Realisatieplan e-Zeewold e - · PDF fileDecember 2007 Realisatieplan e-Zeewold e 3 0....

December 2007

Realisatieplan e-Zeewolde

(Realisatie Elektronische Dienstverlening 2008-2010)

Opdrachtgever: College van burgemeester en wethouders

Opdrachtnemer: projectgroep e-Zeewolde Regie adviseur EGEM-i: Henk Wemmenhove

E-adviseur EGEM-i: Herman Calis

Coördinator e-Zeewolde: Alfons Joosten

Versie: 1.1

Datum: 11 december 2007

December 2007

Realisatieplan e-Zeewolde 2

Inhoudsopgave 0. Conclusies en aanbevelingen; beslispunten .............................................................3 1. Inleiding.....................................................................................................................................5

1.1 Aanleiding ................................................................................................................. 5

1.2 Doelstelling realisatieplan................................................................................... 5

1.3 Ondersteuning door EGEM-i............................................................................... 6

1.4 Afbakening................................................................................................................ 6

1.5 Verplichtingen en kwaliteitseisen..................................................................... 6

1.6 Randvoorwaarden................................................................................................... 7

1.7 Samenvattend .......................................................................................................... 7 2. Wat willen we bereiken......................................................................................................8

2.1 Uitgangspunten Elektronische Dienstverlening .......................................... 8

2.2 Visie en ambities Gemeente Zeewolde............................................................. 8 3. Elektronische Dienstverlening en de organisatie............................................... 11

3.1 Organisatorische impact .................................................................................... 11

3.2 Realiseren van ambities ...................................................................................... 12

3.3 Informatie-architectuur...................................................................................... 13

3.4 Project midoffice................................................................................................... 14

3.5 Project Document Management ...................................................................... 14

3.6 Relaties met andere projecten.......................................................................... 15

3.7 Organisatie e-Zeewolde ........................................................................................ 16 4. Welke acties: de projecten.............................................................................................. 18

4.1 Inleiding................................................................................................................... 18

4.2 Overzicht van de projecten................................................................................ 18

4.3 Korte beschrijving per project .......................................................................... 19

4.4 Samenhang projecten.......................................................................................... 28

4.5 Fasering projecten ................................................................................................ 29 5. Wat is er voor nodig.......................................................................................................... 31

5.1 Inleiding................................................................................................................... 31

5.2 Verwachte lasten................................................................................................... 31

5.3 Kader ......................................................................................................................... 32

5.4 Opbrengsten ........................................................................................................... 33

5.5 Tot slot...................................................................................................................... 33 6. Communicatie...................................................................................................................... 34

6.1 Communicatieplan............................................................................................... 34

6.2 Communicatiedoelgroepen............................................................................... 34

6.3 Communicatiedoelstellingen ........................................................................... 34

6.4 Niet praten maar doen ........................................................................................ 35

Bijlagen ......................................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

1. Projectbeschrijvingen ............................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

2. Financiële onderbouwing...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3. Verklarende woordenlijst ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

December 2007


0. Conclusies en aanbevelingen; beslispunten

Het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad van de

gemeente Zeewolde wordt gevraagd akkoord te gaan met onderstaande

punten die zullen moeten leiden tot de invoering van de

e-overheidsvoorzieningen:

- Verwachte resultaten programma en projecten

Met de uitvoering van dit realisatieplan worden de verschillende

e-overheidsvoorzieningen in samenhang met elkaar en aansluitend op de

gemeentelijke doelstellingen gerealiseerd en in gebruik genomen

(beheerd). Hiermee voldoet de Gemeente Zeewolde ten minste aan de

wettelijke eisen ten aanzien van:

- de basisregistraties, o.a. de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen)

- modernisering van de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie)

- gebruik van het Burgerservicenummer (BSN)

- de invoering van de Omgevingsvergunning.

Er wordt invulling gegeven aan de landelijke normen voor administratieve

lastenverlichting en elektronische dienstverlening. De interne

bedrijfsvoering wordt – onder andere met elektronische hulpmiddelen –

op een hoger niveau gebracht, waarmee naar verwachting een betere

externe dienstverlening wordt gecombineerd met een verder ontwikkelde

bedrijfsvoering en een toegenomen efficiency.

- Organisatorisch impact

De omslag naar de elektronische overheid en het verleggen van de focus

naar elektronische dienstverlening heeft grote organisatorische

consequenties. De stap naar een elektronisch loket is niet alleen een

technische (inzet van ICT-middelen) maar vooral ook een organisatorische.

- Financiële middelen

Voor de periode 2007 tot en met 2010 zijn de te verwachten lasten € 845.080,

waarvan € 576.440 aanvullend gedekt zal moeten worden.

Voorgesteld wordt om de in de tabel opgenomen lasten voor de periode 2007

tot en met 2010 te dekken uit de Bestemmingsreserve organisatie-

ontwikkeling en (e)-dienstverlening (zoals ingesteld bij de Nota Reserves en

voorzieningen 2007) voor een bedrag van € 576.440.

Ten aanzien van de gedekte lasten ad € 268.640 valt op te merken dat deze

opgenomen zijn in de reeds gevoteerde kredieten vanuit het MIP en de voor

dit onderwerp reeds bestaande Bestemmingsreserve (BAG).

Lasten periode 2007 t/m 2010

Kostensoort Gedekt Ongedekt Subtotaal

Beheerslasten licenties en beheer 156.900 163.100 320.000

Kapitaallasten 78.240 140.400 218.640

Personele capaciteit 33.500 272.940 306.440

Totaal 268.640 576.440 845.080

December 2007


- Tijdsplanning

De planning van de diverse activiteiten is afgestemd op de deadlines van

de diverse wettelijke verplichtingen, waarmee het merendeel van de

werkzaamheden zal plaatsvinden in de periode 2008-2010 .

- Samenwerking ICT met gemeente Harderwijk

De ingezette samenwerking op ICT gebied heeft natuurlijk ook gevolgen voor

de opbouw van e-Zeewolde, en ICT ontwikkelingen in het algemeen. Dit zal

op de langere termijn kunnen resulteren in het gebruik van een

overeenkomstig platform met gelijke kernapplicaties.

Deze stap heeft naast technische en financiële consequenties ook een grote

organisatorische impact.

- Programma- en projectenorganisatie

De verschillende projecten worden centraal gecoördineerd door de

projectgroep e-Zeewolde, die onder leiding staat van directielid A.G.M.

Joosten.

Het totale project wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de

directie.

De voortgang van het project wordt gemonitord door de stuurgroep van het

project e-Zeewolde, bestaande uit de portefeuillehouder mevr. W. Prins, algemeen directeur R. van Nunspeet, projectleider directielid A.G.M. Joosten,

een medewerker van de gemeente als gebruiker, en een externe adviseur.

December 2007


1. Inleiding

Dit realisatieplan Elektronische Dienstverlening gemeente Zeewolde geeft

uitwerking aan de bestuurlijke ambities van Raad en College op het vlak

van Elektronische Dienstverlening.

Deze ambities omvatten naast de implementatie van alle relevante

wettelijke verplichtingen zoals basisregistraties, Wabo en Durp, de acties

om de digitale dienstverlening verder uit te bouwen.

1.1 Aanleiding

In 2005 hebben veel gemeenten aangegeven dat het grote aantal relevante

initiatieven op het gebied van de e-overheid leidt tot stagnatie in de

realisatie. Gemeenten hadden sterk behoefte aan prioritering en concrete

ondersteuning bij de invoering van e-overheidsprojecten.

Op basis van deze signalen hebben de Minister van Bestuurlijke

Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, de Vereniging van Nederlandse

Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen in

april 2006 hierover een bestuurlijke verklaring opgesteld en is besloten om

via EGEM-i samenhangende en concrete hulp bij de invoering te bieden.

De gemeente Zeewolde is op 29 mei 2007 na een intakeprocedure akkoord

gegaan met de propositie van EGEM-i.

In deze propositie is het voorstel gedaan hoe de gemeente Zeewolde de

voorbereiding, inventarisatie en het ontwerp van de elektronische

overheid kan uitvoeren, binnen de randvoorwaarden van de Verklaring.

Hiertoe is een aantal dagen ondersteuning beschikbaar gesteld van een

(door EGEM-i gecertificeerde) e-adviseur.

De eerste stap die vervolgens is gezet is het vaststellen van het plan van

aanpak EGEM-i voor de gemeente Zeewolde. In dat plan zijn de stappen

benoemd om te komen tot dit realisatieplan e-overheid voor Zeewolde. Het

plan van aanpak is in juni 2007 door het managementteam onderschreven

en vastgesteld door de directie.

