Programmaplan e-Overheid Hoogheemraadschap de Stichtse ... · ‘Programmaplan e-Overheid’ van...

Programmaplan e-Overheid Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden

Opdrachtgever: Eugène Meuleman – secretaris-directeur Opdrachtnemer:Daan Beukers – programmanager a.i. Status: vastgesteld Versie: 2.0 Datum september 2009

‘Programmaplan e-Overheid’ van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden September 2009

Pagina 2 van 2

INHOUDSOPGAVE 1 Samenvatting – nut en noodzaak van de e-Overheid ............................................ 3 2 Inleiding.............................................................................................................. 5 3 Wettelijke projecten – het wettelijk kader ............................................................ 7

3.1 Omgevingsloket Online (OLO)..................................................................... 8 3.2 Digitale Uitwisseling Ruimtelijk Plannen (DURP)........................................ 8 3.3 Dienstenrichtlijn ........................................................................................... 8 3.4 Verdrag van Aarhus...................................................................................... 9 3.5 Wet Kenbaarheid Publiekrechterlijke Beperkingen WKPB ........................... 9 3.6 Nieuwe Handels Register (NHR) .................................................................. 9 3.7 Burgerservicenummer (BSN)........................................................................ 9 3.8 Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN) ..................................................... 9 3.9 Basisregistraties...........................................................................................10 3.9.1 Gemeentelijke Basis Administratie (GBA)..................................................10 3.9.2 Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen (BAG).................................10 3.9.3 Basisregistratie Kadaster en Topografie (BRK & BRT) ..............................10 3.9.4 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) .......................................10 3.10 OverheidsDatabase (ODB) .........................................................................10 3.11 Gegevensbeheer op orde.............................................................................11 3.12 Waterschaps Informatie Architectuur (WIA)...............................................11 3.13 Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA).............................11 3.14 Webrichtlijnen............................................................................................11 3.15 Drempels Vrij Waarmerk............................................................................12 3.16 E-formulieren .............................................................................................12 3.17 DigiD .........................................................................................................12 3.18 Bedrijvenloket ............................................................................................12 3.19 IDEAL als betaalmogelijkheid....................................................................12

4 Ambities – wat willen we bereiken .....................................................................13 5 Werkwijze – hoe gaan we het aanpakken............................................................15

5.1 Organisatie ..................................................................................................15 5.2 Planning ......................................................................................................17 5.3 Geld.............................................................................................................17 5.4 Raakvlakken met organisatie, programma’s en beleidsplannen ....................18

5.4.1 Het Waterschapshuis ..............................................................................18 5.4.2 Waterkracht ...........................................................................................18 5.4.3 Waterbeheerplan 2010 – 2015 Water Voorop !.......................................18 5.4.4 Informatiebeleidsplan.............................................................................18 5.4.5 Communicatieplan .................................................................................19 5.4.6 Relatiebeheer .........................................................................................19 5.4.7 Project digitalisering ..............................................................................19 5.4.8 Project klachten- en meldingen Proces (KMP) .......................................20 5.4.9 Informatievoorziening en Architectuur...................................................20 5.4.10 GEO informatie......................................................................................21

6 Praktijkvoorbeelden............................................................................................22 7 Bijlage 1 – gesproken met ..................................................................................25 8 Bijlage 2 – gelezen .............................................................................................26 9 Bijlage 3 – Aanbieding verklaring “Betere dienstverlening” ...............................27 10 Bijlage 4 – Betere dienstverlening met de elektronische dienstverlening............29 11 Bijlage 5 – Programmamanagement ..................................................................36


Pagina 3 van 3

1 Samenvatting – nut en noodzaak van de e-Overheid Voor u ligt het ‘Programmaplan e-Overheid’ van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden. Dit programmaplan is in opdracht van de directie gerealiseerd en beschrijft nut en noodzaak van elektronische dienstverlening voor ons waterschap. Dit programmaplan dient vooral de directie in staat te stellen ‘de stip op de horizon te zetten’. Door kennis te nemen van de redenen waarom dit ‘Programma e-Overheid’ de organisatie de komende jaren kan helpen bij het realiseren van haar ambities en de gekozen werkwijze de juiste te vinden. In eerste instantie beschrijft dit plan de noodzaak van elektronische dienstverlening door de wettelijke kaders te beschrijven en op een rij te zetten (het ‘moeten’). Dit betreft een breed scala aan diverse overheidsinitiatieven merendeels gebundeld in het ‘Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en E-Overheid’ (NUP). Dit programma is verantwoordelijk voor het tot stand komen van de voor het waterschap relevante wettelijke projecten. Daarnaast beschrijft dit plan de eigen ambities van het waterschap die samenvallen met elektronische dienstverlening of hiermee kunnen worden versterkt (het ‘willen’). We kunnen immers strikt de wettelijke kaders volgen en zo inhoudelijk en qua planning het minimale doen. Dit programmaplan steekt echter hoger in. Het waterschap heeft namelijk een uitgelezen kans middels elektronische dienstverlening de eigen ambities met betrekking tot de externe gerichtheid en de daarin zichtbare dienstverlening te realiseren. Ten derde wordt de werkwijze beschreven hoe dit programma zal opereren (het ‘kunnen’). Dit programma kiest ervoor vooral te ondersteunen en daarin bestaande initiatieven in de organisatie in samenhang te bundelen en te versterken. Geen programma dat dus sterk op de voorgrond zal treden, maar samen met de medewerkers van het waterschap zal optrekken. Het programma e-Overheid werkt samen met de organisatie aan oplossingen door kennis en kunde (her) te gebruiken, aan te vullen en te borgen. Samengevat beschrijft dit programmaplan dus in samenhang het ‘Moeten, Willen en Kunnen’ van de e-Overheid binnen het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden.


Pagina 4 van 4

Dit programmaplan is geschreven door de programmamanager en is tot stand gekomen door met medewerkers uit verschillende geledingen te spreken en het conceptplan als totaal resultaat weer voor te leggen. Ook met medewerkers van het Waterschapshuis (landelijke voorziening) zijn afstemmingsgesprekken gevoerd. Daarnaast is door in te lezen op bestaande initiatieven, zowel in- en extern, het beeld geactualiseerd. In een bijlage bij dit document worden de gesproken medewerkers en de benutte documenten op een rij gezet. Om de leesbaarheid van dit document te vergroten zijn doelstellingen en besluiten omkaderd en zijn citaten vanuit andere documenten omkaderd en schuin gedrukt. In een hierop volgend Realisatieplan (Plan van Aanpak) wordt vooral de werkwijze van het programma meer in detail beschreven. Dit Realisatieplan dient vooral de directie in staat te stellen te sturen op, het in het Programmaplan beschreven, gewenste resultaat en de teamleden en projectdeelnemers in staat te stellen binnen de kaders en randvoorwaarden op gelijke wijze succesvol te opereren. Dit Realisatieplan zal tot stand komen door medewerkers die al deelnemen aan bestaande en gewenste projecten te vragen gezamenlijk een bijdrage te leveren zodat het plan een plan van velen wordt. In dit plan zal dan tevens aandacht worden gevraagd voor de benodigde randvoorwaarden en het risicomanagement om succesvol te kunnen zijn. Dit ‘Realisatieplan e-Overheid’ zal dan ter besluitvorming weer bij de directie worden aangeboden. De directie besluit middels dit ‘Programmaplan e-Overheid’:

a. Kennis te nemen van de nut en noodzaak van de e-Overheid b. De werkwijze samengevat als het ‘Moeten, Willen en Kunnen’ goed te keuren c. Opdracht te geven tot het realiseren van een ‘Realisatieplan e-Overheid’


Pagina 5 van 5

2 Inleiding Het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden wenst de relaties met burgers, bedrijven en andere overheden structureel en blijvend te verbeteren. In onze missie verwoord als ‘We zijn zichtbaar en bereikbaar voor de inwoners en de bedrijven in ons gebied. We werken intensief met andere partijen samen’. In een snel veranderende maatschappij is overheidsautoriteit niet meer vanzelfsprekend. Die moet verdiend en soms heroverd worden. Er wordt in toenemende mate méér verwacht van overheden op het gebied van transparante, deskundige, snelle en flexibele dienstverlening. Dat stelt eisen aan de bedrijfsvoering en dienstverlening door het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden en haar medewerkers. Talloze landelijke ontwikkelingen en projecten hebben tot doel de dienstverlening door overheden beter te laten aansluiten op de eisen die de maatschappij anno nu en in de toekomst stelt. Een aantal voor het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden essentiële ontwikkelingen:

A. Tijdens het Bestuurlijk Overleg op 18 april 2006 kwamen op initiatief van Alexander Pechtold, toenmalig minister van bestuurlijke vernieuwing, centrale en decentrale overheden overeen samen te investeren in de elektronische overheid voor betere dienstverlening, minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven, meer transparantie en grotere doelmatigheid, zodat de overheid niet meer kost dan strikt nodig. De gemaakte afspraken zijn vastgelegd in de ‘Verklaring’. (zie ‘Bijlage 3’ en ‘Bijlage 4’) In de Verklaring zijn de vele e-overheidsinitiatieven voor Waterschappen geprioriteerd naar een aantal e- overheidsvoorzieningen die wettelijk gezien en conform afspraken met de Unie van Waterschappen prioriteit krijgen.

De uitgangspunten van deze Verklaring zijn:

We zetten de Elektronische Overheid in voor betere dienstverlening, minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven, meer transparantie en grotere doelmatigheid, zodat de overheid niet meer kost dan strikt nodig. Om daarbij het perspectief van burgers en bedrijven leidend te maken, gaan wij van het volgende toekomstbeeld uit: 1. de overheid is transparant: informatie over rechten en plichten is

eenduidig, begrijpelijk en goed vindbaar, 2. éénmalige gegevensverstrekking: Informatie die mede bij de overheid

bekend is, wordt niet meer gevraagd en hoeft niet meer te worden verstrekt,

3. niemand wordt meer ‘van het kastje naar de muur’ gestuurd: informatie wordt overheidsbreed gedeeld en gebruikt,

4. vermindering van administratieve lasten: afhandeling van transacties is zo eenvoudig, zo inzichtelijk (‘tracking & tracing’) en zo goedkoop mogelijk,

5. alle kanalen open (multi channel): burgers, bedrijven en instellingen maken zelf uit langs welk contactkanaal zij de overheid benaderen en

6. de héle overheid stelt gemeenten in staat voor persoonlijk contact met burgers aan balie of telefoon de poort tot de overheid te zijn.


Pagina 6 van 6

Ook voor bedrijven kunnen gemeenten deze rol vervullen, naast bijvoorbeeld de Kamers van Koophandel. Als dat voor burgers en bedrijven makkelijker is, neemt men natuurlijk direct contact op met andere overheidsorganisaties, zoals de Belastingdienst of de Informatie Beheer Groep.

