Readerprocedure HvA Collegejaar 2016-2017

17
Readerprocedure HvA Collegejaar 2016-2017 Auteur: Harrie van der Meer/ Esther ten Dolle Datum: 01 juni 2016

Transcript of Readerprocedure HvA Collegejaar 2016-2017

Readerprocedure HvA Collegejaar 2016-2017 Auteur: Harrie van der Meer/ Esther ten Dolle Datum: 01 juni 2016

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

2

Readerprocedure HvA 2016-2017

INHOUDSOPGAVE

INTRODUCTIE ......................................................................................................................................................... 3

1. VOORAF ........................................................................................................................................................... 4

KORTE VERSUS LANGE OVERNAMES .................................................................................................................................. 4

SAMENGEVAT IS EEN KORT GEDEELTE: ............................................................................................................................... 4

PAPIER VERSUS DIGITAAL ................................................................................................................................................ 4

READER VERSUS DLWO ................................................................................................................................................. 5

OVERNAME UIT DIGITALE BRONNEN VAN DE BIBLIOTHEEK..................................................................................................... 5

CORRECTE BRONVERMELDING .......................................................................................................................................... 5

2. STROOMDIAGRAM READERPROCEDURE ......................................................................................................... 6

3. TOELICHTING BIJ DE READERPROCEDURE......................................................................................................... 6

STAP 1: DOCENT STELT READER SAMEN ........................................................................................................................... 7

STAP 2: DE READERCOÖRDINATOR CONTROLEERT EN LEVERT AAN BIJ CANON ........................................................................ 8

STAP 3: CANON PRINT, PUBLICEERT (DE READER) EN RAPPORTEERT ...................................................................................... 9

STAP 4: STUDENT SCHAFT READER AAN EN BETAALT .......................................................................................................... 9

3. VERANTWOORDELIJKHEDEN .......................................................................................................................... 10

BIJLAGE 1: VORMGEVING VAN DE READER .......................................................................................................... 11

BIJLAGE 2: UITERSTE INLEVERDATA READERS ..................................................................................................... 12

BIJLAGE 3: READERCODES EN DOMEINCODES ..................................................................................................... 13

BIJLAGE 4: INVULINSTRUCTIE BIJ DE RUBRIEK READERINFORMATIE ................................................................... 14

BIJLAGE 5: HANDIGE TIPS ................................................................................................................................... 15

BIJLAGE 6: READEROPDRACHTBON (2 PAGINA’S) ............................................................................................... 16

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

3

Readerprocedure HvA 2016-2017

INTRODUCTIE Deze Readerprocedure is met name bedoeld voor docenten en readercoördinatoren. In deze procedure worden de stappen beschreven die de docent doorloopt in het readerproces. Ook wordt uitgelegd hoe een docent materiaal kan delen zonder inbreuk te maken op het auteursrecht van auteurs en uitgevers. Het proces is samengevat in het stroomdiagram in hoofdstuk 2. De verantwoordelijkheden van alle betrokkenen staan samengevat in hoofdstuk 3. In de BIJLAGEN vindt u de details van de Readerprocedure. Let bij het samenstellen van readers op de aanleverdata (BIJLAGE 2). Gebruik van de Canon Webshop (hva.readers.canon.nl) en online formulier van Stichting PRO bij het aanmelden van lange overnames (http://portal.stichting-pro.nl/Account/LogOn?ReturnUrl=%2f) zijn verplicht. Voor het samenstellen van readers en het plaatsen van lange overnames op DLWO zijn de volgende punten van belang:

• het onderscheid tussen korte en lange overnames; • het onderscheid tussen papier en digitaal; • het onderscheid tussen readers en de DLWO’s; • de overname van materiaal uit digitale Bibliotheekbronnen; • correcte vermelding van de bronnen.

Een toelichting bij deze punten vindt u in hoofdstuk 1.

