Rapport onderzoek samenwerking DOSR – WVC

Voorwoord

Op 10 december 2018 is tijdens de Buitengewone Algemene Ledenvergaderingen bij de buurvoetbalverenigingen DOSR en WVC ingestemd met het starten van een onderzoek naar samenwerking.

Doel van dit onderzoek: Onderzoek naar de haalbaarheid van een eventuele samenwerking (enwelke vorm) en het inzichtelijk maken van de kansen en knelpunten.

De officiële samenwerkingsvormen die binnen de KNVB bestaan en bekeken werden zijn de fusie en de gecombineerde voetbalafdelingen.

Voor gecombineerde voetbalafdelingen bestaan drie opties: 1. samenwerken met een combinatieteam categorie B2. samenwerken voor een of meer leeftijdscategorieën3. samenwerken met een afdeling (bijvoorbeeld de jeugdafdeling)

Het onderzoek werd, in opdracht van beide besturen, opgezet door de stuurgroep samenwerking (6 personen, 3 van elke vereniging). Er is onderzoek gedaan naar zes deelgebieden. Dit is gedaan door zes werkgroepen bestaande uit een gelijke mix van leden vanDOSR en WVC. Voor iedere werkgroep was er een aanspreekpunt vanuit de stuurgroep. Elke werkgroep begon met het maken van een SWOT analyse (sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen). Vervolgens werd de opdracht verder uitgediept. In dit rapport staan de opzet van het onderzoek, de samenstelling van de werkgroepen en een samenvatting van de resultaten.

Presentatie resultaten onderzoekOp 5 juli 2019 hebben de werkgroepen en de stuurgroep de resultaten van het onderzoek gepresenteerd aan de leden van beide verenigingen. De presentatie werd ondersteund door een uitgebreide power point waarin puntsgewijs de essentiële onderwerpen werden benadrukt.Deze power point kunt u vanaf nu vinden op de website.

Het is raadzaam om eerst de onderstaande samenvatting door te nemen zodat de power point presentatie per werkgroep beter tot zijn recht komt. Het financiële stuk van de werkgroep Financiën zijn een paar sheets verwijderd vanwege vertrouwelijke financiële informatie.

AdviesOp basis van de onderzoeksresultaten heeft de stuurgroep beide besturen geadviseerd een fusie voor te leggen aan de leden. Daarop hebben beide besturen besloten om aan het begin van het voetbalseizoen 2019-2020 een Buitengewone Algemene Ledenvergadering uit te roepen. Hierin wordt de leden gevraagd of zij voor of tegen een fusie tussen WVC en DOSR zijn, met ingang van het seizoen 2020-2021. Onder voorbehoud dat alle zaken dan geregeld zijn.

Aanvankelijk zouden beide verenigingen deze BALV op maandag 2 september houden. In verband met een verschil in de statuten van beide verenigingen en eerdere ervaringen van de recente fusie tussen Alkmania en SVOW is dit gewijzigd. In de statuten van WVC staat dat tweederde van de stemgerechtigde leden aanwezig dient te zijn danwel iemand gemachtigd dient te hebben om een stem uit te brengen. Indien dit aantal niet gehaald wordt dient het bestuur een nieuwe BALV uit te schrijven binnen vier weken na de eerste stemming. De eerdere ervaring leert dat het heel lastig is dit aantal van tweederde leden te halen. Daarom is besloten dat de eerste BALV bij WVC op 2 september is en dat beide verengingen een BALV op9 september houden (de 2e ronde dus voor WVC). Op deze manier kunnen de statuten van beide verenigingen worden nageleefd.

Onderzoeksopzet

1. Werkgroep Financiën (inclusief sponsoring)

Doel: Het in kaart brengen van de financiële situatie van beide verenigingen en de financiële gevolgen in geval van samenwerking/fusie.

Samenstelling:2 personen van WVC en 2 personen van DOSR

Opdracht:- Geef inzicht in de financiële situatie van beide verenigingen (onder andere

exploitatiekosten, vermogenspositie, contributie-inkomsten en overige inkomsten). - Geef een beeld van de financiële positie van een eventuele fusievereniging. - Beschrijf de financiële voordelen van een samenwerking/fusie en geef ook aan wat de

eventuele nadelen en risico’s zijn. - Welke financiële of fiscale constructies zijn mogelijk om beheer of eigendom van o.a.

velden gunstig in te richten.- Breng in beeld het huidig sponsorbeleid en de mogelijke gevolgen (positief en negatief) in

geval van samenwerking/fusie.

Aanvullen met eigen bevindingen wat zeker de revue moet gaan passeren e.d. (eigen inbreng).

2. Werkgroep Accommodatie, velden, kleedkamers, kantine/keuken en materiaal

Doel: Het in kaart brengen van de noodzakelijke capaciteit in geval van samenwerking/fusie van de accommodaties.

Samenstelling:2 personen van WVC en 2 personen van DOSR

Opdracht:- Beschrijf de noodzakelijke capaciteit van de accommodatie van een mogelijke

fusievereniging: aantal wedstrijd- en trainingsvelden, aantal kleedkamers incl. bespreeken verzorgingsruimte, bestuur ruimte/ontvangstruimte en ruimte voor onderhoud.