B. In opdracht van het ministerie van BZK heeft de commissie

Wallage/Postma aangegeven dat de elektronische overheid een Nationaal Urgentieprogramma (NUP) nodig heeft. Inmiddels staat het NUP voor ‘Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en E-Overheid’.

C. Binnen het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden hebben

medewerkers in 2005 en 2007 middels een verkenning van ontwikkelingen en interviews een aantal uitgangspunten voor het programma e-Overheid geformuleerd (‘Koersplan elektronische dienstverlening 2005 – 2008’ en concept ‘Realisatieplan programma elektronische dienstverlening’). Deze documenten staan uiteraard aan de basis van dit initiatief.

D. Een van de beslissingen is geweest e-Overheid ontwikkelingen middels een

programma uit te voeren. Kenmerk van een programma is dat het een ´paraplu´ met een set van doelstellingen is waaronder veel verschillende projecten en activiteiten vallen. Deze activiteiten vinden hun weerslag in alle afdelingen en op alle niveau´s.

E. Sinds mei 2009 is Daan Beukers als programmamanager Elektronische

Dienstverlening aan de slag. Dit programmaplan is de weerslag van het voorgaande en de gedane inventarisatie van de afgelopen periode. Het zet de toon en geeft richting aan dat wat er de komende jaren bereikt gaat worden.

In het uiteindelijke ‘Realisatieplan e-Overheid’, dat zal volgen op dit programmaplan, zal een actuele stand van zaken worden gepresenteerd met daarbij de aanpak per geselecteerd project.


Pagina 7 van 7

3 Wettelijke projecten – het wettelijk kader Burgers en bedrijven willen zaken met de overheid eenvoudig kunnen regelen waar en wanneer het hun uitkomt. Daarom verbeteren overheden gezamenlijk de dienstverlening met slimme en betrouwbare ICT-oplossingen. Zowel op het gebied van gebruik en toepassing van Basisregistraties als het toepassen van nieuwe weten regelgeving is er een ware stortvloed van ontwikkelingen die op het waterschap afkomt. Veel nieuwe weten regelgeving heeft tot doel de administratieve lasten voor burgers en bedrijven te verlichten waarbij een deel van die lasten komt te liggen bij de overheid. In dit hoofdstuk zullen weten regelgeving en mogelijke implicaties worden beschreven. In het uiteindelijke ‘Realisatieplan e-Overheid’ zal een actuele stand van zaken worden gepresenteerd met daarbij de aanpak per geselecteerd project. Met het uitbrengen van een visie op dienstverlening en het actieprogramma ‘Dienstverlening en e-Overheid’ heeft het Kabinet, mede op basis van de adviezen van de commissie Postma - Wallage, de basis gelegd om anno 2008 te komen tot een Nationaal Uitvoeringsprogramma.

In dit ‘NUP’ (‘Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en E-Overheid’ -voorheen ‘Nationaal Urgentieprogramma’) wordt een keuze gemaakt voor een randvoorwaardelijke, verplicht te gebruiken basisinfrastructuur voor de e-Overheid door de basisvoorzieningen te benoemen die daar onderdeel van uitmaken. De aangewezen basisvoorzieningen zijn voorzieningen waarvan het gebruik voor alle bestuursorganen moeten worden gerealiseerd of het zijn voorzieningen die als essentiële bouwstenen kunnen worden aangemerkt door andere basisvoorzieningen of projecten die als focus zijn aangemerkt. De basisvoorzieningen die als prioriteit worden aangemerkt zijn:

• E-toegang • E-authenticatie • Nummers • Basisregistraties • E-informatieuitwisseling Om verder focus aan te brengen worden in het NUP daarnaast zes voorbeeldprojecten benoemd:

1. Het omgevingsloket 2. Digitaal klantdossier 3. Landelijk digitaal loket 4. WMO/Regelhulp 5. Verwijsindex risicojongeren 6. Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn (voorbeeldprojecten 4 en 5 zijn voor het waterschap niet relevant) De regie op de uitvoering van het NUP is in handen van een regiegroep, onder voorzitterschap van staatssecretaris Bijleveld. Deze regiegroep wordt weer ondersteund door een ambtelijke werkgroep. Zowel in de bestuurlijke- als ambtelijke regiegroep participeren de Unie van Waterschappen en Het Waterschapshuis.


Pagina 8 van 8

Heel veel nieuwe weten regelgeving heeft het waterschap inmiddels bereikt of gaat op het waterschap afkomen. Het beoogde effect van die nieuwe weten regelgeving sluit naadloos aan bij de doelstellingen van het programma e- Overheid: het verminderen van administratieve lasten bij klanten en partners en deregulering moeten ten goede komen van de relatie maatschappij-overheid. Daarbij verandert de rol van het waterschap in sterke mate: vaak zal het bevoegd gezag niet meer bij het waterschap liggen maar bij gemeenten en provincies. De rol die het waterschap daarmee heeft in de ‘keten’ van overheidsdienstverlening verandert daarmee ook. Binnen het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden is al een organisatieontwikkelplan ‘Waterkracht’ actief. Intensieve samenwerking met het lopende organisatieontwikkelplan moet zorgen voor synergie en maximaal rendement ten aanzien van de programmadoelstellingen e-Overheid. Onderstaande wettelijke projecten zijn, in verschillende stadia van oplevering, in meer of mindere mate van invloed op het waterschap. In het uiteindelijke ‘Realisatieplan e-Overheid’ zal een actuele stand van zaken worden gepresenteerd met daarbij de aanpak per project.

3.1 Omgevingsloket Online (OLO) De landelijke voorziening Omgevingsloket Online (OLO) wordt door het Ministerie van VROM ontwikkeld ter ondersteuning van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO), Waterwet en Activiteitenbesluit. De voorziening moet ervoor zorgen dat middels een landelijk internetportaal vergunningaanvragers op een gebruikersvriendelijke en uniforme wijze (WABO) vergunningen aanvragen waarbij een ‘intelligente vraagboom’ ervoor zorg draagt dat gegevens eenmalig worden ingevoerd en de aanvraag snel en uniform belandt bij het bevoegde gezag. Via de OLO kan men straks ook meldingen doen in het kader van het Activiteitenbesluit. In eerste instantie zal de OLO dienen voor ondersteuning van het Activiteitenbesluit en de Omgevingsvergunning (WABO), later zal ook de Watervergunning ondersteund worden. Overheden kunnen kiezen uit een tweetal opties wat betreft aansluiting op de OLO: middels een mailservice ontvangt het waterschap verwijzingen naar dossiers waarover advies moet worden uitgebracht of waarover het waterschap het bevoegd gezag uitoefent. De tweede optie is middels webservices (SOAP/XML-techniek) directe en digitale aansluiting als back office op de OLO.

3.2 Digitale Uitwisseling Ruimtelijk Plannen (DURP) DURP staat voor 'digitaal uitwisseling in ruimtelijke plannen’. Het is een programma dat digitale uitwisseling van ruimtelijke plannen stimuleert. Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen moeten hier in 2009 klaar voor zijn. Ook vanuit Europese weten regelgeving (zoals het project ‘INSPIRE’) worden eisen en regels gesteld bij het digitaal en uniform beschikbaar stellen van (geo-)informatie. Overheden zijn dan in staat om ruimtelijke plannen digitaal te maken, ruimtelijke ordeningsprocessen en –procedures te gebruiken en beschikbaar te stellen voor ‘RO-online’. RO-online is een landelijke voorziening waarbij middels een internetportaal ruimtelijke informatie voorhanden is.

3.3 Dienstenrichtlijn De dienstenrichtlijn is een door de Europese Commissie vastgestelde richtlijn die ervoor zorgt dat er vrij verkeer van diensten binnen de Europese Gemeenschap mogelijk is. Dit betekent in de praktijk dat weten regelgeving ‘non-discriminatoir’ moet zijn richting (buitenlandse) dienstenaanbieders. Allereerst moet de door het waterschap gehanteerde weten regelgeving (waarbij de nieuwe landelijke wetten zoals WABO en Waterwet al zijn getoetst) worden getoetst (‘gescreend’) op


Pagina 9 van 9

conflicten met de Dienstenrichtlijn. Het Ministerie van VROM en de Unie van Waterschappen kunnen daarbij ondersteuning bieden. Aanpassing van toegepaste weten regelgeving is dan de noodzakelijke vervolgstap. Vervolgens zal door het Ministerie van VROM een digitaal Dienstenrichtlijn-loket worden gerealiseerd waar (buitenlandse) aanbieders van diensten toegang hebben tot weten regelgeving en direct doorgestuurd kunnen worden naar overheidsdiensten die zich bezig houden met vergunningen en handhaving. De aanpak van dit loket is enigszins vergelijkbaar met die van de OLO. Middels een berichtenbox kan het waterschap aangesloten worden op dit loket. Als de gehanteerde weten regelgeving is gescreend en aangepast en als het waterschap is aangesloten op de ‘Samenwerkende Catalogi’ (het via internet landelijk beschikbaar stellen van decentrale weten regelgeving) dan zal aansluiting van het waterschap op het Dienstenrichtlijn-loket relatief weinig inspanning vragen. Centrale facilitering van aansluiting van alle waterschappen op het loket gerealiseerd door het Waterschapshuis is een optie.

3.4 Verdrag van Aarhus Het Verdrag van Aarhus (1998) regelt onder meer de rechten op toegang tot milieu-informatie voor het publiek. Dit verdrag is inmiddels in een Europese Richtlijn omgezet. De richtlijn heeft vooral gevolgen gehad voor de Wet Openbaarheid Bestuur en de Wet Milieubeheer. Voor het waterschap betekent het dat er moet worden bekeken welke (milieu-)informatie en bestuursbeslissingen mogelijk nog niet ontsloten zijn en volgens de richtlijn wel moeten worden ontsloten. Op basis van dat vergelijk zal actie ondernomen moeten worden.

3.5 Wet Kenbaarheid Publiekrechterlijke Beperkingen WKPB De Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (WKPB) moet de registratie van alle beperkingen van de overheid (publiekrechtelijke beperkingen) verbeteren zodat kopers of eigenaren makkelijker inzicht hebben in de beperkingen die voor een gebouw of stuk grond gelden. Voor wat betreft het waterschap betekent dit dat de publiekrechterlijke beperkingen van het waterschapseigendom centraal door het Kadaster moeten worden geregistreerd en ontsloten.

3.6 Nieuwe Handels Register (NHR) Het Nieuwe Handels Register registreert ondernemersgegevens en wordt beheerd door de Kamers van Koophandel. Het waterschap zal in de toekomst als gebruiker en mogelijke ‘terugmelder’ van het NHR aangesloten dienen te worden.

