Presentatie Leon Harinck (TriFinance) voor vakbeurs Financial Systems: Een flexibel systeem in een...

EEN FLEXIBEL FINANCIEEL SYSTEEM

IN EEN VERANDEREND SPEELVELD

6 juni 2013

Introductie

2

Leon Harinck

• Business Unit Director Corporates, TriFinance Nederland

• Gestart in Accountancy (Big 4) - Group Controller;

- Interim Manager;

- Interim Controller.

Een flexibel financieel systeem

in een veranderend speelveld

Agenda

1. TriFinance

2. De controluitdagingen van de Group Controller

3. Systeemvoorwaarden en selectiecriteria

4. UNIT4 Agresso

5. Het implementatieproject

6. Rendement

7. Afsluiting



3

TriFinance – Filosofie & Identiteit

4

Uniek: Nieuwe combinatie

van do how en know how • Intelligent capacity; • Pragmatisch advies; • Implementatie.

Eigentijds • Gezamenlijke filosofie; • Groei door de groei van onze mensen; • Georganiseerd als een Hub;

• Kennisdelende netwerkorganisatie; • Financieel opgeleid Basecamp (intern team).

TriFinance is een onafhankelijk, internationaal,

eigentijds groeibedrijf in Finance & Control.



TriFinance – Netwerkorganisatie

5

Nieuwe manier van werken

Nieuwe vlakke netwerkorganisatie (omgekeerde piramide) Traditionele hiërarchische organisatie (piramide)

• Op een unieke manier georganiseerd rond een gezamenlijke filosofie;

• Kennisdeling en teamwork is de standaard;

• Collectieve creativiteit is het resultaat.



TriFinance - onze manier van werken

6

Team

resultaten boven verwachting

Resultaatgericht

Accountability

Betrokkenheid/Buy in

Open, constructieve communicatie

Vertrouwen

Overtuigend, inspirerend leiderschap

Individuele resultaten

Angst om te falen

Verplichtingen

Target

Instructie en controles

Macht en hiërarchie

Een flexibel financieel systeem in een veranderend speelveld

TriFinance: (platte) Business Unit structuur

7

FI NL

FI BE BANKING

FI BE INSURANCE

LOUVAIN

LA NEUVE

CORP

ANTW.

CORP

GENT

CORP BXL CENTR

GOVERNM.

VLAAMS PUBLIC

MI&S

CFO

DATA TO INSIGHT

CORP ADAM

CORP RDAM

TRIFINANCE

TriFinance - Organisatie

8

Veel mutaties in personeel door: • Tijdelijke opdrachten;

• Persoonlijke carrière stappen.

0

100

200

300

400

500

600

700

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

BaseCamp

Selfemployed

Project Consultant


TriFinance - Internationaal

9

2007 2009

2002 Start TriFinance

• Brussel

• Antwerpen • Gent

• Louvain-la-Neuve

• Amsterdam

• Rotterdam

• Düsseldorf

373

110

48

Het veranderende speelveld van TriFinance: het vertrekpunt

10

TriFinance => in de typologie van Starreveld: overige dienstverlening. Processen richten op bestede uren en volledigheid van omzet.

Dynamische tijd door overname binnen de groep en veel veranderingen in de organisatie

• Urenstaten vastgelegd in het CRM systeem en ook urenstaten in spreadsheets;

• Twee verschillende boekhoudsystemen;

• Handmatige facturatie in Word;

• Handmatige reconciliaties;

• Veel Excel gebruik op de finance afdeling;

• 15% manuele boekingen om tot een afsluiting te komen;

• Rapportage aan directie en management > 1 maand;

• Veel fouten in rapportage;

• Correcties uit vorige perioden;

• Gedemotiveerd finance team;

• Veel juridische entiteiten;

• Weinig afstemming internationale finance teams.


De controluitdagingen van de Group Controller

11

Ingrediënten voor flexibiliteit:

1. Snelle groei van het bedrijf;

2. Veel mutaties in mensen en in de organisatie.

Significante Finance processen voor contol:

Order

to cash

Volledigheid, juistheid en afgrenzing van de

omzet.

- Invoeren uren.

Bestaan van debiteuren. - Doorboeken uren naar financiële administratie.

Waardering van debiteuren. - Periodieke aansluiting uren/facturatie/financiële

administratie;

- Toezicht directie.

Purchase

to pay

Volledigheid schulden. - Controle binnenkomende facturen.

Juistheid van de kosten. - Autorisatie facturen.

Betalingsorganisatie. - Functiescheiding administratie en betalingen;

- Toezicht directie.

Payroll

Juiste personeelkosten. - Periodieke aansluiting uren/facturatie/financiële

administratie.

