Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2...
Transcript of Professionaliseren inkoopfunctie...Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld 14-06-12 2...
Professionaliseren
inkoopfunctie
Een praktijkvoorbeeld
14-06-12 2
Even voorstellen
• Hans de Krijger
• Interim inkoopadviseur
• Ruime inkoopervaring
• Inrichten inkoopfunctie
• 18 jaar werkzaam in publieke sector
• Nu werkzaam voor Mutsaersstichting
• Opdracht: professionaliseren inkoop
14-06-12 3
Praktijkvoorbeeld:
MUTSAERSSTICHTING
• Jeugdzorg
• Jeugd GGZ
• Speciaal onderwijs
• Steunpunt huiselijk geweld
• Vrouwen opvang (Blijf van mijn lijf)
• Sterk in vroeginterventies
• Gevestigd in noord en midden Limburg
• 400+ medewerkers
14-06-12 4
Inkoop in het onderwijs
• Voorbeeld is van een zorginstelling
• Vraag:
– Is inkoop in een zorginstelling zoveel anders dan
een school?
– Gaat de 80/20 regel ook hier op?
– Of is een school zo bijzonder dat er speciaal
inkoopbeleid nodig is?
14-06-12 5
Inkoop in uw
organisatie?
Vraag:
• Hoe is inkoop in uw organisatie
ingericht??
• Is inkoop in uw organisatie ‘volwassen’?
• Vindt u inkoop belangrijk genoeg om
te professionaliseren?
• Wat denkt u dat professionalisering van inkoop
kan opbrengen?
14-06-12 6
Inkooporganisatie?
• Inkooporganisatie, theorie
ondersteunende infrastructuur
leveranciers-relatie-management
kennis-/informatie-management
prestatie-management
personeelsmanagement
toegevoegde waarde proces
richtingbepaling
inkoop-beleid
inkooporganisatie
inkoop-strategie
inkoop-proces-management
inkoopstrategie
tactische inkoop
operationele inkoop
ondersteunende activiteiten
beleid en
doelenstrategische
inkoop
Niveaus van inkoop
Het inkoophuis
(naar ‘A.T. Kearney House of Purchasing and Supply’)
14-06-12 7
Meetlat (1)
Niveaus van inrichting inkoopfunctie:
14-06-12 8
Meetlat (2)
Niveaus van inrichting inkoopfunctie:
Score:
1 absoluut niet van toepassing
2 deels van toepassing
3 redelijk van toepassing
4 van toepassing
5 geheel van toepassing, naar volle tevredenheid
14-06-12 9
Meetlat (3)
Niveaus van inrichting inkoopfunctie:
Score:
1 absoluut niet van toepassing
2 deels van toepassing
3 redelijk van toepassing
4 van toepassing
5 geheel van toepassing, naar volle tevredenheid
14-06-12 10
Meetlat (4)
Niveaus van inrichting inkoopfunctie:
Score:
1 absoluut niet van toepassing
2 deels van toepassing
3 redelijk van toepassing
4 van toepassing
5 geheel van toepassing, naar volle tevredenheid
14-06-12 11
Wilt u: (1)
• Financieel resultaat:
– Ca. 15% structurele inkoopbesparing
• Niet financieel resultaat:
– Inkoop ‘in control’ hebben
– Inzicht in verplichtingen
– Kwalitatief goede, betrouwbare
leveranciers
– Bewuste keuzes bij aankopen/projecten
14-06-12 12
Wilt u: (2)
• Een inkoopbeleid dat leidt tot jaarplan en
begroting
• Functiescheiding tussen bestellen,
ontvangen en betalen
• Meting en evaluatie prestatie leveranciers
• Geen grote voorraden
• Borging werken volgens (Europese)
aanbestedingsregels
14-06-12 13
Hebt u inzicht in?
• Afspraken / contracten
• Uitgaven c.q kosten
• Wie mag er bestellen?
• Verplichtingen
• Prestatie leveranciers
• Hoeveel % van de begroting en realisatie
inkoopgerelateerd is?
14-06-12 14
Hebt u inzicht in?
Met andere woorden:
BENT U IN CONTROL OVER UW
LEVERANCIERS EN UITGAVEN??
