Reactivity method
-
Upload
rajmhendricks -
Category
Education
-
view
541 -
download
0
description
Transcript of Reactivity method
R€Activity Method©
9 november 2010
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
Focus op kosten:
• Personeel duurste kapitaal: - Inzet/ productiviteit personeel- Flexibilisering van personeel- Zelfmanagement, -ontwikkeling medewerker- Gezond werken
• Gebruik van dure Capaciteiten
• Materialen en goederen
• Good Governance• Kwaliteit en veiligheid• Marktwerking• Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Personeel duurste kapitaal:
Gebruik van dure Capaciteiten :
€ !
€ !
€ !
€ ?
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
Kansen:
• Snel kosten reduceren?
• Blijvend kosten besparen?
• Optimaal gebruik van allecapaciteiten?
• Snelle doorstroomtijden van patiënten?
• Beheersen, forecast?
• Verantwoordelijk, betrokken en tevreden personeel?
• Zelfmanagement en ontwikkeling medewerker?
• Daling ziekteverzuim?
• Verlaging externe flex inzet?
• 3% - 5%
• Uiteindelijk ruim 7%
• Gemiddeld ca 95%
• 12% - 15%, meer productie of reductie van capaciteiten?
• Voorspelbaarheid ca 93-95%
• Significante toename van een postieve werkattitude
• Individuele ontwikkelingscurve en inzicht in prestatie niveau
• Tot meer dan 50%
• Tot ca 50%
Gevolgen oplossen?
Of……:
Oorzakelijk veranderen?
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
Dè uitdagingen 1
• Maak het onvoorspelbare voorspelbaar
• Integraal Productiegerelateerde JUS-planning
• Integrale afstemming capaciteiten
• “One-time-delivery”
• “One stop shopping”
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
IT - “Backbone”meer dan een “programma”
STAFFCap.
Mngmt.
zorg
ICT
NMW
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
Nieuwe
Manier denken
Nieuwe
Manier
Organiseren
Nieuwe
Manier
Werken
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
“Wij zijn allen radertjes in een uurwerk, alle radertjes hebben hun
eigen vorm en functie,
omdat de radertjes op elkaar inhaken èn afgestemd zijn,
loopt de klok op tijd”
(R.A.J.M. Hendricks MHA, oktober 2006)
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
Middelen
CapaciteitenPersoneel
Middelen
Capaciteiten
PersoneelMiddelen
Capaciteiten
Personeel
Middelen
Capaciteiten
Personeel
Dè uitdagingen 2
I n t e g r a l e a f s t e m m i n g
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
TOOLS:
• Harmony–Planning & Module B & I, Ortec
• Business Data Warehouse SAP
• R€Active Methode© :
- Methode Capaciteitscalculatie/ forecast/ trends ©
- Methode Processtandaardisatie ©
- Rekenschapmodel formatie ©
- Methode “Matching arbeidstijden”©
- Model Integraal capaciteitsbeheer©
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
Aanpak
IT-Planning
&
R-methode
Business Data warehouse
&
R-methode
R-methode
&
Harmony
Harmony
Jaarplanning
conform JUS
SAP Data- & Trend analyse
Cap. & Fte toekenning
Realisaties Productieafspraken
Wachtlijsten
Jaartoekenning
per specialisme
Productieplan capaciteiten &
Fte norm
Integraal Productie gerelateerd rooster
Enquête
Interviews
Standaardisatie
Matching AT
Rekenschapmodel
Nieuwe
Manier van
werken
BDW
VRAAG
GESTUURD
Projectmatige aanpak vereist
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
______Praktijk: Integraal capaciteitsmanagement_______
Poli Onderzoek Behandeling Verplegen
Jaartoekenning
per specialisme
Jaartoekenning
per specialisme
Jaartoekenning
per specialisme
Jaartoekenning
per specialisme
Productieplan
capaciteiten
Fte norm
Productieplan
capaciteiten
Fte norm
Productieplan
capaciteiten
Fte norm
Productieplan
capaciteiten
Fte norm
HARMONY
Prod. gerelateerd
rooster
HARMONY
Prod. gerelateerd
rooster
HARMONY
Prod. gerelateerd
rooster
HARMONY
Prod. gerelateerd
rooster
Agendaplanning Agendaplanning Agendaplanning AgendaplanningPatiënt Patiënt Patiënt Patiënt
TOC
Goederen Goederen Goederen Goederen
VRAAGGESTUURDE ORDER COMMUNICATIE
CENTRALEMonitoring & Sturing
DECENTRALEUitvoering & Verantwoordelijkheid
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
DirectieMedische staf
CMPC
CM SD
CM BC
CM VC
Proces CARDIOLOGIE,
Proces CHIRURGIE
Proces ORTHOPEDIE
Proces GYNAECOLGIE
Proces INTERNE
Proces NEUROLOGIE
Proces GERIATRIE
Proces OOGHEELKUNDE
Proces UROLOGIE
Proces ETC. ETC.
