Reactivity method

31
RActivity Method © 9 november 2010

description

Reactivity Methodincreasing performancedecreasing costs in health careR.A.J.M. Hendricks MHA

Transcript of Reactivity method

Page 1: Reactivity method

R€Activity Method©

9 november 2010

Page 2: Reactivity method
Page 3: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

Focus op kosten:

• Personeel duurste kapitaal: - Inzet/ productiviteit personeel- Flexibilisering van personeel- Zelfmanagement, -ontwikkeling medewerker- Gezond werken

• Gebruik van dure Capaciteiten

• Materialen en goederen

• Good Governance• Kwaliteit en veiligheid• Marktwerking• Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Personeel duurste kapitaal:

Gebruik van dure Capaciteiten :

€ !

€ !

€ !

€ ?

Page 4: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

Kansen:

• Snel kosten reduceren?

• Blijvend kosten besparen?

• Optimaal gebruik van allecapaciteiten?

• Snelle doorstroomtijden van patiënten?

• Beheersen, forecast?

• Verantwoordelijk, betrokken en tevreden personeel?

• Zelfmanagement en ontwikkeling medewerker?

• Daling ziekteverzuim?

• Verlaging externe flex inzet?

• 3% - 5%

• Uiteindelijk ruim 7%

• Gemiddeld ca 95%

• 12% - 15%, meer productie of reductie van capaciteiten?

• Voorspelbaarheid ca 93-95%

• Significante toename van een postieve werkattitude

• Individuele ontwikkelingscurve en inzicht in prestatie niveau

• Tot meer dan 50%

• Tot ca 50%

Gevolgen oplossen?

Of……:

Oorzakelijk veranderen?

Page 5: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

Dè uitdagingen 1

• Maak het onvoorspelbare voorspelbaar

• Integraal Productiegerelateerde JUS-planning

• Integrale afstemming capaciteiten

• “One-time-delivery”

• “One stop shopping”

Page 6: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

IT - “Backbone”meer dan een “programma”

STAFFCap.

Mngmt.

zorg

ICT

NMW

Page 7: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

Nieuwe

Manier denken

Nieuwe

Manier

Organiseren

Nieuwe

Manier

Werken

Page 8: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

“Wij zijn allen radertjes in een uurwerk, alle radertjes hebben hun

eigen vorm en functie,

omdat de radertjes op elkaar inhaken èn afgestemd zijn,

loopt de klok op tijd”

(R.A.J.M. Hendricks MHA, oktober 2006)

Page 9: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

Middelen

CapaciteitenPersoneel

Middelen

Capaciteiten

PersoneelMiddelen

Capaciteiten

Personeel

Middelen

Capaciteiten

Personeel

Dè uitdagingen 2

I n t e g r a l e a f s t e m m i n g

Page 10: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

TOOLS:

• Harmony–Planning & Module B & I, Ortec

• Business Data Warehouse SAP

• R€Active Methode© :

- Methode Capaciteitscalculatie/ forecast/ trends ©

- Methode Processtandaardisatie ©

- Rekenschapmodel formatie ©

- Methode “Matching arbeidstijden”©

- Model Integraal capaciteitsbeheer©

Page 11: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

Aanpak

IT-Planning

&

R-methode

Business Data warehouse

&

R-methode

R-methode

&

Harmony

Harmony

Jaarplanning

conform JUS

SAP Data- & Trend analyse

Cap. & Fte toekenning

Realisaties Productieafspraken

Wachtlijsten

Jaartoekenning

per specialisme

Productieplan capaciteiten &

Fte norm

Integraal Productie gerelateerd rooster

Enquête

Interviews

Standaardisatie

Matching AT

Rekenschapmodel

Nieuwe

Manier van

werken

BDW

VRAAG

GESTUURD

Projectmatige aanpak vereist

Page 12: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

______Praktijk: Integraal capaciteitsmanagement_______

Poli Onderzoek Behandeling Verplegen

Jaartoekenning

per specialisme

Jaartoekenning

per specialisme

Jaartoekenning

per specialisme

Jaartoekenning

per specialisme

Productieplan

capaciteiten

Fte norm

Productieplan

capaciteiten

Fte norm

Productieplan

capaciteiten

Fte norm

Productieplan

capaciteiten

Fte norm

HARMONY

Prod. gerelateerd

rooster

HARMONY

Prod. gerelateerd

rooster

HARMONY

Prod. gerelateerd

rooster

HARMONY

Prod. gerelateerd

rooster

Agendaplanning Agendaplanning Agendaplanning AgendaplanningPatiënt Patiënt Patiënt Patiënt