3.7 Burgerservicenummer (BSN) Het burgerservicenummer (voorheen Sofi-nummer) is het unieke nummer van iedere Nederlandse inwoner. Het waterschap is ‘afnemer’ van de BSN-gegevens. Het BSN is standaard gekoppeld aan DigiD (zie verder)

3.8 Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN) Het Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN) is de tegenhanger van het BSN: ieder bedrijf en iedere instelling zal zich eenmalig en uniek kunnen melden aan de hand van het BIN. Processen en verantwoordelijkheden zullen analoog aan die van het BSN lopen en er zal ook sprake zijn van terugmeldplicht middels de TMF (TerugMeldFaciliteit)


Pagina 10 van 10

3.9 Basisregistraties De fundering van vele e-Overheidsdiensten bestaat uit Basisregistraties. Basisregistraties zorgen ervoor dat burgers en bedrijven kunnen voldoen met eenmalige gegevensverstrekking en erop kunnen vertrouwen dat in de totale overheidsketen die gegevens actueel en authentiek zijn en blijven. Dat vereist de nodige inspanning van alle betrokken overheden en dus ook van het waterschap. Het waterschap zal ten eerste als afnemer, gebruiker en ‘terugmelder’ van basisgegevens een betrouwbare partner in de keten moeten zijn maar zeker ook haar eigen specifieke informatiehuishouding op orde moeten hebben of liever gezegd gaan krijgen. Talloze essentiële projecten binnen het programma e-Overheid staan of vallen met het op orde krijgen en houden van Basisregistraties. Het landelijke Waterschapshuis heeft een belangrijke regisserende rol bij de uitrol van de Basisregistraties. Per project zal bekeken moeten worden wat dat specifiek voor inzet en uitvoering door respectievelijk het Waterschapshuis en het eigen waterschap betekent. Het project OverheidsDatabase (ODB) kan er voor zorgen dat het waterschap integraal aansluiting krijgt (zowel wat betreft gebruik en terugmelding) op de Basisregistraties.

3.9.1 Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) De Gemeentelijke Basis Administratie registreert verschillende persoonsgegevens van Nederlandse inwoners. De gemeenten zijn als beheerders van de GBA verantwoordelijk voor beheer en authentificatie van de gegevens. Het waterschap is ‘afnemer’ van de gegevens.

3.9.2 Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen (BAG) Gemeenten en het Kadaster zijn de beheerder van de Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen. Vanaf medio 2011 zal er ook voor het waterschap een wettelijke verplichting zijn als afnemer om gebruik te maken van deze Basisregistratie.

3.9.3 Basisregistratie Kadaster en Topografie (BRK & BRT) De Basisregistraties Kadaster en Topografie worden beheerd door het Kadaster. De BRK registreert alle percelen en de kadastrale kaart waarop perceelsgrenzen staan en de BRT behelst een topografische kaart met een schaal 1:10.000. Het waterschap zal in de toekomst verplicht afnemer en terugmelder van deze twee gecombineerde Basisregistraties worden.

3.9.4 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Bij de Basisregistratie Grootschalige Topografie (voorheen Grootschalige Basiskaart Nederland GBKN) gaat het om het ombouwen van de al bestaande grootschalige topografie, zoals de GBKN en bestanden van de Topografie producerende gemeenten, naar een Basisregistratie.

3.10 OverheidsDatabase (ODB) Het Waterschapshuis is bezig met een ‘framework’ dat de waterschappen in staat moet stellen middels de uniforme bedrijfsprocessen optimaal aan te sluiten op en gebruik te maken van de Basisregistraties. In eerste instantie zal de focus van het ontwikkelen van de OverheidsDatabase (ODB) liggen bij de bedrijfsprocessen Heffen en Innen. De systemen binnen het waterschap zullen zich moeten aansluiten op de WDB. Dit is een principe van de beoogde informatiearchitectuur van het waterschap die in het Informatiebeleidsplan terugkomt.


Pagina 11 van 11

3.11 Gegevensbeheer op orde Het waterschap zal in toenemende mate als ketenpartner werken met informatie die elders wordt beheerd. Dat neemt niet weg dat er organisatie-eigen gegevens zijn waarbij de integriteit van de informatie zorgt voor een al of niet adequate dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering. Het project ‘Gegevensbeheer op orde’ moet zorg dragen voor een verbetering van de data-integriteit en borging van behaalde winst op dat gebied waardoor gegevensbeheer op orde blijft. Dit project vormt één van de kritische succesfactoren van het programma e-Overheid.

3.12 Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) Ondanks het feit dat WIA op zich geen basisregistratie-item is heeft het wel een dusdanige invloed op registratie en gebruik van informatie dat het binnen dit programma onder dit thema valt. Het Waterschapshuis heeft de Waterschaps Informatie Architectuur ontwikkeld als een blauwdruk voor de belangrijke basisprocessen van waterschappen zodat ICT –inzet en ontwikkeling van programma’s op dat gebied optimaal aansluiten op efficiënte werkprocessen. Dat wil nog niet zeggen dat de werkprocessen van het waterschap ‘WIA-proof’ zijn of dat werken volgens WIA een garantie voor optimale dienstverlening is. WIA kan wel structureel helpen de waterschaps informatiehuishouding op orde te krijgen en houden en levert daarmee een belangrijke bijdrage aan het programma e-Overheid. WIA is onlosmakelijk verbonden met de landelijke NORA (Nederlandse Overheids Referentie Architectuur) en de landelijke OSB (Overheids Service Bus).

3.13 Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) Is WIA een waterschapseigen architectuur; NORA wil een architectuur zijn die de verschillende overheden landelijk in staat stelt om als keten richting burger en bedrijf e-Overheidsdoelstellingen waar te maken. NORA moet er feitelijk voor zorg dragen dat verschillende proces- en informatiestromen naadloos op elkaar aansluiten en er een transparante, efficiënte en integere informatiehuishouding is. Voor het waterschap betekent dit dat zij ICT- ontwikkelingen niet alleen moet spiegelen aan WIA maar ook (op een globaler niveau) aan de NORA. De plek van het waterschap binnen de NORA-architectuur zal in toenemende mate te vinden zijn in de Mid Office en Back Office, waarbij vooral gemeenten een sterkere rol als Front Office zullen gaan vervullen.

3.14 Webrichtlijnen De door het ICTU in opdracht van het Ministerie van BZK gehanteerde webrichtlijnen leggen alle overheids- websites langs een meetlat op het gebied van transparantie, dienstverlening, toegankelijkheid en contact. In de ‘monitor’ waarin ook een voortschrijdende waterschaps-benchmark wordt geleverd staat het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden in de middengroep. Ambities van het programmaplan is deze positie te verbeteren. Een aantal acties kunnen autonoom worden uitgevoerd, een aantal andere acties zal samen met het Waterschapshuis moeten worden opgepakt omdat het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden gebruik maakt van een gezamenlijk Content Management Systeem. Kanttekening is wel dat een hogere notering niet impliceert dat de site ook daadwerkelijk transparant en gebruikersvriendelijk is. Het is een basis waarbij eigen onderzoek en nadere acties ervoor moeten zorgen dat de site ook voor verschillende gebruikers hoge kwaliteit levert.


Pagina 12 van 12

3.15 Drempels Vrij Waarmerk Ons waterschap heeft reeds in 2004 de intentieverklaring ‘Drempels vrij’ getekend. Het waarmerk Drempelvrij.nl is het kwaliteitsmerk waarmee voor senioren en mensen met een functiebeperking toegankelijke websites in Nederland worden aangeduid. Op het ogenblik voldoet de website van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden nog niet aan de eisen. Bekeken zal worden in hoeverre in balans met andere projecten en doelstellingen een Drempels Vrij Waarmerk haalbaar is.

3.16 E-formulieren Het ICTU ontwikkelt voor de waterschappen (via het Waterschapshuis) formulieren waarmee burgers en bedrijven verschillende transacties middels internet kunnen afwikkelen. Het gebruik is nog minimaal; oorzaak is waarschijnlijk dat de gebruikersvriendelijkheid van de formulieren nog te laag is. Verschillende invulvelden die met behulp van DigiD en daaraan gekoppelde Basisregistraties automatisch gevuld zouden moeten worden moeten nog handmatig gevuld worden. Het ICTU heeft inmiddels besloten de verdere ontwikkeling einde 2009 te staken. Het Waterschapshuis ontwikkelt nu met de waterschappen een alternatief.

3.17 DigiD DigiD is de unieke en uniforme inlog- en autorisatiecode voor persoonlijke diensten die door de (semi-) Overheid aan burgers en bedrijven worden verleend. In combinatie met E-formulieren en andere hulpmiddelen zal toepassing van DigiD de komende tijd uitgebreid worden. Het Waterschapshuis speelt daar een rol in.

3.18 Bedrijvenloket Achter dit loket kan het waterschap diensten en services bundelen die naar eigen inzicht van belang worden gevonden. Belangrijk daarbij is dat met behulp van het Waterschapshuis aangesloten wordt op de verschillende landelijke loketontwikkelingen zoals het OLO en de Dienstenrichtlijn

3.19 IDEAL als betaalmogelijkheid IDEAL is inmiddels in Nederland de meest toegepaste integrale betaalmogelijkheid op internet. Middels IDEAL kunnen thuisbankierders snel en gebruikersvriendelijk betalingen doen. Voor het waterschap kan IDEAL met name de kleine transacties zoals begeleiden en zorgen voor administratieve lastenverlichting voor klant én het waterschap. Ook afdelingen binnen het waterschap die zelf betalingen verrichten hebben baat bij een IDEAL-betaalmogelijkheid. Dit ‘Programma e-Overheid’ van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden is verantwoordelijk voor de totstandkoming van de voor het waterschap relevante wettelijke projecten van het NUP ‘Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en E-Overheid’


Pagina 13 van 13

4 Ambities – wat willen we bereiken Het ‘Programma e-Overheid’ is alleen dan succesvol wanneer het niet op zichzelf staat, maar doelstellingen en ambities van de organisatie ondersteunt, versterkt en uiteindelijk mede realiseert. We kunnen in dit geval immers strikt de wettelijke kaders volgen en zo inhoudelijk en qua planning het minimale doen. Dit ‘Programma e-Overheid’ steekt echter hoger in. Het waterschap heeft namelijk een uitgelezen kans middels elektronische dienstverlening de eigen ambities met betrekking tot de externe gerichtheid en de daarin zichtbare dienstverlening te realiseren. En het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden heeft deze ambities. In onze missie lezen we immers ‘dat wij zichtbaar en bereikbaar willen zijn voor de inwoners en de bedrijven in ons gebied’. Daarbij ‘werken we intensief samen met andere partijen, want waterbeheer kan niet los worden gezien van de samenleving’. Deze externe gerichtheid van de organisatie maakt dat het ‘Programma e-Overheid’ daarbij optimaal ondersteunt door deze gerichtheid te concentreren op ‘het van buiten naar binnen denken’ waarbij de vraag uit de omgeving leidend wordt voor de door ons gekozen oplossingen. Ook ons organisatieontwikkelplan ‘Waterkracht’ constateert dat technologische ontwikkelingen, de steeds mondiger wordende burger, de ontwikkeling van Internet en de daarbij behorend elektronische dienstverlening maakt dat we nooit meer klaar zullen zijn met verbeteren, veranderen en leren. Het ontwerp Waterbeheerplan 2010 -2015 ‘Water Voorop !’ spreekt van de meerdere rollen en posities die het waterschap inneemt binnen het verzorgingsgebied. Vanuit de basis dat het waterschap een efficiënte en betrouwbare ‘Waterbeheerder’ is wenst het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden zich de komende jaren ook te onderscheiden als de ‘Wateradviseur’, de ‘Waterondernemer’ en de ‘Waterautoriteit’ met onder andere kenmerken als innovatief, open, klantgericht en zichtbaar. En ook het actuele ‘Collegeprogramma 2009 – 2012 spreekt in duidelijke bewoordingen over elektronische dienstverlening. In de hierin beschreven gewenste verandering ‘naar een open organisatie’ neemt elektronische dienstverlening als onderwerp dat ‘verschillende afdelingen raakt en een verandering in ons waterschap teweeg zal brengen’ een prominente plaats in. Al deze ambities die in gelijke bewoordingen deze externe gerichtheid kiezen passen in een maatschappelijke tijdgeest. De landelijke overheid zet hierin tastbare stappen en het waterschap ontwikkelt mee. Middels landelijke afspraken zoals de ‘Andere Overheid’, de nieuwe Waterwet en de veranderende rol van het waterschap als lokale Waterschapsautoriteit.


