Programma van Eisen en Casus ECD.pdf

VERENIGING GEHANDICAPTENZORG NEDERLAND

Oudlaan 4 Postbus 413 T (030) 27 39 300 www.vgn.org3515 GA Utrecht 3500 AK Utrecht F (030) 27 39 387 [email protected]

Professionaliteit in de zorg voor mensen met functiebeperkingen

Deze publicatie bevat een beschrijving van het specifieke professionele karakter van zorg en ondersteuning zoals geleverd door instellingen voor gehandicaptenzorg.

De Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) is de branche-vereniging voor organisaties die professionele zorg en ondersteuning aan mensen met een of meerdere handicaps bieden. De bij de VGN aangesloten instellingen bieden zorg, ondersteuning en dienst-verlening aan cliënten met een verstandelijke, lichamelijke, en/of zintuiglijke handicap en aan hun directe omgeving.

Programma van Eisen en Casus

Electronisch Cliënten Dossier

Programma van Eisen en Casus

Electronisch Cliënten Dossier

2 Programma van Eisen, Electronisch Cliënten dossier

Colofon

UitgaveVereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN), branchevereniging voor instellingen voor dienstverlening aanmensen met een beperking, Oudlaan 4, 3515 GA Utrecht, Postbus 413, 3500 AK Utrecht, telefoon 030-27 39 300,fax 030-27 39 387, e-mail [email protected], www.vgn.org.

Auteursdrs. Sjoerd Visser, VGN

Met medewerking vanAdvisares en gefinancierd door Zorg voor Beter

Lay-out en drukHollandrepro.nl, Oudlaan Utrecht

Publicatienummer708.181

BestellingenDeze uitgave kan schriftelijk en telefonisch worden besteld bij de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland. Postbus 413, 3500AK UTRECHT, T 030-27 39 300, F 030-27 39 387. Bestellen kan ook via [email protected] de bestellingen graag de titel, het publicatienummer en het gewenste aantal vermelden. Deze publicatie is tevens tedownloaden via het ledennet van de VGN.

Deze publicatie is met grote zorgvuldigheid en met gebruikmaking van de meest actuele gegevens tot stand gekomen. Het isevenwel niet geheel uitgesloten dat de informatie uit deze brochure onjuistheden of onvolkomenheden bevat. De VGNaanvaardt geen aansprakelijkheid voor directie of indirecte schade ontstaan door eventuele onjuistheden en/ofonvolkomenheden.

© Vereniging Gehandicaptenzorg NederlandNiets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of worden openbaargemaakt in enige vorm of op enige wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Vereniging GehandicaptenzorgNederland.

december 2008

Inleiding 7

1. Introductie 9

2. Tot stand komen en ontwikkeling van dit document 112.1. Versie ontwikkeling 11

2.2. Betrokkenen 12

2.3. Wat verandert er nu in de kern? 13

3. Leeswijzer 153.1. Inhoud hoofdstukken 15

3.2. Gebruik van dit document 15

4. Doelstelling en scope 194.1. 80% dekkend 19

4.2. Primair proces 19

4.3. Soorten informatie 20

5. Algemene eisen 235.1. Ondersteunt intramurale en extramurale dienstverlening

inclusief dagbesteding 23

5.2. Voldoen aan huidig Wettelijk kader 23

5.3. Voldoen aan voorgenomen Wettelijk kader 24

5.4. Voldoen aan Functionele kaders 25

5.5. Voldoen aan Technische kaders 26

5.6. Laagdrempelig gebruik 27

5.7. Gelaagde en flexibele Autorisatie 27

5.8. Open architectuur (i.v.m. gegevensuitwisseling

met andere systemen) 28

5.9. Schaalbaar 30

5.10. Stabiliteit 30

5.11. Ondersteunt decentrale uitvoering en mobiel

gebruik van een cliëntendossier 31


Inhoudsopgave

5.12. Flexibiliteit systeem (ruimte voor aanpassingen

zonder programmeerwerk) 31

5.13. Eenvoudig beheer 32

5.14. Historie en Archivering 32

5.15. Correspondentiefunctie 32

6. Aanmelden 336.1. Oriëntatie 33

6.2. Wachtlijstbeheer 33

6.3. Cliëntregistratie 33

6.4. Aanmaken Disciplinedossier 34

6.5. Zorg- en dienstverleningsovereenkomst 36

7. Zorgen en ondersteunen 377.1. Opstellen persoonsbeeld 37

7.2. Opstellen Zorg- en Ondersteuningsplan 39

7.3. Opstellen actieplannen 39

7.4. Invullen Agenda 41

7.5. Uitvoeren 41

7.6. Evalueren Zorg en Ondersteuning 43

7.7. Maken rapportages 44

8. Afmeldingsfase (overplaatsingsfase) 458.1. Overplaatsing binnen instelling 45

8.2. Afmeldings- of overplaatsingsbericht AZR 45

9. Management Informatie (interne rapportages) 479.1. Bedrijfsvoering kwantitatief 47

9.2. Bedrijfsvoering kwalitatief 48

Bedrijfsvoering koppeling kwantitatief en kwalitatief 50

10. Systeem signalering (triggers) 5110.1. Procestriggers 51

10.2. Bedrijfsvoering triggers 51

10.3. Diverse werkstroom besturing signaleringen 52

10.4. Opvolgen signalering o.b.v. relevante velden uit

het kwaliteitskader 52


11. Externe Rapportage (verantwoording) 5711.1. IGZ rapportage 57

11.2. Input voor jaardocument 57

11.3. Overige registraties, en overzichten 57

11.4. Gerealiseerde zorg en ondersteuning (productie staat) 58

11.5. Verantwoording naar cliënt 58

12. Instellingsspecifieke eisen 5912.1. Gebruikersvriendelijkheid 59

12.2. Apparaat 60

12.3. Mobiliteit 60

12.4. Officesuite 60

12.5. Aanvullende rapportage 61

12.6. Training en opleiding 61

12.7. Communicatie en koppelingen benoemen 61

12.8. Conversie 61

12.9. Details registratie geleverde zorg 62

12.10. Mate van werkstroombesturing 62

12.11. Pionier of bewezen 62

12.12. Best of breed of ERP 63

12.13. Een sector of multisectoraal 63

Bijlage A: Voorbeeld onderwerpen voor discipline dossiers 65

Voorbeelden vanuit AVG discipline 65

Voorbeelden vanuit gedragskundige discipline 66


Inleiding

In deze uitgave vindt u versie 1.1 van het Programma van Eisen voor een ElektronischCliënten Dossier (ECD) en de bijbehorende casus. Het Programma van Eisen (PvE) kunt ugebruiken als basis voor uw eigen ECD en bevat die functionaliteit die voor iedereorganisatie in de Gehandicapten Zorg van toepassing zal zijn. Het is dus niet het doel vandit PvE om een volledig Programma van Eisen te bieden: iedere organisatie maakt haareigen keuzes binnen de algemene kaders en dit resulteert in andere eisen aan het ECD.Het nu voorliggende PvE zorgt ervoor dat het grootste gedeelte van uw eigen PvE aluitgewerkt is en u dit alleen nog maar hoeft aan te vullen met functionaliteit die voor uwspecifieke organisatie van belang is.

Ook zorgt dit PvE er voor dat voor softwareleveranciers inzichtelijk is waar hun pakketaan moet voldoen. De manier waarop dit door softwareleveranciers opgepakt wordt, zalechter verschillen (het PvE beschrijft alleen wat er moet zijn, niet hoe). Om voor u deverschillende softwarepakketten vergelijkbaar te maken, hebben wij een zogenaamdeECD casus ontwikkeld. Deze casus beschrijft in verhalende vorm de functionaliteit die inhet Programma van Eisen beschreven is. Door vervolgens softwareleveranciers eendemo te laten geven gebaseerd op deze casus, kunt u goed vergelijken hoe zij devraagstukken in hun software opgelost hebben. Uiteraard kunt u de casus aanpassen opbasis van uw eigen aanvullingen op het Programma van Eisen.

Wij hopen u hiermee een waardevolle set hulpmiddelen aangereikt te hebben en wensenu veel succes bij het implementeren of vervolmaken van uw ECD.


In navolging van het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) project in de Verpleging,Verzorging & Thuiszorg (VVT) sector heeft in januari 2008 de VerenigingGehandicaptenzorg Nederland (VGN) het initiatief genomen tot een landelijk projectomtrent het ECD voor de Gehandicapten Zorg (GZ) sector. Het project sluit aan bij hetZorgVoorBeter programma van ZonMw. Het project is gefinancierd vanuit een subsidievan ZonMw.

Het resultaat van het project bestaat uit een Collectief Programma van Eisen (ditdocument), een Procesmodel en een Casus (verzameling van praktijkbeschrijvingenm.b.t. een ECD). Met dit resultaat wordt het volgende doel na gestreefd: “het aan degehele sector beschikbaar stellen en overdragen van kennis en ervaring op het gebiedvan het ECD”. Onder de gehele sector worden alle doelgroepen van de GZ sectorverstaan:• Verstandelijk Gehandicapten (VG) • Zintuiglijk Gehandicapten (ZG)• Lichamelijk Gehandicapten (LG) • Lichtverstandelijk Gehandicapten (LvG) • Sterk Gedragsgestoord Lichtverstandelijk Gehandicapten (SGLvG)Uiteindelijk is gebleken dat het verschil tussen de verschillende doelgroepen vooral totuiting komt in de wijze waarop het sector brede Proces model wordt toegepast en desector brede functionaliteit zoals beschreven in het Collectieve Programma van Eisenwordt gebruikt. Dit betekent dat in de Casus verschillen tot uiting komen, maar zowel hetProces model als het Programma van Eisen voor alle doelgroepen gelden.

De term ECD staat in dit document voor een (combinatie van) geautomatiseerdetoepassing. Een ECD is een hulpmiddel dat de zorgen bedrijfsvoeringactiviteitenondersteunt. In het ECD komen kwalitatieve en kwantitatieve gegevens bij elkaar. Dat isin de gehandicaptenzorg van belang omdat zich op beide terreinen ingrijpendeveranderingen voltrekken. Zo is het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg uitgewerkt inmeetbare kwaliteitsindicatoren die onder andere een plaats krijgen in individuele zorg-en ondersteuningsplannen. Ook de zorgzwaartebekostiging heeft gevolgen voor deindividuele zorgbehoefte van cliënten. De effecten van beide ontwikkelingen wordenzichtbaar in het ECD.De producten (Programma van Eisen [PvE], Procesmodel en Casus) zijn ontwikkeld doorinbreng van de instellingen, leveranciers en andere stakeholders (zoals ministerie vanVWS1, VGN en belangenverenigingen) onder regie van Advisaris. Een aantal conceptversies is gepubliceerd via de VGN-website, besproken in werkgroepen enbecommentarieerd door alle betrokkenen.


1. Introductie

1 Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Het ECD raakt een scala aan onderwerpen. Aangezien de doelstelling van het projectwas om de functionele eisen en wensen aan het systeem ‘bestendig’ te maken tegen deontwikkelingen binnen de GZ, is afstemming gezocht met de beleidsmakers op debetreffende gebieden, branche- en belangenvertegenwoordigers en met instellingen inde GZ zelf.

Ook nu het PvE een definitieve status heeft, zal het een levend document blijven dat– wanneer daartoe aanleiding is - in een nieuwe versie zal worden uitgebracht.

Mocht u vragen, aanvullingen (met een onderbouwing) of opmerkingen hebben over hetPvE, het Procesmodel of de Casus dan kunt u via [email protected] doorgeven.

2.1. Versie ontwikkeling

Deze versie van het PvE is als volgt tot stand gekomen:


2. Tot stand komen en ontwikkeling van ditdocument

Interviews met dossierhouders VGN V0.1 maart 2008V0.2

Referentiebezoeken aantal instellingen V0.3 maart/april 2008(gepubliceerd op VGN website)

Gesprekken met leveranciers V0.4 juni 2008Gesprekken met overheid (VWS, NictiZ2) (gepubliceerd op VGN website)Werkgroepsessies met instellingenGesprekken met overige stakeholders (cliënten- en beroepsorganisaties)

Terugkoppeling vanuit alle betrokkenen V0.5 augustus 2008

Verwerking commentaar en “huiswerk” V0.6 september 2008uit werkgroepen (gepubliceerd op VGN website)Stijl aanpassing

Verwerking commentaar V1.0 oktober 2008Toevoeging betrokkenen lijst (gepubliceerd op VGN website)

Kleine aanpassingen in lijst met V1.1 oktober 2008betrokkenen (gedrukte versie)

2 Nationaal ICT instituut in de Zorg

2.2. Betrokkenen

Zoals aangeven zijn de producten van dit project onder regie van VGN en Advisaris totstand gekomen met de inbreng van vele betrokkenen. De VGN wil graag de betrokkenenopgenomen in de onderstaande lijst bedanken voor hun inbreng.


2.3. Wat verandert er nu in de kern?

De kern van de verandering in werkwijze en hulpmiddel m.b.t. het ECD zit vooral in devolgende aspecten:1. Een hulpmiddel (ECD) dat aansluit op de (voorgenomen) werkwijze voor instellingen.

Hierbij afscheid nemend van ‘digitale kladblokken’, dus bewust de weg inslaand vaneen hulpmiddel dat een werkwijze/werkproces van zorginstellingen ondersteunt.

2. Het integraal kunnen volgen van de cliënt, zowel levenslang vanaf de oriëntering viawachtlijst, planning en uitvoering tot en met overdracht of overlijden, maar ooklevensbreed op gebieden naast wonen en behandeling ook dagbesteding als school enwerk.

3. Een methodische en transparante werkwijze, waarbij een aantoonbare relatie wordtaangebracht tussen kwalitatieve zorgen behandeldoelen en de uitvoering hiervan(cyclisch proces);

4. De vraagsturing van een cliënt in de werkwijze sterker verankeren (mede doordat decliënt direct inzicht heeft, door toegang tot voor hem relevante delen van het ECD);

5. Het kunnen aggregeren van noodzakelijke informatie/kwaliteitsvelden die eenwezenlijk onderdeel zijn van het Kwaliteitskader met de 12 domeinen en deindicatoren;

6. Een werkwijze en hulpmiddel dat recht doet aan de bewaking van een cliëntvolgendbudget (indicatie) en de nieuwe zorgzwaartefinanciering die per 1/1/2009 effectiefwordt (en waarvoor in 2008 wordt “schaduwgedraaid”);

7. De mogelijkheid voor het gebruik van een zorgen ondersteuningsplan alssystematiek voor structurering van data en beschrijven van kenmerken van een cliënt;

8. Een ondersteunend hulpmiddel voor interne rapportage (bedrijfsvoering) en afgeleideexterne rapportages vanuit het primair proces;

9. Informatie-uitwisseling op externe raakvlakken. Hiervoor zijn standaardisatieafspraken op landelijk niveau (o.a. HL-73 berichten, EMD4 en EPD5 ontwikkelingen,AZR6 en de eisen m.b.t. Goed Beheerde Sportsystemen).

10.Een hulpmiddel voor het ondersteunen van en het verlenen van zorg- enondersteuning in een omgeving met kenmerken als grote geografische spreiding,kleinschalig wonen, uitbreiding ketenzorg, een multidisciplinair karakter.

In dit PvE is geprobeerd om het totale overzicht te bieden van de collectieve eisen, maarde verandering in de kern voor de GZ sector betreft met name de bovenstaandeaspecten.


3 Health Level 74 Elektronisch Medicatie Dossier5 Elektronisch Patiënten Dossier6 AWBZ-brede zorgregistratie

3.1. Inhoud hoofdstukken

Het PvE is een opsomming van collectieve eisen voor een ECD in de GZ. Er zijnprocesgerelateerde eisen en niet-procesgerelateerde eisen. Hoofdstuk 5 geeft de niet-procesgerelateerde eisen en de hoofdstukken 6, 7 en 8 behandelen deprocesgerelateerde eisen. De hoofdstukken 9, 10 en 11 behandelen het totaal aanrapportage (intern en extern).Hoofdstuk 12 gaat in op de gebieden waarop een instellingsspecifieke eisen moetformuleren om samen met de collectieve eisen tot een volledig specifiek PvE voor deinstelling te komen.

3.2. Gebruik van dit document

Het Collectief PvE is de basis voor een instellingsspecifiek PvE. Hoe vanuit dezecollectieve basis tot een instellingsspecifiek PvE komt en hoe dit specifieke PvEvervolgens verder wordt gebruikt, is afhankelijk van de situatie waarin de instelling zichbevindt. We onderscheiden hierbij de volgende situaties en/of fases:• Instelling zonder (onderdelen van) ECD• Instellingen met een of meerdere onderdelen van een ECD-pakket• Instellingen met een (gedeeltelijk) maatwerk/zelfbouw ECD-toepassingInstellingen zonder (onderdelen van) ECDDeze instellingen hebben momenteel nog geen substantiële geautomatiseerdeondersteuning van het primaire proces. Indien de instelling de behoefte heeft om op eenof meerdere terreinen het primair proces door (een of meer onderdelen van) een ECD telaten ondersteunen worden een viertal stappen (gebruikmakende van dit document)aangeraden.

1. Fasering

Een instelling heeft bepaald welke onderdelen van het primair proces in welke volgorde(fasering) moeten worden ondersteund. De hoofdstukken 5, 6 en 7 bevatten de eisen dierechtstreeks gerelateerd zijn aan de verschillende onderdelen van het primaire proces.Alle eisen uit hoofdstuk 5 zijn altijd van toepassing. De (management) rapportage-eisenuit de hoofdstukken 9, 10 en 11 zijn altijd van toepassing, voor zover ze gerelateerd zijnaan de geselecteerde eisen uit de hoofdstukken 6, 7 en 87.


3. Leeswijzer

7 Indien wordt gekozen om de tijdverantwoording te laten ondersteunen door ECD (paragraaf 7.5), dan is ook de rapportage hierover relevant (paragraven 9.1, 10.1, 10.2, 11.4, 11.5 m.b.t. gerealiseerde zorg).

2. Prioriteit (eisen en wensen)

Van de relevante gebieden dient te worden vastgesteld welke items harde eisen zijn enwelke items wensen zijn.

3. Aanvullende eisen

Voor de relevante gebieden dienen vervolgens aanvullende –instellingsspecifieke- eisente worden geformuleerd. Hoofdstuk 12 geeft daarbij een aantal handreikingen.

4. Selectie traject

De bovenstaande stappen resulteren in een instellingsspecifiek, gefaseerd PvE dat isgebaseerd op het Collectief Programma van Eisen (dit document). Met ditinstellingsspecifiek, gefaseerd PvE kunt u een ECD selectieproject starten.

Bovenstaande stappen stellen een instelling in staat:1. de afweging te maken tussen maatwerk/zelfbouw of standaardpakket aangezien

inzichtelijk wordt welk deel van het uiteindelijke eisen pakket collectief is (en eenstandaardpakket verwacht kan worden te voldoen) en welk deel instellingsspecifiekis,

2. op eenduidige wijze te communiceren met leveranciers van standaardpakket.

Instellingen met een of meerdere onderdelen van een ECDDeze instellingen hebben momenteel geautomatiseerde ondersteuning van (een of meeronderdelen van) het primaire proces d.m.v. een ECD. Indien een instelling de behoefteheeft de ondersteuning van het primaire proces door de huidige ECD-toepassing teevalueren en te verbeteren en/of uit te breiden, kan dit document gebruikt worden omhuidige functionaliteit te vergelijken met collectieve eisen. Daarnaast kan hoofdstuk 12gebruikt worden als handreiking voor keuzes ten aanzien van instellingsspecifieke zaken.

Dit PvE stelt een instelling in staat:1. een heldere vergelijking uit te voeren van huidige ten opzichte van collectief vereiste

functionaliteit,2. keuzes te maken ten aanzien van collectief vereiste functionaliteit en op dit moment

relevante functionaliteit en op een later moment (fasering) relevante functionaliteit,3. een discussie te starten (op basis van hoofdstuk 12) aangaande instellingsspecifieke

functionaliteit,4. eenduidige wijze te communiceren met leveranciers van een standaardpakket.

Instellingen met een (gedeeltelijk) maatwerk/zelfbouw ECD-toepassingDeze instellingen hebben momenteel geautomatiseerde ondersteuning van (een of meeronderdelen van) het primaire proces d.m.v. maatwerk/zelfbouw eventueel in combinatiemet een standaardpakket. De ontwikkeling van veel maatwerk/zelfbouw toepassing iseen aantal jaren geleden gestart, aangezien de functionaliteit die toen werd gebodendoor standaardpakketten onvoldoende werd geacht voor de ondersteuning van het


primaire proces in de gehandicaptenzorg. Indien een instelling de behoefte heeft deondersteuning van het primaire proces door de huidige ECD-toepassing (maatwerk meteventueel standaardpakket) te evalueren en te verbeteren en/of uit te breiden, kan ditdocument gebruikt worden om huidige functionaliteit te vergelijken met de collectieveeisen. Daarnaast kan hoofdstuk 12 gebruikt worden als handreiking voor keuzes tenaanzien van instellingsspecifieke zaken.

Dit document stelt een instelling in staat:1. een heldere vergelijking uit te voeren van huidige (maatwerk/zelfbouw eventueel in

combinatie met standaardpakket) ten opzichte van collectief vereiste functionaliteit,2. keuzes te maken ten aanzien van collectief vereiste functionaliteit en op dit moment

relevante functionaliteit en op een later moment (fasering) relevante functionaliteit,3. een discussie te starten (op basis van hoofdstuk 12) aangaande instellingsspecifiek

functionaliteit,4. een keuze te maken tussen maatwerk/zelfbouw of vervanging door (volledig)

standaardpakket,5. eenduidige wijze te communiceren met leveranciers van standaardpakket (indien al

gedeeltelijk een standaardpakket in gebruik is, kan dit zijn met de huidige leverancieren met andere leveranciers).


4.1. 80% dekkend

Grondbeginsel voor het project is het feit dat de procesgang binnen de zorg leidend isvoor de gewenste functionaliteit. Het ECD moet immers ondersteunend zijn bij deuitvoering en besturing van de zorg en ondersteuning. Voor het samenstellen van het PvEis het Zorg Informatie Model (ZIM) en daarin opgenomen procesgang/fasering als leidenduitgangspunt genomen. De VGN is betrokken geweest bij de ontwikkeling van dit ZIM.

Doelstelling binnen het ECD project is het geven van een collectief beeld van degewenste functionaliteit van een ECD. Bewust wordt gestreefd naar 80% dekking voor deeisen van de diverse instellingen. Een limitatief dekkend PvE is niet zinvol aangeziengeen enkel systeem meer aan deze eisen zal kunnen voldoen. Er is op deze manierruimte voor instellingsspecifieke eisen en wensen en er resteert nog voldoende ruimtevoor de verschillende ICT8-leveranciers om hun eigen invulling te geven aan het PvE. Hetprogramma dicteert niet de verschijningsvorm of verdere uitwerking van het ECD.

4.2. Primair proces

Dit ZIM is verder uitgewerkt naar het Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ)brede procesmodel. Het hoogste niveau van dit AWBZ -brede procesmodel is hieronderopgenomen.Het PvE geeft de collectieve eisen voor de ondersteuning van het primaire proces. Waarrelevant wordt de link met de secundaire processen beschreven. Onder Aanmelding valt


4. Doelstelling en scope

8 Informatie en Communicatie Technologie

tevens het Wachtlijstbeheer en de Communicatie met het Centrum Indicatiestelling Zorg(CIZ). Een cliënt “ontstaat” in sommige gevallen al wanneer hij/zij zich oriënteert opinstellingen en eventueel vervolgens op de wachtlijst komt. Tijdens deze “wachtlijstperiode” wordt over Indicatie gecommuniceerd met CIZ. Aangezien het CIZ al voor DagAanvang Zorg gegevens opvraagt m.b.t. persoonlijk plan, omvatten de gegevens van eencliënt op de wachtlijst al delen van een persoonlijk plan. In dit proces dient rekeninggehouden te worden met het feit dat verschillende disciplines gelijktijdig beginnen aanhet opstellen van het persoonlijk plan. Belangrijk is dat alle disciplines kunnenbeschikken over de informatie tijdens het opstarten van dit proces (en daarna natuurlijktijdens de uitvoering, rapportage en overdracht).