TOC

Goederen Goederen Goederen Goederen

VRAAGGESTUURDE ORDER COMMUNICATIE

CENTRALEMonitoring & Sturing

DECENTRALEUitvoering & Verantwoordelijkheid

Page 13: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

DirectieMedische staf

CMPC

CM SD

CM BC

CM VC

Proces CARDIOLOGIE,

Proces CHIRURGIE

Proces ORTHOPEDIE

Proces GYNAECOLGIE

Proces INTERNE

Proces NEUROLOGIE

Proces GERIATRIE

Proces OOGHEELKUNDE

Proces UROLOGIE

Proces ETC. ETC.

Page 14: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

Succesfactoren

Top-down:

Opdracht & kader

Draagvlak:

Informatie alle partijen

Toegang:

Data

PDCA

Blue printINSTRUCTIE & INFO

CONCLUSIE

&

VERIFICATIEDe juiste Tools !

Page 15: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

De Praktijk:

• Diversiteit in processen

• Oriëntatie op specialisme en ziektebeeld

• Logica in opeenvolging divers

• Ontbreken eenduidige meetwaardes

• Historische perceptie

Page 16: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

1.1. Redesign: Forecast“Maak het onvoorspelbare voorspelbaar”

Tijd x aantallen patiënten

Poli: 12 min X 780 pt = 9.480 min = 158 uurOnderzoek: 15 min X 285 pt = 4.275 min = 71 uurBehandeling: 50 min X 133 pt = 6.650 min = 111 uurVerplegen: 8.900 min X 133 pt = 1.183.700 min = 19.728 uur

Tijd x aantallen personeel

Poli: 158 uur = 19,75 werkdagen: 1,53 fteOnderzoek: 71 uur = 8,88 werkdagen: 0,55 fteBehandeling: 111 uur = 13,88 werkdagen: 3,43 fteVerplegen: 19.728 uur = 822,00 werkdagen: 20,82 fte

27,4 bedden

Inzicht op afstemming:

Personeel – Capaciteiten - Goederen

Page 17: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

200220012000

10507

11223

11695

200520042003

12282

12862

12400

200820072006

12607 127720 12535

201120102009

12686

? ?

?

1.2. Redesign: ForecastTrends Productie data OK

Slechts: Ca 4%-5% wijziging indicaties patiënten per jaar

?

!

Page 18: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

1.4. Redesign: ForecastPatiëntenaanbod SEH per 24 u. m.b.v. SAP

0

10

20

30

40

50

60

70

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

aan

tall

en

uren

Patienten per uur per dag vd week

zo

ma

di

wo

do

vr

za

Page 19: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

1.5. Redesign: ForecastInzet verpleegkundigen/ artsen per 24 u.

0

1

2

3

4

5

6

7

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

aan

tal

uren vd dag

seh vpk en arts seh per 24 uurbetreft arts vrijgesteld tbv seh

Reeks1 Reeks2

Conclusie: - Oorzaak lange wachttijden: te weinig medici - Dienst VPK kan minder zwaar genormeerd worden- Aanvraag voor een extra kamer: nu minus 1 !

Page 20: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

1.6. Redesign: ForecastPatiententraject post-SEH

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

zo ma di wo do vr za

geen opgave

elders

OMC

observatorium

poliklinisch

huisarts

Eindconclusie: afwijkingen in zorgverlening post-SEH ca 5% - 10%!

Page 21: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

2.1. Redesign: “the blue print”Standaardisatie van processen

• Alle wederkerende processen gemeten en in kaart gebracht

• Wie doet wat, waar, wanneer en hoe?