- Onderzoek de minimale vereisten en wensen van een nieuwe kantine/keuken (rekening houdend met een terras).Geef tevens de mogelijkheden aan om de kantine zo duurzaam en energie neutraal mogelijk te maken.- Geef een schets (inrichtingsplan) van de accommodatie die nodig is om de mogelijke fusieverenging te kunnen huisvesten.- Onderzoek of de accommodatie (incl. kantine) multifunctioneel kan worden gebruikt.- Geef aan hoe de mogelijke fusievereniging zonder ingrijpende aanpassingen op de twee

bestaande accommodaties kan worden gehuisvest gedurende de transitie periode dat een gezamenlijke accommodatie nog niet is gerealiseerd.

Aanvullen met eigen bevindingen wat zeker de revue moet gaan passeren e.d. (eigen inbreng) + rekening houdend met (mogelijke) ledengroei i.v.m. de vele nieuwbouw binnen de gemeente.

3. Werkgroep Communicatie & PR

Doel: Inventariseer de huidige wijze van communiceren bij beide verenigingen en maak een concept communicatieplan voor de fusievereniging.

Samenstelling:2 personen van WVC en 2 personen van DOSR

Opdracht:- Inventariseer op public relations gebied en maak een voorstel om dit aan te passen aande nieuwe situatie. Onderdeel van het voorstel is de wijze van communiceren over de voortgang van de samenwerking.- Maak een voorstel voor een website met behoud van de sterke punten uit de oude sites.Hou daarbij rekening met de verschillende doelgroepen (bijv. jeugd, jongste jeugd, supporters, sponsors, e.d.).- Onderzoek andere communicatiemogelijkheden naast de website, zowel intern als extern. - Stel op basis van het bovenstaande een PR en communicatieplan in grote lijnen op: Met wie communiceren we, wat communiceren we, op welke moment, met welk medium, etc.

Aanvullen met eigen bevindingen wat zeker de revue moet gaan passeren e.d. (eigen inbreng).

4. Werkgroep voetbaltechnische zaken (senioren, vrouwen, jeugd, G-voetbal en veteranen)

Doel: Onderzoek de haalbaarheid van het samenbrengen van voetbaltechnische zaken van beide clubs waarbij Prestatie en Recreatie hand in hand gaan.

Samenstelling:2 personen van WVC en 2 personen van DOSR

Opdracht:- Hoe ziet de organisatiestructuur van de Technische Commissie (TC) er uit?

- Visie formuleren op voetbal technisch gebied: waar willen we heen als de clubs gaan samenwerken/fuseren? Hoe gaan we dat doen, welke stappen dienen er genomen te worden?Prestatief voetballen op zaterdag en/of zondag? 1ste elftallen jeugd selectieelftallen?

- Moeten de pupillen gescheiden blijven voetballen of gemengd?

- Beleidszaken:1. selectiebeleid junioren en senioren2. aanstellen (betaalde) trainers (jeugd/senioren)3. uitgangspunten elftal onder 23 jaar4. overgang van junioren>senioren: uitgangspunten5. G-voetbal/walking voetbal/PK-sport/etc.

- Hoe ziet de begeleiding van de Selectie- en Recreatieve elftallen er uit?- Welke “rechten” en “plichten” hebben Selectie- en Recreatieve spelers?- Jeugd opleidingsplan? Diverse trainingsvormen (loop/conditie/techniek/etc.)- Voetbalplan senioren (incl. opvang nieuwe senioren, begeleiding vd selectie, etc.)

5. Werkgroep verenigingscultuur

Doel: Onderzoek wat het effect van samenwerking is op de verenigingscultuur.

Mogelijkheid tot behoud fijne dorps (voetbal)vereniging voor iedereen, waar sport en samenleving bij elkaar komen.

Samenstelling:2 personen van WVC en 2 personen van DOSR

Opdracht:- Betrek in jullie onderzoek de achterban (leden, ouders, trainers, jeugdleden,

vrijwilligers, etc)- Onderzoek en beschrijf wat de gemeenschappelijke cultuurkenmerken van beide

verenigingen zijn en geef aan hoe die in een samenwerkingsverband/fusievereniging kunnen worden bewaard of juist versterkt.

- Onderzoek, hoe kan je van de mogelijke nieuwe fusievereniging waar gezelligheid, veiligheid, respect, saamhorigheid, sport en plezier samenkomen weer nieuwe clubliefde ontwikkelen. Wat wordt het DNA van de mogelijke nieuwe club?

- Onderzoek, hoe ontwikkel je betrokkenheid naast het voetbal, denk aan: six tournooi, 4tegen 4, corsokar, gezelligheid evenementen zoals quiz, darten, kaarten, fifa computerspel, bbq, veiling, sponsorlopen, feestavonden, sponsoren, etc.

- Onderzoek: Hoe zou de organisatie structuur van de nieuwe fusievereniging er uit moeten zien, denk aan Bestuur, commissies en andere.

