Project OnStage - Bram ten Kate en Henk Sluman - OWD13

Stages en Afstuderen: Het project OnStageOpdrachtgever Bram te Kate: Dean International Business School Projectleider: Henk Sluman: FB Informatisering, team Vernieuwing

Presentatie Onderwijsdag 12 november 2013

Doelstelling

• Gegeven:– Stages en Afstuderen zijn belangrijke onderdelen van bachelor opleidingen– ‘Ondersteuning’: MS-office producten en fragmentarisch in een aantal HG applicaties

• Gevraagd:

Borging van de kwaliteit van stages en afstuderen

• Oplossing / Doelstelling:

1. Het implementeren van een geautomatiseerde effectieve, efficiënte en verifieerbare procesondersteuning– met monitor op de (kritische) kwaliteit- en succesfactoren– dat een bijdrage levert aan de prestatieafspraken – dat snel, eenvoudig, goed en goedkoop kan worden aangepast op

• veranderende onderwijscurricula• voorwaarden en eisen vanuit bedrijfsbranches• wetgeving

2. Het opleiden van mensen die in die processen en de ondersteuning daarvan een rol spelen.


• 16 februari 2010: Pakket keuze HG CRMTijdens voorafgaande CRM-verkenning vroege versie van een Stageapplicatie bij Deltion College gezien.Vervolgt door een marktverkenning.

• 27 september 2010: Proof of Concept IBS-net als benchmark gebruikt, check bij SIRE in nov. 2010.

• 23 maart 2011: 1e overleg Project Portfolioboard I.V.Businesscase. Besluit: Beperkte Pilot ( SIBS, SIRE, SAVK ) en harde bewijsvoering.

• 15 december 2011: Oplevering Oplevering van ingerichte en binnen de HG IT-omgeving werkende applicatie ( Stage-, afstuderen en Study Abroad ).

• 13 februari 2012: Live-gang Bij SIBS, SIRE, SAVK ( 3 van 19 schools, 4.377 van 25.807 studenten = 17 % )

• 21 februari 2012: Project Portfolioboard I.V. Evaluatie Pilot-project en herijking businesscase. Uitrollen binnen HG, bij volgorde ook rekening houden met aanstaande accreditaties

Stageapplicatie: Wat eraan vooraf ging…


4

Onderwerp Business Case

Deze businesscase is een herijking van de Businesscase “Specifieke IT applicatie voor Stage-, Afstudeer- en Onderzoek processen, versie 2 van februari 2011”.

Hoofdvraag : Hoe kan OnStage bijdragen aan het realiseren van de prestatieafspraken?

• Wat betekent de beoogde OnStage implementatie voor de rendementen?

• Welk effect heeft OnStage op Kwaliteit van het onderwijs?

• Wat is het effect op verhouding OP/OOP?


OnStage


Wat is het ?

• OnStage is een software oplossing waarmee scholen het samenwerkingsproces rondom de stage- en afstudeer proces ( voorbereiden, begeleiden en afsluiten ) tussen de schoolbegeleider met bedrijven, instellingen én de studenten kunnen optimaliseren’. ( het Stage- en Afstudeerdossier staat centraal )

6

Vraag en Aanbod beter inzichtelijk / overzichtelijk / toegankelijk makenTevredenheid externe relaties en studenten vergroten door middel van moderne ICT en meer transparantie over kwaliteitseisen, begeleidings- en beoordelingsproces.Studenttevredenheid en verminderen van uitval door verbetering van de kwaliteit van het “matchen” Stage / afstudeer processen en - dossiers centraal stellen en beschikbaarStatus en voortgang gemakkelijker bij te houden en beter overzichtelijkOverdraagbaarheid individuele student naar de individuele begeleider bij ziekte, verlof, vertrek eenvoudig mogelijk makenKennis Valorisatie. Latere mogelijkheid tot centrale toegang tot stage- en afstudeerrapporten en onderzoeksresultaten biedt kansen tot kennis valorisatie. Inspectie. Stage en afstudeer processen en dossiers zijn audit-proof ( bewijsvoering )Reductie handwerk bij OBP/ OP ( docent begeleiders )Tevredenheid opleidingsmanagement door vermindering administratieve belasting docenten en onderwijsadministratie en tegelijkertijd ruimte bieden aan opleidingsspecifieke werkprocessen en onderwijskundig inzicht

Onderwijs Accreditaties ondersteunen door één praktijkdossier, in beheer van school, waar alles centraal wordt bijgehouden met monitor op kritieke succes factoren

Enkele belangrijke aspecten m.b.t Kwaliteitsverbetering

6Presentatie Onderwijsdag 12 november 2013

• MicroSoft CRM is de applicatie voor het vastleggen van HG-relaties. Het bevat diverse relatiegegevens van bedrijven en instellingen dus ook van bedrijven en instellingen die stage- en afstudeerplaatsen leveren.( Relatiedossier staat centraal )

• OnStage is een software oplossing waarmee scholen het samenwerkingsproces rondom de stage- en afstudeer proces ( voorbereiden, begeleiden en afsluiten ) tussen de schoolbegeleider met bedrijven, instellingen én de studenten kunnen optimaliseren’.( het Stage- en Afstudeerdossier staat centraal )

Een combinatie van CRM en OnStage kan tot grote synergie, efficiency en snel beschikbare verbeterde management

informatie leiden. In combinatie met VOIS neemt dat nog verder toe.

