1. Best Practice software

2. Introductie De Principal Toolbox is een webgebaseerde applicatie, die het professioneel managen van projecten, programmas en portfolios eenvoudiger maakt. Tevens verkrijgt de organisatie optimaal inzicht in en beheersing over de schaarse resources (mensen en middelen). Gebruik van de Principal Toolbox leidt tot: Uniformiteit en beheersing in projecten en programmas. Afstemming tussen bedrijfsstrategie en projectdoelstellingen (portfoliomanagement) Optimale inzet van mensen en middelen. (tijdregistratie & resource management) Inzicht in de kosten en uren (rapportages en forecasting). Direct aan de slag Doordat onze software 100% webgebaseerd is, een korte implementatietijd kent en zowel on-site, hosted en als via SaaS (Software-as-a-Service) beschikbaar is, kunt u snel aan de slag! 3. Een aantal referenties Banken & verzekeraars Lokale overheid Commercile organisatiesCentrale overheid 4. Portfolio Management Met deze module heeft u grip op alle ideen, projecten en programmas die er binnen de organisatie worden uitgevoerd en beheerd. Middels het dashboard, de automatische rapportages en de grafische widgets kunt u op basis van specifieke KPIs, strategische doelstellingen en bepaalde constraints (bijv. en mensen) het optimale portfolio samenstellen. Middels een eenvoudige rapportage workflow kunt u periodiek de status van uw portfolio opvragen. Deze informatie kunt u vervolgens gebruiken om tijdig bij te sturen Voor nieuwe initiatieven is er de mogelijkheid om deze op te voeren en te vergelijken met de lopende projectenportfolio. Indien nodig kunt u lopende projecten stoppen of vertragen om ruimte te geven aan betere/meer belangrijkere initiatieven. 5. We can focus on the strategic projects that really matter. 6. Programma Management Op het programma heeft u een centraal overzicht van alle lopende projecten binnen uw programma. Daarnaast krijgt u zicht op de afhankelijkheden tussen de verschillende projecten. Het dashboard geeft u inzicht in de status van de projecten middels een zelf in te richten dashboard, diverse grafische widgets en automatische rapporten. Voor programma management kan gebruik gemaakt worden van de methodiek Managing Successful Programmes (MSP) of van een eigen best practice. 7. The Principal Toolbox helped us to successfully deploy PRINCE2. 8. Project Management Binnen de Principal Toolbox kunnen allerlei projecten worden gemanaged. Van groot en complex tot een eenvoudige klus. Voor de laatste werken we met een zogenaamde Single Sheet. Dit is een A4tje met een minimale set aan informatie die nodig is om een project op te starten en te monitoren. Deze Single Sheet wordt in overleg met de klant specifiek ingericht. Voor de wat grotere projecten werken we met zogenaamde projectmodellen. Een projectmodel bevat: - Een workflow van start tot oplevering (o.a. PRINCE2, Stage Gate, Six Sigma, klantspecifiek projectmodel, etc.) - Klantspecifieke rapportages en sjablonen (templates) - En eventuele klantspecifieke velden. Het projectdashboard geeft daarbij direct inzicht in de meest belangrijke informatie (knelpunten, issues, voortgang) en is in te richten op de wensen van de klant. 9. Project Planning Het project kan gedefinieerd worden middels een Product Breakdown Structure (PBS) en daarna worden gepland met behulp van de eigen Gantt editor. Hierbij kan men alles op gebruiksvriendelijke wijze uitvoeren middels drag & drop functionaliteit. Op de gantt kan men ook klantspecifieke velden toevoegen en kunnen kosten en resources opgevoerd worden. 10. Logboeken De Principal Toolbox bevat logboeken voor het centraal registreren en opvolgen van issues, risicos, kwaliteitsreviews, lessons learned, acties en wijzigingen. Logboek items zijn eenvoudig aan te maken en te wijzigen en het is mogelijk om acties toe te kennen aan personen. Informatie uit logboeken kan gebruikt worden in automatische rapporten. 11. Kosten en uren Uren en kosten kunnen worden bijgehouden in de Principal Toolbox. Budgetoverschrijding worden automatisch gesignaleerd middels stoplichten en de informatie kan gebruikt worden in automatische rapporten (Word en Excel). Voor het importeren of exporteren van informatie naar andere systemen zoals; SAP, Dynamics, Exact, Oracle, JD Edwards, Coda , Baan zijn standaard interfaces beschikbaar. 12. Our resource utilisation improved once we better matched demand and supply. 13. Resource Management Hiermee kunt u op een efficinte wijze de beschikbare resources managen . De Principal Toolbox ondersteunt het volledige proces omtrent resource aanvraag en toewijzing. Het geeft uw organisatie inzicht in de bezetting van de resources (incl. overallocaties en vrije ruimte). De Principal Toolbox ondersteunt resourceplanning op project en productniveau met meerdere skills per persoon. 14. Tijdregistratie Medewerkers kunnen wekelijks op eenvoudige wijze hun projecturen registreren in de Principal Toolbox. Hiermee beschikt het management over een optimaal inzicht in de bestede uren per project, product, persoon en periode. 15. Flexibele rapportages De Principal Toolbox bevat een standaard set van circa 40 rapporten. Gebruik van eigen standaard rapportages is mogelijk (MS Word en MS Excel) en templates zijn eenvoudig aan te passen. Snel en eenvoudig rapporten creren, zoals hoofdpuntenrapporten, projectplannen, PIDs en status rapportages. 16. Met de Principal Toolbox kunt u in korte tijd een koppeling realiseren met uw financieel systeem (SAP, Oracle, Peoplesoft, Exact etc.) of uw urenregistratie systeem. Gebaseerd op bewezen interfacing standaarden. Integratie Dashboard 17. PRINCE2 and MSP are a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce. Contact Hoofdkantoor Enschede Capitool 50 - 3 7521 PL Enschede Tel: +31 (0)53 43 17 450 Vestiging Amersfoort Spacelab 9C 3824 MR Amersfoort Tel: +31 (0)33 45 70 027 Denemarken Tel: +45 23 73 38 87 k.baek@fortesglobal.com Australi Tel: +61 (0)8 7129 4414 info@fortes.com.au info@principaltoolbox.com www.principaltoolbox.com