4.3. Soorten informatie

Het ECD bevat verschillende soorten informatie. In dit PvE wordt de volgendeonderverdeling gemaakt:• Stamgegevens: zie hoofdstuk 6.1• Persoonsbeeld en perspectief: zie hoofdstuk 7.1• Plannen (Zorg- en ondersteuningsplan en Werkplannen)9: zie hoofdstukken 7.2 en 7.3• Agenda: zie hoofdstuk 7.4• Discipline dossiers: zie hieronder en hoofdstuk 6.4• Rapportages (Intern en Extern): zie hoofdstuk 9, 10 en 11

discipline dossiersElke discipline (bijvoorbeeld medisch, gedragsdeskundig, fysiotherapie, persoonlijkebegeleider) heeft een dossier voor elke relevante cliënt in het ECD. Deze dossiersbestaan uit een aantal onderdelen:


9 De vertaling van Werkplannen naar Agenda’s vindt plaats door de Handelingen/Activiteiten uit de Werkplannen in de tijd uit te zetten.

• Algemeen • Discipline en Sector specifiek• Discipline specifiek maar niet bijzonder voor sector• Persoonlijk10

Onderstaande figuur geeft dit schematisch weer en tevens wordt aangegeven of dit een“echt” onderdeel is van het ECD of via een link toegankelijk is.

Een medewerker die tot een bepaalde discipline behoort (bijvoorbeeld “de AVG”), zal alsvolgt informatie bijhouden in het discipline dossier (bijvoorbeeld “Medisch dossier”):• Informatie die alleen voor hem persoonlijk van belang is (bijvoorbeeld “staccato

aantekeningen van een gesprek met de ouder van de cliënt”), zal hij noteren in hetPersoonlijk deel van het dossier. Niemand behalve de medewerker zelf heeft toegangtot dit deel.

• Later kan hij een daadwerkelijke gestaafde diagnose na bijvoorbeeld een gesprekover hetzelfde onderwerp met de cliënt en/of op basis van meetresultaten ditonderbrengen in het Discipline specifiek deel van het dossier. Andere medewerkersvan dezelfde discipline die bij behandeling van cliënt betrokken zijn (bijvoorbeeld“andere AVG of waarnemend AVG”) hebben zo ook toegang to deze gegevens. Doordathet niet sector specifieke deel van het dossier, bestaat uit een link met een systeemdat ook buiten de sector in gebruik is (bijvoorbeeld “HIS”), wordt niet sectorspecifieke informatie in dit systeem opgeslagen (bijvoorbeeld “gegevens overbehandeling beenbreuk in Medisch dossier”). Hierdoor gebeurt gegevensuitwisselingmet organisaties buiten de instelling (bijvoorbeeld “ziekenhuis voor Medisch dossier”)via dit systeem dat ook buiten de sector in gebruik is (bijvoorbeeld “HIS).

• Informatie die ook buiten de discipline beschikbaar moet zijn wordt in het Algemeendeel opgenomen (bijvoorbeeld “medicatie aanpassing door AVG”).


Algemeen

Discipline én GZ sectorspecifiek

Discipline, niet sectorspecifiek

Persoonlijk

Voor anderen relevanteinformatie in ABN

Alleen voor professionalrelevante informatie inhaar/zijn taal.

• Aanpassingen medicatie• Speciale gebeurtenissen en observaties• Verkorte beschrijving diagnose• Verkorte beschrijving onderzoeken behandeling

• Niet uitgewerkte aantekeningen• Vermoedens

• Uitslagen GZ sector specifieke diagnoseinstrumenten

• Resultaten GZ sector specifieke meetschalen• Uitgewerkte aantekeningen

• Uitslagen diagnose instrumenten• Resultaten meetschalen• Uitgewerkte aantekeningen

Binnen discipline relevante(puur GZ sector specifieke)informatie in de binnendiscipline gebruikte taal.Voor eigen gebruik en voorwaarneming en overdracht.

Discipline deel Voor wie en welke taal Voorbeelden inhoud

In ECD

Link metECD

In ECD

Binnen discipline relevanteinformatie in de binnendiscipline gebruikte taal.Voor eigen gebruik en voorwaarneming en overdracht.

In ECD

10 Ten aanzien van het deel “Persoonlijk” moet worden aangegeven dat deze “persoonlijke werkaanteke-ningen” geen officieel onderdeel vormen van het dossier van de cliënt. Indien deze functionaliteit wordtgerealiseerd in ECD moet dit “gescheiden” worden van cliënt dossier (alleen toegankelijk voor specifiekeprofessional). Deze verbijzondering van de discipline dossiers en de verschillende onderdelen is belangrijkin de specificatie van eisen ten aanzien van autorisatie (wie mag welke informatie zien en muteren) entoegankelijkheid (hoe eenvoudig is het om de informatie te benaderen).

Hieronder worden de belangrijkste procesonafhankelijke eisen toegelicht.

5.1. Ondersteunt intramurale en extramurale dienstverlening inclusief dagbesteding

• Het ECD dient zowel intramurale als extramurale zorg te ondersteunen.• Het ECD dient het voucher systeem11 voor dagbesteding te ondersteunen.

5.2. Voldoen aan huidig Wettelijk kader

Aangezien diverse wettelijke kaders op de uitvoering van de zorg drukken en het ECDdeze uitvoering moet ondersteunen, zal het ECD moeten voldoen aan de volgendewettelijke eisen die betrekking hebben op de werkwijze en inhoud van het ECD:• Kwaliteitswet Zorginstellingen (KZ)• Wet Bopz (Wet bijzonder opnemingen psychiatrische ziekenhuizen)• Wgbo (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst):

o informatie12 & toestemming13

o dossier14 en bewaartermijnen15

o toegang tot patiëntgegevens16

Is van toepassing op de GZ voor zover het de geneeskundige behandeling betreft. DeVGN-leden hebben al onderling afgesproken dat ze de principes van deze wet ook vantoepassing laten zijn op alle andere vormen van zorgverlening, dus ook de agogischebehandeling. • Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens)• AWBZ (Algemene wet bijzondere ziektekosten) • Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning)• Wet Big (Wet Beroepen in de individuele gezondheidszorg)• Regeling AO/IC AWBZ –Zorgaanbieders (januari 2005)


11 De mogelijkheid om met vouchers zorg in te kopen is nieuw en geeft consumenten de gelegenheid omvolledige én volwaardige dagbesteding naar eigen keuze in te kopen. Dat hoeft niet bij de zorgaanbieder tezijn waar de cliënt woont.

12 Informatie moet begrijpelijk (drempels weg) met cliënt worden uitgewisseld. Het moet mogelijk zijnbepaalde gegevens af te schermen voor de cliënt (wanneer hij daartoe verzoekt).

13 Informatie nodig voor een goede ondersteuning en behandeling dient te worden uitgewisseld (cliënt magdit niet tegenhouden).

14 Indien persoonlijke werkaantekeningen opgenomen worden in het ECD moeten deze gescheiden zijn van“Dossier” (geen onderdeel van het dossier van de cliënt). Ook moeten cliëntverklaringen kunnen wordentoegevoegd aan dossier op verzoek van cliënt (bijv. andere zienswijze van cliënt).

15 Niet alle gegevens waarover de instelling beschikt, maar wel die gegevens die de directe zorgverleningbetreffen (gezondheid van de cliënt): 15 jaar bewaren. Wij houden daarbij aan 15 jaar na einde datumbehandeling. Daarbij geldt wel dat dit langer kan zijn uit oogpunt van goed hulpverlenerschap.

16 Extra aandachtspunt: het dossier van een cliënt moet kunnen worden verwijderd (vernietigd op verzoek vancliënt).

5. Algemene eisen

• Regeling Controle en Administratie AWBZ-verzekeraars (januari 2007)• Wbsn-z (Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg)17

• Instrument Inspectiebezoek IGZ (Normen 2005/2006, uitgave 1 november 2005). Als toezichthouder/inspectie vanuit de wetgeving

• Zvw (Zorgverzekeringswet) • CAO gehandicaptenzorg, CAO ziekenhuizen18

Binnen het procesmodel zijn de relevante indicatoren omtrent bovengenoemde wetten enrichtlijnen opgenomen en gekoppeld aan het te ondersteunen proces.

5.3. Voldoen aan voorgenomen Wettelijk kader

• Wijziging Kwaliteitswet Zorginstellingen (Algemene Maatregel van Bestuur) m.b.t. het verplichten tot hebben van een zorgen ondersteuningsplan voor elke cliënt:o In begrijpelijke taalo In overleg met de cliënto Inspanningsverplichting om tot overeenstemming te komen (geen handtekening is

vereist; er dient aantoonbaar te zijn [bijvoorbeeld door verslaglegging vanbesprekingen] dat cliënt en/of vertegenwoordiger akkoord is met de zorg- enondersteuning die is afgesproken ondersteuning )

o Moet middellange termijn doelen bevatten• Nieuwe wet (lex specialis) vervanging Bopz m.b.t. vrijheidbeperking/beneming (refnr.

DVVO/JIZ-U-2593492) aangaande Zorg & dwang (onvrijwillige zorg). Hierin staataangegeven dat:o Onvrijwillige zorg en dwang moet benoemd zijn in zorgen ondersteuningsplan

(inclusief welk risico wordt afgewend);o Onvrijwillige zorg (zoals voorzien) moet halfjaarlijks worden geëvalueerd in zorg-

en ondersteuningsplan en indien nodig worden aangepast;o Elke keer als voorziene onvrijwillige zorg wordt toegepast moet dit in rapportage

worden opgenomen;o Elke keer als onvoorziene onvrijwillige zorg wordt toegepast moet het zorgen

ondersteuningsplan worden geëvalueerd en indien nodig worden aangepast19;• Wijziging Wgbo door deze ook van toepassing te laten zijn op care.• Wijziging AWBZ m.b.t. zorgzwaartefinanciering intramuraal refnr. DGB/FIG-2630465.

Inclusief plan van aanpak zorgzwaartebekostiging refnr. DLZ-U-2655348. Laatstespecificatie in brief aan de kamer van Bussemaker 5 augustus 2008. Daarnaast hetBesluit Zorgplanbespreking AWBZ-zorg van staatssecretaris Bussemaker, waarmeede ministerraad op10 oktober akkoord is gegaan20.

• Wijziging Wmo: overgang huishoudelijke verzorging naar de Gemeenten.• Wijziging Big21 (Bevoegdheidsregeling voorbehouden en risicovolle handelingen22) om


17 BSN moet als identificeerbaar item (bij voorkeur “key”) worden opgenomen bij alle gegevens cliënt.18 Voor instellingen in de GZ die ook een cure-component hebben (zoals instellingen aangesloten bij SEIN).19 Signalering op toepassen onvoorziene onvrijwillige zorg (na 7 dagen moet onvrijwillige zorg stoppen of

worden opgenomen –na evaluatie- in ondersteuningsplan).20 Aanbieders van langdurige zorg moeten in de toekomst verplicht met elke nieuwe cliënt de doelen van de

zorgverlening bespreken. In het ECD moet naast het resulterende plan ook gespreksverslagen vastgelegdkunnen worden.

21 Signalering van activiteiten die Voorbehouden handelingen zijn (omvatten) en een koppeling naar bijhorendprotocol dient te kunnen worden opgenomen.

22 De Inspectie ziet toepassen van vrijheidsbeperkende maatregelen als risicovolle handelingen waarvoormedewerkers moeten worden toegerust en waarvoor registratie moet worden bijgehouden welkemedewerkers risicovolle handelingen mogen verrichten

bepaalde verpleegkundigen, bepaalde medicatie te laten voorschrijven.• Wijziging van de Wbsn-z in verband met de elektronische informatie-uitwisseling in

de zorg. • Deze wet, straks getiteld “Kaderwet elektronische zorginformatie-uitwisseling” heeft

ten doel de kaders te scheppen voor een landelijk elektronisch patiëntendossier23.• Brief over de zeven cliëntrechten (23 mei 2008)24 waarbij vetgedrukt van belang is

voor ECD:1. Het recht op beschikbare en bereikbare zorg2. Het recht op keuze en op keuze-informatie25

3. Het recht op kwaliteit en veiligheid26

4. Het recht op informatie, toestemming, dossiervorming en privacy27

5. Het recht op afstemming tussen zorgverleners28

6. Het recht op een effectieve, laagdrempelige klacht- en geschillenbehandeling7. Het recht op medezeggenschap en goed bestuur29

5.4. Voldoen aan Functionele kaders

Los van de in dit document nader uitgewerkte functionele eisen, zal het ECD in lijnmoeten zijn met de volgende functionele kaders die betrekking hebben op de werkwijzeen inhoud van het ECD. Deze kaders zijn in een eerder stadium door de branche en/of debranchevereniging vastgesteld:• Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording30

• Visie document Kwaliteitskader.• Kwaliteitsindicatoren gehandicaptenzorg, concept versie 12 februari 2008 (na

acceptatie van de definitieve set indicatoren wordt het Kwaliteitskader en debijbehorende indicatoren een verplichting vanuit de VGN)

• Handreiking Ondersteuningsplan voor de gehandicaptenzorg, september 2007 vanChristelijke Hogeschool Nederland

• Certificering HKZ31, certificering NIAZ32

• Treeknormen voor wachtlijstbeheer33


23 Via een gefaseerde invoer zal de kaderwet worden ingevoerd, steeds meer zorgaanbieders zullen er onderkomen te vallen. Nadere regels worden gesteld bij algemene maatregelen van bestuur, waaronder ook eenvoor de care-sector.

24 Het is de intentie van het ministerie van VWS om de rechten van patiënten te verankeren in een nieuwe wet.Ook zullen dan gerelateerde wetten (zoals Wgbo) worden gewijzigd.

25 Rapportage/publicatie mogelijkheid van informatie over het zorgaanbod. Deze informatie moet waarrelevant uit data uit ECD kunnen worden gegenereerd en kunnen worden gepresenteerd als begrijpelijk,betrouwbaar en vergelijkbaar.

26 De wijze waarop dit wordt gerealiseerd moet blijken uit zorgen ondersteuningsplan.27 De cliënt (en/of vertegenwoordiger) kan zelf, zonder tussenkomst van de arts, zijn dossier raadplegen en

zien wie zijn gegevens elektronisch heeft geraadpleegd.28 Informatie uitwisseling en aansluiting van ECD data van zorgaanbieders die tegelijk of na elkaar zorg

verlenen aan de cliënt.29 Wijze waarop de instelling haar cliënten faciliteert om te kunnen en/of te leren kiezen. Informatie

verstrekking over mogelijke invulling zorg-en ondersteuning is een eis. Zie ook voetnoot bij 2. Recht opkeuze en keuze-informatie.

30 ECD moet informatie kunnen aanleveren voor DigiMV (voor zover het om cliënt gerelateerde in ECDopgeslagen informatie betreft).

31 Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorg32 Voor instellingen in de GZ die ook een cure component hebben (zoals instellingen aangesloten bij SEIN).

Hoewel de ‘Z’ in NIAZ staat voor ‘Ziekenhuizen’, biedt het NIAZ ook andere zorginstellingen de mogelijkheidzich aan te sluiten bij het NIAZ-accreditatieprogramma.

33 ECD moet signaleren wanneer normtijden m.b.t. een cliënt op de wachtlijst (dreigen) overschreden (te)worden. ECD moet statistische informatie kunnen opleveren over % gehaalde normen over gehele cliëntenpopulatie.

5.5. Voldoen aan Technische kaders

Binnen het project wordt geen Technisch Ontwerp van het ECD gegeven. Voor eisen enstandaarden ten aanzien van gegevensuitwisseling en interne en externe communicatiewordt aangesloten bij en verwezen naar de betreffende instanties die daarover de kadershebben aangegeven.

De rol van de gebruikende organisatieVan groot belang is hierbij dat het voldoen aan deze Technische kaders niet alleen door(de inrichting van) het ECD-systeem kan worden geregeld. De eis aan het systeem is dathet kan worden ingericht zodanig dat het de gebruikende organisatie in staat stelt aan dekaders te voldoen. Dit is zeker van toepassing op kaders rondom beveiliging enautorisatie.

Waar twee partijen nodig zijnVoor de kaders rondom gegevens uitwisseling is voldoen van het (ene) ECD-systeem aande standaarden niet voldoende voor het slagen van succesvolle gegevensuitwisseling; deandere partij (waarmee gegevens moeten worden uitgewisseld) moet ook aan destandaarden voldoen. In dit Collectieve PvE wordt er vanuit gegaan dat ook de anderesystemen (waarmee gegevens moeten worden uitgewisseld) -op termijn- ook aan destandaarden voldoen. Aangezien een ECD-systeem voor een langere periode wordtgeselecteerd en ingericht is het een collectieve eis om te voldoen (en zo toekomst vast tezijn) aan de eisen van deze technische kaders.

NictiZDe volgende NictiZ stukken zijn opgenomen als basis voor het PvE voor het ECD diebetrekking hebben op onderdeel ICT infrastructuur en ketenzorg:• Handboek ICT-leveranciers in de zorg V4.1, 11 augustus 2006 • PvE voor een goed beheerd zorgsysteem V2, mei 2007 • Specificatie van de basisinfrastructuur in de zorg v2.4, 11 augustus 2006• Architectuurontwerp basisinfrastructuur in de zorg v4.2, 16 november 2005• Handboek BSN in de Zorg v1.0, 25 oktober 2006• Implementatiehandleidingen HL7 v3, versie 2.5, augustus 2006

AZRDe volgende AZR-stukken zijn opgenomen als basis voor het PvE voor het ECD diebetrekking hebben op onderdeel ICT- infrastructuur en ketenzorg:• Vektis, Zorgregistratie AWBZ, digitaal berichtenverkeer in de keten (maart 2004)• AZR, fase 3, versie 2

Overig (standaard) berichten verkeerVergelijkbaar met de AZR is er indicatie berichtenverkeer met Justitie en metGemeenten. Het gaat hierbij om standaardberichten (wel nu nog op papier). De eis is datdeze standaardberichten in het ECD verwerkt kunnen worden op eenzelfde wijze als AZRindicatieberichten en als op termijn deze berichten elektronisch worden aangebodendoor Justitie en/of Gemeenten deze ingelezen kunnen worden.


NEN34 7510 informatiebeveiligingDe volgende NEN-stukken die betrekking hebben op onderdeel ICT-infrastructuur enketenzorg zijn opgenomen als basis voor het PvE voor het ECD:• NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg, 10 november 2005• NEN7511-2, voor ‘middelgrote organisaties’35

5.6. Laagdrempelig gebruik

• Bij het ontwerp van het systeem dient het laagdrempelig gebruik een belangrijkaandachtspunt te zijn. De succesfactor van het systeem is immers de mate vanacceptatie en gebruik.

• Bij het ontwerp moet worden uitgegaan van basale ICT-vaardigheden bij de beoogdegebruikers, die zich beperken tot eenvoudig PC-werk. Het systeem zal voor dereguliere functionaliteit ter ondersteuning van het operationele proces qua benodigdevaardigheden aan moeten sluiten bij deze doelgroep. Voor het ondersteunen van hettactische proces (rapportage en sturing) dient te worden uitgegaan van enige ervaringmet eenvoudige kantoorautomatiseringshulpmiddelen.

• Het gebruik van het systeem moet eenvoudig aan te leren zijn. Gezien de omvang endiversiteit van de gebruikersgroep is het wenselijk dat een ‘train de trainer’principe kan worden aangehouden. Een en ander stelt eisen in de intuïtieve werkingvan het systeem.

• Voor een hoge acceptatiegraad zal van belang zijn dat het systeem eengebruiksvriendelijke user interface heeft. Gebruik van een muis is mogelijk incombinatie met functietoetsen (om risico op bijvoorbeeld RSI te verminderen)

• Rekening houden dat het invoerwerk (daadwerkelijk typen) zo beperkt mogelijk wordtgehouden. Voorbeeld hiervan is ook het een keer invullen met een automatischekopie naar andere delen van ECD zoals bij een melding van onvrijwillige zorg. Demelding gegevens dienen ook op een formulier/rapport vrijheidsbeperking te komenen op de dagrapportage.

• Voor gebruikers moet de wijze van bevestigen van keuzes binnen het ECD op eeneenvoudige maar ook eenduidige en consequente manier worden vormgegeven.

• Taalgebruik: Nederlandse taal (spellingcontrole en eventueel grammaticacontrole)

Voor het gebruik van het systeem door cliënten dient voor de delen van het ECD, waartoecliënten eventueel toegang hebben (zorgen ondersteuningsplan, algemene deel van derapportage en de agenda) te voldoen aan “drempels weg” eisen (www.drempelvrij.nl).

5.7. Gelaagde en flexibele Autorisatie

• Om de juiste informatie aan de juiste persoon beschikbaar te stellen is het van belangeen goede gelaagde autorisatiestructuur te kunnen aangeven. Instellingen dienen zelfde verschillende rollen en bijbehorende autorisatie te kunnen aangeven. Belangrijkhierbij is dat het mogelijk moet zijn ook cliënten en wettelijke vertegenwoordigerstoegang te geven tot het systeem en alleen de voor hen relevante gegevens te tonen.


34 Nederlands Normalisatie Instituut35 Dit document geeft een nadere uitwerking van NEN 7510 met een voorschrijvend, toetsbaar karakter voor

de samenwerkingsverbanden in de zorg. Door naleving van de norm NEN 7510, in combinatie met het dittoetsbare voorschrift, wordt voldaan aan een passende beveiliging.

• Een juiste en flexibele autorisatiestructuur zal bijdragen aan het ‘doseren’ van deinformatie. Doelstelling is om gebruikers niet te overspoelen met informatie, maar devoor hen relevante informatie op de juiste plek beschikbaar te stellen.

• Ook voor de rapportagefunctionaliteit moet een juiste en flexibele autorisatieinstelbaar zijn op gebruikersniveau

• Voor nadere informatie hierover; zie ook de eisen van Goed Beheerd Zorgsysteem vanNICTIZ die onderdeel zijn van het PvE voor het ECD.

Het systeem moet direct een overzicht van de autorisatie instellingen kunnen geven:• Per medewerker: waartoe is de medewerker geautoriseerd (wat [lezen en/of wijzigen]

kan de medewerker met welke informatie van welke cliënten).• Per cliënt: wie kan wat [lezen en/of wijzigen] met welke informatie van deze cliënt.

Het systeem moet ook het daadwerkelijk gebruik van gegevens kunnen rapporteren:• Per medewerker: welke informatie van welke cliënten heeft de medewerker

geraadpleegd en welke informatie van welke cliënten heeft de medewerker gewijzigd.• Per cliënt: welke medewerkers hebben welke informatie geraadpleegd en welke

informatie gewijzigd.

5.8. Open architectuur (i.v.m. gegevensuitwisseling met andere systemen)

Een belangrijke succesfactor voor de implementatie van een ECD is de mate waarin hetsysteem in de lokale architectuur kan worden ingepast en in een later stadium in deketen automatisering kan worden opgenomen.

Interne gegevensuitwisselingHet systeem zal communicatie of koppeling met andere systemen moeten ondersteunen(zonder ingrijpende of omvangrijke technische wijzigingen). Dit wordt gerealiseerd doorte voldoen aan de gestelde standaarden voor interne/externe communicatie enkoppelingen. Voor een beschrijving van deze standaarden verwijzen we naar de relevantedocumenten die in hoofdstuk 5.5 (Voldoen aan Technische kaders) staan beschreven.

Onderstaande figuur geeft het ECD en de gegevens uitwisseling met mogelijke anderesystemen weer.