Pagina 14 van 14

Blijft onze eigen ambitie over. We zullen als ‘Programma e-Overheid’ minimaal de wettelijke kaders realiseren. Daarnaast ligt de focus op het ondersteunen van die ambities die de organisatie beter in staat zullen stellen haar landelijke en lokale rol als ‘ketenpartner’ in te vullen. Jaarlijks brengt de overheid middels de ‘Overheid.nl Monitor’ de ontwikkelingen in kaart op het terrein van de elektronische overheid via het Jaaronderzoek en de maandelijkse Continue Monitor. het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden staat in dit overzicht op dit moment van schrijven (september 2009) in de middenmoot (http://monitor.overheid.nl/continu/waterschap/). Het ‘Programma e-Overheid’ neemt het dan ook als een eigen ambitie de komende jaren te stijgen op deze ranglijst. Door het ‘Programma e-Overheid’ van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden ‘van buiten naar binnen’ te laten werken sluit deze aanpak aan bij onze missie, het collegeprogramma, de resultaten van het organisatieontwikkelplan ‘Waterkracht’ en de maatschappelijk gewenste gerichtheid.


Pagina 15 van 15

5 Werkwijze – hoe gaan we het aanpakken De gekozen werkwijze voor het programma is vooral een pragmatische werkwijze. Dit programma wenst zich geen groot en meeslepend podium, maar wil vooral ondersteunen, ontwikkelen en enthousiastmeren rondom veelal al bestaande ontwikkelingen en ambities. Door deze vanuit een duidelijke visie van hergebruik op de gewenste resultaten te sturen wordt de gevraagde inzet van tijd en middelen efficiënt benut. In het organisatieontwikkelplan ‘Waterkracht’ is gekozen voor de aanpak van een projecten programmamanagement daar waar zinvol. Dit programma volgt de daarvoor gekozen ‘MSP’ methodiek (Managing Successful Programs). In de praktijk betekent dit dat het programma:

• Verkent – door actief ontwikkelingen landelijk op de voet te volgen • Analyseert – door bij elke ontwikkeling te beoordelen wat de impact zal zijn

op de werkwijze van de organisatie • Prioriteert – door als resultaat van de analyse ontwikkelingen zo te plannen

dat ze elkaar versterken • Initieert – door de ‘witte vlekken op de kaart’ te ontdekken en initiatief te

nemen deze als nog te realiseren • Stuurt – door verantwoordelijkheid te nemen middels directe sturing op

projectresultaten onderling en programmaresultaten in samenhang • Ondersteunt – door met projectleiders en projectleden zodanig samen te

werken dat projecten succesvol zijn en van elkaars ervaringen leren

5.1 Organisatie Het programma is een door het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden benoemd programma wat betekent dat het programma van strategisch belang is en dat programmaonderdelen dwars door afdelingen, teams en disciplines tot stand zullen komen. Dat maakt het programma kritisch, vooral als het gaat om uitvoering en borging. Een definitie van Programmamanagement is beschreven in de bijlage 5 ‘Programmamanagement’. Vanuit het Dagelijks Bestuur is Guus Beugelink (Water Natuurlijk) als portefeuillehouder verantwoordelijk voor onder andere E-Dienstverlening naast binnen deze portefeuille Informatievoorziening, automatisering en het Waterschapshuis. Elektronische dienstverlening kan op termijn ook raakvlakken hebben met andere portefeuilles en daarmee ook andere bestuursleden. Eugène Meuleman (secretaris - directeur) is opdrachtgever van het programma en daarmee verantwoordelijk voor het programma en de vertaling van het programma naar het Directie Team (DT). Hij stuurt de programmamanager aan en koppelt resultaat en mogelijke prioriteiten terug naar DT. De programmamanager e-Overheid is opdrachtnemer en verantwoordelijk voor uitvoering van het programma en het behalen van de programmaresultaten. Hij draagt zorg voor fasering en prioritering van de verschillende projecten en stuurt de projectleiders binnen deze projecten functioneel aan.


Pagina 16 van 16

Hiërarchisch leidinggevenden van de projectleiders zijn verantwoordelijk voor het op het juiste moment aanleveren van expertise, kwaliteit en tijd. De programmamanager is ervoor verantwoordelijk dat in de projecten de juiste zaken op het juiste moment tot stand komen, dat efficiënt gebruik wordt gemaakt van expertise en ‘best practices’ van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden én daarbuiten en dat de verschillende projecten in synergie met elkaar tot stand komen. De programmamanager vervult ook de rol van e-coördinator richting het Waterschapshuis: dat betekent dat hij verantwoordelijk is voor een vruchtbare relatie met het Waterschapshuis en (voortgang van) projecten afstemt. De programmamanager zal ook een belangrijke rol vervullen bij het vertalen en ‘doen landen’ van de programmadoelstellingen in de organisatie. Dat zal hij blijven doen zodat begrip en commitment bevorderd worden en, zeer essentieel, feedback en ideeën van medewerkers een belangrijk bestanddeel vormen binnen het programma. Tenslotte zal de programmamanager indien nodig projecten en ontwikkelingen die hij bestuurlijk gevoelig of bestuurlijk relevant acht signaleren en beoordelen of deze onderwerpen bestuurlijk worden aangekaart. Het succes van het programma staat of valt met commitment bij management en medewerkers en bij het beschikbaar zijn en blijven van tijd en expertise binnen het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden. Om daarvoor te zorgen zal een ‘stuurgroep’ noodzakelijk zijn die zich mede verantwoordelijk voelt voor het behalen van de doelstellingen. De programmamanager zal periodiek rapporteren over de voortgang van het programma en aangeven welke input en of actie gewenst is om het programma te doen slagen of bij te sturen. De stuurgroep heeft een drieledige functie: 1. Zij geeft feedback op prioriteiten en accenten binnen het programma; 2. Zij zorgt voor commitment en expertise van de uit te voeren acties bij afdelingen en teams; 3. Zij is klankbord voor opdrachtgever en programmamanager. De mogelijkheid bestaat managers die een direct belang hebben bij een project als ‘projecteigenaar’ in de stuurgroep op te nemen. De projecten worden begeleid door projectleiders. In elk projectplan dat kort en puntsgewijs doel en planning van het project beschrijft wordt ook aangegeven wat de specifieke rol van de projectleider is. Hoewel meerdere mensen betrokken zijn bij een project zal er altijd één projectleider verantwoordelijk zijn voor het project. Overleg tussen de programmamanager en projectleiders vindt op zowel één op één plaats als in groepsverband om de voorgang van een project te monitoren, maar ook vooral om als groep kennis en ervaringen te delen.


Pagina 17 van 17

5.2 Planning Sommige projecten kunnen relatief snel resultaat hebben en zijn een voorwaarde om later andere projecten te doen welslagen. Deze ‘quick wins’ hebben de prioriteit. Bij een aantal andere projecten moet er gewacht worden op resultaat van ontwikkelingen die elders (bijvoorbeeld het Waterschapshuis, ICTU, ministeries) spelen. Verder zal de planning van projecten een organisch en dynamisch karakter hebben: is de horizon voor 2009 nog enigszins helder, actuele ontwikkelingen en vooral voortschrijdend inzicht zullen invloed hebben op de planning en prioritering van projecten. Verder zullen een groot aantal projecten na de daadwerkelijke implementatie in de staande organisatie onderhoud en bijsturing vragen. In de planning van die projecten die onderdeel uitmaken van het programma zullen de tijd en duur van de implementatiefase worden aangegeven. De projectleiders maken een projectplan dat de programmamanager fiatteert. De projecten zullen dan gezamenlijk het ‘Realisatieplan e-Overheid’ vormen dat aan de directie ter besluitvorming zal worden aangeboden. De verwachting is dat de oplevering van het ‘Realisatieplan e-Overheid’ een doorlooptijd van enkele maanden zal vragen. Na de daadwerkelijke start van het programma zal de programmamanager einde elk kalenderjaar een jaarevaluatie aan de opdrachtgever en stuurgroep aanbieden die als basis zal dienen voor bijsturing van het programma.

5.3 Geld Tijd is geld. Daarmee wordt een groot deel van de investering van het programma e-Overheid gekenmerkt. Verreweg de grootste investering zit in het leveren van expertise en uren door medewerkers en management van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden. Dat is kritisch omdat het een groot beslag legt op de beperkte beschikbare tijd maar ook doorslaggevend omdat de tijdsinvestering een absolute voorwaarde is voor de doorlooptijd en het welslagen van het programma. Naast de tijdsinvestering zijn er een aantal kosten die op het ogenblik bekend zijn. Het merendeel van die kosten bestaat uit de bijdrage aan het Waterschapshuis. Helderheid over de onderbouwing van die kosten en vooral het rendement voor het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden (“wat betalen we voor wat en wat krijgen wij ervoor terug”) is onderwerp van overleg tussen beide partijen. Verder kunnen bij het invullen en uitvoeren van projecten kosten blijken als gevolg van het niet intern kunnen uitbesteden van werk of leveren van expertise. Die kosten zullen worden geraamd en gemotiveerd in de projectplannen. De opdrachtgever zal ten behoeve van het programmamanagement zelf een budget nodig hebben ten behoeve van de inhuur van de programmamanager, communicatie rondom het programma en onvoorziene zaken als bijvoorbeeld een mogelijke trainingsbehoefte van projectleiders. Op het ogenblik zijn de in de nabije toekomst noodzakelijke ICT-investeringen die verband houden met het programma e-Overheid nog niet bekend. Deze investeringen (zoals bijvoorbeeld investeringen die het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden in staat stellen om optimaal aan te sluiten op de Basisregistraties) zullen vanuit het Informatiebeleidsplan verantwoord en ingevuld worden. Verwachting is dat eind 2009 er duidelijkheid zal zijn over opbouw en hoogte van de investeringen.


