Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2...

31
Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld

Transcript of Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2...

Page 1: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

Professionaliseren

inkoopfunctie

Een praktijkvoorbeeld

Page 2: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 2

Even voorstellen

• Hans de Krijger

• Interim inkoopadviseur

• Ruime inkoopervaring

• Inrichten inkoopfunctie

• 18 jaar werkzaam in publieke sector

• Nu werkzaam voor Mutsaersstichting

• Opdracht: professionaliseren inkoop

Page 3: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 3

Praktijkvoorbeeld:

MUTSAERSSTICHTING

• Jeugdzorg

• Jeugd GGZ

• Speciaal onderwijs

• Steunpunt huiselijk geweld

• Vrouwen opvang (Blijf van mijn lijf)

• Sterk in vroeginterventies

• Gevestigd in noord en midden Limburg

• 400+ medewerkers

Page 4: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 4

Inkoop in het onderwijs

• Voorbeeld is van een zorginstelling

• Vraag:

– Is inkoop in een zorginstelling zoveel anders dan

een school?

– Gaat de 80/20 regel ook hier op?

– Of is een school zo bijzonder dat er speciaal

inkoopbeleid nodig is?

Page 5: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 5

Inkoop in uw

organisatie?

Vraag:

• Hoe is inkoop in uw organisatie

ingericht??

• Is inkoop in uw organisatie ‘volwassen’?

• Vindt u inkoop belangrijk genoeg om

te professionaliseren?

• Wat denkt u dat professionalisering van inkoop

kan opbrengen?

Page 6: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 6

Inkooporganisatie?

• Inkooporganisatie, theorie

ondersteunende infrastructuur

leveranciers-relatie-management

kennis-/informatie-management

prestatie-management

personeelsmanagement

toegevoegde waarde proces

richtingbepaling

inkoop-beleid

inkooporganisatie

inkoop-strategie

inkoop-proces-management

inkoopstrategie

tactische inkoop

operationele inkoop

ondersteunende activiteiten

beleid en

doelenstrategische

inkoop

Niveaus van inkoop

Het inkoophuis

(naar ‘A.T. Kearney House of Purchasing and Supply’)

Page 7: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 7

Meetlat (1)

Niveaus van inrichting inkoopfunctie:

Page 8: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 8

Meetlat (2)

Niveaus van inrichting inkoopfunctie:

Score:

1 absoluut niet van toepassing

2 deels van toepassing

3 redelijk van toepassing

4 van toepassing

5 geheel van toepassing, naar volle tevredenheid

Page 9: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 9

Meetlat (3)

Niveaus van inrichting inkoopfunctie:

Score:

1 absoluut niet van toepassing

2 deels van toepassing

3 redelijk van toepassing

4 van toepassing

5 geheel van toepassing, naar volle tevredenheid

Page 10: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 10

Meetlat (4)

Niveaus van inrichting inkoopfunctie:

Score:

1 absoluut niet van toepassing

2 deels van toepassing

3 redelijk van toepassing

4 van toepassing

5 geheel van toepassing, naar volle tevredenheid

Page 11: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 11

Wilt u: (1)

• Financieel resultaat:

– Ca. 15% structurele inkoopbesparing

• Niet financieel resultaat:

– Inkoop ‘in control’ hebben

– Inzicht in verplichtingen

– Kwalitatief goede, betrouwbare

leveranciers

– Bewuste keuzes bij aankopen/projecten

Page 12: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 12

Wilt u: (2)

• Een inkoopbeleid dat leidt tot jaarplan en

begroting

• Functiescheiding tussen bestellen,

ontvangen en betalen

• Meting en evaluatie prestatie leveranciers

• Geen grote voorraden

• Borging werken volgens (Europese)

aanbestedingsregels

Page 13: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 13

Hebt u inzicht in?

• Afspraken / contracten

• Uitgaven c.q kosten

• Wie mag er bestellen?

• Verplichtingen

• Prestatie leveranciers

• Hoeveel % van de begroting en realisatie

inkoopgerelateerd is?

Page 14: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 14

Hebt u inzicht in?

Met andere woorden:

BENT U IN CONTROL OVER UW

LEVERANCIERS EN UITGAVEN??