- Hoe bereiken we dat iedereen mee kan doen, er toe doet, invloed en inspraak heeft, (ontwikkeling) kansen krijgt, zowel op voetbalgebied als bestuurlijk of organisatorisch.

- Hoe gaan we er in slagen mensen aan de club te binden?- Hoe creëren we een veilige sportomgeving; waar het gaat om sportiviteit, respect en

spelplezier voor iedereen. Het bevorderen van gewenst gedrag. - Hoe kunnen we samenwerken met andere (sport)verenigingen, scholen, kinderopvang,

instanties,... welke kansen liggen er op dit gebied?- Maak bij de opdracht gebruik van de KNVB assist, er zijn voorbeelden genoeg die ons

voor zijn gegaan. Ze zijn er voor ons.- Benader eventueel Hazerswoudse Boys voor informatie. Zij hebben een commissie

'cultuur en maatschappij' - Doel van deze werkgroep is niet om na te denken over de eventuele nieuwe naam van

de fusieclub, nieuwe kleuren, logo etc. Het gaat hier om een onderzoek over de haalbaarheid en inzichtelijk te maken waar de eventuele kansen en knelpunten zitten.

6. Werkgroep vrijwilligersbeleid

Doel: Onderzoek hoe en op wat voor manier je, in geval van samenwerking, voldoende betrokken en enthousiaste vrijwilligers kunt werven en binden.

Samenstelling:2 personen van WVC en 2 personen van DOSR

Opdracht: - Beschrijf hoe het huidige vrijwilligersbeleid (en eventueel beloningsbeleid) er bij beide

verenigingen uitziet. Maak hierbij gebruik van de bestaande beleidsplannen van beide verenigingen.

- Beschrijf hoe vrijwilligers nu worden geworven binnen beide verenigingen- Beschrijf welke knelpunten er zijn bij beide verenigingen- Waar zitten op dit moment de grootste verschillen mbt vrijwilligers bij beide

verenigingen. Hoe kunnen we die overbruggen? Wat zijn elkaars sterke punten? Wat zijn elkaars zwakke punten?

- Maak een voorstel voor een nieuw wervingsbeleid- Maak een voorstel voor een nieuw vrijwilligersbeleid- Aandachtspunten hierbij zijn:

o hoe willen we nieuwe vrijwilligers begeleiden (met name jeugdleiders/scheidsrechters)

o begeleiding van bestaande jeugdleiders/-scheidsrechters (2x per seizoen 10 minutengesprek met coördinator + bezoek coördinator trainingen?)

o beleid 'afscheid nemen' van stoppende vrijwilligerso beleid 'in het zonnetje zetten van groepen vrijwilligers/individuen (vrijwilliger

van de maand/jaar) Is dat iets wat we wel of bewust niet willen bijvoorbeeld omdat alle vrijwilligers even belangrijk gevonden worden?

o vrijwilligers feestavondo beleid bij ziekte/overlijden van vrijwilligers (bezoek/bloemetje etc)

- Geef aan of 'vrijwilligerswerk' 'verplicht' moet worden voor (ouders van jeugd-) leden- Geef aan of er in de mogelijke fusievereniging functies ontstaan (die nu door

vrijwilligers worden ingevuld), die door betaalde krachten dienen te worden vervuld- Optioneel: Maak een functieboek met een taak- en functieomschrijving van alle

vrijwilligers - Maak bij de opdracht gebruik van de KNVB assist vrijwilligers en onze contactpersoon

bij de KNVB

Samenstelling werkgroepen

1. Financiën

◦ Aanspreekpunt stuurgroep: Don van der Meer (DOSR)

◦ Leden: Thomas Zwetsloot (DOSR) Herbert Bloem (WVC)

2. Accommodatie

◦ Aanspreekpunt stuurgroep: Mathé Olyerhoek (WVC)

◦ Leden: Joost Wesselman, Jeroen de Koning (DOSR)

Dennis van Veen, David Koot (WVC)

3. Communicatie

◦ Aanspreekpunt stuurgroep: Simone van Klink (WVC)

◦ Leden: Barbara van der Zwet, Patrick van der Meer (DOSR)

Herbert Bloem, Frans Kortekaas (WVC)

4. Voetbaltechnische zaken

◦ Aanspreekpunt stuurgroep: Tino Snaterse (WVC)

◦ Leden: Kelly van der Tang, Loek Hendriks (WVC)

Wil Caron, Bart Hoogenboom (DOSR)

Leslie van Es (WVC en DOSR)

5. Verenigingscultuur

◦ Aanspreekpunt stuurgroep: Richard Wesselman (DOSR)

◦ Leden: Rick de Jeu, Hans Rodewijk (WVC)

Paul Grob, Mike van Berkel (DOSR)

6. Vrijwilligersbeleid

◦ Aanspreekpunt stuurgroep: Jaap Kooistra (DOSR)

◦ Leden: Marlies van Heiningen, Willem Kliffen (WVC)

Eugene Wesselman, Roeland van der Zwet (DOSR)

Resultaten onderzoek

1. Financiën

Analyse:

WVC en DOSR zijn twee financieel gezonde verenigingen, beiden goed in staat om ‘hun eigen broek op te houden’.