• Organiseer in logische opeenvolging op “vorm”

• Werkomvang is herleidbaar naar 1 persoon à 8 uur

• Vaste ijk- momenten in de dagstructuur

• Afstemming in- en externe partijen

Triade modelProf. T.b.c. Poiesz

MOTIVATIE

CAPACITEIT GELEGENHEID

Page 22: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

2.2. Redesign: “the blue print” “woonerfinrichting & -management”

• “Woonerf inrichting”© werkproces èn werkplek

• “Frontlijn sturing”

• “Resultaatgericht management”:Herleidbaar werk naar 1 fte á 8 uur

• “Common sense logica”

• Voordelen:– Prestatie / kennis niveau van medewerker wordt zichtbaar– Ontwikkeling van expertise het nemen verantwoordelijkheid– Minder directieve sturing, appèl op zelfmanagement– Meer sociale en collegiale controle– “Natuurlijke cultuurverandering” binnen werkplekken

Page 23: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

3.1. Redesign: “the blue print” “Matching Arbeidstijden”

• Onderzoek: - Aanbod patiënten (BDW)

- Arbeidstijden

- Oorzakelijke beïnvloedingsfactoren

• Afstemming aanbod patiënten - inzet personeel

• Check m.b.v. Rekenschapmodel & Harmony

• PDCA-cyclus voor fine-tuning en actualisaties

Page 24: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

4.1. Rekenschapmodel©

R.A.J.M. Hendricks MHA (2006)

bedden norm fte gem fte totaal fte totaal /gem

B 3 unit 1 cardio 16 0,75 1,125 13,5 12,00 12

ccu 1 1,5 1,5

totaal aantal bedden 0

30 0

17 0

gem pers norm per bed norm fte gem fte totaal fte totaal /gem

1,31 unit 2 ccu 9 1,5 1,5 19,5 13,00 13,5

eeh 4 1,5 6

norm nieuwbouw 0

39,375 0 33

13

afdeling datum versie totaal overzicht 31

formatie Fte uren dagen bruto beschikbaarheid 7746,75 40,6875 norm NB 32 beddden

beschikbaar bruto 33 1878 8 aantal bedden capaciteit 10950 30 netto beschikbaarheid 6462,13

totaal bruto 61974 7746,75 personeelsnorm per bed 1,31 norm pers inzet 7377,90

toegekende norm nieuwbouw 33 bezettingsnorm 100% verschil netto/ norm dagen -915,77

verschil 0 gemiddeld bedbezettings % (12 mnd) 100,00% fte tekort / teveel -4,40 tekort volgens norm personele inzet

functionarissen aantal uren totaal dagen totaal

Senior verpleegkundige 27,67 51964,26 6495,5325

Junior verpleegkundige 0 0 basisnorm 39,38 aantal bedden x personeelsnorm

Afdelingssecretaresse 1,54 2892,12 361,515

Afdelingsassistent 3 5634 704,25 productienorm 39,38 0,00 met gemiddelde bedbezetting s%

Schoonmaak medewerker 0,79 1483,62 185,4525 gemid bedbez x basisn 0,71 fte tekort tov basisnorm

0 0

0 0 werkelijke personeelsnorm per bed 1,31 bedden gedeeld door productienorm

0 0

0 0 workload indicator per dag

totaal 33 61974 7746,75 bruto 7746,75 aantal bedden : dagbezet

niet gewerkte uren is max workload 2,41 aantal bedden gedeeld door personeel/dag

vaste parameters

vakantieuren 5478 684,75 productienorm per dag 2,41 100% productienorm tegenover max workl

feestdagen 1320 165,00 gemid bedbez x max workl

55+ 0 0,00

subtotaal 1 6798 849,75

variabelen

overuren 0,00

bijzonder verlof 400 50,00 voorbeeld

ouderschapsverlof 0,00 kostenberekening uit sap

ziekteverzuim 4,0% 2479 309,87

opleidingsuren 600 75,00 budget personeel 800.000,00€ jaarbasis

symposia 0,00 realisatie personeel 780.000,00€

subtotaal 2 3478,96 434,87 9500 aantal ligdagen

SRH budget materieel 400.000,00€ 8000 aantal patienten

portefeuille 0 realisatie materieel 410.000,00€ 10950 aantal beddenbeschilkbaar = 27 x365

project 0 30 bedden x gemiddelde bedbezetting

subtotaal 3 0 0 kosten personeel per bed budget 73,06€ 10950 bedden x productie x365

eindtotaal 51697 1284,62 netto 6462,13 kosten personeel per bed realisatie 71,23€ 0 verschil tussen capacit en gem prod

norm personele inzet normformatie normformatie normformatie totaal kosten materieel per bed budget 36,53€ 0 verschil gedeeld door 365

maandag t/m vrij dagdienst dagen toaal late dienst nachtdienst kosten materieel per bed realisatie 37,44€

