Primeplan - geïntegreerde planning en tijdregistratie
-
Upload
get-time-security -
Category
Technology
-
view
307 -
download
0
description
Transcript of Primeplan - geïntegreerde planning en tijdregistratie
Primeplan
Maja Geerts,
Product Manager Tijdregistratie
Primeplan
Positie binnen tijdregistratie
Positionering
ERP log. & fin.
GET cost
accounting
GET personeels-
planning
salaris verwerking
ERP HRM
GET Security
GET tijd-
registratie
Generatie XTremis
ERP log. & fin.
Explain
PlanAssist Excel (PlanAssist Industrie)
salaris verwerking
ERP HRM
GET Security XTremis
XTremisWeb
Generatie Primetime
ERP log. & fin.
Primecost
Primeplan
salaris verwerking
ERP HRM
GET Security Primetime
Vandaag
Primeplan v.1
Personeelsplanning voor industrie
> Op elk moment
> Op elke werkplek/in elke functie
> De meest geschikte medewerker
> Conform arbeidsvoorwaarden
Uitdaging
> Cyclisch roosterpatroon
> Planning =
– Bezetting van werkplekken en functies garanderen
– Ook bij vakantie, ziekte …
> Planning op weekbasis
Primeplan v. 1 - industrie
> Medewerkers bij voorkeur op dezelfde werkplek of functie
> Redenen
– Zeker specialisme nodig voor uitvoeren werk
– Traditie
> Uitdaging = hoe werkplek/functie bemannen bij afwezigheden, ziekte, meerwerk …?
Hoe planning samenstellen ?
> Medewerkers wisselen frequent van functie/werkplek
> Redenen
– Hoge flexibiliteit in productie
– Variatie in werkplekplanning mogelijk/nodig
> Uitdaging = – werkplekken/functies bemannen met beschikbaar
personeel
– hoe werkplekken/functies bemannen bij onverwachte afwezigheid, meerwerk …
Hoe planning samenstellen ?
Primeplan
Demo
Primeplan
Features
Planbord vanuit twee gezichtspunten Werkplekpaneel Medewerkerspaneel
Samen of apart te gebruiken
Dagoverzicht - Gevraagde personeelscapaciteit - In hoeverre al ingevuld ?
Indeling configureerbaar, bv. - Lijnen en werkplekken - Afdelingen en functies
Dagdelen configureerbaar:
- V, L, N, D - Vm, Nm
Werkplekpaneel
> Bezettingseisen per werkplek/functie
> Manueel ingeven – cyclisch Patroon
> Uitzonderingen op datum
> Ook import vanuit ERP mogelijk (maatwerk)
Werkplekpaneel
Medewerker op werkplek, maar afwezig. Gevraagde bezetting nog niet gehaald.
Overcapaciteit
Signalen bij bezettingsproblemen
OK : gevraagde bezetting bereikt
Werkplekpaneel
Per werkplek : vereiste kwalificatie - In definitiescherm “Kwalificaties” Doel : - Medewerker inplannen met
onvoldoende kwalificatie => waarschuwing
- Zoeken naar een geschikte medewerker voor een bepaalde werkplek => o.m. op basis van kwalificatie
Navigatie naar andere datum
Werkplekpaneel
Indien gewenst : informatie over productie in grijze balken boven lijnen / afdelingen. Details in pop-up, Nuttige informatie voor planner (import vanuit ERP)
Weekoverzicht : (beschikbaar) personeel
Medewerkerspaneel
Groepering configureerbaar.Voorbeelden - Per shift - Per team - …
Medewerkerspaneel
Per dag planning van elke medewerker : - Rooster : kleuren instelbaar - Afwezigheid : kleuren instelbaar - Werkplek : kleuren i.v.m. bezettingscontrole
Per datumkolom signalen van bezettingsproblemen, bv. 26/8 - 2 = er zijn twee problemen - Roze = nog niet op werkplek toegekend - Pijltje leidt planner direct naar de juiste
medewerker
Medewerkerspaneel
Tellers ter ondersteuning van de planning - Afwezigheidstellers - Saldo van ingeplande uren :
contracturen versus geplande uren =>
- onvolledige planning vermijden - overwerk vermijden
- Tellers van roosterwissels - Op vraag van medewerker - Op vraag van planner
=> - Discussies objectiveren - Eventueel premies berekenen
- … Planner beslist welke tellers (uit een welbepaalde groep) hij visualiseert.