Specifiek worden de volgende interne communicatie en/of koppelingen met secundairesystemen genoemd, die noodzakelijk geacht worden voor een goede werking van eenECD :• Gegevensuitwisseling naar een declaratie c.q. financieel systeem

(productieafspraken, declaratie en facturatie)o Cliënt stamgegevens (BSN, NAW1, NAW2, Telefoon1, Telefoon2, Bankrekening)o Incasso (BSN, Incasso j/n)o Productie AWBZ (Periode, Functie, volume)o Factuurregel (Periode, BSN, Product, Volume, Financieringsbron36)

• Gegevensuitwisseling met roosterpakket om de capaciteitsberekening (in volume endeskundigheidsmix) uit het ECD door te geven aan roosterpakket en rooster terug tegeven aan ECDo Capaciteitsvraag ( Datum, Tijd begin, Tijd eind, Eenheid37, Volume,

Organisatorische eenheid, Deskundigheidsniveau)o Rooster (Datum, Tijd begin, Tijd eind, Eenheid, Organisatorische eenheid,

Medewerker ID) • Gegevensuitwisseling vanuit personeelspakket ten aanzien van gebruikte

deskundigheidsniveaus of overige medewerkerinformatieo Medewerkergegevens (Medewerker ID, Organisatorische eenheid, dienstverband

volgnummer, Deskundigheidsniveau)

Naast de bovengenoemde noodzakelijk geachte communicatie en/of koppelingen, wordende onderstaande voorzien als mogelijk:• Gegevensuitwisseling met alarmeringssystemen om alarmeringsverloop en opvolging

van een cliënt te bewaken. o Melding (Tijdstip melding, Tijdstip aanvang opvolging, Oorzaak alarm melding,

Actie/handeling, Tijdstip melding afgehandeld)• Gegevensuitwisseling vanuit kostprijsmodule die de kostprijs per AWBZ-functie

berekento AWBZ-functiekostprijs (AWBZ-functie ID, kostprijs)

• Gegevensuitwisseling vanuit een Document Management Systeem (t.b.v. de contractadministratie en protocollen/werkinstructies)o Documenten (Document ID)

• Gegevensuitwisseling met zorgzwaarte-instrumenten en -meetschalen• Gegevens uitwisseling naar Facilitaire pakket en Voedingspakket (met name de

cliëntgebonden afspraken over wasverzorging, telefoon, voeding/dieet, taxivervoer ed.)o Capaciteitsvraag (Afspraak ID, Datum, Tijd begin, Tijd eind, Locatie)

• Gegevensuitwisseling met Tijdsregistratie of Urenregistratie pakketo Agenda item (Handeling ID, Datum, Plan Tijd begin,Plan Tijd eind, Medewerker ID) o Registratie (Handeling ID, Datum, Werkelijk Tijd begin, Werkelijk Tijd eind,

Medewerker ID)• Gegevensuitwisseling met Domotica-toepassingen• Gegevensuitwisseling met een communicatie- of e-mailfunctionaliteit

Externe gegevensuitwisselingOp het gebied van externe communicatie zijn een paar gebieden genoemd die cruciaal


36 Bijvoorbeed: WMO, privaat, andere instelling (hoofdaannemer en indicatie houder)37 Eenheid = zelfstandig planbare eenheid (kan bijvoorbeeld een lokatie zijn, een groep woningen of school)

zijn in de keten voor de GZ-sector. Dit betreft vooral de transmurale communicatiebinnen de zorg en met andere instellingen (bijv. justitie, onderwijs) en de communicatienaar familie/contactpersoon van de cliënt. Bij de communicatie van gegevens van decliënt over organisatiegrenzen heen, zal nadrukkelijk rekening moeten worden gehoudenmet de privacywetgeving. De volgende potentiële externe communicatie of koppelingenzijn onderdeel van het Collectief PvE:• Zorgkantoor:

o maandelijkse productiegegevens o aan-, afmeldings- en mutatieberichten

• AZR:o indicatieberichten

• Justitie:o inzage in het hebben van een Rechtelijke Machtiging (RM) van cliënto maandelijkse productiegegevens op basis van DBBC38

o (toekomst) indicatieberichteno (toekomst) aan-, afmeldings- en mutatieberichten

• Bureau Jeugdzorg:o maandelijkse productiegegevens o (toekomst) indicatieberichteno (toekomst) aan-, afmeldings- en mutatieberichten

• Gemeenten (aan-, afmeldings- en mutatieberichten)o maandelijkse productiegegevens o (toekomst) indicatieberichteno (toekomst) aan-, afmeldings- en mutatieberichten

• Gegevensuitwisseling met Apothekers Informatie Systeem (m.n. medicatiebewakingen medicatiegebruik)

• Gegevensuitwisseling met Huisartsen Informatie Systeem (huisartsendossier metraakvlak naar de EMD ontwikkelingen)

• Gegevensuitwisseling met Ziekenhuissysteem (met name de transfer naar ziekenhuisen visa versa, labuitslagen en de koppeling via het Landelijk Schakelpunt (LSP) naarlandelijke ontwikkelingen van het EMD en EPD)

5.9. Schaalbaar

De omvang van de instelling waarin het ECD gebruikt zal worden kan sterk variëren. Hetsysteem moet goed schaalbaar zijn (aantal gebruikers, omvang database, etc.) om metdeze volumeverschillen om te gaan zonder benodigde ingrijpende software wijzigingen.Als richtlijn kan worden gehanteerd dat (mede ingegeven door de vele fusies diemomenteel plaatsvinden in de sector) minimaal een verdubbeling (van aantal cliënten enaantal gebruikers) mogelijk moet zijn zonder negatieve invloed op de performance.

5.10. Stabiliteit

Het ECD is een belangrijk middel om de continuïteit van zorg te bewerkstellingen. HetECD is dus een bedrijfskritisch systeem in de Zorg. Zowel vanuit bedrijfsmatige redenenals vanuit weten regelgeving (o.a. m.b.t. IGZ) is de eis dat het systeem stabiel is. Dit wil


38 Diagnose behandeling en beveiliging combinatie

zeggen dat het systeem niet alleen een hoge beschikbaarheid (een indicatieve eis van99% beschikbaarheid op jaarbasis exclusief gepland onderhoud lijkt noodzakelijk vanuitde bedrijfsvoering van instellingen gezien de bedrijfskritische functie van het ECD) dientte hebben, maar ook dat het systeem weinig uitvalmomenten kent. Hiermee zal bij deopbouw van het systeem (infrastructuur en gebruikte hulpmiddelen) rekening gehoudenmoeten worden.

5.11. Ondersteunt decentrale uitvoering en mobiel gebruik van een cliëntendossier

• In de Gehandicaptenzorg is veelal sprake van een groot aantal locaties, verschillendewoonvormen en zorgen ondersteuningsvormen. Een combinatie van decentraleinvoer en centrale verwerking zal worden gehanteerd. Het systeem moet eendergelijke geografisch verspreide opzet van locaties en zorgvormen ondersteunen.Hierbij moet ook worden meegenomen dat de volgende externe instanties ook (waarnodig met volledige lees en schrijf39 mogelijkheden) toegang hebben tot het ECD:o Cliënteno Ouders/wettelijke vertegenwoordigerso Docenten/begeleiders op scholeno Managers/begeleiders op het werk

Toegangverlening tot het ECD en tot bepaalde informatie van bepaalde cliënt(groepen),dient zorgvuldig te worden gekeken wat de relatie is van degene tot de cliëntinformatie.De wettelijke basis is dat er een behandel relatie moet zijn. Indien deze behandel relatieer niet is of indien er toegang wordt verleend tot bepaalde informatie die niet voorbehandeling nodig is, dient toestemming verleent te worden door cliënt. Zie ookhoofdstuk 5.7, waarin de vereiste functionaliteit wordt beschreven om dittoestemmingverlening proces met de cliënt te faciliteren. • Mobiel gebruik: Veel instellingen stellen de eis dat een dossier op de locatie van de

cliënt raadpleegbaar en muteerbaar moet zijn, zowel voor hulpverlener als decliënt/familie. De keuze om te werken met een digitaal dossier ondersteund metmobiele digitale hulpmiddelen (bijvoorbeeld PDA, smartphone) dan wel eencombinatie van digitaal dossier aangevuld met een decentraal papieren dossier is eeninstellingsspecifieke keuze.

• Mobiel gebruik is tevens aan de orde in het kader van inzagerecht van de cliënt. Eenvan de uitdagingen bij gebruik van een Elektronisch Cliënten Dossier is de wijzewaarop de cliënt inzage heeft en houdt in zijn of haar gegevens. Voorbeeldoplossingenhiervoor zijn het beschikbaar stellen van cliëntgegevens via werkstations op de gang,zusterpost, PDA’s of bijvoorbeeld via internet bij medewerkers thuis.

5.12. Flexibiliteit systeem (ruimte voor aanpassingen zonder programmeerwerk)

Gezien de dynamiek in het speelveld waarin de instellingen opereren, moet het voor eeninstelling mogelijk zijn een belangrijk deel van de werking van het systeem tebeïnvloeden, bijvoorbeeld door parameters in te stellen of tabelbeheer uit te voeren,zonder tussenkomst van een programmeur. Gezien de recente ontwikkelingen zal vooral


39 Dit is bedoelt als inclusief wijzigen van gegevens.

op het gebied van de koppeling tussen geleverde zorg en ondersteuning met debekostigingswijze, de inhoud van de externe rapportages en de gegenereerdemanagementinformatie een zekere flexibiliteit betracht moeten worden.

5.13. Eenvoudig beheer

Het ECD ondersteunt met de juiste autorisatie het eenvoudig aanpassen van gebruiktetabellen en parameters, waaronder:• Organisatie-eenheden• Autorisatierollen• Handelingsgroepen• Normtijden• Functies en behandelingsgroepen• Kostprijzen AWBZ functies• Arrangementen/diensten/producten

5.14. Historie en Archivering

Archivering moet ertoe leiden dat er geen historische gegevens ongewenst wordengewijzigd of historische gegevens verloren gaan. Veel genoemd punt hierbij is de historievan het medicijngebruik en de behandelingen van een cliënt. Het ECD moet voorzien in:• De verrichte activiteiten in het zorgdossier per cliënt moeten tot 15 jaar te herleiden

zijn en op redelijke termijn verstrekbaar• De historie van de cliëntgegevens moet tot 15 jaar te herleiden zijn en op redelijke

termijn verstrekbaar.• Niet alle gegevens moeten 15 jaar bewaard worden, soms langer afhankelijk van de

situatie van de cliënt en een cliënt kan ook verzoeken tot vernietiging van zijngegevens. Bij de bewaartermijn moet dit per cliënt te realiseren zijn.

5.15. Correspondentiefunctie

Het ECD zal in toenemende mate het proces van overdracht en de communicatiestroomtussen medewerkers over gegevens en gebeurtenissen van de cliënt moeten kunnenfaciliteren. Dit is een wezenlijk onderdeel, wat geïntegreerd dan wel middels gekoppeldefunctionaliteit onderdeel zal moeten zijn van het ECD.


Bij aanmelden betreft de kernfunctionaliteit van het ECD hetondersteunen van de basisregistratie van de cliënt (ook als het gaatom een potentiële cliënt, die zich aan het oriënteren is of op dewachtlijst staat). Belangrijke functionele eisen betreffen hetwaarborgen van een eenvoudige en eenduidige vastlegging.

6.1. Oriëntatie

De (potentiële) cliënt “ontstaat” wanneer de instelling actief vanuit de instelling ofreactief met een cliënt in contact komt. Dit kan rechtstreeks met de cliënt of dienswettelijk vertegenwoordiger zijn of via professionele zorgbemiddelaars (zorgkantoren,gemeenten, justitie). De volgende functionaliteit moet worden geboden:• Registratie (basis van) stamgegevens40

• Inhoud van het contact (bijv. welke informatie is verstrekt, wat is voor follow-up afgesproken)

• Signalering aanzetten voor follow-up

6.2. Wachtlijstbeheer

Niet elke cliënt kan direct geplaatst worden en zal op de interne wachtlijst wordengeplaatst. De volgende functionaliteit is vereist:• (Aanvullende) Registratie stamgegevens• Indicatie (of inschatting indien nog geen officiële indicatie beschikbaar is)• Cliëntprofiel (beschrijving basis cliënt behoefte)• Koppeling aan zorgarrangement• Additionele wensen cliënt (bijv. locatie)• Koppeling en signalering vrijgekomen en of vrijkomende plekken die voldoen aan

zorgarrangement en locaties.

6.3. Cliëntregistratie

Informatie uitwisseling met Indicatie stellende instanties• AZR:

o Het inlezen van AZR berichten en daarmee direct de basale gegevens van de cliëntvast te leggen brengt direct een efficiencywinst met zich mee. Het moet mogelijkzijn binnen het systeem om de data van het AZR-bericht in te lezen en teverwerken.


6. Aanmelden

40 Zie het Procesmodel voor een overzicht van stamgegevens

o Het aanleveren van AZR-berichten (herindicaties, mutatieberichten) aan het AZRvanuit het ECD. Het moet mogelijk zijn om binnen het systeem (de data voor)informatieberichten voor het ARZ aan te maken. Hierbij moet worden aangeslotenop de nieuwe ontwikkelingen rondom mandatering bij het AZR.

• Invoeren niet-AZR-indicaties (bijv. van Gemeenten of Justitie) indien het een cliënt viaJustitie of Gemeente betreft.

• Invoeren eventuele aanvullende behoefte (naast indicatie) en financiering.• Matchen met Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) verankeren in de keten, bij

voorkeur vooraan, dus bij CIZ. (BSN is hierbij sleutel).

Uitwisseling gegevens overige instanties• In geval van overplaatsing, Collega (vorige) zorgaanbieder:

o Stamgegevenso Zorg- en ondersteuningsplano (para) Medisch dossiero Agogisch dossier/agogische onderzoeksgegevenso Agenda

• Vanuit disciplines betrokken bij behandeling cliënt, zoals huisartsen (verwijzing viahuisarts), ziekenhuizen (verwijzing via ziekenhuis), therapeuten, gedragsdeskundigen,agogen:o (para) medische gegevenso Agogisch dossier/agogische onderzoeksgegevens

Waarborgen eenduidige en eenmalige vastlegging van cliëntgegevens• Toewijzing unieke cliëntnummers (BSN)• Controle op dubbele invoer (combinatie naam/geboortedatum)• Controle op dubbele invoer (systeem geeft aan dat vergelijkbaar record bestaat;

vervangen J/N)• Goede registratie en controle van contactadresgegevens en mogelijkheid om die aan

te vullen met inloggegevens (digitale dossier bekijken) en e-mailadres.

Voorselectie relevante (en/of verplichte) datavelden o.b.v. cliënt typering• Mogelijkheid om bepaalde velden zichtbaar of inzichtbaar te maken op basis van

cliënt typering (op basis van invoer zorgzwaarte en/of zorgen ondersteuningsvormen/of arrangement)

• Mogelijkheid om bepaalde velden al dan niet verplicht te maken op basis vancliënttypering (op basis van invoer van zorgzwaarte en/of zorgvorm en/ofarrangement)

6.4. Aanmaken Disciplinedossier

Bij de initiële registratie wordt/kan een begin worden gemaakt met het aanleggen van deverschillende relevante disciplinedossiers. Later bij het opstellen van persoonsbeeld enperspectief en tijdens het verdere verloop van de behandelingen worden verderegegevens toegevoegd aan de discipline dossiers en worden deze gegevens geraadpleegd.


Elke discipline moet voor die discipline relevante informatie verkregen vanuit eerdereinstellingen, ouders, verwijzende instanties (bijvoorbeeld justitie, jeugdzorg) enketenpartners (bijvoorbeeld huisarts, ziekenhuis) gestructureerd kunnen onderbrengenin hun deel van het dossier.

Daarnaast worden vele verschillende instrumenten en meeschalen ingezet voor debepaling van het persoonsbeeld en het perspectief (later worden deze en andereinstrumenten en meetschalen weer ingezet om ontwikkeling te volgen). Afhankelijk vanhet instrument of de meetschaal (is het openbaar of niet) en de wens van de instelling,dient het ECD:• Resultaten van vragenlijsten en metingen te kunnen opslaan, zodanig dat latere

vergelijking met eerdere metingen mogelijk is• De mogelijkheid te bieden om vragenlijsten aan te kunnen maken, zodat de meting in

het ECD kan worden gedaan en de resultaten kunnen opslaan zodanig dat latervergelijking met eerdere metingen mogelijk is

• De meest algemeen gebruikte instrumenten of meetschalen te ondersteunen.

DisciplinesHieronder worden de disciplines geven waarvoor discipline dossiers moeten kunneworden aangelegd. Met name het “Sector specifieke” deel van het desbetreffendedisciplinedossiers (zie bijlage A voor voorbeelden) kan het zo zijn dat bepaaldemeetschalen (de meetschalen zelf en de resultaten van metingen) door meer dan eendiscipline wordt gebruikt binnen een instelling. In bijlage A zijn slechts voorbeeldenopgenomen. Op basis van discussie binnen en tussen de disciplines worden dezevoorbeelden wellicht in volgende versies verder uitgewerkt. Het zal altijd blijven geledendat een instelling specifieke keuzes moet maken ten aanzien van de inhoud van dediscipline dossiers, hoewel in het kader van informatie-uitwisseling (voor onderzoek enbij overdracht) een collectieve indeling noodzakelijk is. Voor de volgende disciplines moet het mogelijk zijn discipline dossiers aan te leggen:• Arts Verstandelijk Gehandicapten (AVG)• Bewegingsagogie• Diëtetiek• Ergotherapie• Fysiotherapie• Gedragsdeskunde• Logopedie• Maatschappelijk werk• Persoonlijk begeleider• Psychologie (motoriek, diagnostiek)• Tandheelkunde• Therapie (Spel, Creatieve, Muziek)


6.5. Zorg- en dienstverleningsovereenkomst

Automatisch genereren basisovereenkomst (vertaling indicatie naar arrangement) opbasis van de cliëntenregistratiegegevens.• Kunnen aangeven dat overeenstemming is bereikt met cliënt over overeenkomst.• Ondertekende (ingescande) versie kunnen toevoegen aan dossier41.


41 De wettelijke eis is dat moet kunnen worden aangetoond dat overeenstemming is bereikt met cliënt. Ditkan door een geprinte versie van de overeenkomst te laten ondertekenen. Andere mogelijkheden zijnverslaglegging in het ECD van aanmelding gesprekken met cliënt en vertegenwoordigers.

De kern van het volgen van de cliënt tijdens de zorg en ondersteuning. De samenhangvan de relevante processen wordt in het onderstaande schema gegeven.

7.1. Opstellen persoonsbeeld

In de fase omtrent het opstellen vanhet persoonsbeeld betreft dekernfunctionaliteit het ondersteunenen richtinggeven aan de diagnosefasevan de cliënt d.m.v. aanvullendeinhoudelijke informatie over dehuidige toestand en het (zorg-/ondersteunings-)verleden van decliënt. In deze fase zullen deverschillende scores en diagnoseseen plek krijgen binnen het ECD (o.a.de anamnese, lichamelijkeonderzoek, eventuele labuitslagen,medicatie, therapieën engedragsmatige aspecten). Uitgangspunt bij het opstellen van het persoonsbeeld is eenwerkwijze gebaseerd op methodisch handelen, waarbij zorgen ondersteuningsdoelenook daadwerkelijk een relatie hebben met behoeften. Het cyclisch (kunnen) toetsen endaarmee verifieerbare karakter van het zorgen ondersteuningsplan is een harde eis. Bij ambulante cliënten kan een instelling ervoor kiezen alleen de ondersteuningsvraagen het ondersteuningsaanbod in kaart te brengen. Alleen daar waar noodzakelijk wordteen beeld van de cliënt omschreven.

Registreren persoonsgegevensHet systeem biedt de mogelijkheid om verschillende data-elementen met eventueelonderlinge relaties toe te voegen aan de registratie van de cliënt. Voor een (niet-limitatieve) beschrijving van de data wordt verwezen naar het procesmodel.

Rubrieken aanmaken voor aanvullende cliëntgegevens• Het systeem zal minimaal de meest gehanteerde systematieken (zoals Shalock)

ondersteunen voor het rubriceren van cliënt gegevens, doelen en acties.• Wenselijk is dat een instelling zelf de rubricering kan invullen en derhalve

verschillende data-elementen aan zelf ingestelde rubrieken kan aangeven (optioneelinstelbaar voor instellingen die een andere rubricering willen aanbrengen)

• Starten vanuit verschillende disciplines en vormen uiteindelijk 1 dossier (incl.communicatie)


7. Zorgen en ondersteunen

Voorselectie relevante (en/of verplichte) datavelden o.b.v. cliënt typering• Mogelijkheid om bepaalde velden zichtbaar of inzichtbaar te maken op basis van

cliënt typering (op basis van invoer zorgzwaarte en/of zorgen ondersteuningsvormen/of arrangement)

• Mogelijkheid om bepaalde velden al dan niet verplicht te maken op basis van cliënttypering (op basis van invoer zorgzwaarte en/of zorgen ondersteuningsvorm en/ofarrangement)

Ondersteuning meetschalen• Indicatoren van het Kwaliteitskader (zie “Opvolging signalering o.b.v. relevante velden

uit Kwaliteitskader”).• Mogelijkheid om minimale dataset te definiëren en te gebruiken in verschillende

meetschalen, ofwel een koppeling te leggen met een andere gebruikte toepassingvoor het volgen van meetschalen.

• Ondersteuning ICPC42 , ICD1043, DSMIV44, SIS45 , CEP46, AAMR47, ZZP48

Documenten koppelen• Het ECD is in beginsel een cliëntdossier en geen volledig Document Management

Systeem (DMS), maar biedt de mogelijkheid om verwijzingen op te nemen bij eencliënt naar relevante documenten (in gescande of elektronische vorm). Zie ookparagraaf 5.8.

Client input• De cliënt en/of vertegenwoordiger wordt indien mogelijk actief bij het opstellen van

het persoonsbeeld betrokken. Het systeem moet de mogelijkheid bieden voor hetvastleggen van input van de cliënt in een aanvulling/apart persoonsbeeld eneventueel een toekomst visie/verwachting.

Cliënttevredenheidsscores• Mogelijkheid om minimale dataset te definiëren en te gebruiken voor een evaluatie

van de cliënttevredenheid ofwel een koppeling te leggen met een andere gebruiktetoepassing voor het volgen van de cliënttevredenheid.


42 International Classification of Primary Care; internationaal geaccepteerde standaard voor het coderen enclassificeren van (registratie)gegevens in de eerstelijnszorg.

43 De ICD-10 is de tiende editie van de International Statistical Classification of Diseases and Related HealthProblems. Het is een internationaal gehanteerde lijst van ziekten.

44 Het Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders (kortweg DSM) is een Amerikaans handboekvoor diagnose en statistiek van psychische aandoeningen dat in de meeste landen als standaard in depsychiatrische diagnostiek dient. De huidige versie (uit 2000) is een tekstrevisie van de vierde editie,aangeduid als DSM-IV-TR.

45 De Supports Intensity Scale is een instrument om de ondersteuningsbehoefte van mensen met een zorg- ofondersteuningsvraag precies en objectief te meten. Het instrument is ontwikkeld door de AAIDD(American Association on Intellectual and Developmental Disorders) en is compatibel met het nieuweAAIDD model van verstandelijke beperkingen.

46 Consensusprotocol Ernstig Probleemgedrag: systematisch beschrijven probleemsituatie en vaststellenernst (4 niveaus) van deze situatie.

47 American Association on Mental Retardation: definitie van de verstandelijke handicap naar de volgendegebieden: communicatie, zelfbepaling, samenleving, gezondheid en veiligheid, sociale vaardigheden,wonen, dagbesteding, vrije tijd, schoolse vaardigheden en zelfverzorging.

48 Zorgzwaarte Pakket: bepaling van de zorgzwaarte van een cliënt met behulp van het ZZP-scoreprogramma.

7.2. Opstellen Zorg- en Ondersteuningsplan

Bij het opstellen van het zorgen ondersteuningsplan betreft de kernfunctionaliteit vanhet ECD de mogelijkheid om gestructureerd een inhoudelijk kader te schetsen voor decliënt. Minimaal dienen Shalock en de systematiek gebaseerd op de 12 domeinen (1e 8overeenkomstig Shalock) van het Kwaliteitskader ondersteund te worden.Er dient rekening gehouden te worden met het bestaan meerdere soorten zorg- enondersteuningsplannen binnen de VG-sector (bijvoorbeeld verblijf +/- behandeling,behandelplan, arbeidstherapie/dagbesteding, Vlaskamp, EVMB49). De mogelijkheid vanintegratie tot een totaal plan moet aanwezig zijn. Zie ook hoofdstuk 6.4 voor de disciplinedossier gedachte.