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

4

Readerprocedure HvA 2016-2017

1. VOORAF

Korte versus lange overnames Docenten van de HvA kunnen hun studiemateriaal ((delen van) artikelen en boeken) aan studenten beschikbaar stellen in readers. Een reader is een bundeling van uit andere uitgaven gekopieerde teksten over een bepaald (studie)onderwerp. Een digitale reader wordt door Stichting PRO gedefinieerd als één bestand waarin twee of meer artikelen zijn opgenomen. Het studiemateriaal dat via readers beschikbaar gesteld wordt, is mogelijk auteursrechtelijk beschermd: aan opname in een reader zijn derhalve bepaalde voorwaarden verbonden. Het is belangrijk om materiaal eenvoudig te kunnen delen met studenten, maar de belangen van de partijen die dit materiaal creëren, mogen uiteraard niet worden geschaad. Hierbij wordt verschil gemaakt tussen korte en lange overnames. Via de woordenteller van Stichting PRO weet je binnen 15 minuten of een overname (pdf-document) lang of kort is.

Samengevat is een kort gedeelte: • Uit niet-literaire boeken: niet meer dan 10.000 woorden, en niet meer dan een derde van het

oorspronkelijke werk • Uit niet-literarire tijdschriften, dagbladen en andere periodieken: niet meer dan 8.000 woorden, en niet

meer dan een derde van het oorspronkelijke werk • Uit literaire geschriften: max. 100 regels poëzie of 2.500 woorden proza, en niet meer dan een derde

van het oorspronkelijke werk • Grafieken, tabellen, schema’s e.d. mogen in hun geheel als kort werk worden overgenomen, met een

maximum van 25 werken uit dezelfde oorspronkelijke uitgave; • Let op: Foto’s en/of illustraties tellen per stuk als 200 woorden, met een maximum van 25 werken uit

dezelfde oorspronkelijke uitgave. Voor de korte overnames heeft de Vereniging Hogescholen (v/h de HBO-Raad) met de Uitgeversbond en Stichting PRO een afkoopregeling getroffen. De voorwaarden zijn te vinden op: http://www.stichting-pro.nl/nl/HBO. Meer informatie over korte overnames staat hier: http://www.stichting-pro.nl/nl/FAQ_2 Docenten hoeven voor korte overnames geen actie te ondernemen. Voor lange overnames moet de docent altijd vooraf toestemming vragen aan de rechthebbende(n). Dit kan gemakkelijk centraal via Stichting PRO. Het kost slechts enkele minuten om een lange overname aan te vragen en docent ontvangt de toestemming direct. Het online formulier is te vinden op: http://portal.stichting-pro.nl/Account/LogOn?ReturnUrl=%2f. Kijk voor de inloggevens van uw domein in bijlage 3. De tarieven voor lange overnames zijn te vinden op: http://www.stichting-pro.nl/nl/Tarieven. De HvA ontvangt achteraf een factuur van Stichting PRO. Stichting PRO kan (hoge) boetes opleggen als de regels voor overname niet worden nageleefd.

Papier versus Digitaal Als readers alleen digitaal worden verstrekt (via internet, e-mail, DLWO etc.) gelden dezelfde regels als voor papieren readers. Ook voor digitale readers moeten lange overnames worden aangemeld bij Stichting PRO en moet een exemplaar aan Stichting PRO worden gestuurd. Dit kan gemakkelijk door de reader te uploaden via de portal van Stichting PRO (http://portal.stichting-pro.nl/Account/LogOn?ReturnUrl=%2f). Geen melding kan leiden tot hoge boetes.

Digitale reader Vanaf blok 1 van het collegejaar 2014-2015 wordt als proef bij alle papieren readers gratis een digitale versie aangeboden. Met deze reader kunnen studenten tekst highlighten en aantekeningen maken, doorzoeken en delen met medestudenten of docenten. De reader kan online worden gebruikt en via een Bookshelf-app op een tablet, PC of laptop. Tegelijkertijd hebben HvA en Canon gewerkt aan een geavanceerdere interactieve digitale reader, met nog meer elementen die de studeerbaarheid vergoten. Denk daarbij onder andere aan quizjes en video’s. Deze geavanceerde reader bevindt zich nog in de pilotfase.

