en opslag

B: Controle

B: Aanvulling/correctie

Page 13: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning

Proces InformatieG: Invoer in dossier DIS,GIS, Bedrijfs-

applicatie, WorkflowG: Ontvankelijk? Best. Plan, Bouw-G: Planologische toets besluit, Bouw-

verordening,Welstand,Workflow

Page 14: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning

Proces Informatie

W: Advies Bedrijfsapplicatie

Workflow

G: Technische toets Bouwbesluit, Bouwverordening,

Workflow

Page 15: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning

Proces Informatie

B: Contact Multi-channel authenticatie

B: Controleert/aanvulling DIS, GIS,

correctie Bedrijfsapplicatie

B: Checkt status Tracking & Tracing

Page 16: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning

Proces InformatieG: Opstelling vergunning BedrijfsapplicatieG: Verzending vergunning DISG: Verzending factuur DebiteurenmoduleB: Betaalt DebiteurenmoduleG: Checkt de betaling DebiteurenmoduleB: Ontvangt de vergunning Multi channel

Page 17: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Voorwaarden

• Proces(sen) beschreven, gestructureerd en GESTUURD

• DIS adequaat in relatie tot– andere informatiesystemen– processen (informatie-uitwisseling,

workflow)– infrastructuur

Page 18: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Consequentie voor de Records Manager

Relatie met lijnmanagers en bestuurders

Page 19: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Consequentie voor de Records Manager

• Kennis

• Vaardigheid

• Oriëntatie

• Positie

Page 20: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Consequentie voor de Records Manager

Inzicht in de perceptie van

proceseigenaren

en overige stakeholders

Page 21: Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk.

Consequentie voor de Records Manager

Bijdrage aan strategisch-inhoudelijke issues:• Zorg• Veiligheid• Integratie• Onderwijs• Dienstverlening• Handhaving • Economische activiteit