Er bestaan verschillen tussen de kostenposten en opbrengstenstromen (per lid) bij beide verenigingen, door elkaar te helpen en van elkaar te leren kunnen (op totaalniveau) kostenbesparingen en opbrengstverhogingen gerealiseerd worden.

Er is sprake van ‘dubbele sponsors’ bij WVC en DOSR, waarvan op totaalniveau de opbrengsten kunnen teruglopen als gevolg van een verdere samenwerking. Echter, een nieuwefusievereniging biedt ook mogelijkheden tot het werven van nieuwe sponsoren en uitbreiding en/of herziening huidige sponsorpakketten.

Op basis van een schatting van de totale financiële gevolgen van een samenwerking, lijkt het totale resultaat uit de exploitatie van beide verenigingen bij een volledige samenwerking duidelijk toe te nemen.

Beide clubs staan aan de vooravond van noodzakelijk onderhoud aan gebouwen en (kunstgras)velden, dit kan flinke investeringen vergen in de komende jaren. Bij een verdere samenwerking kan gezamenlijk worden opgetrokken bij het werven van middelen en hoeven een aantal investeringen niet onnodig dubbel gedaan worden.

Conclusie:Vanuit de werkgroep financiën adviseren wij POSITIEF over een samenwerking tussen WVC en DOSR, waarbij in onze ogen een FUSIE de meest passende vorm van samenwerking is.

tijdlijn:Beide penningmeesters hebben een deugdelijke administratie gevoerd, waardoor de financiële posities van beide verenigingen in onze ogen relatief eenvoudig geconsolideerd kunnen worden.

Nadat overeenstemming is bereikt over de fusievorm, kunnen de financiële posities van beide verenigingen geconsolideerd worden en zal een nieuwe administratie ingeregeld moeten worden voor de fusievereniging. Hierbij dient, in nauwe samenwerking met de penningmeesters, een scherpe analyse te worden gemaakt van de verantwoorde balansposten bij beide verenigingen. Wij achten het realistisch dat deze werkzaamheden in het boekjaar 2019/2020 (uiterlijk 30/06/2020) afgerond worden.

De volgende kritische zaken kunnen, na goedkeuring door de AvA van beide verenigingen, direct opgepakt worden met als doel deze afgerond te hebben aan het einde van het boekjaar 2019/2020 (per 30/06/2020):Herziening contributiebeleid voor de nieuwe fusieverenigingHerziening sponsorbeleid voor de nieuwe fusieverenigingIn kaart brengen kostenbesparingen als gevolg van verdwijnen ‘dubbele’ functies en kostenpostenHeronderhandeling (centrale) inkoopcontracten en subsidies

Overige aandachtsgebieden voor de seizoenen 2019/2020 en 2020/2021:Herziening financieringspositie beide verenigingenOpstellen investeringsplan voor investering in gebouwen en velden

Conclusie:Vanuit de werkgroep financiën achten wij het mogelijk om de cijfers voor het boekjaar 2019/2020 op geconsolideerd niveau te presenteren en per 01/07/2020 op financieel gebied

als fusievereniging door het leven te gaan.2. Accommodatie

Advies t.a.v. samenwerking: JA / NEE en in geval van Ja: welke vorm

Met betrekking tot de accommodatie is het antwoord op samenwerken een JA!!!!Wel vinden wij dat op voetbal en op het sportieve vlak hier een belangrijkere stem in is, de accommodatie is hier aan ondergeschikt, wij zullen dit nader uitleggen.De beslissing om met twee verenigen samen verder te gaan moet gemaakt worden als dat beter is voor het voortbestaan van een van de twee verenigingen of beiden verenigingen. Daarbij gaat het voornamelijk of de inwoners van de gemeente Kaag en Braassem bij een gezonde vereniging kunnen voetballen.De accommodatie kan worden aangepast aan de beslissing van het wel of niet samen gaan. Beide verenigingen hebben op dit moment een eigen accommodatie dat goed functioneert, meteen fijne groep vrijwilligers die het onderhoud verzorgt.Vanuit de werkgroep accommodatie kunnen we aangeven dat als er voor samenwerken gekozen gaat worden het een voorwaarden moet zijn dat je naar 1 gebouw gaat in de toekomst. Het draaien van 1 vereniging in twee gebouwen is wat ons betreft geen gezonde zaak en zal dan ook vanaf de start niet wenselijk zijn. Hiervoor zijn er verschillende mogelijkheden.