Medewerkerspaneel
Kwalificaties van elke medewerker - Planner kan kwalificaties zelf
beheren - Geeft bij kwalificatie een cijfer van 1
tot 9 - Planner geeft zelf betekenis aan
cijfer - Controle op kwalificatie als de
planner een medewerker een werkplek toekent
- Kwalificatie = parameter bij het zoeken naar een geschikte medewerker voor een werkplek
Medewerkerspaneel
Medewerkers - Naam en voornaam - Achtergrondkleur voor naam en
voornaam = accentueren van bepaalde medewerkers bv. lijnverantwoordelijken, medewerkers in opleiding, …
- Kolommen met extra personeelsgegevens, bv. EHBO-diploma
- Sortering van medewerkers zoals planner het wil
- Personeelsfiche met extra info
Zoekfunctie medewerkers Filteren op medewerkers via zoekopdrachten
Medewerkerspaneel
Personeelsfiche - Personeelsgegevens - Vrije velden :
- Contactgegevens, certificaten, … - Wijzigbaar door planner indien voorzien in gebruikersprofiel
- Standaard werkplek - Tellers - Kwalificaties : wijzigbaar door planner indien voorzien in gebruikersprofiel
Basis : leeg werkplekpaneel
Werkplekken die nog moeten ingevuld worden cfr. bezettingseisen
Geschikte medewerkers
Medewerkers die op een werkplek zijn ingepland
Basis : ingevuld werkplekpaneel
Medewerkers op standaard werkplek (grijstint)
Bezettingstekort omwille van afwezigheid
Medewerker is afwezig
> Planner plant
> Planbord denkt met hem mee en geeft signalen
> Planner beslist om het signaal te volgen of te negeren.
Signalen bij het plannen
> Planner geeft afwezigheid in voor een medewerker die nog niet op een werkplek staat
– Medewerker is niet ter beschikking voor de duur van zijn afwezigheid
– Geen controle op werkplek
> Afwezigheid door andere gebruiker : idem
Afwezigheid
> Planner geeft afwezigheid in voor een medewerker die al op een werkplek staat
– Medewerker wordt van werkplek verwijderd.
– Controle op bezetting werkplek + signaal : • Werkplek moet opnieuw bemand worden (roze)
• OK, want nog voldoende andere medewerkers op de werkplek (lichtgroen)
• OK, want voor verlofmelding was er overbezetting
• Overbezetting die er al was, blijft bestaan (donkergroen)
Afwezigheid
> Andere gebruiker geeft afwezigheid in voor een medewerker die al op een werkplek staat
– Medewerker blijft op werkplek staan
– Signaal op werkplek : rood Medewerker op werkplek maar niet aanwezig. => Actie van planner vereist.
Afwezigheid
> Zoeken naar een geschikte medewerker, bv.
– Tijdens planning vanuit een leeg werkplekpaneel
– Bij tekorten in bezetting omwille van bv. onverwachte afwezigheid (vervangers)
> Primeplan markeert geschikte medewerkers
> Markering op basis van een combinatie van parameters
– Kwalificatie
– Rooster
– Reeds op werkplek ingezet of niet
Een geschikte medewerker vinden
Een geschikte medewerker vinden
Een geschikte medewerker vinden
Geschikte medewerkers markeren
Geschikte medewerkers markeren én filteren
Roosterwijzigingen op initiatief van ?
Reden van roosterwijzingen aangeven Bedoeling :
- Berekening van premies - Statistieken van oorzaak van
roosterwijzingen. => discussies daarover objectiveren
Redenen : parametriseerbaar
> Commentaar bij één specifieke handeling : zie Primetime of XTremis
Commentaar
Commentaar per dag
Interne commentaar - Commentaar voor planner - Raadpleegbaar in planbord - Rode hoekje
Commentaar voor medewerker - Boodschappen voor medewerker - Raadpleegbaar :
- op planbord : blauwe hoekje - op planningsrapport
Groepscorrecties
> Afwezigheden, roosterwijzigingen, aan werkplek toewijzen
> Voorbeelden
– Alle overtollige medewerkers een dag inhaalrust geven
– 3 medewerker tegelijkertijd op éénzelfde functie plannen
– …
Primeplan
Rapporten
> Overzicht van alle werkplekken per shift
> Per werkplek en shift
– Weergave van ingeplande personen
– Van … tot …
– Commentaar van planner voor medewerker
– Afwezigen (indien gewenst)
Werkplekplanning op dagbasis
Toepassing Medewerkers komen aan op het werk. Zij vinden op dit rapport op welke werkplek ze ingeroosterd staan + eventuele richtlijnen.