1.2 Doelstelling realisatieplan

Dit onderhavige plan beschrijft de huidige situatie waarin de gemeente

Zeewolde zich bevindt met betrekking tot de elektronische dienstverlening

en de stappen die moeten worden gezet om het toekomstbeeld te kunnen

realiseren.

Doelstelling is om te komen tot elektronische dienstverlening via de

frontoffice, die wordt ondersteund door professioneel opgezette en

gekoppelde systemen in mid- en backoffice, en is geïntegreerd in de

organisatie. Dit is alleen te bereiken door middel van een nauwe

samenwerking tussen alle betrokken afdelingen, waardoor ook de interne

organisatie voordelen ondervindt van de elektronische dienstverlening -

vaak is de gemeente haar eigen klant.

December 2007


1.3 Ondersteuning door EGEM-i

EGEM-i brengt een fasering van de invoering van de elektronische overheid

aan in 5 fases:

voorbereiding (fase 1), inventarisatie (fase 2), ontwerp (fase 3), realisatie

(fase 4) en gebruik (fase 5).

De ondersteuning door EGEM-i geldt voor de uitvoering van de eerste 3

fases, waarbij aandacht wordt besteed aan zes aspectgebieden: Informatie

en ICT, processen, personeel en organisatie, regelgeving,

verandermanagement en communicatie en besturing (zie figuur 1).

Het Egem-i traject eindigt met de oplevering van dit (bestuurlijk

geaccordeerd) realisatieplan. De uitvoering van dit realisatieplan dient

door de gemeente zelf ter hand te worden genomen.

1.4 Afbakening

Naast de zogenaamde e-Zeewolde -projecten (zie hoofdstuk 4) lopen er

binnen de organisatie nog een aantal gerelateerde projecten (zie par. 3.6)

Deze vallen buiten de formele EGEM-kaders, en worden dan ook niet

organisatorisch en financieel meegenomen in dit realisatieplan. Uiteraard

vindt er wel nauwe afstemming plaats tussen de diverse projecten.

Een aantal andere EGEM-i onderdelen is vooralsnog niet concreet

opgenomen in dit realisatieplan omdat er nog onvoldoende details

(planning, inhoudelijke eisen) bekend zijn gemaakt. Dit betreft:

- deregulering / vermindering administratieve lasten (dit is een

afzonderlijk traject via de Kamer van koophandel)

- historische informatie (digitaliseren van de gemeentelijk geschiedenis)

1.5 Verplichtingen en kwaliteitseisen

De gemeente Zeewolde heeft zich door gebruik te maken van het EGEM-i

aanbod gecommitteerd aan een aantal verplichtingen:

December 2007


- het tot stand brengen van dit realisatieplan, en bestuurlijke accordering

daarvan

- de uitvoering van het realisatieplan waaronder een aantal concreet

omschreven resultaten.

Naast de verplichtingen vanuit de EGEM-ondersteuning wordt de kwaliteit

van de projecten gewaarborgd door enerzijds de formele audits op de

basisregistraties, en anderzijds door de kwaliteitsbewaking die in de

projecten plaatsvindt (binnen ieder project worden specifieke

kwaliteitseisen opgesteld of opgelegd vanuit de landelijke voorzieningen).

1.6 Randvoorwaarden

De realisatie van dit plan is een forse opgave. Het vraagt van de hele

organisatie een aanzienlijke inzet om de beoogde omslag te maken. Voor elk

van de projecten is een opdrachtformulering gemaakt (zie hiervoor

hoofdstuk 4). Om tot resultaat te komen is het belangrijk dat wordt voldaan

aan organisatorische randvoorwaarden, zoals adequaat projectmanagement,

draagvlak, voldoende middelen (geld en capaciteit), commitment en behoud

van voortgang.

Ook zijn van groot belang:

- de samenwerking met de gemeente Harderwijk

- de totstandkoming van een Midoffice

Het is de rol van de projectorganisatie om te zorgen dat aan deze

randvoorwaarden wordt voldaan. Voldoende en op de betreffende doelgroep

afgestemde communicatie is daarbij zeer belangrijk. Om die reden is ook een

apart communicatieplan opgesteld. Meer hierover in hoofdstuk 6.

1.7 Samenvattend

Globaal omvat dit realisatieplan e-Zeewolde 2 delen:

1. acties om de elektronische dienstverlening vorm te geven (de

"voorkant")

2. acties om het stelsel van basisregistraties (randvoorwaardelijk voor

Elektronische Dienstverlening) in te voeren (de "achterkant")

Om deze 2 delen goed op elkaar te laten aansluiten moeten naast het

regelen en inrichten van de basisregistraties ook een aantal technische

voorzieningen geregeld worden, zoals de technische infrastructuur in de

vorm van een midoffice (meer hierover in hoofdstuk 3).

December 2007


2. Wat willen we bereiken

2.1 Uitgangspunten Elektronische Dienstverlening

Anticiperend op wettelijke maatregelen rondom de elektronische

overheid, heeft de gemeentelijke organisatie in 2006 en 2007 een aantal

onderwerpen voortvarend opgepakt om daarmee invulling te geven aan

verbeterde dienstverlening.

Er is steeds meer sprake van een duidelijk en breed gedeeld besef van de

noodzaak om de nieuwe ontwikkelingen op te pakken. Dienstverlening is

een breed begrip, waarbinnen het niet eenvoudig is om de samenhang te

bewaken.

Door te investeren in de elektronische overheid, moet het voor burgers en

bedrijven toegankelijker en makkelijker worden om zaken te doen met de

overheid. De noodzaak hiertoe is er. Gemeenten zijn wettelijk verplicht

diverse basisvoorzieningen te realiseren en hierop aan te sluiten. Daarnaast

kunnen gemeenten dit moment ook aangrijpen om de unieke

informatiepositie van gemeenten te behouden en te verbeteren ten behoeve

van hun maatschappelijke taken. De wijze waarop dit wordt vormgegeven

bepaalt de toekomstige positie van de gemeente op diverse lokale thema’s

van de maatschappelijke (informatie)keten. Denk aan thema’s als veiligheid,

leefbaarheid en rampenbestrijding en de nadere invulling van deze thema’s

in wetten zoals de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de Wet

algemene bepalingen omgevingsrecht (Omgevingsvergunning).

2.2 Visie en ambities Gemeente Zeewolde

De missie, visie en ambities voor de gemeente Zeewolde in relatie tot de

(elektronische) dienstverlening c.q. e-Zeewolde zijn in verschillende documenten verwoord. Hieronder zijn de belangrijkste passages geciteerd.

• De missie voor de organisatie:

"Ons centrale doel is het leveren van door het gemeentebestuur

vastgestelde diensten en producten aan onze klanten: individuen,

organisaties en bedrijven. De klant staat centraal, zowel in onze werkwijze

als de wijze waarop de organisatie is vormgegeven.

We werken op een zakelijke en persoonlijke manier. We zijn

resultaatgericht, kostenbewust en gaan op een vriendelijke, open en

betrokken wijze met onze klanten om.

De klanten zijn onze partners, zowel bij de voorbereiding als bij de

uitvoering. Dat wil zeggen vooral dingen samen doen, maar ook overleg

over de verschillende wensen en mogelijkheden om zo te komen tot een

product op maat".

• Het coalitieakkoord 2006-2010

Dit bevat de volgende uitgangspunten voor de gemeentelijke

dienstverlening c.a.:

December 2007


- "Het college stimuleert de dienstbaarheid van de gemeentelijke overheid

aan de inwoners, zodat de kloof tussen bestuur en inwoners wordt

gedicht."

- "De dienstverlening van het ambtenarenapparaat aan de inwoners staat

centraal."

- "De ingezette koers van de omvorming van de ambtelijke organisatie naar

een kleinere regieorganisatie in samenhang met efficiënt werken zal

voortgezet worden."

- "Door het college zal er visie ontwikkeld worden en beleid

geïmplementeerd waarbij de dienstverlening van het ambtenarenapparaat

aan de inwoners centraal staat. Dit moet er voor zorgen dat de overheid als

betrouwbaar wordt ervaren en dienstbaarheid hoog in het vaandel staat."

• De aanbiedingsbrief van het college aan de raad bij de programmabegroting

2008 zegt het volgende over de elektronische overheid:

"Gemeenten in Nederland staan aan de vooravond van een aantal belangrijke

ontwikkelingen, waarbij de informatievoorziening een grote rol gaat spelen.