14-06-12 15
GEVOLGEN
NIET IN CONTROL
Onjuiste besteding (lumpsum) budget
Ongezonde financiële situatie c.q. liquiditeit
Niet voldoen aan eisen accountant
‘Misbruik’ :
oneigenlijke dienstverlening
en dito facturen dus nog hogere
kosten
‘Vergeten’ contracten dus hogere kosten
Geen grip op uitgaven: iedereen kan
bestellen
14-06-12 16
Dus: wilt U
• Grip op uitgaven
• Meer geld over houden voor leerdoelen?
• Grip op uw leveranciers?
• Geen vergeten contracten meer?
• PROFESSIONALISEER INKOOP
14-06-12 17
Hoe?
• Integrale aanpak met andere (ondersteunende)
afdelingen
• Investeer in kwaliteit: goedkoop = duurkoop
• Kwaliteit verdient zich zelf terug
• Samenwerken = vertrouwen in elkaar
14-06-12 18
Kompas
• Visie op inkoop
• Beleidsplan
• Concreet actieplan
• Periodieke monitoring/rapportage resultaten
• Inkoopverbetermodel, afgeleide van een
managementmodel bijv. INK
14-06-12 19
Stel
inkoopdoelen
• Vermindering risico’s in de toeleveringsketen
• Tijdige levering goederen en diensten
• Inzicht in- en reduceren inkoopuitgaven
• Procesbeheersing
• Heldere (prestatie) afspraken met leveranciers
• Borging processen en werkwijze in eigen organisatie
14-06-12 20
Uitgangspunten
• Klantvraag is leidend
• Specificeer uw inkoopbehoefte
• Verbetering inkoopfunctie projectmatig
en ontwikkelingsgericht uitvoeren met
PDCA cyclus
• SMART
• Medewerkers in ontwikkeltraject betrekken
14-06-12 21
Strategie
en beleid
• Spendanalyse: waar wordt geld aan
uitgegeven en hoeveel?
• Portfolio analyse: Weet u welke leveranciers
belangrijk zijn? Aan welke leveranciers aandacht
moet worden besteed?
• Wat vindt u dan belangrijk?
• Geld
• Risico
• Lokale samenwerking
14-06-12 22
Strategie en beleid
• (meerjaren) Inkoopactieplan
• Procuratie en autorisatie regeling
• Prestatiemeting
• Controle op uitgaven
• Inkoopvoorwaarden
• Ethiek
missie
beleid
doele
n
wat & hoe
visie
jaarplannen
strategie
14-06-12 23
Middelen
• Automatiseer proces aanvraag bestelling tot en
met factuurverwerking
• Inzicht in inkoopuitgaven
• Minder voorraad
• Digitaliseer factuurverwerking
14-06-12 24
Projecten
• Bij grotere (inkoop)projecten:
• Werk projectmatig
• Verantwoord een project met goedkeuring
bestuur
• Business case
• Stuur op resultaten: periodieke meting en
rapportage van voortgang
14-06-12 25
Waardering / resultaat
• Eenvoudig, efficiënt bestelproces
• Vermindering bureaucratie
• Tijdige beschikbaarheid van goederen
en diensten
• Klant waardeert betrokkenheid bij
ontwikkelingen en ziet eigen resultaat
• Attitude
• Monitoren van klanttevredenheid
14-06-12 26
Waardering
maatschappij
Kernwaarde:
Professioneel en betrouwbaar
Imago verhogend naar ketenpartners
Onderscheidend vermogen
Betrouwbare leveranciers
Scherp maar rechtvaardig
U loopt voorop!
14-06-12 27
Even terug naar de
vragen
• Hoe kijkt u nu aan tegen:
– Hoe is inkoop in uw organisatie
ingericht??
– Vindt u inkoop belangrijk genoeg om
te professionaliseren?
– Wat denkt u dat professionalisering
kan opbrengen?
14-06-12 28
De tot succes?
Richt uw inkooporganisatie top-down in
Bepaal uw inkoopvisie
Bepaal doelstellingen
Stel concrete, haalbare doelen
Neem de tijd voor implementatie
Maak uw school onderscheidend door inkoop:
Betere leveranciers
Minder uitgaven door procesbeheersing
14-06-12 29
Kunst van Inkopen
• De Kunst van Inkopen kan u
hierbij helpen
• www.kunstvaninkopen.nl
14-06-12 30
Tot slot
• Dank voor uw aandacht
• Vragen??
14-06-12 31
Nog even nadenken