> Per datum overzicht van alle werkplekken
> Per werkplek
– Weergave van ingeplande personen
– Van … tot …
– Afwezigheden indien gewenst
Werkplekplanning op weekbasis
Toepassing Medewerkers vinden op dit rapport : - Waar ze vandaag werken - Waar ze de rest van de week
werken - Wanneer ze de rest van de week
werken - Hoe de collega’s ingepland staan
(bv. voor roosterwissels)
Overzicht voor planners
> Per datum planning van elke medewerker
> Per dag
– Werken van … tot …
– Werkplek
> Alfabetisch gesorteerd
Personeelsplanning op weekbasis
Toepassing Medewerkers vinden op dit rapport : - Waar ze vandaag werken - Waar ze de rest van de week werken - Wanneer ze de rest van de week
werken - Hoe de collega’s ingepland staan (bv.
voor roosterwissels) Namen snel te vinden door alfabetische volgorde
Overzichtslijst shiftverdeling
Toepassing Rapport voor de planner - Nakijken van shiftverdeling per
werknemer - Vergelijking met shiftverdeling van
andere werknemers - Vergelijking van de cijfers met
gemiddelden De planner kan hierdoor - De gelijke verdeling van shiften in het
oog houden - Discussies over shiftverdeling
objectiveren
Feestdagenoverzicht
Toepassing Rapport voor de planner - Feestdagen : wie werkt dit jaar ? - Vergelijking van situaties in
verschillende jaren - Bv. kerstdag 2013 en 2012 De planner kan hierdoor - De gelijke verdeling van werken op
feestdagen in het oog houden - Discussies over werken op feestdagen
objectiveren
Publicatie van de planning in real time
- Vandaag = info bij aanvang van de shift : waar werk ik ? - Werkplek
- Van … tot …
- Volgende shiften = info na de shift : wanneer is mijn volgende shift - Dag
- Van … tot …
- Kleuren = van rooster
- Automatische refresh
Dashboard Primeplan
Publicatie van de planning in real time
- Info te verdelen over max. 4 displays
- Zelf bepalen welke groep medewerkers op welk scherm verschijnt
- Medewerkers weten exact waar ze hun eigen gegevens vinden, want altijd op dezelfde plaats
Dashboard
Primeplan
Voordelen
> Eén database met tijdsregistratie
– Tijdsbesparing voor planner
– Tijdsbesparing personeelsdienst • Eenmalige input van afwezigheid, roosterwijzigingen…
• Planbord bouwt zich grotendeels vanzelf op
• Overal dezelfde cijfers en informatie
> Koppeling met ERP/productieplanning
– Comfort + tijdswinst voor planner
Voordelen
> Usability als designfilosofie
– Intuïtief
– Effectief
– Snel
– Gericht op taken van de planner
Voordelen
> Transparantie in planning
– Hetzelfde planbord voor elke planner
– Zicht op de totaalplanning van alle afdelingen => personeel efficiënt inzetten
– Zicht op beschikbaar personeel als parameter voor productieplanning
> Sturen op kwalificaties
=> Personeel op zijn best inzetten
Voordelen
> Planning minder afhankelijk van planner
– Controles tijdens het plannen
– Personeelsfiche met informatie
– Zoekfunctie naar geschikte medewerker
> Vlotte communicatie van planning naar medewerkers, bv. dashboard Primeplan
> Inspraak medewerkers in de planning : beschikbaarheid (roosters, verlof)
Voordelen
Primeplan
Roadmap
Roadmap Primeplan
Nov 2013 PP Industrie
Juli 2014 PP St&Gem
Eind 2014 PP WZC
> November 2013 : Primeplan versie 1 = Industrie
> 2014 : Uitbreiding Primeplan tot equivalent van PlanAssist Excel : in twee stappen
– Steden en gemeenten
– Woonzorgcentra : flexibele roosterplanning
> Steden en gemeenten
– Verticale tellingen in medewerkerspaneel
– Planning van collega’s
– In- en uitlenen van medewerkers
– Maandoverzicht in medewerkerspaneel
– ….
Roadmap Primeplan
11/2013 PP Industrie
Juli 2014 PP St&Gem
Eind 2014 PP WZC
> Woonzorgcentra
– Horizontale constraints : ₋ Geplande uren versus contracturen
₋ Controle op rust- en werktijden
– Onderbroken diensten …
– Blokkeren planning bij opmaak => publicatie wanneer afgewerkt
Roadmap Primeplan
11/2013 PP Industrie
Juli 2014 PP St&Gem
Eind 2014 PP WZC
Primeplan
Get it done
> Twee verschillende doelstellingen
– HR : verwerking arbeidstijd tot correcte payroll
– Planner : optimale personeelsplanning => dezelfde database voor twee partijen met verschillende doeleinden
> Gevolgen
– Aanpassing aan belangrijk gegeven : roosters
– Implementatie in twee fasen
Twee betrokken partijen
> Voor planning : splitsen van dagroosters in twee aparte lagen
– Dagroosterplanningen : werktijden en pauzes
– Dagroosters : (andere) rekenregels
Wijziging in de roosters
> Fase HR : ombouw/opbouw van roosters
– HR : correcte verwerking / payroll
– Planner : set van dagroosterplanningen om mee te plannen
> Fase HR + planner
– Inregelen van planbord
– HR dienstverlenend : stelt gegevens uit Primetime ter beschikking van planner
Implementatie in twee fasen