Tijdspad: De termijn waarop dit voor het onderwerp van jullie werkgroep in de praktijk gerealiseerd kan worden

Er zijn meerderen mogelijkheden hoe we tot 1 accommodatie kunnen gaan komen, het tijdspad van de mogelijkheden is van veel factoren afhankelijk, we zullen de verschillende mogelijkheden met een tijdpad beschrijven.Nieuwbouw: Een nieuwe vereniging verdient een nieuwgebouw. Ondanks dat beide verenigingen een locatie hebben behoeven deze wel onderhoud, het onderhoud van de accommodatie van DOSR zit hem er in dat het hele pand in een wat oudere staat is en er dus overal onderhoud nodig is. Bij WVC word er over nagedacht om het dak te gaan vervangen, dit is een stukje onderhoud wat gebeuren moet maar dan moet het wel duidelijk zijn hoe beide vereniging doorgaan. Nieuwbouw is wel afhankelijk van wat er met het totale sportpad gaat gebeuren, er kan pas gekeken worden naar nieuwbouw als de invulling van het hele sportpad bekend is voor de toekomst. We kunnen niet een nieuw pand neerzetten wat met de herindeling niet op de juisteplaats blijkt te staan of wat niet de juiste invulling heeft.Wel zal er bij samenwerking een gezamenlijk pand betrokken moeten worden, dit zou kunnen door het gebouw van WVC te gaan gebruiken, deze accommodatie is in de beste staat maar daar zullen niet genoeg kleedkamers zijn om beide verenigen in te huisvesten. Onze mening is dat dit kan worden opgelost door de kleedkamers van DOSR te laten staan en deze nog te gebruiken. Dit kan een oplossing zijn voor een middellange termijn. Ook het plaatsen van losse units naast de huidige kleedkamers van WVC zou een oplossing kunnen zijn voor de middellange termijn. Dit eigenlijk allemaal tot het duidelijk is waar het beste kan worden nieuw gebouwd.

Onderbouwing / argumentatie

Positief NegatiefIntern / vanbinnenuit(Vereniging)

Strengths / Krachten1. Sportcomplexen in het hart

van het dorp. Vier velden op een rij.

2. Alle facetten van de vereniging(jeugd, dames, heren) op één plek. Geen onderscheid.

3. Gebouwen en complexen functioneren goed, kunnen doen waarvoor ze bedoeld zijn.(Navraag doen bij gebruikers na tussenpresentaties.)

4. DOSR: Tribune.5. WVC: Hoger gelegen terras

aan het hoofdveld. 6. DOSR: Ledverlichting.7. ...

Weaknesses / Zwakheden- Gebouw van DOSR is in fases

gebouwd. Het oudste deel is aanhet einde van de levensduur.

- De kantine van DOSR zou een meer sfeervolle uitstraling kunnen hebben.

- Bereikbaarheid van WVC per auto is onduidelijk. Zichtbaarheid is beperkt.

- Bereikbaarheid derde veld?- WVC: Tweede veld geen

wedstrijdverlichting.

Extern / vanbuitenaf(Gemeente, meer of minder samenwerking)

Opportunity’s / Kansen- Bij samenwerking: Efficiënter

gebruik van de ruimte en velden. (Geldt voor alle werkgroepen, winst te behalen.)

- Bij verdergaande samenwerking of fusie: Kans om één nieuw gebouw te realiseren:

o Zichtbaar, sprekendo Functioneel, voor

nieuwe vorm/vereniging

o Onderhoudsarmo Duurzaamo ....

- Eventueel een nieuw gebouw delen met andere verenigingen. (Kans, of juist een bedreiging? Dit is heel subjectief.)

- …

Threats / Bedreigingen3 Door herinrichting sportpark:

Verplaatsen (één van de twee) complexen naar een plek buiten het dorp.

4 In alle gevallen: Dat er afhankelijk van de besluitvorming, de onzekerheid daarover, noodzakelijk onderhoud en investeringen worden uitgesteld, zoals:

1. Kunstgrasvelden (einde levensduur bereikt)

2. Kleedkamers DOSR (gefaseerde renovatie nu aangehouden)

3. Dakbedekking WVC (oudste deel einde levensduur bereikt, plaatselijk herstel gepleegd)

Als clubs verliezen we hierdoor de controle.

2 Bij verdergaande samenwerking of fusie: Met één organisatie in twee gebouwen werkt niet, en een keuze maken tussen één van de twee gebouwen kan ook niet zomaar. Sentimenten hiervoor zijn te groot.

De belangrijkste argumentatie waar rekening mee gehouden moet worden zijn:

Een nieuwe vereniging vraagt om één clubgebouw, tijdelijk kan dit in de bestaande gebouwen maar deze samenwerking zou een goede aanleiding zijn om een heel nieuw clubgebouw te realiseren. Hiermee kunnen we de kansen als duurzaamheid, onderhoudsarm, bereikbaarheid, functioneel en uitstraling voor dekomende jaren veilig stellen.

De inrichting van het totale sportpark daar moet duidelijkheid over komen, hier hangen veel beslissingen mee samen, de juiste locatie, aantal verenigingen wat er gebruik van gaat maken, het aantal velden wat beschikbaar is enz.

