©BI4U – Business Intelligence BV, Amersfoort - Nijmegen, 088 22 777 00, sales@bi4u.nl, www.bi4u.nl.

Inzicht in ziekenhuisactiviteiten met process driven BI

Met de opkomst van de marktwerking is naast inzicht in kwaliteit en veiligheid van de patiëntenzorg ook

belangrijk om inzicht te hebben in efficiency. Om deze uitdagende doelen te realiseren, binnen een beperkt

budget, zullen ziekenhuizen continue moeten verbeteren (Kaizen). Dit vereist inzicht in de bedrijfsprocessen op

basis van informatie. Dit kan met de standaard Business Intelligence oplossing van BI4U, de Intelligence

Factory©. Een fabricaat hieruit is ARIADNE. De BI oplossing voor ziekenhuizen om snel, goedkoop en

betrouwbaar inzicht te krijgen in het reilen en zeilen van de organisatie

De uitdaging om continue te verbeteren kan alleen als de informatie up to date en snel beschikbaar is. Lang

wachten of niet op inzichtelijke wijze gepresenteerde informatie zorgt ervoor dat de focus op verbetering

verslapt. Als de informatie à la minute gepresenteerd kan worden zijn de oorzaken makkelijker te herleiden. Bij

de lean denkwijze Jidoka worden productieprocessen direct stopgezet zodra er onvolkomenheden aan het licht

komen om zo de oorzaken direct op te sporen. Dit wil men als het ware ook in andere sectoren zoals

zorginstellingen. Direct de problemen zichtbaar maken en zoeken naar oplossingen. Met het informatiesysteem

ARIADNE kan BI4U de juiste informatie, op het juiste moment, op de juiste plaats in het juiste formaat genereren

voor ziekenhuizen. BI4U biedt oplossingen in de hele zorgketen waaronder GGZ, thuiszorg, verpleging en

verzorging, gehandicaptenzorg, etc.

De afgelopen drie jaar heeft BI4U veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van ARIADNE. Het doel is gehaald. Een

snel te implementeren, goedkoop en hoogwaardige oplossing om bedrijfsinformatie te genereren en te

presenteren. Het Slingeland Ziekenhuis, Laurentius Ziekenhuis Roermond en het Reinier de Graaf Ziekenhuis

hebben de voordelen van de BI oplossing al geproefd. De basis informatie omtrent productieparameters en

DBC’s, personeel, kosten en opbrengsten kunnen snel ontsloten worden. Weg met die eindeloze en

onbetrouwbare Excel lijsten. Ziekenhuis controllers kunnen zich bezig houden met de taken die ze moeten doen,

de bakkenist zijn van de manager. Met ARIADNE krijgt geautoriseerde personeel op een inzichtelijke wijze

toegang tot de meest recente en betrouwbare informatie via een gebruiksvriendelijke web-based interface

gepresenteerd.

Kaizen …. een denkwijze die ook binnen de organisatie van BI4U hoog in het vaandel staat. We gaan verder en

hebben daarom Competitive Intelligence ontwikkeld. Met deze BI oplossing kunnen ziekenhuizen benchmarken

met andere instellingen om zo continue inzicht te krijgen in hun relatieve performance. Een andere ontwikkeling

van BI4U is de Break Down Engine. Met deze oplossing worden de juiste stuurindicatoren afgestemd op de

gekozen strategie en doelstellingen. Samen met de klant wordt bepaald op welke Kritische Succes Factoren deze

wilt sturen. Dit kan aan de hand van het veel gebruikte INK-model of Balanced Scorecard. Een eventuele andere

benadering op basis van klant- of kernwaarden is ook mogelijk. Zo zullen veiligheid, efficiency, loyaliteit en

winstgevendheid belangrijke waarden zijn voor ziekenhuizen om de komende jaren in te excelleren. BI4U brengt

samen met de klant in kaart welke break down nodig is in prestatie indicatoren van het hoogste tot laagste

organisatieniveau.

Hand in hand met de breakdown engine brengt BI4U organisatieprocessen in kaart, oftewel Proces Driven BI.

Hierbij worden processen op verschillende abstractie niveaus in kaart gebracht. Om inzicht te krijgen in

processen kunnen allerlei tools gebruikt worden zoals de value network. In figuur 1 wordt een voorbeeld

gegeven van een dergelijke value network van een pathologisch netwerk in een ziekenhuis. Business Intelligence

is zorgen dat er continue inzicht in deze processen is om zo verspilling eruit te halen. BI4U heeft voor

ziekenhuizen in grote lijnen de belangrijkste processen in kaart gebracht. Van belang is dat processen een

eigenaar heeft, en dat deze inzicht heeft in de performance van zijn processen. Prestatie indicatoren worden aan

de processen gekoppeld.