Op VNG-niveau zijn gemeenten overeengekomen te investeren in de

elektronische overheid zodat gekomen kan worden tot betere

dienstverlening, minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven,

meer transparantie en grotere doelmatigheid. In de gemaakte afspraken is

vastgelegd dat prioriteit wordt gegeven aan de realisatie van elektronische

basisvoorzieningen zoals:

- Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (GBA)

- Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG)

- DigiD

- e-Formulieren

- Burgerservicenummer

- Elektronische Nederlandse Identiteitskaart

Van de ondersteuning die vanuit de landelijke overheid wordt aangeboden

bij de invoering van de elektronische gemeente maken wij gebruik (het

EGEM-i project).

Het geheel zal de komende jaren een nu nog onbekende financiële en

organisatorische impact hebben en zal uiteindelijk leiden tot de

mogelijkheid een veelheid aan diensten sneller en 7x24 uur te leveren via

internet.

Wij zijn voornemens de hiervoor noodzakelijke inzet van incidentele

middelen via de bestemmingsreserve organisatieontwikkeling te laten

verlopen. De noodzakelijke structurele lasten zullen, zodra bekend, via het

reguliere proces van afwegingen tot u komen waarbij wordt aangetekend dat

de mate van vrijheid in keuze beperkt zal zijn."

• Visie op klantgerichtheid en de realisatie daarvan

De missie van de organisatie stelt de klant centraal. Dat heeft onder meer

geleid tot de één-loket-gedachte en de start van de Servicebalie (incl.

servicetelefoon) begin 2003. Zeewolde nam daarmee een voorschot op het nu

landelijke streven van een centrale balie.

December 2007


In een groeiproces is de informatieverstrekking over en de afhandeling van

steeds meer producten overgeheveld naar de Servicebalie. Inmiddels wordt

ruim 80% van de vragen/dienstverlening meteen aan de balie afgehandeld.

Die vragen komen niet alleen binnen aan de balie, maar ook via de telefoon,

de website, e-mail en per post.

De Servicebalie groeit toe naar een klant contact centrum (KCC). Dat blijkt

ook uit de toenemende keten-benadering waarbij vooral op het gebied van

wonen, zorg en welzijn informatie van buitengemeentelijke instellingen

wordt betrokken. Daartoe wordt steeds meer samengewerkt met

ketenpartners.

Een klant contact centrum kan alleen functioneren als alle onderdelen

daarvan (elektronisch) met elkaar verbonden zijn. De door-ontwikkeling van

elektronische dienstverlening in het project e-Zeewolde komt dus ook voor de Servicebalie op een natuurlijk moment.

December 2007


3. Elektronische Dienstverlening en de organisatie

3.1 Organisatorische impact

De omslag naar de elektronische overheid en het verleggen van de focus naar

elektronische dienstverlening heeft grote organisatorische consequenties. De

stap naar een elektronisch loket is niet alleen een technische (inzet van ICT-

middelen) maar vooral ook een organisatorische.

Immers, in het denken en handelen komt de klant (de afnemer) centraal te

staan en dient het werkproces optimaal te worden ingericht om op de

behoeften van de (interne) klant afgestemd te zijn.

Door het inzetten van internet als kanaal wordt een informatievoorziening

en dienstverlening op basis van 7 x 24 uur mogelijk en zal de afhandeling

ook sneller kunnen verlopen.

Dit betekent voor een (groot) aantal afdelingen een andere werkwijze en een

andere manier van organiseren van het werk. De daarbij benodigde gegevens

zullen snel en betrouwbaar beschikbaar moeten zijn.

De ontwikkeling tendeert naar het werken in ketens, waarbij we niet meer

op eilandjes onze eigen administraties bijhouden, maar ons steeds meer

zullen moeten verlaten op door anderen aangeleverde gegevens. Dit is een

natuurlijk ontwikkelingsproces: van oudsher zijn we er op gericht ons eigen

werk zo goed mogelijk te organiseren, dus eigen systemen op te zetten en

eigen bestanden bij te houden. Door de ontwikkeling naar meer samenhang

en meer werken in ketens zullen we meer als onderdeel van een groter

geheel gaan opereren. Dit vergt een samenwerkingscultuur.

Hoe past dit in de organisatieontwikkeling?

Sinds de invoering van de organisatieverandering in 2002 is stelselmatig

gewerkt aan ontwikkeling van de organisatie en versterking van de

bedrijfsvoering. De opbouw gebeurde gefaseerd (maar uiteraard wel in

samenhang). Achtereenvolgens zijn de volgende onderwerpen aangepakt:

1. Implementatie van de structuur, waaronder de opbouw van de Servicebalie en

het Grondbedrijf (als afzonderlijk project).

2. Er is veel geïnvesteerd in de cultuur en de bedrijfsvoering (met als resultaat: de

bedrijfsvoering is op orde en de samenwerking is sterk verbeterd):

- alle medewerkers hebben trainingen gevolgd op het gebied van

communicatie, samenwerking en bedrijfsvoering;

- onder de organisatie en bedrijfsvoering is een fundament gelegd door de

vaststelling van het besturingsmodel, de principes van integraal

management en de visie op de bedrijfsvoering;

- de planning & control cyclus is opgebouwd, de kwaliteit van de producten

in de budgetcyclus is verbeterd en gewerkt wordt met beheersplannen;

- rechtmatigheid is een belangrijke prioriteit.

3. Regie/ samenwerking met Harderwijk.

Sinds het besluit van de raad in 2005 is het onderwerp regie voortvarend

opgepakt. Doel hiervan is versterking van de kwaliteit en continuïteit van de

organisatie in een tijd waarin steeds meer taken naar gemeenten

gedecentraliseerd worden en de eisen aan het functioneren steeds hoger

December 2007


worden. Meer over de samenwerking met de gemeente Harderwijk leest u in

par. 3.6.1.

4. Klantgerichtheid.

Sinds eind 2006 is aan klantgericht werken een extra accent gegeven. Nu de

organisatie en de bedrijfsvoering op orde zijn, ligt het voor de hand om de

blik nog meer naar buiten te richten.

Uit dit alles volgt de conclusie dat e-Zeewolde past in de natuurlijke doorontwikkeling van de organisatie.

Personeelsbeleid

Digitalisering van werkprocessen zal gevolgen hebben voor de kwaliteit van

de arbeid en met name voor de arbeidsinhoud. Het werk wordt meer proces-

geörienteerd. Dat vergt extra opleiding. Op termijn zal het aantal hoger

opgeleide medewerkers toenemen. Het gaat om medewerkers die breed

inzetbaar zijn met competenties die passen bij klanten resultaatgerichtheid

(flexibiliteit, klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, samenwerking).

Het personeelsbeleid zal moeten inspelen op de gevolgen van digitalisering

voor de kwaliteit van de arbeid. Betrokkenheid van het werkveld Personeel &

Organisatie Zaken in de fase van uitvoering van het realisatieplan is dan ook

vanzelfsprekend.

3.2 Realiseren van ambities

Voor realisatie van de ambities binnen de organisatie zijn aanpassingen

nodig op een aantal terreinen, te weten processen, rollen, gegevens en de

ondersteunende ICT.

• Processen en rollen – Om processen voor inwoners, bedrijven en het

eigen management transparant en efficiënt te maken en de kosten in de

hand te houden, is een hoge mate van standaardisatie van processen

nodig. Hiervoor wordt een procesmodel ontwikkeld, dat vervolgens

wordt toegepast in de primaire processen van de organisatie. Hierbij zal

een workflow management systeem (WFM) worden ingezet waarmee

processen digitaal worden vastgelegd en dus kunnen worden gevolgd.

Met de inzet van een Document Management Systeem (DMS) wordt het

maken, beheren, inzien en uitwisselen van documenten geheel

gedigitaliseerd.

• Gegevens – De opbouw van het landelijk stelsel van basisregistraties

legt de basis voor het principe van eenmalige gegevenslevering en

meervoudig gegevensgebruik. De gemeente is verantwoordelijk voor de

realisatie van basisregistraties personen en adressen & gebouwen, en de

daadwerkelijke afname van alle basisgegevens door en in de hele

organisatie. Een informatiearchitectuur geeft hier de uitgangspunten

en kaders voor aan.

• ICT – Voor realisatie van 24/7 digitale dienstverlening wordt een ICT-

architectuur ontwikkeld, waarin de Midoffice een cruciale rol vervult.

Er zijn standaarden op het gebied van ICT nodig, die het mogelijk

maken dat front- en backofficeapplicaties onderling en met elkaar

December 2007


kunnen communiceren. Door het inrichten van dit Midoffice worden

deze koppelingen gestroomlijnd en kunnen talloze individuele

verbindingen tussen applicaties worden voorkomen.