Mogelijkheid tot printen Zorg- en ondersteuningsplanOnder andere om de mogelijkheid te bieden aan een cliënt en/of vertegenwoordiger omhet plan in te zien zal de mogelijkheid moeten bestaan het plan uit te printen eneventueel na ondertekening weer inscannen en toevoegen aan dossier. Zie ook hoofdstuk6.5 over andere mogelijkheden om aan de wettelijke eis te voldoen dat aantoonbaar moetzijn dat het zorgen ondersteuningsplan tot stand is gekomen in samenspraak met decliënt en/of vertegenwoordiger.

7.3. Opstellen actieplannen

Bij het opstellen van actieplannen betreft de kernfunctionaliteit van het ECD demogelijkheid om de doelstellingen uit de vorige fase te vertalen naar concretehandelingen/acties voor de cliënt met een bepaalde capaciteitsbehoefte (tijd envaardigheden). Het systeem biedt de aansluiting tussen het inhoudelijk kader en dezorgzwaartebekostiging en zal eventuele afwijkingen /overschrijdingen moetensignaleren.

Binnen deze fase staat centraal dat de gebruikte bouwstenen klein genoeg zijn omwijzigingen in de opbouw van de dienstverlening op te vangen (bijvoorbeeld opbouw opbasis van ZZP’s). Door uit te gaan van handelingen of afzonderlijke diensten die binnende instelling zijn gedefinieerd, is het mogelijk om het plan te laten blijven aansluiten bijwijzigende dienstverlening. In deze fase zal voor veel instellingen de brug worden gelegdtussen kwaliteit en kwantiteit van zorg en de verschuiving van ongeplande naar meerplanbare zorg en ondersteuning. Communicatie met de cliënt en/of wettelijkevertegenwoordigers (bijv. ouders) over goedkeuren van het actieplan is onderdeel vandeze fase.

Ondersteunt opstellen van actieplan van de cliënt op handelingsniveau• Met behulp van lijsten kan per dagdeel (ochtend-middag-avond-nacht) en/of per

tijdstip een uit te voeren handeling ingepland worden• Per handeling wordt een functionaris gekoppeld• Per handeling wordt een tijdsduur gekoppeld (eventueel een normtijd, die met de

juiste autorisatie overschreven kan worden)


49 Ernstige Verstandelijke en Meervoudige Beperkingen

• Per handeling wordt een financieringsbron gekoppeld (AWBZ, Privaat, WMO, Justitie);eventuele andere financieringsbronnen kunnen geïntroduceerd worden

• Per handeling wordt een setting aangegeven (bijvoorbeeld op kamer cliënt, op dehuiskamer, groepsruimte, externe dagbestedingslocatie [bijv. school, werk], woningcliënt, bij ouders)

• Per handeling kunnen eventueel benodigde hulpmiddelen of medicijnen aangegevenworden

• Naast het aangeven van geplande zorg en/of ondersteuning zal tevens een‘voorcalculatorische’ hoeveelheid ongeplande zorg/ondersteuning moeten kunnenworden aangegeven. Deze tijd wordt wel op de beschikbare tijd ‘afgeboekt’, maarwordt niet aan een specifieke handeling gekoppeld.

Bewaking op aansluiting plan bij budget (ZZP of andere indicatie)• Controle op bandbreedte in uren per AWBZ-functie/-klasse/ZZP en/of kosten op basis

van handelingen en voorcalculatorische kostprijs• Signalering bij overschrijding en onderschrijding van uren of kosten; dit kan de start

zijn van herindicatietraject• Belangrijkste is zorg zonder indicatie, dus signalering einde indicatie

Bewaking op aansluiting bij doelen uit het Zorg- en ondersteuningsplan• Voor het slaan van de brug tussen kwaliteit en kwantiteit is het van wezenlijk belang

dat handelingen in daginvulling worden gekoppeld aan doelen uit het zorg- enondersteuningsplan. Hiermee wordt immers de link gelegd tussen de kwalitatievekant van de zorg uit het plan en de kwantitatieve invulling daarvan in de dagelijkseuitvoering

• Het systeem controleert of alle doelen een gekoppelde handeling hebben• Desgewenst controleert het systeem of alle handelingen een gekoppeld doel hebben

Mogelijkheid tot uitdraaien actieplan van de cliëntOnder andere om de mogelijkheid te bieden aan een cliënt om zijn/haar actieplan in tezien zal de mogelijkheid moeten bestaan de agenda (=actieplan) van de cliënt uit teprinten

Mogelijkheid tot uitdraaien zorgroutes (waar relevant)Door een doorsnede te maken van de acties per dag/periode per functionaris kan tot eenlooplijst gekomen worden

Mogelijkheid tot uitdraaien medicijnlijstenDoor een doorsnede te maken van de medicijnen per cliënt per dag kan een medicijnlijstopgesteld worden

Mogelijkheid tot export van capaciteitsbehoefte naar roosterapplicatie Een overzicht van de benodigde tijd per functie per dagdeel (per groep/afdeling/totaal) isinput voor het roosteren. Het moet mogelijk zijn een export bestand te maken voor eenexterne roosterapplicatie (zie paragraaf 4.7).


7.4. Invullen Agenda

Bij het invullen van de agenda betreft de kernfunctionaliteit van het ECD de mogelijkheidactieplannen uit te zetten in de tijd. Waar relevant kan de koppeling gemaakt wordennaar een specifieke uitvoerende of behandelaar. De agenda moet aangeven:• wat (welke actie), • waar (welke locatie), • wanneer (tijdstip, afhankelijk van de soort actie globaal tijdsvlak of specifieke

afspraak), • met wie (welke medewerker of afdeling),• volgens welk protocol (verwijzing naar protocol indien relevant),• bijzonderheden (verwijzing naar “algemeen dossier deel” indien relevant).

7.5. Uitvoeren

In de fase Uitvoeren betreft de kernfunctionaliteit van het ECD het ondersteunen van deregistratie van observaties en geleverde zorg en ondersteuning ter besturing van hetprimaire proces (effect van de handelingen t.o.v. de gestelde doelen en waarborgenhandelen binnen bedrijfsmatige kaders).

Registratie geleverde zorg en ondersteuning• Het systeem ondersteunt minimaal het aangeven van afwijkingen van de geplande en

ongeplande zorg/ondersteuning in de agenda (het gaat hierbij zowel om numeriekeafwijkingen in tijd als bijzonderheden die moeten worden opgenomen in “algemenedossier deel” als rapportage).

• Het systeem moet gekoppeld kunnen worden met een systeem voor elektronischtijdschrijven (bijvoorbeeld PDA, laptop, smartphone, MDA, tablet PC, UMPC)

Registratie aanwezigheid/deelname dagactiviteiten• Om inzicht te krijgen/houden in de aanwezigheid bij en deelname aan dagactiviteiten

dient een registratie bijgehouden te worden. Deze registratie is tevens van belangvoor de leverbetrouwbaarheidsrapportage (daadwerkelijk geleverde of genoten zorgen ondersteuning). Het systeem biedt de mogelijkheid een lijst op te vragen metgeplande deelnemers aan een activiteit, alsmede de mogelijkheid om deaanwezigheid vast te leggen.

• Registratie en communicatie met de onderaannemers (voucher houders). Aangeziende onderaannemers een deel van de zorgen/of ondersteuning overnemen, vindt ookeen deel van de dossier raadpleging en vorming plaats.

• Mogelijkheid voor invoeren observaties• Medewerkers kunnen observaties invoeren voor cliënten, groepen of afdelingen

Faciliteren invullen diverse controle lijsten • Voor het verbeteren van de kwaliteit van de zorg en ondersteuning is inzicht in de

status en ontwikkeling van de cliënt op verschillende meetschalen relevant. In dit lichtkunnen controlelijsten worden ingebed in de dagelijkse uitvoering van de zorg enondersteuning. Het systeem zal de betreffende lijsten kunnen invoeren, tonen enmedewerkers kunnen de gegevens verwerken. Het systeem biedt voorts inzicht in de


ontwikkeling van de cliënt/groep/afdeling over een bepaalde periode op één ofmeerdere meetschalen (zie hoofdstuk 6.5 omtrent evaluatie van de zorg enondersteuning)

Mogelijkheid voor inzien logfile met observatie op cliënt/afdeling/periode (i.h.k.v.overdracht)Medewerkers kunnen een overzicht van de rapportage over een bepaalde periodegenereren voor een specifieke cliënt, groep of afdeling (het gaat hierbij over deinformatie opgenomen in het “algemene dossier deel”. Hiermee wordt de overdrachtondersteund en kan de benodigde tijd voor groepsgewijze overdracht geminimaliseerdworden. Dit bevat relevante informatie uit zowel de dagbesteding en wonen.

Inzage in protocollen en richtlijnenVoor een deugdelijke uitvoering van de zorg en ondersteuning is het vereist datmedewerkers inzicht hebben in de meest actuele protocollen en richtlijnen. In minimalevorm zal het systeem de locatie kunnen duiden waar de (voor de cliënt en/of handeling)relevante protocollen en richtlijnen zijn opgeslagen. Wenselijk is dat de betreffendedocumenten ook via het systeem benaderd kunnen worden voor inzage.

Inzage in medicatielijsten/ ligplannen (decubitus)• Het systeem biedt de mogelijkheid om medicatielijsten (uiteindelijk via het landelijke

EMD) of ligplannen (decubitus) in te zien, voor cliënten, groepen of afdelingen. Inminimale vorm betekent dit dat de betreffende lijsten geprint kunnen worden ombeschikbaar te stellen.

• Een elektronische uitwisseling van uitzetlijsten (maakt deel uit van FOBO /Riskregistratie en is tevens kwaliteitsregistratie) moet eveneens mogelijk zijn.

Registratie gebruikte materialenVoor een goed inzicht in de gebruikte materialen, de redenen hiervoor (bijvoorbeeldi.h.k.v. BOPZ) en de daaraan gerelateerde kosten is het wenselijk dat geplande endaadwerkelijk gebruikte materialen, gesplitst naar AWBZ en niet-AWBZ, kunnen wordenvastgelegd. Het systeem biedt voorts inzicht in het verbruik per cliënt/groep/afdelingover een bepaalde periode

Mogelijkheid tot uitdraaien rapportages voor gebruikers van het ECDHet is met de juiste autorisatie mogelijk om voor specifieke doelgroepen rapportages tedefiniëren en uit te draaien in het kader van overdracht of informatievoorziening

Ondersteunen rapportage omtrent KwaliteitskaderTen tijde van dit schrijven zijn de indicatoren gebaseerd op de 12 domeinen van hetKwaliteitskader nog in ontwikkeling. Voor een opsomming van de indicatoren wordtverwezen naar het hoofdstuk “Opvolging signalering o.b.v. relevante velden uitKwaliteitskader”. Voor een uitleg “hoe” en “bij wie” te meten wordt verwezen naar hetstuk “Overzicht kwaliteitsindicatoren gehandicaptenzorg van 12 februari 2008”.

Ondersteunen dagen maandrapportage• Dag- en Maandrapportages zijn over het algemeen instellingsspecifiek. Eis voor het

ECD is een flexibele vorm om dagen maandrapportages te kunnen maken, met


eigen unieke rapportnaamgeving, vanuit verschillende doelgroepen/gebruikers endatavelden van het ECD.

• Over het geheel genomen wordt een onderscheid gemaakt tussen informatieve veldenen telvelden. Informatieve velden bevatten data die niet geaggregeerd of gegroepeerdhoeft te worden, maar simpelweg een eigenschap of waarde weergeeft. De input optelvelden is echter te manipuleren (wat wil zeggen dat de data gebruikt kan wordenom overzicht of inzicht op andere niveaus te krijgen). Het onderscheid tussen dezetypen is wezenlijk om te voorkomen dat het ECD verwordt tot een digitaal kladblok.

7.6. Evalueren Zorg en Ondersteuning

In de fase Evalueren betreft de kernfunctionaliteit van het ECD het samenbrengen enondersteunen bij het interpreteren van de kwalitatieve en kwantitatieve informatie uit hetgehele primaire proces.

Trigger op verlopen zorgen ondersteuningsplan• Uitgangspunt is dat het zorgen ondersteuningsplan een dermate dynamisch en

gebruikt item is dat er weinig kans is dat het gedurende langere tijd niet aangepastwordt. Echter, in het kader van kwaliteitsbeheersing is het noodzakelijk een time-stamp op het zorgen ondersteuningsplan te kunnen geven zodat inzichtelijk iswanneer het plan voor het laatst geëvalueerd en/of aangepast is en per wanneeruiterlijk een nieuwe evaluatie dient plaats te vinden.

• Plan is voor een bepaalde tijd geldig en in het algemeen zal de indicatie verlengdworden (dus zelfde functies of ZZP). Dit is echter wel een proces waarbij meerderedisciplines betrokken zijn (pedagoog, manager, zorgbemiddeling) en al dezedisciplines dienen “gewaarschuwd” te worden.

Evaluatie cliënttevredenheidsscore• Voor een goede evaluatie van de beleving van de zorg en ondersteuning zou inzicht

(huidige score en trends) in de cliënttevredenheidsscore een indicator kunnen zijn alsgeheel of op verschillende onderdelen. Het gaat hier om een niet-anonieme bepalingvan cliënttevredenheid. De vraag die in de werkgroepen moet worden beantwoord inwelke mate de cliënt en/of vertegenwoordigers in staat zijn hun tevredenheid aan tegeven. Indien dit mogelijk is kunnen desgewenst doelstellingen omtrentcliënttevredenheid met specifieke acties in de zorgen ondersteuningsplannenworden opgenomen. Reden voor de opname van cliënttevredenheidsscores in het ECDis de mogelijkheid voor instellingen om kort-cyclisch te sturen op relevantetevredenheidsscores van cliënten.

• Deze cliënttevredenheidsscore is niet hetzelfde en moet niet verward worden met hetinstrument dat momenteel ontwikkeld wordt door de Stuurgroep Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg.

• Er is niet 1 soort cliënttevredenheidsscore, maar er bestaan verschillende vragenvoor wonen en dagbesteding. Tevens kunnen verschillende onderwerpen jaarlijkswijzigen. Dit is meer dynamisch dan ieder jaar dezelfde vragen stellen.

Evaluatie van de acties versus doelen in het zorgen ondersteuningsplan• Op basis van de registratie van de geleverde zorg en ondersteuning kan inzicht


gegeven worden in de mate waarin de acties zoals overeengekomen op basis van hetzorg- en ondersteuningsplan daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Eventuele afwijkingenkunnen nader beschouwd worden.

7.7. Maken rapportages

Trend/ontwikkeling op meetschalen• Om het effect van de uitgevoerde acties op de geestelijke en fysieke toestand van de

cliënt te meten worden meetschalen toegepast. Door mede de trend/ontwikkeling opmeetschalen te volgen van cliënten/groepen/afdelingen kan een beeld gevormdworden van de effectiviteit van de zorg en ondersteuning. Is de gewenste ontwikkelingof stabilisatie op een bepaald inhoudelijk gebied terug te vinden in de metingen? Is eraanleiding om andere (typen) acties op te nemen in het zorgen ondersteuningsplan?

• In een volgend concept worden (indien beschikbaar) voorbeeldmeetschalenopgenomen.

Vastleggen verbeteracties of veranderingen in zorgen ondersteuningsplan• Op basis van de evaluatie kunnen verbeteracties overeengekomen worden. Deze

worden in het zorgen ondersteuningsplan doorgevoerd met wederom een time-stamp zodat inzichtelijk is welke wijzigingen per wanneer zijn doorgevoerd. Te allentijde dient de historie van het zorgen ondersteuningsplan inzichtelijk te blijven.

Evaluatie maatregelen incidenten• Evaluatie proces op basis van gegenereerde rapportages

Vastleggen resultaat van het MDO• MDO-rapportages zijn over het algemeen instellingsspecifiek. Eis voor het ECD is een

flexibele vorm om MDO-rapportages te kunnen maken vanuit verschillendedoelgroepen/gebruikers en datavelden van het ECD.

Trigger ‘Laatste Mutatiedatum’ • Voor relevante contracten en afspraken in het dossier (in ieder geval de zorgen

ondersteuningsovereenkomst en het zorgen ondersteuningsplan) is eenindicatieveld ‘laatste mutatiedatum’ noodzakelijk voor verantwoording enactualiteitsbewaking

Mutatieberichte AZR• Genereren en versturen van mutatieberichten t.b.v. de AZR.


In de afmeldingsfase of overplaatsingsfase betreft de basis functionaliteit van het ECDhet registreren van het beëindigen van de zorg en ondersteuning, het afsluiten en waarnodig archiveren en overdragen van het dossier en de opgeslagen gegevens.

8.1. Overplaatsing binnen instelling

Indien een cliënt wordt overgeplaatst naar een andere locatie ofregio moet –indien de andere regio gebruik maakt van hetzelfdeECD- door mutatie van locatie, automatisch de aan locatiegerelateerde gegevens (bijvoorbeeld autorisatie) wordengemuteerd. Indien de andere regio gebruik maakt van een anderECD dan is de functionaliteitseis als hieronder beschreven in“Ondersteuning overdracht van ene naar andere instelling”.

8.2. Afmeldings- of overplaatsingsbericht AZR

• Genereren en versturen afmeldings- of overplaatsingsbericht

Ondersteuning overdracht binnen de ketenEen exportbericht met relevant (voor ontvangende partij)cliëntdata kan worden verzonden op het moment van:• overdracht van de cliënt binnen de keten (met name bij

opnames en ontslag ziekenhuis). • dynamische communicatie met aannemer en onderaannemer (voucher houder en

leverancier) indien geen directe actoren zijn in ECD• overdracht mantelzorg en ouders/ verzorgers (weekenden thuis, vakanties bij ouders,

gezinshuizen en vakantieopvang) indien zij geen directe actoren zijn in het ECD

Ondersteuning overdracht van ene naar andere instellingInformatie-uitwisseling van de ene instelling (ene ECD) naar de andere instelling (andereECD) moet uiteindelijk via het LSP op basis van HL7-berichtenverkeer mogelijk zijn. Totdie tijd en daarnaast moet een export van de cliëntgegevens (minimaal zorg- enondersteuningsplan en dossier) naar een algemeen erkend databaseformaat mogelijkzijn. Aan de andere kant moet een import vanuit een algemeen erkend databaseformaatmogelijk zijn.


8. Afmeldingsfase (overplaatsingsfase)

Een van belangrijkste functionaliteiten van een ECD zal de mogelijkheid zijn ommanagementinformatie te genereren. We willen immers het primaire proces besturen endaar is informatie voor nodig. Welke managementinformatie te genereren is, zalgrotendeels afhangen van het gehanteerde datamodel binnen het ECD. Doorverschillende data-elementen met elkaar te verbinden zijn doorsneden te maken opverschillende niveaus. Er is een grote flexibiliteitswens binnen de branche ten aanzienvan management informatie, mede doordat nieuwe weten regelgeving kan leiden totnieuwe kwalitatieve en kwantitatieve sturingskaders en derhalve behoefte aan nieuwesturingsinformatie. Op het gebied van management informatie kan onderscheid gemaakt worden tussenstandaardrapportages, zelfbouwrapportages en maatwerkrapportages.Standaardrapportages zijn als functionaliteit binnen het ECD opgenomen en zijn ‘meteen druk op de knop’ te genereren. Zelfbouwrapportages zijn rapportages die nietstandaard ingebouwd zijn, maar die zonder tussenkomst van programmeurs in te richtenzijn in het systeem dan wel via een export naar een rapportagegenerator. Hiervoor moetde mogelijkheid bestaan om bepaalde data-elementen binnen een rapportage op tenemen. Maatwerkrapportages zijn ten slotte rapportages waarvoor een softwareinhoudelijke aanpassing nodig is (programmatuur en/of datamodel). Voor zelfbouwrapportages is de eis dat alle gegevens opgenomen in het ECD, data-elementen zijn in een toegankelijk datamodel.Hieronder is een aantal rapportages opgenomen dat we onder de categoriestandaardrapportages zouden willen scharen.

9.1. Bedrijfsvoering kwantitatief

Capaciteitsbehoefte per periode Op basis van de opgestelde daginvullingen van de cliënten waarin handelingen metbijbehorende tijden en functie staat aangegeven kan een overzicht gemaakt worden vande capaciteitsbehoefte per periode per functie. Om een overzicht op verschillendeniveaus te kunnen maken zal een cliënt een relatie moeten hebben met een groep, eenafdeling, een cluster, een locatie en een instelling.Dit ligt voor de dagbesteding complex (multidimensionaal): combinatie vanactiviteitensoort, omgevingsvoorwaarden, en soort en intensiteit van begeleiding(voorbeeld: behoefte aan dienstverlenende activiteiten, in een wel/niet beschutteomgeving,met wel/niet intensieve begeleiding in de directe nabijheid, met wel/nietspecifieke kennis of vaardigheden).

Geplande zorg en ondersteuning De geplande zorg en ondersteuning per periode (dagdeel/dag/week/maand) percliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling.


9. Management Informatie (interne rapportages)

Gerealiseerde zorg en ondersteuning Op basis van de registratie van de gerealiseerde zorg en ondersteuning op het niveau vande cliënt kan een overzicht gemaakt worden van de gerealiseerde zorg en ondersteuningper cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/ instelling, waarbij tevens inzicht gegeven wordtin de gerealiseerde zorg en ondersteuning per financieringsbron (AWBZ, WMO, Privaat).

Gerealiseerde ongeplande zorg en ondersteuning De ongeplande zorg en ondersteuning per periode (dagdeel/dag/week/maand) percliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling.

Leverbetrouwbaarheid totaal en per cliënt Een wezenlijk sturingskengetal wordt de leverbetrouwbaarheidsindex. Deze index wordtbepaald door de gerealiseerde zorg en ondersteuning (desgewenst per AWBZ functie) tedelen op de overeengekomen zorg en ondersteuning. Een index van 1 of meer wil duszeggen dat minimaal de overeengekomen zorg en ondersteuning geleverd is. Een scorevan minder dan 1 wil zeggen dat in de betreffende periode minder dan deovereengekomen zorg en/of ondersteuning is geleverd. Zowel uitschieters naar boven alsnaar beneden zullen voor de instellingen aanleiding zijn tot aanvullende acties.

Kosten per periode Op basis van de gerealiseerde zorg en ondersteuning en de bijbehorendehandelingsgroep, functionaris, duur en (voorcalculatorische) kostprijs kan inzichtverkregen worden in de kosten van de levering over een gegeven periode voor een cliënt/groep/ afdeling/ cluster/ locatie/ instelling.

Inkomsten per periodeOp basis van de gerealiseerde zorg en ondersteuning in (zorgzwaarte)pakketten en debijbehorende tarieven kan inzicht gekregen worden in de opbrengsten van de leveringover een gegeven periode voor een cliënt/ groep/ afdeling/ cluster/ locatie/ instelling.

Resultaat per periode Inkomsten van de gerealiseerde zorg en ondersteuning minus de kosten van degerealiseerde zorg en ondersteuning geven het resultaat.

9.2. Bedrijfsvoering kwalitatief

Overzicht observaties per cliënt/groep per periodeMedewerkers kunnen observaties bij een cliënt of groep invoeren. Dit kan zowel directplaatsvinden als hiertoe de mogelijkheid bestaat op locatie of anders op een latermoment. Een medewerker of manager moet eenvoudig de observaties voor de voor hemof haar relevante cliënten of groepen kunnen inzien over een gegeven periode(voorbeeld). • de cliënt:

o in relatie tot zichzelfo in relatie tot huisgenoteno in relatie tot woonsituatieo in relatie tot eventuele behandeling


o in relatie tot eventuele avond/nachtsituatieo in relatie tot medewerker(-s)

• rapportage op doelniveau• rapportage op activiteitniveau• overdracht in relatie tot cliënt/meerdere cliënten• huishoudelijk/technisch (huishoudelijk werk/mankementen in woning/veiligheid)

Behoefte en trendInzicht in de zorgen ondersteuningsbehoefte per cliënt, groep, afdeling, regio, cluster,instelling, soort ondersteuningsvraag en de trend ten aanzien van deze zorg- enondersteuningsbehoefte

Interne controle AWBZ Inzicht per cliënt/ cliëntgroep/ locatie / instelling, juistheid van stamgegevens, zorgplan,aanwezigheid, communicatie zorgkantoor, productie gegevens.