Pagina 18 van 18

5.4 Raakvlakken met organisatie, programma’s en beleidsplannen Het programma e-Overheid heeft haar weerslag in alle afdelingen en lagen van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden. Dat betekent dat er per definitie een zeer sterke relatie is met andere projecten, programma’s en plannen maar ook met andere organisaties. De belangrijkste zijn:

5.4.1 Het Waterschapshuis Het Waterschapshuis vervult een belangrijke rol bij de verwezenlijking van het programma. Het voert de regie over een groot aantal (ICT-)projecten, vooral als het gaat om invoering van de Basisregistraties. Vanuit het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden zal de programmamanager in de rol van e-coördinator moeten zorgen voor een optimale samenwerking met het Waterschapshuis en een maximaal rendement van de inspanningen voor het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden.

5.4.2 Waterkracht Waterkracht is het organisatieontwikkelplan 2007 – 2009 dat binnen het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden is gestart om de organisatie bijtijds in staat te stellen zich voor te bereiden op veranderende omstandigheden die op het waterschap afkomen. Een onderkende externe ontwikkeling als aanleiding is de steeds belangrijkere rol van ‘e-Government’. Dit programma neemt zich voor de resultaten van Waterkracht weer een stap verder te brengen. Zo is gekozen waar zinvol projecten programmasturing toe te passen, is de ondersteunende organisatie centraal gesteld, is er de noodzaak van een informatieplan uit ontstaan en zal dit programma graag samen werken bij klanttevredenheidsonderzoeken.

5.4.3 Waterbeheerplan 2010 – 2015 Water Voorop ! Het Waterbeheerplan is een beleidsplan waarin uitgangspunten, rollen, speerpunten en acties van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden in de periode 2010-2015 beschreven worden. Op het ogenblik is al duidelijk dat het begrip ‘Waterautoriteit’ een belangrijk thema’s van het Waterbeheerplan zal vormen. Er is een sterke relatie tussen het thema ‘Waterautoriteit’ en het programma e-Overheid. Immers, autoriteit staat of valt mede met de wijze waarop diensten en informatie worden geleverd en ontvangen.

5.4.4 Informatiebeleidsplan Op het ogenblik wordt door ICA het Informatiebeleidsplan voorbereid. Omdat binnen het programma e- Overheid de inzet van ICT weliswaar een middel maar een essentieel onderdeel is, is er een zeer sterke relatie tussen het programma en het beleidsplan. Programma en beleidsplan passen als goed passende puzzelstukken in elkaar en versterken elkanders werking. Dat betekent dat ook na het fiatteren van dit programmaplan en het informatiebeleidsplan er regelmatig intensieve afstemming zal zijn tussen ICA en de programmamanager.


Pagina 19 van 19

5.4.5 Communicatieplan Gelijk aan de nieuwe collegeperiode wordt gewerkt aan een actualisering van het Communicatieplan voor deze periode. Internet zal hierin een belangrijker aandeel vormen en op dit thema zal samenwerking met de afdeling Communicatie worden gerealiseerd.

5.4.6 Relatiebeheer Het thema Relatiebeheer richt zich met name op de relatie van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden met haar partners. Die relaties kunnen in toenemende mate niet meer los worden gezien van de relatie van het waterschap met klanten (burgers en bedrijven). Het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden zal namelijk in toenemende mate als onderdeel en schakel van ‘de overheid’ fungeren waarbij andere overheden mogelijk diensten en producten van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden afnemen en leveren aan klanten en partners. Afstemming tussen relatiebeheer en de programmamanager zal nodig zijn om ervoor te zorgen dat dubbel werk wordt voorkomen en de synergie wordt vergroot.

5.4.7 Project digitalisering Dit project heeft als doel uiteindelijk de gehele organisatie te laten werken met het Document Management Systeem (DMS). Bij het realiseren van elektronische dienstverlening is de beschikbaarheid van elektronische dossiers een voorwaarde. Het project omvat de volgende onderdelen:

a. uitwerken en toetsen van het ordeningsplan zodat medewerkers de documenten van Microsoft OFFICE, PDF en enkele andere formaten in het DMS kunnen opslaan.

b. de medewerkers opleiden. Een cursus waarin het waarom van het werken met DMS, het zoeken en registreren centraal staat.

c. het opstellen en afstemmen van registratievoorschriften. Het proces wordt beschreven vanuit het oogpunt van een document.

d. het gebruik van sjablonen wordt bevorderd. Om de toegang tot het DMS en het registreren te vergemakkelijken worden de meest gebruikte sjablonen aangepast zodat ze aansluiten op het DMS.


Pagina 20 van 20

5.4.8 Project klachten- en meldingen Proces (KMP) Klachten en meldingen worden op dit moment door de afzonderlijke afdelingen op elk hun eigen wijze genoteerd en afgehandeld. Hierdoor is er nauwelijks overzicht en inzicht in het aantal klachten en meldingen en de afhandeling daarvan. Het bestuur heeft aangegeven dat ze meer overzicht en inzicht wil krijgen. Dit project onderscheidt zich door de centrale aanpak, de uitgangspunten en de werkwijze. Het kader waarbinnen het project plaats vindt zijn:

• Eén klachten- en meldingen proces • Eerst organisatorische kant • Burger centraal • Management rapportages • Operationele gegevens • Groeipad

Er wordt nu gestreefd naar één centraal KMP waarbij de burger en bedrijfsleven centraal staan. Door de burger centraal te zetten worden de afdelingen uitgenodigd om samen te werken.

5.4.9 Informatievoorziening en Architectuur Het ontsluiten van informatie aan burgers en bedrijven is onderdeel van de informatievoorziening van ons waterschap. Informatievoorziening levert haar bijdrage aan de continuïteit van de bedrijfsprocessen en aan de kwaliteit van het product of de dienst. Informatievoorziening is een proces, dat de vraag naar informatie in de bedrijfsprocessen afstemt op het aanbod van informatie uit de administratieve organisatie, die ondersteund worden met IT hulpmiddelen. Het proces bestaat uit de stappen; registreren, presenteren, interpreteren en verrijken. De samenhang in de informatievoorziening van ons waterschap is beschreven in het informatieplan en in beeld gebracht met behulp van architectuur. In het informatieplan van ons waterschap onderscheiden we vijf informatiethema's, te weten; Rapportage, E-dienstverlening, Gemeenschappelijke gegevens, samenwerking en generieke functionaliteit. Voor het programma elektronische dienstverlening verschaft de architectuur inzicht in de veranderingen in de bedrijfsvoering van ons waterschap, die nodig zijn om aan te sluiten op de voorzieningen die in het kader van de elektronische overheid worden ontwikkeld. Met behulp van architectuur worden keuzes op een eenduidige manier inzichtelijk gemaakt en kunnen besluiten in samenhang worden genomen.


Pagina 21 van 21

5.4.10 GEO informatie Het belang van geografische informatie voor onze maatschappij neemt toe. Op maatschappelijk niveau is er duidelijk sprake van een toenemende laagdrempelige toegang tot geo-informatie. Zie het succes van digitale kaarten, plannen, geoportalen en informatiesystemen als Google Earth en Tom Tom. Geo-informatie is onmisbaar voor elektronische toepassingen in bijvoorbeeld de ruimtelijke ordening, waterhuishouding, milieu, landbouw, energievoorziening, verkeer en veiligheid. In de elektronische basisvoorzieningen van de overheid neemt geo-informatie dan ook een prominente plaats in. Momenteel wordt nagedacht hoe de legger waterkeringen burgervriendelijk gepubliceerd kan worden op het internet. Wellicht is het mogelijk de burger elektronisch inspraak te laten hebben op dit juridische document. Dit gegeven brengt de disciplines geo-informatie en communicatie bij elkaar. In het kader van Veiligheid & Risico’s worden ook initiatieven ontplooid. Het gaat om het in kaart brengen van risico’s om preventief op te treden en eventueel ter voorbereiding op mogelijke calamiteiten of crises waarbij acuut risico-informatie nodig is. In dit kader bestaat over dijkringen en overstromingen al uitgebreid overleg tussen waterschappen en de veiligheidsregio. Doel van dit overleg is om dit ook voor de waterkwaliteit en milieugerelateerde risico’s te doen. Het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden draait mee in een pilot tot het uitwisselen van Bodeminformatie. Dit zou het proces “van zoeken naar vinden” binnen de elektronische dienstverlening ten goede kunnen komen. Het ‘Programma e-Overheid’ van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden werkt samen met de organisatie aan oplossingen door kennis en kunde (her) te gebruiken, aan te vullen en te borgen.


Pagina 22 van 22

6 Praktijkvoorbeelden In de praktijk ontwikkelen webtoepassingen zich door de gebruiker steeds intensiever te betrekken bij verschillende vormen van elektronische dienstverlening. De stadia die hierin worden onderscheiden zijn:

1. Informatie – hierbij gelden de kenmerken a. Uitgangspunt is de aanbieder b. Geen marktsegmentatie c. Eenrichtingsverkeer d. Passief

2. Interactie – hierbij gelden de kenmerken a. Uitgangspunt is de aanbieder b. Belang van de markt telt c. Propositie is ‘weggeven’ d. Actie communicatie bij de markt e. Reactie per klant specifiek

3. Transactie – hierbij gelden de kenmerken a. Uitgangspunt is de klant b. Marketing gedreven c. Scheiding communicatie medium en bedrijfsproces bij de aanbieder d. Beheersing van de communicatie bij de aanbieder

4. Integratie – hierbij gelden de kenmerken

a. Uitgangspunt is de ketenrelatie b. Transactiegedreven c. Koppeling tussen medium en bedrijfsproces d. Gezamenlijke beheersing van de communicatie

Websites van overheidsorganisaties zijn grotendeels informatief en kunnen middels e-mail een vraag – antwoord interactie leveren. De mate waarop wordt geïnformeerd maakt een kwaliteitsslag. Steeds vaker vragen overheidsinstantie zich af hoe ze de burger, het bedrijf en de ketenpartner het beste van dienst kunnen zijn. Zo is bijvoorbeeld het credo ‘zoeken’ verandert in ‘vinden’. Ook kaartinformatie wordt een belangrijke drager van gebiedsinformatie. Websites van de overheid en ook die van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden bevinden zich tussen ontwikkelfase 2 ‘Interactie’ en 3 ‘Transactie’. Vergunningverstrekking is een voorbeeld van een werkproces dat zich uitstekend leent als ‘transactie’ te worden afgehandeld. Daarnaast liggen er kansen de huidige fase 1 ‘Informatie’ verder te professionaliseren door bijvoorbeeld Geo - informatie te benutten.