Bij de toekomstige herinrichting van het sportpad is het zeer wenselijk om minimaal vijf velden te behouden. Zo nodig zal de verlichting op de bestaande veld(en) aangepast dienen te worden. Het zou wenselijk zijn om op het eerste veld van WVC verlichting te maken om dit veld ook in de avond te kunnen gebruiken, ook zal er gekeken moeten worden of er een extra kunstgrasveld bij kan komen ipv echt gras omdat deze intensiever gebruikt kan en gaat worden. Ook de staat van de velden zal goed naar keken moeten worden, wanneer zijn deze aan vervanging toe.

3. Communicatie & PR

Uit de inventarisatie en enquête zijn de volgende zaken naar voren gekomen:Communicatie middelen:

- Beide verenigingen communiceren vooral digitaal, met de website als centraal middel- Een meerderheid van beide verenigingen vindt zich goed geïnformeerd- Naast de website worden de (digitale) nieuwsbrief, WhatsApp en een mobiele App als

belangrijkste communicatiemiddelen gezien- Ook de Glossy (DOSR)/Update (WVC) en de kermiskar worden als waardevol ervaren- De communicatie van DOSR wordt iets beter gewaardeerd dan die van WVC

SWOT:Strengths: Informatievoorziening via vooral de website en nieuwsbrief van beide verenigingenis goed

Weaknesses: Coördinatie tussen verschillende middelen, onderdelen en leden van de clubs kan soms beter, zodat een eenduidige boodschap wordt uitgedragen. Ook is de visie van de club, die moet worden uitgedragen, niet altijd even helder.

Opportunities: Bij een samenwerking tussen beide clubs kan een heldere visie worden opgesteld. Met daarbij een duidelijk communicatieplan om de beoogde doelen te bereiken

Threats: Indien PR en Communicatie niet goed worden opgepakt, zal het voetbal haar leidende positie tussen de sportverenigingen langzaam maar zeker gaan verliezen. Ook zullen de beoogde voordelen van een samenwerking (schaalgrootte) langzaam weer verdwijnen

Advies voor de samenwerking:- De werkgroep Communicatie ziet geen belemmering in welke vorm van samenwerking dan

ook. De voorkeur gaat uit naar een fusie, omdat bij de andere vormen van samenwerking minder voordeel te behalen is.

- De tijdsplanning voor de samenwerking zal niet of nauwelijks van communicatie afhankelijkzijn.

- Stel een heldere visie op voor de beoogde samenwerking. Inclusief doel, doelgroepen en karakter van de (eventueel) nieuwe club

- Stel hieruit een goed communicatieplan op. Het advies daarbij is om de structuur van DOSR als leidraad te nemen, aangevuld met inzichten uit beide clubs.

Communicatie over voortgang samenwerking:- Blijf transparant, via één kanaal communiceren over de samenwerking- Leden dienen eerst geïnformeerd te worden (website)- Dan de pers, via de communicatie adviseur/woordvoerder, Rinke van der Veen - Het zou mooi zijn als er voor het bloemencorso 2019 een gezamenlijke kar / gezamenlijk

thema gebouwd kan worden.

4. Voetbaltechnische zaken

De werkgroep voetbaltechnische zaken stelt een samenwerking voor in de vorm van een fusie.

Argumentatie:

Meer leden

Beter in te delen op leeftijd (o7, o8,o9 …) Meer keuze voor selectieteams Iedereen kan voetballen en trainen op zijn/haar eigen niveauverschil

Trainers/begeleiding/scheidsrechters

Meer gediplomeerde trainers in eigen gelederen Eenvoudiger om cursus(KNVB) binnen eigen club te

organiseren(scheidsrech(st)er/train(st)er) Specifieke trainers aanstellen (keeper-, techniek-, loop-, hersteltrainer) Interessanter voor trainers van buitenaf

Voetbalaanbod

Standaardvoetbal (jongens, meisjes, dames en heren) Gemengdvoetbal G-voetbal Veteranen-/veterinnenvoetbal PK-sport Mini Champions League Zaterdag-/zondagvoetbal 35+ voetbal Walkingvoetbal ……

Tijdspad om dit op voetbaltechnisch gebied te kunnen realiseren is één voetbalseizoen.

5. Verenigingscultuur

Scope van de opdracht

- Onderzoek en beschrijf wat de gemeenschappelijke cultuurkenmerken van beide verenigingen zijn en geef aan hoe die in een samenwerkingsverband/fusievereniging kunnen worden bewaard of juist versterkt.

Onderdeel: Cultuur- Onderzoek, hoe kan je van de mogelijke nieuwe fusievereniging waar gezelligheid,

veiligheid, respect, saamhorigheid, sport en plezier samenkomen weer nieuwe clubliefde ontwikkelen. Wat wordt het DNA van de mogelijke nieuwe club?

Onderdeel: Cultuur > SWOT - analyse- Onderzoek, hoe ontwikkel je betrokkenheid naast het voetbal, denk aan: six tournooi, 4

tegen 4, corsokar, gezelligheid evenementen zoals quiz, darten, kaarten, fifa computerspel,bbq, veiling, sponsorlopen, feestavonden, sponsoren, etc.