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

5

Readerprocedure HvA 2016-2017

Reader versus DLWO Het beschikbaar stellen van studiemateriaal op de DLWO’s valt buiten deze Readerprocedure. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inscannen van een hoofdstuk uit een lesboek en dit op DLWO of Blackboard plaatsen of het delen van artikelen via een elektronische leeromgeving. Ook voor deze vormen van publicatie dient bij lange overnames vooraf toestemming te worden gevraagd aan Stichting PRO. U hoeft hiervan in tegenstelling tot digitale readers echter geen bewijsexemplaar up te loaden via de portal van Stichting PRO. De verantwoordelijkheid voor een goede afdracht aan Stichting PRO ligt bij de domeinen zelf. Let op: Wanneer een reader op DLWO wordt geplaatst, hoeft deze niet bij de Canon copyshop te worden aangeboden voor productie. Neem voor de voorwaarden voor plaatsing in een DLWO contact op met de Bibliotheek ([email protected]).

Overname uit digitale bronnen van de Bibliotheek De HvA-Bibliotheek biedt een groot aantal digitale informatiebronnen aan. Deze databanken worden beschikbaar gesteld aan zowel medewerkers als studenten. De regels met betrekking tot korte en lange overnamen zijn ook hier van toepassing. Geen melding kan leiden tot hoge boetes van Stichting PRO. De licentieovereenkomsten van de HvA staan het dus niet toe dat informatie uit die digitale informatiebronnen zonder meer beschikbaar wordt gesteld, ook niet binnen de onderwijsomgeving. Wel mag hier worden gelinkt naar de informatie in databanken. Neem voor voorwaarden voor gebruik digitale bronnen contact op met de Bibliotheek ([email protected]).

Correcte bronvermelding Bij alle overnames, kort én lang, is correcte bronvermelding belangrijk. Ontbrekende of onjuiste bronvermelding kan leiden tot boetes van Stichting PRO. Kijk voor de regels voor correcte bronvermelding op de website van de Bibliotheek: https://bib.hva.nl/nl/informatievindenenverwerken/Bronvermelding/. De Bibliotheek verzorgt drie korte workshops over Auteursrecht, Bronvermelding en Refworks, op inschrijving of In company, aan te melden via HvA Academie.

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

6

Readerprocedure HvA 2016-2017

2. STROOMDIAGRAM READERPROCEDURE

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

7

Readerprocedure HvA 2016-2017

3. TOELICHTING BIJ DE READERPROCEDURE De readerprocedure bestaat uit de volgende te nemen stappen:

Stap 1: Docent stelt reader samen De docent stelt de reader samen, beoordeelt of er sprake is van korte of lange overnames, meldt lange overnames aan bij Stichting PRO en zorgt voor aanlevering bij de readercoördinator. De HvA-Bibliotheek biedt advies bij selectie van informatiebronnen en vragen over auteursrecht en bronvermelding. 1.1 Vormgeving en opmaak De docent stelt de reader samen en let daarbij op de eisen die worden gesteld aan vormgeving (zie Bijlage 1) en zorgt voor een correcte bronvermelding. 1.2 Beoordeling korte en lange overnames De docent beoordeelt of er sprake is van korte dan wel lange overnames. In Hoofdstuk 1 is te zien wat onder een korte of lange overname wordt verstaan. De readercoördinator kan assisteren, ook de HvA-Bibliotheek biedt advies. Tip: Stichting Pro biedt een digitale woordenteller voor pdf-documenten (http://portal.stichting-pro.nl/Account/LogOn?ReturnUrl=%2f.) In Microsoft Word kun je het aantal woorden automatisch tellen m.b.v. Word count. Let op dat ook illustraties moeten worden meegeteld (zie hoofdstuk 1). 1.3 Aanmelden lange overnames Voor lange overnames vraagt de docent vooraf toestemming aan bij Stichting PRO via een online formulier/portal: http://portal.stichting-pro.nl/Account/LogOn?ReturnUrl=%2f. Dit gebeurt op de volgende manier:

1. Inloggen: De docent logt in met een relatienummer in combinatie met een wachtwoord. De toestemmingsverlening wordt direct aan het relatienummer gekoppeld. Voor relatienummers (PR-nummers) en wachtwoorden zie Bijlage 3.

2. Indienen toestemmingsaanvraag: Via deze button worden een aantal algemene gegevens en specifieke gegevens over de lange overname ingevuld. Een paar aandachtspunten zijn:

• Bij alle readers die via Weblisher worden verkocht dient bij POD “JA” te worden ingevuld.(Zie Bijlage 4) Bij een digitale reader (een reader die digitaal op een ELO of DLWO wordt geplaatst) dient bij Digitaal “JA” te worden ingevuld.