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
Succesfactoren
Top-down:
Opdracht & kader
Draagvlak:
Informatie alle partijen
Toegang:
Data
PDCA
Blue printINSTRUCTIE & INFO
CONCLUSIE
&
VERIFICATIEDe juiste Tools !
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
De Praktijk:
• Diversiteit in processen
• Oriëntatie op specialisme en ziektebeeld
• Logica in opeenvolging divers
• Ontbreken eenduidige meetwaardes
• Historische perceptie
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
1.1. Redesign: Forecast“Maak het onvoorspelbare voorspelbaar”
Tijd x aantallen patiënten
Poli: 12 min X 780 pt = 9.480 min = 158 uurOnderzoek: 15 min X 285 pt = 4.275 min = 71 uurBehandeling: 50 min X 133 pt = 6.650 min = 111 uurVerplegen: 8.900 min X 133 pt = 1.183.700 min = 19.728 uur
Tijd x aantallen personeel
Poli: 158 uur = 19,75 werkdagen: 1,53 fteOnderzoek: 71 uur = 8,88 werkdagen: 0,55 fteBehandeling: 111 uur = 13,88 werkdagen: 3,43 fteVerplegen: 19.728 uur = 822,00 werkdagen: 20,82 fte
27,4 bedden
Inzicht op afstemming:
Personeel – Capaciteiten - Goederen
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
200220012000
10507
11223
11695
200520042003
12282
12862
12400
200820072006
12607 127720 12535
201120102009
12686
? ?
?
1.2. Redesign: ForecastTrends Productie data OK
Slechts: Ca 4%-5% wijziging indicaties patiënten per jaar
?
!
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
1.4. Redesign: ForecastPatiëntenaanbod SEH per 24 u. m.b.v. SAP
0
10
20
30
40
50
60
70
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
aan
tall
en
uren
Patienten per uur per dag vd week
zo
ma
di
wo
do
vr
za
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
1.5. Redesign: ForecastInzet verpleegkundigen/ artsen per 24 u.
0
1
2
3
4
5
6
7
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
aan
tal
uren vd dag
seh vpk en arts seh per 24 uurbetreft arts vrijgesteld tbv seh
Reeks1 Reeks2
Conclusie: - Oorzaak lange wachttijden: te weinig medici - Dienst VPK kan minder zwaar genormeerd worden- Aanvraag voor een extra kamer: nu minus 1 !
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
1.6. Redesign: ForecastPatiententraject post-SEH
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
zo ma di wo do vr za
geen opgave
elders
OMC
observatorium
poliklinisch
huisarts
Eindconclusie: afwijkingen in zorgverlening post-SEH ca 5% - 10%!
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
2.1. Redesign: “the blue print”Standaardisatie van processen
• Alle wederkerende processen gemeten en in kaart gebracht
• Wie doet wat, waar, wanneer en hoe?