Volledigheid verplichtingenpersoneel. - Autorisatie urenstaten.

Juistheid van de kosten. - Controle volledigheid urenstaten.

Juistheid en volledigheid tussenrekeningen. - Controle mutaties salarissen/loonjournaal;

- Functiescheiding personeelszaken en salarisverwerking;

- Directie toezicht.


Voorwaarden en selectiecriteria nieuwe systeem I

12

• Hoge mate van aanpasbaarheid om mee te kunnen veren met de snel

veranderende omgeving;

• Moet een oplossing zijn voor langere termijn;

• Minimum aan maatwerk;

• Moet zorgen voor efficiëntere administratieve processen:

- Een lagere bezetting van de finance afdeling;

- Minder administratieve lasten voor de business;

- Automatische Intercompany transacties;

- Personeel makkelijk uitwisselbaar over juridische entiteiten.


Voorwaarden en selectiecriteria nieuwe systeem II

13

• Verbetering controlfuncties;

- Uniforme administratie.

• Verhoging kwaliteit administraties en rapportages;

- Inzicht in de business

- Een efficiënter audit proces

- Historische data kunnen overzetten

• Mogelijkheid uitvoeren diverse analyses;

• Minder afhankelijkheid door geïntegreerde benadering;

• Online tool voor administratieve handelingen.

(Eenvoudig werken vanaf elke locatie)

• Prijs (inclusief indirecte kosten)


Keuze TriFinance: UNIT4

14

• Kwaliteit van de systeemleverancier;

• Aanpasbaarheid op functioneel niveau;

• Projectaanpak van de implementatie partner;

• Bedrijfscultuur sluit aan op de onze;

• Prijs – kwaliteit verhouding:

- Kosten voor consultancy en onderhoud;

- Op eigen benen na implementatie.


UNIT4 – Kritische succesfactoren in het implementatie project

15

• Stabiele en snelle toegang tot IT infrastructuur en systeemperformance;

• Beschikbaarheid projectteam;

• Beschikbaarheid van UNIT4 consultants;

• Kwaliteit van eigen medewerkers in het projectteam;

• Gedegen analyse van de behoeften;

• Betrokkenheid management en business.


1

16



• Van implementatie beslissing naar “Live” Projectplanning

• Welke onderdelen van het bedrijf worden “geraakt”

Project organisatie

• Wie moeten er worden betrokken?

• Een Business project en geen finance party Projectteam

• Wat nemen we mee en wat niet Project scope

• Inrichting Uitgangspunten

project

Projectplanning



17

Projectorganisatie

18



Projectteam

19



• Managing director;

• CFO;

• Business managers (2-3x);

• Group Controller;

• Group Projectmanager;

• Controller.

Project Scope

20



• Buiten scope:

• CRM blijft matching tool;

• Loonadministratie.

• In scope:

• Fusie operationele entiteiten;

• FASE 1 Finance het voeren van de boekhouding;

• FASE 2 Projecten Sales & COS;

• FASE 3 HR onkosten, absenties, …;

• Reporting (Browser & Excelerator).

Inrichting - Architectuur



21

1

Rendement

22



Wat heeft het opgeleverd?

• Aanpasbaarheid op functioneel niveau / afname

consultancy

• Reductie accountantskosten met 50%;

• Snelle maandafsluiting van 20 naar 7 werkdagen;

• Inzichtelijke maandrapportage;

• Control van de uren geoptimaliseerd;

• Order to Cash -/- 20 dagen;

• Geloofwaardigheid van de finance afdeling.

1

Lessons learned

23

• Voorbereiding:

• De processen werden niet volledig beschreven;

• Kwaliteit van historische data verbeteren;

• Strakker projectmanagement;

• Medewerkers:

• Intensiever “change management” zodat verandering beter gedragen wordt;

• Communicatie over de projectvoortgang naar stakeholders;

• Verandering van de werkwijze voor de business;

• Opleiding in ABW van het finance team was onvoldoende;

• Betrokkenheid van sommige projectmedewerkers kon beter.

• Systemen:

• Maatwerk specificaties duidelijker omschrijven;

• Geen schaduw periode - in één keer live.



Vragen? Neem contact op!

Leon Harinck

• LinkedIn: nl.linkedin.com/in/leonharinck

• Email: [email protected]

• Telefoon: +316 - 49773750



24

Presentatie Leon Harinck (TriFinance) voor vakbeurs Financial Systems: Een flexibel systeem in een...

Economy & Finance

Transcript of Presentatie Leon Harinck (TriFinance) voor vakbeurs Financial Systems: Een flexibel systeem in een...