• Er wordt ook een readernummer gevraagd. Deze vraagt de docent op bij de readercoördinator. 3. Toestemmingsverlening van Stichting PRO: Direct na het indienen van de toestemmingsaanvraag

ontvangt de docent toestemming per email. Indien Stichting PRO toestemming verleent, krijgt de docent een toestemmingsnummer; dit moet worden vermeld bij de bronvermelding.

4. Uploaden bewijsexemplaar: Via deze button dient de docent tenslotte een bewijsexemplaar van de volledige reader (inclusief lange overnames) te uploaden.

N.B. De tarieven voor lange overnames zijn te vinden op: http://www.stichting-pro.nl/nl/Tarieven 1.4 Aanlevering reader bij readercoördinator De docent levert de reader aan bij de readercoördinator samen met de readeropdrachtbon (zie Bijlage 6), waarmee de publicatieopdracht wordt gegeven aan Canon. Domein, opleiding, studiejaar (2015/2016), studiefase (1, 2, 3, 4, Minor) dienen in ieder geval bekend te zijn. Als er sprake is van een lange overname dan wordt ook het toestemmingsformulier en de volledige berekening van Stichting PRO bijgevoegd.

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

8

Readerprocedure HvA 2016-2017

Bij korte overnames levert de docent aan: • Reader • Readeropdrachtbon (zie Bijlage 6)

Bij lange overname levert de docent aan

• Reader • Readeropdrachtbon (zie Bijlage 6) • Toestemmingsverklaring van Stichting PRO.

Meervoudig gebruik van een reader Wordt een reader voor meerdere blokken of opleidingen ingezet of bijvoorbeeld voor een minorentraject, dan dient dit aan de readercoördinator te worden doorgegeven. In de webshop (Weblisher) kan dan worden aangegeven dat de reader voor meerdere blokken, voltijd/deeltijd ook voor een minor beschikbaar is. Hiermee wordt voorkomen dat voor 1 reader meerdere readercodes wordt uitgegeven. Aangepaste reader Wordt de inhoud van een bestaande reader gewijzigd, dan geldt hiervoor dat er sprake is van een nieuwe reader. De docent dient aan te geven of de oude reader uit de handel genomen moet worden. Voor de aangepaste reader gelden dezelfde regels als voor een nieuwe reader. Wanneer er een sprake is van een aangepaste reader binnen een schooljaar, kan deze niet meer dezelfde titel hebben. Tip: Op de portal van Stichting PRO is het mogelijk een toestemmingsaanvraag (van bijvoorbeeld vorig jaar) te hergebruiken. De aanvraag kan worden geopend en hierna worden aangepast door overnames toe te voegen of te verwijderen. Deze optie ‘hergebruik aanvraag’ vindt u onder het tabblad ‘Overzicht verleende toestemmingen’ op de webportal van Stichting Pro.

Stap 2: De readercoördinator controleert en levert aan bij Canon De readercoördinator controleert of de docent zich administratief aan de regels heeft gehouden en of de ingeleverde reader is voorzien van toestemmingsverleningen en correcte bronvermeldingen. Ook kan de readercoördinator de docent assisteren bij het beoordelen en aanmelden van lange overnames. De readercoördinator levert alle gegevens aan bij Canon. 2.1 Controle van door docent aangeleverde gegevens De readercoördinator controleert of de docent zich administratief aan de regels heeft gehouden en of de ingeleverde reader is voorzien van toestemmingsverleningen en correcte bronvermeldingen. 2.2 Opname van de reader in readerlijsten De readercoördinator voorziet de reader van een readernummer, in het readernummer zit het relatienummer van het domein en de kostenplaats verwerkt voor een efficiënte afhandeling van facturen. (Voor de opbouw van zo’n nummer zie Bijlage 3). Hij neemt de toegekende readernummers plus titels op in een overzichtelijke readerlijst. De readercoördinator zorgt ervoor dat deze lijst wordt verspreid aan:

• docenten • studenten • Canon Copyshop: Eind juni voor aanvang van het studiejaar levert de readercoördinator de te gebruiken

readernummers in op locatie bij de Canon Copyshop. Niet alle opgegeven nummers hoeven daadwerkelijk gebruikt te worden, als maar een redelijke inschatting wordt gemaakt. Inleveren kan ook per mail. Ook gedurende het jaar worden readers aangemeld bij Canon.