Onderdeel: Cultuur- Onderzoek: Hoe zou de organisatie structuur van het nieuwe samenwerkingsverband / de

fusievereniging er uit moeten zien, denk aan Bestuur, commissies en andere.Onderdeel: Structuur

- Hoe bereiken we dat iedereen mee kan doen, er toe doet, invloed en inspraak heeft, (ontwikkeling) kansen krijgt, zowel op voetbalgebied als bestuurlijk of organisatorisch.

Onderdeel: Structuur- Hoe gaan we er in slagen mensen aan de club te binden?

Onderdeel: Structuur en cultuur- Hoe creëren we een veilige sportomgeving; waar het gaat om sportiviteit, respect en

spelplezier voor iedereen. Het bevorderen van gewenst gedrag. Onderdeel: Cultuur

- Hoe kunnen we samenwerken met andere (sport)verenigingen, scholen, kinderopvang, instanties,... welke kansen liggen er op dit gebied?

Onderdeel: Structuur

7.1Definitie cultuur

De werkgroep Verenigingscultuur hanteert de volgende definitie van cultuur:

Alle waarden, normen en andere kenmerken die de leden van een groepmet elkaar delen en dus als vanzelfsprekend beschouwen.

7.2Documentatie verenigingen

De werkgroep Verenigingscultuur heeft allereerst onderzocht of de cultuur van de beide verenigingen is vastgelegd in documenten. Naast huis- en gedragsregels is hiervan niets genoteerd. De werkgroep doet daarom aanvullend onderzoek.

ONDERZOEKSOPZET

7.3

7.4Aanpak

De werkgroep heeft vier onderzoeksgebieden onderscheiden. Dit zijn de aspecten van cultuur waarvan onderzocht wordt of en in welke mate ze onderdeel uitmaken van de waarden, normen en andere kenmerken van beide verenigingen:

1. Gezelligheid

2. Prestatie 3. Maatschappelijke betrokkenheid4. Normen en omgangsvormen

Daarnaast is het mogelijk om de volgende belangengroepen te benaderen bij het onderzoek:Jeugdspelers, Senioren, Vrijwilligers, Leiders / trainers, Ouders, Sponsoren, Supporters.

Op basis van de uitkomsten van het onderzoek zal de werkgroep per onderzoeksgebied omschrijven wat het effect van samenwerking is op de verenigingscultuur en waar daarbij de mogelijkheden liggen tot behoud van een fijne dorps (voetbal)vereniging voor iedereen, waar sport en samenleving bij elkaar komen.

Opbouw

De werkgroep werkt gefaseerd aan de uitkomsten van het onderzoek. Belangrijk onderdeel vande onderzoeksopzet is het uitzetten van een enquête onder de belangengroepen. Dit komt metname omdat de werkgroep hiervoor de input breed moet ophalen zodat er sprake kan zijn vaneen gedeeld beeld en een gedragen uitkomst.

FASERING

Fase 1: Oriëntatie

Inventarisatie van de beschreven cultuur van de beide verenigingen Inventarisatie van de beschreven cultuur bij andere (fusie)verenigingen

Fase 2: Enquête

Inleiding per onderzoeksgebied Vragen formuleren per gebied Vijf stellingen per gebied – huidige situatie / gewenste situatie Mogelijkheid om opmerking te maken Werkgroep doet de duiding aan de hand van de scores en de opmerkingen in een korte

tekstuele uitleg per onderzoeksgebied We betrekken ook de beleidsdocumentatie van de twee verenigingen (cultuur en

technisch beleidsplan).

Fase 3: Beschrijving cultuurkenmerken en advies

Uitwerking resultaat enquête SWOT analyse opstellen

Fase 4: Uitwerking en advies op vervolgvragen 1, 2, 5 en 6

Beschrijving ‘was/wordt’ met mogelijke ontwikkellijnen

Fase 5: Onderzoek naar ondersteunende structuur bij de samenwerking

Beschrijving ‘was/wordt’ met mogelijke ontwikkellijnen

Fase 6: Uitwerking en advies op vervolgvragen 3, 4 en 7

Beschrijving ‘was/wordt’ met mogelijke ontwikkellijnen-

ACTIVITEITEN

De activiteiten van de werkgroep zijn in de onderstaande tabel opgenomen. Het is een dynamische tabel die per versie van dit document wordt geactualiseerd. De nummering correspondeert met de onderdelen binnen de fasering.

Nr. Activiteit Actienemer

Status

1.1 Opstellen Plan van aanpak Allen Gereed / dynamisch

1.2 Inventarisatie documenten over cultuur Hans en Paul

1.3 Inventarisatie documenten over cultuur bij andere verenigingen

Paul

1.4 Presentatie aan Stuurgroep over aanpak Richard Gereed2.1 Vragen formuleren voor onderzoek (enquête) Allen2.2 Respondenten selecteren uit de doelgroepen

via Richard – appgroep gebruikenPaul / iedereen

Aangepast / vervallen

2.3 Secretaris benaderen via Richard voor mailingenquête

Richard Gereed

2.4 Vragenformulier ontwikkelen Allen Gereed2.5 Enquête versturen Gereed2.6 Respons verzamelen en verwerken Gereed2.7 Terugkoppeling in presentatie aan Stuurgroep

op 6 juni 2019Allen Gereed

2.8 SWOT - analyse Allen Vervalt5.1 Deskresearch: organisatievormen en

samenwerkingsverbandenPaul Nog niet

gepland

UITKOMSTEN

In de navolgende paragrafen zijn de belangrijkste uitkomsten van het onderzoek opgenomen.