3.3 Informatie-architectuur

Om de e-overheid samenhangend te ontwikkelen, wordt uitgegaan van een

landelijke architectuur. Deze architectuur bestaat uit een Front-, Mid- en

Backoffice. Maar ICT is natuurlijk maar een middel. Het belangrijkste is dat

de organisatie zich bewust is van onderlinge afhankelijkheid en volledige

transparantie in de dagelijkse werkzaamheden en daar ook naar handelt.

Schets van de informatie-architectuur

Een belangrijke ontwikkeling is dat er meer samenhang komt tussen de

informatiesystemen. Ook moet informatie gedeeld worden. Om overzicht

te krijgen in de wijze waarop de verschillende systemen een relatie met

elkaar hebben wordt uitgegaan van de Nederlandse Overheid Referentie

Architectuur (NORA, zie figuur 2). In deze architectuur worden

verschillende systemen ten opzichte van elkaar gepositioneerd.

De moderne gemeente gaat uit van een Frontoffice waar het contact met de

klanten plaatsvindt. Dit gebeurt via verschillende kanalen die op elkaar

afgestemd zijn. Het mag op die manier niet uitmaken of een klant contact

heeft via de balie of via internet. De wijze van afhandelen is gelijk. Verder

vindt de afhandeling van meer specialistisch werk plaats in de Backoffice. De

Backoffice zijn de vakafdelingen waarin de specialisten op een bepaald

gebied werkzaam zijn.

Om de relatie tussen de Front en de Backoffice te regelen wordt gebruik

gemaakt van een Mid-Office. Dit kán organisatorisch worden opgelost. Er

wordt echter steeds meer gebruik gemaakt van technische oplossingen die

de koppeling tussen Front en Backoffice verzorgen. Meer over het Mid-

office volgt later in dit hoofdstuk.

December 2007


Figuur 2. NORA: Nederlandse Overheids Referentie Architectuur

3.4 Project midoffice

Om aan alle ontwikkelingen de komende jaren goed invulling te kunnen

geven is een gedegen Informatisering- en Automatiseringsarchitectuur een

absolute noodzaak. Een goede Midoffice oplossing vormt daarvan het hart.

Het Midoffice als architectuurconcept bevindt zich tussen de front- en back

office. De front office vormt de presentatielaag van een organisatie naar de

buitenwereld; alle interactie daarmee speelt zich af in de front office. In de

front office worden verschillende kanalen onderscheiden, zoals een

callcenter, website en balie. De back office echter vormt het hart van de

organisatie waar zich onzichtbaar voor de buitenwereld de primaire

(gegevensverwerkende) processen afspelen. Het Midoffice fungeert daarbij als

koppelvlak voor de verschillende front- en back office systemen en is daarbij

niet slechts een architectuurconcept, maar laat zich ook concreet maken als

een verzameling functionaliteiten die de processen in het front- en back

office verbinden.

Het Midoffice heeft dus een zeer belangrijke verkeersgeleidende functie voor

vrijwel alle processen die met dienstverlening te maken hebben, het is de

onmisbare spin in het web. Omdat dit zo'n essentieel onderdeel van de

informatie-architectuur is, worden de vragen rond dit onderwerp in een

apart project opgenomen (zie hoofdstuk 4). Onderdeel van dit project zal het

advies zijn dat in samenwerking met de gemeente Harderwijk wordt

opgesteld.

3.5 Project Document Management

In het najaar van 2007 is een start gemaakt met de implementatie van een

nieuw Document Management Systeem (DMS), waarmee de organisatie de

eerste stap zet op het gebied van digitale postverwerking en archivering. Dit

DMS zal een grote impact hebben op de manier van werken in de organisatie,

met name omdat het zal leiden tot meer procesgeörienteerd werken

(tegenover documentgeörienteerd nu), volgens vastgelegde processen in het

DMS systeem. Deze toekomstige manier van werken hangt nauw samen met

de inrichting van het genoemde Midoffice (zie par. 3.4)

Voor veel van de e-Zeewolde projecten betekent dit dat er samenhang moet

zijn met het nieuwe DMS systeem, dat ook weer als een paraplu over de

organisatie komt te liggen. Dit project kent een apart investeringsplaatje (is

reeds in voorzien) en ook een apart implementatietraject o.l.v. een externe

projectleider. Gezien de genoemde samenhang zal er veel onderlinge

uitwisseling gaan plaatsvinden tussen de verschillende onderdelen van

e-Zeewolde en de DMS-implementatie.

December 2007


3.6 Relaties met andere projecten

Naast de projecten die binnen het kader van e-Zeewolde vallen is er nog een

aantal relaties met andere projecten. Deze worden hieronder kort

beschreven.

3.6.1 Samenwerking ICT met gemeente Harderwijk

Vanaf het voorjaar 2006 zijn er gesprekken gevoerd tussen de gemeenten

Harderwijk en Zeewolde over samenwerking. Dit heeft in de zomer van 2007

geresulteerd in een plan van aanpak. Dit plan beschrijft de werkwijze om tot

ICT samenwerking te komen tussen beide gemeenten. Duidelijk is geworden

dat:

- op het terrein van de technische infrastructuur en het beheer ervan

mogelijkheden zijn tot samenwerking.

- dit geldt ook voor het informatiseringbeleid en de technische architectuur.

Dit zal op de langere termijn kunnen resulteren in het gebruik van een

overeenkomstig platform met gelijke kernapplicaties. De gemeente Zeewolde

heeft hierin de keuze gemaakt om zich meer te gaan conformeren aan de

architectuur zoals die in Harderwijk gebruikt wordt. Ook bij de inrichting

van het Midoffice zal waar mogelijk één- op- één met Harderwijk

opgetrokken worden om dit te realiseren.

Toekomstige wijzigingen van platform en kernapplicaties zullen gefaseerd

gaan plaatsvinden. Deze keuze heeft naast technische en financiële

consequenties ook een grote organisatorische impact.

In het voorjaar van 2008 wordt begonnen met de aanleg van een

glasvezelkabel tussen beide gemeenten. Dit is de eerste stap naar het

samenbrengen van het beheer. (Voor meer informatie wordt verwezen naar

het "Plan van aanpak ICT Samenwerking Harderwijk en Zeewolde")

Buiten de samenwerking met Harderwijk zal bij de uitvoering van

e-Zeewolde steeds zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van reeds

opgebouwde expertise bij bijvoorbeeld EGEM, andere gemeenten en

leveranciers.

3.6.2 Project GIS

Vanuit het werkveld Geo-informatie is in het najaar 2007 gestart met de

implementatie van een GIS-systeem. Een Gis applicatie maakt het mogelijk

om verschillende gegevens grafisch op een kaart te tonen. Zo kunnen

gegevens van verschillende afdelingen op één kaart samengebracht worden.

Deze implementatie vraagt veel onderlinge samenwerking tussen de

afdelingen om af te stemmen welke gegevens opgenomen gaan worden en te

zorgen dat alleen correcte informatie ingevoerd zal gaan worden. Als het

systeem geïmplementeerd is zal het mogelijk zijn om vanuit verschillende

werkvelden selecties van informatie te maken.

Ook binnen dit project wordt samenwerking met Harderwijk gezocht. Op dit

moment is er binnen de gemeente Harderwijk een onderzoek bezig over de

organisatie van het Geo werkveld en de mogelijkheden om een

samenwerking met Zeewolde voor het GIS project aan te gaan.

December 2007


3.6.3 Invoering en beheer basisregistraties

Gemeenten worden wettelijk verplicht authentieke registraties bij te houden

met basisgegevens over de status van in de gemeente voorkomende

gebouwen, personen en adressen en over de publiekrechtelijke status van

percelen (de basisregistraties, o.a. project BAG).

Als men naar deze nieuwe ontwikkelingen kijkt zullen er hiermee

complexere werkprocessen en beheerprocessen van de gegevens ontstaan.

Verschillende afdelingen zullen over dezelfde gegevens gaan beschikken en

de onderlinge samenhang zal hiermee sterk toenemen.

De vraag is dan ook naar voren gekomen op welke wijze deze

beheerprocessen het beste ingericht kunnen gaan worden.

In de notitie "Advies Beheer Basisregistraties (aug. 2007)" is deze vraag

onderzocht en beantwoord. Uit de afweging is gebleken dat het centraal in

de organisatie onderbrengen van het beheer de meest gewenste optie is.

De realisatie hiervan zal in een haalbaarheidsstudie verder worden

uitgewerkt, in samenhang met de samenwerking met de gemeente

Harderwijk.