2.3 Aanleveren gegevens aan Canon Na controle levert de readercoördinator het readerorigineel, de opdrachtbon, het readernummer en (indien van toepassing) het toestemmingsformulier van Stichting PRO aan bij Canon.

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

9

Readerprocedure HvA 2016-2017

Stap 3: Canon print, publiceert en rapporteert 3.1 Ontvangst, controle en aanvulling readeropdrachten Canon Copyshop neemt de readeropdrachten in ontvangst van de readercoördinatoren, controleert deze op volledigheid en vult aan. De Copyshop controleert of het origineel is voorzien van het unieke readernummer en de verkoopperiode en of eventueel de PRO-formulieren aanwezig zijn. 3.2 Printgereed maken, productie en prijsstelling Canon bepaalt de prijs en zorgt ervoor dat de opdracht bij de Centrale Repro HvA in productie wordt genomen. Van iedere reader wordt een extra exemplaar gearchiveerd t.b.v. eventuele bijdruk gedurende de op het voorblad aangegeven periode(n). 3.3 Opname van reader in Weblisher Canon neemt de reader op in Weblisher. 3.4 Versturen bewijsexemplaar Stichting PRO. Canon verstuurt een bewijsexemplaar van de reader naar Stichting PRO. 3.5 Verzending aan afleverlocatie of student Na bestelling van de student verstuurt Canon de reader naar de afleverlocatie of indien gewenst rechtstreeks naar de student. 3.6 Rapportage en facturatie Canon Copyshop geeft de oplagen van de readers (via Weblisher verkochte eenheden) in de 1e week van elk kwartaal door aan de HvA Bibliotheek. Dit geldt zowel voor lange als korte overnames. De HvA bibliotheek stuurt de gegevens vervolgens door aan Stichting PRO. Stichting PRO verstuurt de factuur aan de financiële afdeling van de HvA Inbreuk- of boetefacturen worden op basis van het PR-nummer aan het desbetreffende domein gezonden. Het domein treedt zelf met Stichting PRO in overleg betreffende de legitimiteit van de factuur. Bezwaren op facturen kunnen inclusief een duidelijke motivatie naar [email protected] worden gestuurd.

Stap 4: Student schaft reader aan en betaalt De student schaft de reader aan en betaalt. N.B. Een docent kan een of meerdere docentexemplaren aanvragen. Dit kan worden aangegeven op de reader opdrachtbon, gelijk bij inlevering van de reader. De docentenexemplaren worden door Canon middels interne post naar de aanvrager verstuurd. De kosten zullen via doorbelasting aan het domein in rekening worden gebracht.

