Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

1

Procesbeschrijvingen opstellen en beheren

in een departement incl. MOD

bij EWI en WSE

Rita Hauchecorne

Departement EWI

2

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

Inhoud

I. Wat is een proces?II. Hoe starten?III. Hoe succes verzekeren?IV. Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingenV. Onze keuzeVI. Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’VII. SjabloonVIII. VoorbeeldenIX. Optimalisatie X. Volgende fase: ontsluiting en beheerXI. Onze ervaringenXII. Nut

3

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

I - Wat is een proces?

4

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

II - Hoe starten?

III - Hoe succes verzekeren ?Kritische Succesfactoren KSF : - Steun management- Geïntegreerde aanpak in organisatiewerking, niet ‘iets aparts’- Communicatie organisatiebreed- Gestandaardiseerd aanpak voor opmaak, ontsluiting, beheer en actualisatie

1. Doel bepalen: waarvoor dienen de procesbeschrijvingen?

2. Keuze techniek : afstemmen op doel

3. Afbakening scope : aantal beperken - begin met eenvoudige processen

Bewust stapsgewijze aanpak

Procesbeschrijvingen maken is ook een (leer) proces

verschillende fases

5

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

IV - Ons doel

Procesbeschrijvingen:

1. Praktisch nut in dagelijkse werking

2. Eenvoudig qua techniek – lage drempel

3. Participatie personeelsleden

4. Borging kennis ‘procesmatig werken’

5. Duurzaam

6. Voorbereiding aanpak (operationele) risico’s

6

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

V - Onze Keuze

1. Processen op operationeel niveau beschrijven

2. Software Word

3. Sjabloon Tabel : ‘Wat’ ‘Wie’ ‘Hoe’ en ‘Waar’

4. aangevuld met ‘rand informatie’

3. Personeelsleden beschrijven zelf hoe zij nu hun taak uitvoeren = huidig proces ‘as is’

4. Coaching – standaardisatie = training en steun groepsbesprekingen = leertraject

5. Validatie door management

7

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

VI - Onze aanpak : project ‘procesbeschrijvingen’

1. Vraag van secretaris-generaal D. Vanderpoorten2. deel van Totaal project ‘Organisatiebeheersing’

2. Aanpak project voorgelegd aan Directiecomité - start

3. Verder besproken op Afdelingsvergaderingen4. draagvlak organisatiebreed – elk team

4. Keuze welke processen?

5. Procesbeschrijvingen opgesteld door teamleiders + dossierbehandelaars

6. Afdelingshoofd = coach

7. Validatie door Directiecomité

8

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

VI - Sjabloon

9

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

VII - Voorbeelden procesbeschrijvingen:

MOD : Abonnementen woon-werkverkeer

Dept WSE : Het schrijven van de beleidsbrief Werk

10

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

5 pagina’s

11

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

7 pagina’s

12

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

IX - Optimalisatie Huidige procesbeschrijvingen

Layout

Codering

Inhoud: ‘Wie’ – kolom : functies ipv initialen

Namen in afzonderlijke tabel:

- handiger bij personeelsverschuivingen

- overzicht m.b.t. functiescheidingen

- zicht op potentieel voor courante vervangingen

13

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

Tabel: Wie heeft welke functie

Bijvoorbeeld:

14

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

X - Volgende fase: ontsluiting en beheer

1. Rollen : verantwoordelijkheden afbakenen

2. Procedure voor ‘actualisatie’

3. Pdf van de ‘gehandtekende procesbeschrijvingen’ – extranet

4. Formele ontsluiting - organisatiebreed

5. Integreren in organisatie: Ploeg – Delegatieregeling - etc

6. Evaluatie ‘project procesbeschrijvingen’

7. Periodieke evaluatie en bijsturing : Plan - Do - Check – Act

8. - Onderlinge relatie in kaart brengen : potentiële winsten

9. - Risico’s opsporen – optimalisatie organisatiebeheersing

15

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

XI - Onze ervaringen

Begin is moeilijk - rendement komt pas later

Arbeidsintensief - extra werk

Iedere betrokkene kan eraan meewerken

Gedragen door het hele organisatie ‘WIJ’-gebeuren

Zelf opstellen – maakt vertrouwd

16

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

XII - Nut

Maakt zichtbaar wat er in de organisatie gebeurt

Ieders rol is duidelijk: ‘wie’ ‘doet’ ‘wat’ en ‘hoe’

Draagt bij tot responsabilisering

Middel voor standaardisatie in ‘uitvoering taken’ standaardisatie van de dienstverlening

Personeelsleden krijgen inzicht over hun taak als ‘schakel’ in het geheel - waardering

Kennisborging en kennisdeling m.b.t. methodiek uitvoering opdracht - nut bij vervangingen

Nieuwkomers zullen sneller renderen

17

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

Inhoud

I. Wat is een proces?II. Hoe starten?III. Hoe succes verzekeren?IV. Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingenV. Onze keuzeVI. Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’VII. SjabloonVIII. VoorbeeldenIX. Optimalisatie X. Volgende fase: ontsluiting en beheerXI. Onze ervaringenXII. Nut

18

Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie

Veel succes !

rita.hauchecorne@ewi.vlaanderen.be