3.7 Organisatie e-Zeewolde

Voor de organisatie van e-Zeewolde gelden de volgende uitgangspunten:

- De verantwoordelijkheid voor de realisatie van de plannen wordt gelegd bij

het integraal management, dus bij directie en afdelingshoofden. Zo heeft de

directie een sturende en bewakende rol en is de verantwoordelijkheid voor

de uitvoering belegd bij afdelingshoofden.

- De aanpak is geborgd volgens de principes van Planning & Control:

plan - do - check - act.

- De aanpak is slagvaardig maar ook beheerst.

Het totale project wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de

directie.

De voortgang van het project wordt gemonitord door de stuurgroep van het

project e-Zeewolde, bestaande uit de portefeuillehouder mevr. W. Prins, algemeen directeur R. van Nunspeet, projectleider directielid A.G.M. Joosten,

een medewerker van de gemeente als gebruiker en een externe deskundige.

De uitvoering van het realisatieplan vindt plaats onder aansturing van een

projectgroep bestaande uit:

- Directielid als voorzitter (Alfons Joosten)

- Twee afdelingshoofden (Geert Jan Put (Bedrijfsvoering) en Henk Bakker

(Veiligheid)

- De beleidsmedewerker I&A (Anke van Diepenbeek)

- De projectleider digitale dienstverlening (Carolien Nicolai)

De projectgroep wordt aangevuld met een externe deskundige die de

implementatie begeleidt en ondersteunt.

Twee maal per jaar wordt overeenkomstig het ritme van de gebruikelijke

managementrapportages verantwoording afgelegd aan de directie over de

December 2007


voortgang. De rapportage wordt ook voor het managementoverleg

geagendeerd.

Een maal per jaar wordt het realisatieplan aan de hand van ontwikkelingen

bijgesteld.

December 2007


4. Welke acties: de projecten

4.1 Inleiding

Om te komen tot realisatie van dit plan zijn acties gedefinieerd op de

verschillende onderdelen. Deze zijn verwoord in projectbeschrijvingen (zie

bijlage 1).

Doelstelling van dit realisatieplan is dat de toekomstige I&A ontwikkelingen

beter stuurbaar worden. Zonder een adequaat sturingsinstrument is dit niet

mogelijk, daarom zijn alle projecten op een eenduidige wijze beschreven,

waardoor deze projectbeschrijvingen dan ook de functie van een

projectopdracht hebben gekregen. Ze geven in één oogopslag voldoende

inzicht in de uitgangspunten en doelstellingen van het project, de

verantwoordelijkheid over het project, de projectorganisatie,

hoofdactiviteiten en de planning, capaciteit en kosten (voor zover mogelijk).

Hierdoor is het projectenplan een “spoorboekje” geworden voor bestuur en

management.

Door dit projectenplan regelmatig bij te stellen, beschikt de gemeente te

allen tijde over een actueel overzichts- en sturingsinstrument.

De projecten van dit realisatieplan stellen de gemeente Zeewolde in staat om

langs een geleidelijke en dus beheersbare weg invulling te geven aan de

gewenste elektronische dienstverlening.

4.2 Overzicht van de projecten

De projecten zijn getypeerd naar uitvoeringsprojecten (de meeste) en

onderzoeksprojecten. Voor de uitvoeringsprojecten geldt dat daar waar

zonneklaar is wat er moet gebeuren, de activiteiten en doorlooptijd ook

nauwkeurig vast te stellen zijn.

Projecten in volgorde van uitvoering Karakter

1. DigiD Uitvoering

2. Uitgifte Burger Service Nummer Uitvoering

3. DURP - Digitale Uitwisseling in Ruimtelijke Processen Uitvoering

4. Omgevingsvergunning (WABO) Uitvoering

5. Realisatie Basisregistratie Adressen en Gebouwen Uitvoering

6. E-formulieren (65% e-dienstverlening) Uitvoering

7. Bedrijvenloket Uitvoering

8. Onderzoek naar Midoffice-inrichting Onderzoek

9. Bedrijven en instellingennummer (BIN) Uitvoering

10. Internetpublicatie decentrale regelgeving Uitvoering

11. Modernisering GBA en realisatie en afname basisregister Personen Uitvoering

12. Nieuw Handelsregister (NHR) Uitvoering

13. Basisregistraties Kadaster (BRK) en Topografie (BRT) Uitvoering

14. Elektronische Identiteitskaart (e-NIK) Uitvoering

December 2007


Er zijn echter ook gebieden die heel sterk in ontwikkeling zijn, en waarvoor

eerst nog het nodige uitzoekwerk moet plaatsvinden, voordat tot

implementatie kan worden overgegaan. In onderstaand overzicht is deze

typering naar karakter aangegeven.

4.3 Korte beschrijving per project

(De uitgebreide beschrijvingen van de projecten in de vorm van

projectplannen zijn in bijlage 1 opgenomen.)

Project 1: Digid

Uitgangsituatie

Met DigiD kunnen burgers en bedrijven met één inlogcode bij elektronische

diensten van steeds meer overheidsinstellingen terecht. DigiD staat voor

Digitale Identiteit. Het is een gemeenschappelijk systeem van en voor de

overheid. Overheidsinstellingen kunnen met DigiD de identiteit vaststellen

van burgers en bedrijven die gebruik maken van hun elektronische diensten.

Doelstelling

Aansluiten door de gemeente Zeewolde op de landelijke voorziening DigiD is

sinds medio 2007 operationeel. Ook elektronisch betalen via Ideal is

operationeel.

Verantwoordelijk afdelingshoofd: S.N. Buddingh (Publieksservice)

Relatie met andere projecten

• BAG • Elektronische

dienstverlening

• BSN • BIN

• GBA • Bedrijvenloket

• eNIK • Omgevingsloket

• e-formulieren • Midoffice

Project 2: Burger Service Nummer

Uitgangsituatie

In de gemeentelijke administratie worden op dit moment twee

identificatienummers gebruikt, namelijk het A-nummer en het sofi-nummer.

Het A-nummer wordt uitgegeven door de gemeente bij geboorte van een

persoon, het sofinummer wordt door de Belastingdienst uitgegeven. Vanuit

December 2007


de landelijke overheid is besloten om te zorgen dat elke burger slechts één

identificerend nummer krijgt namelijk het Burger service nummer (BSN).

Een adequaat persoonsnummerbeleid is een belangrijke voorwaarde om te

komen tot een verbetering van de (elektronische) dienstverlening van de

overheid. Ook draagt invoering van het BSN bij aan de bestrijding van

identiteitsfraude. Het BSN is het huidige sofi-nummer. Dit nummer zal dus

nu voor meerdere doeleinden, dan alleen belasting gebruikt gaan worden.

Op 26 november 2007 is het BSN ingevoerd. De gemeente zal vanaf dat

moment, in gevallen waar de gemeente persoonsgegevens uitwisselt met

andere gebruikers en met burgers, moeten communiceren aan de hand van

het BSN.

Doelstelling

Op 26 november 2007 gereed zijn om bij communicatie tussen gebruikers en

naar burgers (indien nodig) het BSN te gebruiken. (de invoering van het BSN

is gerealiseerd).

Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. Veenstra (BFPD)


• BAG • DigiD

• GBA • e-formulieren

• eNIK • Elektronische

dienstverlening

Project 3: Durp

Uitgangsituatie

Het programma DURP (Digitale Uitwisseling in Ruimtelijke Processen) is een

samenwerkingsverband van VROM, BZK, VNG, IPO en de Unie van

Waterschappen. Het is de bedoeling dat Rijk, gemeenten, provincies, en

waterschappen in 2008 gereed zijn voor de invoering van Durp. Dit houdt in

dat de betreffende overheidsorganisaties dan in staat om ruimtelijke

plannen digitaal te maken, ruimtelijke ordeningsprocessen en -procedures te

gebruiken en beschikbaar te stellen voor RO online. DURP sorteert in 2007

dus nadrukkelijk voor op de nieuwe Wet op de ruimtelijke ordening (Wro).

Deze nieuwe Wet Ruimtelijke Ordening treedt naar verwachting op 1 juli

2008 in werking.

De gemeente Zeewolde zal in eerste instantie voor de ontsluiting gebruik

maken van de site van de provincie (eind 2007 in werking). Op 1 juni 2008

zal er een koppeling komen op de eigen website naar de site van de

provincie.

Sinds 2004 worden de bestemmingsplannen in Zeewolde digitaal

uitwisselbaar vervaardigd.

December 2007


Doelstelling

- Het toegankelijk maken van de Ruimtelijke plannen via de website van de

gemeente

- Het mogelijk maken per juni 2008 om via zeewolde.nl de digitale plannen

in te zien.

- Op 1 juli 2008 aan de nieuwe Wet Ruimtelijke ordening voldoen.

Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. van Zuthem (Ontwikkeling)


• GIS

• Wkpb 2de tranche

• BAG

• Elektronische dienstverlening

Project 4: Omgevingsvergunningen

Uitgangsituatie

Op dit moment is het zo dat als een burger of een bedrijf iets wil bouwen,

verbouwen, oprichten of gebruiken, deze te maken krijgt met veel

vergunningen en voorschriften voor wonen, ruimte en milieu. Deze

vergunningen hebben elk hun eigen criteria, procedures, ambtelijke

loketten, afhandelingtermijnen, leges en toezichthouders. Dit is voor burgers

en bedrijven onoverzichtelijk, tijdrovend en kost bedrijven én overheid veel

geld. VROM wil de verschillende vergunningen zoveel mogelijk samenvoegen

in de omgevingsvergunning. Deze kan bij één loket worden aangevraagd. Er

gaat één procedure voor gelden waarop één besluit volgt. Voor beroep tegen

dat besluit komt ook één procedure.

Met de invoering van een nieuwe Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht

(Wabo) zal er naar verwachting per januari 2009 één omgevingsvergunning

komen, die ongeveer 25 nu bestaande vergunningen gaat

vervangen/bundelen. Onderdeel van het invoeren van de

omgevingsvergunning is het opzetten en inrichten van een digitaal

omgevingsloket, waar inwoner of bedrijf digitaal informatie over

omgevingsvergunning en bijbehorende weten regelgeving kan krijgen,

digitaal een omgevingsvergunning kan aanvragen en informatie over de

vergunning kan raadplegen.

Doelstelling

Beoogd wordt om door het combineren van deze vergunningen in één

omgevingsvergunning de administratieve lastendruk voor inwoners en

bedrijven te verlagen. Het digitaal loket moet de toegankelijkheid en het

gemak van het aanvragen van een vergunning vergroten.

Verantwoordelijk afdelingshoofd: H. Bakker (Veiligheid)

December 2007



• Ontwerpen informatiearchitectuur

• Implementatie midoffice

• Implementatie workflow

• Implementatie document management systeem

Project 5: BAG

Uitgangsituatie

In het kader van de invoering van het stelsel van basisregistraties heeft het

kabinet besloten over te gaan tot de wettelijke invoering van de

Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen (BAG) door gemeenten. Beoogde

invoeringsdatum is medio 2009. Vanaf dat moment moeten de gemeentelijke

BAG registraties gereed zijn. Tot medio 2011 hebben vervolgens afnemers de

tijd om voorbereidingen te treffen voor het gebruik van de basisgegevens in

hun processen.

Doelstelling

De gemeente streeft er naar om tussen nu en 2009:

• Een basisregistratie in te richten volgens wettelijke grondslagen

• Deze basisregistratie te gebruiken voor diverse gemeentelijke

administraties

Gegevens beschikbaar te stellen voor de landelijke voorziening, zodat deze

gegevens landelijk beschikbaar zijn voor andere overheidsinstanties.



• GBA

• GIS

• Wkpb

• Andere basisregistraties (personen, bedrijven, percelen, topografie en

WOZ)

Project 6: e-Formulieren / e-dienstverlening

Uitgangsituatie

Het landelijke EGEM-programma e-Formulieren is opgezet om voor

gemeenten en andere overheden standaard elektronische formulieren te

ontwikkelen, die ingezet kunnen worden om de digitale dienstverlening aan

burgers en bedrijven te stimuleren. Binnen ons Digitale Gemeenteloket

wordt nu nog gebruik gemaakt van "eigen" digitale formulieren, die door de

leverancier Gemeenteweb worden opgebouwd naar analogie van de e-

Formulieren. Het gebruik en aanpassen van eigen formulieren is behoorlijk

tijdsintensief.

December 2007


Om te kunnen profiteren van de voordelen van kant-en-klare e-formulieren is

aansluiting bij dit programma voor Zeewolde wenselijk.

Daarnaast is het van belang om de gemeentelijke website (het digitale loket)

mee te laten ontwikkelen met nieuwe inzichten, en (verplichte)

dienstverlenende aanvullingen te implementeren.

Doelstelling

Optimaal gebruik maken van de mogelijkheden om gemeentelijke

producten, diensten en informatie via het digitale loket aan te bieden aan

burgers en bedrijven, met gebruikmaking van standaard elektronische

formulieren en aanvullende loket-mogelijkheden (zoals een digitale web-

assistent)



• BAG • Elektronische dienstverlening

• BSN • Bedrijvenregistratie

• GBA • BIN

• eNIK • Bedrijvenloket

• DigiD • Omgevingsloket

• Bedrijvenregistratie • Midoffice

Project 7: Bedrijvenloket

Uitgangsituatie

Om de dienstverlening van de overheid aan ondernemers te verbeteren heeft

het ministerie van Economische Zaken het initiatief genomen om het

Bedrijvenloket te ontwikkelen. Dé ingang op internet voor alle ondernemers

die informatie van de overheid nodig hebben. Het is de bedoeling dat het

landelijke Bedrijvenloket gekoppeld wordt aan een lokaal online loket waar

ondernemers en bedrijven hun producten, diensten en contacten met de

gemeente kunnen afhandelen.

Doelstelling

Voor 1 januari 2009 een eigen bedrijvenloket voor de gemeente Zeewolde tot

stand brengen, wat een combinatie moet zijn van het landelijke

Bedrijvenloket, een lokaal online bedrijvenloket en een persoonlijke ingang

bij de gemeente in de persoon van een bedrijfscontactfunctionaris.

In 2010, afhankelijk van de landelijke ontwikkelingen, realiseren van een

Persoonlijke Internet Pagina (PIP) voor bedrijven.

Verantwoordelijk afdelingshoofd: G.J. Put (Bedrijfsvoering) / K. Hamstra

(Grondbedrijf)

December 2007



• BAG

• Kadaster

• eNIK

• Bedrijvenregistratie

• e-formulieren


• BIN

• Omgevingsloket

Project 8: Mid-office

Uitgangssituatie

In het kader van de uitvoering van het EGEM-i traject wordt een startnotitie

voorbereid m.b.t. de gewenste informatiearchitectuur.

De werkgroep digitale dienstverlening gaat bezien hoe de elektronische

dienstverlening in de toekomst vormgegeven kan worden.

Daartoe worden de volgende acties ondernomen:

• in kaart brengen van de huidige situatie: welke producten zijn reeds

digitaal beschikbaar

• welke kaders en randvoorwaarden zijn er vanuit de visie op het

gebied van (elektronische) dienstverlening

• beeld van de gewenste informatiearchitectuur

De inrichting van het Midoffice, en m.n. het zakenmagazijn is cruciaal voor

de e-dienstverlening, maar de gewenste invulling is nog niet compleet.

Doelstelling/beoogd resultaat

De invulling van de gewenste informatiearchitectuur, en meer specifiek de

Midoffice, kent op dit moment nog grote onzekerheden. Het

aandachtsgebied is nog volop in ontwikkeling, en zal de komende jaren

verder uitkristalliseren. De gemeente heeft al componenten in huis die

gedeeltelijke invulling van het Midoffice bieden. Dit onderzoeksproject moet

de voor Zeewolde meest optimale invulling van de informatiearchitectuur

opleveren, rekening houdend met de landelijke richtlijnen (zoals de NORA-

architectuur)

Verantwoordelijk afdelingshoofd: A. Joosten (Directie)

Relatie met andere projecten:

• Alle e-dienstverleningsprojecten (midoffice is randvoorwaardelijk)

December 2007


Project 9: Bedrijven en instellingen nummer (BIN)

Uitgangsituatie

Dit project is gericht op het gemeentebrede gebruik van het BIN (bedrijven

en instellingen nummer) als identificatienummer voor bedrijven in de

primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de

gemeentelijke organisatie en regelen van de aansluiting op de landelijke

beheervoorziening.

Door aansluiting op de landelijke beheervoorziening heeft de Gemeente

Zeewolde altijd juiste en actuele bedrijfsgegevens.

Doelstelling

Voldoen aan de landelijke richtlijn om gebruik te maken van één en dezelfde

bron voor bedrijfsgegevens.