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

10

Readerprocedure HvA 2016-2017

3. VERANTWOORDELIJKHEDEN Docent De docent is verantwoordelijk voor de inhoud en samenstelling van de reader. De docent is verantwoordelijk voor het aanleveren van een correcte bronvermelding en verplichte toestemmingsverleningen voor lange overnames. De docent is verantwoordelijk voor eventuele fouten die hierbij gemaakt worden, de HvA is als organisatie aansprakelijk bij fouten en overtredingen. De docent levert readermateriaal, incl. bronvermeldingen en toestemmingsverleningen, in bij de readercoördinator van het domein. Readercoördinator De readercoördinator controleert of de docent zich administratief aan de regels heeft gehouden en of de ingeleverde reader is voorzien van toestemmingsverleningen en correcte bronvermeldingen. De coördinator kan de docent assisteren bij het melden van een lange overname via de site van de Stichting PRO. Digitale aanlevering wordt gestimuleerd en verhoogt de snelheid waarmee de reader in omloop kan worden gebracht. De readercoördinator maakt de toegekende readernummers plus titels via een readerlijst tijdig bekend bij de Canon Copyshop, de docenten en vooral ook de studenten. De readercoördinator levert de readers in bij de Canon Copyshop (op locatie, per mail) samen met de readeropdrachtbon (zie Bijlage 6). Wanneer de reader ongewijzigd is ten opzicht van het voorgaande jaar, hoeft er alleen een nieuwe kaft te worden aangevraagd. Canon kan de digitale versie uit archief gebruiken. Wel dient er een nieuw opdrachtformulier te worden ingeleverd en de (indien van toepassing) nieuwe stichting PRO formulieren. Canon Copyshop Canon Copyshop zorgt voor tijdige productie van de readers, in nauwe samenwerking met de readercoördinatoren en de Centrale Repro HvA. Canon Copyshop neemt de readeropdrachten in ontvangst van de readercoördinatoren en controleert deze op volledigheid. De Copyshop controleert of het origineel is voorzien van het unieke readernummer en de verkoopperiode en of eventueel de PRO-formulieren aanwezig zijn. Canon Copyshop vult het betreffende deel op de readerbon in en zorgt ervoor dat de opdracht bij de Centrale Repro HvA in productie wordt genomen. Canon Copyshop maakt van iedere reader een digitaal tussenorigineel, dat wordt gearchiveerd t.b.v. eventuele bijdruk gedurende de op het voorblad aangegeven periode(n). Canon stuurt maandelijks exemplaren naar stichting PRO ter inzage. Canon geeft de oplagen van de readers (via Weblisher verkochte eenheden) in de 1e week van elk kwartaal door aan de HvA Bibliotheek. De bibliotheek stuurt deze gegevens door aan Stichting PRO. Bibliotheek De Bibliotheek heeft een coördinerende en adviserende rol. Zij is verantwoordelijk voor samenstelling en beheer van de Readerprocedure en overlegt hierover met de HvA-contractmanager, PRO en de readercoördinatoren. Daarnaast adviseert de Bibliotheek in de selectie van bronnen en op het gebied van auteursrecht en bronvermelding. Er worden ook trainingen aangeboden via de HvA Academie. Meer informatie over auteursrecht is ook te vinden via:

• Auteursrechteninformatiepunt (van de bibliotheek) • Het document Richtlijnen auteursrecht voor docenten

(https://bib.hva.nl/nl/Documents/Richtlijnen_Auteursrecht_voor_docenten.pdf)

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

11

Readerprocedure HvA 2016-2017

BIJLAGE 1: Vormgeving van de reader Eisen aan het voorblad van een reader

• Voor het readervoorblad is de HvA-huisstijl verplicht; zie: hva.canon.nl. • Vermeld: titel en publicatiedatum. • Vermeld readercode en relatienummer (zie Bijlage 3). • Vermeld naam domein, opleiding en module/vak. • Vermeld de periode waarin de reader gebruikt wordt (bijv. blok 1,2 of 1,3). • Vermeld naam samensteller van de reader (= de verantwoordelijke docent).

Tips voor opmaak van een reader

• Houd de kaft duidelijk leesbaar en informatief. • Neem een inhoudsopgave op! • Gebruik duidelijke plaatjes en foto’s (denk aan de auteursrechten!). • Scan geplakte originelen. • Gebruik een doorlopende en duidelijke paginanummering. • Geef altijd de bronvermeldingen.

Opmaakdiensten Canon Copyshop

• Advies over readeroriginelen en de verdere verwerking. • DTP: opmaak, huisstijl, ontwerp enz. • Scannen van plaatjes en foto’s. • Gedeeltes uit boeken kopiëren. • Kleurenafdrukken. • Kopiëren, printen en inbinden. • Beheer en opslag tussenorigineel readers.

Opmaak van document voldoet niet? Indien de kwaliteit van het aangeleverde origineel niet voldoet aan de eisen voor een goede reproductie of de huisstijl kan Canon de opdracht weigeren en retourneren aan de readercoördinator. Wanneer een reader een titel heeft die al wordt gebruikt, wordt door Canon contact opgenomen met de readercoördinator om te overleggen voor een aanpassing hieraan.