Pagina 23 van 23

Onderstaande ‘links’ en schermafbeeldingen illustreren enkele praktijkvoorbeelden per ontwikkelfase.

• Informatie o via de wegwerkzaamhedenkaart van het Waterschap Rivierenland

(http://www.waterschaprivierenland.nl/werk_in_de_buurt/wegwerkzaamheden ) kunnen burgers snel bekijken waar en wanneer zij hinder kunnen ondervinden van het Waterschap.

• Interactie o Vanaf 14 juni 2009 kunnen bewoners van Utrecht voor al hun vragen over water terecht bij de

gemeente Utrecht. Samen met Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden is hiervoor het Waterloket opgezet. Dit is een digitale portal waar watervragen beantwoord worden, op het webadres: www.utrecht.nl/waterloket.


Pagina 24 van 24

• Transactie o In het huidige Vergunningenloket van onze website wordt informatie verstrekt en elektronische

formulieren aangeboden. www.destichtserijnlanden.nl/informatie/digitaal_loket/vergunningen Een volgende fase kan de volledig elektronische afhandeling van de vergunningverstrekking zijn.

• Integratie o Op de landelijke site Mijn Overheid.nl (https://www.mijnoverheid.nl/) worden een groeiend aantal

overheidsdiensten op één punt aangeboden. Door met een persoonlijk digitaal wachtwoord (DigiD) in te loggen kan de burger nu informatie zien die verschillende instanties kunnen aanbieden. In de toekomst is de verwachting dat volledige transactie middels dit portaal kunnen worden afgehandeld.


Pagina 25 van 25

7 Bijlage 1 – gesproken met # NAAM FUNCTIE 1 Borghouts, Liesbeth Communicatie adviseur 2 Bousema, Hans Hoofd Vergunningverlening en Handhaving 3 Brederoo, Martin Hoofd Informatiecentrum en Automatisering 4 Bronda, Roel Hoofd Strategie en Innovatie 5 Cappelleveen, Erik van Hoofd Watersysteembeheer 6 Frankrijker, Paul de I & A adviseur 7 Graaf-Loopstra, Ellen de I & A adviseur 8 Haddink, Erik Hoofd Waterkeringsbeheer 9 Heijbroek, Wim Hoofd Zuiveringsbeheer

10 Janssen, Jan I & A adviseur 11 Klasberg, Ingrid Informatieanalist 12 Meuleman, Eugene Secretaris – algemeen directeur 13 Reineman, Muriël Adviseur webcommunicatie 14 Vos, Cor Hoofd Bestuursondersteuning 15 Wegerif, Clarion Communicatieadviseur 16 Weijens, Frank Hoofd Managementondersteuning 17 Wijma, Karin Beleidsadviseur juridische zaken


Pagina 26 van 26

8 Bijlage 2 – gelezen # Titel Auteur Verschenen

1

Ambtenaar 2.0 – onderzoek naar gevolgen van het Internet op het werk en de manier van werken van de overheid

Ministerie van LNV 2008

2 Anders kijken bij het waterschap – artikel tijdschrift ‘Digitaal Bestuur’

Jos Smulders Maart 2009

3 Collegeprogramma 2009 – 2012 College April 2009

4 Dienstverlening via Internet kan stukken beter - artikel tijdschrift ‘Het Waterschap’

Arthur Hoogduin

5 Informatieplan – management samenvatting

Paul de Frankrijker (ICA)

Januari 2009

6 Informatieplan HSDR Paul de Frankrijker (ICA) & Bas Kruiswijk

September 2008

7 Jaarplan 2009 e-Overheid, Hoogheemraadschap van Rijnland

Directie Rijnland November 2008

8 Koersplan elektronische dienstverlening 2005 – 2008

Cor Vos, Muriël Reineman, Robin Effling & Randy Sikkink

Mei 2005

9 Missie HDSR Voorjaarsnota 2007 2007

10 Op weg met nieuwe regels – inventarisatie gevolgen nieuwe wetgeving

Directie December 2007

11 Programmaplan e-Overheid, Hoogheemraadschap van Rijnland

Directie Rijnland Mei 2008

12 Project – en programmasturing HDSR Trainingsinstituut 2007

13 Realisatieplan programma e-dienstverlening

Muriël Reineman & Hans Bousema

Oktober 2008

14 Tien burgemeesters over e-dienstverlening – artikel‘In Public – magazine voor de digitale overheid

Redactie Voorjaar 2009

15 Voorjaarsnota 2008 (2009 – 2012) College 2008

16

Water voorop ! ontwerp Waterbeheerplan 2010 – 2015 ‘strategie’ en ‘ beleids- en uitvoeringsplan’

Directie Oktober 2008

17 Waterkracht – organisatie ontwikkelplan 2007 – 2009

Directie Maart 2007

18 Zeggen wat je doet en doe wat je zegt – kwaliteitshandvesten bij de overheid

Programma Andere Overheid

2008


Pagina 27 van 27

9 Bijlage 3 – Aanbieding verklaring “Betere dienstverlening”

Aanbieding verklaring “Betere dienstverlening,minder administratieve lasten met de elektronische overheid” 1 mei 2006

De verklaring “Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid” is tijdens het overhedenoverleg van 18 april 2006 ondertekend door de Vereniging Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg, de Unie van Waterschappen en ondergetekende namens het Kabinet. Met deze verklaring geeft het kabinet samen met de medeoverheden een extra impuls aan administratieve lastenvermindering voor burgers en bedrijven.

Hierbij bied ik u de verklaring “Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid” aan. De verklaring is tijdens het overhedenoverleg van 18 april ondertekend door de Vereniging Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg, de Unie van Waterschappen en ondergetekende namens het Kabinet. Met deze verklaring geeft het kabinet samen met de medeoverheden een extra impuls aan administratieve lastenvermindering voor burgers en bedrijven. Tevens wordt uitvoering gegeven aan de beleidsagenda die is afgesproken in de Catshuissessie van 20 maart 2006.

Wat merkt de burger hier van?

Door de uitvoering van de afspraken uit de verklaring zullen burgers en bedrijven hun contacten met de gemeenten vaker via internet kunnen regelen. Gemeenten sluiten zich bijvoorbeeld aan op landelijk beschikbaar gestelde e-formulieren voor de aanvraag van een bouwvergunning of kapvergunning, op het Bedrijvenloket en het loket voor de Omgevingsvergunning. Niet alleen de aanvraag maar ook de afhandeling van deze vergunningen kan via internet verlopen omdat de gemeenten zich aansluiten op de DigiD. Verder is afgesproken dat de websites van andere overheden toegankelijk gemaakt worden voor alle burgers, dus ook voor blinden en slechtzienden. Gemeenten zullen hun websites daartoe aanpassen aan de internationale geldende eisen. Verder gaan de gemeenten hun autonome regelgeving en vergunningen kritisch tegen het licht houden. Zo zullen overbodige regels en vergunningen verdwijnen.

Ondersteuning van de uitvoering

Een belangrijk deel van de afspraken gaat over de aansluiting van de andere overheden op de basisvoorzieningen van de e-overheid zoals deze zijn of nog worden ontwikkeld. Deze ontwikkeling geschiedt door de Rijksoverheid samen met de andere overheden en uitvoeringsorganisaties die hiervan gebruik gaan maken. Omdat blijkt dat de aansluiting op deze basisvoorzieningen in de praktijk lastig is en meer tempo gewenst wordt, zullen de andere overheden ondersteund worden door zogeheten implementatieteams (i-teams). Vanwege de herkenbaarheid voor de doelgroep werken deze i-teams onder de vlag van de al bestaande programma’s EGEM en E-provincies.


Pagina 28 van 28

Met ondersteuning van de i-Teams maakt iedere individuele organisatie een plan hoe aan te sluiten op de genoemde basisvoorzieningen van de e-overheid. Over de uitvoering van het plan worden bindende afspraken tussen het Rijk en de overheid die de ondersteuning heeft ontvangen, gemaakt. Voor deze extra ondersteuning heeft het kabinet op mijn verzoek € 33 miljoen extra beschikbaar gesteld, waardoor het totaal van het door de gezamenlijke overheden beschikbaar gestelde bedrag voor ondersteuning op € 55,5 miljoen is gekomen.

Versterking van de regie van de e-overheid

Met deze verklaring is de regie op de e-overheid versterkt. Met de andere overheden zijn gezamenlijk prioriteiten gesteld in de ontwikkeling en aansluiting op de e-overheid. Tevens zijn verbanden gelegd tussen de generieke voorzieningen van de e-overheid en de toepassing hiervan in specifieke beleidssectoren met raakvlakken bij de andere overheden, zoals milieu en ruimtelijke ordening (het Omgevingsloket), het Bedrijvenloket, de zorg (WMO) en het Digitaal Klantdossier voor werk en inkomen. De regiegroep ICT en overheid is uitgebreid met enerzijds het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen en anderzijds met voor de andere overheden relevante sectordepartementen.

Ik zal u binnenkort uitgebreider informeren over de stand van zaken met betrekking tot de e-overheid met de reguliere voortgangsrapportage in het kader van het Programma Andere Overheid.

DE MINISTER VOOR BESTUURLIJKE VERNIEUWING EN KONINKRIJKSRELATIES

Alexander Pechtold


Pagina 29 van 29

10 Bijlage 4 – Betere dienstverlening met de elektronische dienstverlening Verklaring, vast te stellen bij gelegenheid van het Bestuurlijk Overleg van Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen HET KAN EN MOET MAKKELIJKER Als het om dienstverlening gaat beschouwen burgers en bedrijven de overheid als één. Zij willen geen onnodige last hebben van de overheid. Het is daarom de taak van de overheid het voor hen makkelijker te maken. Het gaat om samenhang, snelheid, transparantie, kortom: kwaliteit. Het is dit burgerperspectief dat leidend is op weg naar een Andere Overheid. Met meerdere programma’s maakt de overheid dit concreet: vermindering van administratieve lasten voor bedrijven en voor burgers met harde, afrekenbare doelen, vereenvoudiging van vergunningprocedures en vermindering van regeldruk zijn daar voorbeelden van. Voor betere dienstverlening en vermindering van administratieve lasten is een ingrijpende, maar ook veelbelovende modernisering nodig van de informatiehuishouding van de héle overheid. De basis ligt er, de invoering moet nú van de grond komen. Resultaten van die programma’s zijn nog onvoldoende zichtbaar, mensen merken er nog te weinig van. Daarom maken we met deze Verklaring harde afspraken met elkaar, gaan wij meer samenhang creëren, meer tempo maken en meer gezamenlijk de schouders eronder zetten. Zodat we op korte termijn met minder regels toekunnen, meer kwaliteit bieden en het makkelijker maken. Daar hebben we de Elektronische Overheid bij nodig. UITGANGSPUNTEN We zetten de Elektronische Overheid in voor betere dienstverlening, minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven, meer transparantie en grotere doelmatigheid, zodat de overheid niet meer kost dan strikt nodig. Om daarbij het perspectief van burgers en bedrijven leidend te maken, gaan wij, in de geest van de BurgerServiceCode van burger@overheid, van het volgende toekomstbeeld uit: • de overheid is transparant: informatie over rechten en plichten is eenduidig, begrijpelijk en goed vindbaar, • éénmalige gegevensverstrekking: Informatie die mede bij de overheid bekend is, wordt niet meer gevraagd en hoeft niet meer te worden verstrekt, • niemand wordt meer ‘van het kastje naar de muur’ gestuurd: informatie wordt overheidsbreed gedeeld en gebruikt, • vermindering van administratieve lasten: afhandeling van transacties is zo eenvoudig, zo inzichtelijk (‘tracking & tracing’) en zo goedkoop mogelijk, • alle kanalen open (multi channel): burgers, bedrijven en instellingen maken zelf uit langs welk contactkanaal zij de overheid benaderen en • de héle overheid stelt gemeenten in staat voor persoonlijk contact met burgers aan balie of telefoon de poort tot de overheid te zijn. Ook voor bedrijven kunnen gemeenten deze rol vervullen, naast bijv. de Kamers van Koophandel. Als dat voor burgers en bedrijven makkelijker is, neemt men natuurlijk direct contact op met andere overheidsorganisaties, zoals de Belastingdienst of de Informatie Beheer Groep.