Overzicht doelen rapportageDe status met betrekking to het behalen van doelen moet inzichtelijk kunnen wordengemaakt. Dit moet zowel per cliënt, cliëntgroep en sector als per domein/doel.Aangezien via rapportage op handelingsniveau in de agenda dagelijks gerapporteerdwordt over succes in het behalen van de doelen; dient ook dit overzicht directopvraagbaar te zijn.

De opgegeven redenen bij het niet volgens plan halen van de doelen, moet ook getoondkunnen worden.

Overzicht observaties per medewerker/groep per periodeManagers en medewerkers kunnen observaties bij hun medewerkers en zichzelf ofgroep invoeren. Dit kan zowel direct plaatsvinden als hiertoe de mogelijkheid bestaat oplocatie of anders op een later moment. Een manager of medewerker moet eenvoudig deobservaties voor de voor hem of haar relevante medewerkers of groepen kunnen inzienover een gegeven periode (voorbeeld): • medewerker/medewerker(s)• medewerker/bedrijfsvoering (bijvoorbeeld. omgang met protocollen/voorschriften)

Overzicht observaties per cliënt/groep per periodeMedewerkers kunnen observaties bij een cliënt of groep invoeren. Dit kan zowel directplaatsvinden als hiertoe de mogelijkheid bestaat op locatie of anders op een latermoment. Een medewerker of manager moet eenvoudig de observaties voor de voor hemof haar relevante cliënten of groepen kunnen inzien over een gegeven periode.

Overzicht toepassing onvrijwillige zorgIn het ECD worden de gegevens gerelateerd aan onvrijwillige zorg (middelen enmaatregelen) vastgelegd. Gerapporteerd moet kunnen worden over de genomenmiddelen en maatregelen en juridische overeenkomsten moeten kunnen geproduceerdop diverse organisatieniveaus.


Overzicht incidentenIn het ECD worden de gegevens gerelateerd aan incidenten vastgelegd. Gerapporteerdmoet kunnen worden over de incidenten en de genomen vervolgacties.

Overzicht decubitusIn het ECD worden de gegevens gerelateerd aan decubitus vastgelegd. Gerapporteerdmoet kunnen worden over de decubitus graad en de genomen vervolgacties.

Demogratie kenmerkenKenmerken van de populatie zoals:• gemiddelde leeftijd cliënten instelling/locatie/cluster/afdeling/groep• gemiddelde verblijfsduur cliënten instelling/locatie/cluster/afdeling/groep• medicijngebruik per periode per cliënt/groep/afdeling/cluster/instelling

Bedrijfsvoering koppeling kwantitatief en kwalitatiefDe overzichten gegeven in hoofdstuk 9.1 en 9.2 moeten waar relevant gecombineerdkunnen worden tot overzichten die het complete beeld geven. Bijvoorbeeld eencombinatie overzicht van “kosten per periode” en “overzicht doelen rapportage” voor degroep/afdeling/cluster/instelling.


Het systeem kan de dagelijkse uitvoering ondersteunen door bepaalde signaleringen.Een signalering betreft een signaal dat actie moet worden ondernomen. In het systeemkan voor de verschillende situaties worden ingesteld naar wie de betreffende signaleringwordt gestuurd. Een instelling moet signalering (per trigger) kunnen aan- of uitzetten.

10.1. Procestriggers

Een aantal van deze triggers is al aangegeven bij de opsomming van eisen perprocesstap.

Wachtlijstbeheer Matching signaleringHet systeem signaleert een vrijgekomen plek in een locatie van de instelling dieovereenkomt met de specifieke wensen en behoeften van een cliënt op de wachtlijst.

Verlopen indicatie in tijdHet systeem signaleert dat een indicatie bijna verlopen is (bijvoorbeeld 8 weken voor het verlopen van de indicatie).

Trigger ‘Laatste Mutatiedatum’ Voor relevante contracten en afspraken in het dossier (in ieder geval de zorg- enondersteuningsovereenkomst en het persoonlijk plan) is een indicatieveld ‘laatstemutatiedatum’ noodzakelijk voor verantwoording en actualiteitsbewaking

Overschrijding / onderschrijding indicatie in tijdTijdens het opstellen van de agenda van de cliënt of na verwerking van gerealiseerdezorg en ondersteuning signaleert het systeem dat een overschrijding of onderschrijdingplaats heeft gevonden ten opzichte van de tijd conform de indicatie/toewijzing/afspraak

Overschrijding indicatie in kostenTijdens het opstellen van de agenda van de cliënt of na verwerking van gerealiseerdezorg en ondersteuning signaleert het systeem dat een overschrijding plaats heeftgevonden ten opzichte van de verkregen vergoeding conform de indicatie

10.2. Bedrijfsvoering triggers

Interne controle (per cliënt) De volgende signaleringen (actie als niet aan eis wordt voldaan of direct opvraagbaar percliënt als rapportage) moeten vanuit de interne controle aanwezig zijn:


10. Systeem signalering (triggers)

1. NAW en telefoonnummer cliënt zijn niet volledig opgenomen in stamgegevens2. Indien WMO, de cliënt is geen inwoner van gemeente3. Indien WMO, er is geen startdatum van dienstverlening opgenomen in stamgegevens 4. Indien WMO, er is geen einddatum van dienstverlening opgenomen in stamgegevens 5. BSN-nummer is niet juist opgenomen 6. NAW en telefoonnummer contactpersoon niet opgenomen in stamgegevens7. Er is geen indicatiebesluit8. Indien cliënt AWBZ verzekerd is en verzekeringsgegevens zijn niet opgenomen in

stamgegevens9. Er is geen ondertekende (ingescande) overeenkomst zorgen dienstverlening10. Er is geen zorgen ondersteuningsplan11. Er is geen ondertekend (ingescande) zorgen ondersteuningsplan12. De opgegeven evaluatiedatum voor het zorgen ondersteuningsplan is overschreden13. Totaal aan handelingen volgend uit zorgen ondersteuningsplan (vanuit Doelen en

Basiszorg) overschrijdt de indicatie (in uren en/of in Euro’s)14. Termijn voor Melding Aanvang Zorg (MAZ) aan Zorgkantoor is overschreden15. Rapportage van levering (bijvoorbeeld aangeven aan/afwezigheid dagbesteding, tijd

van behandeling) is niet binnen gestelde termijn gedaan16. Totaal aan geleverde handelingen overschrijdt de indicatie (in uren en/of in Euro’s)

Overschrijding zorgen ondersteuningsvraagHet systeem signaleert dat de cumulatieve zorgen ondersteuningsvraag die isopgenomen de gemaakte raamafspraken met het zorgkantoor of interne begrotingoverschrijdt. Zo ook bij onderschrijding.

Overschrijding productieHet systeem moet een overzicht kunnen geven waarbij de begrote productie vergelekenwordt met de werkelijke productie en tevens de productie op zorgovereenkomst niveau.Alarmering moet plaatsvinden bij onder- en overschrijding.

10.3. Diverse werkstroom besturing signaleringen

• Standaard signaleringen (in te stellen bij opzet systeem) bij bepaalde acties(bijvoorbeeld rapportage van onvoorzien onvrijwillige zorg)

• “Aanzetten signalering” bij rapportage (zodat op een vervolg actie kan wordengeattendeerd).

10.4. Opvolgen signalering o.b.v. relevante velden uit het kwaliteitskader

De indicatoren van het Kwaliteitskader zijn nog in concept en worden momenteel verderuitgewerkt. Indien een nieuwe versie van de set beschikbaar is zal die in een volgendeversie worden opgenomen. Een definitieve set wordt begin 2009 verwacht. Voor deindicatoren waarvoor de brondata opgeslagen is in het ECD, moet de rapportage wordengegenereerd.


1. Zorgafspraken en ondersteuningsplan1. mate waarin cliënten over een adequaat zorgen ondersteuningsplan

beschikken (beschikbaarheid, procedure, inhoud);2. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat actief betrokken is bij het

opstellen ven evalueren van hun zorgen ondersteuningsplan;3. mate waarin cliënten / wettelijk vertegenwoordigers ervaren dat adequaat

gewerkt wordt met zorgen ondersteuningsplannen;4. percentage cliënten waarbij de zorgen ondersteuning volgens het zorgen

ondersteuningsplan is geboden.

2. Zelfbepaling5. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat ervaart dat hij/zij keuzes

kan maken op gebieden die voor de cliënt belangrijk zijn;6. mate waarin de organisatorische eenheid de cliënt helpt voor hem/haar

belangrijke keuzes te formuleren;7. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat vindt dat de

organisatorische eenheid de cliënt voldoende ondersteunt bij het realiseren vanzijn/haar keuzes.

3. Belangen8. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat op de hoogte is van alle

essentiële zaken;9. mate waarin cliëntenraad en/of ouderraad ervaart voldoende inspraak te hebben

in het beleid van de organisatorische eenheid.

4. Lichamelijk welbevinden10. percentage cliënten waarbij de organisatorische eenheid een inventarisatie heeft

gemaakt van lichamelijke gezondheidsrisico’s;11. mediane Body Mass Index;12. mediane HbA1c-waarde van cliënten met diabetes;13. percentage cliënten met een HbA1c-waarde die boven de norm ligt;14. prevalentie van decubitus graad 2 tot en met 4;15. percentage cliënten met een actuele, volledig ingevulde insultlijst;16. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat voldoende ondersteuning

ervaart bij het verbeteren van de gezondheid van de cliënt;17. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat positief oordeelt over de

persoonlijke verzorging;18. percentage cliënten dat naar behoefte gebruik kan maken van benodigde

hulpmiddelen.

5. Psychisch welbevinden19. percentage cliënten waarbij de organisatorische eenheid een inventarisatie heeft

gemaakt van de psychische gezondheidsrisico’s;20. prevalentie van depressie waarvaan geen speciale aandacht wordt besteed en

waarvoor geen speciale zorg wordt ingezet;21. prevalentie van angst waarvaan geen speciale aandacht wordt besteed en

waarvoor geen speciale zorg wordt ingezet;22. prevalentie van probleemgedrag waarvaan geen speciale aandacht wordt


besteed en waarvoor geen speciale zorg wordt ingezet;23. percentage nare ervaringen bij cliënten waaraan de organisatorische eenheid

aandacht heeft besteed;24. percentage cliënten dat zich thuis en op zijn/haar gemak voelt op de plek van de

zorgen of ondersteuning;25. percentage cliënten dat ervaart serieus genomen te worden en met respect te

worden behandeld.

6. Persoonlijke ontwikkeling26. mate waarin cliënten de mogelijkheid krijgen om zich op passende wijze te

ontwikkelen.

7. Interpersoonlijke relaties27. mate waarin cliënten ondersteuning krijgen bij het opbouwen en onderhouden

van sociale relaties;28. percentage cliënten met weinig sociale contacten dat zich eenzaam voelt.

8. Participatie en toegang tot de samenleving29. percentage cliënten dat voldoende mogelijkheden krijgt voor deelname aan de

samenleving;30. mate waarin cliënten deelnemen aan de samenleving.

9. Materieel welzijn31. percentage cliënten dat positief oordeelt over zijn/haar woonruimte.

10. Cliëntveiligheid32. percentage cliënten waarbij de organisatorische eenheid een inventarisatie heeft

gemaakt van de veiligheidsrisico’s;33. prevalentie van incidenten op het gebied van veiligheid de afgelopen 90 dagen34. mate waarin de cliëntenraad en/of ouderraad ervaart dat de organisatorische

eenheid in reactie op incidenten in voldoende mate een analyse maakt van desituatie en verbeteracties inzet om herhaling te voorkomen;

35. percentage cliënten waarvan de medicatie recentelijk is geëvalueerd;36. percentage cliënten waarbij de rechten met betrekking tot vrijheidsbeperkende

maatregelen worden gerespecteerd door de organisatorische eenheid;37. mate waarin de organisatorische eenheid in reactie op vrijheidsbeperkende

maatregelen in voldoende mate een analyse maakt van de gebeurtenis enverbeteracties inzet om herhaling te voorkomen.

11. Kwaliteit van medewerkers38. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat de aanwezigheid van

personeel voldoende en bekwaam vindt;39. mate waarin de organisatorische eenheid zorgt voor voldoende en bekwaam

personeel;40. mate waarin de organisatorische eenheid met het beschikbare personeel het

gewenste resultaat bereikt;41. gemiddeld percentage ziekteverzuim over het afgelopen jaar.


12. Samenhang in zorg & ondersteuning42. mate waarin de organisatorische eenheid zorgt voor goede samenhang in de

geleverde zorg en ondersteuning;43. mate waarin cliënten / wettelijk vertegenwoordigers een goede afstemming met

ketenpartners ervaren.

Op het gebied van rapportages wordt veel flexibiliteit gewenst. Voor wat betreft deexterne rapportages zal het systeem in ieder geval de volgende rapportages moetenkunnen opleveren.


11.1. IGZ rapportage

• Meldingen Incidenten Cliënten (MIC, inclusief valpartijen en agressie)• Onvrijwillige zorg (Middelen en Maatregelen)• Vocht en Voeding• Medicatie veiligheid• Decubitus• Seksueel misbruik (cliënt als slachtoffer en/of pleger)• Badincidenten• Uitluistersystemen incidenten• Tilliften incidenten• Weglopen/vermissing• Automutilatie• Inname schadelijke stoffen• Verkeersincidenten• Brandincidenten

11.2. Input voor jaardocument

Het DigiMV deel van het Jaardocument moet “gevuld” kunnen worden met de statistischegegevens voor zover die (ook in onberekende vorm; alleen als bron data) in het ECDbeschikbaar zijn.

Naast het Jaardocument over de gehele instelling voor de MaatschappelijkeVerantwoording, is er ook sprake van het “Jaardocument cliënt” (kwaliteit en kwantiteit).Dit verantwoordt de individuele vraag (functies of ZZP). Alle jaardocumenten cliëntzouden dus het jaardocument maatschappelijke verantwoording vormen (in ieder gevalzou hier aansluiting tussen te vinden zijn (kaderregeling, accountant)).

11.3. Overige registraties, en overzichten

De overheid en brancheorganisaties houden registraties bij en publiceren overzichtenvoor de overheid zelf, de instellingen en de cliënten. Twee belangrijke zijnwww.kiesbeter.nl en www.zorggegevens.nl

KiesbeterNaast ervaringsgegevens van cliënten en vertegenwoordigers (komt uit onafhankelijkcliëntwaarderingsonderzoek) zijn hier gegevens opgenomen over locaties en aangeboden


11. Externe Rapportage (verantwoording)

arrangementen. Deze gegevens zouden (gedeeltelijk) vanuit het ECD kunnen wordenaangeleverd.

Zorggegevens Op deze site wordt een overzicht gegeven van registraties en publicaties in de zorg(bijvoorbeeld de benchmark van Actiz en de benchmark van VGN). Ook hier moet“gevuld” kunnen worden met de statistische gegevens voor zover die (ook inonberekende vorm; alleen als bron data) in het ECD beschikbaar zijn.

11.4. Gerealiseerde zorg en ondersteuning (productie staat)

• Uitdraai voor het Zorgkantoor met productie in (zorgzwaarte)pakketten per periode• Uitdraai van gerealiseerde zorg en ondersteuning naar financieringsbron (AWBZ,

WMO, Privaat)

11.5. Verantwoording naar cliënt

Van een specifieke cliënt:• Overzicht overeengekomen doelen en acties (in Werkplan)• Overzicht mate van realisatie doelen en gerealiseerde/uitgevoerde acties (in

Werkplan)• Cliënttevredenheid (laatste opgave en trend voor zover beschikbaar) • Overzicht geplande zorg, ondersteuning en behandeling per cliënt• Overzicht gerealiseerde zorg, ondersteuning en behandeling per cliënt

Het dient mogelijk te zijn een selectie van een of meerdere van de bovenstaandeoverzichten te tonen (bijvoorbeeld alleen kwalitatieve of juist alleen kwantitatievegegevens).

Het dient mogelijk te zijn een geïntegreerde overzichten samen te stellen (bijvoorbeeldafwijking geplande en gerealiseerde uren ten opzichte van afwijking geplande engerealiseerde doelen).

Deze verantwoording op cliëntniveau (een cliënt) moet ook geaggregeerd kunnen wordenop verschillende hogere niveaus (zoals per groep, locatie, sector, instelling totaal).


De Collectieve eisen zoals geformuleerd zijn van toepassing op alle instellingen in de GZ-sector. Indien een instelling besluit een bepaald deel van het primaire proces te latenondersteunen door een ECD, dan zijn de bijbehorende eisen van toepassing.Een instelling dient vervolgens te bepalen welke aanvullende eisen gelden voor het ECD.In dit hoofdstuk worden op een aantal gebieden mogelijke aanvullende eisen gegeven.

12.1. Gebruikersvriendelijkheid

Gebruikersvriendelijkheid of gebruikersgemak is juist iets dat instellingsspecifiek is. Eris een aantal criteria die de gebruikersvriendelijkheid van eenautomatiseringstoepassing definiëren. Een instelling moet bepalen wat het best bij henaansluit. Hierbij kan eventueel onderscheid gemaakt worden naar verschillendegebruikersgroepen; het is applicatie/leveranciers specifiek of er aan de eisen tegemoetkan worden gekomen.

Aantal klikkenHet aantal klikken met de muis of via toetsencombinaties (gemiddeld en maximaal) dateen gebruiker moet doen om bij de benodigde informatie te komen. Denk hierbij ook aande “diepte” van de lijsten (scrollen).

Aantal schermenHet aantal schermen (gemiddeld en maximaal) dat een gebruiker moet raadplegen omeen informatievraag of een invoeropdracht te voltooien. Hierbij moet worden opgemerktdat “gering aantal schermen” niet altijd het beste bij een instelling past; dit zou kunnenbetekenen dat erg volle schermen nodig zijn om in een “gering aantal schermen” deinformatie vraag of invoeropdracht te voltooien.

Muis of toetsenNavigatie door de verschillende onderdelen van de applicatie gebeurt meer met behulpvan de muis of meer met behulp van functietoetsen. Intuïtief (Icoontjes, scherm aanraken, kleuren, geluid)De mate van intuïtiviteit van de applicatie kan worden aangegeven door het gebruik vanicoontjes, kleuren en geluid ten opzicht van tekst om te communiceren met de gebruiker.En de mogelijkheid tot aanraken van scherm om keuzes te maken en invoeropdrachtente voltooien.

LeesbaarheidZaken als lettergrootte, contrast en kleur bepalen de leesbaarheid. Hierbij kunnen deeisen verschillen per gebruikersgroep.


12. Instellingsspecifieke eisen

PerformanceHoe lang duurt het totdat je opgevraagde gegevens kunt zien en hoe lang duurt hettotdat je gegevens kunt wijzigen en vervolgens weer kunt bewaren (en een volgendeopvraag of invoer actie kunt uitvoeren). Hierbij moet ook de performance bekekenworden als er meerdere sessie (meerdere medewerkers ingelogd in ECD op hetzelfdemoment, zoals bijvoorbeeld op de PC op de zusterspost) open staan.

12.2. Apparaat

De apparaten waarop de applicatie moet kunnen werken, kunnen zeer divers zijn (PC,laptop, PDA, telefoon). De instelling moet bepalen voor welke gebruikersgroepen welkeapparaten het meest geschikt zijn. Het bedieningsgemak en schermgrootte dienen te worden meegenomen in dezeafweging. Een kleiner apparaat (bijvoorbeeld PDA) is eenvoudiger mee te nemen van deene locatie naar de andere, maar heeft beperkingen ten aanzien van de informatie diezichtbaar is en kan worden ingevoerd en het bedieningsgemak (bijvoorbeeld ontbrekenmuis en klein toetsenbord). Bij het formuleren van eisen ten aanzien van de apparaten, moet ook bepaald wordenwat geen directe interactie met het systeem vereist. Voor sommige activiteiten isinformatie raadpleging en/of registratie mogelijk via papier (bijvoorbeeld uitgeprintecliënttevredenheidsenquête met pen invullen op de bank bij cliënt en gegevens laterinvoeren).

12.3. Mobiliteit

Sterk verbonden aan het soort apparaat is de mobiliteit. Een instelling moet pergebruikersgroep bepalen welke mobiliteit (waar moet de applicatie beschikbaar zijn)vereist is. Hierbij moet goed gekeken worden naar wat de medewerker daadwerkelijk terplekke doet.Voor een juiste werking van elke ECD-applicatie is (meestal ook real-time)synchronisatie van gegevens vereist. Hiervoor moet verbinding zijn via een netwerk. Ditkan een vast (kabels) netwerk of een draadloos netwerk zijn. Natuurlijk is ook een combinatie mogelijk.Een vaste netwerk kan (gedeeltelijk) via het openbare netwerk lopen of geheel internzijn. Ook een draadloos netwerk kan (gedeeltelijk) via het openbare netwerk lopen viaUMTS (Universal Mobile Telecommunications Systeem).Een verbinding vanuit een publieke locatie (draadloos of via vaste verbinding) kan via eenweb browser of via een VPN (Virtual Private Network).

12.4. Officesuite

Een ECD-applicatie is vaak geen applicatie op zich en zal informatie uitwisselen metandere specifieke applicaties (bijvoorbeeld financieel pakket, personeelspakket) enkantoor automatisering (bijvoorbeeld email). Het belang van de aansluiting en eventueelintegratie van de ECD-applicatie met een Officesuite (zoals MS Office) moet wordenoverwogen.


In elke omgeving (zo ook bij Windows van Microsoft) moet eerst als gebruiker wordeningelogd in deze omgeving en vervolgens in de verschillende applicaties. Een veeltoegepaste wijze van inloggen op de omgeving en vervolgens verschillende applicaties(om het gebruikersgemak) is het “single sign-on” principe. Het kan bij instellingenvoorkomen dat meerdere medewerkers gebruik maken van hetzelfde apparaat(bijvoorbeeld PC op zusterspost). Voor dit apparaat (de omgeving) is vaak eeninloglicentie aanwezig. Voor het juiste gebruik van de ECD-applicatie (autorisatie) is vaakeen individuele inloglicentie per medewerker nodig. Bij de afweging van het toepassenvan single sign-on moet eventuele additionele aanschaf van omgevingslicenties wordenmeegenomen.

12.5. Aanvullende rapportage

Naast de collectieve eis van een aantal Standaardrapportages (zie hoofdstukken 8, 9 en10), moet een instelling overwegen of aanvullende rapportages door de leveranciermoeten worden gebouwd (maatwerkrapportages) of dat de voorkeur is om dit zelf tekunnen (zelfbouwrapportages). Ten aanzien van het rapporteren moet worden bepaald ofdit in de ECD-applicatie moet kunnen of dat juist de rapportage buiten het ECD (reportgenerator in sommige gevallen met behulp van een data warehouse) gedaan moetworden.

12.6. Training en opleiding

Naast de inrichting van het ECD is ook de introductie bij de gebruikers van belang.Training en opleiding kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Dit heft zowelbetrekking op de vorm (bijvoorbeeld training door leverancier of door eigen mensen) enhet materiaal (standaard van leverancier of instelling specifiek).

12.7. Communicatie en koppelingen benoemen

In hoofdstuk 5.8 worden mogelijke communicatie en koppelingen voorgegevensuitwisseling genoemd. Voor het duidelijk en volledig formuleren dienen dedaadwerkelijke applicaties (en versies) te worden benoemd. Tevens dient te wordenaangegeven of het hier gaat om een periodieke uitwisseling of een real-time koppeling.Naast het benoemen van de specifieke applicatie en de versie van de applicatie, moetook worden aangegeven welke data-elementen moeten worden uitgewisseld en of hetgaat om eenrichtingsverkeer of dat het twee kanten op moet gaan (Van ECD-applicatienaar secundaire applicatie en van secundaire applicatie naar ECD-applicatie).

12.8. Conversie

Ook als het gaat om een eenmalige conversie van gegevens (bijvoorbeeld van de oudeECD-applicatie naar de nieuwe) moet expliciet worden aangegeven om welke applicaties(en versies) het gaat en welke data-elementen moeten worden uitgewisseld. Bij


conversie is de vervuiling van de te converteren data een belangrijk punt; wordt de dataopgeschoond voor of na de conversie?