©BI4U – Business Intelligence BV, Amersfoort - Nijmegen, 088 22 777 00, sales@bi4u.nl, www.bi4u.nl.

pathologen

secretariaat

analisten

overig labpersoneel

intern transport

1c. bezorgenpreparaten

koerierinstelling ofhuisarsten

externe instelling ofhuisartsen

0b. order plaatsen

vraag en aanbod pathologisch onderzoek en advies1b. vervoer

preparaten en inschrijfformulier

1a. opsturen preparaten en inschrijfformulier

2a. aanmaken ordernr, stickers plakken en

scannen in acces bestand

3. opsturen genummerdinschrijfformulier

4. registratie orderin Palgra

5. voorlopige onderzoeksresultaten

6. corrigerentekst onderzoeks-

resultaten7. autorisatie onderzoeksresultaten

8b. opsturen onderzoeks-uitslagen per brief

8c. Vervoer onderzoeks-uitslagen per brief

9. bezorgen onderzoeks-uitslagen per brief

9a. opsturen onderzoeks-

uitslagen per brief

9b. extern vervoer

onderzoeks-uitslagen per brief

8a. digitaliserenonderzoeks-

uitslagen per brief10a. vragen

m.b.t.onderzoeks-

uitslagen10b. antwoorden

m.b.t.onderzoeks-

uitslagen

2b. klaarzetten incomplete preparaten

3a. opsturen incomplete preparaten

3b. vervoerincomplete preparaten

4a. opsturen incomplete preparaten

4b. Externvervoer

incomplete preparaten

5. bezorging incomplete preparaten

expressdienst

(PTT, DHL)

1. aanvraagoude

onderzoeks-resultaten

2a. opzoeken en opsturen oude onderzoeksresultaten

2b. vervoer oude onderzoeksresultaten

3a. opsturen oude

onderzoeks-resultaten

3b. vervoer oude

onderzoeks-resultaten

4. bezorging oude onderzoeksresultaten

transport KCL

1b. bij huisarsten in bepaalde regiovervoer preparaten

en inschrijfformulier

1a. bij huisarsten in bepaalde regioverzoek tot afhalen preparaten

en inschrijfformulier

2. bij huisarsten in bepaalde regiobezorging preparaten en inschrijfformulier

patient

0a. afnamepreparaat 11. communicatie

onderzoeksuitslag

Figuur 1. Waardenetwerk Pathologie.

Met kennis over lean six sigma denken de consultants van BI4U mee om organisaties slimmer te maken. Het gaat

niet om het eindeloos bouwen van mappings. Het gaat om intelligente oplossingen waardoor organisaties zich

kunnen ontwikkelen. Een focus op beheer en onderhoud zorgt voor stilstand, een focus op ontwikkeling voor

vooruitgang. BI4U heeft gemerkt dat veel zorginstellingen andere definities voor dezelfde prestatie indicatoren

hanteren. Dit maakt onderlinge vergelijking moeilijk. Tevens bestaat er vaak ook onduidelijkheid over business

rules tussen het personeel in dezelfde instelling. BI4U probeert zoveel mogelijk zaken te visualiseren, daar

mensen veelal in beelden denken. Een voorbeeld hiervan zijn de indicatoren van het OK complex.

Het klinische proces is een van de belangrijkste en waarde creërende processen en is tevens een dure

kernactiviteit in ziekenhuizen. Zaak is dus om dit proces goed te beheersen. BI4U heeft dit proces in kaart

gebracht op basis van desk research en onderzoek bij klanten. Zo is de berekening van bezettingsgraden bij de

OK een typische meeteenheid waar onduidelijkheid over is. De ene keer wordt de bezettingsgraad berekend op

basis van de sessietijd in de noemer. De andere keer deze berekend op basis van de tijd dat capaciteit aanwezig is

op de OK. In figuur 2 is een schematisch overzicht gegeven van mogelijke scenario’s die zich op een OK kunnen

voordoen. Op basis hiervan wordt met de klant de definities verhelderd.

©BI4U – Business Intelligence BV, Amersfoort - Nijmegen, 088 22 777 00, sales@bi4u.nl, www.bi4u.nl.

Figuur 2. OK planning en/of realisatieschema.

BI4U biedt met ARIADNE een standaard oplossing waarmee ziekenhuizen snel en betrouwbaar hun

bronssystemen kunnen ontsluiten om zo inzicht te krijgen in hun bedrijfsvoering. Daarnaast wordt met behulp

van een aantal standaardrapportages en dashboards deze informatie op een overzichtelijke aan de juiste

gebruiker gepresenteerd. ARIADNE heeft een dermate flexibele analyseomgeving dat vanuit meerdere

invalshoeken gerapporteerd kan worden. Door de concurrerende prijs, is het mogelijk om verder te investeren in

de ontwikkeling van de Business Intelligence. Samen met de BI4U consultants worden slimme oplossingen

gezocht zodat de focus bij ziekenhuizen kan liggen op het beheersen en verbeteren van hun processen.

Auteur: Ivo Cerfontaine, Product Development Ziekenhuizen

Indien u meer wilt weten kunt u contact opnemen met onze Accountmanager voor de Gezondheidszorg, 088 22

777 00 of sales@bi4u.nl.

Uiteraard staat op onze website meer informatie en zijn brochures te downloaden: www.bi4u.nl.