Pagina 30 van 30

Wij vragen burgers, bedrijven en instellingen hun eigen verantwoordelijkheid te nemen, maar wij stellen ze langs deze lijnen ook in staat dat te doen. Daarbij houden we er rekening mee dat er ook verschillen bestaan tussen burgers en bedrijven waar het gaat om de aard, inhoud, omvang en intensiteit van het contact met de overheid. De Kamers van Koophandel zijn bijv. vaak het eerste aanspreekpunt voor een bedrijf, zeker als dat is gevestigd in meerdere gemeenten. VISIEONTWIKKELING We gaan dus tempo maken met het realiseren van de Elektronische Overheid. Maar daarmee zijn we er niet. Ook in de toekomst willen we slim gebruik maken van nieuwe technologische mogelijkheden en in blijven spelen op maatschappelijke veranderingen. Daarom ontwikkelen we een gezamenlijke visie op de verschillende kanalen waarlangs dienstverlening kan worden verzorgd en op het contact tussen overheid en burgers, bedrijven en instellingen. WE GAAN HET DOEN! …. Contact met de overheid kan technisch gezien vrijwel altijd en van vrijwel overal. Dankzij de Elektronische Overheid bepalen burgers en bedrijven zelf in welke vorm zij diensten en producten van de overheid willen zien. Daar moet nog wel wat voor gebeuren. Daarom verbinden wij ons om overheidsbreed bruikbare basisvoorzieningen te realiseren, daarop aan te sluiten en deze te gebruiken in onze informatiehuishouding en dienstverlening. Niet iedereen echter heeft de mogelijkheid of handigheid zaken elektronisch met de overheid te regelen. Contact via balie of telefoon is persoonlijk(er) en het maakt vraag en antwoord, hoor en wederhoor eenvoudiger. Daarom maken we een netwerk van gemeentelijke telefonische contactcenters waar burgers en bedrijven terecht kunnen voor alle vragen aan de overheid. Het elektronische dienstenaanbod wordt geleidelijk uitgebreid naar persoonsgebonden informatie en transacties via de persoonlijke Internetpagina. Daarmee vallen virtueel de schotten tussen de verschillende overheidsdiensten grotendeels weg. We creëren daarmee een veilige en vertrouwde omgeving om gemakkelijk, overzichtelijk en op ieders maat gesneden zaken met de overheid te doen. ….. MAAR WEL EFFICIËNT We gaan dus fors investeren in een betere informatiehuishouding. Technologie maakt veel mogelijk, maar niet alles. Bovendien kunnen we iedere euro maar één keer uitgeven. Daarom is prioriteitstelling nodig en kiezen we voor samenwerking en van elkaar leren, onder andere via shared services voor technische voorzieningen, uitbesteding en expertisebundeling. Wij spreken af het voorgaande de komende tijd gezamenlijk verder uit te werken. Voor de korte termijn stellen we prioriteiten en maken werkafspraken in de uitvoeringsagenda die bij deze Verklaring is gevoegd. Vastgesteld te ’s Gravenhage, op dinsdag 18 april 2006, De Minister van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties,

Alexander Pechtold De voorzitter van het Interprovinciaal Overleg,

J. Franssen De voorzitter van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten,

drs. W. J. Deetman De voorzitter van de Unie van Waterschappen,

dr. S. Schaap


Pagina 31 van 31

UITVOERINGSAGENDA 1. Inleiding In de navolgende werkafspraken hebben wij ons laten beïnvloeden door de toekomstperspectieven uit de eerste Voortgangsrapportage Elektronische overheid, de BurgerServiceCode en het advies van de Commissie Jorritsma. Daarnaast is gebruik gemaakt van de uitkomsten van de verschillende onderzoeken die de laatste tijd zijn uitgevoerd rond “absorptievermogen” en “regie” rond de Elektronische Overheid. Ook nemen we ons het ongevraagde advies ter harte van het Adviescollege toetsing administratieve lasten (ACTAL) aan de ministers van EZ en BVK. 2. Realisatie van korte termijn verbeteringen in de elektronische en telefonische dienstverlening (programma Elektronische dienstverlening) Voor de verbetering van de dienstverlening op korte termijn gaan we gezamenlijk uit van het programma elektronische overheid. De verbetering van de elektronische dienstverlening kent daarbij een aantal stappen: • ontwikkeling van overheidsbreed bruikbare basisvoorzieningen • de feitelijke realisatie van deze overheidsbreed bruikbare basisvoorzieningen • de aansluiting van organisaties op deze basisvoorzieningen (“uitrol”) • de toepassing van deze basisvoorzieningen in de dienstverlening • beheer van de basisvoorzieningen Niet alles kan tegelijk. Daarom spreken we de volgende prioriteitsvolgorde af: a) Ontwikkeling van de beoogde basisvoorzieningen is primair de verantwoordelijkheid van de Rijksoverheid. De Rijksoverheid (departementen en uitvoeringsorganisaties) betrekken de andere overheden zo bij de ontwikkeling van deze basisvoorzieningen dat de andere overheden hierop te gelegener tijd eenvoudig kunnen aansluiten. Belangrijke partij hierbij zijn de zogenoemde voorhoedegemeenten, die als voorlopers zowel kennis opbouwen van dergelijke voorzieningen op gemeentelijk niveau als een organisatie hebben waarin prototypes van basisvoorzieningen op de bruikbaarheid in de gemeentelijke situatie kunnen worden getest. b) De hoogste prioriteit voor gemeenten ligt bij de feitelijke realisatie van de vier basisvoorzieningen die gemeenten beheren of uitgeven: het basisregisters Gemeentelijke Basis Administratie en Basisregister Adressen en Gebouwen, het Burgerservicenummer en de eNIK. Gemeenten maken deze volgens het volgende schema beschikbaar voor gebruik door alle overheden:

• Gemeentelijke Basis Administratie: 2007 • Basisregister Adressen en Gebouwen (BAG): 2009 • Burgerservicenummer (BSN, uitgifte): 2006 • elektronische Nationale Identiteits Kaart (eNIK, uitgifte): 2007

De departementen verantwoordelijk voor deze voorzieningen ondersteunen de gemeenten bij deze realisatie en maken hierover afspraken met de VNG.


Pagina 32 van 32

c) Volgende prioriteit voor gemeenten (tevens hoogste voor provincies en waterschappen) ligt bij de aansluiting op de volgende basisvoorzieningen (basisvoorzieningen met vrijwel allemaal een wettelijke basis):

• de basisregisters Gemeentelijke Basis Administratie, Nieuw Handelsregister, Basisregister Adressen en Gebouwen, Eigendommen (Kadaster), Kaarten;

• de authenticatievoorzieningen DigiD en in het verlengde daarvan eNIK; de koppelingsnummers Burger Service Nummer en Bedrijven- en Instellingen Nummer;

• het Bedrijvenloket, de e-formulierenvoorziening en het digitale omgevingsloket.

d) Van de zijde van de Rijksoverheid zullen de volgende zaken worden gerealiseerd:

• De levering van diensten en informatie aan de telefonische verwijsfunctie voor de hele overheid (ter ondersteuning van deze verwijsfunctie die in het kader van gemeentelijke contactcenters bij gemeenten zal worden gerealiseerd);

• De realisatie van één voorziening waarlangs andere overheden die dat wensen informatie kunnen putten uit basisregisters.

e) Over de planning van aansluiting van gemeenten, provincies en waterschappen worden in de “Regiegroep ICT en overheid” (zie pt 7), met inachtneming van andere beleidsontwikkelingen die ICT-aspecten hebben, afspraken gemaakt. In principe is dit binnen 2 jaar na realisatie van de betreffende voorziening, tenzij andere afspraken worden gemaakt. Overigens is een aantal gemeentesecretarissen hierop vooruitlopend bezig met de realisatie van de voorzieningen in het kader van de dienstverlening. Zij vervullen hiermee een stimulerende rol en zijn bereid om verder mee te werken aan de aansluiting van andere gemeenten. Gemeenten, provincies en waterschappen zullen geen eigen voorzieningen ontwikkelen die een dubbeling met de (gezamenlijk ontwikkelde en beheerde) basisvoorzieningen van de elektronische overheid zouden betekenen. f) De daaropvolgende stap, toepassing in verschillende dienstverleningsproducten van gemeenten, provincies en waterschappen, kan niet los worden gezien van de ontwikkelingen in de verschillende inhoudelijke beleidssectoren. Prioriteit zal worden gegeven aan de toepassing van de basisvoorzieningen in dienstverleningsproducten die een hoog gehalte aan administratieve lasten of irritatie voor burgers of bedrijven met zich mee brengen. De producten van gemeenten (34), provincies (9) en waterschappen (5) uit de jaarlijkse monitor elektronische dienstverlening zijn een goed vertrekpunt voor prioriteit van de toepassing van de basisvoorzieningen in dienstverleningsproducten. Wij zullen ons inspannen om de betrokken beleidssectoren tot gebruik van de basisvoorzieningen in de sectorproducten te bewegen. Het gaat daarbij in het bijzonder om beleidsontwikkelingen waarbij noodzakelijke veranderingen in onze werkprocessen worden gecombineerd met de toepassing van de basisvoorzieningen in dienstverleningsproducten ter voorkoming van dubbel werk (bijv. de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, het Digitaal Klantdossier voor Werk & Inkomen, het dossier ‘JONG’/ Jeugdzorg en digitaal uitwisselbare ruimtelijke processen (DURP)). Over de toepassing van basisvoorzieningen met een wettelijke grondslag maken we afspraken via de beleidsinhoudelijke sectoren en leggen het vervolgens wettelijk vast (het is dan medebewind). Over op autonome bevoegdheden (provinciewet, gemeentewet, Waterschapswet) gebaseerde voorzieningen maken we afspraken in de Regiegroep, bedoeld in pt 7, en leggen het vervolgens waar nodig of gewenst wettelijk vast.