12.9. Details registratie geleverde zorg

In hoofdstuk 6.5 wordt de eis aangegeven dat het mogelijk moet zijn om in de agendageleverde zorg te registeren. Het registreren van geleverde zorg kan op verschillendemanieren en de instelling dient de keuze te maken. Wel is het raadzaam om eenverdergaande wijze van registratie voor de toekomst niet uit te sluiten. Mogelijke wijzenvan registratie in toenemend in mate van detail zijn:• Niet registreren• Steekproefsgewijs• Aan-/afwezigheid registreren• In blokken (bijvoorbeeld middag, eten)• In specifieke tijdseenheden (van bijvoorbeeld uur tot minuten)Natuurlijk kan ook een combinatie een eis zijn.

12.10. Mate van werkstroombesturing

Op een aantal specifieke plaatsen is als collectieve eis werkstoombesturing opgenomenin de voorgaande hoofdstukken. Het gaat hier om besturing van werkstromen die volgenuit wettelijke kaders. Ook op andere (niet-wettelijk verplichte werkstromen) iswerkstroombesturing mogelijk. Een instelling dient na te gaan waar verdergaandewerkstroombesturing volgens instellingsspecifieke richtlijnen vereist of gewenst is. Bijwerkstroombesturing zijn 3 niveaus te onderscheiden:1. Geen signalering2. Signalering dat een vervolgactie moet worden gedaan (bijvoorbeeld: na registratie

incident, geeft ECD aan dat de MIC-commissie moet worden ingelicht)3. Het “uitvoeren” van een vervolgactie ( bijvoorbeeld: na registratie incident wordt

automatisch het incident op de agenda van de MIC gezet en krijgt de voorzitter eenbericht)

De instelling moet besluiten op welke onderdelen, welk niveau van werkstroom zij debesturing wil inrichten.

12.11. Pionier of bewezen

De functionaliteit zoals beschreven in dit Collectieve PvE zal niet direct na de publicatievan de definitieve versie door elke leverancier geleverd kunnen worden in hun huidigeversie en daarom ook niet in werkende vorm beschikbaar zijn bij instellingen. En ook optermijn –er vanuit gaande dat de leveranciers hun productontwikkeling afstemmen op dedoor de markt uitgesproken collectieve eisen- zullen instellingsspecifieke eisen nietaltijd direct in huidige versies en werkend bij andere instellingen beschikbaar zijn. Eeninstelling dient de keuze te maken of ze voorop willen lopen met nieuwe functionaliteit ofdat het bewezen functionaliteit moet zijn.


12.12. Best of breed of ERP

Zoals eerder aangegeven kan de ECD-functionaliteit worden ingevuld door een ofmeerdere applicaties. Indien deze applicaties van meer dan een leverancier wordenbetrokken, wordt van een “best of breed” oplossing gesproken. Een belangrijkaandachtspunt hierbij is het koppelen van de verschillende onderdelen. Ook een ERP-toepassing bestaat uit verschillende onderdelen en ook hier blijft integratie eenaandachtspunt. Een belangrijk aandachtspunt bij een ERP-oplossing is, of de oplossingop de onderdelen die voor de instelling het belangrijkst zijn, ook een juiste invulling aande eisen geeft.

12.13. Een sector of multisectoraal

Indien de instelling in meerdere sectoren actief is (GZ, VV&T en GGZ) en dit wilondersteunen vanuit een ECD-applicatie, moet de aansluiting op andere sectoren(voorkant met verschillende indicatie verstrekkende instellingen en informatieaanleverende organisaties; achterkant aan verantwoording organen) wordengewaarborgd.


Voorbeelden vanuit AVG disciplineEen aantal van deze onderwerpen is wellicht ook relevant voor een andere discipline. Devolgende data-elementen moeten als richtinggevend –naast de data die in hetonderliggend HIS via een link met ECD (zie hoofdstuk 4.3)- kunnen worden vastgelegd inhet ECD. In cursief de onderwerpen waarop het betrekking heeft, in het vet cursiefhetgeen praktisch in het ECD zou moeten:• Niveau van functioneren vast kunnen leggen.• De oorzaken van de verstandelijke handicap en het onderzoek daarnaar, de preventie,

opsporing, behandeling en begeleiding van medische problematiek hieraangerelateerd; Healtwatch’s

• Syndromen en syndroomgerelateerde medische problematiek (preventie, opsporing,behandeling en begeleiding); Healtwatch’s

• Gedragsproblematiek, autisme, psychiatrische stoornissen (preventie, opsporing,behandeling en begeleiding); mogelijkheden om schalen bij te houden.

• Communicatieve problemen (opsporing, behandeling, begeleiding, hulpmiddelen); • Epilepsie (herkenning, begeleiding en behandeling) en andere neurologische

stoornissen; Overzichten aanvalsfrequentie• Medische problematiek van cliënten met ernstige meervoudige (complexe)

stoornissen, zoals spasticiteit en (preventie, behandeling en begeleiding van) daaraangerelateerde problemen, zoals mobiliteitsstoornissen, contracturen en luxaties, eet-en drinkproblemen, luchtweginfecties, refluxziekte en obstipatie; fysiotherapeutischeschalen; pijnschalen; ontlastingskalender

• Motorische en neurologische stoornissen (opsporing, behandeling, begeleiding,hulpmiddelen); Schalen om motorische stoornissen te kunnen vervolgen; lijsten omhulpmiddelen bij te houden/aan te vragen

• Opsporing, behandeling en begeleiding van (specifieke) verouderingsproblematiek,inclusief behandeling en begeleiding in de laatste levensfase van mensen met eenverstandelijke handicap; Allerlei dementie en andere schalen

• Preventieve geneeskunde bij mensen met een verstandelijke handicap, onder meerd.m.v. etiologie-gerelateerde programma’s voor gezondheidsbewaking (health watch);

• Vaccinatieadviezen, infectiepreventie en hygiëneaspecten; screening en monitoring,mogelijkheden tot vastleggen hiervan.

• Opsporing, behandeling en begeleiding van visus- en gehoorstoornissen; Registratiemonitoring van de gevonden stoornissen

• Advisering over of uitvoering van medicamenteuze ondersteuning bij onderzoeken enbehandelingen, die door de cliënt als bedreigend worden ervaren (bijvoorbeeld detandarts); registratie en montoring hiervan

• Opsporing, behandeling en begeleiding van voedingsproblematiek, eetproblemen enslikstoornissen; bij kunnen houden gewichts- en voedingslijsten

• Opsporing, behandeling en begeleiding van slaapstoornissen;


Bijlage A: Voorbeeld onderwerpen voor discipline dossiers

• Begeleiding bij anticonceptie en opsporing, behandeling en begeleiding vanseksualiteitsproblematiek en seksueel misbruik; menstruatiekalender

• Behandeling en begeleiding van mensen met Niet Aangeboren Hersenletsel (NAH).• Tandartsbezoeken (of zit die al in het ECD?)• Registratie chronisch medicatie

Voorbeelden vanuit gedragskundige disciplineEen aantal van deze onderwerpen is wellicht ook relevant voor een andere discipline:• ABVK: (Korte)Amsterdamse Biografische vragenlijst voor kinderen. • ADVZ: Aangepaste dementievragenlijst(voor diep en ernstig verstandelijk gehandicapt)

deze vragenlijst sluit beter aan op lage nivo’s dan de DVZ. • AVL: ADHD Vragenlijst die de gedragssymptomen meet van de ADHD problematiek bij

kinderen van 4 - 18 jaar • AVZ-R: Autisme- en verwante stoornissen schaal. • BSID I: Een test voor kinderen van 0 ;1-3 ;6 jaar die de motorische en mentale

ontwikkeling meet.• CBSK: Competentieschaal voor kinderen• CPG: Checklist pijngedrag.• DISCD 1: Diagnostisch interview deel één voor sociale en communicatieve

stoornissen. • DISCD 2: Diagnostisch interview deel twee voor sociale en communicatieve

stoornissen. • DSDS: Dementieschaal voor Downsyndroom.• DVZ: Dementievragenlijst voor verstandelijk gehandicapten. Observatieschaal die

naast cognitieve achteruitgang ook functionele achteruitgang door niet cognitievezaken meet.

• DVZ: handleiding• ESSEON: Experimentele schaal voor de beoordeling van het sociaal-emotioneel

ontwikkelingsniveau. • GIP: Gedragsobservatieschaal voor intramurale psychogeriatrie. • GTI : Gedrag taxatie instrument geeft een beeld van de mogelijkheden van de cliënt

met EMB op verschillende aspecten.• HBS-H: Hoensbroeckse beperkingenschaal hersenletsel. • Hechting: Vragenlijst met betrekking tot sociaal emotionele ontwikkeling met name

gericht op de hechting• IPZ: Inventarisatie persoonsbeeld en zorg. Gegevensverzameling van de ontwikkeling

en situatie van een persoon tot dan toe• MAS: Vragenlijst die situaties tracht vast te stellen, waarin een persoon zich met een

zekere waarschijnlijkheid op een bepaalde manier zal gedragen. • Neto: Neuropsychologische testserie voor oudere licht verstandelijk gehandicapten. • NPV-J: Nederlandse personenvragenlijst.. Voor kinderen van 9-15 jaar• OOB: Observatielijst ouder wordende bewoner. Opmerken van veranderingen in het

ouderdomsproces. • PMT-K-83: Vragenlijst Een prestatie-motivatietest voor kinderen. • REISS-kinderen: Invullijst + handleiding(kopie) voor kinderen met een verstandelijke

handicap van 4- 21 jaar om te beoordelen of een psychiatrisch symptoom recentelijkgeen probleem, een probleem of een groot probleem is in het leven van een kind.

• REISS-volwassenen: Invullijst + handleiding voor mensen van 12 jaar en ouder.


• SEO: Sociaal Emotionele ontwikkelingslijst. Vragen lijst over de emotioneleontwikkeling van 0-11jaar.)

• SGZ/SMZ: SGZ is voor meten ongewenst gedrag en de SMZ voor motorischeontwikkeling.

• Signaallijst Depressie voor zwakzinnigen: Vragenlijst (kopie)voor het snel opsporenvan mensen met een depressie

• SON-R 2 1/2-7 : Non-verbale intelligentietest met leeftijdsbereik van 2-7;11jaar.• SON-R 5 1/2-17: Non verbale intelligentietest met een leeftijdsbereik van 5-17;6 jaar• SRK : Sociale redzaamheidsschaal voor kinderdagverblijf bezoekers. Van 3-6jaar.• SRZ/SRZ-I: Deze schaal meet de mate van zelfstandigheid. • SRZ-P : Ook deze schaal meet de mate van zelfstandigheid op een hoger niveau. • TVZ: Temperamentschaal voor zwakzinnigen. • UCL: Utrechtse copinglijst. • VABS: Expanded versie van de Vineland. Aan de hand van een interview het bepalen

van ontwikkelingsniveau / sociale redzaamheid bij kinderen met een verstandelijkebeperking Leeftijdsbereik 0;1- 18;11jaar

• VAK: Vragenlijst voor angst bij kinderen • Vineland-Z: Survey versie, genormeerd voor mensen met een verstandelijke

beperking. Ontwikkelingsniveau. • VPF: invullijst functie probleemgedrag• WAIS III: Verbale intelligentietest met een leeftijdsbereik van 16-85 jaar• WISC III: Verbale intelligentietest met een leeftijdsbereik van 6-17 jaar• ZALC: Dit is een zinaanvullijst Curium voor leeftijdsbereik van 8 tot 25 jaar. (sociaal

emotioneel niveau)


Casus

Electronisch Cliënten DossierV1.1 Definitief

1. Introductie 5 1.1. Doel van deze casus beschrijving 5

1.2. Uitgangspunten 5

2. Tot stand komen en ontwikkeling van dit document 7

3. Autorisatie 9 3.1. Inrichten 9

3.2. Rapporteren 10

4. Aanmelding 11 4.1. Oriëntatie 11

4.2. Aanmelding 12

5. Planning 15 5.1. Voortraject 15

5.2. Persoonsbeeld, plannen, agenda 16

6. Uitvoering 19 6.1. Aanvang dienst 19

6.2. Agressie-incident/ MIC melding 20

6.3. De agenda 20

6.4. Rapportage therapeuten 21

6.5. M&M noodmaatregel 21

7. Evaluatie 23 7.1. Rapportage en evaluatie 23

7.2. MDO 23

7.3. Recht op zorg 25

7.4. Ontslag/overplaatsing 26

7.5. Terug uit ziekenhuis 26

7.6. Naar andere instelling (ondersteuningsvorm) 26

7.7. Informatie over cliënten tussen verschillende instellingen 27

3 Casus, Electronisch Cliënten dossier

Inhoudsopgave

8. Managementinformatie 29 8.1. Capaciteitsbehoefte 29

8.2. AO/IC rapportage 29

8.3. Capaciteitsbehoefte exporteren naar rooster systeem 30

8.4. Gegevensuitwisseling financieel systeem 30

8.5. Inspectiebezoek 31


1.1. Doel van deze casus beschrijving

• Biedt instellingen een kader in de taal van de instelling, om te beoordelen hoe ICTleveranciers hun software hebben opgebouwd. Het geeft een beeld van detoepassingsmogelijkheden van het ECD voor de instelling.

• Biedt VGN en de Gehandicaptenzorg sector een hulpmiddel om een collectievemarktvraag voor het ECD bij ICT Leveranciers aan te bieden en transparantie tebrengen in de gewenste mogelijkheden van ECD.

• Biedt ICT leveranciers een hulpmiddel om zicht te krijgen op de collectievemarktvraag voor het ECD en de spelende processen c.q. gebeurtenissen inzorginstellingen zodat zij een goede demo kunnen ontwikkelen van hun ECD software.

1.2. Uitgangspunten

1) Herkenbaar voor de instellingen wat betreft de mogelijkheden van een ECD binnen debestaande procesgang

2) Leesbaar, toegankelijk en uitnodigend voor gebruik 3) Toepasbaar: de gebeurtenissen in de demo worden duidelijk gemaakt aan de hand

van kleine set gegevens, die representatief zijn 4) Bruikbaar voor demo doelstellingen en voorzien van gangbare gebeurtenissen die

voorkomen in primair proces van zorginstellingen; 5) Aansluiten bij nieuwe ontwikkelingen als:

a) Kwaliteitskader b) Zorgzwaartefinanciering c) Vraagsturing zorgvraag cliënt d) Kwaliteitsindicatoren e) Leveringsbetrouwbaarheid/ verantwoording aan cliënt

6) Ruimte voor de ICT leveranciers om de vormgeving naar eigen inzicht in te vullen ende mogelijkheid om eigen functionele toevoegingen te maken om uniekeeigenschappen van het eigen ECD software pakket te tonen

7) Ondersteunend aan het programma van eisen voor het ECD en het digitaalprocesmodel van het ECD


1. Introductie

Op basis van het Proces model zijn er met een aantal instellingen gesprekken gevoerdover de gang van zaken in de praktijk bij hun instelling. Deze praktijkbeschrijvingenhebben geleid tot een aantal “verhalen” per onderdeel van het Proces model.

Een aantal onderwerpen moeten nog worden uitgewerkt.

Mocht u vragen, aanvullingen (met een onderbouwing) of opmerkingen hebben over deCasus, dan kunt u die te allen tijde via [email protected] aan het project doentoekomen. Deze versie van de Casus is als volgt tot stand gekomen:


Interviews met instellingen V0.1 september 2008

Terugkoppeling van instellingen V0.2 september 2008 (gepubliceerd op VGN website)

Toevoeging gegevens uitwisseling met V0.3 september 2008 (gepubliceerdpersoneelssysteem op VGN website)

Verwerken commentaar V1.0 Oktober 2008 (gepubliceerd op VGN website)

2. Tot stand komen en ontwikkeling van ditdocument

3.1. Inrichten

Na een aantal oriënterende gesprekken voorafgaand aan zijn daadwerkelijkeindiensttreding op 1 november, is met Jan van Dolmen afgesproken dat hij gaat werkenop de drie huizen Iep, Kastanje en Hazelaar. In het Personeelssysteem worden depersoneelsgegevens van Jan opgenomen en wordt tevens aangegeven dat hij op de Iep,de Kastanje en de Hazelaar werkt (kostenplaatsen). De personeelsgegevens van Janworden ingelezen in het ECD. Jan wordt persoonlijk begeleider van een 6-tal LVGjongeren. De Kastanje en de Hazelaar zijn huizen voor LVG jongeren. Iep is een groot huismet twee gedeelten: een deel voor LVG jongeren en een deel voor VG volwassenen. Omdie reden is De Kastanje als een Organisatorische Eenheid (OE) gedefinieerd, deHazelaar als een OE, maar de Iep opgedeeld in twee OE’s (een is het deel LVG jongeren,en een is het deel VG volwassenen). Binnen de instelling is het zo georganiseerd datpersoonlijk begeleiders voor alle cliënten die wonen op de Organisatorische Eenheidtoegang krijgen tot het zorgen ondersteuningsplan, agenda en algemeen deel (van hetdossier). Voor de cliënten waarvan zij persoonlijk begeleider zijn, krijgen ze ook toegangtot het volledige persoonlijk begeleider discipline dossier. Om die reden krijgt Jan de rolbegeleider voor de drie OE’s (OEK1, OEH1, OEI2) met LVG jongeren en de rol persoonlijkbegeleider voor het 6-tal LVG jongeren. De zorgmanager aan wie Jan rapporteert geeftdoor aan de afdeling automatisering dat Jan de rol van persoonlijk begeleider heeft voorHans H, Dirk D, Frank F., Floor F. en Marie M. en hij tevens verbonden is als begeleideraan de 3 OES: OEK1, OEH1, OEI2. De medewerker van de afdeling automatisering maakteen account aan voor Jan met de juiste autorisaties door de rol begeleider te koppelenaan OEK1, OEH1, OEI2 en de rol persoonlijk begeleider aan Hans H, Dirk D, Frank F.,Floor F. en Marie M.

Na een aantal jaar met een vaste groep VG volwassenen te hebben gewerkt wil FransKonijn, een rol waarbij hij met meerdere verschillende cliënten afwisselend werkt. Dit ismogelijk in de rol van Inval Pooler. Binnen de instelling is een aantal medewerkers dat inde functie van Inval Pooler, waar nodig, invallen in de rol van begeleider. De afdelingautomatisering ondersteunt deze manier van werken door deze Inval Poolers teautoriseren op de agenda en het algemeen deel (van het dossier). Zo weten de invalpoolers voor de cliënten waarmee ze op inval basis werken, wat cliënt net heeft gedaanen gaat doen en de bijzonderheden.

Margot de Jonge gaat na jaren trouwe dienst van haar welverdiende pensioen genieten.Ze wordt door haar manager afgemeld bij personeelszaken. De medewerkerpersoneelszaken verwerkt dit in het Personeelssysteem. Deze status wijziging vanMargot wordt ingelezen in het ECD en zo wordt het account van Margot op niet-actiefgezet. Hij wordt niet verwijderd aangezien de historie (van welke cliënten Margotgegevens heeft ingezien en gewijzigd) bewaard moet blijven.


3. Autorisatie

Functionaliteit ECD • Inlezen gegevens uit Personeelssysteem (OE’s) • Inlezen gegevens uit Personeelssysteem (BSN, dienstverband volgnummer1, naam,

rol) • Autorisatie op rol en OE en cliënt

3.2. Rapporteren

Met de LVG jongeren Hans H. uit het huis de Iep wordt als onderdeel van het jaarlijksgesprek doorgenomen wie het afgelopen jaar toegang hebben gehad tot zijn dossier omhem goed te kunnen ondersteunen. Ter voorbereiding heeft een medewerker van deafdeling automatisering op verzoek van de persoonlijk begeleider een rapportgegenereerd vanuit het ECD met alle rollen die toegang hebben gehad tot zorg- enondersteuningsplan, agenda en algemeen deel (van het dossier) en een rapport op naamwie allemaal verdergaande toegang hebben gehad tot de discipline dossiers. Indien Hansvindt dat daartoe aanleiding is, kan hij ook het eerste overzicht op naam krijgen.

Toen Hans een aantal jaar geleden bij de instelling kwam is als onderdeel van hetovereenkomen van de zorgen ondersteuningsovereenkomst ook een bijlageoverhandigd met de autorisatie instelling voor zijn dossier. De rollen met toegang tot hetzorg- en ondersteuningsplan werden genoemd en de namen van de personen dietoegang hebben tot de discipline dossiers (persoonlijk begeleider, arts, orthopedagoog,gedragsdeskundige, etc.). Deze bijlage was door een medewerker van de afdelingautomatisering gegenereerd vanuit het ECD nadat hij Hans als cliënt aan het ECD hadtoegevoegd in de juiste OE en met de juiste persoonlijk begeleider.

Functionaliteit ECD • Inzicht in autorisaties (welke soorten informatie, heeft wie [rol/naam] toegang) per

cliënt • Inzicht in wie heeft welke soorten informatie geraadpleegd en wie gewijzigd.


1 Een medewerker kan meer dan een dienstverband hebben. Zo is in de casus zowel persoonlijkbegeleider alsbegeleider.

4.1. Oriëntatie

Tom van Vliet is 8 jaar. Hij heeft een verstandelijke beperking enwoont gezellig bij zijn ouders thuis. Zijn ouders willen graag noglang voor hem blijven zorgen, maar merken dat het wel steedszwaarder wordt. Ze zijn ook de jongste niet meer. Wat nu als Tomniet meer thuis kan wonen? Een paar straten verderop staat eenwoning van de stichting Samen staan we sterk (SSWS). Joke enKees, de ouders van Tom, hebben goede verhalen gehoord overSSWS. Binnenkort maar eens langs.

Vandaag is het zover, met z’n drieën gaan ze op pad naar één van de woonprojecten vanSSWS, de Regendruppel. Daar wonen 6 kinderen. Ze worden hartelijk welkom gehetendoor Tineke, de groepsleidster. Tom ziet opeens een bekende zitten, en loopt naar hemtoe. Joke en Kees raken met Tineke in gesprek. Ze leggen de situatie uit, lopen eenrondje door het huis. Ze zijn erg gecharmeerd van de omgeving. Na de rondleiding legtTineke uit dat het de gewoonte is dat ze de gegevens van Tom noteert. Die kan ze danlater invoeren in het ECD onder het kopje ‘oriëntatie’. Op die manier kan goedbijgehouden worden wie er is wezen kijken en wanneer. Als Tom dan over een poosje inde Regendruppel komt wonen, kunnen ze bij SWSS zo zien dat hij al een keertje eerder iswezen kijken.

Tineke legt ook uit wat er allemaal komt kijken voordat Tom in de Regendruppel kankomen wonen. Joke en Kees moeten daarvoor een indicatie aanvragen bij het CIZ endaarbij aangeven dat de SSWS, locatie de Regendruppel hun voorkeur heeft. Eenmedewerker van het CIZ komt dan bij Joke, Kees en natuurlijk Tom op bezoek om tekijken hoe het gaat en welke zorg Tom nodig zal hebben. Om in de Regendruppel tekunnen gaan wonen heeft Tom een ZZP nodig. Als het CIZ een indicatie afgeeft met eenZZP krijgt de SSWS een kopie daarvan. Dat gaat allemaal digitaal via het AZR-berichtenverkeer. Zo weet de SSWS dat Tom binnenkort in de Regendruppel wil gaanwonen. Hij komt dan op de wachtlijst te staan.

Joke en Kees hebben goed naar Tineke geluisterd en ze spreken af dat ze over een halfjaar weer contact zullen hebben om te kijken hoe de situatie dan is.

Functionaliteit van ECD • Stamgegevens (registratie basis) • Inhoud van het contact (registreren) • Signalering aanzetten voor follow-up


4. Aanmelding

4.2. Aanmelding

Casus 1 - Ambulante zorg Het is inmiddels een jaar later, Joke en Kees krijgen het steeds zwaarder met de zorgvoor Tom. Regelmatig zijn er problemen met zijn gedrag. Ze weten het allemaal nietmeer en bellen met het servicebureau van SSWS. De medewerker van het servicebureau,Eline, kan ze gelukkig verder helpen. Ze ziet in het ECD dat Joke en Kees al een keertjebij de Regendruppel zijn wezen kijken. Ze stelt een paar vragen en komt er zo achter datJoke en Kees het liefst Tom nog een poosje thuis willen laten wonen. Eline legt uit dat ditprima kan, dit heet ambulante zorg. Verder vertelt ze nog het een en ander overindicaties en de mogelijkheden bij een persoonsgebonden budget (PGB).