255 12,44 3172,2 5 1275 4 1020 5467,2 totale kosten per bed budget 109,59€ 0 verschil x0,75

Senior verpleegkundige 7 1785 3 3 totale kosten per bed realisatie 108,68€

Junior verpleegkundige 2 510 2 1

Afdelingssecretaresse 1 255 kosten personeel per patient budget 100,00€

Afdelingsassistent 2 510 kosten personeel per patient realisatie 97,50€

Schoonmaak medewerker 0,44 112,2

weekend en feestdagen kosten materieel per patient budget 50,00€

110 8,37 920,7 5 550 4 440 1910,7 kosten materieel per patient realisatie 51,25€

Senior verpleegkundige 5 550 3 3 totale kosten per patient budget 150,00€

Junior verpleegkundige 2 220 2 1 totale kosten per patient realisatie 148,75€

Afdelingsassistent 1 110

Schoonmaak medewerker 0,37 40,7

totaal norm personeel 4092,9 1825 1460 7377,90

B 3

FTE toegekend

Non-productieve

uren

Netto fte beschikbaar

Bedbezetting formatie verhouding

Workload indicator

Indicatieve kosten per patiënt:

personeel/ materieel

Netto fte behoefte

Page 25: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

5.1. Redesign: Productieplan &

IT-JUS jaarrooster Loonkosten effect R€Active-methode ©

Jan

100

C

11

P

110

Feb

100

C

9

P

90

Mrt

100

C

12

P

120

Apr

100

C

11

P

110

Mei

100

C

9

P

90

Juni

100

C

11

P

110

Juli

100

C

8

P

80

Aug

100

C

5

P

50

Sept

100

C

11

P

110

Okt

100

C

11

P

110

Nov

100

C

12

P

120

Dec

100

C

10

P

100

Oud NiveauLoonkosten

Nieuw NiveauLoonkosten

Page 26: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

5.2. Redesign: Flexibilisering

1 FTE Bruto: 1878 uur

Netto: 1664 uur

Effectief: 1551 uur113 uur

16 uur BV

24 uur scholing

73 uur ZV

“Insensible loss” : ca 78,5 fte

Page 27: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

- 2,2 miljoen euro DIRECT door HARMONY-planningssyteem

- 3,5 miljoen euro INDIRECT m.b.v.

Harmonyplanningssysteem, datawarehouse SAP,

Standaardisatie, Rekenschapmodel, “Matching” arbeidstijden en

(integraal) Capaciteitsbeheer

VC : Rekenschapmodel & standaardisatie: 48,5 ftePP: “Matching arbeidstijden”: 12,0 fteOK: Rekenschapmodel & capaciteitsbeheer: 18,5 fteLab: Rekenschapmodel & standaardisatie: 11,0 fte

90,0 fteProductiviteittoename VPK : 15 - 24%

7,1 % blijvende loonkostenbesparing

+ “Insensible loss”: 78,5 fteZKh: Besparing flex inzet: ca 50 %

Resultaten:

Page 28: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

Ontwikkeld m.b.v.:

• Facts & Figures OK, LAB, VC, Proces Cardiologie, Beddenbeheer

• Onderzoeksresultaten personele enquêtes, medici

• Praktijkresultaten 24 ziekenhuis afdelingen/entiteiten(o.a. Cardiochirugie, CSA, Cardiologie, OK, Verpleegcentrum, laboratoria, medische beeldvorming, poli snijdend, beddenbeheer)

• Samenwerking Ortec IT i.k.v. Harmony dienstroostersysteem

• Tiasnimbas Prof. T.B.C. Poiesz

• Partners Change Mangement Consultancy

• Afstudeeronderzoek Chrissy Tan BSc, (Erasmus universiteit)

• Vergelijkingen met collega’s in andere ziekenhuizen

Page 29: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

Kosten/ baten:

Kosten totaal concept: 400.000 €

Opbrengsten totaal concept tnt: 5.700.000 €

Opbrengsten neveneffecten 1.700.000 €

Exclusief:

- Geen uitbreiding één SEH kamer- Productieruimte binnen polikliniek- Verhoging bedbezetting- Productie-/ omzetverhoging OK- Kosten “ad hoc management” ………………..€

Page 30: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA

“Efficiency through Simplicity”©

R€Activity- Method©

Page 31: Reactivity method

R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHABedankt voor uw aandacht

R.A.J.M. Hendricks [email protected]