Verantwoordelijk afdelingshoofd: G.J. Put (Bedrijfsvoering)


• Afname basisregistratie Bedrijven (NHR)

• Realisatie bedrijvenloket


• BAG

Project 10: Internetpublicatie decentrale regelgeving

Uitgangsituatie

Het landelijke project Decentrale Regelgeving is erop gericht alle regelgeving

van provincies, waterschappen, gemeenten en gemeenschappelijke

regelingen op uniforme wijze te ontsluiten via het internet. Dat heeft de

volgende voordelen:

- Geïnteresseerden hoeven niet meer naar gemeente- of provinciehuis om de

regelgeving te raadplegen;

- Overheden hebben een betrouwbaar, compleet en makkelijk hanteerbaar

overzicht van alle geldende en vervallen regelingen;

- Overheden kunnen daardoor effectiever en efficiënter zijn in handhaving,

rechtspraak en beheer;

De noodzakelijke inventarisatie en invoering van de internetpublicatie

regelgeving vergemakkelijkt daarbij ook een eventuele dereguleringstaak.

Doelstelling

Een compleet overzicht van alle gemeentelijke regelgeving (verordeningen

en beleidsregels), gepubliceerd volgens de landelijke standaard, en ontsloten

via de gemeentelijke website.


December 2007




• Bedrijvenloket

• Omgevingsloket

• Midoffice

Project 11: Modernisering GBA en realisatie basisregistratie Personen

Uitgangsituatie

Afnemers van GBA-gegevens worden steeds kritischer en stellen steeds

hogere eisen.

De snelheid waarmee de gegevens beschikbaar komen, de toename van

flexibiliteit, een hogere kwaliteit van de gegevens en de bevordering van

standaardisering en marktwerking zijn de kritische succesfactoren van de

moderne GBA. Het programma modernisering GBA (mGBA) omvat zowel de

realisatie van de basisregistratie Personen als de (landelijke)

verstrekkingvoorziening.

Doelstelling

Dit project moet leiden tot een efficiënte en betrouwbare manier voor het

invoeren, opslaan, beheren en verstrekken van persoonsgegevens. Het

programma mGBA draagt bij aan de e-overheid dat als doel heeft om het

functioneren van de overheid slagvaardiger, efficiënter en klantvriendelijker

te maken.



• Realisatie BSN

• Afname BSN

• e-formulieren

Project 12: Nieuwe Handels Register (NHR)

Uitgangsituatie

Dit project is gericht op het gebruiken van het Nieuw Handelsregister (NHR)

voor de primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de

organisatie. Het NHR bevat alle actuele en accurate gegevens over bedrijven

en rechtspersonen, waardoor de gemeente deze niet meer zelf hoeft te

registreren.

Door aansluiting op de landelijke beheervoorziening heeft de Gemeente

Zeewolde altijd juiste en actuele bedrijfsgegevens.

Doelstelling

Voldoen aan de landelijke richtlijn om gebruik te maken van een en dezelfde

bron voor bedrijfsgegevens.

December 2007


Verantwoordelijk afdelingshoofd: G.J. Put (Bedrijfsvoering)


• Afname Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN)

• Afname overige basisregistraties


Project 13: Kadaster en Topografie

Uitgangsituatie

In het kader van de invoering van het stelsel van basisregistraties heeft het

kabinet besloten over te gaan tot de wettelijke invoering van de

Basisregistraties voor Kadastrale (Percelen) en Topografische gegevens door

gemeenten. Voor de gemeente wordt afname van de kadaster gegevens een

wettelijke verplichting. Het kadaster zou deze voorziening nu al gereed

moeten hebben. Voor de overgang is een ruime termijn gesteld. Voor de

basisregistratie Topografie is de beoogde invoeringsdatum 2009/2010. De

gemeente zal alleen de afname van de gegevens moeten regelen. Het

kadaster blijft de bronhouder van deze gegevens.

Doelstelling

De gemeente zal rond 2009/2010 gereed moeten zijn om kadastrale en

topografische gegevens te kunnen afnemen bij het kadaster en deze te

gebruiken in de gerelateerde werkprocessen.



• GIS

• Wkpb 2de tranche

• Andere basisregistraties (adressen, gebouwen, personen, bedrijven en

WOZ)

Project 14: eNik (electronische Nederlandse Identiteits Kaart)

Uitgangsituatie

De elektronische Nederlandse Identiteits Kaart, is een chipkaart die drie

functies heeft:

• Elektronische handtekening

• Elektronische Identificatie

• Elektronische beveiliging

Bij identificatie kan de e-Nik ook nuttig en nodig zijn als gesproken wordt

over meer dan gemiddeld gevoelige gegevens. Indien de toepassing van een

gemeente vooral identificatie betreft, dan zal de identificatie overigens

gewoon via DigiD geregeld kunnen worden. De gemeente moet dan wel

identificeren waar dergelijk hoge eisen aan identificatie gesteld worden.

December 2007


Doelstelling

De e-Nik biedt een heel betrouwbaar mechanisme voor deze functies. Een

dergelijk niveau zal in het algemeen slechts in een beperkt aantal gevallen

nodig zijn. De e-Nik wordt interessant wanneer de overstap wordt gemaakt

van informatiediensten naar transactionele diensten. Dan is een, aan de

handgeschreven handtekening gelijk te stellen, elektronische handtekening

mogelijk nuttig en nodig.

Verantwoordelijk afdelingshoofd: S.N. Buddingh


• DigiD

• Realisatie en Afname BSN

• e-formulieren

4.4 Samenhang projecten

De verschillende projecten die onder de paraplu eZeewolde vallen hebben

naast de overeenkomst elektronische dienstverlening ook sterke onderlinge

samenhang. Deze samenhang is er op organisatorisch en technisch vlak.

Organisatorisch zullen afdelingen intensief met elkaar moeten gaan

samenwerken. Werkprocessen zullen hierdoor veranderen. De technische

architectuur moet ingericht worden zodat deze de werkprocessen optimaal

ondersteunt.

In de onderstaande figuur wordt weergegeven in welk deel van de

organisatie de verschillende projecten zich afspelen.

Figuur 3. Samenhang projecten. (De nummers tussen haakjes corresponderen met de

projectbeschrijvingen)

Front Office Mid Office (8) Back Office

eNIK (14)

Digid (1)

Burger Service Nummer (2)

e-formulieren (6)

Bedrijvenloket (7)

Durp (3)

Omgevingsvergunning (4)

BKT (13)

NHR (12)

mGBA (11)

BAG (5)

Durp (3)

Gegevensmagazijn

BIN (9)

Decentr. regelg. (10)

December 2007


Er kan een onderverdeling gemaakt worden in projecten die alleen in de

Frontoffice of Backoffice plaatsvinden. Deze hebben onderling een sterke

samenhang. Dit resulteert in het afstemmen tussen afdelingen binnen de

Frontoffice en binnen de Backoffice. De basisregistraties (BAG, BKT, mGBA,

NHR) zijn daarin kenmerkend door een intensieve onderlinge relatie,

doordat deze projecten gegevens leveren die door andere organisatie

onderdelen weer gebruikt gaan worden. Deze uitwisseling loopt via het

gegevensmagazijn in het Midoffice.

De projecten die door de gehele organisatie lopen hebben een raakvlak met

veel verschillende afdelingen, wat intensieve afstemming vereist tussen alle

betrokken werkvelden.

4.5 Fasering projecten

De tijdsplanning van de projecten is gebaseerd op de wettelijk verplichte

invoeringsdata. Van een aantal projecten is de wettelijke invoeringsdatum

nog niet officieel vastgesteld (eNik, bedrijvenloket, BIN, BKT, NHR en

Decentrale regelgeving). Van een aantal projecten is er geen wettelijke

invoeringsdatum vastgesteld (e-formulieren, Mid-Office).

Een overzicht van de tijdspaden per project is weergegeven op de volgende

pagina. De driehoekjes geven de (wettelijke) mijlpalen van de projecten

aan.

December 2007


Projectplanning

December 2007


5. Wat is er voor nodig

5.1 Inleiding

Binnen de verschillende projecten (zie de uitgebreide

projectbeschrijvingen in bijlage 1) is een indicatie aangegeven van de te

verwachten lasten en het capaciteitsbeslag op de organisatie.

In dit hoofdstuk is in tabel 1 weergegeven wat de totale te verwachten lasten

zullen zijn voor de uitvoering van het realisatieplan.

De onderbouwing van deze getallen is opgenomen in bijlage 2 van dit

Realisatieplan, met daarbij aangegeven wat de gehanteerde uitgangspunten

hierbij zijn.

Bij de lasten is aangegeven welke reeds van een financiële dekking voorzien

zijn en voor welke in een raadsvoorstel aanvullende dekking zal worden

gevraagd.

De in paragraaf 3.6 genoemde aanverwante projecten zijn hierin niet

opgenomen.

5.2 Verwachte lasten

In tabel 1 is weergegeven wat de te verwachten lasten zijn voor de periode

2008 tot en met 2010. De uitsplitsing van de hierin opgenomen bedragen is

uitgewerkt in bijlage 2.