Joke en Kees zijn opgelucht, ze bellen meteen het CIZ om een indicatie voor Tom aan tevragen. Dit is zo geregeld en binnen 6 weken hebben ze de papieren in huis. Tom (ennatuurlijk Joke en Kees) krijgen Ondersteunende begeleiding (OB) voor ongeveer 7 uurper week. Verder komt Tom in aanmerking voor begeleiding bij de gedragsproblemen, ditis weergegeven in de functie behandeling (BH).

De SSWS heeft ook de indicatie binnengekregen als voorkeursaanbieder. De indicatiekwam binnen via AZR, en is meteen zichtbaar in het ECD op de afdeling Cliëntregistratie.Daarin is ook te zien dat Tom vanaf volgende week al OB en BH mag ontvangen. De BH isvoor een korte tijd, de OB is geldig voor 5 jaar. De indicatie wordt doorgezet naar deCliëntenservice en uitgeprint voor het papieren cliëntendossier.

De afdeling Cliëntenservice bestaat uit een team van 7 consulenten. Iedere consulentbedient zijn/haar eigen regio. De indicatie van Tom valt onder de regio Zuid-West en komtdus bij de consulent van regio Zuid-West op het bureau. De consulent, Marieke, weetprecies wat ze moet doen. Ze opent het ECD en zoekt de telefonische gegevens van Jokeen Kees op. Die staan keurig in het systeem, net als de indicatie van Tom. Ze belt meteenen krijgt Kees aan de telefoon. Ze legt uit wat de bedoeling is van het gesprek en steektvan wal. Ze wil graag weten hoe het nu met Tom is (we zijn inmiddels toch ook al weer 2maanden verder) en hoe het met Joke en Kees is. Kees vertelt en vertelt en Mariekemaakt ondertussen snel aantekeningen. Aan het einde van het gesprek is er veelduidelijk geworden. Tom heeft snel begeleiding nodig en daarnaast moet degedragskundige maar eens langs gaan. Die kan bepalen of Tom geholpen kan worden inhet Behandelcentrum. Ze legt uit wat de verdere stappen zijn en wenst Kees veel sterktetoe.

Marieke werkt haar verslag uit in het ECD en stuurt de gegevens door naar de managervan het ambulante team, Henk. Henk leest de informatie en belt naar Joke en Kees voorhet maken van een afspraak. Het is namelijk de bedoeling dat Henk op huisbezoek gaatbij Joke en Kees om kennis met hen te maken, maar ook om een goed beeld van desituatie te krijgen. Zo kan hij beter bepalen welke begeleider Tom gaat ondersteunen. Ter voorbereiding aan het huisbezoek stel Henk een zorgovereenkomst op. Hierin staanallerlei formele dingen over rechten, plichten, zorgplan, etc. Als bijlage is er eenformulier toegevoegd waar een samenvatting kan worden weergegeven van de afsprakendie gemaakt worden: het initieel ondersteuningsplan (of arrangement). Joke en Kees énde directeur van SSWS tekenen deze overeenkomst. Na het huisbezoek verwerkt Henk


de gegevens uit de zorgovereenkomst in het ECD. Bij de indicatiegegevens wordt nutoegevoegd wat er is afgesproken over de inhoud van de zorg: Tom ontvangt vanafvolgende week op maandag en op donderdag van 13.00-16.00 uur begeleiding. Hij schrijftin het ECD ook een overdracht voor de gedragskundige, zo weet zij al een beetje van desituatie van Tom.

Het enige wat Henk nu nog hoeft te doen is de planning aanpassen. Hij heeft al eenmedewerker in gedachten die wel goed zal passen bij Tom. Christina is een lievebegeleider. Hij controleert meteen in het ECD haar planning voor de komende weken enziet dat zij wel ruimt heeft om met Joke, Kees en Tom te starten. Hij zorgt ervoor deChristina dit ook weet, door de gegevens van Tom in haar planning in te voeren. Ze krijgtdan meteen op haar PDA bericht dat ze vanaf maandag naar Tom gaat.

Tot slot belt Henk nog even met Marieke om terug te koppelen wat er allemaalafgesproken is. Zo weet Marieke dat het dossier van Tom, voor wat haar werkzaamhedenbetreft, gesloten kan worden en dat Tom in goede handen is.

Casus 2 – 24-uurs zorg Mevrouw De Zeeuw is 39 jaar, ze voelt zich nog niet zo oud en heeft liever dat de mensenhaar Evelien noemen. Samen met haar zus Nelleke is ze pas wezen kijken bij deZonnestraal, een woonproject voor verstandelijk gehandicapten. Een vriendin van haar,mevrouw Van Dijk woont daar ook al, ze heeft dus wel zin om te verhuizen. Vorige weekhoorde ze namelijk dat er een plekje vrij is gekomen. Ze stond al een jaar op dewachtlijst en werd regelmatig gebeld door Ans van de Cliëntregistratie. Zij informeerdedan hoe het ging met Evelien en vertelde tegen Nelleke de laatste stand van zaken. Dezeinformatie vond Ans allemaal in het ECD bij de ‘wachtlijst’. Daar kan ze namelijk zienhoeveel mensen er op de wachtlijst staan, of ze nog voorkeuren hebben voor een woningen allerlei ander praktische informatie.

Nu is het dus zover, ze mag naar de Zonnestraal. Het CIZ is vorig jaar al langs geweesten heeft haar toen een ZZP gegeven. Evelien denkt dat Nelleke wel weet wat dat preciesbetekent. Voor haar is het vooral belangrijk dat ze in de Zonnestraal mag wonen.

Ans heeft inmiddels in het ECD aangegeven dat Evelien naar de Zonnestraal zalverhuizen. Als de coördinator van de Cliëntenservice dan het systeem opent, ziet zemeteen dat er een nieuwe cliënt van de wachtlijst afgaat en in zorg wordt genomen. Decoördinator ziet dat de Zonnestraal in regio Noord staat, ze zet de indicatie weer doornaar de regio. Ze ziet dat Ans van de Cliëntregistratie ook het ‘voordrachtformulier’heeft ingevuld. Op dit formulier staan al vanuit de indicatie een paar dingen ingevuld: hetZZP, het aantal uren en de zorgvraag zoals die door het CIZ is aangegeven. Ans heeft ooknog wat extra gegevens gecontroleerd, die ze al eerder in het ECD heeft vastgelegd toenEvelien nog op de wachtlijst stond. Dit voordrachtformulier zet ze ook door naar regioNoord. De consulent krijgt dan de indicatie én het formulier te zien als ze het dossieropent. Annelies, de consulent van regio Noord is net terug van een heerlijke vakantie en logt naeen periode van rust weer in op haar PC. Wanneer ze is aangemeld in het ECD ziet ze datze een hele berg werk op zich afkomen. De afspraak is dat nieuwe cliënten binnen tweeweken worden bezocht of gebeld. Dat moet dus nog net lukken met Evelien. Ze belt


Nelleke, de zus en contactpersoon van Evelien, voor het afspreken van een huisbezoek.Annelies gaat het liefst altijd zelf kijken bij de nieuwe cliënten thuis, zo kan ze beterkennismaken. Ze neemt op de afgesproken tijd een print van de indicatie en van hetvoordrachtformulier mee. Ook print ze een blanco ‘antwoordformulier’. Dit is bedoeldals een antwoord op de voordracht: wanneer gaat Evelien verhuizen, welke zorg gaat ermeteen gestart worden en wat (eventueel) nog niet, etc. Deze informatie gaat dan via hetECD naar het team waar de Zonnestraal onder valt.

Evelien vindt het wel gezellig dat Annelies op bezoek komt. Ze kunnen het goed metelkaar vinden, Annelies verzamelt alle informatie en verteld de dames wat er wel en nietonder het ZZP valt. Evelien houdt niet zo van schoonmaken en opruimen, daaromspreken ze af dat de extra tijd die hiervoor nodig is door hen zelf betaald wordt. Anneliesschrijft alles op, zodat ze straks de aantekeningen kan vastleggen in het ECD en maaktmet Nelleke afspraken voor het vervolg. Evelien heeft namelijk ook de functieBehandeling in haar indicatie zitten. Daarom zal er in de eerste week na de verhuizingeen dokter bij Evelien langskomen. Die zal inventariseren wat er precies nodig is voorhaar.

Terug op kantoor werkt Annelies haar aantekeningen uit en stelt ze dezorgovereenkomst op. Naast alle formele dingen, staat hierin welk ZZP er geleverd gaatworden aan Evelien en hoe dat er in grote lijnen uit gaat zien. Dit heet het voorlopigeondersteuningsplan. Als Evelien een paar weekjes in de Zonnestraal woont, zal hetondersteuningsplan verder worden verfijnd.

Annelies stuurt alle informatie door naar Marijke, de manager van het team van deZonnestraal. Die neemt het vanaf nu over, regelt de verhuizing en alles wat daarna komt.Vanaf het moment dat Evelien in de Zonnestraal woont, is het dossier voor Anneliesafgesloten.

Functionaliteit ECD • Stamgegevens en notities (opvragen en aanvullen) • Indicatie (initieel aangeven, inlezen van AZR) • Persoonsbeeld en Perspectief (initieel invullen, aanvullen en raadplegen) • Zorg- en ondersteuningsovereenkomst (vullen met reeds ingevulde informatie in ECD,

aanvullen met behulp van arrangementen, aanvullen met overige zaken, afdrukken,inscannen)

• Zorg- en ondersteuningsplan (initieel invullen, aanvullen en raadplegen) • Agenda (inzien Medewerker agenda, inplannen afspraak, signalering nieuwe

afspraak) • Wachtlijst (signalering vrijgekomen passende plek) • Stamgegevens (aanpassen status cliënt) • Stamgegevens (aanzetten signalering voor follow-up) • Stamgegevens (aanvullende financiering) • Controle op dubbele invoer • Bepaalde velden zichtbaar of inzichtbaar te maken op basis van cliënt typering • Bepaalde velden al dan niet verplicht te maken op basis van cliënt typering Planning


5.1. Voortraject

Izaäk, is een jongen van 13 jaar en is al een aantal jaren inambulante zorg. Onlangs zijn de ouders van Izaäk gescheiden enis vader verhuisd naar Zeeland. Izaäk heeft zeer emotioneelgereageerd op deze gebeurtenis en mist de structuur waar zijnvader thuis voor zorgde. De zorg voor Izaäk en zijn agressievegedrag wordt te zwaar voor moeder en daarom wordt Izaäkaangemeld bij een LVG voorziening in het midden van het land.

Samen met bureau jeugdzorg en de moeder is het anamnese- enintakeformulier ingevuld door het cliëntbureau. Binnen hetsamenwerkingsverband is uitwisseling van informatie mogelijkwaardoor het verslag direct digitaal opgeslagen kan worden in hetdossier van de cliënt binnen de organisatie, waar de zorguiteindelijk geleverd gaat worden. In het verslag wordt uitgebreid informatie verzameldten aanzien van de hulpvraag, voorgeschiedenis van de ambulante zorg, uitslagen vanpsychologisch onderzoek en de didactische gegevens van de school. Hiervoor wordtdankbaar gebruik gemaakt van de digitaal uitwisselbare informatiesystemen van debetrokken instanties. Het cliëntbureau zorgt ervoor dat het gevulde dossier terecht komtbij de T3 commissie van de LVG organisatie.

Deze commissie bestaat uit gedragswetenschappers, die beoordelen of de aangemeldecliënten passen binnen de organisatie en zo ja, in welk cluster. Dezeplaatsingscommissie heeft een akkoord verklaring afgegeven zodat een intake gesprekmet Izaäk en zijn ouders gepland kan worden. Voor dit gesprek vragen de betrokkenen(de pedagoog, manager en systeemdeskundige) de nodige informatie op uit het dossiervan Izaäk. Zij geven een positief advies en alle betrokkenen maken ieder in het digitalezorgdossier een aanvulling op het anamneseformulier zodat bij opname direct eencompleet verslag ter inzage ligt bij de groepsbegeleiding. De voorzitter geeft via het ECDeen bericht naar het cliëntbureau zodat de wachtlijstprocedure uitgevoerd kan worden,de zorgovereenkomst opgesteld en verstuurd wordt en de andere interne betrokkenenzoals de facilitaire- en technische – en medische dienst bericht krijgen van deze opname.

Functionaliteit ECD • Stamgegevens (aanpassen) • Persoonsbeeld en perspectief (anamnese) • Gegevensuitwisseling (inlezen externe informatie)

o Discipline dossier: gedragswetenschapper, orthopedagoog, persoonlijk begeleider(gegevens opnemen, aanvullen)


5. Planning

• Algemene deel discipline dossier (vullen en inzien) • Zorg- en ondersteuningsovereenkomst (vullen met reeds ingevulde informatie in ECD,

aanvullen met behulp van arrangementen, aanvullen met overige zaken, afdrukken, inscannen)

• Signalering relevante organisatie eenheden • Signalering zorgen ondersteuningsovereenkomst • Discipline dossier, medische discipline (aanpassen)

5.2. Persoonsbeeld, plannen, agenda

Peter gaat de opname voorbereiden. In het algemene deel van het dossier (disciplineorthopedagoog) ziet hij wat er al door het cliëntbureau en de orthopedagoog, dieeindverantwoordelijk is voor de behandeling, is geregeld. Hij ziet dat dezorgovereenkomst vandaag nog ondertekend moet worden door de ouders en dat demedicijnlijst nog door gegeven moet worden aan de medische dienst. Gelukkig is weldoor de orthopedagoog het voorlopig zorgen ondersteuningsplan opgesteld waarin dewerkdoelen voor de eerste 6 weken staan. Sinds er gewerkt wordt met een format zorg-en ondersteuningsplan met de standaard doelen, die in het ECD zijn opgenomen, is hetvoor de orthopedagogen haalbaar om op tijd een voorlopig plan te hebben op de groep.

De telefoon gaat en Peter krijgt bericht dat de ouders en Izaäk zijn gearriveerd en naarde woning komen. Eerst maar koffie want zeker vader heeft een lange reis achter de rugen een opname is altijd een emotioneel gebeuren voor de ouders. Zijn manager zegtaltijd “Je kind is geen auto, die je naar een garage brengt”. Na de koffie en algemenekennismaking neemt Peter met Izaäk en zijn ouders het voorlopig zorg- enondersteuningsplan door en maakt hij de eerste afspraken. Hij merkt dat de ouders doorde ambulante zorg al gewend zijn aan het “zorgjargon”. Izaäk lijkt op zijn gemak maar uitde voorgeschiedenis weet Peter dat de jongen snel uit balans kan raken in nieuwevreemde situaties.

Dus hij informeert met name naar het vaste patroon en daginvulling van Izaäk zodat debegeleiding hierop kan aansluiten de eerste dagen. Tijdens het opnamegesprek gebruikthij het standaard vragenformulier voor het opnameverslag. Gelukkig kan Izaäk blijven opdezelfde school zodat hierin continuïteit is. Peter vraagt naar de getekendezorgovereenkomst zodat vader hier niet apart voor terug te komen. Ook neemt hij samenmet de ouders de belangrijke gegevens door die al eerder zijn vastgelegd in het ECD. Hetmobiele nummer van vader is veranderd en dat kan Peter gelijk wijzigen in het systeem.Tevens neemt hij nogmaals de planning en gemaakte afspraken voor de komendeperiode door en geeft aan op welke nummers de groepsleiding altijd te bereiken is.

Peter ziet in de agenda dat de orthopedagoog gelijk een afspraak heeft gepland in deagenda voor een evaluatiegesprek over 6 weken. Hij ziet direct dat de anderetherapeuten, de manager en ouders hierover al bericht zijn maar de ouders nog niet.Peter sluit dit kort met de ouders en noteert dit in de checklist. Na het gesprek verwerktPeter al zijn gegevens in het opnameverslag en verwerkt hij de interne communicatieover de komst van Izaäk.


Functionaliteit ECD • Discipline dossier (gegevens opnemen, aanvullen) • Algemene deel discipline dossier (vullen en inzien) • Zorg- en ondersteuningsplan (aanvullen, raadplegen en afdrukken) • Werkplan (aanvullen en raadplegen) • Agenda (inplannen afspraak, inzien, rapporteren)


6.1. Aanvang dienst

Het is vroeg in de ochtend en nog rustig op het terrein als Peter zijndienst begint. Hij werkt al 10 jaar in Zandwijk en werkt de laatste jarenal visor (verantwoordelijk begeleider) op cluster A. Binnen cluster Aworden jongeren van 12 t/m 18 jaar opgenomen die naast hun lichtverstandelijke beperking ook kampen met ernstigegedragsproblematiek. De leeftijd van de kinderen maar ook dedynamiek en de actie op de groep maken dat voldoende uitdaging is inhet werk voor Peter. Vandaag komt er een opname en gisteren heeft hijhet anamneseverslag al door geplozen vanuit het ECD. Vanmorgen heefthij gepland om enkele zaken voor opname te regelen. Helaas de rust issnel voorbij als in de woning komt. Er zijn 2 zieken in het cluster watbetekent dat er beroep gedaan is op een invalkracht uit flexpool. Peterlogt in op de groep en via zijn persoonlijke code kan hij in het ECD snelhet dagjournaal lezen. Hierdoor weet hij direct de belangrijkste onderwerpen zodat hij depersoonlijke rapportage per bewoner even kan laten liggen. Daarna vangt hij Marjolein,de flex, op. Zij is gelukkig een ervaren kracht die al vaker op cluster A heeft gewerkt.Peter vraagt of zij nu een inlogcode heeft maar helaas dat is nog steeds niet geregeld.Hij geeft haar tegen de afspraak in toch maar de code van de zieke collega om derapportage te lezen. Vervelend maar zij moet toch kunnen lezen en rapporteren!Marjolein krijgt ook inzage in de signaleringsplannen van de kinderen, die zij gaatbegeleiden vandaag. Daarin kan zij lezen wat de signalen zijn van een bepaald gedrag enhoe zij dan moet handelen. Zeker belangrijk om escalatie en acting-out gedrag tevoorkomen. De mogelijkheid om direct via de inlogcode bij deze plannen te komen is incrisissituaties erg praktisch. Ook geeft hij haar de pieper van de interventiemedewerker,die direct ingeschakeld kan worden bij probleemsituaties.

Beiden vangen de jongeren op bij het ontbijt en Peter neemt de afspraken voor de dagmet de groep door. Hij ziet in de agenda van het ECD dat er afspraken zijn voor tweekinderen bij de orthopedagoog en de bewegingstherapeut. Ook bespreekt hij met degroep dat er vandaag een nieuwe opname komt. Peter merkt dat een kind erg slechtgeslapen heeft en opziet tegen het gesprek met de orthopedagoog. Dit kan problemengeven op school. Zo meteen maar een berichtje naar school om dit door te geven.

Na het ontbijt heeft Marjolein tijd om in het kantoor achter de computer de rapportageen de zorgen ondersteuningsplannen in het dossiers door te lezen.


6. Uitvoering

Functionaliteit ECD • Algemene deel discipline dossier (vullen en inzien) • Logfile met observatie op cliënt/afdeling/periode (i.h.k.v. overdracht) • Inzien en aanvullen agenda: wat (welke actie), waar (welke locatie), wanneer (tijdstip,

afhankelijk van de soort actie globaal tijdsvlak of specifieke afspraak), met wie (welkemedewerker of afdeling), volgens welk protocol (verwijzing naar protocol indienrelevant), bijzonderheden (verwijzing naar “algemeen dossier deel” indien relevant)

• Inzien zorgen ondersteuningsplan

6.2. Agressie-incident/ MIC melding

Izaäk is nu 6 weken op de groep en het lijkt erop dat hij zich aardig kan handhaven. Peteris in het kantoor als hij door zijn collega wordt geroepen. Izaäk dreigt uit zijn dak te gaanwant zijn vader heeft gebeld met het nieuws dat hij het weekend niet kan komen. Peterbelt gelijk de interventiemedewerker om het team te ondersteunen. In hetsignaleringsplan staat in welke fase en met welk gedrag deze hulp ingeschakeld kanworden. De interventiemedewerker neemt Izaäk mee om zijn agressie buiten te uiten envoorkomt hierdoor dat Izaäk naar de afzonderingsruimte moet. Na afloop bespreektPeter het incident met de interventiemedewerker en zij vullen samen hetmeldingincidenten (MIC)formulier digitaal in. De interventiemedewerker vertelt dat hijIzaäk buiten wel stevig vast heeft gehouden om te voorkomen dat hij ging slaan. Gelukkigkalmeerde Izaäk vrij snel en kon de medewerker het alleen af. Helaas is wel de blousegescheurd tijdens deze gebeurtenis. Ook hiervan wordt verslag gedaan. Tegenwoordigzijn alle gegevens makkelijk in te vullen d.m.v. een afvinkmethode in het ECD. Dit scheeltheel wat administratieve rompslomp. Peter klikt binnen het systeem direct aan dat het MIC formulier naar de MIC commissie,de orthopedagoog en manager verstuurd wordt. Door de komst van het ECD wordt dezeregistratie direct vastgelegd en verstuurd waardoor intern de informatie bij de juistepersonen komt. Voorheen koste hem dit meer tijd om iedereen op tijd te berichten overdit incident. De manager heeft hierdoor maandelijks direct gegevens over het aantalincidenten en de orthopedagoog volgt hierdoor de zorg en kan direct reageren als ditnodig is. Ook de MIC commissie kan direct de informatie verwerken in haar rapportage.

Functionaliteit ECD • Algemene deel discipline dossier (vullen en inzien) • Agenda (incident melding, doorsturen) • Rapporteren incidenten per soort

6.3. De agenda

Simon, de teamleider heeft aan iedereen gevraagd om de individuele agenda’s van dekinderen bij te werken. Hij heeft deze informatie nodig voor zijn kwartaalrapportage enom te zien of de indicaties nog toereikend zijn. Peter werkt vandaag de agenda’s van zijnkinderen bij in het ECD. Door het handige formulier heeft hij vrij snel in de gaten of degeleverde zorg van afgelopen periode nog klopt binnen de indicatietijd van de ZZP. Als hij


klaar is verstuurt hij een mailtje aan Simon dat de agenda’s up-to-date zijn.

Functionaliteit ECD • Inzien en aanvullen agenda: wat (welke actie), waar (welke locatie), wanneer (tijdstip,

afhankelijk van de soort actie globaal tijdsvlak of specifieke afspraak), met wie (welkemedewerker of afdeling), volgens welk protocol (verwijzing naar protocol indienrelevant), bijzonderheden (verwijzing naar “algemeen dossier deel” indien relevant)

6.4. Rapportage therapeuten

Sandra, de bewegingstherapeut heeft een afspraak met Izaäk. Peter heeft de school algemeld van deze afspraak zodat Izaäk om 11.00 uur bij Sandra kan zijn. Izaäk geniet vandeze uurtjes in de sportschool want hij oefent met Sandra op de boksbal en metgewichten. Vandaag regent het en Izaäk moet door storm en wind naar de sportschool.Hij baalt hiervan en zeker als hij merkt dat zijn band leeg staat. Hij komt hierdoor te laaten reageert direct zeer agressief als Sandra hem vraagt waarom hij te laat is. Sandralaat Izaäk afreageren op de boksbal en de woede kan zij later wel met hem bespreken.Zij laat Izaäk niet alleen naar de woning terug gaan maar regelt eeninterventiemedewerker om hem te begeleiden. In het ECD schrijft zij het verslag van debijeenkomst zodat de groepsbegeleiding direct kunnen lezen wat er is voorgevallen.Sandra is erg tevreden over de mogelijkheid binnen het ECD om onderscheid te maken inopen informatie naar groepsleiding en haar eigen privacy gevoelige informatie uit debehandelsessie.