Page 15: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 15

GEVOLGEN

NIET IN CONTROL

Onjuiste besteding (lumpsum) budget

Ongezonde financiële situatie c.q. liquiditeit

Niet voldoen aan eisen accountant

‘Misbruik’ :

oneigenlijke dienstverlening

en dito facturen dus nog hogere

kosten

‘Vergeten’ contracten dus hogere kosten

Geen grip op uitgaven: iedereen kan

bestellen

Page 16: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 16

Dus: wilt U

• Grip op uitgaven

• Meer geld over houden voor leerdoelen?

• Grip op uw leveranciers?

• Geen vergeten contracten meer?

• PROFESSIONALISEER INKOOP

Page 17: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 17

Hoe?

• Integrale aanpak met andere (ondersteunende)

afdelingen

• Investeer in kwaliteit: goedkoop = duurkoop

• Kwaliteit verdient zich zelf terug

• Samenwerken = vertrouwen in elkaar

Page 18: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 18

Kompas

• Visie op inkoop

• Beleidsplan

• Concreet actieplan

• Periodieke monitoring/rapportage resultaten

• Inkoopverbetermodel, afgeleide van een

managementmodel bijv. INK

Page 19: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 19

Stel

inkoopdoelen

• Vermindering risico’s in de toeleveringsketen

• Tijdige levering goederen en diensten

• Inzicht in- en reduceren inkoopuitgaven

• Procesbeheersing

• Heldere (prestatie) afspraken met leveranciers

• Borging processen en werkwijze in eigen organisatie

Page 20: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 20

Uitgangspunten

• Klantvraag is leidend

• Specificeer uw inkoopbehoefte

• Verbetering inkoopfunctie projectmatig

en ontwikkelingsgericht uitvoeren met

PDCA cyclus

• SMART

• Medewerkers in ontwikkeltraject betrekken

Page 21: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 21

Strategie

en beleid

• Spendanalyse: waar wordt geld aan

uitgegeven en hoeveel?

• Portfolio analyse: Weet u welke leveranciers

belangrijk zijn? Aan welke leveranciers aandacht

moet worden besteed?

• Wat vindt u dan belangrijk?

• Geld

• Risico

• Lokale samenwerking

Page 22: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 22

Strategie en beleid

• (meerjaren) Inkoopactieplan

• Procuratie en autorisatie regeling

• Prestatiemeting

• Controle op uitgaven

• Inkoopvoorwaarden

• Ethiek

missie

beleid

doele

n

wat & hoe

visie

jaarplannen

strategie

Page 23: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 23

Middelen

• Automatiseer proces aanvraag bestelling tot en

met factuurverwerking

• Inzicht in inkoopuitgaven

• Minder voorraad

• Digitaliseer factuurverwerking

Page 24: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 24

Projecten

• Bij grotere (inkoop)projecten:

• Werk projectmatig

• Verantwoord een project met goedkeuring

bestuur

• Business case

• Stuur op resultaten: periodieke meting en

rapportage van voortgang

Page 25: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 25

Waardering / resultaat

• Eenvoudig, efficiënt bestelproces

• Vermindering bureaucratie

• Tijdige beschikbaarheid van goederen

en diensten

• Klant waardeert betrokkenheid bij

ontwikkelingen en ziet eigen resultaat

• Attitude

• Monitoren van klanttevredenheid

Page 26: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 26

Waardering

maatschappij

Kernwaarde:

Professioneel en betrouwbaar

Imago verhogend naar ketenpartners

Onderscheidend vermogen

Betrouwbare leveranciers

Scherp maar rechtvaardig

U loopt voorop!

Page 27: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 27

Even terug naar de

vragen

• Hoe kijkt u nu aan tegen:

– Hoe is inkoop in uw organisatie

ingericht??

– Vindt u inkoop belangrijk genoeg om

te professionaliseren?

– Wat denkt u dat professionalisering

kan opbrengen?

Page 28: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 28

De tot succes?

Richt uw inkooporganisatie top-down in

Bepaal uw inkoopvisie

Bepaal doelstellingen

Stel concrete, haalbare doelen

Neem de tijd voor implementatie

Maak uw school onderscheidend door inkoop:

Betere leveranciers

Minder uitgaven door procesbeheersing

Page 29: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 29

Kunst van Inkopen

• De Kunst van Inkopen kan u

hierbij helpen

• www.kunstvaninkopen.nl

Page 30: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 30

Tot slot

• Dank voor uw aandacht

• Vragen??

Page 31: Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2 Even voorstellen •Hans de Krijger •Interim inkoopadviseur •Ruime inkoopervaring

14-06-12 31

Nog even nadenken