Pagina 33 van 33

g) Naast ontwikkeling en implementatie is beheer van basisvoorzieningen noodzakelijk. Het Rijk draagt zorg voor de organisatie van het gezamenlijke beheer in deGezamenlijke Beheer Organisatie, bij BPR of via sectorale beheerorganisaties (zoals bij veel basisregisters). Omdat de basisvoorzieningen door alle overheden gebruikt kunnen en deels moeten worden is het gewenst dat sturing van het beheer ook gezamenlijk plaatsvindt. Er zullen daarom door het Rijk sturingsarrangementen worden opgezet waaraan andere overheden en uitvoeringsorganisaties kunnen deelnemen. 3. Communicatie Om er voor te zorgen dat de betrokken overheidsorganisaties en in een later stadium ook burgers, bedrijven en instellingen door de bomen het bos blijven zien, is consistentie in de communicatie en een samenhangend overzicht nodig. Wij zijn zelf verantwoordelijk voor de toon, vorm, stijl en inhoud van de communicatie rond ons aandeel in de “elektronische overheid”. Wij plaatsen onze bijdrage echter wel in de context van deze Verklaring door visie, positionering en kernboodschap als vertrekpunt te nemen. Wij zullen in onze communicatie-uitingen gebruik maken van een gemeenschappelijk visueel element. Communicatie zal regelmatig geagendeerd worden in de Regiegroep ICT & Overheid. 4. Monitoring Om het volgen van de voortgang voor partijen mogelijk te maken zullen wij zorgdragen voor monitorinformatie over verschillende onderdelen van het proces:

• voortgang over de ontwikkeling en realisatie van de basisvoorzieningen met een tweejaarlijks voortgangsoverzicht (penvoerder: BZK);

• voortgang van de aansluiting van overheidsorganisaties op de basisvoorzieningen met een jaarlijks voortgangsoverzicht (penvoerder: BZK);

• voortgang van de effecten in de dienstverlening: monitor e-dienstverlening, behorende bij de doelstelling van het programma elektronische overheid (65% in 2007) en monitor dienstverlening op basis van eenmalige gegevensverstrekking met een jaarlijks voortgangsoverzicht (penvoerder: beide BZK)

5. Ondersteuning Wij stellen vast dat de overheden die zich in dit Manifest ertoe verbinden elektronische dienstverlening te realiseren de daarvoor benodigde middelen, ook al gaat het om veel geld, zelf financieren. Immers, de baten komen ons ook ieder afzonderlijk ten goede. De invoering van elektronische dienstverlening is per saldo profijtelijk. Toch zien we bij vele overheidspartijen de behoefte aan hulp bij de invoering en inpassing in de eigen bedrijfsvoering. Wanneer wij gezamenlijk in deze behoefte voorzien hoeft niet iedere organisatie opnieuw het wiel uit te vinden. Het is bovendien zaak de implementatie te versnellen, zodat bijv. de reductiedoelstellingen voor administratieve lasten gehaald worden. Voor de ondersteuning van gemeenten, provincies en waterschappen bij de aansluiting en de toepassing in dienstverleningsproducten wordt daarom in eerste instantie gebruik gemaakt van de doelgroepprogramma’s eGem, eProvincies1 en het Waterschapshuis, waar nodig ondersteund vanuit de programma’s die door het Rijk in het leven zijn geroepen voor de ontwikkeling van de basisvoorzieningen. Uit onderzoek blijkt echter, dat de bestaande programma’s nog onvoldoende soelaas bieden. Daarom zullen wij gezamenlijk een ondersteuningsorganisatie in het leven roepen die overheidsorganisaties (afzonderlijk en groepsgewijze) kan helpen bij de implementatie van de basisvoorzieningen en het elektronisch maken van hun


Pagina 34 van 34

dienstverlening. Wij noemen dit iTeams. Deze organisatie, die bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zal worden ondergebracht, zal, gezien de te behalen efficiencyvoordelen voor de gehele overheid, door de gezamenlijke overheidsorganisaties worden gefinancierd. Gebruik maken van iTeams is niet vrijblijvend. Over de inzet daarvan wordt een meerjarencontract gesloten tussen het ministerie van BZK en de betreffende organisatie. Daarin worden voor zover nog nodig afspraken in de tijd vastgelegd over:

• de uitvoering van het implementatieplan dat door het iTeam en de betreffende overheid is ontwikkeld,

• 10 nader te bepalen transacties die elektronisch kunnen worden afgedaan uit een in overleg tussen de verklaringspartners vast te stellen lijst van transacties die de meeste administratieve lasten veroorzaken voor bedrijven en/of burgers,

• de daadwerkelijke aansluiting van de betreffende organisatie op de voorzieningen genoemd in punt 2c,

• aanpassing van websites van betrokken overheden zodat deze toegankelijk zijn voor blinden en slechtzienden (in te passen in de reguliere vernieuwing van die sites), en toegankelijkheid van geconsolideerde lokale regelgeving via Internet.

• aan de hand van evaluatie van lopende pilots over ‘historische’ informatie wordt de mogelijkheid van toegankelijkheid van oudere teksten bezien.

De deelnemende gemeenten geven voorts in het kader van de vermindering van administratieve lasten voor burgers en bedrijven aan:

• op welke wijze invulling wordt gegeven aan de aanpassing van de Algemene Plaatselijke Verordening aan de model-APV van de VNG,

• op welke wijze invulling wordt gegeven aan de uitvoering van het snoeiplan van de VNG over de vermindering van het aantal vereiste vergunningen.

6. Financiering De financiering van de onderdelen genoemd onder punten 2 en 5 is per stap verschillend: a) Ontwikkeling (punt 2a) wordt gefinancierd door het Rijk, door het departement dat primair verantwoordelijk is voor de betreffende basisvoorziening; b) Realisatie (punt 2b) wordt gefinancierd door de overheden die verantwoordelijk zijn voor een bepaalde voorziening. Veelal is dit het Rijk. Op het punt van de Basisregistraties personen, gebouwen en adressen is er een gezamenlijke verantwoordelijkheid van Rijk en gemeenten. De verdeling van de kosten wordt (of is) daarom in onderlinge afspraken geregeld; c) Aansluiting (punt 2c) wordt in principe betaald door de organisatie die zich aansluit. Voor sommige voorzieningen kan worden afgesproken dat vanuit het Rijk een bijdrage wordt geleverd, om aansluiting te versnellen; d) Het Rijk doet momenteel onderzoek naar een doelmatige bekostigingssystematiek voor het gebruik van Basisregistraties die het gebruik niet belemmert en minder administratieve lasten met zich meebrengt; de provincies zullen in 2006-2007 een nadere afweging maken over voortzetting van e-provincies e) de ontwikkeling van elektronische dienstverleningsproducten (punt 2f) wordt gedragen door de organisatie die de diensten verstrekt;


Pagina 35 van 35

f) de kosten voor het beheer van de basisvoorzieningen (punt 2g) worden in principe gedragen door het Rijk, door het departement dat verantwoordelijk is voor de betreffende basisvoorziening; g) de kosten die betrekking hebben op ondersteuning van gemeenten, provincies en waterschappen voor de periode 2006-2010 worden op de volgende wijze gedragen. De kosten voor de organisatie van de iTeams worden gedragen door het Rijk. De kosten voor de ondersteuning van de individuele gemeenten, provincies en waterschappen worden gedragen door respectievelijk het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Inter Provinciaal Overleg en de Waterschappen. De kosten voor het doelgroepprogramma EGEM wordt gedragen door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Vereniging Nederlandse Gemeenten, in gelijke verdeling. De kosten voor het doelgroepprogramma E-provincies wordt gedragen door de provincies en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. h) Op basis van het voor deze ondersteuning afgesloten contract (zie punt 5), stelt het Rijk de bedoelde ondersteuning beschikbaar. Indien de gemaakte afspraken niet worden nagekomen, zal terugvordering van (een deel van) deze middelen plaatsvinden. 7. Bestuurlijke inbedding Wij zullen deze meerjarenafspraken bestuurlijk volgen en zonodig voorstellen ontwikkelen voor bijstelling via het Overhedenoverleg. Het al bestaande overlegkader tussen VNG en het ministerie van BZK, de Regiegroep ICT en Overheid, wordt voor de totstandbrenging van de gemeenschappelijke visie en het monitoren en eventueel bijstellen van de werkafspraken uitgebreid. Naast deze partijen zullen daarin van Rijkszijde de ministeries van EZ, AZ, VROM en SZW gaan deelnemen. Bovendien zullen departementen die sectorbeleid voeren met ICT-gevolgen voor andere overheden incidenteel aan het overleg deelnemen (bijvoorbeeld het ministerie van VWS). Van de kant van de andere overheden zullen vertegenwoordigers op voordracht van het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen deelnemen. Onze inzet is er voor te zorgen dat de uitkomst van het proces van visieontwikkeling kan worden benut als bouwsteen voor een volgend regeerakkoord.


Pagina 36 van 36

11 Bijlage 5 – Programmamanagement Een moderne definitie van een programma is: “Een programma is een geheel van samenhangende projecten en activiteiten in een tijdelijke organisatie om één of meer van tevoren gedefinieerde doelstellingen te realiseren, die van strategisch belang zijn.” Programmamanagement verzorgt het raamwerk waarbinnen op een georganiseerde en gestructureerde manier de gedefinieerde strategische doelstellingen kunnen worden gerealiseerd. Dit raamwerk omvat zowel het expliciet maken van de visie, het definiëren van de blauwdruk en de toegevoegde waarden van de toekomstige situatie voor de organisatie, alsmede de organisatie en de processen om de veranderingen door te voeren en de toegevoegde waarden te realiseren. Binnen het programmamanagement worden de noodzakelijke projecten geïdentificeerd en opgestart, wordt de onderlinge samenhang van de projecten gecoördineerd en worden de op te leveren resultaten van de projecten op elkaar afgestemd. Daarnaast omvat het programmamanagement het management van de toegevoegde waarden van de veranderingen voor de bedrijfsorganisatie.

Programmaplan e-Overheid Hoogheemraadschap de Stichtse ... · ‘Programmaplan e-Overheid’ van...

Documents

Transcript of Programmaplan e-Overheid Hoogheemraadschap de Stichtse ... · ‘Programmaplan e-Overheid’ van...