Primavera bij ProRail

Integraal projectmanagement meer dan 1200 projecten op de rails 10 september 2013

Martin Zoontjens, Business Information Manager ProRail Projecten

2

Agenda

Introductie ProRail De implementatie van Primavera Voorbeelden Discussie en afronding

3

ProRail

Verantwoordelijk voor spoorwegnetwerk in Nederland: aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid

4000 medewerkers Elke dag, 24/7, 1.200.000 reizigers, 100.000 ton

goederen, 6000 treinen over 6830 km spoor

4

5

De organisatie ProRail Projecten

Vervoerders en dienstregeling Operatie (assetmanagement,

verkeersleiding en ICT) Projecten Van groot onderhoud tot en met Hanzelijn

• 2000 projecten op sporen en stations • Tientallen programma’s op sporen en stations • Grote diversiteit aan zowel infrastructurele als

beveiligingstechnische werken • 1100 medewerkers • 1,4 miljard euro per jaar • 125 project- en programmateams 6

Situatie 2008!

Geen inzicht in huidige projecten • Tijd • Scope • Geld • Risico’s

Geen inzicht in toekomstige projecten • Verwachtingen

Geen inzicht in het capaciteitsvraag en resourcetoedeling (mensen)

7

Wat wilden we bereiken? Uniforme planningstool voor projectteams, voor Integrale programmering alle projecten =

portfoliomanagement • de tactische portfoliomanagement- en planningsprocessen van het

Bedrijfsbureau, waarin alle verwachte maar nog niet in productie zijnde projectmatige werkzaamheden zijn onderkend;

Stuurmiddel voor individuele projecten = projectmanagement

• de operationele besturing van projecten op het niveau van de projectmanager, resourcemanager, projectondersteuner, cluster en afdelingen, voor die projecten waarvoor concreet een uitvoeringsopdracht vanuit een klant is gegeven.

8

Overdenkingen vooraf… • Doel is verbeteren / professionaliseren Projectmatig

werken (EPPM)

• Tool geen doel maar middel

• Informatie in/uit stand-alone tools (vb. excel) kan volledig juist zijn, maar: Totaaloverzichten ontbreken of kosten veel tijd

(en zijn daarmee niet actueel) Relaties tussen gegevens ontbreken Geen standaarden (werkwijzen, planningen,

rapporten)

• Focus vaak op huidige werkwijze/rapportage/lijsten

9

IMPLEMENTATIE PRIMAVERA

De achtergrond, het waarom, de huidige status en de toekomst van

Primavera binnen ProRail

10

Omgeving • 10 Risk Analysis gebruikers (risico analyse) • 40 EPPM cliënt gebruikers (planners) • 300 Web Access gebruikers (voortgang melden) • ERD en Cognos (rapportage)

11

Fasering

Capaciteitsplanning op rolniveau (we weten wat de vraag is en kunnen vroegtijdig een claim leggen; de resourcepools kunnen bijsturen op totaalcapaciteit)

3

1

2

4

Projectenlijst (we weten welke projecten we hebben)

100% projecten op eenvoudig Niveau (We hebben alle projecten in beeld en we weten waar ze staan tot op minimaal sub-faseniveau)

100% projecten gedetailleerd (De projectteams hebben hun tomtom)

2008

2010 ev

2009

2013 2014

2014 2015 Resourceplanning op naamsniveau (we weten wie waar zit

en wat zijn bezettingsgraad is) 5

Blijft aandacht vragen

12

Fasering

8

6

7

9

Koppeling Primavera-SAP (algemene project gegevens en tijd)

Ontsluiten Primavera & SAP via corporate datawarehouse

(projectrapportages)

Implementatie ERD en BI (rapportages en opbouw historie) 2012 2013

2013 2014

2012 2013

Risicomanagement in Primavera (projectrisico’s)

.. • Cash-out planning • Probabilistisch plannen • Earned Value Management • Verrijken informatie synchronisatie SAP/Primavera • Verrijken informatie CDWH • Etc.

2013 2014

13

SUCCES Doelstellingen bereikt?

14

Wat heeft het ons opgeleverd? Inzicht in en overzicht over alle projecten Een globale beheersing van de totale projectportfolio Facilitering projectteams met standaard templates en

bouwstenen Reductie van “lijstjes-lijstjes-lijstjes” Een authentieke bron van projectgegevens Samenwerking tussen afdelingen met behulp van Primavera Inzicht in benodigde toekomstige capaciteit Herkenbaarheid voor iedereen Datakwaliteit

15

Lessons Learned Geen technische implementatie van een pakket, maar vooral van

inrichting organisatie en afstemming processen

Vergt veel detailafstemming over keuzes vanuit processen naar

Primavera

Moet samengaan met de harmonisatie van methodieken en

processen

Leidt tot veranderingen op de werkvloer

Aansluiting houden met de gebruikers (“What is in it for me?”)

Kost tijd om in te voeren

Vraagt om gespecialiseerde plannings-ondersteuning

(projectanalisten) 16

En nu verder?

Klaar met implementatie?

Business verantwoordelijkheid voor:

• verdere ontwikkelingen • Datakwaliteit

Technisch • Blijven door ontwikkelen van Primavera • Synchronisatie van gegevens SAP Primavera

17

DISCUSSIE EN VRAGEN Martin Zoontjens

18