Opgemerkt is nog dat de projecten uit e-Zeewolde boven op de bestaande

e-organisatie komen in Zeewolde, en dus om extra middelen vragen.

Tabel 1

(Tabel 2, 3 en 4 zijn opgenomen in bijlage 2)

Dit betekent dat er in totaal nog € 576.040 vrijgemaakt moet worden om het

realisatieplan te kunnen uitvoeren. Het voorstel is om dit te dekken uit

bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling/(e)Dienstverlening.

Hierbij moet opgemerkt worden dat met deze dekking de lasten tot en met

2010 gedekt zijn.

Na 2010 zullen er nog structurele lasten zijn, die gemiddeld over de periode

t/m 2014 op maximaal € 179.840 per jaar worden geschat.

Hiervoor zal te zijner tijd nog een aanvullende dekking middels advisering

gevonden moeten worden.

Lasten periode 2007 t/m 2010

Kostensoort Gedekt Ongedekt Subtotaal

Beheerslasten licenties en beheer 156.900 163.100 320.000 Tabel 2

Kapitaallasten 78.240 140.400 218.640 Tabel 3

Personele capaciteit 33.500 272.940 306.440 Tabel 4

Totaal 268.640 576.440 845.080

December 2007


Opgemerkt wordt tevens dat vanaf de begroting 2012 er geen vrijval ten

gunste van het rekeningsaldo meer komt als op een investering niet meer

wordt afgeschreven. De hier vrijkomende middelen zullen worden ingezet

voor vervangingsinvesteringen, op welk beleidsterrein dan ook.

Tijdens de jaarlijkse bijstelling van het realisatieplan door de projectgroep

zullen ook de geschatte lasten geëvalueerd worden en waar nodig bijgesteld.

Mochten de e-Zeewolde aannames afwijken van de werkelijkheid in enig jaar,

dan zal indien noodzakelijk aanvullende advisering en bijbehorende dekking

volgen. Hierbij moet zeker worden gedacht aan een koppeling met de

Voorjaarsnota van enig jaar, waarin afweging van extra in te zetten middelen

wordt opgenomen.

5.3 Kader

Er is een inschatting gemaakt van de te verwachten kosten. Deze zijn

gebaseerd op de projectbeschrijvingen. De bedragen in deze

projectbeschrijvingen zijn echter niet voor alle projecten even goed in te

schatten. Dit komt doordat:

1. het nog niet voor alle projecten duidelijk is wat de exacte invulling van

het project zal zijn (het wachten is op de landelijke voorzieningen om

hier meer duidelijkheid over te verstrekken).

2. leveranciers op dit moment nog niet voor alle ontwikkelingen hun

pakketten gereed hebben (dit ook mede door reden 1.) Hierdoor zijn

deze leveranciers ook erg terughoudend met het geven van

prijsindicaties over hun producten.

3. het voor de gemeente Zeewolde nog niet duidelijk is op welke wijze het

Midoffice ingericht gaat worden. De inrichting van dit Midoffice

bepaalt de aansluiting met andere applicaties. Dit brengt

kostenvariaties met zich mee.

4. de samenwerking met Harderwijk op het gebied van informatisering

nog niet geheel uitgewerkt is. Hierdoor is het op dit moment nog

onduidelijk welke systemen vervangen zullen gaan worden en welke

consequenties dit heeft.

Naast deze algemene aannames is ook een aantal financiële opmerkingen

van belang:

1. Voor de inrichting van het Midoffice is een aanname gedaan op basis

van het normcijfer dat EGEM hiervoor hanteert. Dit bedrag is € 4,00 per

inwoner voor de komende 2 jaar, gebaseerd op de Andez 1 en Andez 2

aanbestedingsprojecten. (Voor Zeewolde is dit € 80.000, over twee jaar

verdeeld. Het eerste jaar € 42.000 en voor het tweede jaar € 38.000).

2. Over de inzet van uren vanuit de interne afdelingen en vanuit externe

ondersteuning is een apart overzicht opgesteld, deze wordt toegelicht

in bijlage 2.

3. De tabellen geven de lasten met (extra) dekking aan tot en met 2010.

Voor de jaren hierna zullen er voor de structurele lasten nog

aanvullende middelen gevonden moeten worden.

December 2007


5.4 Opbrengsten

Digitalisering en elektronische dienstverlening leiden, zoals al gesteld, tot

organisatorische aanpassingen en een andere manier van werken. Verwacht

wordt dat er op langere termijn efficiencywinst te behalen is, maar

aangezien het gaat om geleidelijke processen zal dit niet direct zichtbaar

zijn. Daarbij gaan dit soort processen gepaard met noodzakelijke

kwaliteitsverbeteringen die juist weer capaciteit van de organisatie vergen.

5.5 Tot slot

Vanuit EGEM is een normbedrag voor de realisatie van het EGEM-programma

opgesteld. Hierin wordt gesteld dat er in het totaal € 50 per inwoner voor de

looptijd van 3 jaar nodig is om het programma te kunnen implementeren.

Dit cijfer is dus te vergelijken met het totaal aan lasten, die voor Zeewolde

afgerond uitkomt op € 845.000 . Ter vergelijking met de EGEM-richtlijn

investeert Zeewolde dan vooralsnog ongeveer € 42 per inwoner.

December 2007


6. Communicatie

6.1 Communicatieplan

De invoering en ontwikkeling van Elektronische Dienstverlening heeft zoals

gesteld grote gevolgen voor de bereikbaarheid van de gemeente, de manier

van werken, de samenwerking, de efficiëntie, etcetera. Deze gevolgen zullen

in de gehele organisatie maar zeker ook daarbuiten merkbaar zijn.

Het communicatieplan e-Zeewolde , geaccordeerd door de stuurgroep en

projectgroep, zet op een rij aan wie, wanneer en hoe we systematisch en

consequent duidelijk gaan maken waarmee we bezig zijn, waar dit toe zal

leiden, en wat de consequenties zijn voor de vele interne "leveranciers" en

gebruikers van de elektronische gemeente.

Paraplu over deelprojecten

Het project e-Zeewolde vormt als het ware een paraplu over een groot aantal

deelprojecten (zie daarvoor de projectbeschrijvingen in hoofdstuk 4)

De meerwaarde van e-Zeewolde moet er vooral in zitten dat medewerkers

gaan inzien en ervaren dat deze deelprojecten in de meeste gevallen heel

veel met elkaar te maken hebben en niet los van elkaar gezien kunnen

worden.

Daarom is het van belang dat dit in de communicatie steeds duidelijk is,

vooral omdat we het hebben over een lang lopend project. Daarom is

gekozen voor een Zeewolde-eigen, duidelijke projectnaam met bijpassend

beeldmerk.

6.2 Communicatiedoelgroepen

De volgende communicatiedoelgroepen zijn te onderscheiden:

Politiek: Griffier

Raadsleden

Bestuur: Burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Ambtelijk: Gemeentesecretaris

Directie

Afdelingshoofden

Medewerkers

Extern: Burgers

Bedrijven

Andere overheden/organisaties

6.3 Communicatiedoelstellingen

De belangrijkste interne doelstellingen zijn:

- het vergroten van de bekendheid met de inhoud van het project e-Zeewolde

- het hanteerbaar maken van mogelijke weerstand in de organisatie

- het vieren van behaalde successen en mijlpalen

December 2007


- het duidelijk maken van de doelstellingen van e -Zeewolde

- het verplichte karakter van de elektronische gemeente: geen

vrijblijvendheid in gebruik en toepassing

- het motiveren en enthousiasmeren tot het leveren van prestaties die

blijvend leiden tot goede basisregistraties en elektronische dienstverlening

Externe doelstellingen:

- Burgers en bedrijven zijn in algemene zin op de hoogte van het feit dat de

gemeente inspanningen verricht om te kunnen voldoen aan de wens en

opdracht om te komen tot basisregistraties en elektronische dienstverlening

- Burgers, bedrijven en andere overheden worden actief op de hoogte

gebracht van concrete resultaten van e-Zeewolde, zoals nieuwe elektronische

diensten.

6.4 Niet praten maar doen

Praten en communiceren over elektronische dienstverlening zal burgers en

bedrijven er niet altijd toe brengen om hiervan ook gebruik te maken. Wat

wel helpt is het “gewoon gaan doen”: aan de slag en steeds laten zien wat er

kan, onder het motto

The proof of the pudding is in the eating!

Realisatieplan e-Zeewold e - · PDF fileDecember 2007 Realisatieplan e-Zeewold e 3 0....

Documents

Transcript of Realisatieplan e-Zeewold e - · PDF fileDecember 2007 Realisatieplan e-Zeewold e 3 0....