7.5 Enquête – de resultaten en conclusie

In paragraaf 8 staan in de afzonderlijke bijlagen de antwoorden van de enquête aangegeven. Hieronder een samenvatting in hoofdlijn. De eerste algemene bevinding is dat de gegeven antwoorden gemiddeld en over de belangengroepen nagenoeg gelijk zijn. De werkgroep trekt dan ook de navolgende conclusies1:

Er zijn bijna geen verschillen in cultuur tussen de twee verenigingen waar te nemenSamenwerking zal nauwelijks van invloed zijn op de verenigingscultuur

1

De enquête geeft een beeld van de waarden, normen en andere kenmerken die de leden van de verenigingen met elkaar delen en dus als vanzelfsprekend beschouwen. Voor het doel van het onderzoek voldoende om de vermelde conclusies te kunnen bepalen.

Bijlagen

In de navolgende paragrafen zijn de belangrijkste losse onderdelen van het onderzoek opgenomen.

7.6Enquête – de stellingen

De enquête vormt het hart van het onderzoek. Immers cultuur laat zich niet vangen door een beperkt aantal mensen het huidige beeld hiervan te schetsen. Het gaat evenzeer over het ophalen van de meningen binnen de verenigingen van de gewenste cultuur in de samenwerking. De stellingen geven daarom ook richting aan de toekomst. Per onderzoeksgebied wordt gestart met een korte inleiding. Daarna volgen vijf stellingen per onderwerp. Respondenten worden ook in de gelegenheid gesteld om vrije opmerkingen te maken. Hierna volgen de stellingen waarop gescoord kan worden in de range ‘helemaal mee oneens – helemaal mee eens’:

7.7Quotes

Enkele opmerkingen uit de enquête…

‘Succes en zeker samengaan. Dat is de toekomst!’

‘Stop met samenwerken maar ga gewoon fuseren. Meer leden per leeftijdscategorie,dus minder niveauverschil per team, dus meer plezier voor iedereen.’

‘Ik vind het belangrijk dat ieder kind jong of oud moet kunnen sporten bij eenvereniging…

…uiteindelijk hebben we elkaar allemaal nodig om de club tot een succes te maken.’

6. Vrijwilligersbeleid

Threaths: Te weinig vrijwilligers op sommige functies Belangrijke “solisten” Meerdere taken bij 1 individu Weinig animo voor bestuursfuncties Sommige vrijwilligers willen zich maar kort/incidenteel binden “Vriendengroepen” die gezamenlijk een taak uitvoeren. Groeiende vraag naar gekwalificeerd kader Een veranderende beleving van normen en waarden Afname van de sociale betekenis van de vereniging

Oorzaken: Tijdgebrek Pas na bepaalde leeftijd vrijwilliger worden Veranderende mentaliteit Minder binding met eigen club

Kansen: WVC: verplichte taken invoeren; Taken en draaiboeken etc. uit laten werken; Werven (ouders) vanaf de (jongste) jeugd; “Nieuwe generatie” vrijwilligers: nieuw netwerk erbij! Zuinig omgaan met de tijd van de vrijwilligers; Werving en selectie nieuwe vrijwilligers verbeteren; Ruimere digitale communicatie- mogelijkheden om vrijwilligers te binden, informeren

en te bereiken; Samenwerking met andere clubs/ organisaties in de omgeving (bv statushouders); Bouw van flink aantal woningen in omgeving; De landelijke trend om meer bewegen te bevorderen;

Verschillen WVC – DOSR

DOSR Verplichte vrijwilligers bij DOSR, is goed uitgewerkt.; Vrijwilligersbeleid (nog) niet vastgelegd op papier iets minder kwetsbaar dan bij WVC (momenteel!)

WVC Verplichting vrijwilligers (nog) niet; Vrijwilligers beleid vastgelegd; Kwetsbaarder in aantal vrijwilligers;

Advies ten aanzien van samenwerkingJa, in de vorm van een fusie. Samen Sterker!Bij alle andere vormen van samenwerken niet echt voordeel te halen op gebied van vrijwilligers.

Waarom? Niet “meer” vrijwilligers nodig Redelijk snel te realiseren Eén beleid Sterke basis Klaar voor de toekomst

Tijdspad Kan al gefaseerd ingaan bij bepaalde jeugdactiviteiten Concept vrijwilligersbeleid ligt al klaar! Binnen 1 voetbalseizoen

Aandachtspunten Twee accommodaties zijn contra productief; Goede communicatie richting leden en vrijwilligers; Op en positieve manier met de (verplichte) vrijwilligers omgaan; Taken en draaiboeken uitwerken en vastleggen; Werving en selectie van de vrijwilligers verbeteren;