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

12

Readerprocedure HvA 2016-2017

BIJLAGE 2: Uiterste inleverdata readers Aanleveren readerlijsten met coderingen voor heel studiejaar aan Canon Copyshop: vrijdag 24 juni 2016 Blok 1: Ontvangen/geaccepteerd door Canon Copyshop: vrijdag 01 juli 2016 Readerlijsten uitdelen aan studenten: zomerreces gelijk met boekenlijst Start verkoop Weblisher maandag 15 augustus 2016 Start onderwijs blok 1: maandag 29 augustus 2016 Blok 2: Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop: vrijdag 23 september 2016 Readerlijsten uitdelen aan studenten: in de week van 10 - 15 oktober 2016 Start verkoop Weblisher maandag 17 oktober 2016 Start onderwijs blok 2 maandag 7 november 2016 Blok 3: Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop: vrijdag 02 december 2016 Readerlijsten uitdelen aan studenten: in de week van 02 – 06 januari 2017 Start verkoop Weblisher maandag 09 januari 2017 Start onderwijs blok 3 maandag 30 januari 2017 Blok 4: Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop: vrijdag 17 februari 2017 Readerlijsten uitdelen aan studenten: in de week van 06 – 10 maart 2017 Start verkoop Weblisher maandag 13 maart 2017 Start onderwijs blok 4 maandag 10 april 2017 Blok 5 (Summer School): Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop: vrijdag 12 mei 2017 Readerlijsten uitdelen aan studenten: in de week van 05 juni – 09 juni 2017 Start verkoop Weblisher maandag 12 juni 2017 Start onderwijs blok 5 maandag 10 juli 2017 Er zijn uitzonderingen op de data mogelijk voor readers waarbij bijzondere nabewerkingen nodig zijn of die op speciaal papier en/of met kleurendruk moeten worden uitgevoerd. De productietijd van die readers kan langer zijn. Overleg hierover vooraf met Canon Copyshop. Readernummers inleveren De readercoördinator levert de te gebruiken readernummers in bij de Canon Copyshop op locatie. Dit geschiedt eind juni voor het volgende studiejaar. Niet alle opgegeven nummers hoeven daadwerkelijk gebruikt te worden, als maar een redelijke inschatting wordt gemaakt. Inleveren kan ook per mail.

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

13

Readerprocedure HvA 2016-2017

BIJLAGE 3: Readercodes en Domeincodes De codering van alle readers op de HvA gaat via een uniform systeem. Dit coderingssysteem is verplicht vanwege de controle door Stichting PRO op de betaling van auteursrechten. Op elke reader wordt een uniek nummer vermeld. Voor elke nieuwe reader dient de codering aangepast te worden aan het nieuwe studiejaar. Readercode VOORBEELDCODE: PR00132794 – 999999 – 16 – 0001 Samenstelling van de code: PR00132794 Relatienummer van het domein bij Stichting PRO 999999 Kostenplaats om kosten van lange overname op te kunnen factureren; ieder domein

gebruikt zijn eigen kostenplaats. Het hier gebruikte nummer is slechts een voorbeeld. 16 Laatste twee cijfers van het jaar waarin het studiejaar (2016/2017) eindigt; 0001 Volgnummer van de reader van de opleiding/domein in het betreffende studiejaar.

In de code zijn de vier laatste cijfers beschikbaar om het volgnummer van de reader aan te geven. Zo krijgt elke readertitel een uniek volgnummer. Er dient een opvolgende reeks te worden aangehouden, bijvoorbeeld 0001 t/m 0170 of 0101 t/m 0150 en 0201 t/m 0250. Ongewijzigde bijdrukken in één studiejaar blijven hetzelfde nummer behouden. N.B. Volgnummers zijn nodig voor het centrale distributiepunt, om te voorkomen dat readers gelijke nummers hebben en er vergissingen kunnen worden gemaakt bij het distribueren van de bestellingen.

Gewijzigde drukken binnen één studiejaar krijgen een nieuw uniek volgnummer! Dit kan dus nooit een nabestelling zijn! Bij het jaarlijks opschonen van Weblisher worden alle readers met de “oude jaarcode” voorzien van de “nieuwe jaarcode”: 2015 wordt dan 2016. Bevat de reader een lange overname dan moet hiervoor opnieuw toestemming worden aangevraagd. Een toestemmingsverlening is maar één publicatiejaar geldig. Relatienummer, wachtwoord en volgnummer Domein Relatienummer Wachtwoord Volgnummer Bewegen, Sport en Voeding PR00132794 8609 Vanaf 4000 Economie en Management PR00132795 5001 Vanaf 5000 Gezondheid PR00132796 8882 Vanaf 6000 Maatschappij en Recht (JBH) PR00132797 5176 Vanaf 7000 Maatschappij en Recht (MLH) PR00132797 5176 Vanaf 7500 Digitale Media en Creatieve Industrie PR00132798 4767 Vanaf 8000 Onderwijs en Opvoeding PR00132799 9467 Vanaf 9000 Techniek PR00132800 3717 Vanaf 0001 Archiefschool DMCI PR00039251 2402 Vanaf 1000