Functionaliteit ECD • Agenda (signalering afspraak) • Discipline dossier: bewegingstherapeut (gegevens opnemen, aanvullen) • Algemene deel discipline dossier (vullen)

6.5. M&M noodmaatregel

Izaäk komt ondanks de opvang van de interventiemedewerker geïrriteerd op de woning.Marjolein, de flexwerker vangt hem op. Gelukkig had zij het verslag van Sandra gelezen.Al snel slaat Izaäk door en helaas is er niet meer met hem te onderhandelen. Marjoleinen Peter brengen met Izaäk in de afzonderingsruimte waar Izaäk tot rust kan komen.Peter neemt direct na het voorval contact op met de orthopedagoog, want ondanks datdeze maatregel opgenomen is in het behandelplan, wil zij hiervan direct bericht hebbenom eventueel extra maatregelen te nemen voor de avond en nacht. Peter vraagt in hetECD een M&M noodformulier op en vult dit in. Ook deze informatie wordt direct gemeldbij de intern betrokken personen. Tevens is het noodzakelijk dat de incidenten wordengeregistreerd. Cliëntveiligheid is een van de velden uit het kwaliteitskader en hiervoorworden per cluster indicatoren opgesteld. Het is voor de teamleider en managerbelangrijk om te volgen welke incidenten hebben plaatsgevonden, bij wie en welkemaatregelen er zijn genomen.


Functionaliteit ECD • Algemene deel discipline dossier (inzien) • Agenda (incident melding, automatisch doorsturen) • Managementinformatie (rapportage incidenten)


7.1. Rapportage en evaluatie

De groepsleiding heeft aan de hand van specifieke observatiedoelen elkedag gerapporteerd in het dossier. Door de komst van het ECD is kan eenieder specifiek rapporteren bij de opgestelde doelen in het bezorg- enondersteuningsplan. Hierdoor is de registratie zorgvuldig en completeren is de voorbereiding van de evaluatie voor Peter veel eenvoudigergeworden. Peter leest hierdoor gelukkig niet meer terug “vandaaggevoetbald” want ja, dat doet Izaäk elke dag. Peter wil vandaag hetevaluatieverslag afmaken over de observatieperiode. Hij kan nu gerichtinformatie verzamelen over de specifieke zaken die de doelen in hetzorg- en ondersteuningsplan staan. Volgende week is hetevaluatiegesprek gepland waarin de observatieperiode en de stand vanzaken ten aanzien van de doelen in het zorgen ondersteuningsplanworden besproken. Hij stuurt zijn verslag aan de personen, die bij hetevaluatiegesprek aanwezig zijn. Ook de andere therapeuten maken een verslag en aldeze informatie is voor een ieder ter voorbereiding in te zien in het ECD.

De orthopedagoog, die verantwoordelijk is voor de behandeling checkt een paar dagenvan te voren of een ieder zijn aandeel heeft verzorgd en zij kan hierdoor de bijeenkomstgoed voorbereiden. Ook analyseert zij de uitslagen van de gebruikte testen en anderemeetschalen, zoals de nulmeting of SSPP meting. Ook de school heeft zij gevraagdinformatie op te sturen zodat er een compleet beeld is over de eerste periode op clusterA. Zij stelt aan de hand van deze informatie een concept zorgen ondersteuningsplan open stuurt dit ter informatie op aan de ouders en andere betrokkenen zodat dit eenuitgangspunt kan zijn voor het gesprek.

Functionaliteit ECD • Doelen rapportage: doelen, acties, observaties/resultaten (genereren, aanvullen,

signaleren gereedheid, inzien) • Discipline dossier (genereren rapportage meetresultaten, aanvullen) • Zorg- en ondersteuningsplan

7.2. MDO

Er is een eerste MDO gepland voor Izaäk. Hiervoor worden alle therapeuten, die bij debehandeling betrokken zijn uitgenodigd. Bij opname zijn direct de data van de MDO’svoor het komende jaar gepland zodat alle betrokkenen dit terugzien in hun agenda. Het gesprek vindt plaats en samen met de ouders wordt het behandelplan vastgesteld.Alle therapeuten zijn zoveel mogelijk aanwezig. De afwezige therapeuten hebben hun


7. Evaluatie

verslagen en opmerkingen bij het concept behandelplan vooraf digitaal ingeleverd bij deorthopedagoog. Het is een prettig gesprek waarin de vragen en twijfels van de oudersover de agressieproblematiek thuis goed besproken werd. Er wordt extra aandachtbesteed aan de begeleiding van de ouders door de systeemdeskundige. Ook wordtafgesproken dat bij weekendbezoek de ouders een samenvatting van de rapportagekrijgen zodat zij weten wat er afgelopen periode is gebeurd en afgesproken met Izaäk.De ouders gaan akkoord en ondertekenen het plan. Peter spreekt af om het plan metIzaäk door te nemen. Het accent ligt de komende periode op het onder controle gaankrijgen van zijn agressie.

De orthopedagoog verwerkt alle gegevens en stuurt het definitieve plan op naar hetcliëntbureau, die het plan verstuurt naar extern betrokkenen en de ouders.

Het werkplan Na het gesprek werken alle betrokken disciplines hun eigen aandeel uit het zorg-ondersteuningsplan uit in hun specifieke deel- of werkplannen. De arts verwerkt deverandering van medicatie. Doordat de apotheek een eigen inlogcode heeft en kan inzienwat de veranderingen zijn, is de kans op medicatiefouten aanzienlijk afgenomen. Hij wilook het aanvraagformulier voor extra hulpmiddelen invullen maar hij ziet dat defysiotherapeut dit al heeft gedaan.

Ook Peter maakt direct zijn werkplan af waarin hij voor de groepsbegeleiding uiteenzethoe en waaraan gewerkt gaat worden. Gelukkig kan hij hiervoor gebruik maken van destandaard doelen zoals en acties, die in het ECD zijn opgenomen. Peter is geen schrijveren vond voorheen het formuleren van doelen een ‘crime’. Ook collega’s mopperde vaakover het opzetten en bijhouden van de werkplannen maar tegenwoordig hoort hij hunminder klagen over dit werk. Peter stelt bij de opgestelde ontwikkelingsgebieden devolgende doelen op: Peter gaat ook naar Izaäk om het gesprek en gemaakte plannen door te nemen. Izaäkreageert geïrriteerd op het plan. “Jullie weten zeker weer wat goed voor mij is…” AlsPeter hem uitlegt dat hij ook een eigen persoonlijk plan kan maken, die opgenomenwordt in het zorgen ondersteuningsplan, wordt Izaäk enthousiaster en zeker als hijmerkt dat hij dit op de computer kan doen in een standaard formulier.


Doel Subdoelen Aktie Leer mij omgaan met Ik kan aangeven wanneer “lekker in mijn lijf”mijn frustraties ik boos ga worden schema invullen

Leer mij mijn zelfredzaam- Help mij om mijn kamer “standaard vragenlijstheid te vergroten netjes te houden zelfredzaamheid”

invullen Elke dag met begeleider de kamer opruimen

Functionaliteit ECD • Discipline dossier (gegevens opnemen, aanvullen) • Algemene deel discipline dossier (vullen en inzien) • Zorg- en ondersteuningsplan (aanvullen, raadplegen en afdrukken) • Werkplan (aanvullen en raadplegen)

7.3. Recht op zorg

De ouders van Lucy willen inzage in het zorgen ondersteuningsplan omdat zij het ideehebben dat hun kind niet de hoeveelheid ondersteuning krijgt waar zij recht op heeft. Deouders hebben telefonisch aangegeven dat zij willen praten over hoe de uren, die in hetindicatiebesluit zijn weergegeven concreet zijn uitgewerkt in de plannen en agenda? Dezorgmanager wil van de teamleider een verantwoording van deleveringsbetrouwbaarheid.

Pim, teamleider van woning De Keet, zucht nadat hij de telefoon van zijn manager heeftneergelegd. De ouders van Lucy (een bewoonster met een verstandelijke beperking) zijnerg boos omdat zij dit weekend thuis gemerkt hebben dat Lucy na 6 maanden nog steedsniet goed kan fietsen. Dit was toch de vorige keer afgesproken en de nieuwe fiets is alaangeschaft. De ouders komen volgende week op gesprek omdat zij hierover uitlegwillen krijgen. Pim draait alvast het zorgplan uit met daarin de gestelde doelen enactiviteiten. Tevens gaat hij in de rapportage na wat hierover in de afgelopen periode isgerapporteerd. Gelukkig kan hij dit snel terugzien daar er sinds een aantal maanden inhet ECD doelgericht gerapporteerd wordt. Pim leest in de rapportage dat Lucy deafgelopen maand twee keer gevallen is met haar fiets en daardoor erg bang is geworden.Er zijn diverse keren pogingen gedaan om haar te motiveren maar Lucy gaat de fiets nietop. Hij ziet ook in de rapportage dat Lucy een aantal dagen niet uit bed wilde komenvanwege haar angst om te moeten fietsen. De begeleiders hebben haar op de groepandere activiteiten aangeboden ter afleiding zoals wandelen en doen van spelletjes. Hetheeft een week geduurd voordat met Lucy weer te praten was over de fiets. Debegeleiders hebben nu afgesproken met de activiteitenbegeleiding dat zij eerst gaanoefenen op de tandem zodat Lucy over haar angst heen kan komen. Gelukkig heeft depersoonlijk begeleider van Lucy alles in het dossier goed bijgewerkt zodat Pim ook in de agenda kan zien dat deactiviteitenbegeleiding s deze week 2 uur per week met Lucy deze activiteit op pakt. Ookziet hij in de agenda precies welke zorg er naast deze activiteit geboden wordt op hetgebied van de basiszorg en de dagbesteding. Hij maakt hier alvast een uitdraai van enstuurt deze agenda op naar zijn manager ter voorbereiding op de bespreking.

Functionaliteit ECD • Doelen rapportage: doelen, acties, observaties/resultaten (genereren, inzien) • Zorg- en ondersteuningsplan (raadplegen en afdrukken)


7.4. Ontslag/overplaatsing

7.5. Terug uit ziekenhuis

Jan is uitbehandeld in het ziekenhuis en komt voor zorg terug naar de instelling. Jan iseen week opgenomen geweest en heeft een dossier in het ziekenhuis en deze informatiemoet overgedragen worden naar de instelling. Hans is de verantwoordelijke AVG artsvoor Jan en krijgt een signalering via het ECD (de cliënten administratie heeft de statusvan Jan in het ECD weer op “in zorg” gezet en dit genereert automatisch een signaleringnaar alle betrokken medewerkers). Hans kijkt in het ECD bij Jan en zonder dat hij extrahandelingen hoeft te verrichten kan hij het dossier uit het ziekenhuis inzien in hetonderliggende HIS. Hans maakt nog wat aantekeningen en neemt zich voor om later opde dag bij Jan langs te gaan om te kijken hoe het met hem gaat en te overleggen overnazorg.

Functionaliteit ECD • Stamgegevens, status cliënt (aanpassen en signalering) • AVG Discipline dossier, HIS gegevens (inzien)

7.6. Naar andere instelling (ondersteuningsvorm)

Peter begeleidt naast Izaäk ook nog 4 andere kinderen waaronder Agnes. Agnes woont al4 jaar op de groep en wordt binnenkort 19 jaar en kan qua leeftijd niet meer langerblijven. Peter heeft een goede band met haar opgebouwd maar zij moeten binnenkortafscheid nemen. Er is al een evaluatiegesprek geweest en samen met de voogd vanAgnes is gekeken naar de mogelijkheden. Agnes gaat mee doen in een begeleid wonentraject. Dit betekent dat zij over twee dagen met ontslag gaat. Peter is gevraagd om eeneindverslag te maken. Hij verzamelt in het ECD alle nodige informatie die hij kanopsturen. Dit doet hij met een checklijst uit het ECD. Hierin ziet hij ook welke personenhij moet inlichten over het vertrek. In overleg met de voogd is afgesproken dat allebezorg- en ondersteuningsplannen en verslagen meekunnen zodat de begeleiding directgecontinueerd kan worden. Het zou zonde zijn als de aanpak van afgelopen jaren nietovergedragen wordt. Peter heeft hierover al contact gehad met de begeleider van hetproject. Peter vindt het erg jammer dat in de andere instelling met een ander digitaalprogramma gewerkt wordt waardoor het zorgen ondersteuningsplan niet zonder meerover te nemen is. Men werkt daar ook met een andere methodiek en werken met eenwoonplan waarin het wonen centraal staat. Hierdoor moet Peter de afdelingautomatisering vragen een export bestand te genereren in een algemeen bruikbaar database formaat met alle gegevens. De zware taak nadat de andere instelling zoveelmogelijk van de gegevens vanuit het export bestand heeft ingelezen zal het controlerenen aanvullen van de gegevens worden. Gelukkig hoeft Peter alleen maar de begeleidenderapportage te genereren, te printen en op te sturen en is de controle- en aanvullingswerkvoor de nieuwe instelling van Izaäk. Peter informeert ook de medische dienst, zodat er extra medicatie mee gegeven kanworden aan Agnes voor het weekend. Het zou toch mooi zijn als de apotheek van deandere instelling de medicatieoverzichten en de historiedirect kon inzien. Agnes isnamelijk allergisch voor bepaalde soorten antibiotica en heeft in het verleden hier


vervelende ervaringen mee gehad. Peter vraagt aan de medische dienst om hiervan eenrapportage te doen bij de medicijnoverzichtlijst.

Functionaliteit ECD • Zorg- en ondersteuningsplan • Doelen rapportage: doelen, acties, observaties/resultaten (genereren, aanvullen,

signaleren gereedheid, inzien) • Algemene deel discipline dossier (inzien) • Betrokkenen (geautoriseerden) rapportage • Export rapportage

7.7. Informatie over cliënten tussen verschillende instellingen

Cliënt is onder behandeling van de stelling Behandelhuis en woont weer bij de instellingWoonhuis en werkt weer bij de instelling Werkhuis. Om ervoor te zorgen dat allebetrokken medewerkers van de verschillende instellingen beschikking hebben over derelevante gegevens, is besloten om de betrokken medewerkers van Behandelhuis enWerkhuis toegang te geven via een beveiligde verbinding met het ECD van instellingWoonhuis. De medewerkers van de verschillende instellingen krijgen rollen toegewezenwaaraan speciale rechten worden toegekend en waarmee ze herkenbaar zijn in hetsysteem als externe medewerkers voor instelling Woonhuis.

Functionaliteit ECD • Autorisatie op basis van herkenbare OEs en rollen • Zorg- en ondersteuningsplan (inzien) • Agenda (inzien en rapportage aanvullen) • Algemene deel discipline dossier (inzien en aanvullen)


8.1. Capaciteitsbehoefte

Er is een interne vacature op de Keet. Pim is als teamleider druk bezig geweest met hetopstellen van een goed profiel. Tevens heeft hij hierbij goed gekeken naar de zorgzwaartevan zijn cliënten en de huidige deskundigheid van zijn personeel. Het ECD geeft Piminformatie over de huidige ZZP’s en de nodige personeelsuren, die hij hiervoor kaninzetten. Uit het overzicht van de aanwezige ZZP’s binnen zijn cluster leest hij precieshoeveel uren per ZZP ingezet kunnen worden voor de basiszorg en behandeling. Intotaaloverzichten ziet hij wat dit betekent voor zijn capaciteitsbehoefte in het gehelecluster. Uit deze analyse werd duidelijk dat hij een SPW-er niveau 3 nodig heeft binnenzijn formatie. Hij stuurt zijn gegevens door naar zijn manager, Marjolein zodat deze devacature uitkunnen doen.

Functionaliteit ECD • Rapporteren zorgzwaarte per cluster • Vergelijke aanwezige capaciteit en vraag (op basis van zorzwaarte)

8.2. AO/IC rapportage

De HEAD wil inzicht in de status van de AO / IC zaken. Er wordt een rapport gegenereerdmet de onderwerpen die in ECD worden bijgehouden. Zo kunnen zaken als de actualiteitvan het zorgplan, de geldigheid van indicatie en verantwoording van de geleverde zorgtijdig en inzichtelijk gemaakt worden. De HEAD bericht alle managers dat hij de nodigeinformatie wil hebben. Marjolein werkt als manager en heeft naast de Keet nog vierandere woningen onder haar hoede. Zij ontvangt het bericht van de HEAD en gaat aan deslag om deze bedrijfsinformatie te verzamelen. Marjolein heeft van Pim, de teamleider,al gehoord dat de ZZP’s op de Keet niet dekkend zijn. Tevens heeft Pim aan Marjoleingemeld dat hij bij 4 cliënten wederom niet uitkomt met de uren, die in het arrangementzijn opgenomen. Toch hebben de cliënten deze zorg nodig. Marjolein controleert zelf ookeen aantal zaken als personele bezetting, vorige kwartaalrapportages en de geleverdeuren zorg en behandeling. Tevens vergelijkt zij deze gegevens met de huidige gegevensuit de arrangementen en de agenda’s van de cliënten binnen haar cluster. Hiervoor kanzij gelukkig gebruik maken mogelijkheid binnen het ECD om alle gegevens uit deagenda’s van alle bewoners te verzamelen en te genereren in een verzamelstaat. Hetblijkt uit haar cijfers dat er toch overleg met het zorgkantoor moet plaatsvinden over hetprobleem van het niet kunnen leveren van zorg binnen de gestelde ZZP. Ook zijn 4


8. Managementinformatie

aangevraagde indicaties nog niet gehonoreerd door het CIZ zodat er meer zorg geleverdwordt dan op dit moment wordt geïndiceerd.

Functionaliteit ECD • Rapporteren geplande en geleverde zorg

8.3. Capaciteitsbehoefte exporteren naar rooster systeem

Eenmaal per drie maanden worden de begeleiders in cluster A gevraagd om hun wensenop te geven ten aanzien van het rooster. Marjolein verzamelt deze gegevens.

Op basis van de ZZP’s van haar cluster weet ze wat haar capaciteitsbehoefte is. Het ECDgeeft aan wat de totale capaciteit mag zijn voor zorg, wonen, dagbesteding enbehandeling. Dit is nog maar een grove indeling: woonzorg, dagbesteding enbehandeling. Om te weten wat ze op welk moment van de dag nodig heeft, moet ze decliëntagenda’s raadplegen. Uit de cliëntagenda’s komt vervolgens naar voren wat er danprecies nodig is: per dag van de week en zelfs per dagdeel de hoeveelheid urenpersoneel per deskundigheid. In de roosterplanning worden deze gegevens verwerkt enop basis van deze gegevens kunnen de rooster digitaal gemaakt worden en ingelezendoor de medewerkers.

Naast de zorguren die een medewerker de komende periode zal maken, staan er ooknog wat opleidingsmomenten op de planning. Bovendien is er ook een voorlichtings-bijeenkomst over de nieuwe manier van werken voor alle medewerkers van haar cluster.Er is dus wat extra capaciteit voor organisatiegebonden tijd nodig. Dat wordt de volgendeperiode wel weer rechtgetrokken.

De uitkomst van het rapport van de cliëntagenda’s, de benodigde tijd voororganisatiegebonden activiteiten én de wensen van de medewerkers worden verzondennaar de roostermaker (via export bestand)2. De roostermaker leest de gegevens in hetroosterpakket in en na wat plussen en minnen volgt een eerste conceptrooster voor devolgende periode.

Functionaliteit ECD • Genereren capaciteitsvraag vanuit zorgzwaarte (op basis van ZZPs) voor cluster • Genereren detail (geplande) capaciteitsvraag voor cluster • Agenda, aanpassen geplande zorg (aanpassen, signalering indien afwijking van

indicatie of zorgplan) • Exporteren capaciteitsvraag

8.4. Gegevensuitwisseling financieel systeem

Het is weer de 8e van de maand, tijd voor de productiecontrole. Robert opent het ECD enzoekt de productiegegevens van de vorige maand en selecteert het onderdeel Zorg in


2 Zou ook een directe gegevensuitwisseling kunnen zijn als er een koppeling is tussen ECD en rooster pakket.

Natura (ZIN). Gedurende de hele maand is bijgehouden wie welke zorg ontvangt. Nu ishet tijd om te kijken of dat past bij wat begroot is. De opdracht van vandaag is te kijkenwelke afwijking er is per organisatorische eenheid (OE). Robert ziet dat een paar teamsminder hebben geleverd dan begroot, de meeste teams laten een lichte overschrijdingzien. Een tijdje geleden zijn in het ECD ook de tarieven ingevoerd. Zo kan Robert nietalleen zien of er een afwijking in uren, dagdelen of dagen is, maar ook wat dat voor hetbudget van de OE betekent. Robert exporteert de gegevens na controle naar hetfinancieel systeem. Nu kunnen de resultaten verwerkt worden in de maandelijksefinanciële rapportages.

Als de productiecontrole klaar is, selecteert Robert een volgend onderdeel, de PGB’s. Hijmaakt een exportbestand van de geleverde uren gereed en importeert dit bestandvervolgens in het financieel systeem. Hij selecteert die cliënten met een PGB, die deafgelopen maand zorg of ondersteuning hebben ontvangen. Alleen zij krijgen nu eenfactuur thuisgestuurd. Robert zet de facturen klaar voor verdere verwerking enverzending.

Deze stap herhaalt hij nog een paar keer. De facturen voor de WMO moeten naar deverschillende gemeentes gestuurd worden. Er zijn ook een paar cliënten die niet allezorg bij SSWS (Samen staan we sterk) afnemen. Sommige cliënten hebben bijvoorbeeldalleen maar dagbesteding bij SSWS en wonen ergens anders. Voor die cliënten wordt ookeen factuur gemaakt van de geleverde zorg en begeleiding. Deze gaat naar de stichtingwaar de cliënt woont, de zogenaamde ‘hoofdaannemer’. Sinds kort is er ook een cliëntkomen wonen die een indicatie heeft van Justitie. Voor hem gaat de factuur dus naarJustitie toe.

Zo, Robert is bijna klaar. De laatste stap is de CAK-verantwoording. Daarvoor gaat Robertweer terug naar het ECD. Hij selecteert alle geleverde uren ambulante zorg en drukt opde knop ‘klaar maken voor verzending’. Het ECD genereert een exportbestand, watRobert naar het CAK kan sturen. Het CAK leest dit weer in en berekent over de geleverdeuren de eigen bijdrage voor de cliënten.

Functionaliteit ECD • Genereren productie overzichten per financieringsbron • Exporteren naar financieel systeem

8.5. Inspectiebezoek

De IGZ inspecteur komt langs en vraagt om de rapportage op basis van de indicatorenvan het Kwaliteitskader. Marjolein, manager van cluster A heeft de vraag gekregen omvoor haar woningen een rapportage te maken.

Na het bezoek vorig jaar heeft Marjolein als manager van cluster A dekwaliteitsindicatoren voor haar cluster uitgewerkt en vastgesteld; ze heeft een selectiegemaakt uit het totaal aan indicatoren van het Kwaliteitskader, ook heeft ze nog eenaantal organisatiespecifieke toegevoegd. Dit heeft zij gedaan om ervoor te zorgen dat zegedurende het jaar in de gaten kon houden of de gebieden waarop in het jaarplan


verbeter acties zijn gedefinieerd ook daadwerkelijk verbeteren. DE meest gegevens voorde indicatoren (zoals bijvoorbeeld het aantal valincidenten wat een aandachtspunt is)worden door medewerkers aangelverd vanuit hun regulier rapportage. Voor een heeft zijspecifieke vragenlijsten opgesteld, die de begeleiders elke maand moeten invullen voorhun cliënten. Deze vragenlijsten zijn ook opgenomen in het ECD (op te vragen en in tevullen). Gedurende het jaar heeft Marjolein periodiek het door haar zelf gedefinieerde“Kwaliteitsindicatoren” rapport voor cluster A gegenereerd en waar nodig op basis vande uitkomsten bijgestuurd.

Voor het inspectie bezoek gegenereerd ze zowel de standaard (volledige)Kwaliteitsindicatoren rapportage als haar specifieke om een doelgericht gesprek tekunnen voeren met de inspecteur. Marjolein ziet het inspectiebezoek met vertrouwentegemoet.

Functionaliteit ECD • Genereren rapportages Kwaliteitsindicatoren • Aanmaken rapportages • Vragenlijsten (aanmaken en invullen)


Professionaliteit in de zorg voor mensen met functie-beperkingen

Kenmerken, rol en voorwaarden

VERENIGING GEHANDICAPTENZORG NEDERLAND

Oudlaan 4 Postbus 413 T (030) 27 39 300 www.vgn.org3515 GA Utrecht 3500 AK Utrecht F (030) 27 39 387 [email protected]

Programma van Eisen en Casus ECD.pdf

Documents

Transcript of Programma van Eisen en Casus ECD.pdf