• Organiseer in logische opeenvolging op “vorm”
• Werkomvang is herleidbaar naar 1 persoon à 8 uur
• Vaste ijk- momenten in de dagstructuur
• Afstemming in- en externe partijen
Triade modelProf. T.b.c. Poiesz
MOTIVATIE
CAPACITEIT GELEGENHEID
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
2.2. Redesign: “the blue print” “woonerfinrichting & -management”
• “Woonerf inrichting”© werkproces èn werkplek
• “Frontlijn sturing”
• “Resultaatgericht management”:Herleidbaar werk naar 1 fte á 8 uur
• “Common sense logica”
• Voordelen:– Prestatie / kennis niveau van medewerker wordt zichtbaar– Ontwikkeling van expertise het nemen verantwoordelijkheid– Minder directieve sturing, appèl op zelfmanagement– Meer sociale en collegiale controle– “Natuurlijke cultuurverandering” binnen werkplekken
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
3.1. Redesign: “the blue print” “Matching Arbeidstijden”
• Onderzoek: - Aanbod patiënten (BDW)
- Arbeidstijden
- Oorzakelijke beïnvloedingsfactoren
• Afstemming aanbod patiënten - inzet personeel
• Check m.b.v. Rekenschapmodel & Harmony
• PDCA-cyclus voor fine-tuning en actualisaties
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
4.1. Rekenschapmodel©
R.A.J.M. Hendricks MHA (2006)
bedden norm fte gem fte totaal fte totaal /gem
B 3 unit 1 cardio 16 0,75 1,125 13,5 12,00 12
ccu 1 1,5 1,5
totaal aantal bedden 0
30 0
17 0
gem pers norm per bed norm fte gem fte totaal fte totaal /gem
1,31 unit 2 ccu 9 1,5 1,5 19,5 13,00 13,5
eeh 4 1,5 6
norm nieuwbouw 0
39,375 0 33
13
afdeling datum versie totaal overzicht 31
formatie Fte uren dagen bruto beschikbaarheid 7746,75 40,6875 norm NB 32 beddden
beschikbaar bruto 33 1878 8 aantal bedden capaciteit 10950 30 netto beschikbaarheid 6462,13
totaal bruto 61974 7746,75 personeelsnorm per bed 1,31 norm pers inzet 7377,90
toegekende norm nieuwbouw 33 bezettingsnorm 100% verschil netto/ norm dagen -915,77
verschil 0 gemiddeld bedbezettings % (12 mnd) 100,00% fte tekort / teveel -4,40 tekort volgens norm personele inzet
functionarissen aantal uren totaal dagen totaal
Senior verpleegkundige 27,67 51964,26 6495,5325
Junior verpleegkundige 0 0 basisnorm 39,38 aantal bedden x personeelsnorm
Afdelingssecretaresse 1,54 2892,12 361,515
Afdelingsassistent 3 5634 704,25 productienorm 39,38 0,00 met gemiddelde bedbezetting s%
Schoonmaak medewerker 0,79 1483,62 185,4525 gemid bedbez x basisn 0,71 fte tekort tov basisnorm
0 0
0 0 werkelijke personeelsnorm per bed 1,31 bedden gedeeld door productienorm
0 0
0 0 workload indicator per dag
totaal 33 61974 7746,75 bruto 7746,75 aantal bedden : dagbezet
niet gewerkte uren is max workload 2,41 aantal bedden gedeeld door personeel/dag
vaste parameters
vakantieuren 5478 684,75 productienorm per dag 2,41 100% productienorm tegenover max workl
feestdagen 1320 165,00 gemid bedbez x max workl
55+ 0 0,00
subtotaal 1 6798 849,75
variabelen
overuren 0,00
bijzonder verlof 400 50,00 voorbeeld
ouderschapsverlof 0,00 kostenberekening uit sap
ziekteverzuim 4,0% 2479 309,87
opleidingsuren 600 75,00 budget personeel 800.000,00€ jaarbasis
symposia 0,00 realisatie personeel 780.000,00€
subtotaal 2 3478,96 434,87 9500 aantal ligdagen
SRH budget materieel 400.000,00€ 8000 aantal patienten
portefeuille 0 realisatie materieel 410.000,00€ 10950 aantal beddenbeschilkbaar = 27 x365
project 0 30 bedden x gemiddelde bedbezetting
subtotaal 3 0 0 kosten personeel per bed budget 73,06€ 10950 bedden x productie x365
eindtotaal 51697 1284,62 netto 6462,13 kosten personeel per bed realisatie 71,23€ 0 verschil tussen capacit en gem prod