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

14

Readerprocedure HvA 2016-2017

BIJLAGE 4: Invulinstructie bij de rubriek Readerinformatie

Titel van de reader Digitaal: NEE POD (printing on demand): JA Uw referentie = het readernummer van de HvA Publicatiedatum = 1e dag van periode ingebruikname

Toelichting Omdat readers nog niet alleen digitaal worden aangeboden aan studenten (nu nog alleen gekoppeld aan een papieren reader) dient bij Digitaal “NEE” te worden ingevuld. Bij alle readers die via Weblisher worden verkocht dient bij POD (printing on demand) “JA” te worden ingevuld. Achteraf worden per kwartaal de verkoopcijfers aan de Stichting PRO doorgegeven. Vul dus zelf geen aantallen in! Indien om welke reden dan ook de reader niet via Weblisher wordt verkocht dient bij POD “NEE” te worden ingevuld. Bij aantal/oplage is het dan verplicht de daadwerkelijke oplage te vermelden. In dit geval is de aanvrager zelf verantwoordelijk voor de complete afhandeling van de reader. Zowel qua verzending van het origineel als financieel.

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

15

Readerprocedure HvA 2016-2017

BIJLAGE 5: Handige tips Hoe telt PRO?

• Digitaal met OCR-software • 100% controle (alle readers) • Woordengrens tijdschrift: 8.000 woorden • Woordengrens niet-literair boek: 10.000 woorden • Grafieken, foto’s e.d. 200 woorden per stuk ongeacht de grootte • Lange overname: toestemming vooraf vereist • PRO kijkt naar de overgenomen pagina’s uit het origineel • Verkleinen van 2 pagina’s naar 1 pagina maakt niet uit • Twee korte overnames uit 1 boek of 1 tijdschrift in dezelfde reader kunnen samen een lange overname

zijn • Twee korte overnames uit 1 boek of 1 tijdschrift in dezelfde course binnen een elektronische

leeromgeving kunnen samen een lange overname zijn Tips voor het tellen

• Tel horizontaal het aantal woorden per regel (H) bijv. 20 • Tel verticaal het aantal regels op een pagina (V) bijv. 30 • Tel het aantal pagina’s (P) bijv. 40 • Tel het aantal illustraties (I) bijv. 5 • Reken maar uit: HxVxP = 20x30x40= 24.000 woorden I= 5x200= 1000 Totaal=25.000 woorden • Houdt rekening met witte halve pagina’s • Ook wat je niet gebruikt, maar wel mee kopieert wordt meegerekend bijvoorbeeld:

• Voetnoten • Inhoudsopgaven • Onderschriften • Halve alinea’s vorig hoofdstuk dat je hebt doorgestreept (gewoon niet mee kopiëren)

Automatische woordenteller Stichting PRO heeft een automatische woordenteller. Bij twijfel over het aantal woorden kunt u het PDF-bestand uploaden via hun portal en ontvangt u na ongeveer 15 minuten het aantal getelde woorden per mail. Vraag bij twijfel toestemming aan via het digitale aanvraagformulier op de portal. Dit voorkomt inbreukfacturen. Handige links Stichting Pro: www.stichting-pro.nl Auteursrechteninformatiepunt: http://uba.uva.nl/diensten/citeren-en-publiceren/auteursrecht/auteursrecht.html Onderwijs en auteursrecht: www.onderwijsenauteursrecht.nl Richtlijnen auteursrecht docenten: https://bib.hva.nl/nl/Documents/Richtlijnen_Auteursrecht_voor_docenten.pdf Centrum voor Dienstverlening Auteurs- en aanverwante Rechten (CEDAR): [email protected]

• Info readers: https://az.hva.nl/medewerkers/medewerkers-algemeen/item/readers-mw.html • Océ HvA webshop: hva.readers.canon.nl

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

16

Readerprocedure HvA 2016-2017

BIJLAGE 6: Readeropdrachtbon

Bibliotheek UvA/HvA © 2016, Hogeschool van Amsterdam 1 juni 2016 – Versie 1.0

17

Readerprocedure HvA 2016-2017