• VOIS wordt de applicatie voor de ondersteuning van het onderwijs logistieke proces en bevat o.m. gegevens van studenten en behaalde resultaten. ( Het studentdossier staat hier centraal )

De positie en directe omgeving van OnStage.


Stage- en afstudeer processen


Wat heeft de gebruiker eraan en hoe wordt het onderwijs beter?

Het dashboard van een student. Kan nog veel verder worden uitgebreid met voor de student handige dingen. Bijvoorbeeld Stage- en afstudeerhandleidingen zodat deze daarvoor niet meer naar een andere HG applicatie etc.

behoeft te gaan. One-stop-shopping.


Overzicht van één stage dossier die de docent / begeleider ziet als deze in het dashboard een student geselecteerd. Een iets ingedikte vorm hiervan ziet een student als hij op zijn eigen dossier

clickt. De student heeft integraal overzicht van wat deze echt nodig heeft en ( nog) niet meer dan dat.


NOG NIET GECONFIGUREERD. Een portaal voor externe organisaties / opdrachtgevers


NOG NIET GECONFIGUREERD. Het zoeken van een stageplaats, afstudeerplaats of Study Abroad plaats of ……..


NOG NIET GECONFIGUREERDEen Bedrijven / Instellingen Self Service Vitrine


Project beheers aspecten

• Start met een business case ( Businesscase Management )

• Kwantitatieve begroting

• Projectorganisatie ( Hele keten van Projectportfolio board – Stuurgroep – Schools - stagebureau )

• Planning: product gestuurd plannenGeen WBS Aktiviteiten maar PBS ( producten, deliverables )

• Informatie:SharePoint Samenwerkings community.

• Kwaliteit: Inhoudelijk definiëren maar ook besluitvorming in de gehele keten vooraf goed inrichten


Project organisatie HG

• Ondertekend Projectplan

• Mandaat matrix

OnStage SharePoint Community:

* Documenten Projectteam

* Documenten Schools ( ook role-based )

* Projectmanagement


Inhoudelijke activiteiten per fase.

16

• Voorbereiding in kaart brengen processen:

• School krijgt inzicht in procesboeken andere schools

• School brengt eigen stage en afstudeerprocessen in kaart (voortraject en begeleiding) o.l.v. de interne HG-projectleider OnStage.

• School maakt mede op basis van voorbeelden van andere schools de eigen proces workflows

• School actualiseert eigen mailtemplates, formulieren etc.

• Procesinrichting in OnStage:

• Workflows van Schools stap voor stap doornemen, aanpassen waar nodig, uitwerken in een processenboek ( HG en Xebic ) en goedkeuring door HG-School

(ondertekening van processenboek)

• Inrichten processen (configuratie) in de OnStage applicatie

• Inrichten mailtemplates.

• Training:

• Trainen key-users (4 dagdelen)

• Trainen docenten / begeleiders (1,5 uur per groep, aantal keer op één dag)

• NB: voor docent / begeleiders en studenten wordt een reference card geleverd

• Livegang:

• Importeren organisaties en opdrachten

• Vastleggen eerste stage/afstudeerperiode en eventueel studenten koppelen

• Operationeel:

• Gebruik van OnStage door alle gedefinieerde gebruikersgroepen


Aanpak en fasering ( algemeen )

Schematisch

TrainingVoorbereiding in kaart brengen

processen door school

Proces: opname en inrichting

OnStage


processen door school


OnStage


processen door School


OnStage

0

School 1

School 2

Live-gang

1 2 3 4 5 6 7 98 10 1211 13

School 3

School 4


processen door School


OnStageLive-gang

Doorlooptijd: 7 netto weken


Stage- en afstudeer processen


Procesmatig werken betekent: VERANDEREN

Veranderingsmanagement

“Zonder dwarsliggers rijdt er geen trein”

“Valley of despair”



Afscheid nemen van oude werkwijzen



Inhoudelijke

gronden

Persoonlijke gronden

Wat betekent dit voor

- Mijn positie?

- Erkenning voor mijn werk?

- Stabiliteit in de groep?



Veranderen: Het bereiken van efficiency en verbetering (1)

Inleren kost tijd. Het gaat eerst wat slechter, maar dan wordt het met de juiste drive snel beter


Veranderen / verbeteren


Verandering zal binnen de School / Onderwijs-instelling goed gemanaged moeten

worden


Vragen?


Project OnStage - Bram ten Kate en Henk Sluman - OWD13

Education

Transcript of Project OnStage - Bram ten Kate en Henk Sluman - OWD13