norm personele inzet normformatie normformatie normformatie totaal kosten materieel per bed budget 36,53€ 0 verschil gedeeld door 365
maandag t/m vrij dagdienst dagen toaal late dienst nachtdienst kosten materieel per bed realisatie 37,44€
255 12,44 3172,2 5 1275 4 1020 5467,2 totale kosten per bed budget 109,59€ 0 verschil x0,75
Senior verpleegkundige 7 1785 3 3 totale kosten per bed realisatie 108,68€
Junior verpleegkundige 2 510 2 1
Afdelingssecretaresse 1 255 kosten personeel per patient budget 100,00€
Afdelingsassistent 2 510 kosten personeel per patient realisatie 97,50€
Schoonmaak medewerker 0,44 112,2
weekend en feestdagen kosten materieel per patient budget 50,00€
110 8,37 920,7 5 550 4 440 1910,7 kosten materieel per patient realisatie 51,25€
Senior verpleegkundige 5 550 3 3 totale kosten per patient budget 150,00€
Junior verpleegkundige 2 220 2 1 totale kosten per patient realisatie 148,75€
Afdelingsassistent 1 110
Schoonmaak medewerker 0,37 40,7
totaal norm personeel 4092,9 1825 1460 7377,90
B 3
FTE toegekend
Non-productieve
uren
Netto fte beschikbaar
Bedbezetting formatie verhouding
Workload indicator
Indicatieve kosten per patiënt:
personeel/ materieel
Netto fte behoefte
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
5.1. Redesign: Productieplan &
IT-JUS jaarrooster Loonkosten effect R€Active-methode ©
Jan
100
C
11
P
110
Feb
100
C
9
P
90
Mrt
100
C
12
P
120
Apr
100
C
11
P
110
Mei
100
C
9
P
90
Juni
100
C
11
P
110
Juli
100
C
8
P
80
Aug
100
C
5
P
50
Sept
100
C
11
P
110
Okt
100
C
11
P
110
Nov
100
C
12
P
120
Dec
100
C
10
P
100
Oud NiveauLoonkosten
Nieuw NiveauLoonkosten
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
5.2. Redesign: Flexibilisering
1 FTE Bruto: 1878 uur
Netto: 1664 uur
Effectief: 1551 uur113 uur
16 uur BV
24 uur scholing
73 uur ZV
“Insensible loss” : ca 78,5 fte
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
- 2,2 miljoen euro DIRECT door HARMONY-planningssyteem
- 3,5 miljoen euro INDIRECT m.b.v.
Harmonyplanningssysteem, datawarehouse SAP,
Standaardisatie, Rekenschapmodel, “Matching” arbeidstijden en
(integraal) Capaciteitsbeheer
VC : Rekenschapmodel & standaardisatie: 48,5 ftePP: “Matching arbeidstijden”: 12,0 fteOK: Rekenschapmodel & capaciteitsbeheer: 18,5 fteLab: Rekenschapmodel & standaardisatie: 11,0 fte
90,0 fteProductiviteittoename VPK : 15 - 24%
7,1 % blijvende loonkostenbesparing
+ “Insensible loss”: 78,5 fteZKh: Besparing flex inzet: ca 50 %
Resultaten:
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
Ontwikkeld m.b.v.:
• Facts & Figures OK, LAB, VC, Proces Cardiologie, Beddenbeheer
• Onderzoeksresultaten personele enquêtes, medici
• Praktijkresultaten 24 ziekenhuis afdelingen/entiteiten(o.a. Cardiochirugie, CSA, Cardiologie, OK, Verpleegcentrum, laboratoria, medische beeldvorming, poli snijdend, beddenbeheer)
• Samenwerking Ortec IT i.k.v. Harmony dienstroostersysteem
• Tiasnimbas Prof. T.B.C. Poiesz
• Partners Change Mangement Consultancy
• Afstudeeronderzoek Chrissy Tan BSc, (Erasmus universiteit)
• Vergelijkingen met collega’s in andere ziekenhuizen
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
Kosten/ baten:
Kosten totaal concept: 400.000 €
Opbrengsten totaal concept tnt: 5.700.000 €
Opbrengsten neveneffecten 1.700.000 €
Exclusief:
- Geen uitbreiding één SEH kamer- Productieruimte binnen polikliniek- Verhoging bedbezetting- Productie-/ omzetverhoging OK- Kosten “ad hoc management” ………………..€
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHA
“Efficiency through Simplicity”©
R€Activity- Method©
R€Activity method © R.A.J.M. Hendricks MHABedankt voor uw aandacht
R.A.J.M. Hendricks [email protected]